መደበኛ ኢሜል፡ የውጤታማ ግንኙነት መመሪያ

የመደበኛ ኢሜል አጻጻፍን ውስብስብነት ማሰስ በተለይ ከማያውቁት ሰው ጋር ሲገናኝ ብዙ ጊዜ ከባድ ስሜት ሊሰማው ይችላል። ግን እውነቱ ግን በደንብ የተደራጀ እና ሙያዊ ኢሜል እንዴት መገንባት እንደሚቻል ማወቅ የግንኙነት ችሎታዎን በእጅጉ ሊያሻሽል እና ለእድሎች በሮች ሊከፍት ይችላል። ይህ መመሪያ ከርዕሰ-ጉዳይ መስመር እስከ ፊርማው ድረስ ያሉትን የመደበኛ ኢሜይሎች አካላት ግልጽ ለማድረግ ይፈልጋል። በዚህ ጽሑፍ መጨረሻ ከሙያዊ ደረጃዎች ጋር የሚጣጣሙ እና እያንዳንዱን መስተጋብር የሚቆጥሩ ውጤታማ እና አንጸባራቂ ኢሜይሎችን ለማዘጋጀት የሚረዱ መሳሪያዎች ይኖሩዎታል።

የመደበኛ ኢሜይል አወቃቀር

የመደበኛ ኢሜል አወቃቀሩ ከመደበኛ ባልሆነ መልኩ የተለየ አይደለም፣ነገር ግን ይበልጥ የተወለወለ እና የተለየ ስነምግባርን የተከተለ ነው። መደበኛ ኢሜይል በአጠቃላይ የሚከተሉትን አካላት ያካትታል፡-

• ርዕሰ ጉዳይ መስመር. የኢሜይሉን ዓላማ የሚያጠቃልል አጭር፣ ተገቢ ርዕስ።
• መደበኛ የኢሜል ሰላምታ። ተቀባዩን በአክብሮት የሚያነጋግር ለጋስ ክፍት።
• አካል ጽሑፍ ኢሜይል. ዋናው ይዘት በሎጂክ የተዋቀረ እና መደበኛ ቋንቋን በመጠቀም ነው።
• መደበኛ ኢሜይል ያበቃል። ጨዋነት ያለው እና የተለየ እርምጃ ወይም ምላሽ የሚጠይቅ የመዝጊያ መግለጫ።
• ፊርማ። አብዛኛውን ጊዜ ሙሉ ስምዎን እና አብዛኛውን ጊዜ የእርስዎን ሙያዊ ርዕስ ወይም የእውቂያ መረጃን የሚያጠቃልለው ማቋረጥዎ።

እነዚህን ንጥረ ነገሮች በጥንቃቄ ማዋሃድ የእርስዎን መደበኛ ኢሜይሎች ውጤታማነት ያሻሽላል፣ ለማንበብ ቀላል ያደርጋቸዋል እና የሚጠበቀውን ምላሽ የማግኘት ዕድላቸው ከፍተኛ ነው።

ርዕሰ ጉዳይ መስመር

የርዕሰ ጉዳዩ መስመር ለኢሜልዎ ርዕስ ሆኖ የሚያገለግል ሲሆን የተቀባዩን ትኩረት በመሳብ ረገድ ወሳኝ ሚና ይጫወታል። ምንም እንኳን ትንሽ ዝርዝር ቢመስልም, ጠቀሜታው ሊገመት አይገባም. ግልጽ የሆነ የርእሰ ጉዳይ መስመር ኢሜልዎ ተከፍቷል እና ወቅታዊ ምላሽ የማግኘት እድልን በእጅጉ ይጨምራል።

እንደ ማስታወሻ፣ ኢሜልዎን ለመላክ ሙሉ በሙሉ ዝግጁ እስካልሆኑ ድረስ በተሰየመው ተቀባይ መስመር—ከርዕሰ ጉዳዩ በላይ በሚገኘው—የተቀባዩን ኢሜይል አድራሻ አለማስገባት ተገቢ ነው። ይህ ያልተቋረጠ ኢሜል በአጋጣሚ ከመላክ ለመከላከል ይረዳል። የሲሲ እና ቢሲሲ መስመሮችን በሚሞሉበት ጊዜ ተመሳሳይ ማስጠንቀቂያ መደረግ አለበት.

