Навігацыя па складанасці напісання афіцыйных электронных лістоў часта можа здавацца ашаламляльнай, асабліва калі звяртацца да кагосьці незнаёмага. Але праўда ў тым, што веданне таго, як пабудаваць добра арганізаваную, прафесійную электронную пошту, можа значна палепшыць вашы камунікатыўныя навыкі і адкрыць дзверы для новых магчымасцей. Гэта кіраўніцтва імкнецца растлумачыць кампаненты афіцыйных электронных лістоў, ад радка тэмы да подпісу. У канцы гэтага артыкула ў вас будуць інструменты для падрыхтоўкі эфектыўных глянцавых лістоў, якія адпавядаюць прафесійным стандартам і робяць кожнае ўзаемадзеянне важным.
Структура афіцыйнага электроннага ліста
Структура афіцыйнага электроннага ліста кардынальна не адрозніваецца ад неафіцыйнага, але яна больш адшліфаваная і прытрымліваецца асаблівага этыкету. Афіцыйная электронная пошта звычайна ўключае наступныя элементы:
- Тэма. Кароткі адпаведны загаловак, які абагульняе мэту электроннага ліста.
- Афіцыйнае прывітанне па электроннай пошце. Шчодрае адкрыццё, якое звяртаецца да атрымальніка з павагай.
- Асноўны тэкст электроннай пошты. Асноўны змест структураваны лагічна і з выкарыстаннем фармальнай мовы.
- Афіцыйнае заканчэнне электроннай пошты. Заключнае слова, якое з'яўляецца ветлівым і заклікае да канкрэтнага дзеяння або адказу.
- Подпіс. Ваша распіска, якая звычайна ўключае ваша поўнае імя і часта вашу прафесійную пасаду або кантактную інфармацыю.
Уважлівае ўключэнне гэтых элементаў павышае эфектыўнасць вашых афіцыйных лістоў, палягчаючы іх чытанне і павялічваючы верагоднасць таго, што яны выклікаюць чаканы адказ.
Тэма
Тэма служыць загалоўкам вашага электроннага ліста і адыгрывае вырашальную ролю ў прыцягненні ўвагі атрымальніка. Нягледзячы на тое, што гэта можа здацца дробнай дэталлю, нельга недаацэньваць яе значэнне. Выразная тэма можа значна павялічыць верагоднасць таго, што ваша электронная пошта будзе адкрыта і атрымае своечасовы адказ.
У якасці дадатковай заўвагі, пажадана не ўводзіць адрас электроннай пошты атрымальніка ў прызначаным радку атрымальніка, размешчаным над радком тэмы, пакуль вы не будзеце цалкам гатовыя адправіць свой ліст. Гэта дапамагае прадухіліць выпадковую адпраўку няскончанага ліста. Такое ж папярэджанне трэба выконваць пры запаўненні радкоў Cc і Bcc.
Тэма павінна быць адначасова выразнай і лаканічнай, забяспечваючы здымак зместу электроннага ліста ўсяго ў 5-8 словах. Гэта не толькі прыцягвае ўвагу атрымальніка, але і спрыяе своечасовым адказам. Заўсёды не забывайце запаўняць поле тэмы, якое знаходзіцца асобна ад цела ліста, каб пазбегнуць адпраўкі ліста без тэмы.
Напрыклад:
- Шукаю запыт на пасаду рэдактара. Гэты радок тэмы паказвае, што адпраўнік пытаецца пра пасаду рэдактара, што робіць яе актуальнай для аддзела кадраў або рэдакцыйнай групы.
- Тлумачэнне сённяшняй адсутнасці. Гэтая тэма адразу ж паведамляе атрымальніку, што электроннае паведамленне будзе абмяркоўваць адсутнасць, што выклікае больш хуткі адказ ад мэнэджара або выкладчыка.
- Запыт на рэкамендацыйны ліст. У гэтым радку паказваецца, што электронны ліст будзе прысвечаны рэкамендацыйным лістом, падказваючы атрымальніку характар і тэрміновасць запыту.
- Запыт на атрыманне стыпендыі. Яснае ўказанне таго, што ліст датычыцца заяўкі на атрыманне стыпендыі, дапаможа акадэмічным або фінансавым службам вызначыць прыярытэты электроннага ліста.
