Rəsmi e-poçt yazmağın mürəkkəblikləri arasında naviqasiya, xüsusən də tanımadığı biri ilə əlaqə qurarkən çox vaxt hədsiz hiss edə bilər. Ancaq həqiqət budur ki, yaxşı təşkil edilmiş, peşəkar e-poçtun necə qurulacağını bilmək ünsiyyət bacarıqlarınızı əhəmiyyətli dərəcədə təkmilləşdirə və imkanlar üçün qapılar aça bilər. Bu təlimat rəsmi e-poçtların mövzu hissəsindən imzaya qədər komponentlərini aydınlaşdırmağa çalışır. Bu məqalənin sonunda peşəkar standartlara uyğun effektiv, parlaq e-poçtlar hazırlamaq və hər bir qarşılıqlı əlaqəni nəzərə almaq üçün alətlərə sahib olacaqsınız.
Rəsmi e-poçtun strukturu
Rəsmi e-poçtun strukturu qeyri-rəsmi elektron məktubdan köklü şəkildə fərqlənmir, lakin o, daha cilalanmışdır və xüsusi etiketə əməl edir. Rəsmi e-poçt ümumiyyətlə aşağıdakı elementləri ehtiva edir:
- Mövzu xətti. E-poçtun məqsədini ümumiləşdirən qısa, uyğun başlıq.
- Rəsmi e-poçt təbriki. Alıcıya hörmətlə müraciət edən səxavətli açılış.
- E-poçtun əsas mətni. Əsas məzmun məntiqi və formal dildən istifadə etməklə strukturlaşdırılmışdır.
- Rəsmi e-poçtun sonu. Nəzakətli və konkret hərəkət və ya cavab tələb edən yekun bəyanat.
- Bir imza. Adətən tam adınızı və tez-tez peşə adınız və ya əlaqə məlumatınızı ehtiva edən çıxışınız.
Bu elementləri ehtiyatla inteqrasiya etmək rəsmi e-poçtlarınızın effektivliyini artırır, onları oxumağı asanlaşdırır və gözlənilən cavabı əldə etmək ehtimalını artırır.
Mövzu xətti
Mövzu xətti e-poçtunuz üçün başlıq rolunu oynayır və alıcının diqqətini cəlb etməkdə mühüm rol oynayır. Kiçik bir təfərrüat kimi görünsə də, əhəmiyyətini qiymətləndirməmək olmaz. Aydın mövzu xətti e-poçtunuzun açılma və vaxtında cavab alma ehtimalını xeyli artıra bilər.
Əlavə qeyd olaraq, e-poçtunuzu göndərməyə tamamilə hazır olana qədər alıcının e-poçt ünvanını mövzu xəttinin üstündə yerləşən təyin olunmuş alıcı sətirinə daxil etməməyiniz məsləhətdir. Bu, təsadüfən yarımçıq e-poçt göndərilməsinin qarşısını almağa kömək edir. Cc və Bcc sətirlərini doldurarkən eyni xəbərdarlıq edilməlidir.
Mövzu xətti həm aydın, həm də qısa olmalıdır, sadəcə 5-8 sözlə e-poçtun məzmununun anlıq görüntüsünü təqdim etməlidir. Bu, yalnız alıcının diqqətini cəlb etmir, həm də vaxtında cavab verməyə təşviq edir. Mövzu olmadan e-poçt göndərməmək üçün həmişə e-poçtun əsas hissəsindən ayrı olan göstərilən mövzu sətir qutusunu doldurmağı unutmayın.
Misal üçün:
- Redaktor vəzifəsi üzrə sorğu axtarılır. Bu mövzu sətri göndərənin redaktor vəzifəsi haqqında soruşduğunu göstərir və bunu HR və ya redaksiya komandasına uyğun edir.
- Bugünkü yoxluğun izahı. Bu mövzu dərhal alıcıya e-poçtun yoxluğu müzakirə edəcəyini bildirir və menecer və ya professordan daha sürətli cavab tələb edir.
- Tövsiyə məktubu üçün sorğu. Bu sətir, e-poçtun tövsiyyə məktubu ilə bağlı olacağını, alıcını sorğunun xarakterini və aktuallığını bildirdiyini bildirir.
- Təqaüd ərizəsi üçün sorğu. E-poçtun təqaüd ərizəsi ilə bağlı olduğunu açıq şəkildə ifadə etmək akademik və ya maliyyə ofislərinin e-poçta üstünlük verməsini asanlaşdıracaq.
