قد يكون التعامل مع تعقيدات كتابة البريد الإلكتروني الرسمي مرهقًا في كثير من الأحيان، خاصة عند التواصل مع شخص غير مألوف. ولكن الحقيقة هي أن معرفة كيفية إنشاء بريد إلكتروني احترافي وجيد التنظيم يمكن أن يحسن مهارات الاتصال لديك بشكل كبير ويفتح الأبواب أمام الفرص. يسعى هذا الدليل إلى توضيح مكونات رسائل البريد الإلكتروني الرسمية، بدءًا من سطر الموضوع وحتى التوقيع. بحلول نهاية هذه المقالة، سيكون لديك الأدوات اللازمة لإعداد رسائل بريد إلكتروني فعالة ومشرقة تلتزم بالمعايير المهنية وتجعل كل تفاعل مهمًا.
هيكل البريد الإلكتروني الرسمي
لا يختلف هيكل البريد الإلكتروني الرسمي جذريًا عن البريد غير الرسمي، ولكنه أكثر صقلًا ويتبع آدابًا محددة. يتضمن البريد الإلكتروني الرسمي بشكل عام العناصر التالية:
- سطر الموضوع. عنوان مختصر ومناسب يلخص غرض البريد الإلكتروني.
- تحية رسمية عبر البريد الإلكتروني. افتتاحية كريمة تخاطب المتلقي باحترام.
- إرسال النص الأساسي بالبريد الإلكتروني. تم تنظيم المحتوى الرئيسي بشكل منطقي وباستخدام لغة رسمية.
- نهاية رسمية للبريد الإلكتروني. بيان ختامي مهذب ويدعو إلى اتخاذ إجراء أو استجابة محددة.
- توقيع. تسجيل الخروج الخاص بك، والذي يتضمن عادةً اسمك الكامل وغالبًا ما يكون عنوانك المهني أو معلومات الاتصال الخاصة بك.
يؤدي دمج هذه العناصر بعناية إلى تحسين فعالية رسائل البريد الإلكتروني الرسمية، مما يجعلها أسهل في القراءة ومن المرجح أن تثير الاستجابة المتوقعة.
سطر الموضوع
يعد سطر الموضوع بمثابة العنوان الرئيسي لبريدك الإلكتروني ويلعب دورًا حاسمًا في جذب انتباه المستلم. على الرغم من أنها قد تبدو وكأنها تفاصيل صغيرة، إلا أنه لا ينبغي التقليل من أهميتها. يمكن أن يؤدي سطر الموضوع الواضح إلى زيادة احتمالية فتح بريدك الإلكتروني وتلقي الرد في الوقت المناسب بشكل كبير.
كملاحظة جانبية، يُنصح بعدم إدخال عنوان البريد الإلكتروني للمستلم في سطر المستلم المخصص - الموجود أعلى سطر الموضوع - حتى تصبح جاهزًا تمامًا لإرسال بريدك الإلكتروني. يساعد هذا على منع إرسال بريد إلكتروني غير مكتمل عن طريق الخطأ. وينبغي ممارسة نفس التحذير عند ملء سطري Cc وBcc.
يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا وموجزًا، ويقدم لمحة سريعة عن محتوى البريد الإلكتروني في 5 إلى 8 كلمات فقط. وهذا لا يجذب انتباه المتلقي فحسب، بل يشجع أيضًا على الاستجابات في الوقت المناسب. تذكر دائمًا ملء مربع سطر الموضوع المحدد، وهو منفصل عن نص البريد الإلكتروني، لتجنب إرسال بريد إلكتروني بدون موضوع.
فمثلا:
- البحث عن وظيفة محرر التحقيق. يشير سطر الموضوع هذا إلى أن المرسل يسأل عن وظيفة محرر، مما يجعلها ذات صلة بالموارد البشرية أو فريق التحرير.
- تفسير الغياب اليوم . يخبر هذا الموضوع المستلم على الفور أن البريد الإلكتروني سيناقش حالة الغياب، مما يؤدي إلى استجابة أسرع من المدير أو الأستاذ.
- طلب خطاب توصية. يحدد هذا السطر أن البريد الإلكتروني سيكون حول خطاب توصية، مما يدفع المستلم إلى طبيعة الطلب ومدى إلحاحه.