- Парадак дня пасяджэння на гэтым тыдні. Гэты радок тэмы хутка інфармуе каманду або ўдзельнікаў аб тым, што ліст утрымлівае парадак дня будучай сустрэчы.
- Тэрмінова: надзвычайная сямейная сітуацыя сёння. Выкарыстанне "тэрміновага" і канкрэтных звестак аб надзвычайнай сітуацыі робіць гэты ліст высокім прыярытэтам для неадкладных дзеянняў.
- Патрабуецца адказ на ўдзел у пятнічнай канферэнцыі. Гэта падкрэслівае важнасць адказу аб будучай канферэнцыі, заахвочваючы атрымальніка хутка яе адкрыць.
Кожны з гэтых прыкладаў коратка апісвае адрасату тэму электроннага ліста, дапамагаючы яму расставіць прыярытэты вашага паведамлення для чытання. Радок тэмы - гэта першае, што бачыць атрымальнік, калі прыходзіць ваш ліст, што робіць яго важным кампанентам для эфектыўнай камунікацыі.
Прывітанне
Выбар адпаведнага афіцыйнага прывітання па электроннай пошце вельмі важны для дэманстрацыі павагі да атрымальніка. Выбранае вамі прывітанне павінна адпавядаць кантэксту і мэце вашага электроннага ліста, эфектыўна задаючы тон наступнай размове. Вось некаторыя часта выкарыстоўваюцца афіцыйныя прывітанні па электроннай пошце:
- Паважаны спадар/спадарыня/доктар/прафесар [Прозвішча],
- Добрай раніцы/дня [імя атрымальніка],
- Для каго гэта можа тычыцца,
- Прывітанне,
- Прывітанне [імя атрымальніка],
Выбар адпаведнага прывітання мае вырашальнае значэнне, таму што яно задае пачатковы тон для астатняга паведамлення.
Напрыклад:
- Калі вы звязваецеся са сваім дзядзькам Майкам па афіцыйных пытаннях, адпаведным адкрыццём можа быць: «Дарагі дзядзька Майк…»
- Пры перапісцы з патэнцыйным працадаўцам наконт магчымасцей працаўладкавання падыдзе больш афіцыйнае прывітанне накшталт «Паважаная місіс Сміт…».
- Калі вы звязваецеся з кліентам па імі Сара, якога вы раней сустракалі, вы можаце выкарыстоўваць: «Добрай раніцы, Сара…»
- Калі вы пішаце па электроннай пошце прафесійнаму партнёру па імені Алекс і хочаце, каб гэта было нефармальна, слова "Прывітанне, Алекс..." будзе дарэчы.
- Калі вы звяртаецеся да групы людзей, імёны якіх вам невядомыя, слова «Вітаю» будзе дастаткова.
У выпадках, калі вы не ведаеце атрымальніка, «Каго гэта можа тычыцца» і «Прывітанне» служаць толькі афіцыйнымі прывітаннямі. Аднак заўсёды лепш ідэнтыфікаваць імя чалавека, якому вы пішаце па электроннай пошце, і звяртацца да яго непасрэдна, калі гэта магчыма.
Як правіла, пасля прывітання ў вашым электронным лісце стаіць коска. Аднак вы таксама можаце выкарыстоўваць двукроп'е ў вельмі афіцыйных умовах. Галоўнае, каб ваша віншаванне было паважлівым і прыдатным для мэтавай аўдыторыі. Уважліва выбіраючы прывітанне па электроннай пошце, вы не толькі палягчаеце афармленне паведамлення, але і павялічваеце верагоднасць атрымання хуткага і адпаведнага адказу.
Асноўны тэкст электроннай пошты
Асноўны змест электроннай пошты называецца целам электроннай пошты. Звычайна ён прысвечаны адной тэме або набору цесна звязаных тэм. Першае, што вы павінны зрабіць у целе ліста - гэта ўдакладніць прычыну вашай перапіскі.
Удакладненне мэты вашага электроннага ліста дазваляе атрымальніку зразумець кантэкст, што палягчае дапамогу або адказ на вас. Вы можаце прадставіць мэту вашага электроннага ліста такімі фразамі, як:
- Я хацеў бы спытаць пра…
- Я пішу, каб выказаць сваю зацікаўленасць у...
