Sich in der Komplexität des formellen E-Mail-Schreibens zurechtzufinden, kann oft überwältigend sein, insbesondere wenn man sich an eine unbekannte Person wendet. Aber die Wahrheit ist, dass das Wissen, wie man eine gut organisierte, professionelle E-Mail erstellt, Ihre Kommunikationsfähigkeiten erheblich verbessern und Ihnen Türen für neue Möglichkeiten öffnen kann. Dieser Leitfaden versucht, die Bestandteile formeller E-Mails zu klären, von der Betreffzeile bis zur Signatur. Am Ende dieses Artikels verfügen Sie über die Werkzeuge, um wirkungsvolle, glänzende E-Mails zu verfassen, die professionellen Standards entsprechen und jede Interaktion zählen lassen.
Struktur einer formellen E-Mail
Die Struktur einer formellen E-Mail unterscheidet sich nicht grundlegend von einer informellen, ist jedoch ausgefeilter und folgt einer bestimmten Etikette. Eine formelle E-Mail enthält im Allgemeinen die folgenden Elemente:
- Eine Betreffzeile. Ein kurzer, passender Titel, der den Zweck der E-Mail zusammenfasst.
- Eine formelle E-Mail-Begrüßung. Eine großzügige Eröffnung, die den Empfänger respektvoll anspricht.
- E-Mail-Text. Der Hauptinhalt ist logisch und formalsprachlich aufgebaut.
- Ein formeller E-Mail-Abschluss. Eine abschließende Stellungnahme, die höflich ist und zu konkreten Maßnahmen oder Antworten aufruft.
- Eine Unterschrift. Ihre Unterschrift, die in der Regel Ihren vollständigen Namen und häufig auch Ihre Berufsbezeichnung oder Kontaktinformationen enthält.
Die sorgfältige Integration dieser Elemente verbessert die Effektivität Ihrer formellen E-Mails, macht sie leichter lesbar und löst mit größerer Wahrscheinlichkeit die erwartete Reaktion aus.
Die Betreffzeile
Die Betreffzeile dient als Überschrift für Ihre E-Mail und spielt eine entscheidende Rolle, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen. Auch wenn es wie ein kleines Detail erscheint, sollte seine Bedeutung nicht unterschätzt werden. Eine klare Betreffzeile kann die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail geöffnet wird und eine zeitnahe Antwort erhält, erheblich erhöhen.
Als Randbemerkung: Es ist ratsam, die E-Mail-Adresse des Empfängers erst dann in die vorgesehene Empfängerzeile über der Betreffzeile einzugeben, wenn Sie zum Versenden Ihrer E-Mail bereit sind. Dies trägt dazu bei, zu verhindern, dass versehentlich eine unvollendete E-Mail gesendet wird. Die gleiche Warnung sollte beim Ausfüllen der Zeilen „Cc“ und „Bcc“ beachtet werden.
Die Betreffzeile sollte sowohl klar als auch prägnant sein und in nur 5–8 Wörtern einen Überblick über den Inhalt der E-Mail geben. Dies weckt nicht nur die Aufmerksamkeit des Empfängers, sondern fördert auch zeitnahe Antworten. Denken Sie immer daran, das angegebene Feld für die Betreffzeile auszufüllen, das vom E-Mail-Text getrennt ist, um zu vermeiden, dass Sie eine E-Mail ohne Betreff versenden.
Beispielsweise:
- Ich suche nach einer Position als Redakteur. Diese Betreffzeile weist darauf hin, dass der Absender nach einer Position als Redakteur fragt, was sie für die Personalabteilung oder das Redaktionsteam relevant macht.
- Die Erklärung für die heutige Abwesenheit. Dieser Betreff teilt dem Empfänger sofort mit, dass es in der E-Mail um eine Abwesenheit geht, was zu einer schnelleren Antwort eines Managers oder Professors führt.
- Bitte um ein Empfehlungsschreiben. In dieser Zeile wird angegeben, dass es sich bei der E-Mail um ein Empfehlungsschreiben handelt, das den Empfänger auf die Art und Dringlichkeit der Anfrage aufmerksam macht.
