Ametliku e-kirjade kirjutamise keerukuses navigeerimine võib sageli tunduda üle jõu käiv, eriti kui pöördute kellegi võõra poole. Kuid tõsi on see, et teadmine, kuidas koostada hästi organiseeritud ja professionaalset meilisõnumit, võib märkimisväärselt parandada teie suhtlusoskusi ja avada uksi võimalustele. See juhend püüab selgitada ametlike e-kirjade komponente alates teemarealt kuni allkirjani. Selle artikli lõpuks on teil tööriistad tõhusate, läikivate meilide ettevalmistamiseks, mis vastavad kutsestandarditele ja muudavad iga suhtluse oluliseks.
Ametliku e-kirja struktuur
Ametliku e-kirja struktuur ei erine kardinaalselt mitteametlikust, kuid on lihvitud ja järgib kindlat etiketti. Ametlik e-kiri sisaldab üldiselt järgmisi elemente:
- Teema rida. Lühike sobiv pealkiri, mis võtab kokku meili eesmärgi.
- Ametlik meilitervitus. Lahke avang, mis pöördub aupaklikult adressaadi poole.
- Meili sisutekst. Põhisisu on üles ehitatud loogiliselt ja kasutades formaalset keelt.
- Ametlik meili lõpp. Lõppsõna, mis on viisakas ja nõuab konkreetset tegevust või reageerimist.
- Allkiri. Teie sisselogimine, mis sisaldab tavaliselt teie täisnime ja sageli teie ametinimetust või kontaktteavet.
Nende elementide hoolikas integreerimine parandab teie ametlike meilide tõhusust, muutes need hõlpsamini loetavaks ja tekitades tõenäolisemalt oodatud vastuse.
Teema rida
Teemarida toimib teie meili pealkirjana ja mängib olulist rolli adressaadi tähelepanu köitmisel. Kuigi see võib tunduda väikese detailina, ei tasu selle olulisust alahinnata. Selge teemarida võib oluliselt suurendada tõenäosust, et teie e-kiri avatakse ja õigeaegselt vastatakse.
Vahemärkusena on soovitatav mitte sisestada saaja e-posti aadressi määratud adressaadi reale, mis asub teemarea kohal, enne kui olete oma meili saatmiseks täielikult valmis. See aitab vältida lõpetamata meili kogemata saatmist. Sama hoiatust tuleks kasutada ka ridade Cc ja Bcc täitmisel.
Teemarida peaks olema nii selge kui ka lühike, pakkudes 5–8 sõnaga ülevaadet meili sisust. See mitte ainult ei köida adressaadi tähelepanu, vaid julgustab ka õigeaegselt reageerima. Ärge unustage alati täita määratud teemarea kasti, mis on meili sisust eraldiseisev, et vältida ilma teemata meili saatmist.
Näiteks:
- Otsin toimetaja ametikohta. See teemarida näitab, et saatja küsib toimetaja ametikoha kohta, muutes selle HR-i või toimetuse jaoks asjakohaseks.
- Seletus tänasele puudumisele. See teema annab adressaadile kohe teada, et meilis käsitletakse puudumist, mis nõuab juhilt või professorilt kiiremat reageerimist.
- Soovituskirja taotlemine. See rida täpsustab, et meil käsitletakse soovituskirja, mis annab adressaadile teada taotluse olemusest ja kiireloomulisusest.
- Stipendiumitaotluse päring. Kui öeldakse selgelt, et meil on stipendiumitaotluse kohta, on akadeemilistel või finantsasutustel lihtsam e-kirja tähtsuse järjekorda seada.
- Selle nädala koosoleku päevakord. See teemarida teavitab meeskonda või osalejaid kiiresti, et meilis on eelseisva koosoleku päevakord.
- Kiireloomuline: täna perekondlik hädaolukord. Kui kasutate "kiireloomulist" ja hädaolukorra spetsiifikat, muudab see meili kiireks tegutsemiseks esmatähtsaks.
- Vaja on reedese konverentsi RSVP-d. See tähistab eelseisvale konverentsile reageerimise tähtsust, julgustades adressaati seda kiiresti avama.
Kõik need näited kirjeldavad lühidalt e-kirja teemat adressaadile, aidates neil teie sõnumit lugemisel tähtsuse järjekorda seada. Teemarida on esimene asi, mida adressaat teie meili saabumisel näeb, mistõttu on see tõhusa suhtluse jaoks ülioluline komponent.
