Kretanje kroz složenost formalnog pisanja e-pošte često se može osjećati neodoljivo, posebno kada se obratite nekome nepoznatom. Ali istina je da znanje kako izgraditi dobro organiziranu, profesionalnu e-poštu može značajno poboljšati vaše komunikacijske vještine i otvoriti vrata za mogućnosti. Ovaj vodič nastoji da razjasni komponente formalnih e-poruka, od naslova do potpisa. Do kraja ovog članka, imat ćete alate za pripremu učinkovitih, sjajnih e-poruka koje se pridržavaju profesionalnih standarda i čine svaku interakciju bitnom.
Struktura formalnog emaila
Struktura formalne e-pošte ne razlikuje se radikalno od neformalne, ali je uglađenija i slijedi specifičan bonton. Zvanična e-pošta općenito uključuje sljedeće elemente:
- Predmet. Kratak, prikladan naslov koji rezimira svrhu e-pošte.
- Zvanična e-mail čestitka. Velikodušno otvaranje koje se obraća primaocu s poštovanjem.
- Tekst tijela e-pošte. Glavni sadržaj je strukturiran logički i koristeći formalni jezik.
- Zvanični završetak e-pošte. Završna reč koja je ljubazna i poziva na konkretnu akciju ili odgovor.
- Potpis. Vaš potpis, koji obično uključuje vaše puno ime i često vašu profesionalnu titulu ili podatke za kontakt.
Integrisanje ovih elemenata pažljivo poboljšava efikasnost vaših formalnih e-poruka, čineći ih lakšim za čitanje i vjerovatnijim da će izazvati očekivani odgovor.
Predmet
Predmet služi kao naslov za vašu e-poštu i igra ključnu ulogu u privlačenju pažnje primaoca. Iako može izgledati kao mali detalj, njegov značaj ne treba potcijeniti. Jasna linija predmeta može uvelike povećati vjerovatnoću da će vaš email biti otvoren i dobiti pravovremeni odgovor.
Kao sporedna napomena, preporučljivo je da ne unosite adresu e-pošte primaoca u označenu liniju primaoca—koja se nalazi iznad reda predmeta—dok niste potpuno spremni za slanje e-pošte. Ovo pomaže da se spriječi slučajno slanje nedovršene e-pošte. Isto upozorenje treba primijeniti i prilikom popunjavanja linija Cc i Bcc.
Predmet bi trebao biti jasan i koncizan, pružajući snimak sadržaja e-pošte u samo 5-8 riječi. Ovo ne samo da privlači pažnju primaoca, već i podstiče pravovremene odgovore. Uvijek imajte na umu da popunite navedeni okvir za temu, koji je odvojen od tijela e-pošte, kako biste izbjegli slanje e-pošte bez predmeta.
Na primjer:
- Tražim upit za poziciju urednika. Ova linija predmeta označava da pošiljalac pita o poziciji urednika, što ga čini relevantnim za HR ili urednički tim.
- Objašnjenje današnjeg izostanka. Ova tema odmah govori primaocu da će se u e-poruci razgovarati o odsustvu, što će podstaći brži odgovor od menadžera ili profesora.
- Zahtjev za pismo preporuke. Ova linija precizira da će se e-poruka odnositi na pismo preporuke, pozivajući primatelja na prirodu i hitnost zahtjeva.
- Upit za prijavu za stipendiju. Jasno navođenje da se e-poruka odnosi na aplikaciju za stipendiju olakšat će akademskim ili financijskim uredima da daju prioritet e-mailu.
- Dnevni red sastanka za ovu sedmicu. Ova linija predmeta brzo obavještava tim ili učesnike da email sadrži dnevni red za predstojeći sastanak.
- Hitno: hitan porodični slučaj danas. Koristeći "hitno" i pojedinosti o hitnom slučaju ova e-poruka postaje visoki prioritet za hitnu akciju.
- Potreban je odgovor na konferenciju u petak. Ovo označava važnost odgovora o predstojećoj konferenciji, ohrabrujući primaoca da je brzo otvori.
