Pormal nga email: giya alang sa epektibo nga komunikasyon

Ang pag-navigate sa mga pagkakomplikado sa pormal nga pagsulat sa email kanunay nga gibati nga hilabihan ka bug-at, labi na kung ang pagkontak sa usa ka tawo nga dili pamilyar. Apan ang tinuod mao, nga ang pagkahibalo kung giunsa paghimo ang usa ka maayo nga pagkahan-ay, propesyonal nga email mahimo’g mapauswag ang imong kahanas sa komunikasyon ug magbukas sa mga pultahan alang sa mga oportunidad. Kini nga giya nagtinguha sa pagpatin-aw sa mga sangkap sa pormal nga mga email, gikan sa linya sa hilisgutan hangtod sa pirma. Sa pagtapos sa kini nga artikulo, makabaton ka mga himan aron maandam ang epektibo, sinaw nga mga email nga nagsunod sa mga sumbanan sa propesyonal ug gihimo ang matag interaksyon nga maihap.

Ang istruktura sa usa ka pormal nga email

Ang istruktura sa usa ka pormal nga email dili kaayo lahi sa usa ka dili pormal, apan kini mas gipasinaw ug nagsunod sa piho nga pamatasan. Ang usa ka pormal nga email sa kasagaran naglakip sa mosunod nga mga elemento:

• Usa ka linya sa hilisgutan. Usa ka mubo, angay nga titulo nga nag-summarize sa katuyoan sa email.
• Usa ka pormal nga pagtimbaya sa email. Usa ka manggihatagon nga pag-abli nga matinahuron nga nakigsulti sa nakadawat.
• Teksto sa lawas sa email. Ang nag-unang sulod kay lohikal nga nahan-ay ug naggamit ug pormal nga pinulongan.
• Usa ka pormal nga pagtapos sa email. Usa ka panapos nga pahayag nga matinahuron ug nanawagan alang sa piho nga aksyon o tubag.
• Usa ka pirma. Ang imong sign-off, nga kasagaran naglakip sa imong tibuok nga ngalan ug kasagaran imong propesyonal nga titulo o impormasyon sa pagkontak.

Ang pag-integrate niini nga mga elemento uban ang pag-amping makapauswag sa pagka-epektibo sa imong pormal nga mga email, nga mas dali kining basahon ug mas lagmit nga makuha ang gipaabot nga tubag.

Ang linya sa hilisgutan

Ang linya sa hilisgutan nagsilbi nga ulohan sa imong email ug adunay hinungdanon nga papel sa pagdani sa atensyon sa nakadawat. Bisan tuod kini morag gamay nga detalye, ang kahulogan niini dili angayng pakamenoson. Ang usa ka tin-aw nga linya sa hilisgutan mahimo’g madugangan ang posibilidad nga maablihan ang imong email ug makadawat usa ka tukma sa panahon nga tubag.

Isip usa ka side note, gitambagan nga dili isulod ang email address sa nakadawat sa gitudlo nga linya sa tigdawat-nga nahimutang sa ibabaw sa linya sa hilisgutan-hangtud nga hingpit ka nga andam nga ipadala ang imong email. Kini makatabang sa pagpugong sa aksidenteng pagpadala sa usa ka wala mahuman nga email. Ang parehas nga pasidaan kinahanglan gamiton kung pun-on ang mga linya sa Cc ug Bcc.

Ang linya sa hilisgutan kinahanglan nga tin-aw ug mubo, nga naghatag usa ka snapshot sa sulud sa email sa 5-8 nga mga pulong. Dili lang kini makakuha sa atensyon sa nakadawat apan nagdasig usab sa tukma sa panahon nga mga tubag. Hinumdumi kanunay nga pun-on ang gipiho nga kahon sa linya sa hilisgutan, nga bulag sa lawas sa email, aron malikayan ang pagpadala sa usa ka email nga wala’y hilisgutan.