የርዕሰ ጉዳዩ መስመር ግልጽ እና አጭር መሆን አለበት፣ ይህም የኢሜልን ይዘት በ5-8 ቃላት ቅጽበታዊ እይታ ያቀርባል። ይህ የተቀባዩን ትኩረት የሚስብ ብቻ ሳይሆን ወቅታዊ ምላሾችንም ያበረታታል። ያለ ርእሰ ጉዳይ ኢሜል ከመላክ ለመቆጠብ ሁልጊዜ ከኢሜል አካል የተለየ የሆነውን የተገለጸውን የርእሰ ጉዳይ መስመር ሳጥን መሙላትዎን ያስታውሱ።

ለምሳሌ:

• የአርታዒ ቦታ ጥያቄን በመፈለግ ላይ። ይህ የርእሰ ጉዳይ መስመር ላኪው ስለ አርታኢ ቦታ መጠየቁን ያሳያል፣ ይህም ለ HR ወይም ለኤዲቶሪያል ቡድን ጠቃሚ ያደርገዋል።
• ለዛሬው መቅረት ማብራሪያ። ይህ ርዕሰ ጉዳይ ወዲያውኑ ለተቀባዩ ኢሜይሉ መቅረትን እንደሚወያይ ይነግረዋል፣ ይህም ከአንድ አስተዳዳሪ ወይም ፕሮፌሰር ፈጣን ምላሽ ይሰጣል።
• የምክር ደብዳቤ ይጠይቁ። ይህ መስመር ኢሜይሉ ስለ የምክር ደብዳቤ እንደሚሆን ይገልጻል፣ ይህም ተቀባዩ የጥያቄውን ምንነት እና አጣዳፊነት እንዲረዳው ያደርጋል።
• የስኮላርሺፕ ማመልከቻ ጥያቄ. ኢሜይሉ ስለ ስኮላርሺፕ ማመልከቻ መሆኑን በግልፅ መናገሩ ለአካዳሚክ ወይም የፋይናንስ ቢሮዎች ለኢሜይሉ ቅድሚያ እንዲሰጡ ቀላል ያደርገዋል።
• የዚህ ሳምንት የስብሰባ አጀንዳ። ይህ የርእሰ ጉዳይ መስመር ኢሜይሉ ለመጪው ስብሰባ አጀንዳ እንደያዘ ለቡድኑ ወይም ለተሳታፊዎች በፍጥነት ያሳውቃል።
• አስቸኳይ፡ የቤተሰብ ድንገተኛ አደጋ ዛሬ። ስለ ድንገተኛ አደጋ "አጣዳፊ" እና ዝርዝር መግለጫዎችን በመጠቀም ይህን ኢሜል ለፈጣን እርምጃ ከፍተኛ ቅድሚያ ይስጡት።
• የአርብ ኮንፈረንስ ምላሽ ያስፈልጋል. ይህ ስለ መጪው ኮንፈረንስ ምላሽ የመስጠትን አስፈላጊነት ያሳያል፣ ተቀባዩ በፍጥነት እንዲከፍተው ያበረታታል።

እነዚህ ምሳሌዎች እያንዳንዳቸው የኢሜልን ርዕሰ ጉዳይ ለተቀባዩ በአጭሩ ይገልጻሉ፣ ይህም መልእክትዎን ለማንበብ ቅድሚያ እንዲሰጡ ያግዛቸዋል። የርዕሰ ጉዳዩ መስመር ተቀባዩ ኢሜልዎ ሲመጣ የሚያየው የመጀመሪያው ነገር ሲሆን ይህም ውጤታማ ግንኙነት ለመፍጠር ወሳኝ አካል ያደርገዋል።

ሰላምታ

ተገቢውን የኢሜል ሰላምታ መምረጥ ለተቀባዩ አክብሮት ለማሳየት አስፈላጊ ነው። የመረጡት ሰላምታ ከኢመይልዎ አውድ እና አላማ ጋር የሚዛመድ መሆን አለበት፣ ይህም ለቀጣዩ ውይይት ቃናውን በትክክል ማዘጋጀት አለበት። አንዳንድ በብዛት ጥቅም ላይ የዋሉ መደበኛ የኢሜይል ሰላምታዎች እነኚሁና፡

• ውድ ሚስተር/ወይዘሮ/ዶ/ር/ፕሮፌሰር [የአያት ስም]፣
• ደህና ጥዋት/ከሰአት [የተቀባዩ ስም]፣
• ለሚመለከተው ሁሉ,
• ሰላምታዎች,
• ሰላም [የተቀባዩ ስም]፣

