Posta elektroniko formala: komunikazio eraginkorra izateko gida

Posta elektronikoaren idazketa formalaren konplexutasunetan zehar nabigatzea izugarria izan daiteke askotan, batez ere ezezagunarengana iristean. Baina egia da, ondo antolatutako posta elektroniko profesional bat eraikitzen jakiteak zure komunikazio gaitasunak nabarmen hobetu ditzakeela eta aukeren ateak ireki ditzakeela. Gida honek mezu elektroniko formalen osagaiak argitu nahi ditu, gaiaren lerrotik hasi eta sinaduraraino. Artikulu honen amaieran, estandar profesionalei atxikitzen zaizkien mezu elektroniko eraginkorrak eta distiratsuak prestatzeko tresnak izango dituzu eta elkarrekintza bakoitzak balio duen.

Posta elektroniko formal baten egitura

Mezu elektroniko formal baten egitura ez da guztiz desberdina informal baten aldean, baina leunduagoa da eta protokolo zehatza jarraitzen du. Posta elektroniko formal batek, oro har, elementu hauek ditu:

• Gai-lerro bat. Posta elektronikoaren helburua laburbiltzen duen izenburu labur eta egokia.
• Posta elektronikoko agur formala. Hartzaileari errespetuz zuzentzen zaion irekiera eskuzabala.
• Mezu elektronikoaren gorputzaren testua. Eduki nagusia logikoki eta hizkuntza formala erabiliz egituratuta dago.
• Posta elektronikoaren amaiera formala. Polita den eta ekintza edo erantzun zehatza eskatzen duen amaierako adierazpena.
• Sinadura bat. Zure izenpea, normalean zure izen-abizenak eta askotan zure titulu profesionala edo harremanetarako informazioa barne hartzen dituena.

Elementu horiek kontu handiz integratzeak zure mezu elektroniko formalen eraginkortasuna hobetzen du, irakurtzeko errazagoa izan dadin eta espero den erantzuna lortzeko litekeena da.

Gai-lerroa

Gai-lerroak zure mezu elektronikoaren goiburu gisa balio du eta hartzailearen arreta erakartzeko zeregin erabakigarria du. Xehetasun txiki bat badirudi ere, bere garrantzia ez da gutxietsi behar. Gai-lerro argi batek zure posta elektronikoa irekitzeko eta erantzun puntuala jasotzeko probabilitatea asko handitu dezake.

Ohar gisa, komeni da hartzailearen helbide elektronikoa ez sartzea izendatutako hartzailearen lerroan —gaiaren lerroaren gainean kokatuta—, mezu elektronikoa bidaltzeko guztiz prest egon arte. Honek amaitu gabeko mezu elektronikoak ustekabean bidaltzea saihesten du. Abisu bera egin behar da Cc eta Bcc lerroak betetzerakoan.

Gai-lerroak argia eta zehatza izan behar du, mezu elektronikoaren edukiaren argazkia 5-8 hitzetan soilik emanez. Honek hartzailearen arreta erakartzeaz gain, erantzun puntualak bultzatzen ditu. Gogoratu beti bete behar duzula zehaztutako gai-lerroaren koadroa, posta elektronikoaren gorputzetik bereizita dagoena, gairik gabeko mezu elektroniko bat bidaltzea ekiditeko.

Adibidez:

