У сучасны лічбавы век вывучэнне мастацтва зносін па электроннай пошце вельмі важна. Незалежна ад таго, з'яўляецеся вы студэнтам, прафесіяналам або проста падтрымліваеце сувязь з сябрамі і сям'ёй, веданне таго, як падрыхтаваць эфектыўную прэзентацыю па электроннай пошце, можа значна паўплываць на тое, як атрымаецца ваша паведамленне. Гэта кіраўніцтва дасць вам важныя парады і прыклады для стварэння абодвух фармальны і выпадковыя знаёмствы па электроннай пошце, гарантуючы, што яны заўсёды зразумелыя, паважлівыя і падыходзяць для мэтавай аўдыторыі.
Авалоданне мастацтвам увядзення электроннай пошты
Эфектнае ўвядзенне па электроннай пошце жыццёва важна для эфектыўнай камунікацыі. Гэта не толькі задае тон, але і ўдакладняе мэту электроннага ліста атрымальніку. Вось як падрыхтаваць пераканаўчае ўвядзенне па электроннай пошце:
- Пачніце з ветлівага прывітання. Пачынайце кожны ліст з цёплага прывітання. Гэта можа быць простае «Прывітанне», «Паважаны [Імя]» або любое адпаведнае прывітанне ў залежнасці ад вашых адносін з атрымальнікам.
- Уключыце дружалюбную пачатковую лінію. Пасля прывітання дадайце цёплую пачатковую фразу. Напрыклад, «Я спадзяюся, што гэтае паведамленне знаходзіць вас добра» або «Я спадзяюся, што вы выдатна правялі дзень». Гэта дадае асабісты настрой і паказвае павагу.
- Ясна сфармулюйце сваю мэту. Коратка растлумачце прычыну вашага электроннага ліста. Гэта павінна ісці непасрэдна пасля вашага пачатковага радка, забяспечваючы плаўны пераход да асноўнага зместу вашага паведамлення.
- Персаналізуйце сваё ўвядзенне. Адаптуйце сваё ўвядзенне да атрымальніка. Калі вы пішаце камусьці, з кім вы сустракаліся раней, кароткая спасылка на ваша апошняе ўзаемадзеянне можа быць прыемным штрыхом.
- Падрыхтуйце выразную тэму. Радок тэмы з'яўляецца важным элементам вашай электроннай пошты. Яно павінна быць кароткім і канкрэтным, абагульняючы змест электроннага ліста ў некалькіх словах. Пазбягайце неадназначных апісанняў, каб пераканацца, што атрымальнік з першага погляду даведаецца пра рэлевантнасць электроннага ліста.
Напрыклад, суіскальнік можа напісаць:
Гэтыя асноўныя прынцыпы служаць асновай для эфектыўнага знаёмства з электроннай поштай. У наступных раздзелах мы разгледзім больш канкрэтныя рэкамендацыі і прыклады для фармальных і паўсядзённых кантэкстаў электроннай пошты, даючы больш глыбокае разуменне мастацтва зносін па электроннай пошце.
Рэкамендацыі для афіцыйнага ўвядзення электроннай пошты
Афіцыйныя электронныя лісты важныя для прафесійнай камунікацыі, як з асобай, якая займае афіцыйныя пасады, так і з незнаёмымі вам людзьмі. Гэта ўключае ў сябе ўзаемадзеянне з начальствам, калегамі або нават знешнімі кантактамі, такімі як кліенты. Давайце паглядзім на асноўныя элементы, якія трэба ўлічваць пры афіцыйным прадстаўленні па электроннай пошце:
- Выкарыстоўвайце прафесійную лінію адкрыцця. Пачніце з афіцыйнага прывітання, напрыклад «Паважаны [Назва і прозвішча]» або «Каго гэта можа тычыцца», калі імя атрымальніка невядомае. Гэта паказвае павагу і прафесіяналізм.
- Праявіце ветлівасць у першым сказе. Уключыце ветлівы сказ, каб выказаць добрую волю, напрыклад, «Я спадзяюся, што гэтае паведамленне знаходзіць вас добра» або «Я спадзяюся, што ў вас прадуктыўны дзень».
- Самастойная інфармацыя для першых электронных лістоў. Калі вы пішаце камусьці па электроннай пошце ў першы раз, прадставіцеся сваім поўным імем і сваёй роляй або сувяззю. Напрыклад, «Мяне завуць Эмілі Чэнь, аналітык XYZ Corporation».
- Умацоўваць прафесіяналізм у мове. Пазбягайце нефармальнай мовы, эмодзі або паўсядзённых выразаў. Акрамя таго, пазбягайце абмену занадта вялікай колькасцю асабістай інфармацыі або недарэчных гісторый у прафесійнай абстаноўцы.
Вось прыклад афіцыйнага паведамлення па электроннай пошце:
Гэтыя рэкамендацыі дапамагаюць пераканацца, што ваша ўвядзенне па электроннай пошце будзе належным чынам фармальным, задаючы прафесійны тон астатняй частцы вашага зносін. Памятайце, што добра створанае ўвядзенне можа істотна паўплываць на тое, як ваша электронная пошта ўспрымаецца і як на яе адказваюць.