- Bu həftənin iclasının gündəliyi. Bu mövzu xətti tez bir zamanda komandaya və ya iştirakçılara e-poçtda qarşıdan gələn görüş üçün gündəliyin olduğunu bildirir.
- Təcili: Bu gün ailə təcili. “Təcili” və fövqəladə vəziyyətlə bağlı xüsusiyyətlərdən istifadə bu e-poçtu təcili tədbirlər üçün yüksək prioritet edir.
- Cümə konfransı RSVP lazımdır. Bu, qarşıdan gələn konfrans haqqında cavab vermənin vacibliyini vurğulayır, alıcını onu tez açmağa təşviq edir.
Bu nümunələrin hər biri e-poçtun mövzusunu alıcıya qısa şəkildə təsvir edir və onlara mesajınızı oxumaq üçün prioritetləşdirməyə kömək edir. Mövzu sətri, e-poçtunuz gələndə alıcının gördüyü ilk şeydir ki, bu da onu effektiv ünsiyyət üçün mühüm komponent edir.
Salam
Müvafiq rəsmi e-poçt təbrikini seçmək, alıcıya hörmət göstərmək üçün vacibdir. Seçdiyiniz salamlaşma e-poçtunuzun kontekstinə və məqsədinə uyğun gələrək, sonrakı söhbətin tonunu effektiv şəkildə təyin etməlidir. Tez-tez istifadə olunan bəzi rəsmi e-poçt təbrikləri bunlardır:
- Hörmətli cənab/xanım/dr/professor [Soyadı],
- Sabahınız/günortanız xeyir [alıcının adı],
- Kimə aid ola bilər,
- Greetings,
- Salam [alıcının adı],
Uyğun salamlamanın seçilməsi çox vacibdir, çünki o, mesajınızın qalan hissəsi üçün ilkin tonu təyin edir.
Misal üçün:
- Əgər rəsmi məsələlərlə bağlı Mayk əmi ilə əlaqə saxlayırsınızsa, "Hörmətli Mayk əmi..." deyə bilərsiniz.
- Potensial işəgötürənlə iş imkanları ilə bağlı yazışarkən, “Hörmətli xanım Smit...” kimi daha rəsmi salamlaşma uyğun olardı.
- Əvvəllər tanış olduğunuz Sara adlı müştəri ilə əlaqə saxlayırsınızsa, "Sabahınız xeyir, Sara..." ifadəsindən istifadə edə bilərsiniz.
- Alex adlı peşəkar bir anlayışa e-poçt göndərdiyiniz zaman və onu bir qədər qeyri-rəsmi saxlamaq istəsəniz, "Salam Alex..." uyğun olardı.
- Adlarını tanımadığınız bir qrup insanla əlaqə saxlayırsınızsa, “Salamlar” demək kifayətdir.
Qəbul edəni tanımadığınız hallarda, “Kimə aid ola bilər” və “Salamlar” sadəcə rəsmi salamlaşma rolunu oynayır. Bununla belə, e-poçt göndərdiyiniz şəxsin adını müəyyən etmək və mümkün olduqda birbaşa onlara müraciət etmək həmişə üstünlük təşkil edir.
Tipik olaraq, e-poçtunuzdakı salamlamadan sonra vergül qoyulur. Bununla belə, siz çox rəsmi şəraitdə iki nöqtədən də istifadə edə bilərsiniz. Əsas məqam salamlamanızın hörmətli və nəzərdə tutulan auditoriyaya uyğun olduğundan əmin olmaqdır. E-poçt təbrikinizi diqqətlə seçməklə siz nəinki mesajınızla daha asan tənzimləməni asanlaşdırırsınız, həm də operativ və müvafiq cavab alma ehtimalını artırırsınız.
E-poçtun əsas mətni
E-poçtun əsas məzmunu e-poçt orqanı adlanır. O, adətən bir mövzuya və ya yaxından əlaqəli mövzular toplusuna diqqət yetirir. E-poçt mətnində etməli olduğunuz ilk şey yazışmalarınızın səbəbini aydınlaşdırmaqdır.
E-poçtunuzun məqsədini aydınlaşdırmaq, alıcıya konteksti başa düşməyə imkan verir, bu da onların sizə kömək etməsini və ya cavab verməsini asanlaşdırır. E-poçtunuzun məqsədini aşağıdakı kimi ifadələrlə təqdim edə bilərsiniz:
- haqqında soruşmaq istərdim...
- Mən maraqlandığımı bildirmək üçün yazıram...
- Bununla bağlı sizinlə əlaqə saxlayıram...
