Testuinguru ez hain formal batean lagun batekin harrapatzen ari bazara edo lankide batekin oinarria ukitzen ari zaren ala ez, posta elektronikoko komunikazio informalaren artea menperatzeak zure trukeak eraginkorragoak eta atseginagoak izan ditzake. Gure mundu hiperkonektatuan, mezu elektronikoak ez dira soilik korrespondentzia profesional bat, elkarreragin pertsonalagoetarako zubi ere badira. Horregatik, funtsezkoa da mezu elektroniko informalen ñabardurak ulertzea.
Gida honetan, mezu elektroniko informal erakargarriak, errespetuzkoak eta egokiak prestatzeari buruz jakin behar duzun guztia aztertuko dugu. Arreta deitzen duten tonu eta gai-lerro egokiak hautatzetik hasi eta irakurleekin konektatzen diren agurren eta sinatzeen txukuntasunetaraino, lagun minak izan edo, besterik gabe, kasualitatez ezagutzen dituzun pertsonak izan. Ekiditeko oztopo arruntetan ere murgilduko gara, zure mezu elektronikoek beti ongi jotzen dutela ziurtatuz. Gainera, posta elektronikoaren teknologia aprobetxatzeko aholku praktikoak aurkituko dituzu zure komunikazioak ondo eta antolatuta mantentzeko.
Zure mezua helarazi eta zure konexioak sendotzeko mezu elektronikoak idazteko prest? Has gaitezen!
Posta elektroniko informala ezinbestekoa
Mezu elektroniko informalak elkarrizketa tonua du ezaugarri, eta, ondorioz, ondo ezagutzen dituzun pertsonekin, adibidez, ezagutzen dituzun lagunekin, senideekin edo lankideekin komunikatzeko aukera naturala da. a-ren formatu egituratua eta askotan zorrotza ez bezala posta elektroniko formala, mezu elektroniko informal batek eguneroko hizkera imitatzen du eta portaera lasaiagoa onartzen du. Hona hemen mezu elektroniko informal baten osagai nagusiak:
- Gai-lerroa. Zure posta elektronikoaren tonua eta helburua ezartzen ditu. Deigarria baina zuzena izan behar du, zure mezuaren izaera informala islatuz.
- agurra. Hasi zure posta elektronikoa ohar pertsonal batean. Egokitu zure agurra hartzailearekin duzun harremana islatzeko.
- Gorputz testua. Zure mezuaren muina zure pentsamenduak argi eta labur adierazten dituzunean da. Mantendu erakargarria eta zuzenean hartzaileari dagokiona.
- Itxiera. Zure mezu osoaren tonuarekin bat datorren saio epela.
- Sinadura. Izen-amaitze soil bat, edo itxiera pertsonalizatuagoa hartzailearekin duzun harremanaren arabera.
Mezu elektroniko informaletarako funtsezko gogoetak
Estilo lasaian idazteak ez du esan nahi arau guztiak alde batera uztea. Argitasuna eta gogoeta mantentzea funtsezkoa da, batez ere zure hitzak aurrez aurreko komunikazioaren hitzik gabeko seinalerik gabe nola ager daitezkeen kontuan hartuta. Zure mezu elektronikoaren elementu bakoitza, gaiaren lerrotik hasi eta sinaduraraino, arreta handiz prestatu behar da zure entzuleak kontuan hartuta, zure mezua erlazionagarria eta errespetua dela ziurtatuz.
Gainera, kasualitateko mezu elektronikoetan ere, beharrezkoa da profesionaltasuna mantentzea, informaltasun maila hartzailearen arabera egokitzea eta tonu egokia hautatzea. Balantze honek ziurtatzen du zure posta elektronikoa pertsonala eta zuzena den arren, nahi duen helbururako egokia izaten jarraituko duela. Funtsezko alderdi hauek ulertzeak modu erlaxatuan baina pentsakor batean modu eraginkorragoan komunikatzeko prestatzen zaitu.