Pananglitan:

• Nangita ug pangutana sa posisyon sa editor. Kini nga linya sa hilisgutan nagpakita nga ang nagpadala nangutana bahin sa usa ka posisyon sa editor, nga naghimo niini nga may kalabutan sa HR o sa editoryal nga grupo.
• Ang katin-awan sa pagkawala karon. Gisultihan dayon niini nga hilisgutan ang nakadawat nga ang email maghisgot sa usa ka pagkawala, nga nag-aghat sa usa ka dali nga tubag gikan sa usa ka manedyer o propesor.
• Paghangyo alang sa usa ka sulat sa rekomendasyon. Kini nga linya nagtino nga ang email bahin sa usa ka sulat sa rekomendasyon, nga nag-aghat sa nakadawat sa kinaiya ug pagkadinalian sa hangyo.
• Pagpangutana alang sa aplikasyon sa scholarship. Ang tin-aw nga pag-ingon nga ang email bahin sa usa ka aplikasyon sa scholarship makapasayon ​​sa mga opisina sa akademiko o pinansyal nga unahon ang email.
• Ang agenda sa miting karong semanaha. Kini nga linya sa hilisgutan dali nga nagpahibalo sa team o mga nanambong nga ang email naglangkob sa agenda alang sa umaabot nga miting.
• Dinalian: Emerhensya sa pamilya karon. Ang paggamit sa "dinalian" ug mga detalye bahin sa emerhensya naghimo niining email nga usa ka taas nga prayoridad alang sa diha-diha nga aksyon.
• Gikinahanglan ang RSVP sa komperensya sa Biyernes. Kini nga usa nagbandera sa kamahinungdanon sa pagtubag bahin sa umaabot nga komperensya, nga nag-awhag sa nakadawat nga ablihan kini dayon.

Ang matag usa niini nga mga pananglitan mubo nga naghulagway sa hilisgutan sa email ngadto sa nakadawat, nagtabang kanila sa pag-una sa imong mensahe alang sa pagbasa. Ang linya sa hilisgutan mao ang una nga butang nga makita sa nakadawat kung moabut ang imong email, nga naghimo niini nga hinungdanon nga sangkap alang sa epektibo nga komunikasyon.

Pagpangumusta

Ang pagpili sa usa ka angay nga pormal nga pagtimbaya sa email hinungdanon alang sa pagpakita sa pagtahod sa nakadawat. Ang pagtimbaya nga imong pilion kinahanglan nga mohaum sa konteksto ug katuyoan sa imong email, nga epektibo nga nagtakda sa tono alang sa sunod nga panag-istoryahanay. Ania ang pipila ka kasagarang gigamit nga pormal nga pagtimbaya sa email:

• Minahal nga Mr./Mrs./Dr./Professor [Apelyido],
• Maayong buntag/hapon [pangalan sa nakadawat],
• Alang kang kinsa nga kini mahimo,
• Pagkumusta,
• Kumusta [ngalan sa nakadawat],

Ang pagpili sa usa ka angay nga pagtimbaya hinungdanon tungod kay kini nagtakda sa una nga tono alang sa nahabilin sa imong mensahe.

Pananglitan:

• Kung nakigkontak ka sa imong Tiyo Mike alang sa pormal nga mga butang, ang angay nga pagbukas mahimong, "Dear Uncle Mike..."
• Kung makigsulti sa usa ka potensyal nga amo bahin sa mga oportunidad sa trabaho, ang usa ka mas pormal nga pagsaludo sama sa, "Dear Ms. Smith ..." mahimong angay.
• Kung nakigkontak ka sa usa ka kliyente nga ginganlag Sarah nga nahimamat nimo kaniadto, mahimo nimong gamiton ang, "Maayong buntag, Sarah..."
• Kung nag-email ka sa usa ka propesyonal nga pagsabut nga ginganlag Alex ug gusto nimo nga itago kini nga dili pormal, "Hello Alex..." angayan.
• Kung makig-uban ka sa usa ka grupo sa mga tawo kansang mga ngalan wala nimo mailhi, igo na ang "Greetings".