• Editorearen karguaren kontsulta bila. Gai-lerro honek igorleak editore-postu bati buruz galdetzen duela adierazten du, HR edo erredakzio-taldearentzat garrantzitsua dela.
• Gaurko absentziaren azalpena. Subjektu honek berehala esaten dio hartzaileari mezu elektronikoak absentzia bati buruz hitz egingo duela, eta arduradun edo irakasle baten erantzun azkarrago bat eskatuz.
• Gomendio gutuna eskatzea. Lerro honek zehazten du mezu elektronikoa gomendio-gutun bati buruzkoa izango dela, hartzaileari eskaeraren izaera eta urgentziaz ohartaraziz.
• Beka eskaera egiteko kontsulta. Posta elektronikoa beka eskaera bati buruzkoa dela argi eta garbi adieraziz gero, errazagoa izango da bulego akademiko edo finantzarioek posta elektronikoa lehenesteko.
• Aste honetako bileraren agenda. Gai-lerro honek azkar jakinarazten die taldeari edo bertaratutakoei mezu elektronikoak hurrengo bilera baten agenda duela.
• Premiazkoa: familiaren larrialdia gaur. "Premiazko" eta larrialdiaren inguruko xehetasunak erabiliz gero, mezu elektroniko hau lehentasun handia da berehalako ekintzak egiteko.
• Ostiraleko konferentzia RSVP beharrezkoa da. Honek hurrengo konferentzia bati buruz erantzuteak duen garrantzia adierazten du, hartzaileak azkar irekitzera animatuz.

Adibide hauetako bakoitzak zehatz-mehatz deskribatzen dio mezu elektronikoaren gaia hartzaileari, zure mezua irakurtzeko lehentasuna ematen lagunduz. Gai-lerroa hartzaileak zure mezu elektronikoa iristen denean ikusten duen lehen gauza da, eta komunikazio eraginkorra izateko funtsezko osagaia da.

Agurra

Hartzaileari errespetua erakusteko ezinbestekoa da posta elektronikoko agur formal egokia aukeratzea. Hautatzen duzun agurrak zure mezu elektronikoaren testuinguruarekin eta xedearekin bat etorri behar du, ondoko elkarrizketaren tonua eraginkortasunez ezarriz. Hona hemen erabili ohi diren posta elektronikoko agur formal batzuk:

• Jaun/Andre/Doktorea/Irakasle agurgarria [Abizena],
• Egun on/arratsalde on [hartzailearen izena],
• Nori dagokionez,
• Agurrak,
• Kaixo [hartzailearen izena],

Agurra egoki bat hautatzea funtsezkoa da, zure mezuaren gainerako hasierako tonua ezartzen duelako.

Adibidez:

• Zure osaba Mikerekin harremanetan ari bazara kontu formaletarako, irekitzaile egokia hau izan daiteke: "Osaba Mike maitea..."
• Enplegatzaile potentzial batekin lan-aukerei buruz ari zarenean, "Smith andre maitea..." bezalako agur formalagoa egokia izango litzateke.
• Aurretik ezagutu duzun Sarah izeneko bezero batekin harremanetan jartzen bazara, "Egun on, Sarah..." erabil dezakezu.
• Alex izeneko ulermen profesional bati posta elektronikoz bidaltzen diozunean eta informal samarra mantendu nahi baduzu, "Kaixo Alex..." egokia izango litzateke.
• Izenak ezagutzen ez dituzun pertsona talde batengana iristen bazara, nahikoa izango litzateke “Agurra”.

Hartzailea ezagutzen ez duzun kasuetan, "Nori dagokio" eta "Agur" agur formal gisa balio dute. Hala ere, beti komeni da posta elektronikoz bidaltzen ari zaren pertsonaren izena identifikatzea eta zuzenean hari zuzentzea posible denean.

Normalean, koma bat dator zure posta elektronikoko agurra. Hala ere, bi puntuak ere erabil ditzakezu ezarpen oso formaletan. Funtsezkoa da zure agurra errespetua eta nahi den publikoarentzat egokia dela ziurtatzea. Zure posta elektronikoko agurra arretaz hautatuz gero, zure mezua errazago antolatzeaz gain, erantzun azkar eta egokia jasotzeko probabilitatea areagotzen duzu.

Mezu elektronikoaren gorputzaren testua

Mezu elektroniko baten eduki nagusia mezu elektronikoaren gorputza deitzen zaio. Normalean gai bakar batean edo oso lotuta dauden gai multzo batean zentratzen da. Posta elektronikoaren gorputzean egin behar duzun lehenengo gauza zure korrespondentziaren arrazoia argitzea da.