ተገቢውን ሰላምታ መምረጥ ወሳኝ ነው ምክንያቱም ለቀሪው መልእክትዎ የመነሻ ቅላጼን ያዘጋጃል።

ለምሳሌ:

• ለመደበኛ ጉዳዮች አጎት ማይክን እያነጋገሩ ከሆነ፣ ትክክለኛው መክፈቻ፣ “ውድ አጎቴ ማይክ…” ሊሆን ይችላል።
• የሥራ እድሎችን በተመለከተ ከአሰሪዎ ጋር በሚገናኙበት ጊዜ፣ እንደ “ውድ ወይዘሮ ስሚዝ…” ያለ መደበኛ ሰላምታ መስጠት ተገቢ ይሆናል።
• ከዚህ ቀደም ያገኘሃትን ሳራ የምትባል ደንበኛን የምታነጋግር ከሆነ፣ “እንደምን አደርህ፣ ሳራ…” ልትጠቀም ትችላለህ።
• አሌክስ የሚባል ሙያዊ ግንዛቤን በኢሜል ስትልኩ እና በተወሰነ ደረጃ መደበኛ ያልሆነ ነገር ለማድረግ ስትፈልጉ “ሄሎ አሌክስ…” ተገቢ ይሆናል።
• ስማቸውን ከማታውቃቸው ሰዎች ጋር የምትገናኝ ከሆነ “ሰላምታ” ይበቃሃል።

ተቀባዩን በማታውቁበት ጊዜ፣ “ለማን ነው?” እና “ሰላምታ”፣ እንደ መደበኛ ሰላምታ ያገለግላሉ። ሆኖም፣ ኢሜል የምትልኩለትን ሰው ስም መለየት እና በሚቻልበት ጊዜ በቀጥታ አድራሻውን መግለፅ ሁልጊዜ ተመራጭ ነው።

በተለምዶ፣ ኮማ በኢሜልዎ ውስጥ ያለውን ሰላምታ ይከተላል። ሆኖም፣ በጣም መደበኛ በሆኑ ቅንብሮች ውስጥ ኮሎን መጠቀምም ይችላሉ። ዋናው ነጥብ ሰላምታዎ የተከበረ እና ለታለመላቸው ታዳሚዎች ተስማሚ መሆኑን ማረጋገጥ ነው። የኢሜል ሰላምታዎን በጥንቃቄ በመምረጥ፣ በመልዕክትዎ ላይ ቀላል ዝግጅትን ማመቻቸት ብቻ ሳይሆን አፋጣኝ እና ተገቢ ምላሽ የማግኘት እድሎችን ይጨምራሉ።

አካል ጽሑፍ ኢሜይል

የኢሜል ዋና ይዘት የኢሜል አካል ተብሎ ይጠራል. እሱ ብዙውን ጊዜ የሚያተኩረው በአንድ ርዕስ ወይም በቅርብ ተዛማጅ ርዕሶች ስብስብ ላይ ነው። በኢሜል አካል ውስጥ ማድረግ ያለብዎት የመጀመሪያው ነገር የደብዳቤ መላኪያዎን ምክንያት ያብራሩ።

የኢሜልዎን አላማ ማብራራት ተቀባዩ አውዱን እንዲረዳ ያስችለዋል፣ ይህም እርስዎን ለመርዳት ወይም ምላሽ እንዲሰጡ ያቀልላቸዋል። የኢሜልዎን ዓላማ በመሳሰሉት ሀረጎች ማስተዋወቅ ይችላሉ፡-

• ስለ… መጠየቅ እፈልጋለሁ
• ፍላጎቴን ለመግለፅ ነው የምጽፈው…
• በማነጋገርህ ላይ ነኝ…
• ለማብራራት ተስፋ አደርጋለሁ…
• መጠየቅ እፈልጋለሁ…
• ስለ… የበለጠ ለማወቅ ፍላጎት አለኝ…
• ስለ… ዝርዝሮችን ማረጋገጥ እፈልጋለሁ
• ላይ ተጨማሪ መረጃ እየፈለግኩ ነው…

ከዚህ በፊት ከተቀባዩ ጋር ምንም አይነት መስተጋብር ፈጥረው የማያውቁ ከሆነ ዋናውን ስጋትዎን ከመግለጽዎ በፊት እራስዎን በአጭሩ ማስተዋወቅ ጨዋነት ነው።