- Я звяртаюся да вас з нагоды…
- Спадзяюся ўдакладніць…
- Я хачу папрасіць…
- Мне цікава даведацца больш пра…
- Я хацеў бы пацвердзіць падрабязнасці пра…
- Я шукаю дадатковую інфармацыю пра…
Калі вы ніколі раней не ўзаемадзейнічалі з атрымальнікам, было б ветліва коратка прадставіцца, перш чым паведаміць пра сваю асноўную заклапочанасць.
Напрыклад:
- Калі вы шукаеце прафесійныя магчымасці для наладжвання кантактаў або патэнцыйнае супрацоўніцтва, правільнае ўвядзенне мае ключавое значэнне. У наступным прыкладзе Эмілі ясна прадстаўляе сябе і коратка апісвае прычыну свайго электроннага ліста доктару Браўну, палягчаючы больш простае разуменне яе намераў:
| Паважаны доктар Браўн, Я Эмілі Уільямс, малодшы навуковы аналітык DEF Corporation. Я сачыў за вашай працай у галіне нанатэхналогій і хацеў бы абмеркаваць магчымае супрацоўніцтва паміж нашымі ўстановамі. |
Рэкамендуецца, каб ваша электронная пошта была кароткай. Памятайце, што большасць людзей аддаюць перавагу хутка праглядаць электронную пошту, таму пазбягайце непатрэбных падзей.
Напрыклад:
- Калі вы запытваеце адпачынак з-за надзвычайнай сітуацыі ў сям'і, вы можаце проста заявіць: "У мяне надзвычайная сітуацыя ў сям'і, і мне трэба ўзяць выхадны", а не ўдавацца ў падрабязнасці сітуацыі.
Для дадатковай ноткі прафесіяналізму і ветлівасці падумайце аб тым, каб пачаць ліст з падзякі, калі вы адказваеце на папярэдняе паведамленне. Такія фразы, як «Я цаню ваш своечасовы адказ» або «Дзякуй, што звярнуліся да мяне», могуць задаць пазітыўны тон астатняй частцы размовы.
канчатак
Афіцыйнае заканчэнне электроннага ліста служыць раздзелам для запыту на канкрэтнае дзеянне і выказвання падзякі чалавеку, якому вы пішаце. Захаванне балансу паміж вашым запытам і ветлівасцю, як правіла, з'яўляецца добрай практыкай. Гэта не толькі паказвае ветлівасць, але і павялічвае шанцы атрымаць станоўчы адказ. Гэтыя фразы можна адаптаваць да розных сітуацый і канкрэтнага кантэксту вашага электроннага ліста. Вось некаторыя з іх, якія вы можаце выкарыстоўваць:
- Дзякуй за вашу ўвагу, і я з нецярпеннем чакаю пачуць ад вас у бліжэйшы час.
- Калі ў вас ёсць якія-небудзь пытанні ці праблемы, калі ласка, не саромейцеся, дайце мне ведаць.
- Я з нецярпеннем чакаю магчымасці працаваць разам.
- Дзякуй за ваш водгук; гэта вельмі цэніцца.
- Ваша аператыўная ўвага да гэтага пытання будзе высока цэніцца.
- Я ўдзячны за час, які вы знайшлі, каб прачытаць мой электронны ліст.
- Калі вам патрэбна дадатковая інфармацыя, не саромейцеся звяртацца да мяне.
- Я цаню ваша разуменне і дапамогу ў гэтым пытанні.
- Загадзя дзякуем за супрацоўніцтва.
- Я рады магчымасці супрацоўніцтва і буду рады далейшаму абмеркаванню.
Падобна таму, як адкрыццё афіцыйнага электроннага ліста задае тон усёй размове, заключны раздзел таксама адыгрывае важную ролю ў стварэнні трывалага ўражання і падрыхтоўцы глебы для будучых узаемадзеянняў.