- Ümid edirəm aydınlaşdıracam...
- xahiş etmək istəyirəm…
- Mən daha çox öyrənməkdə maraqlıyam...
- Haqqında təfərrüatları təsdiqləmək istərdim...
- haqqında əlavə məlumat axtarıram...
Əgər əvvəllər alıcı ilə heç bir əlaqəniz olmayıbsa, əsas narahatlığınızı bildirməzdən əvvəl özünüzü qısaca təqdim etmək nəzakətlidir.
Misal üçün:
- Peşəkar şəbəkə imkanları və ya potensial əməkdaşlıqlar axtararkən, düzgün təqdimat vacibdir. Aşağıdakı misalda Emili özünü aydın şəkildə təqdim edir və Dr. Brauna e-poçt göndərməsinin səbəbini qısa şəkildə göstərir və onun niyyətlərini daha aydın başa düşməyə kömək edir:
| Hörmətli Dr.Braun, Mən Emily Williams, DEF Corporation-da kiçik tədqiqat analitikiyəm. Mən sizin nanotexnologiya sahəsində işinizi izləyirəm və institutlarımız arasında mümkün əməkdaşlığı müzakirə etmək istərdim. |
E-poçtunuzu qısa saxlamaq tövsiyə olunur. Unutmayın ki, insanların çoxu e-poçtlarını tez keçməyə üstünlük verirlər, buna görə də lazımsız inkişaflardan qaçın.
Misal üçün:
- Əgər ailənizin fövqəladə vəziyyətinə görə işdən məzuniyyət tələb edirsinizsə, vəziyyətlə bağlı hərtərəfli təfərrüatlara girməkdənsə, sadəcə olaraq “Mənim ailədə fövqəladə vəziyyət yaranıb və istirahət günü lazımdır” deyə bilərsiniz.
Əlavə peşəkarlıq və nəzakət toxunuşu üçün, əgər əvvəlki mesaja cavab verirsinizsə, e-poçta minnətdarlıq ifadəsi ilə başlamağı düşünün. “Vaxtında cavab verdiyiniz üçün təşəkkür edirəm” və ya “Mənə qayıtdığınız üçün təşəkkür edirəm” kimi ifadələr söhbətin qalan hissəsi üçün müsbət ahəng təşkil edə bilər.
Ending
Rəsmi e-poçtun sonu müəyyən bir hərəkət tələb etmək və e-poçt göndərdiyiniz şəxsə təşəkkür etmək üçün bir bölmə kimi xidmət edir. Sorğunuz və nəzakətli dil arasında tarazlıq yaratmaq ümumiyyətlə yaxşı təcrübədir. Bu, təkcə nəzakət nümayiş etdirmir, həm də müsbət cavab almaq şansını artırır. Bu ifadələr müxtəlif vəziyyətlərə və e-poçtunuzun xüsusi kontekstinə uyğunlaşdırıla bilər. Onlardan bəzilərini istifadə edə bilərsiniz:
- Diqqətinizə görə təşəkkür edirəm və tezliklə sizdən xəbər gözləyirəm.
- Hər hansı bir sualınız və ya narahatlığınız varsa, mənə bildirməkdən çəkinməyin.
- Birlikdə işləmək fürsətini səbirsizliklə gözləyirəm.
- Rəyiniz üçün təşəkkür edirik; çox yüksək qiymətləndirilir.
- Bu məsələyə dərhal diqqət yetirməyiniz yüksək qiymətləndiriləcəkdir.
- E-poçtumu oxumağa vaxt ayırdığınız üçün minnətdaram.
- Hər hansı əlavə məlumata ehtiyacınız olarsa, mənimlə əlaqə saxlamaqdan çekinmeyin.
- Bu məsələ ilə bağlı anlayışınıza və yardımınıza görə təşəkkür edirəm.
- Əməkdaşlığınız üçün əvvəlcədən təşəkkür edirik.
- Mən əməkdaşlıq imkanından həyəcanlıyam və bundan sonra da müzakirə etməkdən məmnun olaram.
Rəsmi e-poçtun açılması bütün söhbətin tonunu təyin etdiyi kimi, yekun bölmə də qalıcı təəssürat yaratmaqda və gələcək qarşılıqlı əlaqələr üçün zəmin yaratmaqda mühüm rol oynayır.