ለምሳሌ:

• የፕሮፌሽናል ትስስር እድሎችን ወይም ትብብርን በሚፈልጉበት ጊዜ ትክክለኛው መግቢያ ቁልፍ ነው። በሚከተለው ምሳሌ፣ ኤሚሊ እራሷን በግልፅ አስተዋውቃለች እና ለዶክተር ብራውን ኢሜል የጻፈችበትን ምክንያት በአጭሩ ገልፃ ስለአላማዋ የበለጠ ግልፅ ግንዛቤን በማመቻቸት፡-

ውድ ዶክተር ብራውን፣ እኔ ኤሚሊ ዊሊያምስ ነኝ፣ በDEF ኮርፖሬሽን ጁኒየር የምርምር ተንታኝ ነኝ። በናኖቴክኖሎጂ ዘርፍ ያደረጋችሁትን ስራ እየተከታተልኩ ነው እናም በተቋሞቻችን መካከል ስለሚኖረው ትብብር መወያየት እፈልጋለሁ።

ኢሜልዎን አጠር ያለ እንዲሆን ለማድረግ ይመከራል። ያስታውሱ፣ ብዙ ሰዎች ኢሜይላቸውን በፍጥነት ማለፍን ይመርጣሉ፣ ስለዚህ አላስፈላጊ እድገቶችን ያስወግዱ።

ለምሳሌ:

• በቤተሰብ ድንገተኛ አደጋ ምክንያት ከስራ እረፍት እየጠየቅክ ከሆነ፣ ስለ ሁኔታው ​​ዝርዝር መረጃ ከመናገር ይልቅ በቀላሉ 'የቤተሰብ ድንገተኛ አደጋ አለብኝ እና ቀኑን እረፍት ማድረግ አለብኝ' ብለው መናገር ይችላሉ።

ለተጨማሪ የባለሙያነት እና ጨዋነት፣ ለቀደመው መልእክት ምላሽ እየሰጡ ከሆነ ኢሜይሉን በምስጋና መግለጫ ለመጀመር ያስቡበት። እንደ "ወቅታዊ ምላሽህን አደንቃለሁ" ወይም "ስለተመለስክልኝ አመሰግናለው" ያሉ ሀረጎች ለቀሪው ውይይት አወንታዊ ቃና ማዘጋጀት ይችላሉ።

በመጨረስ ላይ

መደበኛ የኢሜል መጨረሻ አንድን የተወሰነ ተግባር ለመጠየቅ እና ኢሜይል ለሚልኩለት ሰው ምስጋናን ለመግለጽ እንደ ክፍል ሆኖ ያገለግላል። በጥያቄዎ እና በትህትና ቋንቋ መካከል ሚዛን መጠበቅ በአጠቃላይ ጥሩ ልምምድ ነው። ይህ ጨዋነትን ብቻ ሳይሆን አዎንታዊ ምላሽ የማግኘት እድሎችንም ያሻሽላል። እነዚህ ሀረጎች ከተለያዩ ሁኔታዎች እና የኢሜልዎ ልዩ አውድ ጋር እንዲጣጣሙ ሊበጁ ይችላሉ። ሊጠቀሙባቸው ከሚችሉት ጥቂቶቹ እነሆ፡-

• ለአስተያየትዎ እናመሰግናለን፣ እና በቅርቡ ከእርስዎ ለመስማት እጓጓለሁ።
• ማንኛቸውም ጥያቄዎች ወይም ስጋቶች ካሉዎት እባክዎን እኔን ለማሳወቅ አያመንቱ።
• አብሮ ለመስራት እድሉን በጉጉት እጠባበቃለሁ።
• ለአስተያየትዎ እናመሰግናለን; በጣም የተከበረ ነው.
• በዚህ ጉዳይ ላይ ያለዎት ፈጣን ትኩረት ከፍተኛ ዋጋ ይኖረዋል።
• ኢሜይሌን ለማንበብ ለወሰዱት ጊዜ አመስጋኝ ነኝ።
• ተጨማሪ መረጃ ከፈለጉ እኔን ለማነጋገር ነፃነት ይሰማዎ።
• በዚህ ጉዳይ ላይ የእርስዎን ግንዛቤ እና እርዳታ አደንቃለሁ።
• ለትብብርህ አስቀድመህ አመሰግናለሁ።
• የመተባበር እድል በጣም ተደስቻለሁ እና የበለጠ ለመወያየት ደስተኛ ነኝ።

