Navegar per les complexitats de l'escriptura formal de correu electrònic sovint pot resultar aclaparador, especialment quan es posa en contacte amb algú desconegut. Però la veritat és que saber construir un correu electrònic professional ben organitzat pot millorar significativament les teves habilitats de comunicació i obrir portes a oportunitats. Aquesta guia pretén aclarir els components dels correus electrònics formals, des de l'assumpte fins a la signatura. Al final d'aquest article, tindreu les eines per preparar correus electrònics eficaços i brillants que s'adhereixin als estàndards professionals i que cada interacció valgui.
Estructura d'un correu electrònic formal
L'estructura d'un correu electrònic formal no és radicalment diferent d'un de informal, però és més polida i segueix una etiqueta específica. Un correu electrònic formal inclou generalment els elements següents:
- Una línia d'assumpte. Un títol breu i adequat que resumeixi l'objectiu del correu electrònic.
- Una salutació formal per correu electrònic. Una obertura generosa que s'adreça amb respecte al destinatari.
- Text del cos del correu electrònic. El contingut principal està estructurat de manera lògica i utilitzant llenguatge formal.
- Un final de correu electrònic formal. Una declaració de tancament que és educada i demana una acció o resposta específica.
- Una signatura. La vostra signatura, que normalment inclou el vostre nom complet i sovint el vostre títol professional o informació de contacte.
La integració d'aquests elements amb cura millora l'eficàcia dels vostres correus electrònics formals, fent-los més fàcils de llegir i tenir més probabilitats d'obtenir la resposta esperada.
La línia d'assumpte
L'assumpte serveix com a titular del vostre correu electrònic i té un paper crucial per captar l'atenció del destinatari. Encara que pugui semblar un petit detall, no s'ha de subestimar la seva importància. Una línia d'assumpte clara pot augmentar molt la probabilitat que el vostre correu electrònic s'obri i rebi una resposta oportuna.
Com a nota al marge, és recomanable no introduir l'adreça de correu electrònic del destinatari a la línia de destinatari designada, situada a sobre de l'assumpte, fins que no estigueu completament preparat per enviar el vostre correu electrònic. Això ajuda a evitar l'enviament accidental d'un correu electrònic sense acabar. El mateix avís s'ha d'exercir en omplir les línies Cc i Cco.
La línia de l'assumpte ha de ser clara i concisa, proporcionant una instantània del contingut del correu electrònic en només 5-8 paraules. Això no només crida l'atenció del destinatari, sinó que també fomenta les respostes oportunes. Recordeu sempre omplir el quadre de la línia d'assumpte especificat, que està separat del cos del correu electrònic, per evitar enviar un correu electrònic sense tema.
Per exemple:
- Busco consulta de posició d'editor. Aquesta línia d'assumpte indica que el remitent pregunta sobre una posició d'editor, per la qual cosa és rellevant per a RRHH o l'equip editorial.
- L'explicació de l'absència d'avui. Aquest assumpte informa immediatament al destinatari que el correu electrònic parlarà d'una absència, provocant una resposta més ràpida d'un director o professor.
- Sol·licitud d'una carta de recomanació. Aquesta línia especifica que el correu electrònic tractarà d'una carta de recomanació, que demana al destinatari la naturalesa i la urgència de la sol·licitud.
- Consulta per sol·licitud de beca. Indicar clarament que el correu electrònic tracta sobre una sol·licitud de beca facilitarà que les oficines acadèmiques o financeres prioritzin el correu electrònic.
- Agenda de la reunió d'aquesta setmana. Aquesta línia d'assumpte informa ràpidament l'equip o els assistents que el correu electrònic conté l'agenda d'una propera reunió.
- Urgent: Emergència familiar avui. L'ús d'"urgents" i detalls sobre l'emergència fa que aquest correu electrònic sigui una prioritat alta per a una acció immediata.
- Cal confirmar la conferència de divendres. Aquest assenyala la importància de respondre sobre una propera conferència, animant el destinatari a obrir-la ràpidament.
Cadascun d'aquests exemples descriu de manera concisa l'assumpte del correu electrònic al destinatari, ajudant-lo a prioritzar el missatge per llegir-lo. L'assumpte és el primer que veu el destinatari quan arriba el vostre correu electrònic, el que el converteix en un component crucial per a una comunicació eficaç.
