Orientace ve složitosti formálního psaní e-mailů může být často zdrcující, zvláště když oslovíte někoho neznámého. Pravdou však je, že znalost, jak vytvořit dobře organizovaný, profesionální e-mail, může výrazně zlepšit vaše komunikační dovednosti a otevřít dveře příležitostem. Tato příručka se snaží objasnit součásti formálních e-mailů, od předmětu až po podpis. Na konci tohoto článku budete mít nástroje k přípravě účinných, lesklých e-mailů, které splňují profesionální standardy a počítá se s nimi každá interakce.
Struktura formálního emailu
Struktura formálního e-mailu se radikálně neliší od neformálního, ale je vybroušenější a řídí se specifickou etiketou. Formální e-mail obecně obsahuje následující prvky:
- Předmět. Stručný a vhodný název, který shrnuje účel e-mailu.
- Formální e-mailový pozdrav. Velkorysé otevření, které oslovuje příjemce uctivě.
- Hlavní text e-mailu. Hlavní obsah je strukturován logicky a za použití formálního jazyka.
- Formální konec e-mailu. Závěrečné prohlášení, které je zdvořilé a vyžaduje konkrétní akci nebo reakci.
- podpis. Vaše odhlášení, které obvykle obsahuje vaše celé jméno a často váš profesní titul nebo kontaktní údaje.
Pečlivá integrace těchto prvků zlepšuje efektivitu vašich formálních e-mailů, usnadňuje jejich čtení a je pravděpodobnější, že vyvolají očekávanou odpověď.
Předmět
Předmět slouží jako nadpis vašeho e-mailu a hraje klíčovou roli při upoutání pozornosti příjemce. I když se to může zdát jako malý detail, jeho význam by se neměl podceňovat. Jasný předmět může výrazně zvýšit pravděpodobnost, že váš e-mail bude otevřen a obdrží včasnou odpověď.
Jako okrajovou poznámku se doporučuje nezadávat e-mailovou adresu příjemce do určeného řádku příjemce – umístěného nad předmětem – dokud nebudete zcela připraveni svůj e-mail odeslat. To pomáhá zabránit náhodnému odeslání nedokončeného e-mailu. Stejné upozornění je třeba uplatnit při vyplňování řádků Kopie a Skrytá kopie.
Předmět by měl být jasný a stručný a měl by poskytovat přehled obsahu e-mailu v pouhých 5–8 slovech. To nejen upoutá pozornost příjemce, ale také povzbudí včasné reakce. Nezapomeňte vždy vyplnit zadané pole předmětu, které je oddělené od těla e-mailu, abyste předešli odeslání e-mailu bez předmětu.
Například:
- Hledám dotaz na pozici redaktora. Tento řádek předmětu označuje, že se odesílatel ptá na pozici redaktora, takže je relevantní pro HR nebo redakční tým.
- Vysvětlení dnešní nepřítomnosti. Tento předmět okamžitě příjemci sdělí, že e-mail bude diskutovat o nepřítomnosti, což si vyžádá rychlejší odpověď od manažera nebo profesora.
- Žádost o doporučující dopis. Tento řádek uvádí, že e-mail se bude týkat doporučujícího dopisu, který příjemce upozorní na povahu a naléhavost požadavku.
- Dotaz na žádost o stipendium. Jasné prohlášení, že e-mail se týká žádosti o stipendium, usnadní akademickým nebo finančním úřadům upřednostnění e-mailu.
- Program jednání na tento týden. Tento řádek předmětu rychle informuje tým nebo účastníky, že e-mail obsahuje program nadcházející schůzky.
- Naléhavé: Rodinná nouze dnes. Použití výrazu „naléhavé“ a konkrétních údajů o mimořádné události činí z tohoto e-mailu vysokou prioritu pro okamžitou akci.
- Je potřeba RSVP z páteční konference. Toto upozorňuje na důležitost odpovědi na nadcházející konferenci a povzbuzuje příjemce, aby ji rychle otevřel.
Každý z těchto příkladů výstižně popisuje předmět e-mailu příjemci, což mu pomáhá určit prioritu vaší zprávy pro čtení. Předmět je první věc, kterou příjemce uvidí, když mu přijde váš e-mail, což z něj činí klíčovou součást efektivní komunikace.