Tervitus
Sobiva ametliku e-kirjaga tervituse valimine on adressaadi vastu austuse avaldamiseks hädavajalik. Valitud tervitus peaks vastama teie meili kontekstile ja eesmärgile, määrates tõhusalt järgneva vestluse tooni. Siin on mõned sagedamini kasutatavad ametlikud meilitervitused:
- Lugupeetud härra/proua/doktor/professor [perenimi]!
- Tere hommikust/pärastlõunast [saaja nimi],
- Keda see võiks huvitada,
- Tervitused,
- Tere [saaja nimi]!
Sobiva tervituse valimine on ülioluline, kuna see määrab teie ülejäänud sõnumi algtooni.
Näiteks:
- Kui võtate ametlikes küsimustes ühendust oma onu Mike'iga, võiks sobiv avaja olla "Kallis onu Mike..."
- Potentsiaalse tööandjaga töövõimaluste osas suheldes sobiks ametlikum tervitus, näiteks „Kallis proua Smith…”.
- Kui võtate ühendust Sarah-nimelise kliendiga, kellega olete varem kohtunud, võite kasutada sõna „Tere hommikust, Sarah…”
- Kui saadate meili professionaalile nimega Alex ja soovite seda veidi mitteametlikuna hoida, oleks sobiv sõna "Tere Alex...".
- Kui pöördute inimeste rühma poole, kelle nime te ei tea, piisaks "tervitusest".
Juhtudel, kui te adressaati ei tea, toimivad "Kellele see võib puudutada" ja "Tervitused" lihtsalt ametliku tervitusena. Siiski on alati parem tuvastada selle inimese nimi, kellele meilite saadate, ja võimalusel otse tema poole pöörduda.
Tavaliselt järgneb meilis saadetud tervitustele koma. Siiski saate koolonit kasutada ka väga ametlikes seadetes. Peaasi on veenduda, et teie tervitus on lugupidav ja sihtrühmale sobiv. Valides oma e-kirjaga tervituse hoolikalt, ei hõlbusta te mitte ainult oma sõnumi lihtsamat korraldamist, vaid suurendate ka kiire ja asjakohase vastuse saamise tõenäosust.
Meili sisutekst
Meili põhisisu nimetatakse meili sisuks. Tavaliselt keskendutakse ühele teemale või tihedalt seotud teemade kogumile. Esimese asjana peaksite meili sisus selgitama oma kirjavahetuse põhjust.
Meili eesmärgi selgitamine võimaldab adressaadil kontekstist aru saada, mistõttu on tal lihtsam teid aidata või teile vastata. Saate oma meili eesmärki tutvustada järgmiste fraasidega:
- Sooviksin küsida…
- Kirjutan, et väljendada oma huvi…
- Võtan teiega ühendust seoses…
- Loodan selgitada…
- Soovin taotleda…
- Olen huvitatud rohkem teada saama…
- Soovin kinnitada üksikasju…
- Otsin lisateavet…
Kui te pole kunagi varem adressaadiga suhelnud, on viisakas end lühidalt tutvustada, enne kui avaldate oma esmase mure.
Näiteks:
- Professionaalsete võrgustike loomise võimaluste või potentsiaalsete koostöövõimaluste otsimisel on õige tutvustamine võtmetähtsusega. Järgmises näites tutvustab Emily ennast selgelt ja kirjeldab lühidalt dr Brownile saatmise põhjust, mis hõlbustab tema kavatsuste selgemat mõistmist:
| Lugupeetud dr Brown! Olen Emily Williams, DEF Corporationi nooremteaduranalüütik. Olen jälginud teie tööd nanotehnoloogia vallas ja tahaksin arutada võimalikke koostöövõimalusi meie institutsioonide vahel. |
Soovitatav on hoida oma e-kiri lühidalt. Pidage meeles, et enamik inimesi eelistab oma e-kirjad kiiresti läbi lugeda, seega vältige tarbetuid arendusi.
Näiteks:
- Kui taotlete perekondliku hädaolukorra tõttu töölt vaba aega, võite lihtsalt öelda: "Mul on perekondlik hädaolukord ja pean vaba päeva võtma", selle asemel, et olukorda ammendavalt üksikasjalikult kirjeldada.
Professionaalsuse ja viisakuse lisamiseks kaaluge meili alustamist tänuavaldusega, kui vastate eelmisele sõnumile. Fraasid nagu "Ma hindan teie õigeaegset vastust" või "Täname, et minuga ühendust võtsite", võivad ülejäänud vestlusele positiivse tooni anda.