Salutació
Escollir una salutació formal adequada per correu electrònic és essencial per mostrar respecte al destinatari. La salutació que seleccioneu hauria de coincidir amb el context i el propòsit del vostre correu electrònic, establint efectivament el to de la conversa següent. Aquestes són algunes de les salutacions formals de correu electrònic d'ús habitual:
- Benvolgut Sr./Sra./Dr./Professor [Cognoms],
- Bon dia/tarda [nom del destinatari],
- To whom it may concern,
- salutacions,
- Hola [nom del destinatari],
Seleccionar una salutació adequada és crucial perquè estableix el to inicial per a la resta del missatge.
Per exemple:
- Si us poseu en contacte amb el vostre oncle Mike per a qüestions formals, una obertura adequada podria ser "Estimat oncle Mike..."
- Quan es correspongui amb un possible empresari sobre oportunitats laborals, seria adequat una salutació més formal com "Estimada senyora Smith...".
- Si us poseu en contacte amb una clienta anomenada Sarah a qui heu conegut anteriorment, podeu fer servir "Bon dia, Sarah..."
- Quan envieu un correu electrònic a un acord professional anomenat Alex i voleu mantenir-lo una mica informal, "Hola Alex..." seria adequat.
- Si us adreceu a un grup de persones els noms dels quals no coneixeu, n'hi hauria prou amb "Salutacions".
En els casos en què no coneixeu el destinatari, "A qui pot interessar" i "Salutacions", només serveixen com a salutacions formals. Tanmateix, sempre és preferible identificar el nom de la persona a la qual envieu un correu electrònic i dirigir-vos-hi directament quan sigui possible.
Normalment, una coma segueix la salutació al vostre correu electrònic. Tanmateix, també podeu utilitzar els dos punts en entorns molt formals. El punt clau és assegurar-vos que la vostra salutació sigui respectuosa i adequada per al públic destinat. Si seleccioneu acuradament la vostra salutació per correu electrònic, no només faciliteu l'ordenació del vostre missatge, sinó que també augmenteu la probabilitat de rebre una resposta ràpida i rellevant.
Text del cos del correu electrònic
El contingut principal d'un correu electrònic s'anomena cos del correu electrònic. Normalment se centra en un únic tema o en un conjunt de temes estretament relacionats. El primer que heu de fer al cos del correu electrònic és aclarir el motiu de la vostra correspondència.
Aclarir el propòsit del vostre correu electrònic permet al destinatari entendre el context, facilitant-li l'assistència o la resposta. Podeu introduir el propòsit del vostre correu electrònic amb frases com ara:
- M'agradaria preguntar sobre...
- Escric per expressar el meu interès en...
- Estic en contacte amb tu per...
- Espero aclarir...
- Vull demanar...
- M'interessa saber més sobre...
- M'agradaria confirmar detalls sobre...
- Estic buscant més informació sobre...
Si mai no heu tingut cap interacció amb el destinatari, és cortès presentar-vos breument abans d'indicar la vostra preocupació principal.
Per exemple:
- Quan busqueu oportunitats de networking professional o col·laboracions potencials, la introducció adequada és clau. En l'exemple següent, l'Emily es presenta clarament i explica de manera concisa el motiu del seu correu electrònic al Dr. Brown, facilitant una comprensió més directa de les seves intencions:
| Benvolgut doctor Brown, Sóc l'Emily Williams, analista de recerca júnior de DEF Corporation. He estat seguint el teu treball en el camp de la nanotecnologia i m'agradaria parlar de possibles col·laboracions entre les nostres institucions. |
Es recomana mantenir el vostre correu electrònic concís. Recordeu que la majoria de la gent prefereix consultar els seus correus electrònics ràpidament, així que eviteu desenvolupaments innecessaris.
Per exemple:
- Si sol·liciteu temps lliure a causa d'una emergència familiar, podeu dir simplement: "Tinc una emergència familiar i necessito prendre el dia lliure", en lloc d'entrar en detalls exhaustius sobre la situació.
Per obtenir un toc afegit de professionalitat i cortesia, considereu començar el correu electrònic amb una expressió d'agraïment si esteu responent a un missatge anterior. Frases com "Agraeixo la teva resposta oportuna" o "Gràcies per tornar-me" poden establir un to positiu per a la resta de la conversa.
