Yn yr oes ddigidol sydd ohoni, mae dysgu'r grefft o gyfathrebu trwy e-bost yn hanfodol. P'un a ydych chi'n fyfyriwr, yn weithiwr proffesiynol, neu'n cadw mewn cysylltiad â ffrindiau a theulu, gall gwybod sut i baratoi cyflwyniad e-bost effeithiol wneud gwahaniaeth sylweddol yn y ffordd y caiff eich neges ei derbyn. Bydd y canllaw hwn yn rhoi awgrymiadau ac enghreifftiau pwysig i chi ar gyfer creu'r ddau ffurfiol a chyflwyniadau e-bost achlysurol, gan sicrhau eu bod bob amser yn glir, yn barchus ac yn briodol ar gyfer eu cynulleidfa arfaethedig.
Meistroli'r grefft o gyflwyno e-bost
Mae cyflwyniad e-bost effeithiol yn hanfodol ar gyfer cyfathrebu effeithiol. Mae nid yn unig yn gosod y naws ond hefyd yn egluro pwrpas yr e-bost i'r derbynnydd. Dyma sut i baratoi cyflwyniad e-bost cymhellol:
- Dechreuwch gyda chyfarchiad cwrtais. Dechreuwch bob e-bost gyda chyfarchiad cynnes. Gallai hyn fod yn “Helo,” “Annwyl [Enw],” neu unrhyw gyfarchiad priodol yn seiliedig ar eich perthynas â'r derbynnydd.
- Cynnwys llinell agoriadol gyfeillgar. Ar ôl y cyfarchiad, ychwanegwch ymadrodd agoriadol cynnes. Er enghraifft, “Hyderaf fod y neges hon yn dod o hyd i chi'n dda,” neu “gobeithio eich bod yn cael diwrnod gwych.” Mae hyn yn ychwanegu cyffyrddiad personol ac yn dangos parch.
- Nodwch eich pwrpas yn glir. Eglurwch yn gryno y rheswm dros eich e-bost. Dylai hyn ddilyn eich llinell agoriadol yn uniongyrchol, gan ddarparu trosglwyddiad llyfn i brif gynnwys eich neges.
- Personoli eich cyflwyniad. Teilwra'ch cyflwyniad i'r derbynnydd. Os ydych chi'n ysgrifennu at rywun rydych chi wedi cwrdd â nhw o'r blaen, gall cyfeiriad byr at eich rhyngweithio diwethaf fod yn gyffyrddiad braf.
- Paratowch linell bwnc glir. Mae'r llinell bwnc yn elfen hollbwysig o'ch e-bost. Dylai fod yn gryno ac yn benodol, gan grynhoi cynnwys yr e-bost mewn ychydig eiriau. Osgoi disgrifiadau amwys i sicrhau bod y derbynnydd yn gwybod perthnasedd yr e-bost ar yr olwg gyntaf.
Er enghraifft, gallai ymgeisydd am swydd ysgrifennu:
Mae'r egwyddorion sylfaenol hyn yn sylfaen ar gyfer cyflwyniadau e-bost effeithiol. Yn yr adrannau canlynol, byddwn yn archwilio canllawiau ac enghreifftiau mwy penodol ar gyfer cyd-destunau e-bost ffurfiol ac achlysurol, gan ddarparu mewnwelediad dyfnach i gelfyddyd cyfathrebu e-bost.
Canllawiau ar gyfer cyflwyniad e-bost ffurfiol
Mae e-byst ffurfiol yn hanfodol ar gyfer cyfathrebu proffesiynol, boed hynny gyda rhywun mewn pŵer swyddogol neu sy'n anghyfarwydd i chi. Mae hyn yn cynnwys rhyngweithio ag uwch swyddogion, cydweithwyr, neu hyd yn oed gysylltiadau allanol fel cleientiaid. Edrychwn ar elfennau allweddol i'w hystyried ar gyfer cyflwyniad e-bost ffurfiol:
- Defnyddiwch linell agoriadol broffesiynol. Dechreuwch â chyfarchiad ffurfiol fel “Annwyl [Teitl ac Enw Diwethaf],” neu “I Bwy Mae'n Pryderu,” os yw enw'r derbynnydd yn anhysbys. Mae hyn yn dangos parch a phroffesiynoldeb.