Напрыклад:
- У кантэксце нашага прыкладу Эмілі Уільямс прапанавала супрацоўніцтва з доктарам Браўнам і імкнецца атрымаць своечасовы адказ. Каб дасягнуць гэтага, яна вызначае дату, да якой яна хацела б атрымаць адказ, прапануе адказаць на любыя пытанні і завяршае ліст ветлівай падпіскай. Такім чынам яна стварае структураванае і ветлівае завяршэнне свайго афіцыйнага электроннага ліста, напрыклад:
| Я спадзяюся, што ў бліжэйшы час мы зможам арганізаваць сустрэчу, каб вывучыць магчымасці для супрацоўніцтва. Калі ласка, паведаміце мне да 20 верасня, калі вы можаце абмеркаваць гэта далей. Калі ў вас ёсць якія-небудзь пытанні ці патрабуецца дадатковая інфармацыя, калі ласка, не саромейцеся звяртацца да мяне. Дзякуй за ўвагу да гэтага пытання, і я з нецярпеннем чакаю магчымасці працаваць разам. З найлепшымі пажаданнямі, Эмілі Уільямс |
Гэта эфектыўнае афіцыйнае завяршэнне электроннага ліста, таму што Эмілі Уільямс выразна фармулюе сваю просьбу аб магчымым супрацоўніцтве, а таксама выказвае ўдзячнасць за час, які доктар Браўн прачытаў і, магчыма, адказаў на яе электронны ліст.
Подпіс
Падобна таму, як выбар правільнага прывітання стварае глебу для вашага электроннага ліста, выбар адпаведнага афіцыйнага подпісу электроннага ліста не менш важны. Подпіс служыць заключнай нататкай, падтрымліваючы паважлівы тон ва ўсім вашым паведамленні. Гэта таксама дае заключны штрых, які можа паўплываць на ўражанне, якое вы пакінеце на атрымальніка.
Некаторыя часта выкарыстоўваюцца ветлівыя афіцыйныя подпісы электроннай пошты, якія можна адаптаваць да розных сітуацый, уключаюць:
- З павагай,
- З павагай,
- Яшчэ раз дзякуй,
- З найлепшымі пажаданнямі,
- З павагай,
- З найлепшымі пажаданнямі,
- З удзячнасцю,
- З павагай,
Калі справа даходзіць да фарматавання вашага электроннага подпісу, варта прытрымлівацца некаторых лепшых практык. Заўсёды пачынайце новы абзац для свайго подпісу і іншы асобны абзац для свайго імя. У афіцыйных зносінах пажадана падпісвацца імем і прозвішчам. Калі вы пішаце ад імя арганізацыі, назва арганізацыі павінна з'яўляцца пад вашым імем.
Прытрымліваючыся гэтых рэкамендацый, вы можаце гарантаваць, што ваша электронная пошта застанецца прафесійнай і ветлівай ад пачатку да канца, тым самым павялічваючы шанец атрымаць станоўчы адказ.
Напрыклад:
| Дзякуй за дапамогу ў праекце. Ваш вопыт быў неацэнным, і я спадзяюся на працяг нашага супрацоўніцтва. З найлепшымі пажаданнямі, Джон Сміт ABC Enterprises, кіраўнік праекта |
Яго афіцыйны подпіс «З найлепшымі пажаданнямі» і назва пасады дадаюць агульнаму прафесійнаму тону электроннага ліста. Гэта стварае аснову для далейшага пазітыўнага ўзаемадзеяння.
Парады па стварэнні афіцыйнага электроннага ліста, перш чым націснуць "Адправіць".
Выдатна, вы амаль гатовыя адправіць свой афіцыйны ліст! Але пачакайце — перш чым націснуць кнопку «Адправіць», давайце пераканаемся, што ўсё ў парадку. Вельмі важна, каб ваша электронная пошта была вытанчанай, прафесійнай і без памылак. Добра складзеная электронная пошта не проста эфектыўна перадае ваша паведамленне; гэта таксама задае тон для будучых узаемадзеянняў і пакідае незабыўнае ўражанне. Вось вычарпальны кантрольны спіс, які ахоплівае ўсе асновы, ад асноў, такіх як арфаграфія і граматыка, да больш тонкіх элементаў, такіх як тон і час:
- Карэктура. Заўсёды правярайце арфаграфію і граматыку, перш чым націснуць "Адправіць". Каб зрабіць гэты працэс больш простым і дакладным, паспрабуйце выкарыстоўваць наш інструмент карэктуры каб пераканацца, што ўсё ў парадку.