Pozdrav
Výběr vhodného formálního e-mailového pozdravu je nezbytný pro vyjádření úcty příjemci. Pozdrav, který vyberete, by měl odpovídat kontextu a účelu vašeho e-mailu a efektivně nastavit tón pro následující konverzaci. Zde jsou některé běžně používané formální e-mailové pozdravy:
- Vážený pane/paní/Dr./Profesore [Příjmení],
- Dobré ráno/odpoledne [jméno příjemce],
- Na koho se to může týkat,
- Zdravím,
- Dobrý den [jméno příjemce],
Výběr vhodného pozdravu je zásadní, protože nastavuje počáteční tón pro zbytek vaší zprávy.
Například:
- Pokud se obracíte na svého strýčka Mikea kvůli formálním záležitostem, vhodným úvodním slovem by mohlo být „Drahý strýčku Miku…“
- Když si dopisujete s potenciálním zaměstnavatelem ohledně pracovních příležitostí, hodil by se formálnější pozdrav jako: „Vážená paní Smithová…“.
- Pokud kontaktujete klientku jménem Sarah, se kterou jste se již dříve setkali, můžete použít: „Dobré ráno, Sarah…“
- Když posíláte e-mail profesionálovi se jménem Alex a chcete, aby to bylo poněkud neformální, „Ahoj Alex…“ by bylo vhodné.
- Pokud oslovujete skupinu lidí, jejichž jména neznáte, postačí „Zdravím“.
V případech, kdy příjemce neznáte, „Komu se to může týkat“ a „Pozdrav“ slouží pouze jako formální pozdrav. Vždy je však lepší identifikovat jméno osoby, které posíláte e-mail, a oslovit ji přímo, je-li to možné.
Za pozdravem ve vašem e-mailu obvykle následuje čárka. Dvojtečku však můžete použít i ve velmi formálních podmínkách. Klíčovým bodem je zajistit, aby váš pozdrav byl uctivý a vhodný pro zamýšlené publikum. Pečlivým výběrem e-mailového pozdravu nejen usnadňujete uspořádání se zprávou, ale také zvyšujete pravděpodobnost obdržení rychlé a relevantní odpovědi.
Hlavní text e-mailu
Hlavní obsah e-mailu se označuje jako tělo e-mailu. Obvykle se zaměřuje na jedno téma nebo soubor úzce souvisejících témat. První věc, kterou byste měli v těle e-mailu udělat, je objasnit důvod vaší korespondence.
Vyjasnění účelu vašeho e-mailu umožní příjemci porozumět kontextu, což mu usnadní pomoc nebo odpověď. Účel svého e-mailu můžete uvést pomocí frází, jako jsou:
- Chtěl bych se zeptat na…
- Píši, abych vyjádřil svůj zájem o…
- Obracím se na Vás ohledně…
- Doufám, že objasním…
- Chci požádat…
- Mám zájem dozvědět se více o…
- Rád bych si potvrdil podrobnosti o…
- Hledám další informace o…
Pokud jste s příjemcem nikdy předtím nekomunikovali, je zdvořilé se krátce představit, než vyjádříte svůj primární problém.
Například:
- Při hledání příležitostí k profesionálnímu networkingu nebo potenciální spolupráci je klíčové správné představení. V následujícím příkladu se Emily jasně představí a výstižně nastíní důvod svého e-mailu Dr. Brownovi, což usnadňuje přímočařejší pochopení jejích záměrů:
| Vážený doktore Browne, Jsem Emily Williamsová, mladší výzkumná analytička ve společnosti DEF Corporation. Sledoval jsem vaši práci v oblasti nanotechnologií a rád bych probral možnou spolupráci mezi našimi institucemi. |
Doporučuje se, aby byl váš e-mail stručný. Pamatujte, že většina lidí dává přednost rychlému procházení e-mailů, takže se vyhněte zbytečnému vývoji.
Například:
- Pokud žádáte o pracovní volno z důvodu rodinné nouze, můžete jednoduše říci: „Mám rodinnou nouzi a potřebuji si vzít den volna“, než abyste zacházeli do vyčerpávajících podrobností o situaci.