- Dangoswch gwrteisi yn y frawddeg gyntaf. Cynhwyswch frawddeg gwrtais i fynegi ewyllys da, fel “Hyderaf fod y neges hon yn dod o hyd i chi’n dda,” neu “Rwy’n gobeithio eich bod yn cael diwrnod cynhyrchiol.”
- Hunan-gyflwyno ar gyfer negeseuon e-bost tro cyntaf. Os ydych yn anfon e-bost at rywun am y tro cyntaf, cyflwynwch eich enw llawn a’ch rôl neu gysylltiad. Er enghraifft, “Fy enw i yw Emily Chen, dadansoddwr yn XYZ Corporation.”
- Cryfhau proffesiynoldeb mewn iaith. Osgoi iaith anffurfiol, emojis, neu ymadroddion bob dydd. Hefyd, ceisiwch osgoi rhannu gormod o wybodaeth bersonol neu straeon amherthnasol mewn lleoliad proffesiynol.
Dyma enghraifft o gyflwyniad e-bost ffurfiol:
Mae'r canllawiau hyn yn helpu i sicrhau bod eich cyflwyniad e-bost yn briodol ffurfiol, gan osod naws broffesiynol ar gyfer gweddill eich cyfathrebu. Cofiwch, gall cyflwyniad sydd wedi'i greu'n dda effeithio'n sylweddol ar y ffordd y caiff eich e-bost ei ganfod ac yr ymatebir iddo.
Hanfodion ar gyfer paratoi cyflwyniad e-bost achlysurol
Mae e-byst achlysurol yn wahanol i rai ffurfiol o ran naws ac iaith, a ddefnyddir fel arfer wrth gyfathrebu â ffrindiau, teulu, neu ddealltwriaeth. Ystyriwch yr elfennau allweddol canlynol:
- Dewiswch naws hamddenol. Defnyddiwch naws sgwrsio ac anffurfiol. Gellir cyflawni hyn trwy iaith bob dydd ac ymagwedd fwy personol.
- Dechreuwch gyda chyfarchiad cyfeillgar. Dechreuwch gyda saliwtio achlysurol fel “Helo [Enw],” neu “Hei yno!” Mae'n gosod naws gyfeillgar o'r cychwyn cyntaf.
- Personoli'ch agoriad. Yn wahanol i e-byst ffurfiol, mae rhai achlysurol yn caniatáu cyflwyniad mwy personol. Er enghraifft, “Dim ond eisiau gwirio i mewn a gweld sut rydych chi'n gwneud,” neu “Meddyliais y byddwn i'n gollwng llinell atoch chi i ddal i fyny.”
- Mae croeso i chi ddefnyddio iaith ysgafnach. Mae'n iawn defnyddio emojis, termau llafar, a hyd yn oed hiwmor mewn e-byst achlysurol, yn enwedig os yw'n gweddu i'ch perthynas â'r derbynnydd.
- Cefnogi parch ac eglurder. Tra'n achlysurol, dylai eich e-bost fod yn ddigon parchus a chlir i'r derbynnydd ddeall eich neges heb ddryswch.
Dyma enghraifft o gyflwyniad e-bost anffurfiol:
Bydd yr awgrymiadau hyn yn eich helpu i greu cyflwyniad e-bost achlysurol sy'n gyfeillgar ond yn glir, gan warantu sgwrs gyfforddus gyda rhywun rydych chi'n ei adnabod yn dda.
Gwahaniaethu rhwng llinellau pwnc e-bost ffurfiol ac anffurfiol
Ar ôl archwilio naws cyflwyniadau e-bost achlysurol, mae'r un mor bwysig deall sut y gall tôn llinellau pwnc e-bost amrywio rhwng cyd-destunau ffurfiol ac anffurfiol. Gadewch i ni blymio i mewn i'r gwahaniaethau allweddol sy'n disgrifio llinellau pwnc ffurfiol ac anffurfiol, gan osod y disgwyliadau cywir ar gyfer cynnwys eich e-bost:
- Eglurder a phroffesiynoldeb mewn e-byst ffurfiol. Ar gyfer e-bost ffurfiol, dylai'r llinell bwnc fod yn glir, yn gryno, ac yn amddifad o iaith achlysurol. Mae hyn yn sicrhau bod y derbynnydd yn deall difrifoldeb a chyd-destun penodol yr e-bost.