Misal üçün:
- Nümunəmiz kontekstində Emili Uilyams Dr. Braunla əməkdaşlıq təklif edib və vaxtında cavab almağı hədəfləyir. Buna nail olmaq üçün o, cavab eşitmək istədiyi tarixi müəyyənləşdirir, istənilən suala cavab verməyi təklif edir və e-poçtu nəzakətli bir imza ilə bitirir. Bu şəkildə, o, rəsmi e-poçtuna strukturlaşdırılmış və nəzakətli bir sonluq yaradır, məsələn:
| Ümid edirəm ki, əməkdaşlıq imkanlarını araşdırmaq üçün yaxın gələcəkdə görüş təşkil edə bilərik. Xahiş edirəm, sentyabrın 20-nə qədər bu barədə daha ətraflı müzakirə etmək imkanı varsa, mənə bildirin. Hər hansı bir sualınız varsa və ya əlavə məlumat tələb edirsinizsə, mənimlə əlaqə saxlamaqdan çəkinməyin. Bu məsələyə diqqətinizə görə təşəkkür edirəm və mən birlikdə işləmək imkanını səbirsizliklə gözləyirəm. Best regards, Emili Uilyams |
Bu, effektiv rəsmi e-poçtdur, çünki Emili Uilyams mümkün əməkdaşlıq üçün öz xahişini açıq şəkildə ifadə edir, eyni zamanda Dr. Braunun e-poçtunu oxumaq və potensial olaraq cavablandırmaq üçün ayırdığı vaxta görə minnətdarlığını bildirir.
Imza
Düzgün salamlamanın seçilməsi e-poçtunuz üçün mərhələ təyin etdiyi kimi, müvafiq rəsmi e-poçt imzasını seçmək də eyni dərəcədə vacibdir. İmza, mesajınız boyunca müəyyən edilmiş hörmətli tonu dəstəkləyən yekun qeyd kimi xidmət edir. O, həmçinin alıcıda buraxdığınız təəssüratınıza təsir edə biləcək yekun toxunuşu təmin edir.
Müxtəlif vəziyyətlərə uyğunlaşdırıla bilən bəzi tez-tez istifadə olunan nəzakətli rəsmi e-poçt imzalarına aşağıdakılar daxildir:
- Hörmətlə,
- Hörmətlə,
- Thanks daha
- Kind regards,
- Sədaqətlə sizin,
- Best regards,
- Minnətdarlıqla,
- Hörmətlə,
E-poçt imzanızın formatlaşdırılmasına gəldikdə, əməl etmək üçün bəzi ən yaxşı təcrübələr var. Həmişə imzanız üçün yeni abzas və adınız üçün başqa bir ayrıca paraqrafla başlayın. Rəsmi ünsiyyətdə həm ad, həm də soyadla imza atmağınız məsləhətdir. Əgər təşkilat adından yazırsanız, təşkilatın adı öz adınızın altında görünməlidir.
Bu qaydalara riayət etməklə, e-poçtunuzun əvvəldən axıra qədər peşəkar və nəzakətli qalmasına zəmanət verə bilərsiniz və bununla da müsbət cavab almaq şansını artıra bilərsiniz.
Misal üçün:
| Layihədə göstərdiyiniz köməyə görə təşəkkür edirik. Sizin təcrübəniz əvəzolunmaz olub və mən əməkdaşlığımızın davamlı olmasını səbirsizliklə gözləyirəm. Ən xoş arzularla, John Smith ABC Enterprises, Layihə Meneceri |
Onun rəsmi imzası, 'Ən xoş arzular' və işinin adı daxil olmaqla, e-poçtun ümumi peşəkar tonunu əlavə edir. Bu, davamlı müsbət qarşılıqlı əlaqə üçün zəmin yaradır.
Göndər düyməsini basmazdan əvvəl rəsmi e-poçt yaratmaq üçün məsləhətlər
Əla, demək olar ki, rəsmi e-poçtunuzu göndərməyə hazırsınız! Amma gözləyin – “Göndər” düyməsini basmazdan əvvəl gəlin hər şeyin qaydasında olduğundan əmin olaq. E-poçtunuzun cilalanmış, peşəkar və səhvsiz olmasını təmin etmək çox vacibdir. Yaxşı hazırlanmış e-poçt mesajınızı yalnız effektiv şəkildə çatdırmır; o, həm də gələcək qarşılıqlı əlaqə üçün ton təyin edir və qalıcı təəssürat yaradır. Orfoqrafiya və qrammatika kimi əsaslardan tutmuş ton və vaxt kimi daha incə elementlərə qədər bütün əsasları əhatə edən hərtərəfli yoxlama siyahısı buradadır:
- Proofread. 'Göndər' düyməsini vurmazdan əvvəl həmişə orfoqrafiya və qrammatikanızı yoxlayın. Bu prosesi asanlaşdırmaq və daha dəqiq etmək üçün istifadə etməyi düşünün düzəliş alətimiz hər şeyin qaydasında olduğunu təsdiqləmək üçün.