መደበኛ ኢሜል መከፈቱ የንግግሩን ቃና እንደሚያስቀምጠው ሁሉ፣ የማጠቃለያው ክፍልም ዘላቂ ግንዛቤን ለመፍጠር እና ለወደፊት መስተጋብሮች መድረክን በማዘጋጀት ረገድ ወሳኝ ሚና ይጫወታል።

ለምሳሌ:

• በምሳሌአችን አውድ ኤሚሊ ዊሊያምስ ከዶክተር ብራውን ጋር ትብብር ለማድረግ ሀሳብ አቅርቧል እና ወቅታዊ ምላሽ ለማግኘት አላማ አለው። ይህን ለማግኘት፣ መልሳ መስማት የምትፈልግበት፣ ማንኛውንም ጥያቄ የምትመልስበት እና ኢሜይሉን በትህትና በማቋረጥ የምትጨርስበትን ቀን ወስዳለች። በዚህ መልኩ፣ ለመደበኛ ኢሜይሏ የተዋቀረ እና ጨዋነት ያለው መጨረሻ ትፈጥራለች፣ እንደዚህ

በቅርብ ጊዜ ውስጥ የትብብር አማራጮችን ለመዳሰስ ስብሰባ እንደምናዘጋጅ ተስፋ አደርጋለሁ። ይህንን የበለጠ ለመወያየት ዝግጁ ካላችሁ እስከ ሴፕቴምበር 20 ድረስ አሳውቀኝ። ማንኛውም ጥያቄ ካለዎት ወይም ተጨማሪ መረጃ ከፈለጉ እባክዎን እኔን ለማነጋገር አያመንቱ። በዚህ ጉዳይ ላይ ስላሳዩት ትኩረት እናመሰግናለን, እና አብሮ የመስራት እድልን በጉጉት እጠብቃለሁ. ከሰላምታ ጋር, ኤሚሊ ዊሊያምስ

ይህ ውጤታማ የሆነ መደበኛ የኢሜል ማጠናቀቂያ ነው ምክንያቱም ኤሚሊ ዊሊያምስ ሊቻል የሚችለውን ትብብር ጥያቄዋን በግልፅ ገልፃለች ፣እንዲሁም ዶ/ር ብራውን ለማንበብ ጊዜ ስላሳለፉት አድናቆቷን ስትገልጽ እና ለኢሜልዋ ምላሽ መስጠት እንደምትችል ተናግራለች።

ፊርማ

ትክክለኛውን ሰላምታ መምረጥ ለኢሜልዎ መድረክ እንደሚያዘጋጅ ሁሉ፣ ተገቢ የሆነ የኢሜል ፊርማ መምረጥም እንዲሁ ወሳኝ ነው። ፊርማው በመልዕክትዎ ውስጥ ያለውን የአክብሮት ድምጽ በመደገፍ እንደ መዝጊያ ማስታወሻ ሆኖ ያገለግላል። እንዲሁም እርስዎ በተቀባዩ ላይ የሚተዉት ስሜት ላይ ተጽእኖ ሊያሳድር የሚችል የማጠቃለያ ንክኪ ያቀርባል።

ከተለያዩ ሁኔታዎች ጋር ሊጣጣሙ የሚችሉ አንዳንድ በተለምዶ ጥቅም ላይ የዋሉ ጨዋ መደበኛ የኢሜይል ፊርማዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ፡

• በአክብሮት,
• ከሰላምታ ጋር,
• በድጋሚ አመሰግናለሁ,
• ከሰላምታ ጋር,
• ያንተው ታማኙ,
• ከሰላምታ ጋር,
• በአድናቆት ፣
• ያንተው በግልጽ,

የኢሜል ፊርማዎን መቅረፅን በተመለከተ፣ መከተል ያለባቸው አንዳንድ ምርጥ ልምዶች አሉ። ሁልጊዜ ለፊርማዎ አዲስ አንቀጽ እና ለስምዎ ሌላ የተለየ አንቀጽ ይጀምሩ። በመደበኛ ግንኙነቶች ውስጥ በሁለቱም የመጀመሪያ እና የመጨረሻ ስሞችዎ መፈረም ጥሩ ነው። ድርጅትን ወክለህ የምትጽፍ ከሆነ የድርጅቱ ስም ከራስህ ስም በታች መታየት አለበት።