- Выкарыстоўвайце прафесійны адрас электроннай пошты. Гарантуйце, што ваш адрас электроннай пошты прымацаваны да прафесійнага фармату, напрыклад [электронная пошта абаронена]. Пазбягайце выкарыстання неафіцыйных або недарэчных адрасоў электроннай пошты, такіх як "[электронная пошта абаронена]».
- Тэма апісання. Ваша тэма павінна даць добрае ўяўленне аб змесце электроннага ліста, прыцягваючы атрымальніка адкрыць яго.
- Праверце тон. Захоўвайце прафесійны і паважлівы тон, асабліва пры абмеркаванні адчувальных або складаных пытанняў.
- Блок подпісаў. Уключыце афіцыйны блок подпісу з вашым поўным імем, званнем і кантактнай інфармацыяй для прафесійнага выгляду і лёгкага кантролю.
- Агляд укладанняў. Яшчэ раз праверце, ці прымацаваны ўсе неабходныя дакументы, асабліва калі яны згадваюцца ў целе электроннага ліста.
- Правільны час. Улічвайце час адпраўкі электроннай пошты; пазбягайце адпраўкі дзелавых лістоў позна ўвечары або ў выхадныя, калі гэта не неабходна.
- Выкарыстоўвайце пункты або нумарацыю. Для электронных лістоў з вялікай колькасцю інфармацыі або запытаў выкарыстоўвайце пункты або нумараваныя спісы для зручнасці чытання.
- Папытаеце прызнання. Калі электронная пошта важная, падумайце аб тым, каб папрасіць пацверджанне атрымання.
- Кіраванне копіяй і скрытай копіяй. Выкарыстоўвайце копію для бачных дадатковых атрымальнікаў і схаваную копію, каб трымаць іншых схаванымі. Уключыце іх, калі ваша электронная пошта ўключае некалькі бакоў.
- Гіперспасылкі. Гарантуйце, што ўсе гіперспасылкі працуюць і вядуць на правільныя вэб-сайты або інтэрнэт-рэсурсы.
- Мабільны. Праверце, як ваша электронная пошта выглядае на мабільнай прыладзе, бо многія людзі правяраюць сваю электронную пошту на хаду.
Пасля таго, як вы паставілі гэтыя галачкі, вы гатовыя з упэўненасцю націснуць кнопку «Адправіць» у вашым афіцыйным электронным лісце!
Афіцыйныя прыклады электроннай пошты
Сёння камунікацыя па электроннай пошце з'яўляецца важным навыкам, асабліва ў прафесійных умовах. Незалежна ад таго, звяртаецеся вы да акадэмічнага кіраўніка або пытаецеся аб магчымасцях працаўладкавання, уменне напісаць кароткі, зразумелы і прафесійна аформлены электронны ліст можа падрыхтаваць аснову для прадуктыўных адносін. Веданне таго, што ўключаць, а што не, можа істотна паўплываць на тое, як ваша паведамленне будзе прынята. Каб дапамагчы вам у падрыхтоўцы вашых уласных лістоў, ніжэй вы знойдзеце кароткія прыклады афіцыйных лістоў, якія могуць служыць у якасці шаблонаў або натхнення для вашай ўласнай перапіскі.
- Прыклад 1: Афіцыйны электронны ліст для акадэмічнага кіраўніка.
- Прыклад 2: Афіцыйная электронная пошта з запытамі аб магчымасцях працаўладкавання.
заключэнне
| Авалоданне мастацтвам напісання афіцыйных электронных лістоў можа адкрыць новыя магчымасці і палепшыць вашы прафесійныя навыкі зносін. У гэтым кіраўніцтве вы азнаёміліся з кожным важным кампанентам, ад пераканаўчай тэмы да ветлівага подпісу. Узброіўшыся гэтымі ведамі, вы зараз гатовыя складаць эфектыўныя, добра структураваныя афіцыйныя электронныя лісты, якія адпавядаюць прафесійным стандартам. Так што смела націскайце кнопку «Адправіць», ведаючы, што вы добра падрыхтаваны, каб кожнае ўзаемадзеянне было важным. |