Zure posta elektronikoaren helburua argitzeak hartzaileak testuingurua ulertzeko aukera ematen dio, errazagoa izan dadin laguntzeko edo zuri erantzutea. Zure mezu elektronikoaren helburua honako esaldiekin aurkez dezakezu:

• galdetu nahi nuke...
• Interesa adierazteko idazten dut...
• Zurekin harremanetan jartzen ari naiz...
• Espero dut argitzea...
• Eskatu nahi dut…
• Niri buruz gehiago jakiteko interesatzen zait...
• buruzko xehetasunak berretsi nahi ditut...
• Informazio gehiago bilatzen ari naiz...

Hartzailearekin inoiz harremanik izan ez baduzu, adeitsu da zure burua labur aurkeztea zure kezka nagusia adierazi aurretik.

Adibidez:

• Lanbide-sareko aukerak edo balizko lankidetzak bilatzean, sarrera egokia da gakoa. Ondoko adibidean, Emilyk argi eta garbi aurkezten du bere burua eta zehatz-mehatz azaltzen du Brown doktoreari bidalitako mezu elektronikoaren arrazoia, bere asmoen ulermen zuzenagoa erraztuz:

Brown doktore maitea, Emily Williams naiz, DEF Corporation-eko ikerketa-analista junior bat. Nanoteknologiaren alorrean zure lana jarraitu dut eta gure erakundeen arteko lankidetza posibleak eztabaidatu nahiko nuke.

Zure posta elektronikoa zehatza izatea gomendatzen da. Gogoratu, jende gehienak nahiago du posta elektronikoak azkar pasatzea, beraz, saihestu alferrikako garapenak.

Adibidez:

• Familiako larrialdi bat dela-eta lanetik at eskatzen ari bazara, besterik gabe esan dezakezu: "Familia larrialdi bat daukat eta atseden eguna hartu behar dut", egoerari buruzko xehetasun zehatzetan sartu beharrean.

Profesionaltasun eta kortesia ukitu gehigarri bat lortzeko, kontuan hartu mezu elektronikoa esker oneko adierazpen batekin hastea aldez aurretik mezu bati erantzuten ari bazara. "Eskertzen dut zure erantzun puntuala" edo "Eskerrik asko itzultzeagatik" bezalako esaldiek tonu positiboa ezarri dezakete gainerako elkarrizketarako.

amaitzea

Mezu elektronikoaren amaiera formalak ekintza zehatz bat eskatzeko eta mezu elektronikoa bidaltzen ari zaren pertsonari esker ona adierazteko atal gisa balio du. Zure eskaeraren eta hizkuntza adeitsuaren arteko oreka lortzea, oro har, praktika ona da. Honek adeitasuna erakusten ez ezik, erantzun positiboa jasotzeko aukerak hobetzen ditu. Esaldi hauek hainbat egoera eta mezu elektronikoaren testuinguru zehatzera egokitzeko molda daitezke. Hona hemen erabil ditzakezun horietako batzuk:

• Eskerrik asko zure arretagatik, eta laster zure berri izatea espero dut.
• Galdera edo kezkarik baduzu, mesedez, ez izan zalantzarik eta jakinaraztea.
• Elkarrekin lan egiteko aukera espero dut.
• Eskerrik asko zure iritziagatik; asko estimatzen da.
• Oso baloratua izango litzateke gai honi arreta ematea.
• Eskertzen dut nire mezu elektronikoa irakurtzeko hartu duzun denboragatik.
• Informazio gehiago behar baduzu, jar zaitez nirekin harremanetan.
• Gai honi buruz zure ulermena eta laguntza eskertzen dut.
• Eskerrik asko aldez aurretik zuen lankidetzagatik.
• Ilusioz nago kolaboratzeko aukerak eta pozik eztabaidatuko nuke.

Mezu elektroniko formal bat irekitzeak elkarrizketa osoaren tonua ezartzen duen bezala, amaierako atalak ere ezinbestekoa du inpresio iraunkorra sortzeko eta etorkizuneko elkarreraginetarako agertokia ezartzeko.