እነዚህን መመሪያዎች በማክበር ኢሜልዎ ከመጀመሪያው እስከ መጨረሻው ሙያዊ እና ጨዋነት ያለው ሆኖ እንዲቆይ ዋስትና ሊሰጥዎት ይችላል፣ በዚህም ጥሩ ምላሽ የማግኘት እድል ይጨምራል።

ለምሳሌ:

በፕሮጀክቱ ላይ ስላደረጉት እገዛ እናመሰግናለን። ችሎታዎ በዋጋ ሊተመን የማይችል ነው፣ እና ቀጣይ ትብብርን በጉጉት እጠብቃለሁ። መልካም ምኞት, ጆን ስሚዝ ኤቢሲ ኢንተርፕራይዞች, የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ

የእሱ መደበኛ ፊርማ፣ 'መልካም ምኞቶች' እና የስራ ርዕሱን ጨምሮ የኢሜይሉን አጠቃላይ ሙያዊ ድምጽ ይጨምራል። ይህ ለቀጣይ አወንታዊ መስተጋብር ደረጃውን ያዘጋጃል።

ላክን ከመምታቱ በፊት መደበኛ ኢሜይል ለመፍጠር ጠቃሚ ምክሮች

በጣም ጥሩ፣ መደበኛ ኢሜይልህን ለመላክ ተቃርበሃል! ነገር ግን ያዝ— “ላክ” የሚለውን ቁልፍ ከመንካትህ በፊት ሁሉም ነገር በሥርዓት መሆኑን እናረጋግጥ። ኢሜልዎ የተወለወለ፣ ባለሙያ እና ከስህተት የጸዳ መሆኑን ማረጋገጥ ወሳኝ ነው። በደንብ የተሰራ ኢሜል መልእክትዎን በትክክል ማስተላለፍ ብቻ አይደለም; እንዲሁም ለወደፊት መስተጋብሮች ቃና ያስቀምጣል እና ዘላቂ ስሜት ይፈጥራል. እንደ ሆሄያት እና ሰዋሰው ካሉ መሰረታዊ ነገሮች እስከ ቃና እና ጊዜ አጠባበቅ ያሉ ጥቃቅን ክፍሎችን የሚሸፍን ሁሉን አቀፍ የፍተሻ ዝርዝር እዚህ አለ፡

• የተረጋገጠ. ሁልጊዜ 'ላክ'ን ከመምታቱ በፊት የእርስዎን ሆሄያት እና ሰዋሰው ያረጋግጡ። ይህን ሂደት ቀላል እና የበለጠ ትክክለኛ ለማድረግ, ለመጠቀም ያስቡበት የእኛ የማረሚያ መሳሪያ ሁሉም ነገር በሥርዓት መሆኑን ለማረጋገጥ.
• የባለሙያ ኢሜይል አድራሻ ይጠቀሙ። የኢሜል አድራሻዎ ከሙያዊ ቅርጸት ጋር መያያዙን ያረጋግጡ ፣ ለምሳሌ [ኢሜል የተጠበቀ]. እንደ ' ያሉ መደበኛ ያልሆኑ ወይም ተገቢ ያልሆኑ የኢሜይል አድራሻዎችን ከመጠቀም ይቆጠቡ[ኢሜል የተጠበቀ]. '
• ገላጭ ርዕሰ ጉዳይ መስመር. የርእሰ ጉዳይህ መስመር የኢሜይሉን ይዘት ጥሩ ሀሳብ ማቅረብ አለበት፣ ይህም ተቀባዩ እንዲከፍት ይስባል።
• ቃናውን ያረጋግጡ። በተለይ ስሱ ወይም ውስብስብ ጉዳዮችን በሚወያዩበት ጊዜ ሙያዊ እና አክብሮት የተሞላበት ድምጽ ይያዙ።
• የፊርማ እገዳ. ለሙያዊ እይታ እና ቀላል ክትትል ከሙሉ ስምዎ፣ ርእስዎ እና አድራሻዎ ጋር መደበኛ የፊርማ ማገጃ ያካትቱ።
• ለአባሪዎች ይገምግሙ። ሁሉም አስፈላጊ ሰነዶች በተለይ በኢሜል አካል ውስጥ ከተጠቀሱት ጋር መያዛቸውን ደግመው ያረጋግጡ።
• በትክክለኛው ጊዜ. የኢሜልዎን ጊዜ ግምት ውስጥ ያስገቡ; አስፈላጊ ካልሆነ በስተቀር በምሽት ወይም በሳምንቱ መጨረሻ የንግድ ኢሜይሎችን ከመላክ ይቆጠቡ።
• የነጥብ ነጥቦችን ወይም ቁጥሮችን ይጠቀሙ። ብዙ መረጃ ወይም ጥያቄዎች ላሏቸው ኢሜይሎች፣ ተነባቢ ለመሆን ነጥበ ነጥቦችን ወይም የተቆጠሩ ዝርዝሮችን ይጠቀሙ።
• እውቅና ጠይቅ። ኢሜይሉ አስፈላጊ ከሆነ፣ የደረሰኝ ማረጋገጫ ለመጠየቅ ያስቡበት።
• ሲሲ እና ቢሲሲ ያስተዳድሩ. ለሚታዩ ተጨማሪ ተቀባዮች እና ሌሎች እንዲደበቁ ለማድረግ CCን ይጠቀሙ። ኢሜልዎ ብዙ ወገኖችን የሚያካትት ከሆነ ያካትቷቸው።
• Hyperlinks። ሁሉም hyperlinks እየሰሩ መሆናቸውን እና ወደ ትክክለኛው ድረ-ገጾች ወይም የመስመር ላይ መርጃዎች እንደሚመሩ ዋስትና ይስጡ።
• ለሞባይል ተስማሚ. ብዙ ሰዎች በጉዞ ላይ እያሉ ኢሜይሎቻቸውን ስለሚፈትሹ ኢሜልዎ በሞባይል መሳሪያ ላይ እንዴት እንደሚታይ ያረጋግጡ።