- الاستعلام عن طلب المنحة. إن الإشارة بوضوح إلى أن البريد الإلكتروني يتعلق بطلب للحصول على منحة دراسية سيسهل على المكاتب الأكاديمية أو المالية تحديد أولويات البريد الإلكتروني.
- جدول أعمال الاجتماع لهذا الأسبوع. يقوم سطر الموضوع هذا بإبلاغ الفريق أو الحضور بسرعة بأن البريد الإلكتروني يحتوي على جدول أعمال الاجتماع القادم.
- عاجل: حالة طوارئ عائلية اليوم. إن استخدام كلمة "عاجل" والتفاصيل المتعلقة بحالة الطوارئ يجعل من هذه الرسالة الإلكترونية أولوية قصوى لاتخاذ إجراء فوري.
- هناك حاجة إلى الرد على الدعوة لمؤتمر الجمعة. يشير هذا إلى أهمية الرد على مؤتمر قادم، مما يشجع المستلم على فتحه بسرعة.
يصف كل من هذه الأمثلة بإيجاز موضوع البريد الإلكتروني للمستلم، مما يساعده في تحديد أولويات رسالتك للقراءة. سطر الموضوع هو أول ما يراه المستلم عند وصول بريدك الإلكتروني، مما يجعله عنصرًا حاسمًا للتواصل الفعال.
تحية
يعد اختيار تحية رسمية مناسبة عبر البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا لإظهار الاحترام للمستلم. يجب أن تتطابق التحية التي تحددها مع سياق بريدك الإلكتروني والغرض منه، مما يحدد بشكل فعال نغمة المحادثة التالية. فيما يلي بعض تحيات البريد الإلكتروني الرسمية شائعة الاستخدام:
- عزيزي السيد / السيدة / الدكتور / الأستاذ [اسم العائلة]،
- صباح الخير / بعد الظهر [اسم المستلم]،
- إلي من يهمه الامر،
- تحيات،
- مرحبًا [اسم المستلم]،
يعد اختيار التحية المناسبة أمرًا بالغ الأهمية لأنه يحدد النغمة الأولية لبقية رسالتك.
فمثلا:
- إذا كنت تتصل بعمك مايك لأمور رسمية، يمكن أن تكون الافتتاحية المناسبة، "عزيزي العم مايك..."
- عند التواصل مع صاحب العمل المحتمل فيما يتعلق بفرص العمل، فإن التحية الأكثر رسمية مثل "عزيزتي السيدة سميث ..." ستكون مناسبة.
- إذا كنت تتواصل مع عميلة تدعى سارة التقيت بها سابقًا، فيمكنك استخدام "صباح الخير، سارة..."
- عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص متخصص اسمه Alex وتريد أن تبقيه غير رسمي إلى حد ما، فإن عبارة "Hello Alex..." ستكون مناسبة.
- إذا كنت تتواصل مع مجموعة من الأشخاص لا تعرف أسمائهم، فستكون كلمة "تحياتي" كافية.
في الحالات التي لا تعرف فيها المستلم، تكون عبارة "إلى من يهمه الأمر" و"تحية طيبة" مجرد تحية رسمية. ومع ذلك، فمن الأفضل دائمًا تحديد اسم الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني ومخاطبته مباشرةً عندما يكون ذلك ممكنًا.
عادةً ما تتبع الفاصلة التحية في بريدك الإلكتروني. ومع ذلك، يمكنك أيضًا استخدام النقطتين في الإعدادات الرسمية جدًا. النقطة الأساسية هي التأكد من أن تحيتك محترمة ومناسبة للجمهور المستهدف. من خلال اختيار تحية البريد الإلكتروني بعناية، فإنك لا تسهل الترتيب الأسهل لرسالتك فحسب، بل تزيد أيضًا من احتمالية تلقي استجابة سريعة وذات صلة.
إرسال النص الأساسي بالبريد الإلكتروني
يُشار إلى المحتوى الرئيسي للبريد الإلكتروني باسم نص البريد الإلكتروني. وعادة ما يركز على موضوع واحد أو مجموعة من المواضيع ذات الصلة الوثيقة. أول شيء يجب عليك فعله في نص البريد الإلكتروني هو توضيح سبب مراسلتك.