Lõpp
Ametliku e-kirja lõpp toimib jaotisena konkreetse toimingu taotlemiseks ja tänu avaldamiseks inimesele, kellele te meilite saadate. Tasakaalu leidmine teie taotluse ja viisaka keeleoskuse vahel on üldiselt hea tava. See mitte ainult ei näita viisakust, vaid suurendab ka positiivse vastuse saamise võimalusi. Neid fraase saab kohandada vastavalt erinevatele olukordadele ja teie meili konkreetsele kontekstile. Siin on mõned neist, mida saate kasutada:
- Täname teid tähelepanu eest ja ootan teiega varsti kuulda.
- Kui teil on küsimusi või muresid, andke mulle sellest kindlasti teada.
- Ootan huviga võimalust koostööd teha.
- Aitäh tagasiside eest; see on kõrgelt hinnatud.
- Teie kiire tähelepanu sellele küsimusele oleks kõrgelt hinnatud.
- Olen tänulik aja eest, mille võtsite minu meili lugemiseks.
- Kui vajate lisateavet, võtke minuga julgelt ühendust.
- Hindan teie mõistvat suhtumist ja abi selles küsimuses.
- Täname teid juba ette koostöö eest.
- Olen koostöövõimaluse üle põnevil ja räägin hea meelega edasi.
Nii nagu ametliku meili avamine annab tooni kogu vestlusele, on ka kokkuvõtval osal oluline roll kestva mulje loomisel ja tulevase suhtluse alustamisel.
Näiteks:
- Meie näite kontekstis on Emily Williams teinud ettepaneku teha koostööd dr Browniga ja tema eesmärk on saada õigeaegne vastus. Selle saavutamiseks määrab ta kuupäeva, milleks ta soovib vastust saada, pakub vastuseid kõikidele küsimustele ja lõpetab meili viisaka sisselogimisega. Sel viisil loob ta oma ametlikule meilile struktureeritud ja viisaka lõpu, näiteks:
| Loodan, et saame lähiajal kokku leppida kohtumise, et uurida koostöövõimalusi. Palun andke mulle 20. septembriks teada, kui olete valmis seda edasi arutada. Kui teil on küsimusi või vajate lisateavet, võtke minuga kindlasti ühendust. Tänan teid sellele küsimusele tähelepanu pööramise eest ja ootan koostöövõimalust. Parimate soovidega, Emily Williams |
See on tõhus ametlik e-kirja lõpp, sest Emily Williams väljendab selgelt oma soovi võimalikuks koostööks, avaldades samal ajal tunnustust selle eest, et dr Brown sai oma meili lugeda ja sellele potentsiaalselt vastata.
allkiri
Nii nagu õige tervituse valimine paneb aluse teie meilile, on ka sobiva ametliku meiliallkirja valimine sama oluline. Allkiri on lõpumärkus, mis toetab kogu teie sõnumis seatud lugupidavat tooni. See annab ka kokkuvõtte, mis võib mõjutada muljet, mille sa adressaadist jätad.
Mõned tavaliselt kasutatavad viisakad ametlikud meiliallkirjad, mida saab kohandada erinevate olukordadega, on järgmised:
- Lugupidamisega
- Lugupidamisega
- Tänan,
- Lugupidamisega,
- Lugupidamisega
- Parimate soovidega,
- Tänutundega
- Lugupidamisega
Meiliallkirja vormindamisel tuleb järgida mõnda parimat tava. Alustage alati uut lõiku oma allkirja jaoks ja teist eraldi lõiku oma nime jaoks. Ametlikes suhtlustes on soovitatav allkirjastada nii ees- kui ka perekonnanimi. Kui kirjutate organisatsiooni nimel, peaks organisatsiooni nimi olema teie enda nime all.
Järgides neid juhiseid, saate tagada, et teie e-kiri jääb algusest lõpuni professionaalne ja viisakas, suurendades seeläbi soodsa vastuse saamise võimalust.
Näiteks:
| Täname teid projektiga seotud abi eest. Teie teadmised on olnud hindamatud ja ma ootan meie jätkuvat koostööd. Parimate soovidega, John Smith ABC Enterprises, projektijuht |
Tema ametlik allkiri "Parimate soovidega" ja ametinimetus lisavad meili üldisele professionaalsele toonile. See loob aluse jätkuvaks positiivseks suhtluseks.