Fi
El final d'un correu electrònic formal serveix com a secció per sol·licitar una acció específica i per expressar agraïment a la persona a la qual envieu un correu electrònic. Aconseguir un equilibri entre la vostra sol·licitud i el llenguatge educat és generalment una bona pràctica. Això no només mostra cortesia, sinó que també millora les possibilitats de rebre una resposta positiva. Aquestes frases es poden adaptar a diferents situacions i al context específic del vostre correu electrònic. Aquests són alguns d'ells que podeu utilitzar:
- Gràcies per la vostra consideració, i espero rebre notícies vostres aviat.
- Si teniu alguna pregunta o dubte, no dubteu a fer-me saber.
- Espero tenir l'oportunitat de treballar junts.
- Gràcies pels seus comentaris; és molt apreciat.
- La vostra ràpida atenció a aquest tema seria molt valorada.
- Estic agraït pel temps que heu dedicat a llegir el meu correu electrònic.
- Si necessiteu alguna informació addicional, no dubteu a contactar amb mi.
- Agraeixo la vostra comprensió i ajuda en aquest tema.
- Gràcies per endavant per la vostra col·laboració.
- Estic entusiasmat amb la possibilitat de col·laborar i estaré encantat de discutir-ne més.
De la mateixa manera que l'obertura d'un correu electrònic formal estableix el to de tota la conversa, la secció final també té un paper vital per crear una impressió duradora i establir l'escenari per a futures interaccions.
Per exemple:
- En el context del nostre exemple, Emily Williams ha proposat una col·laboració amb el Dr. Brown i pretén obtenir una resposta oportuna. Per aconseguir-ho, especifica una data per a la qual li agradaria rebre resposta, s'ofereix a respondre qualsevol pregunta i finalitza el correu electrònic amb un tancament educat. D'aquesta manera, crea un final estructurat i educat al seu correu electrònic formal, com aquest:
| Espero que puguem organitzar una reunió en un futur proper per explorar les possibilitats de col·laboració. Si us plau, feu-m'ho saber abans del 20 de setembre si esteu disponible per parlar-ne més. Si teniu cap pregunta o necessiteu informació addicional, no dubteu a posar-vos en contacte amb mi. Gràcies per la vostra atenció a aquest tema, i espero tenir l'oportunitat de treballar junts. Salutacions cordials, Emily Williams |
Aquest és un final de correu electrònic formal eficaç perquè Emily Williams articula clarament la seva sol·licitud per a una possible col·laboració, alhora que expressa agraïment pel temps del Dr. Brown per llegir i, potencialment, respondre el seu correu electrònic.
Signatura
De la mateixa manera que seleccionar la salutació adequada estableix l'escenari per al vostre correu electrònic, triar una signatura de correu electrònic formal adequada és igualment important. La signatura serveix com a nota final, donant suport al to respectuós establert al llarg del vostre missatge. També proporciona un toc final que pot influir en la impressió que deixes en el destinatari.
Algunes signatures de correu electrònic formals d'ús habitual que es poden adaptar a diverses situacions inclouen:
- Respectuosament,
- Atentament,
- Gràcies de nou,
- Salutacions cordials,
- El saluda atentament,
- Salutacions cordials,
- Amb agraïment,
- De veritat
Quan es tracta de formatar la vostra signatura de correu electrònic, hi ha algunes pràctiques recomanades a seguir. Comenceu sempre un paràgraf nou per a la vostra signatura i un altre paràgraf separat per al vostre nom. És recomanable signar amb el vostre nom i cognoms en les comunicacions formals. Si escriviu en nom d'una organització, el nom de l'organització hauria d'aparèixer a sota del vostre nom.
Si seguiu aquestes directrius, podeu garantir que el vostre correu electrònic es mantingui professional i educat des del principi fins al final, augmentant així les possibilitats de rebre una resposta favorable.
Per exemple:
| Gràcies per la vostra ajuda amb el projecte. La vostra experiència ha estat inestimable i estic desitjant continuar la nostra col·laboració. Els meus millors desitjos, John Smith ABC Enterprises, director de projectes |
La seva signatura formal, "Els millors desitjos", i inclòs el seu títol de treball afegeixen al to professional general del correu electrònic. Això estableix l'escenari per a interaccions positives contínues.