إن توضيح الغرض من بريدك الإلكتروني يسمح للمستلم بفهم السياق، مما يسهل عليه مساعدتك أو الرد عليك. يمكنك تقديم الغرض من بريدك الإلكتروني بعبارات مثل:
- أود الاستفسار عن…
- أكتب لأعبر عن اهتمامي…
- أتواصل معك بشأن…
- أتمنى التوضيح…
- أرغب في طلب…
- أنا مهتم بمعرفة المزيد عن…
- أود التأكد من التفاصيل حول…
- أبحث عن مزيد من المعلومات حول…
إذا لم يكن لديك أي تفاعل مع المتلقي من قبل، فمن الأدب أن تقدم نفسك بإيجاز قبل ذكر اهتمامك الأساسي.
فمثلا:
- عند البحث عن فرص التواصل المهني أو التعاون المحتمل، فإن التقديم المناسب هو المفتاح. في المثال التالي، تقدم إيميلي نفسها بوضوح وتوضح بإيجاز سبب إرسال بريدها الإلكتروني إلى الدكتور براون، مما يسهل فهم نواياها بشكل أكثر وضوحًا:
| عزيزي دكتور براون ، أنا إميلي ويليامز، محللة أبحاث مبتدئة في شركة DEF. لقد تابعت عملك في مجال تكنولوجيا النانو وأرغب في مناقشة أوجه التعاون الممكنة بين مؤسساتنا. |
يوصى بإبقاء بريدك الإلكتروني موجزًا. تذكر أن معظم الأشخاص يفضلون تصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بسرعة، لذا تجنب التطورات غير الضرورية.
فمثلا:
- إذا كنت تطلب إجازة من العمل بسبب حالة عائلية طارئة، فيمكنك ببساطة أن تقول "لدي حالة عائلية طارئة وأحتاج إلى أخذ إجازة"، بدلاً من الخوض في تفاصيل شاملة حول الموقف.
للحصول على لمسة إضافية من الاحترافية واللياقة، فكر في بدء البريد الإلكتروني بالتعبير عن الامتنان إذا كنت ترد على رسالة سابقة. يمكن لعبارات مثل "أقدر استجابتك في الوقت المناسب" أو "شكرًا لعودتك إليّ" أن تضفي طابعًا إيجابيًا على بقية المحادثة.
إنهاء
تعمل نهاية البريد الإلكتروني الرسمي كقسم لطلب إجراء محدد والتعبير عن الامتنان للشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني. يعد تحقيق التوازن بين طلبك واللغة المهذبة ممارسة جيدة بشكل عام. وهذا لا يظهر المجاملة فحسب، بل يحسن أيضًا فرص الحصول على استجابة إيجابية. يمكن تصميم هذه العبارات لتناسب المواقف المختلفة والسياق المحدد لبريدك الإلكتروني. فيما يلي بعض منها يمكنك استخدامها:
- شكرًا لك على اهتمامك، وأتطلع إلى الاستماع إليك قريبًا.
- إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات، فلا تتردد في إبلاغي بذلك.
- وإنني أتطلع إلى فرصة العمل معا.
- شكرا لك على ملاحظاتك؛ هو موضع تقدير كبير.
- سيكون اهتمامك السريع بهذه المسألة موضع تقدير كبير.
- أنا ممتن للوقت الذي أمضيته في قراءة بريدي الإلكتروني.
- إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية، فلا تتردد في الاتصال بي.
- وأنا أقدر تفهمك ومساعدتك فيما يتعلق بهذا الأمر.
- شكرا لكم مقدما على تعاونكم.
- أنا متحمس لإمكانية التعاون وسأكون سعيدًا لمزيد من المناقشة.
مثلما يحدد افتتاح رسالة بريد إلكتروني رسمية نغمة المحادثة بأكملها، يلعب القسم الختامي أيضًا دورًا حيويًا في خلق انطباع دائم وتمهيد الطريق للتفاعلات المستقبلية.