- Anfrage zur Stipendienbewerbung. Durch die eindeutige Angabe, dass es sich in der E-Mail um eine Stipendienbewerbung handelt, können akademische oder Finanzämter die E-Mail leichter priorisieren.
- Die Tagesordnung der Sitzung dieser Woche. Diese Betreffzeile informiert das Team oder die Teilnehmer schnell darüber, dass die E-Mail die Tagesordnung für ein bevorstehendes Meeting enthält.
- Dringend: Familiennotfall heute. Durch die Verwendung von „dringend“ und Einzelheiten zum Notfall erhält diese E-Mail eine hohe Priorität für sofortiges Handeln.
- Das RSVP der Konferenz am Freitag ist erforderlich. Dieser Hinweis weist darauf hin, wie wichtig es ist, auf eine bevorstehende Konferenz zu antworten, und ermutigt den Empfänger, diese schnell zu öffnen.
Jedes dieser Beispiele beschreibt den Betreff der E-Mail für den Empfänger prägnant und hilft ihm so, Ihre Nachricht beim Lesen zu priorisieren. Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger sieht, wenn Ihre E-Mail eintrifft, und ist daher ein entscheidender Bestandteil für eine effektive Kommunikation.
Gruß
Die Wahl einer angemessenen formellen E-Mail-Begrüßung ist wichtig, um dem Empfänger Respekt zu erweisen. Die von Ihnen gewählte Begrüßung sollte zum Kontext und Zweck Ihrer E-Mail passen und den Ton für das folgende Gespräch vorgeben. Hier sind einige häufig verwendete formelle E-Mail-Begrüßungen:
- Sehr geehrter Herr/Frau/Dr./Professor [Nachname],
- Guten Morgen/Nachmittag [Name des Empfängers],
- Wen es angeht,
- Grüße,
- Hallo [Name des Empfängers],
Die Auswahl einer geeigneten Begrüßung ist von entscheidender Bedeutung, da sie den Grundton für den Rest Ihrer Nachricht festlegt.
Beispielsweise:
- Wenn Sie sich wegen formeller Angelegenheiten an Ihren Onkel Mike wenden, könnte ein geeigneter Anfangstext lauten: „Lieber Onkel Mike…“
- Wenn Sie mit einem potenziellen Arbeitgeber über Stellenangebote korrespondieren, wäre eine formellere Anrede wie „Sehr geehrte Frau Smith…“ angebracht.
- Wenn Sie eine Kundin namens Sarah kontaktieren, die Sie bereits kennengelernt haben, könnten Sie „Guten Morgen, Sarah…“ verwenden.
- Wenn Sie einer professionellen Person namens Alex eine E-Mail senden und diese etwas informell halten möchten, wäre „Hallo Alex…“ angebracht.
- Wenn Sie sich an eine Gruppe von Personen wenden, deren Namen Sie nicht kennen, reicht „Grüße“ aus.
In Fällen, in denen Sie den Empfänger nicht kennen, dienen „An wen es geht“ und „Grüße“ nur als formelle Begrüßung. Es ist jedoch immer vorzuziehen, den Namen der Person, der Sie eine E-Mail senden, zu nennen und sie nach Möglichkeit direkt anzusprechen.
Normalerweise folgt in Ihrer E-Mail der Begrüßung ein Komma. Sie können jedoch auch in sehr formellen Situationen einen Doppelpunkt verwenden. Der entscheidende Punkt besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Begrüßung respektvoll und für die Zielgruppe geeignet ist. Durch die sorgfältige Auswahl Ihrer E-Mail-Begrüßung erleichtern Sie nicht nur die einfachere Bearbeitung Ihrer Nachricht, sondern erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit, eine zeitnahe und relevante Antwort zu erhalten.
E-Mail-Text
Der Hauptinhalt einer E-Mail wird als E-Mail-Text bezeichnet. Es konzentriert sich normalerweise auf ein einzelnes Thema oder eine Reihe eng verwandter Themen. Das erste, was Sie im E-Mail-Text tun sollten, ist, den Grund Ihrer Korrespondenz zu klären.