አንዴ እነዚህን ሳጥኖች ምልክት ካደረጉ በኋላ በመደበኛ ኢሜልዎ በመተማመን ያንን 'ላክ' ቁልፍ ለመምታት ዝግጁ ነዎት!

መደበኛ የኢሜል ምሳሌዎች

ዛሬ የኢሜል ግንኙነት በተለይም በሙያዊ መቼቶች ውስጥ አስፈላጊ ችሎታ ነው። ከአካዳሚክ አማካሪ ጋር እየተገናኘህ ወይም ስለ ሥራ እድሎች እየጠየቅክ፣ አጭር፣ ግልጽ እና በፕሮፌሽናል የተቀረጸ ኢሜል የመጻፍ መቻል ፍሬያማ ግንኙነት ለመፍጠር መንገዱን ያዘጋጃል። ምን ማካተት እንዳለበት እና ምን እንደማያደርግ ማወቅ መልእክትህ እንዴት እንደሚቀበል ላይ ለውጥ ሊያመጣ ይችላል። የእራስዎን ኢሜይሎች ለማዘጋጀት እርስዎን ለማገዝ ከዚህ በታች ለደብዳቤዎችዎ እንደ አብነት ወይም አነሳሽነት የሚያገለግሉ የመደበኛ ኢሜይሎች አጭር ምሳሌዎችን ያገኛሉ።

• ምሳሌ 1: መደበኛ ኢሜይል ለአካዳሚክ አማካሪ እየደረሰ ነው።

• ምሳሌ 2: ስለ ሥራ ዕድሎች የሚጠይቅ መደበኛ ኢሜይል።

መደምደሚያ

የመደበኛ ኢሜል አጻጻፍ ጥበብን ማወቅ ለአዳዲስ እድሎች በሮችን ሊከፍት እና ሙያዊ የግንኙነት ችሎታዎን ሊያሳድግ ይችላል። ይህ መመሪያ ከአስገዳጅ ርዕሰ ጉዳይ መስመር እስከ ጨዋነት ያለው ፊርማ ድረስ በእያንዳንዱ ወሳኝ አካል ውስጥ አልፏል። በዚህ እውቀት የታጠቁ፣ ከሙያዊ ደረጃዎች ጋር የሚያከብሩ ውጤታማ፣ በሚገባ የተዋቀሩ መደበኛ ኢሜይሎችን ለመጻፍ ዝግጁ ነዎት። ስለዚህ እያንዳንዱን መስተጋብር የሚቆጠር ለማድረግ በደንብ እንደታጠቁ በማወቅ የ'ላክ' የሚለውን ቁልፍ በልበ ሙሉነት ይምቱ።