Sa mga kaso diin wala nimo mailhi ang nakadawat, "Kan kinsa kini mahimong labot," ug "Mga Pangumusta," magsilbi nga pormal nga pagtimbaya. Bisan pa, mas maayo nga mailhan ang ngalan sa tawo nga imong gi-email ug diretso nga tawagan sila kung mahimo.

Kasagaran, ang usa ka comma nagsunod sa pagtimbaya sa imong email. Bisan pa, mahimo usab nimo gamiton ang usa ka colon sa pormal kaayo nga mga setting. Ang yawe nga punto mao ang pagsiguro nga ang imong pagtimbaya matinahuron ug angay alang sa gituyo nga mamiminaw. Pinaagi sa mabinantayon nga pagpili sa imong email nga pagtimbaya, dili lamang nimo mapadali ang paghan-ay sa imong mensahe apan nagdugang usab ang posibilidad nga makadawat usa ka dali ug angay nga tubag.

Teksto sa lawas sa email

Ang panguna nga sulud sa usa ka email gitawag nga lawas sa email. Kasagaran kini nagpunting sa usa ka hilisgutan o usa ka hugpong sa suod nga mga hilisgutan nga adunay kalabotan. Ang una nimong buhaton sa lawas sa email mao ang pagpatin-aw sa hinungdan sa imong sulat.

Ang pagpatin-aw sa katuyoan sa imong email nagtugot sa nakadawat nga masabtan ang konteksto, nga nagpasayon ​​alang kanila sa pagtabang o pagtubag kanimo. Mahimo nimong ipaila ang katuyoan sa imong email sa mga hugpong sa mga pulong sama sa:

• Gusto ko mangutana bahin sa…
• Nagsulat ako aron ipahayag ang akong interes sa…
• Gikontak ko ikaw bahin sa…
• Manghinaut ko nga maklaro…
• Gusto ko mohangyo…
• Interesado ko nga makakat-on pa bahin sa…
• Gusto nakong kumpirmahon ang mga detalye bahin sa…
• Nangita kog dugang impormasyon bahin sa…

Kung wala ka pa adunay bisan unsang interaksyon sa nakadawat kaniadto, matinahuron nga ipaila sa kadali ang imong kaugalingon sa dili pa isulti ang imong panguna nga kabalaka.

Pananglitan:

• Kung nangita mga oportunidad sa propesyonal nga networking o potensyal nga kolaborasyon, ang husto nga pagpaila mao ang yawe. Sa mosunod nga panig-ingnan, si Emily tin-aw nga nagpaila sa iyang kaugalingon ug mubo nga gilatid ang rason sa iyang email ngadto kang Dr. Brown, nga nagpasayon ​​sa mas prangka nga pagsabot sa iyang mga intensyon:

Minahal nga Dr. Brown, Ako si Emily Williams, usa ka junior research analyst sa DEF Corporation. Gisundan nako ang imong trabaho sa natad sa nanotechnology ug gusto nakong hisgutan ang posible nga pagtinabangay tali sa among mga institusyon.

Girekomenda nga huptan nga mubo ang imong email. Hinumdumi, kadaghanan sa mga tawo gusto nga moagi dayon sa ilang mga email, busa likayi ang wala kinahanglana nga mga kalamboan.

Pananglitan:

• Kon mangayo ka ug bakasyon tungod sa usa ka emerhensya sa pamilya, mahimo nimong isulti, 'Aduna koy emerhensiya sa pamilya ug kinahanglan kong mopahulay,' imbes nga maghisgot sa kompletong detalye bahin sa sitwasyon.