Durch die Klärung des Zwecks Ihrer E-Mail kann der Empfänger den Kontext verstehen und Ihnen so leichter helfen oder antworten. Sie können den Zweck Ihrer E-Mail mit Formulierungen wie den folgenden einleiten:
- Ich möchte mich erkundigen…
- Ich schreibe Ihnen, um mein Interesse an … auszudrücken.
- Ich kontaktiere Sie bezüglich…
- Ich hoffe, es klären zu können ...
- Ich möchte um … bitten
- Ich bin daran interessiert, mehr über ... zu erfahren.
- Ich möchte Einzelheiten zu … bestätigen.
- Ich suche weitere Informationen zu …
Wenn Sie noch nie mit dem Empfänger Kontakt hatten, ist es höflich, sich kurz vorzustellen, bevor Sie Ihr Hauptanliegen äußern.
Beispielsweise:
- Bei der Suche nach beruflichen Networking-Möglichkeiten oder potenziellen Kooperationen ist die richtige Einführung von entscheidender Bedeutung. Im folgenden Beispiel stellt sich Emily klar vor und erläutert prägnant den Grund für ihre E-Mail an Dr. Brown, um ein einfacheres Verständnis ihrer Absichten zu ermöglichen:
| Sehr geehrter Herr Dr. Brown, Ich bin Emily Williams, Junior-Research-Analystin bei DEF Corporation. Ich verfolge Ihre Arbeit im Bereich der Nanotechnologie und würde gerne mögliche Kooperationen zwischen unseren Institutionen besprechen. |
Es wird empfohlen, Ihre E-Mail prägnant zu halten. Denken Sie daran, dass die meisten Menschen ihre E-Mails lieber schnell durchgehen, also vermeiden Sie unnötige Entwicklungen.
Beispielsweise:
- Wenn Sie aufgrund eines familiären Notfalls eine Freistellung von der Arbeit beantragen, können Sie einfach sagen: „Ich habe einen familiären Notfall und muss mir den Tag frei nehmen“, anstatt ausführlich auf die Situation einzugehen.
Für einen zusätzlichen Hauch von Professionalität und Höflichkeit sollten Sie die E-Mail mit einem Ausdruck der Dankbarkeit beginnen, wenn Sie auf eine frühere Nachricht antworten. Sätze wie „Ich freue mich über Ihre zeitnahe Antwort“ oder „Danke, dass Sie sich bei mir gemeldet haben“ können einen positiven Ton für den Rest des Gesprächs vorgeben.
Ende
Das Ende einer formellen E-Mail dient als Abschnitt, in dem Sie zu einer bestimmten Aktion auffordern und der Person, der Sie eine E-Mail schicken, Dankbarkeit ausdrücken möchten. Es ist im Allgemeinen eine gute Praxis, ein Gleichgewicht zwischen Ihrer Bitte und höflicher Sprache zu finden. Dies zeugt nicht nur von Höflichkeit, sondern erhöht auch die Chancen auf eine positive Antwort. Diese Formulierungen können an verschiedene Situationen und den spezifischen Kontext Ihrer E-Mail angepasst werden. Hier sind einige davon, die Sie verwenden können:
- Vielen Dank für Ihre Überlegung und ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.
- Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, mir dies mitzuteilen.
- Ich freue mich auf die Gelegenheit zur Zusammenarbeit.
- Danke für Ihre Rückmeldung; es wird sehr geschätzt.
- Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie sich umgehend mit dieser Angelegenheit befassen.
- Ich bin dankbar, dass Sie sich die Zeit genommen haben, meine E-Mail zu lesen.
- Sollten Sie weitere Informationen benötigen, können Sie mich gerne kontaktieren.
- Ich schätze Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung in dieser Angelegenheit.
- Vielen Dank im Voraus für Ihre Mitarbeit.
- Ich freue mich über die Möglichkeit einer Zusammenarbeit und würde gerne weitere Gespräche führen.
So wie der Beginn einer formellen E-Mail den Ton für das gesamte Gespräch vorgibt, spielt auch der Schlussabschnitt eine entscheidende Rolle dabei, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und die Bühne für zukünftige Interaktionen zu bereiten.