Svaki od ovih primjera sažeto opisuje temu e-pošte primaocu, pomažući mu da odredi prioritete za čitanje vaše poruke. Predmet je prva stvar koju primalac vidi kada stigne vaš email, što ga čini ključnom komponentom za efikasnu komunikaciju.
pozdrav
Odabir odgovarajuće formalne čestitke putem e-pošte je od suštinskog značaja za iskazivanje poštovanja prema primaocu. Pozdrav koji odaberete treba da odgovara kontekstu i svrsi vaše e-pošte, efektivno postavljajući ton za razgovor koji slijedi. Evo nekih uobičajenih službenih pozdrava putem e-pošte:
- Poštovani gospodine/gospođo/dr/profesore [Prezime],
- Dobro jutro/popodne [ime primaoca],
- Na koga se to može odnositi,
- Pozdrav,
- Zdravo [ime primaoca],
Odabir odgovarajućeg pozdrava je ključan jer on postavlja početni ton za ostatak vaše poruke.
Na primjer:
- Ako kontaktirate svog ujaka Mikea zbog formalnih pitanja, odgovarajući početak bi mogao biti: "Dragi ujače Mike..."
- Kada se dopisujete sa potencijalnim poslodavcem u vezi sa mogućnostima zaposlenja, bio bi prikladan formalniji pozdrav poput „Draga gospođo Smith...“.
- Ako kontaktirate klijenticu po imenu Sara, koju ste ranije upoznali, možete upotrijebiti "Dobro jutro, Sarah..."
- Kada šaljete e-poruku profesionalnom poznavatelju po imenu Alex i želite da to bude pomalo neformalno, “Zdravo Alex…” bi bilo prikladno.
- Ako se obraćate grupi ljudi čija imena ne znate, “Pozdrav” bi bilo dovoljno.
U slučajevima kada ne poznajete primaoca, “Kome se može ticati” i “Pozdrav” služe samo kao formalni pozdravi. Međutim, uvijek je poželjno identificirati ime osobe kojoj šaljete e-poštu i direktno joj se obratiti kada je to moguće.
Obično zarez slijedi iza pozdrava u vašoj e-pošti. Međutim, možete koristiti i dvotočku u vrlo formalnim okruženjima. Ključna stvar je da se pobrinete da vaš pozdrav bude poštovan i prikladan za publiku kojoj je namijenjen. Pažljivim odabirom pozdravne e-pošte ne samo da olakšavate lakše uređenje sa svojom porukom, već i povećavate vjerovatnoću da dobijete brz i relevantan odgovor.
Tekst tijela e-pošte
Glavni sadržaj e-pošte se naziva tijelo e-pošte. Obično se fokusira na jednu temu ili skup usko povezanih tema. Prva stvar koju treba da uradite u telu e-pošte je da razjasnite razlog vaše korespondencije.
Pojašnjavanje svrhe vaše e-pošte omogućava primaocu da razumije kontekst, što mu olakšava da vam pomogne ili odgovori. Možete predstaviti svrhu svoje e-pošte frazama kao što su:
- Hteo bih da se raspitam o…
- Pišem da izrazim interesovanje za…
- Javljam Vam se u vezi…
- Nadam se da ću pojasniti…
- Želim da zatražim…
- Zanima me da saznam više o…
- Želio bih potvrditi detalje o…
- Tražim dalje informacije o…
Ako nikada ranije niste imali interakciju sa primaocem, bilo bi pristojno da se ukratko predstavite prije nego što navedete svoju primarnu zabrinutost.
Na primjer:
- Kada tražite mogućnosti profesionalnog umrežavanja ili potencijalne saradnje, ključno je pravilno upoznavanje. U sljedećem primjeru, Emily se jasno predstavlja i sažeto opisuje razlog svoje e-pošte dr. Brownu, olakšavajući jednostavnije razumijevanje njenih namjera:
| Poštovani dr. Brown, Ja sam Emily Williams, mlađi istraživački analitičar u DEF Corporation. Pratio sam vaš rad u oblasti nanotehnologije i želio bih razgovarati o mogućoj saradnji naših institucija. |
Preporučuje se da vaša e-pošta bude sažeta. Upamtite, većina ljudi radije pregledava svoje e-poruke brzo, stoga izbjegavajte nepotrebna dešavanja.
Na primjer:
- Ako tražite slobodno vrijeme na poslu zbog hitnog slučaja u porodici, možete jednostavno reći: 'Imam hitan slučaj u porodici i moram uzeti slobodan dan' umjesto da ulazite u iscrpne detalje o situaciji.