- Hyblygrwydd mewn cyd-destunau anffurfiol. Pan fo’n briodol defnyddio naws anffurfiol – fel e-bostio ffrind neu gydweithiwr agos – gall y llinell bwnc fod yn fwy hamddenol a phersonol. Gall adlewyrchu arddull sgyrsiol a hyd yn oed gynnwys ymadroddion llafar neu emojis, os yw'n addas.
- Cadwch ‘Re:’ ar gyfer atebion ffurfiol. Mewn atebion e-bost ffurfiol, defnyddiwch “Re:" (byr ar gyfer "ynglyn â") i nodi parhad o drafodaeth flaenorol. Mae hyn yn llai cyffredin mewn sgyrsiau achlysurol.
Er mwyn dangos y gwahaniaethau rhwng llinellau pwnc ffurfiol ac anffurfiol, mae’r tabl canlynol yn cyflwyno cymariaethau ochr yn ochr o sut y gellir mynd i’r afael â phwnc tebyg yn wahanol yn dibynnu ar y cyd-destun:
| Ffurfiol | Anffurfiol |
| Cais Cyfarfod am Drafodaeth Prosiect | Dewch i ni sgwrsio am ein prosiect yn fuan! |
| Ymholiad Ynghylch Diweddariad Statws Cyfrif | Beth sy'n bod gyda fy nghyfrif? |
| Cadarnhad o Apwyntiad Cyfweliad | Ydyn ni dal ymlaen ar gyfer y cyfweliad yfory? |
| Nodyn Atgoffa Dyddiad Cau Cyflwyno Cynnig | Pen i fyny: Pryd mae'r cynnig hwnnw i fod i ddod eto? |
Trwy wahaniaethu rhwng y llinellau pwnc, rydych chi'n gosod y naws gywir ar gyfer gweddill yr e-bost. Mae llinell bwnc a ddewiswyd yn dda mewn e-byst ffurfiol ac anffurfiol yn sicrhau bod gan y derbynnydd y disgwyliadau cywir cyn agor yr e-bost hyd yn oed.
Dewis ymadroddion cyflwyno e-bost priodol
Dylai'r dewis o ymadroddion ar gyfer cyflwyniad e-bost gyd-fynd â thôn yr e-bost - ffurfiol neu achlysurol - a'i bwnc cyffredinol. Isod mae rhai ymadroddion amrywiol i helpu i agor e-bost yn gwrtais:
Ymadroddion cyfarch
| Ffurfiol | Anffurfiol |
| I bwy y gallai fod yn bryderus, | Hey yno! |
| Annwyl [Teitl ac Enw], | Hi [Enw], |
| Cyfarchion, | Helo, |
| Diwrnod da, | Beth sy'n newydd? |
| Annerch yn barchus, | Ie [Enw]! |
| uchel ei barch [Teitl ac Enw], | Howdy, |
Mewn e-byst ffurfiol, disgwylir defnyddio teitlau gydag enw olaf y derbynnydd, fel "Annwyl Ms Brown," neu "Annwyl Dr Adams," i gadw naws broffesiynol a pharchus.