Alang sa dugang nga paghikap sa propesyonalismo ug maayong pamatasan, hunahunaa ang pagsugod sa email nga adunay pagpahayag sa pasalamat kung nagtubag ka sa usa ka naunang mensahe. Ang mga pulong sama sa "Gipasalamatan nako ang imong tukma sa panahon nga tubag," o "Salamat sa pagbalik kanako," mahimong magbutang usa ka positibo nga tono alang sa nahabilin nga panag-istoryahanay.

Ending

Ang pagtapos sa usa ka pormal nga email nagsilbi nga seksyon sa paghangyo sa usa ka piho nga aksyon ug pagpahayag sa pasalamat sa tawo nga imong gi-email. Ang pagbalanse tali sa imong hangyo ug matinahuron nga pinulongan sa kasagaran maayong praktis. Kini dili lamang nagpakita sa maayong pamatasan apan nagpauswag usab sa mga kahigayonan nga makadawat ug positibong tubag. Kini nga mga hugpong sa mga pulong mahimong ipahaum aron mohaum sa lainlaing mga sitwasyon ug sa piho nga konteksto sa imong email. Ania ang pipila niini nga imong magamit:

• Salamat sa imong konsiderasyon, ug ako nagpaabut nga makadungog gikan kanimo sa dili madugay.
• Kung naa kay pangutana o kabalaka, palihug ayaw pagpanuko sa pagpahibalo kanako.
• Gipaabot nako ang higayon nga magtinabangay.
• Salamat sa imong feedback; kini gipasalamatan pag-ayo.
• Ang imong dali nga pagtagad niini nga butang gipabilhan pag-ayo.
• Mapasalamaton ko sa oras nga imong gigahin sa pagbasa sa akong email.
• Kung kinahanglan nimo ang bisan unsang dugang nga kasayuran, palihug kontaka ako.
• Gipasalamatan nako ang imong pagsabot ug tabang bahin niini nga butang.
• Salamat daan sa imong kooperasyon.
• Naghinam-hinam ako bahin sa posibilidad nga magtinabangay ug malipay nga maghisgot pa.

Sama sa pag-abli sa usa ka pormal nga email nga nagtakda sa tono alang sa tibuuk nga panag-istoryahanay, ang panapos nga seksyon adunay hinungdanon nga papel sa paghimo og usa ka malungtaron nga impresyon ug paghimo sa entablado alang sa umaabot nga mga interaksyon.

Pananglitan:

• Sa konteksto sa among panig-ingnan, si Emily Williams nagsugyot og usa ka kolaborasyon uban ni Dr. Brown ug nagtinguha nga makakuha og tukma sa panahon nga tubag. Aron makab-ot kini, iyang gipiho ang usa ka petsa nga gusto niyang madungog, nagtanyag nga tubagon ang bisan unsang mga pangutana, ug tapuson ang email gamit ang matinahuron nga pagpirma. Niining paagiha, naghimo siya og usa ka structured ug matinahuron nga pagtapos sa iyang pormal nga email, sama niini:

Nanghinaut ko nga makahimo kita og usa ka miting sa umaabot nga panahon aron masusi ang mga posibilidad alang sa kolaborasyon. Palihug ipahibalo kanako sa Septyembre 20 kung magamit ka aron hisgutan kini sa dugang. Kung naa kay pangutana o nanginahanglan ug dugang nga kasayuran, palihug ayaw pagpanuko sa pagkontak kanako. Salamat sa imong pagtagad niini nga butang, ug ako nagpaabut sa oportunidad sa pagtrabaho nga magkauban. Labing maayo nga regards, Emily Williams

Kini usa ka epektibo nga pormal nga pagtapos sa email tungod kay si Emily Williams tin-aw nga nagpahayag sa iyang hangyo alang sa posible nga kolaborasyon, samtang nagpahayag usab sa pagpasalamat sa oras ni Dr. Brown sa pagbasa ug posibleng pagtubag sa iyang email.

pirma

Sama nga ang pagpili sa husto nga pagtimbaya nagtakda sa yugto sa imong email, ang pagpili sa usa ka angay nga pormal nga pirma sa email parehas nga kritikal. Ang pirma nagsilbing panapos nga nota, nagsuporta sa matinahuron nga tono nga gitakda sa tibuok nimong mensahe. Naghatag usab kini usa ka panapos nga paghikap nga makaimpluwensya sa impresyon nga imong gibilin sa nakadawat.