Za dodatnu notu profesionalizma i ljubaznosti, razmislite o početku e-pošte izrazom zahvalnosti ako odgovarate na prethodnu poruku. Fraze poput "Cijenim vaš pravovremeni odgovor" ili "Hvala što ste mi se javili" mogu postaviti pozitivan ton za ostatak razgovora.
završni
Završetak službene e-pošte služi kao odjeljak za traženje određene radnje i izražavanje zahvalnosti osobi kojoj šaljete e-poštu. Uspostavljanje ravnoteže između vašeg zahtjeva i pristojnog jezika je općenito dobra praksa. Ovo ne samo da pokazuje ljubaznost, već i poboljšava šanse za dobijanje pozitivnog odgovora. Ove fraze se mogu prilagoditi različitim situacijama i specifičnom kontekstu vaše e-pošte. Evo nekih od njih koje možete koristiti:
- Hvala vam na razmatranju i radujem se što ću uskoro čuti od vas.
- Ako imate bilo kakvih pitanja ili nedoumica, ne ustručavajte se da me obavijestite.
- Radujem se prilici da radimo zajedno.
- Hvala vam za vaše povratne informacije; to je veoma cijenjeno.
- Vaša brza pažnja ovom pitanju bila bi veoma cijenjena.
- Zahvalan sam na vremenu koje ste odvojili da pročitate moju e-poštu.
- Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije, slobodno me kontaktirajte.
- Cijenim vaše razumijevanje i pomoć u vezi sa ovim pitanjem.
- Unaprijed zahvaljujemo na saradnji.
- Uzbuđen sam zbog mogućnosti saradnje i rado bih dalje razgovarao.
Slično kao što otvaranje formalne e-pošte postavlja ton cijelom razgovoru, završni dio također igra vitalnu ulogu u stvaranju trajnog utiska i postavljanju pozornice za buduće interakcije.
Na primjer:
- U kontekstu našeg primjera, Emily Williams je predložila saradnju sa dr. Brownom i ima za cilj da dobije pravovremeni odgovor. Da bi to postigla, ona određuje datum do kojeg bi željela da se javi, nudi da odgovori na sva pitanja i završava e-poštu ljubaznim potpisom. Na ovaj način, ona kreira strukturiran i ljubazan završetak svoje službene e-pošte, poput ovoga:
| Nadam se da ćemo moći dogovoriti sastanak u bliskoj budućnosti kako bismo istražili mogućnosti za saradnju. Molimo vas da me obavijestite do 20. septembra ako ste dostupni da dalje razgovaramo o tome. Ako imate bilo kakvih pitanja ili su vam potrebne dodatne informacije, slobodno me kontaktirajte. Hvala vam na pažnji po ovom pitanju i radujem se prilici da radimo zajedno. Srdačan pozdrav, Emily Williams |
Ovo je efektivan formalni završetak e-pošte jer Emily Williams jasno artikuliše svoj zahtjev za mogućom saradnjom, istovremeno izražavajući zahvalnost na vremenu koje je dr. Brown imao da pročita i potencijalno odgovori na njenu e-poštu.
potpis
Baš kao što odabir pravog pozdrava postavlja scenu za vašu e-poštu, odabir odgovarajućeg formalnog potpisa e-pošte je jednako važan. Potpis služi kao završna napomena, podržavajući ton poštovanja postavljen u vašoj poruci. Takođe pruža završni dodir koji može uticati na utisak koji ostavljate na primaoca.
Neki često korišteni ljubazni formalni potpisi e-pošte koji se mogu prilagoditi različitim situacijama uključuju:
- S poštovanjem,
- S poštovanjem,
- Hvala još jednom,
- Srdačni pozdravi,
- S poštovanjem,
- Srdačan pozdrav,
- Sa zahvalnošću,
- Iskreno tvoj,
Kada je u pitanju formatiranje vašeg potpisa e-pošte, postoje neke najbolje prakse koje treba slijediti. Uvijek započnite novi pasus za svoj potpis i drugi poseban pasus za svoje ime. Preporučljivo je da se u službenoj komunikaciji potpisujete i imenom i prezimenom. Ako pišete u ime organizacije, ime organizacije treba da se pojavi ispod vašeg imena.
Pridržavajući se ovih smjernica, možete jamčiti da će vaša e-pošta ostati profesionalna i ljubazna od početka do kraja, čime se povećavaju šanse da dobijete povoljan odgovor.
Na primjer:
| Hvala vam na pomoći oko projekta. Vaša stručnost je od neprocjenjive vrijednosti i radujem se našoj daljnjoj saradnji. Sve najbolje, John Smith ABC Enterprises, menadžer projekta |
Njegov formalni potpis, 'Najbolje želje', i uključujući naziv njegovog radnog mjesta, doprinose cjelokupnom profesionalnom tonu e-pošte. Ovo postavlja teren za nastavak pozitivnih interakcija.