Näpunäiteid ametliku meilisõnumi loomiseks Enne saatmisklahvi vajutamist
Suurepärane, olete peaaegu valmis ametlikku meili saatma! Kuid oodake – enne selle nupu „Saada” klõpsamist veendume, et kõik on korras. Väga oluline on tagada, et teie e-post on lihvitud, professionaalne ja veatu. Hästi koostatud e-kiri ei edasta mitte ainult teie sõnumit tõhusalt; see annab tooni ka tulevasteks suhtlusteks ja jätab püsiva mulje. Siin on põhjalik kontroll-loend, mis hõlmab kõiki aluseid, alates põhitõdedest, nagu õigekiri ja grammatika, kuni nüansirikkamate elementideni, nagu toon ja ajastus.
- Korrektuur. Enne nupu „Saada” vajutamist kontrollige alati õigekirja ja grammatikat. Selle protsessi lihtsamaks ja täpsemaks muutmiseks kaaluge selle kasutamist meie korrektuuritööriist kinnitamaks, et kõik on korras.
- Kasutage professionaalset e-posti aadressi. Garantii, et teie e-posti aadress on lisatud professionaalsele vormingule, näiteks [meiliga kaitstud]. Vältige mitteametlike või sobimatute e-posti aadresside nagu "[meiliga kaitstud]. "
- Kirjeldav teemarida. Teie teemarida peaks andma hea ettekujutuse meili sisust, meelitades adressaati seda avama.
- Kontrollige tooni. Säilitage professionaalne ja lugupidav toon, eriti tundlike või keeruliste küsimuste arutamisel.
- Allkirjaplokk. Kaasake ametlik allkirjaplokk oma täisnime, ametinimetuse ja kontaktandmetega, et tagada professionaalne välimus ja lihtne järeltegevus.
- Vaadake manused üle. Kontrollige veel kord, et kõik vajalikud dokumendid on lisatud, eriti kui need on meili sisus mainitud.
- Aja õigeks ajaks. Võtke arvesse oma e-posti ajastust; vältige ärimeilide saatmist hilisõhtul või nädalavahetusel, kui see pole vajalik.
- Kasutage täppe või nummerdamist. Palju teavet või taotlusi sisaldavate meilide puhul kasutage loetavuse huvides täppe või nummerdatud loendeid.
- Küsi tunnustust. Kui meil on oluline, küsige kättesaamise kinnitust.
- Koopia ja pimekoopia haldamine. Kasutage koopiat nähtavate täiendavate adressaatide jaoks ja Pimekoopiat, et teised varjata. Lisage need, kui teie e-kiri hõlmab mitut osapoolt.
- Hüperlingid. Garantii, et kõik hüperlingid töötavad ja viivad õigetele veebisaitidele või veebiressurssidele.
- Mobiilisõbralik. Kontrollige, kuidas teie meilisõnumid mobiilseadmes kuvatakse, kuna paljud inimesed vaatavad oma e-kirju liikvel olles.
Kui olete need kastid märkinud, olete valmis oma ametlikus meilis julgelt nuppu "Saada" vajutama!
Ametlike e-kirjade näited
Tänapäeval on meilisuhtlus hädavajalik oskus, eriti professionaalsetes tingimustes. Ükskõik, kas pöördute akadeemilise nõustaja poole või küsite töövõimaluste kohta, võime kirjutada lühike, selge ja professionaalselt vormindatud meilisõnum võib luua aluse produktiivsele suhtele. Teadmine, mida lisada ja mida mitte, võib teie sõnumi vastuvõtmist oluliselt mõjutada. Et aidata teil oma meilisõnumeid ette valmistada, leiate altpoolt lühikesed näited ametlikest meilidest, mis võivad olla teie enda kirjavahetuse mallideks või inspiratsiooniks.
- Näide 1: Ametlik e-kiri akadeemilise nõustaja poole pöördumiseks.
- Näide 2: Ametlik e-kiri töövõimaluste kohta.
Järeldus
| Ametliku e-kirjade kirjutamise kunsti valdamine võib avada uksi uutele võimalustele ja parandada teie professionaalseid suhtlemisoskusi. See juhend on juhendanud teid läbi iga olulise komponendi, alates köitvast teemarealt kuni viisaka allkirjani. Olles nende teadmistega relvastatud, olete nüüd valmis koostama tõhusaid, hästi struktureeritud ametlikke e-kirju, mis vastavad kutsestandarditele. Nii et jätkake ja vajutage seda nuppu "Saada" julgelt, teades, et olete hästi varustatud, et iga suhtlus loeb. |