Chcete-li přidat dotek profesionality a zdvořilosti, zvažte zahájení e-mailu vyjádřením vděčnosti, pokud odpovídáte na předchozí zprávu. Fráze jako „Vážím si vaší včasné odpovědi“ nebo „Děkuji, že jste se mi ozvali,“ mohou zbytek konverzace naladit pozitivně.
koncovka
Formální zakončení e-mailu slouží jako část pro vyžádání konkrétní akce a vyjádření vděčnosti osobě, které posíláte e-mail. Nalézt rovnováhu mezi vaší žádostí a zdvořilým jazykem je obecně dobrou praxí. To nejen ukazuje zdvořilost, ale také zvyšuje šance na pozitivní odpověď. Tyto fráze mohou být přizpůsobeny různým situacím a specifickému kontextu vašeho e-mailu. Zde jsou některé z nich, které můžete použít:
- Děkuji za zvážení a těším se, že se brzy ozvete.
- Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy, neváhejte a dejte nám vědět.
- Těším se na příležitost spolupracovat.
- Děkujeme vám za vaši reakci; velmi se to cení.
- Vaše okamžitá pozornost k této záležitosti by byla vysoce ceněna.
- Jsem vděčný za čas, který jste věnovali čtení mého e-mailu.
- Pokud budete potřebovat další informace, neváhejte mě kontaktovat.
- Oceňuji vaše pochopení a pomoc v této záležitosti.
- Předem Vám děkuji za Vaši spolupráci.
- Jsem nadšený z možnosti spolupráce a rád o tom dále diskutujem.
Podobně jako otevření formálního e-mailu udává tón celé konverzaci, závěrečná část také hraje zásadní roli při vytváření trvalého dojmu a připravuje půdu pro budoucí interakce.
Například:
- V kontextu našeho příkladu Emily Williams navrhla spolupráci s Dr. Brownem a jejím cílem je získat včasnou odpověď. Aby toho dosáhla, určí datum, do kterého by se jí ráda ozvala, nabídne, že odpoví na jakékoli otázky, a ukončí e-mail zdvořilým odhlášením. Tímto způsobem vytvoří strukturovaný a zdvořilý konec svého formálního e-mailu, jako je tento:
| Doufám, že se nám v blízké budoucnosti podaří domluvit schůzku, abychom prozkoumali možnosti spolupráce. Pokud jste k dispozici, dejte mi prosím vědět do 20. září. Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete další informace, neváhejte mě kontaktovat. Děkuji vám za pozornost, kterou věnujete této záležitosti, a těším se na příležitost ke spolupráci. S pozdravem, Emily Williamsová |
Toto je efektivní formální e-mailový konec, protože Emily Williamsová jasně formuluje svou žádost o možnou spolupráci a zároveň vyjadřuje uznání za čas, který si Dr. Brownová na přečtení e-mailu věnovala a případně na něj odpověděla.
Podpis
Stejně jako výběr správného pozdravu připraví půdu pro váš e-mail, je stejně důležitý výběr vhodného formálního e-mailového podpisu. Podpis slouží jako závěrečná poznámka, která podporuje uctivý tón nastavený v celé vaší zprávě. Poskytuje také závěrečný dotek, který může ovlivnit dojem, který na příjemce zanecháte.
Některé běžně používané zdvořilé formální e-mailové podpisy, které lze přizpůsobit různým situacím, zahrnují:
- S úctou,
- S pozdravem,
- Ještě jednou díky,
- Se srdečným pozdravem,
- S pozdravem,
- S pozdravem,
- S uspokojením,
- Skutečně,
Pokud jde o formátování podpisu e-mailu, existuje několik osvědčených postupů, které je třeba dodržovat. Vždy začněte nový odstavec pro váš podpis a další samostatný odstavec pro vaše jméno. Při formální komunikaci se doporučuje podepisovat křestním jménem i příjmením. Pokud píšete jménem organizace, název organizace by se měl objevit pod vaším vlastním jménem.
Dodržováním těchto pokynů můžete zaručit, že váš e-mail zůstane profesionální a zdvořilý od začátku do konce, čímž zvýšíte šanci na příznivou odpověď.
Například:
| Děkujeme za vaši pomoc s projektem. Vaše odborné znalosti jsou neocenitelné a těším se na naši další spolupráci. S přáním všeho nejlepšího, John Smith ABC Enterprises, projektový manažer |
Jeho formální podpis „Všechno nejlepší“ a včetně jeho pracovní pozice přispívají k celkovému profesionálnímu tónu e-mailu. To vytváří půdu pro pokračující pozitivní interakce.