Adibidez:

• Gure adibidearen testuinguruan, Emily Williamsek Brown doktorearekin lankidetza bat proposatu du eta erantzun puntuala lortzea du helburu. Hori lortzeko, erantzuna jaso nahiko lukeen data bat zehazten du, edozein galdera erantzutea eskaintzen du eta mezu elektronikoa adeitsu amaituz amaitzen du. Modu honetan, amaiera egituratu eta adeitsu bat sortzen du bere mezu elektroniko formalari, honela:

Etorkizun hurbil batean bilera bat antolatzea espero dut lankidetzarako aukerak aztertzeko. Mesedez, jakinarazi iezadazu irailaren 20a baino lehen honi buruz gehiago eztabaidatzeko prest bazaude. Galderarik baduzu edo informazio gehiago behar baduzu, ez izan zalantzarik eta jarri nirekin harremanetan. Eskerrik asko gai honi emandako arretagatik, eta elkarrekin lan egiteko aukera espero dut. Best regards, Emily Williams

Posta elektronikoaren amaiera eraginkorra da, Emily Williams-ek argi eta garbi adierazten duelako bere kolaborazio posiblearen eskaera, eta, aldi berean, Brown doktoreak bere mezu elektronikoa irakurtzeko eta potentzialki erantzuteko emandako denbora eskertzen duelako.

Sinadura

Agurra egokia hautatzeak zure posta elektronikorako agertokia ezartzen duen bezala, posta elektronikoko sinadura formal egokia aukeratzea ere ezinbestekoa da. Sinadurak amaierako ohar gisa balio du, zure mezuan zehar ezarritako errespetuzko tonua onartzen du. Hartzailearengan uzten duzun inpresioa eragin dezakeen amaierako ukitua ere ematen du.

Hainbat egoeratara egokitu daitezkeen posta elektronikoko sinadura formal adeitsuak erabili ohi dira:

• ERREGISTRATUA
• Agur bero bat,
• Mila esker berriro ere,
• Kind regards,
• Zurea zintzoki,
• Best regards,
• Esker onez,
• Zurea benetan.

Zure posta elektronikoko sinadura formateatzeko orduan, jarraitu beharreko jardunbide egoki batzuk daude. Hasi beti paragrafo berri bat zure sinadurarentzat eta beste paragrafo bat zure izenarentzat. Komunikazio formaletan zure izen-abizenekin sinatzea komeni da. Erakunde baten izenean idazten ari bazara, erakundearen izena zure izenaren azpian agertu beharko litzateke.

Jarraibide hauek betez, zure posta elektronikoa profesionala eta adeitsua izango dela bermatu dezakezu hasieratik amaierara, eta, horrela, aldeko erantzuna jasotzeko aukera areagotu dezakezu.

Adibidez:

Eskerrik asko proiektuan emandako laguntzagatik. Zure esperientzia ezinbestekoa izan da, eta gure lankidetza jarraitzea espero dut. Best Lasagabaster, John Smith ABC Enterprises, Proiektuen zuzendaria

Bere sinadura formalak, "Oso onenak" eta bere lanaren izena barne, mezu elektronikoaren tonu profesional orokorrari gehitzen zaizkio. Horrek elkarrekintza positibo etengabeetarako agertokia ezartzen du.

Mezu elektroniko formal bat sortzeko aholkuak Bidali sakatu aurretik

Primeran, ia prest zaude zure mezu elektroniko formala bidaltzeko! Baina eutsi, "Bidali" botoia sakatu aurretik, ziurtatu dena ondo dagoela. Zure posta elektronikoa leundua, profesionala eta akatsik gabekoa dela ziurtatzea funtsezkoa da. Ongi landutako mezu elektroniko batek ez du zure mezua eraginkortasunez transmititzen; etorkizuneko elkarreraginetarako tonua ere ezartzen du eta inpresio iraunkorra uzten du. Hona hemen oinarri guztiak estaltzeko kontrol-zerrenda zabala, ortografia eta gramatika bezalako oinarrietatik hasi eta tonua eta denbora bezalako elementu ñabarduratsuetaraino:

• probak zuzendu. Egiaztatu beti ortografia eta gramatika 'Bidali' sakatu aurretik. Prozesu hau errazagoa eta zehatzagoa izan dadin, kontuan hartu erabiltzea gure zuzenketa tresna dena ondo dagoela baieztatzeko.
• Erabili helbide elektroniko profesional bat. Bermatu zure helbide elektronikoa formatu profesional batean erantsita dagoela, adibidez [posta elektroniko bidez babestua]. Saihestu helbide elektroniko informalak edo desegokiak erabiltzea bezalako "[posta elektroniko bidez babestua]'
• Gai-lerro deskribatzailea. Zure gai-lerroak mezu elektronikoaren edukiaren ideia ona eman behar du, hartzaileak irekitzera erakarri.
• Egiaztatu tonua. Mantendu tonu profesionala eta errespetuzkoa, batez ere gai sentikor edo konplexuak eztabaidatzen direnean.
• Sinadura blokea. Sartu sinadura bloke formal bat zure izen osoarekin, izenburuarekin eta harremanetarako informazioarekin, itxura profesionala eta jarraipen erraza izateko.
• Eranskinen berrikuspena. Egiaztatu behar diren dokumentu guztiak erantsita daudela, batez ere mezu elektronikoaren gorputzean aipatzen badira.
• Denbora egokia. Kontuan izan zure posta elektronikoaren denbora; saihestu negozio-mezu elektronikoak gauez berandu edo asteburuan bidaltzea beharrezkoa ez bada.
• Erabili buletak edo zenbakiak. Informazio edo eskaera asko duten mezu elektronikoetarako, erabili buletak edo zenbakidun zerrendak irakurtzeko.
• Eskatu aitorpena. Posta elektronikoa garrantzitsua bada, kontuan hartu jaso izanaren berrespena eskatzea.
• Kudeatu Cc eta Bcc. Erabili Cc hartzaile gehigarri ikusgaietarako eta Bcc besteak ezkutuan mantentzeko. Sartu itzazu zure posta elektronikoak alderdi anitz badakartza.
• Hiperestekak. Hiperesteka guztiak funtzionatzen ari direla eta webgune edo lineako baliabide zuzenetara eramaten dutela bermatu.
• Mugikorretarako egokia. Egiaztatu zure posta elektronikoa nola agertzen den gailu mugikor batean, jende askok beren mezu elektronikoak edonon eta edonon begiratzen baititu.

Lauki hauek markatu ondoren, prest zaude "Bidali" botoi hori zure posta elektroniko formalean konfiantzaz sakatzeko!

Posta elektronikoaren adibide formalak

Gaur egun, posta elektroniko bidezko komunikazioa ezinbesteko gaitasun bat da, batez ere ingurune profesionaletan. Aholkulari akademiko batekin harremanetan jarri edo lan aukerei buruz galdetzen ari bazara, mezu elektroniko labur, argi eta profesional formatua idazteko gaitasunak harreman produktibo baterako agertokia ezar dezake. Zer sartu eta zer ez jakiteak desberdintasun guztiak eragin ditzake zure mezua nola jasotzen den. Zure mezu elektronikoak prestatzen laguntzeko, behean zure korrespondentziarako txantiloi edo inspirazio gisa balio dezaketen mezu elektroniko formalen adibide laburrak aurkituko dituzu.

• Adibidez 1: Posta elektroniko formala aholkulari akademiko batekin harremanetan jartzeko.

• Adibidez 2: Enplegu aukerei buruz galdetzeko posta elektroniko formala.

Ondorioa

Posta elektronikoaren idazketa formalaren artea menderatzeak aukera berrietarako ateak ireki ditzake eta zure komunikazio trebetasunak hobetu ditzake. Gida honek osagai erabakigarri bakoitzean zehar gidatu zaitu, gai-lerro sinesgarri batetik sinadura adeitsuraino. Ezagutza horrekin hornituta, estandar profesionalei atxikitako mezu elektroniko formal eraginkorrak eta ongi egituratuak idazteko prest zaude. Beraz, aurrera eta sakatu 'Bidali' botoi hori konfiantzaz, jakinda ondo hornituta zaudela elkarrekintza guztiak balio izateko.