Gaia: Zure posta elektronikoaren lehen inpresioa
Gai-lerroak zure mezu elektronikoaren goiburu gisa jokatzen du, hartzaileak ikusiko duen lehen elementua baita. Bere eraginkortasunak asko eragin dezake zure posta elektronikoa berehala irekitzen den edo ahaztu egiten den. Mezu elektroniko formalek ez bezala, zeinek tonu serioa eskatzen duten, mezu informalek sormen eta pertsonalizazio handiagoa ahalbidetzen dute, batez ere igorlea eta hartzailea ezagutzen direnean. Hona hemen gai-lerro eraginkorrak prestatzeko aholku batzuk:
- Izan erakargarria. Erabili hartzailearekin partekatzen duzun harremana islatzen duen tonu bizia. Ongi aukeratutako gai batek interesa piztu eta hartzailea gehiago irakurtzera bultza dezake.
- Izan argia eta zehatza. Tonu informalarekin ere, argitasuna funtsezkoa da. Ziurtatu gaiaren lerroak zure mezu elektronikoaren edukia zehatz-mehatz islatzen duela.
- Ukitu pertsonalak txertatu. Partekatutako memoria edo barruko txantxa erabiltzeak gai-lerroa esklusiboa eta egokitua senti daiteke, eta hori bereziki eraginkorra da kontaktu hurbilen artean.
Gai-lerro informalen adibideak
Lagun edo lankide hurbil batentzat:
- "Asmatu nor da berriro herrira?"
- "Zinema gaua ostiral honetan?"
- "Gure urteroko bidaia egiteko garaia!"
Gutxiago ezagutzen duzun norbaitentzat:
- "Datorren astean gure proiektuari buruzko galdera azkarra"
- "Asteazken honetan kafe-txata baterako erabilgarri?"
- "Eguneratu talde irteeraren xehetasunak"
Gaia aukeratzea hartzailearekin duzun harremanaren eta mezuaren testuinguruaren araberakoa da neurri handi batean. Helburua beti ezagutzea eta egokitasuna orekatzea, zure posta elektronikoa gonbidagarria dela ziurtatuz, baina hartzailearen itxaropenak errespetatuz.
Tonu formal batetik informalera nola igaro
Mezu elektroniko informalen osagaiekin erosoago jartzen zaren heinean eta gai-lerro erakargarriak lantzen dituzun heinean, garrantzitsua da tonu formal batetik informal batera nola igaro behar den ulertzea. Trebetasun hori bereziki funtsezkoa da ezarpen formalagoetara ohituta dauden baina harremanen eta testuinguruaren arabera komunikazio-estiloa egokitu behar dutenentzat. Hona hemen aholku batzuk zure tonua behar bezala egokitzen laguntzeko, zure mezu elektronikoek hartzailearengan oihartzun ona dutela ziurtatzeko:
- Zure audientzia ulertu. Tonu formala edo informala erabili erabakitzeko lehen urratsa hartzailearekin duzun harremana kontuan hartzea da. Ezagutzen duzun lankidea ala kontaktu berria al da? Erantzunak zure tonua gidatuko du.
- Hasi tonu erdi formal batekin. Ziur ez bazaude, hasi tonu erdi formal batekin. Pixkanaka-pixkanaka informalagoa bihurtu zaitezke elkarrizketak aurrera egin ahala eta beste pertsonaren erosotasuna hizkera arruntarekin neurtu ahala.
- Erabili hizkuntza informala hasieran neurriz. Sartu esamolde informalak eta argota pixkanaka. Ikuspegi informalegia batetik hastea gaitzesgarria izan daiteke; errazagoa da zure tonua geroago erlaxatzea formalagoa egitea baino.
- Hartzailearen tonua islatu. Estrategia erabilgarria da hartzaileak erabilitako tonua islatzea. Horrek modu naturalean gidatu dezake zure hizkuntza aukeraketa eta formaltasun- edo informaltasun-maila berean jarraituko duzula bermatu.
- Kontuan izan testuingurua. Hartzailea ondo ezagutzen baduzu ere, baliteke zure posta elektronikoaren testuinguruak tonu formalagoa edo mugatuagoa behar izatea. Adibidez, gai profesionalak eztabaidatzeak formaltasunera itzultzea beharrezkoa izan dezake.