Beispielsweise:
- Im Kontext unseres Beispiels hat Emily Williams eine Zusammenarbeit mit Dr. Brown vorgeschlagen und strebt eine zeitnahe Antwort an. Um dies zu erreichen, gibt sie einen Termin an, bis zu dem sie eine Rückmeldung erhalten möchte, bietet an, etwaige Fragen zu beantworten, und beendet die E-Mail mit einer höflichen Verabschiedung. Auf diese Weise erstellt sie einen strukturierten und höflichen Abschluss ihrer formellen E-Mail, etwa so:
| Ich hoffe, dass wir in naher Zukunft ein Treffen vereinbaren können, um die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit zu erkunden. Bitte teilen Sie mir bis zum 20. September mit, ob Sie für ein weiteres Gespräch zur Verfügung stehen. Wenn Sie Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit für diese Angelegenheit und ich freue mich auf die Gelegenheit zur Zusammenarbeit. Freundliche Grüße, Emily Williams |
Dies ist ein effektiver formeller E-Mail-Abschluss, da Emily Williams ihren Wunsch nach einer möglichen Zusammenarbeit deutlich zum Ausdruck bringt und gleichzeitig ihre Wertschätzung dafür zum Ausdruck bringt, dass Dr. Brown sich die Zeit genommen hat, ihre E-Mail zu lesen und möglicherweise darauf zu antworten.
Signature
So wie die Wahl der richtigen Begrüßung den Rahmen für Ihre E-Mail schafft, ist die Wahl einer geeigneten formellen E-Mail-Signatur ebenso wichtig. Die Unterschrift dient als Schlussbemerkung und unterstreicht den respektvollen Ton Ihrer Nachricht. Es sorgt auch für eine abschließende Note, die den Eindruck beeinflussen kann, den Sie beim Empfänger hinterlassen.
Zu den häufig verwendeten höflichen formellen E-Mail-Signaturen, die an verschiedene Situationen angepasst werden können, gehören:
- Hochachtungsvoll,
- Mit freundlichen Grüßen
- Thanks again,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Mit freundlichen Grüßen,
- Freundliche Grüße,
- Mit Anerkennung,
- Mit freundlichen Grüßen,
Wenn es um die Formatierung Ihrer E-Mail-Signatur geht, sollten Sie einige Best Practices befolgen. Beginnen Sie immer einen neuen Absatz für Ihre Unterschrift und einen weiteren separaten Absatz für Ihren Namen. Es ist ratsam, in formellen Mitteilungen sowohl mit Ihrem Vor- als auch mit Ihrem Nachnamen zu unterschreiben. Wenn Sie im Namen einer Organisation schreiben, sollte der Name der Organisation unter Ihrem eigenen Namen erscheinen.
Durch die Einhaltung dieser Richtlinien können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail von Anfang bis Ende professionell und höflich bleibt, und erhöhen so die Chance auf eine positive Antwort.
Beispielsweise:
| Vielen Dank für Ihre Unterstützung bei dem Projekt. Ihr Fachwissen war von unschätzbarem Wert und ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit. Die besten Wünsche, John Smith ABC Enterprises, Projektmanager |
Seine formelle Unterschrift „Beste Wünsche“ und die Angabe seiner Berufsbezeichnung tragen zum insgesamt professionellen Ton der E-Mail bei. Dies schafft die Voraussetzungen für weiterhin positive Interaktionen.
Tipps zum Erstellen einer formellen E-Mail, bevor Sie auf Senden klicken
Großartig, Sie sind fast bereit, Ihre formelle E-Mail zu senden! Aber warten Sie – bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, stellen wir sicher, dass alles in Ordnung ist. Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihre E-Mails poliert, professionell und fehlerfrei sind. Eine gut gestaltete E-Mail vermittelt nicht nur effektiv Ihre Botschaft; Es gibt auch den Ton für zukünftige Interaktionen vor und hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Hier ist eine umfassende Checkliste, die alle Grundlagen abdeckt, von Grundlagen wie Rechtschreibung und Grammatik bis hin zu differenzierteren Elementen wie Ton und Timing:
- Korrektur lesen. Überprüfen Sie immer Ihre Rechtschreibung und Grammatik, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Um diesen Prozess einfacher und genauer zu gestalten, sollten Sie die Verwendung in Betracht ziehen Unser Korrekturlesetool um zu bestätigen, dass alles in Ordnung ist.
- Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse in einem professionellen Format angehängt ist, z [E-Mail geschützt] . Vermeiden Sie die Verwendung informeller oder unangemessener E-Mail-Adressen wie „[E-Mail geschützt] . "
- Beschreibende Betreffzeile. Ihre Betreffzeile sollte einen guten Eindruck vom Inhalt der E-Mail vermitteln und den Empfänger dazu verleiten, sie zu öffnen.
- Überprüfen Sie den Ton. Behalten Sie einen professionellen und respektvollen Ton bei, insbesondere wenn Sie sensible oder komplexe Themen besprechen.
- Signaturblock. Fügen Sie einen formellen Unterschriftenblock mit Ihrem vollständigen Namen, Titel und Kontaktinformationen hinzu, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten und eine einfache Nachverfolgung zu ermöglichen.
- Überprüfung auf Anhänge. Überprüfen Sie noch einmal, ob alle erforderlichen Dokumente beigefügt sind, insbesondere wenn sie im E-Mail-Text erwähnt werden.
- Zeit es richtig. Berücksichtigen Sie das Timing Ihrer E-Mail; Vermeiden Sie es, geschäftliche E-Mails spätabends oder über das Wochenende zu versenden, es sei denn, dies ist erforderlich.
- Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder Nummerierungen. Verwenden Sie für E-Mails mit vielen Informationen oder Anfragen zur besseren Lesbarkeit Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen.
- Bitten Sie um Anerkennung. Wenn die E-Mail wichtig ist, sollten Sie eine Empfangsbestätigung anfordern.
- Cc und Bcc verwalten. Verwenden Sie Cc für sichtbare zusätzliche Empfänger und Bcc, um andere verborgen zu halten. Fügen Sie sie hinzu, wenn an Ihrer E-Mail mehrere Parteien beteiligt sind.
- Hyperlinks. Stellen Sie sicher, dass alle Hyperlinks funktionieren und zu den richtigen Websites oder Online-Ressourcen führen.
- Handyfreundlich. Überprüfen Sie, wie Ihre E-Mails auf einem mobilen Gerät angezeigt werden, da viele Menschen ihre E-Mails unterwegs abrufen.
Sobald Sie diese Kästchen angekreuzt haben, können Sie mit Vertrauen in Ihre formelle E-Mail auf die Schaltfläche „Senden“ klicken!
Beispiele für formelle E-Mails
E-Mail-Kommunikation ist heute eine unverzichtbare Fähigkeit, insbesondere im beruflichen Umfeld. Unabhängig davon, ob Sie sich an einen akademischen Berater wenden oder nach Stellenangeboten fragen, kann die Fähigkeit, eine kurze, klare und professionell formatierte E-Mail zu schreiben, den Grundstein für eine produktive Beziehung legen. Zu wissen, was enthalten sein muss – und was nicht –, kann den entscheidenden Unterschied darin machen, wie Ihre Nachricht ankommt. Um Sie bei der Vorbereitung Ihrer eigenen E-Mails zu unterstützen, finden Sie unten kurze Beispiele für formelle E-Mails, die als Vorlagen oder Inspiration für Ihre eigene Korrespondenz dienen können.
- Beispiel 1: Formelle E-Mail zur Kontaktaufnahme mit einem akademischen Berater.
- Beispiel 2: Formelle E-Mail mit Anfragen zu Beschäftigungsmöglichkeiten.
Fazit
| Die Beherrschung der Kunst des formellen E-Mail-Schreibens kann Ihnen neue Möglichkeiten eröffnen und Ihre beruflichen Kommunikationsfähigkeiten verbessern. Dieser Leitfaden hat Sie durch alle wichtigen Komponenten geführt, von einer überzeugenden Betreffzeile bis hin zu einer höflichen Signatur. Mit diesem Wissen sind Sie nun bereit, effektive, gut strukturierte formelle E-Mails zu verfassen, die professionellen Standards entsprechen. Klicken Sie also voller Zuversicht auf die Schaltfläche „Senden“, denn Sie wissen, dass Sie bestens dafür gerüstet sind, dass jede Interaktion zählt. |