Savjeti za kreiranje službene e-pošte prije nego što pritisnete pošalji
Odlično, skoro ste spremni da pošaljete svoju službenu e-poštu! Ali sačekajte—prije nego što kliknete na dugme „Pošalji“, provjerimo je li sve u redu. Ključno je osigurati da vaša e-pošta bude uglađena, profesionalna i bez grešaka. Dobro izrađena e-pošta ne samo da efikasno prenosi vašu poruku; takođe postavlja ton za buduće interakcije i ostavlja trajni utisak. Evo sveobuhvatne kontrolne liste koja pokriva sve osnove, od osnova poput pravopisa i gramatike do nijansiranih elemenata kao što su ton i vrijeme:
- Proofread. Uvijek provjerite pravopis i gramatiku prije nego pritisnete 'Pošalji'. Da biste ovaj proces učinili lakšim i preciznijim, razmislite o korištenju naš alat za lekturu da potvrdim da je sve u redu.
- Koristite profesionalnu adresu e-pošte. Garantujte da je vaša adresa e-pošte priložena profesionalnom formatu, kao što je [email zaštićen]. Izbjegavajte korištenje neformalnih ili neprikladnih adresa e-pošte poput '[email zaštićen]. '
- Opisna tema. Vaš predmet treba da pruži dobru ideju o sadržaju e-pošte, privlačeći primaoca da ga otvori.
- Provjerite ton. Zadržite profesionalan i pun poštovanja, posebno kada razgovarate o osjetljivim ili složenim pitanjima.
- Blok potpisa. Uključite formalni blok potpisa sa svojim punim imenom, titulom i kontakt informacijama za profesionalni izgled i jednostavno praćenje.
- Pregledajte priloge. Još jednom provjerite da li su svi potrebni dokumenti priloženi, posebno ako su spomenuti u tijelu e-pošte.
- Tačno vrijeme. Uzmite u obzir tajming vaše e-pošte; izbjegavajte slanje poslovnih e-poruka kasno navečer ili tokom vikenda osim ako nije potrebno.
- Koristite tačke ili numerisanje. Za e-poruke s puno informacija ili zahtjeva, koristite tačke ili numerisane liste radi čitljivosti.
- Pitajte za potvrdu. Ako je e-mail važan, razmislite o tome da tražite potvrdu prijema.
- Upravljajte Cc i Bcc. Koristite Cc za vidljive dodatne primatelje i Bcc da druge držite skrivenima. Uključite ih ako vaša e-pošta uključuje više strana.
- Hiperlinkovi. Garantujte da sve hiperveze rade i vode do ispravnih veb lokacija ili onlajn resursa.
- Prikladno za mobilne uređaje. Provjerite kako se vaša e-pošta pojavljuje na mobilnom uređaju, jer mnogi ljudi provjeravaju svoju e-poštu u pokretu.
Nakon što označite ove okvire, spremni ste da pritisnete dugme 'Pošalji' s povjerenjem u svojoj zvaničnoj e-pošti!
Formalni primjeri e-pošte
Danas je komunikacija putem e-pošte neophodna vještina, posebno u profesionalnim okruženjima. Bilo da se obraćate akademskom savjetniku ili pitate o mogućnostima za posao, sposobnost da napišete kratku, jasnu i profesionalno oblikovanu e-poštu može postaviti pozornicu za produktivan odnos. Znati šta treba uključiti—a šta ne—može napraviti veliku razliku u načinu na koji je vaša poruka primljena. Kako bismo vam pomogli u pripremi vlastitih e-poruka, ispod ćete pronaći kratke primjere formalnih e-poruka koji vam mogu poslužiti kao predlošci ili inspiracija za vlastitu prepisku.
- Primer 1: Zvanična e-pošta koja se obraća akademskom savjetniku.
- Primer 2: Formalni email sa upitima o mogućnostima zapošljavanja.
zaključak
| Ovladavanje umijećem formalnog pisanja e-pošte može otvoriti vrata novim mogućnostima i unaprijediti vaše profesionalne komunikacijske vještine. Ovaj vodič vas je proveo kroz svaku ključnu komponentu, od uvjerljive teme do ljubaznog potpisa. Naoružani ovim znanjem, sada ste spremni da sastavite efikasne, dobro strukturirane formalne poruke e-pošte koje se pridržavaju profesionalnih standarda. Zato samo naprijed i samopouzdano pritisnite dugme 'Pošalji', znajući da ste dobro opremljeni da svaka interakcija bude bitna. |