Асноўнае для падрыхтоўкі звычайнага ўвядзення па электроннай пошце
Выпадковыя электронныя лісты адрозніваюцца ад афіцыйных тонам і мовай, якія звычайна выкарыстоўваюцца пры зносінах з сябрамі, сям'ёй або паразуменні. Разгледзім наступныя ключавыя элементы:
- Выбірайце спакойны тон. Выкарыстоўвайце гутарковы і нефармальны тон. Гэтага можна дасягнуць праз паўсядзённую мову і больш асабісты падыход.
- Пачніце з сяброўскага прывітання. Пачніце са звычайнага прывітання, напрыклад, «Прывітанне [Імя]» або «Прывітанне!» Гэта задае сяброўскі тон з самага пачатку.
- Персаналізуйце сваё адкрыццё. У адрозненне ад афіцыйных электронных лістоў, выпадковыя дазваляюць больш персаналізаванае ўвядзенне. Напрыклад, «Проста хацеў зарэгістравацца і паглядзець, як у вас справы» або «Думаў напісаць вам, каб паспець».
- Не саромейцеся выкарыстоўваць больш лёгкія выразы. Дапушчальна выкарыстоўваць эмодзі, гутарковыя тэрміны і нават гумар у звычайных электронных лістах, асабліва калі гэта адпавядае вашым адносінам з атрымальнікам.
- Падтрымлівайце павагу і яснасць. Нягледзячы на тое, што ваш электронны ліст нязмушаны, ён павінен быць паважлівым і дастаткова зразумелым, каб атрымальнік мог зразумець ваша паведамленне без блытаніны.
Вось прыклад неафіцыйнага паведамлення па электроннай пошце:
Гэтыя парады дапамогуць вам стварыць нязмушаную электронную пошту, якая будзе добразычлівай, але зразумелай, што гарантуе камфортную размову з чалавекам, якога вы добра ведаеце.
Адрозненне паміж афіцыйнымі і неафіцыйнымі радкамі тэмы электроннай пошты
Вывучыўшы нюансы выпадковых знаёмстваў па электроннай пошце, не менш важна зразумець, як тон радкоў тэмы электроннай пошты можа адрознівацца ў афіцыйным і нефармальным кантэкстах. Давайце паглыбімся ў асноўныя адрозненні, якія апісваюць афіцыйныя і неафіцыйныя тэмы, усталяваўшы правільныя чаканні для зместу вашага электроннага ліста:
- Яснасць і прафесіяналізм у афіцыйных лістах. Для афіцыйнага электроннага ліста тэма павінна быць яснай, лаканічнай і пазбаўленай нязмушанай мовы. Гэта гарантуе, што атрымальнік разумее сур'ёзнасць і канкрэтны кантэкст электроннага ліста.
- Гнуткасць у нефармальных умовах. Калі мэтазгодна выкарыстоўваць нефармальны тон - напрыклад, ліст сябру або блізкаму калегу - тэма можа быць больш спакойнай і асабістай. Ён можа адлюстроўваць гутарковы стыль і нават уключаць гутарковыя выразы або эмодзі, калі падыходзяць.
- Захоўвайце «Re:» для афіцыйных адказаў. У афіцыйных адказах па электроннай пошце выкарыстоўвайце «Re:» (скарачэнне ад «у дачыненні»), каб паказаць працяг папярэдняга абмеркавання. Гэта радзей сустракаецца ў выпадковых размовах.
Каб праілюстраваць адрозненні паміж афіцыйнымі і неафіцыйнымі тэматычнымі лініямі, у наступнай табліцы прыведзены паралельныя параўнання таго, як падобную тэму можна разглядаць па-рознаму ў залежнасці ад кантэксту:
| Фармальны | Informal |
| Заяўка на сустрэчу для абмеркавання праекта | Хутка пагаворым аб нашым праекце! |
| Запыт наконт абнаўлення стану ўліковага запісу | Што здарылася з маім уліковым запісам? |
| Пацверджанне запісу на гутарку | Мы ўсё яшчэ на інтэрв'ю заўтра? |
| Напамін аб апошнім тэрміне падачы прапаноў | Увага: калі гэтая прапанова павінна быць зноў? |
Размяжоўваючы тэмы, вы задаеце правільны тон астатняй частцы электроннага ліста. Добра падабраная тэма як у афіцыйных, так і ў неафіцыйных электронных лістах гарантуе, што атрымальнік мае правільныя чаканні яшчэ да таго, як адкрые ліст.