- Peşəkar e-poçt ünvanından istifadə edin. E-poçt ünvanınızın peşəkar formata əlavə olunduğuna zəmanət verin, məsələn [e-poçt qorunur]. kimi qeyri-rəsmi və ya uyğun olmayan e-poçt ünvanlarından istifadə etməyin.[e-poçt qorunur]".
- Təsviri mövzu xətti. Mövzu sətiriniz e-poçtun məzmunu haqqında yaxşı bir fikir verməli və alıcını onu açmağa cəlb etməlidir.
- Tonu yoxlayın. Xüsusilə həssas və ya mürəkkəb məsələləri müzakirə edərkən peşəkar və hörmətli bir ton saxlayın.
- İmza bloku. Peşəkar görünüş və asan izləmə üçün tam adınız, başlığınız və əlaqə məlumatınız olan rəsmi imza blokunu daxil edin.
- Qoşmalar üçün nəzərdən keçirin. Bütün lazımi sənədlərin əlavə olunduğunu iki dəfə yoxlayın, xüsusən də e-poçt mətnində qeyd olunarsa.
- Düzgün vaxt. E-poçtunuzun vaxtını nəzərə alın; zərurət olmadıqca gecə gec və ya həftə sonu iş e-poçtları göndərməkdən çəkinin.
- Güllə nöqtələrindən və ya nömrələmədən istifadə edin. Çoxlu məlumat və ya sorğu olan e-poçtlar üçün oxunaqlılıq üçün marker nöqtələrindən və ya nömrələnmiş siyahılardan istifadə edin.
- Təsdiq tələb edin. E-poçt vacibdirsə, qəbzin təsdiqini istəməyi düşünün.
- Cc və Bcc-ni idarə edin. Görünən əlavə alıcılar üçün Cc, digərlərini isə gizli saxlamaq üçün Nümayişdən istifadə edin. E-poçtunuz bir neçə tərəfi əhatə edirsə, onları daxil edin.
- İstiqamətlər. Bütün hiperlinklərin işlədiyinə və düzgün veb-saytlara və ya onlayn resurslara apardığına zəmanət verin.
- Mobil dostluq. E-poçtunuzun mobil cihazda necə göründüyünü yoxlayın, çünki bir çox insan yolda e-poçtlarını yoxlayır.
Bu qutuları işarələdikdən sonra rəsmi e-poçtunuzda əminliklə həmin "Göndər" düyməsini basmağa hazırsınız!
Rəsmi e-poçt nümunələri
Bu gün e-poçt ünsiyyəti, xüsusən də peşəkar şəraitdə vacib bir bacarıqdır. İstər akademik məsləhətçiyə müraciət edirsinizsə, istərsə də iş imkanları barədə soruşsanız, qısa, aydın və peşəkar şəkildə formatlaşdırılmış e-poçt yazmaq bacarığı məhsuldar bir əlaqə üçün zəmin yarada bilər. Nəyin daxil ediləcəyini və nəyin daxil edilməyəcəyini bilmək mesajınızın necə qəbul edilməsində bütün fərqi yarada bilər. Öz e-poçtlarınızı hazırlamaqda sizə kömək etmək üçün aşağıda öz yazışmalarınız üçün şablon və ya ilham kimi xidmət edə biləcək rəsmi e-poçtların qısa nümunələrini tapa bilərsiniz.
- Misal 1: Akademik məsləhətçiyə müraciət edən rəsmi e-poçt.
- Misal 2: İş imkanları ilə bağlı rəsmi e-poçt sorğusu.
Nəticə
| Rəsmi e-poçt yazma sənətinə yiyələnmək yeni imkanlara qapılar aça və peşəkar ünsiyyət bacarıqlarınızı artıra bilər. Bu bələdçi sizi cəlbedici bir mövzu xəttindən tutmuş nəzakətli imzaya qədər hər bir vacib komponentdən keçib. Bu biliklə silahlanaraq, siz peşəkar standartlara uyğun effektiv, yaxşı strukturlaşdırılmış rəsmi e-poçt məktubları yaratmağa hazırsınız. Buna görə də davam edin və hər bir qarşılıqlı əlaqəni nəzərə almaq üçün yaxşı təchiz olunduğunuzu bilərək, əminliklə "Göndər" düyməsini basın. |