Llinellau agoriadol
| Ffurfiol | Anffurfiol |
| Hyderaf fod y neges hon yn dod o hyd i chi'n dda. | Gobeithio eich bod chi'n gwneud yn wych! |
| Rwy’n ysgrifennu atoch ynglŷn â… | Dim ond eisiau gwirio mewn a gweld… |
| Diolch ichi am eich sylw at y mater hwn. | Hei, a glywsoch chi am… |
| Gwerthfawrogir eich cymorth yn y mater hwn yn fawr. | Oes gennych chi funud i sgwrsio am rywbeth? |
| Caniatewch i mi gyflwyno fy hun; Fi yw [Eich Enw], [Eich Swydd]. | Cofiwch ein sgwrs am [Testun]? Wedi cael diweddariad! |
Mae'n bwysig sicrhau bod eich e-bost yn rhydd o wallau gramadegol a sillafu, waeth beth fo'i ffurfioldeb. Defnyddio ein platfformau gwasanaeth prawfddarllen yn gallu gwella proffesiynoldeb ac eglurder eich neges yn fawr, gan eich helpu i gyfathrebu'n effeithiol.
Cofiwch, mae'r dewis cywir o eiriau yn eich cyflwyniad e-bost yn gosod y llwyfan ar gyfer y neges gyfan. Boed yn ffurfiol neu'n achlysurol, gall agoriad eich e-bost effeithio'n sylweddol ar naws y sgwrs a'r argraff a wnewch ar y derbynnydd.
Y grefft o baratoi ymatebion mewn cyfathrebu e-bost
Wrth ymateb i e-byst, mae cynnal y lefel briodol o ffurfioldeb a thôn fel y neges wreiddiol yn allweddol. Mae ymateb da fel arfer yn dechrau gyda mynegiant o ddiolchgarwch neu gydnabyddiaeth o gynnwys yr e-bost, ac yna mynd i'r afael â'r pwnc dan sylw.
Ymateb e-bost ffurfiol
- Dechreuwch gyda chydnabyddiaeth gwrtais: “Annwyl [Enw], Diolch am eich e-bost manwl.”
- Mynd i’r afael â’r cwestiwn neu’r mater: “Ynghylch eich cwestiwn am linell amser y prosiect, hoffwn egluro hynny…”
- Cynnig cymorth neu wybodaeth bellach: “Os oes angen manylion ychwanegol arnoch, mae croeso i chi gysylltu â mi.”
Dyma enghraifft o ymateb e-bost ffurfiol:
Ymateb e-bost anffurfiol
- Dechreuwch gydag agoriad cyfeillgar: “Hei [Enw], diolch am estyn allan!”
- Ewch yn syth at y pwynt: “Am y cyfarfod y soniasoch amdano, a ydym yn meddwl yr wythnos nesaf?”
- Cau gyda chyffyrddiad personol: “Dal i fyny yn fuan!”
Dyma enghraifft o ymateb e-bost anffurfiol:
Cofiwch, mewn atebion anffurfiol, mae'n iawn bod yn fwy uniongyrchol ac yn llai ffurfiol. Fodd bynnag, cadwch naws barchus a chlir bob amser, gan sicrhau bod y derbynnydd yn teimlo ei fod yn cael ei werthfawrogi. Boed yn ffurfiol neu'n anffurfiol, mae eich ymateb yn adlewyrchu eich arddull cyfathrebu a phroffesiynoldeb.
Casgliad
| Heddiw, mae'r gallu i baratoi cyflwyniad e-bost cymhellol yn angenrheidiol. Mae'r canllaw hwn wedi eich tywys trwy'r naws o greu cyflwyniadau e-bost ffurfiol ac achlysurol, gan gynnig mewnwelediadau i sicrhau bod eich negeseuon yn cael eu derbyn gyda'r eglurder a'r parch y maent yn eu haeddu. P'un a ydych chi'n estyn allan at gyswllt proffesiynol neu'n gollwng nodyn achlysurol at ffrind, cofiwch fod eich cyflwyniad e-bost yn fwy na geiriau yn unig; dyma'r bont sy'n cysylltu'ch neges â'r byd. Trwy gymhwyso'r mewnwelediadau a'r enghreifftiau hyn, nid anfon e-byst yn unig rydych chi; rydych chi'n hyrwyddo cysylltiadau, yn adeiladu perthnasoedd, ac yn llywio'r dirwedd ddigidol gyda hyder a gras. Felly, y tro nesaf y byddwch chi'n cyfansoddi e-bost, cofiwch y grefft o gyflwyno e-bost a gwnewch i bob gair gyfrif. |