Ang pipila nga sagad gigamit nga matinahuron nga pormal nga mga pirma sa email nga mahimong ipahiangay sa lainlaing mga sitwasyon naglakip sa:

• Matinahurong,
• sa kinasingkasing,
• Salamat usab,
• Maayo nga pagbati,
• Matinud-anon,
• Labing maayo nga regards,
• Uban ang pasalamat,
• Imong tinuod,

Kung bahin sa pag-format sa imong pirma sa email, adunay pipila nga labing kaayo nga mga gawi nga sundon. Kanunay magsugod ug bag-ong paragraph para sa imong pirma ug laing paragraph para sa imong ngalan. Maayo nga mopirma sa imong una ug apelyido sa pormal nga komunikasyon. Kung nagsulat ka alang sa usa ka organisasyon, ang ngalan sa organisasyon kinahanglan nga makita sa ilawom sa imong kaugalingon nga ngalan.

Pinaagi sa pagsunod sa kini nga mga panudlo, mahimo nimong garantiya nga ang imong email magpabilin nga propesyonal ug matinahuron gikan sa pagsugod hangtod sa katapusan, sa ingon nagdugang ang higayon nga makadawat usa ka paborable nga tubag.

Pananglitan:

Salamat sa imong tabang sa proyekto. Ang imong kahanas bililhon kaayo, ug ako nagpaabut sa among padayon nga kolaborasyon. Maayo nga pangandoy, Juan Smith ABC Enterprises, Project Manager

Ang iyang pormal nga pirma, 'Best wishes,' ug lakip ang iyang titulo sa trabaho nagdugang sa kinatibuk-ang tono sa propesyonal nga email. Nagtakda kini sa yugto alang sa padayon nga positibo nga mga interaksyon.

Mga tip sa paghimo og pormal nga email Sa dili pa nimo i-hit send

Maayo, hapit na nimo ipadala ang imong pormal nga email! Apan hupti—sa dili pa nimo i-klik kanang “Ipadala” nga buton, atong siguroon nga ang tanan hapsay na. Ang pagsiguro nga ang imong email gipasinaw, propesyonal, ug wala’y sayup hinungdanon. Ang usa ka maayong pagkabuhat nga email dili lamang epektibo nga nagpahayag sa imong mensahe; kini usab nagtakda sa tono alang sa umaabot nga mga interaksyon ug nagbilin ug malungtarong impresyon. Ania ang usa ka komprehensibo nga checklist aron matabonan ang tanan nga mga sukaranan, gikan sa mga sukaranan sama sa spelling ug gramatika hangtod sa mas daghang nuanced nga mga elemento sama sa tono ug timing:

• Napamatud-an. Kanunay nga susihon ang imong spelling ug gramatika sa dili pa i-igo ang 'Ipadala.' Aron kini nga proseso mas sayon ​​ug mas tukma, ikonsiderar ang paggamit among himan sa pag-proofread aron makumpirma nga ang tanan naa na.
• Paggamit ug propesyonal nga email address. Garantiya nga ang imong email address gilakip sa usa ka propesyonal nga pormat, sama sa [protektado sa email]. Likayi ang paggamit sa dili pormal o dili angay nga mga adres sa email sama sa '[protektado sa email]. '
• Deskriptibo nga linya sa hilisgutan. Ang imong linya sa hilisgutan kinahanglan maghatag usa ka maayong ideya sa sulud sa email, nga makadani sa nakadawat sa pag-abli niini.
• Susiha ang tono. Hupti ang usa ka propesyonal ug matinahuron nga tono, labi na kung maghisgot sa sensitibo o komplikado nga mga isyu.
• Signature block. Ilakip ang usa ka pormal nga bloke sa pirma nga adunay imong tibuuk nga ngalan, titulo, ug impormasyon sa pagkontak alang sa usa ka propesyonal nga hitsura ug dali nga pag-follow-up.
• Pagrepaso para sa mga attachment. Susiha pag-double nga ang tanan nga kinahanglan nga mga dokumento gilakip, labi na kung kini gihisgutan sa lawas sa email.
• Sakto ang oras. Hunahunaa ang timing sa imong email; likayi ang pagpadala sa mga email sa negosyo sa gabii o sa katapusan sa semana gawas kung gikinahanglan.
• Gamit ug bullet points o numbering. Para sa mga email nga adunay daghang impormasyon o hangyo, gamita ang mga bullet point o ginumero nga mga lista para mabasa.
• Pangayo og acknowledgement. Kung importante ang email, ikonsiderar ang pagpangayo og kumpirmasyon sa resibo.
• Pagdumala sa Cc ug Bcc. Gamita ang Cc para sa makita nga dugang nga mga nakadawat ug Bcc aron matago ang uban. Ilakip sila kung ang imong email adunay daghang mga partido.
• Mga Hyperlink. Garantiya nga ang tanang hyperlink nagtrabaho ug mitultol sa hustong mga website o online nga mga kapanguhaan.
• Mahigalaon sa mobile Susiha kung giunsa makita ang imong email sa usa ka mobile device, tungod kay daghang mga tawo ang nagsusi sa ilang mga email samtang nagbiyahe.

Sa higayon nga imong gimarkahan kini nga mga kahon, andam ka na nga i-klik ang 'Send' nga buton nga adunay pagsalig sa imong pormal nga email!

Mga pananglitan sa pormal nga email

Karon, ang komunikasyon sa email usa ka hinungdanon nga kahanas, labi na sa mga setting sa propesyonal. Kung nag-abot ka sa usa ka tigtambag sa akademiko o nangutana bahin sa mga oportunidad sa trabaho, ang abilidad sa pagsulat sa usa ka mubo, tin-aw, ug giporma nga propesyonal nga email mahimo’g magbutang sa yugto alang sa usa ka produktibo nga relasyon. Ang pagkahibalo kon unsay ilakip—ug unsay dili—makahimo sa tanang kalainan kon sa unsang paagi madawat ang imong mensahe. Aron matabangan ka sa pag-andam sa imong kaugalingon nga mga email, sa ubos makit-an nimo ang mubu nga mga pananglitan sa pormal nga mga email nga mahimong magsilbing template o inspirasyon alang sa imong kaugalingon nga sulat.

• Pananglitan 1: Pormal nga email nga nag-abot sa usa ka academic advisor.

• Pananglitan 2: Pormal nga email nga nagpangutana bahin sa mga oportunidad sa trabaho.

Panapos

Ang pag-master sa arte sa pormal nga pagsulat sa email mahimong magbukas sa mga pultahan sa bag-ong mga oportunidad ug mapauswag ang imong propesyonal nga kahanas sa komunikasyon. Kini nga giya naggiya kanimo sa matag hinungdanon nga bahin, gikan sa usa ka makapadani nga linya sa hilisgutan hangtod sa usa ka matinahuron nga pirma. Gamit kini nga kahibalo, andam ka na karon sa paghimo og epektibo, maayong pagkahan-ay nga pormal nga mga email nga nagsunod sa propesyonal nga mga sumbanan. Busa padayon ug i-hit kanang 'Ipadala' nga buton uban ang pagsalig, nahibal-an nga ikaw nasangkapan pag-ayo sa paghimo sa matag interaksyon nga maihap.