Tipy pro vytvoření formálního e-mailu Než stisknete tlačítko Odeslat
Skvělé, jste téměř připraveni odeslat formální e-mail! Ale vydržte – než kliknete na tlačítko „Odeslat“, ujistěte se, že je vše v pořádku. Je zásadní zajistit, aby byl váš e-mail čistý, profesionální a bez chyb. Dobře vytvořený e-mail nejen efektivně předává vaši zprávu; také udává tón pro budoucí interakce a zanechává trvalý dojem. Zde je komplexní kontrolní seznam, který pokryje všechny základy, od základů, jako je pravopis a gramatika, až po jemnější prvky, jako je tón a načasování:
- Zkorigovat. Než stisknete 'Odeslat', vždy zkontrolujte pravopis a gramatiku. Chcete-li tento proces zjednodušit a zpřesnit, zvažte použití náš nástroj pro korektury potvrdit, že je vše v pořádku.
- Použijte profesionální e-mailovou adresu. Zaručte, že vaše e-mailová adresa je připojena v profesionálním formátu, jako je např [chráněno e-mailem]. Nepoužívejte neformální nebo nevhodné e-mailové adresy jako „[chráněno e-mailem]. "
- Popisný předmět. Předmět by měl poskytovat dobrou představu o obsahu e-mailu a přitahovat příjemce, aby jej otevřel.
- Zkontrolujte tón. Zachovejte profesionální a uctivý tón, zvláště když diskutujete o citlivých nebo složitých otázkách.
- Podpisový blok. Zahrňte formální blok podpisu s vaším celým jménem, titulem a kontaktními informacemi pro profesionální vzhled a snadné sledování.
- Zkontrolujte přílohy. Znovu zkontrolujte, zda jsou připojeny všechny potřebné dokumenty, zejména pokud jsou uvedeny v těle e-mailu.
- Načasujte to správně. Zvažte načasování vašeho e-mailu; pokud to není nutné, neposílejte obchodní e-maily pozdě v noci nebo o víkendu.
- Použijte odrážky nebo číslování. U e-mailů s velkým množstvím informací nebo požadavků používejte kvůli čitelnosti odrážky nebo číslované seznamy.
- Požádejte o potvrzení. Pokud je e-mail důležitý, zkuste požádat o potvrzení přijetí.
- Správa kopie a skrytá kopie. Kopie použijte pro viditelné další příjemce a skrytá kopie, chcete-li ostatní skrýt. Zahrňte je, pokud váš e-mail zahrnuje více stran.
- Hypertextové odkazy. Zaručte, že všechny hypertextové odkazy fungují a vedou na správné webové stránky nebo online zdroje.
- Vhodné pro mobilní zařízení. Zkontrolujte, jak se váš e-mail zobrazuje na mobilním zařízení, protože mnoho lidí kontroluje své e-maily na cestách.
Jakmile zaškrtnete tato políčka, jste připraveni stisknout tlačítko 'Odeslat' s důvěrou ve svém formálním e-mailu!
Příklady formálních e-mailů
E-mailová komunikace je dnes nezbytnou dovedností, zejména v profesionálním prostředí. Ať už se obracíte na akademického poradce nebo se ptáte na pracovní příležitosti, schopnost napsat stručný, jasný a profesionálně formátovaný e-mail může připravit půdu pro produktivní vztah. Vědět, co zahrnout – a co ne – může mít zásadní vliv na to, jak bude vaše zpráva přijata. Abychom vám pomohli při přípravě vlastních e-mailů, níže naleznete krátké příklady formálních e-mailů, které mohou sloužit jako šablony nebo inspirace pro vaši vlastní korespondenci.
- Příklad 1: Formální e-mail pro akademického poradce.
- Příklad 2: Formální e-mail s dotazem na pracovní příležitosti.
Proč investovat do čističky vzduchu?
| Zvládnutí umění formálního psaní e-mailů vám může otevřít dveře k novým příležitostem a zlepšit vaše profesionální komunikační dovednosti. Tento průvodce vás provede každou zásadní složkou, od působivého předmětu až po zdvořilý podpis. Vyzbrojeni těmito znalostmi jste nyní připraveni vytvářet efektivní, dobře strukturované formální e-maily, které splňují profesionální standardy. Takže pokračujte a stiskněte tlačítko „Odeslat“ s jistotou, protože víte, že jste dobře vybaveni, aby se každá interakce počítala. |