Consells per crear un correu electrònic formal Abans de prémer enviar
Genial, ja estàs a punt per enviar el teu correu electrònic formal! Però espera, abans de fer clic al botó "Envia", assegurem-nos que tot estigui en ordre. És crucial assegurar-vos que el vostre correu electrònic estigui polit, professional i sense errors. Un correu electrònic ben dissenyat no només transmet el vostre missatge de manera efectiva; també estableix el to per a futures interaccions i deixa una impressió duradora. Aquí teniu una llista de verificació completa per cobrir totes les bases, des dels conceptes bàsics com l'ortografia i la gramàtica fins a elements més matisats com el to i el temps:
- Correcció. Comproveu sempre l'ortografia i la gramàtica abans de prémer "Enviar". Per fer aquest procés més fàcil i més precís, considereu l'ús la nostra eina de correcció per confirmar que tot està en ordre.
- Utilitzeu una adreça de correu electrònic professional. Assegureu-vos que la vostra adreça de correu electrònic s'adjunta a un format professional, com ara [protegit per correu electrònic]. Eviteu utilitzar adreces de correu electrònic informals o inadequades com "[protegit per correu electrònic].
- Línia d'assumpte descriptiva. La vostra línia d'assumpte hauria de proporcionar una bona idea del contingut del correu electrònic, atraient el destinatari perquè l'obri.
- Comproveu el to. Mantingueu un to professional i respectuós, sobretot quan parleu de temes sensibles o complexos.
- Bloc de signatures. Incloeu un bloc de signatura formal amb el vostre nom complet, títol i informació de contacte per obtenir un aspecte professional i un seguiment fàcil.
- Revisa els fitxers adjunts. Comproveu que tots els documents necessaris estiguin adjunts, especialment si s'esmenten al cos del correu electrònic.
- El moment correcte. Considereu el temps del vostre correu electrònic; eviteu enviar correus electrònics comercials a la nit o durant el cap de setmana tret que sigui necessari.
- Utilitzeu vinyetes o numeració. Per als correus electrònics amb molta informació o sol·licituds, utilitzeu vinyetes o llistes numerades per facilitar la lectura.
- Demana reconeixement. Si el correu electrònic és important, considereu demanar una confirmació de recepció.
- Gestionar Cc i Cco. Utilitzeu Cc per a destinataris addicionals visibles i Cco per mantenir els altres amagats. Incloeu-los si el vostre correu electrònic inclou diverses parts.
- Hipervincles. Assegureu-vos que tots els hiperenllaços funcionen i condueixen als llocs web o recursos en línia correctes.
- Adaptat per a mòbils. Comproveu com apareix el vostre correu electrònic en un dispositiu mòbil, ja que moltes persones comproven els seus correus electrònics des de qualsevol lloc.
Un cop hàgiu marcat aquestes caselles, podreu prémer el botó "Envia" amb confiança al vostre correu electrònic formal.
Exemples de correu electrònic formal
Avui dia, la comunicació per correu electrònic és una habilitat essencial, sobretot en entorns professionals. Tant si us poseu en contacte amb un assessor acadèmic com si us pregunteu sobre oportunitats laborals, la capacitat d'escriure un correu electrònic breu, clar i amb format professional pot establir l'escenari per a una relació productiva. Saber què incloure, i què no, pot marcar la diferència en com es rep el vostre missatge. Per ajudar-vos a preparar els vostres propis correus electrònics, a continuació trobareu breus exemples de correus electrònics formals que us poden servir de plantilles o d'inspiració per a la vostra correspondència.
- Exemple 1: Correu electrònic formal posant-se en contacte amb un assessor acadèmic.
- Exemple 2: Correu electrònic formal de consulta sobre oportunitats laborals.
Conclusió
| Dominar l'art de l'escriptura formal de correu electrònic pot obrir portes a noves oportunitats i millorar les teves habilitats de comunicació professional. Aquesta guia us ha guiat a través de cada component crucial, des d'una línia d'assumpte convincent fins a una signatura cortès. Armat amb aquest coneixement, ara esteu preparat per redactar correus electrònics formals eficaços i ben estructurats que s'adhereixin als estàndards professionals. Així que seguiu endavant i premeu el botó "Envia" amb confiança, sabent que esteu ben equipats per fer que cada interacció valgui. |