فمثلا:
- في سياق مثالنا، اقترحت إميلي ويليامز التعاون مع دكتور براون وتهدف إلى الحصول على استجابة في الوقت المناسب. ولتحقيق ذلك، تحدد التاريخ الذي ترغب في تلقي الرد بحلوله، وتعرض الإجابة على أي أسئلة، وتنهي البريد الإلكتروني بتوقيع مهذب. بهذه الطريقة، تقوم بإنشاء نهاية منظمة ومهذبة لبريدها الإلكتروني الرسمي، مثل هذا:
| آمل أن نتمكن من ترتيب اجتماع في المستقبل القريب لاستكشاف إمكانيات التعاون. يرجى إبلاغي بحلول 20 سبتمبر إذا كنت متاحًا لمناقشة هذا الأمر بشكل أكبر. إذا كان لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى معلومات إضافية، فلا تتردد في الاتصال بي. شكرًا لك على اهتمامك بهذا الأمر، وأتطلع إلى فرصة العمل معًا. تحياتي الحارة، إميلي ويليامز |
تعد هذه نهاية رسمية فعالة للبريد الإلكتروني لأن إميلي ويليامز توضح بوضوح طلبها للتعاون المحتمل، بينما تعرب أيضًا عن تقديرها للوقت الذي قضته الدكتورة براون في قراءة بريدها الإلكتروني وربما الرد عليه.
سيغنيتشر
كما أن اختيار التحية المناسبة يمهد الطريق لبريدك الإلكتروني، فإن اختيار توقيع رسمي مناسب للبريد الإلكتروني يعد أمرًا بالغ الأهمية بنفس القدر. يعد التوقيع بمثابة الملاحظة الختامية التي تدعم النغمة المحترمة التي تم تحديدها في رسالتك. كما أنه يوفر لمسة ختامية يمكن أن تؤثر على الانطباع الذي تتركه لدى المتلقي.
تتضمن بعض توقيعات البريد الإلكتروني الرسمية المهذبة شائعة الاستخدام والتي يمكن تكييفها مع المواقف المختلفة ما يلي:
- بكل احترام،
- مع خالص الشكر والتقدير،
- شكرا مرة أخرى،
- مع أطيب التحيات،
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
- تحياتي الحارة،
- مع التقدير،
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
عندما يتعلق الأمر بتنسيق توقيع بريدك الإلكتروني، هناك بعض أفضل الممارسات التي يجب اتباعها. ابدأ دائمًا فقرة جديدة لتوقيعك وفقرة أخرى منفصلة لاسمك. يُنصح بالتوقيع باسمك الأول والأخير في الاتصالات الرسمية. إذا كنت تكتب نيابة عن مؤسسة، فيجب أن يظهر اسم المنظمة أسفل اسمك.
من خلال الالتزام بهذه الإرشادات، يمكنك ضمان أن يظل بريدك الإلكتروني احترافيًا ومهذبًا من البداية إلى النهاية، وبالتالي زيادة فرصة تلقي رد إيجابي.
فمثلا:
| شكرا لمساعدتكم في المشروع. لقد كانت خبرتك لا تقدر بثمن، وأنا أتطلع إلى تعاوننا المستمر. أطيب التمنيات، جون سميث ABC Enterprises، مدير المشروع |
يضيف توقيعه الرسمي، "أطيب التمنيات"، بما في ذلك المسمى الوظيفي، إلى النغمة المهنية الشاملة للبريد الإلكتروني. وهذا يمهد الطريق للتفاعلات الإيجابية المستمرة.
نصائح لإنشاء بريد إلكتروني رسمي قبل أن تضغط على إرسال
رائع، أنت جاهز تقريبًا لإرسال بريدك الإلكتروني الرسمي! لكن انتظر — قبل النقر على زر "إرسال"، دعنا نتأكد من أن كل شيء على ما يرام. يعد التأكد من أن بريدك الإلكتروني مصقولًا واحترافيًا وخاليًا من الأخطاء أمرًا بالغ الأهمية. إن البريد الإلكتروني المصمم جيدًا لا ينقل رسالتك بشكل فعال فحسب؛ كما أنه يحدد نغمة التفاعلات المستقبلية ويترك انطباعًا دائمًا. فيما يلي قائمة مرجعية شاملة لتغطية جميع القواعد، بدءًا من الأساسيات مثل الإملاء والنحو وحتى العناصر الأكثر دقة مثل النغمة والتوقيت:
- صحح بروفات الطباعة. تحقق دائمًا من التدقيق الإملائي والنحوي قبل الضغط على "إرسال". لجعل هذه العملية أسهل وأكثر دقة، فكر في استخدام أداة التدقيق اللغوي لدينا للتأكد من أن كل شيء على ما يرام.
- استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي. تأكد من إرفاق عنوان بريدك الإلكتروني بتنسيق احترافي، مثل [البريد الإلكتروني محمي]. تجنب استخدام عناوين البريد الإلكتروني غير الرسمية أو غير المناسبة مثل "[البريد الإلكتروني محمي]".
- سطر الموضوع الوصفي. يجب أن يقدم سطر الموضوع فكرة جيدة عن محتوى البريد الإلكتروني، مما يجذب المستلم لفتحه.
- تحقق من النغمة. حافظ على نبرة احترافية ومحترمة، خاصة عند مناقشة القضايا الحساسة أو المعقدة.
- ممنوع التوقيع. قم بتضمين كتلة توقيع رسمية تحتوي على اسمك الكامل والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال للحصول على مظهر احترافي ومتابعة سهلة.
- مراجعة للمرفقات. تحقق مرة أخرى من إرفاق جميع المستندات الضرورية، خاصة إذا كانت مذكورة في نص البريد الإلكتروني.
- حان الوقت الصحيح. ضع في اعتبارك توقيت بريدك الإلكتروني؛ تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في وقت متأخر من الليل أو خلال عطلة نهاية الأسبوع ما لم يكن ذلك ضروريًا.
- استخدم النقاط أو الترقيم. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على الكثير من المعلومات أو الطلبات، استخدم النقاط النقطية أو القوائم المرقمة لتسهيل القراءة.
- اطلب الاعتراف. إذا كان البريد الإلكتروني مهمًا، فكر في طلب تأكيد الاستلام.
- إدارة نسخة ونسخة مخفية الوجهة. استخدم نسخة للمستلمين الإضافيين المرئيين واستخدم نسخة مخفية لإخفاء الآخرين. قم بتضمينها إذا كان بريدك الإلكتروني يتضمن أطرافًا متعددة.
- الارتباطات التشعبية. تأكد من أن جميع الارتباطات التشعبية تعمل وتؤدي إلى مواقع الويب أو الموارد الصحيحة عبر الإنترنت.
- متوافق مع الجوال. تحقق من كيفية ظهور بريدك الإلكتروني على جهاز محمول، حيث يقوم العديد من الأشخاص بفحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم أثناء التنقل.
بمجرد تحديد هذه المربعات، تصبح جاهزًا للضغط على زر "إرسال" بثقة في بريدك الإلكتروني الرسمي!
أمثلة على البريد الإلكتروني الرسمي
اليوم، يعد التواصل عبر البريد الإلكتروني مهارة أساسية، خاصة في الإعدادات المهنية. سواء كنت تتواصل مع مستشار أكاديمي أو تسأل عن فرص العمل، فإن القدرة على كتابة بريد إلكتروني مختصر وواضح ومنسق بشكل احترافي يمكن أن تمهد الطريق لعلاقة مثمرة. إن معرفة ما يجب تضمينه وما لا يجب تضمينه يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في كيفية تلقي رسالتك. لمساعدتك في إعداد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، ستجد أدناه أمثلة مختصرة لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية التي يمكن أن تكون بمثابة نماذج أو مصدر إلهام لمراسلاتك الخاصة.
- مثال 1: بريد إلكتروني رسمي للتواصل مع المرشد الأكاديمي.
- مثال 2: بريد إلكتروني رسمي للاستعلام عن فرص العمل.
وفي الختام
| إن إتقان فن كتابة البريد الإلكتروني الرسمي يمكن أن يفتح الأبواب أمام فرص جديدة ويعزز مهارات الاتصال المهنية لديك. يرشدك هذا الدليل عبر كل عنصر مهم، بدءًا من سطر الموضوع المقنع وحتى التوقيع المهذب. مسلحًا بهذه المعرفة، أنت الآن جاهز لإنشاء رسائل بريد إلكتروني رسمية فعالة ومنظمة بشكل جيد وتلتزم بالمعايير المهنية. لذا، قم بالمضي قدمًا واضغط على زر "إرسال" بثقة، مع العلم أنك مجهز جيدًا لجعل كل تفاعل مهمًا. |