Выбар адпаведных уводных фраз па электроннай пошце
Выбар фраз для ўводнага ліста павінен адпавядаць тону электроннага ліста - афіцыйнаму ці нязмушанаму - і яго агульнай тэме. Ніжэй прыведзены некалькі разнастайных фраз, якія дапамогуць ветліва адкрыць электронны ліст:
Прывітальныя фразы
| Фармальны | Informal |
| Для каго гэта можа тычыцца, | Гэй там! |
| Паважаны [Назва і імя], | Прывітанне [імя], |
| Прывітанне, | Добры дзень, |
| Добры дзень, | Што новага? |
| З павагай звяртаючыся, | Эй [Імя]! |
| Паважаны [Званне і імя], | Хауди, |
Чакаецца, што ў афіцыйных электронных лістах будуць выкарыстоўвацца загалоўкі з прозвішчам атрымальніка, напрыклад «Паважаная спадарыня Браўн» або «Паважаны доктар Адамс», каб захаваць прафесійны і паважлівы тон.
Адкрыццё радкоў
| Фармальны | Informal |
| Я спадзяюся, што гэтае паведамленне вас задаволіла. | Спадзяюся, у вас усё выдатна! |
| Я пішу вам з нагоды… | Проста хацеў зарэгістравацца і паглядзець... |
| Даць вам сапраўдную ацэнку гэтага маці. | Гэй, ты чуў пра... |
| Мы вельмі цэнім вашу дапамогу ў гэтым пытанні. | У вас ёсць хвіліна паразмаўляць пра што-небудзь? |
| Калі ласка, дазвольце мне прадставіцца; Я [Ваша імя], [Ваша пасада]. | Памятаеце нашу размову пра [Тэма]? Атрымаў абнаўленне! |
Важна пераканацца, што ваша электронная пошта не мае граматычных і арфаграфічных памылак, незалежна ад яе фармальнасці. Выкарыстоўваючы нашу платформу служба карэктуры можа значна палепшыць прафесіяналізм і яснасць вашага паведамлення, дапамагаючы вам эфектыўна размаўляць.
Памятайце, што правільны выбар слоў ва ўвядзенні вашага электроннага ліста стварае аснову для ўсяго паведамлення. Афіцыйнае ці выпадковае адкрыццё вашага электроннага ліста можа значна паўплываць на тон размовы і ўражанне, якое вы робіце на атрымальніка.
Мастацтва падрыхтоўкі адказаў у зносінах па электроннай пошце
Калі вы адказваеце на электронныя лісты, захаванне належнага ўзроўню фармальнасці і тону зыходнага паведамлення з'яўляецца ключавым. Добры адказ звычайна пачынаецца з выказвання падзякі або пацверджання зместу электроннага ліста, пасля чаго звяртаецца да тэмы.
Афіцыйны адказ па электроннай пошце
- Пачніце з ветлівага прызнання: «Паважаны [Імя], дзякуй за ваш падрабязны ліст».
- Адрасуйце пытанне або праблему: «Што тычыцца вашага пытання аб тэрмінах праекта, я хацеў бы ўдакладніць, што ...»
- Прапануйце дадатковую дапамогу або інфармацыю: «Калі вам спатрэбяцца дадатковыя падрабязнасці, калі ласка, не саромейцеся звязвацца са мной».
Вось прыклад афіцыйнага адказу па электроннай пошце:
Неафіцыйны адказ па электроннай пошце
- Пачніце з сяброўскага адкрыцця: «Гэй [Імя], дзякуй, што звярнуліся!»
- Пераходзьце адразу да справы: «Пра сустрэчу, пра якую вы згадалі, мы думаем на наступным тыдні?»
- Закрыць з асабістым падыходам: «Хутчэй даганяй!»
Вось прыклад нефармальнага адказу па электроннай пошце:
Памятайце, што ў неафіцыйных адказах можна быць больш прамымі і менш фармальнымі. Аднак заўсёды захоўвайце паважлівы і выразны тон, каб атрымальнік адчуваў, што яго цэняць. Афіцыйны ці неафіцыйны, ваш адказ адлюстроўвае ваш стыль зносін і прафесіяналізм.
заключэнне
| Сёння неабходна ўменне падрыхтаваць пераканаўчае ўвядзенне па электроннай пошце. У гэтым кіраўніцтве вы азнаёміліся з нюансамі стварэння як афіцыйных, так і звычайных паведамленняў па электроннай пошце, прапаноўваючы разуменне, каб пераканацца, што вашы паведамленні прымаюцца з яснасцю і павагай, якіх яны заслугоўваюць. Незалежна ад таго, звяртаецеся вы да прафесійнага кантакту або кідаеце выпадковае паведамленне сябру, памятайце, што ўвядзенне ў электронным лісце - гэта больш, чым проста словы; гэта мост, які злучае ваша паведамленне з светам. Прымяняючы гэтыя ідэі і прыклады, вы не проста адпраўляеце электронныя лісты; вы прасоўваеце сувязі, будуеце адносіны і арыентуецеся ў лічбавым ландшафце з упэўненасцю і вытанчанасцю. Такім чынам, у наступны раз, калі вы будзеце складаць электронны ліст, успомніце мастацтва знаёмства з электроннай поштай і зрабіце кожнае слова важным. |