Jarraibide hauek jarraituz, tonu formal batetik informal batera igarotzen lagunduko dizu, zure mezu elektronikoak beti behar bezala idatzita daudela ziurtatuz.
Posta elektronikoko agur informalak: konexio pertsonala egitea
Mezu informal batean agur egokia aukeratzea funtsezkoa da zure mezuaren tonua ezartzeko. Komunikazio informaletan, hizkuntzak maiz eguneroko elkarrizketak islatzen ditu, eta horri esker, sormenezko agur ugari egiteko aukera dago. Hona hemen zure mezu elektronikoak kutsu pertsonal ukitu batekin nola hasi:
- Pertsonalizatu zure ikuspegia. Hasi hartzailearekin duzun harremana eta zure mezuaren testuingurua islatzen duen agur batekin. Hau "Kaixo" soil batetik adierazpen jostagarri edo intimoagoetaraino izan daiteke.
- Puntuazioan malgutasuna. Mezu elektroniko formalek ez bezala, normalean koma bat izan ohi dute agurraren ondoren, mezu informalek harridura ikurrak erabil ditzakezu zirrara erakusteko edo puntuazio-markak guztiz saltatzeko, lasaiago sentitzeko.
- Galdetu haiei buruz. Ohikoa da hartzailearen ongizateaz galdetzea agurraren barruan. Horrek ukitu bero eta pertsonala ematen dio, beharrezkoa ez den arren.
- Hausnartu zure bizitza errealeko elkarrekintzan. Aukeratu bizitza errealean pertsonarekin hitz egingo zenukeenarekin bat datorren agurra. Horrek zure idatzizko hitzak zure ohiko ahozko komunikazioa islatzen du ziurtatzen du, benetako konexioa sustatuz. Doitu formalitatea pertsonarekin ezagutzen duzun eta zure posta elektronikoaren helburuaren arabera.
Posta elektronikoko agur informalen adibideak
Lagun edo lankide hurbilentzat:
- "Kaixo Max! Aspaldiko partez."
- "Zer gertatzen da, Claire?"
- "Hola Marco, nola doa?"
Ezagunentzat edo harreman profesional ez hain formalentzat:
- "Kaixo Sam, espero dena ondo egotea".
- "Kaixo Pat, minutu bat duzu?"
- "On dago zure berri izatea, Alex!"
Agurrik onenak hartzaileak baloratu eta estimatzen dituenak dira zure mezuaren gainerako eszenatokia jartzen duen bitartean. Inoiz zure agurraren formaltasunari buruz zalantzarik baduzu, kontuan hartu pertsonalki nola elkarreragiten duzun eta utzi hori gidatzen zure hitzen aukeraketa.
Mezu elektroniko informal baten gorputza prestatzea
Mezu elektroniko informal baten gorputza modu zuzenean eta pertsonalean komunikatzeko aukera da. Hemen, zure mezu elektronikoaren helburua aurrez aurre elkarreraginak alderatzen dituen elkarrizketa tonu bat erabiliz adieraziko duzu. Helburua atal hau zehatza izatea (egokiena 200 hitz baino gutxiagokoa) zuzena eta erakargarria izaten jarraitzeko.
Komunikazio estrategia eraginkorrak
Zure mezua eragingarria eta erakargarria dela ziurtatzeko, garrantzitsua da komunikazio-estrategia zehatzak erabiltzea. Estrategia hauek zure pentsamenduak argi adierazten lagunduko dizute eta hartzailearen interesa mantentzen lagunduko dizu mezu elektronikoan zehar. Hona hemen kontuan hartu beharreko gako taktika batzuk:
- Hasi zuzenean eta parte hartu azkar. Hasi zure mezua puntu nagusiarekin edo eguneratze pertsonal batekin irakurlea berehala erakartzeko. Erabili "Partekatuko nukeela pentsatu nuen..." edo "Denbora pasa da, beraz, pentsatu nuen..."
- Egokitu zure mezua. Egokitu zure hizkuntza eta edukia hartzailearekin duzun harremanaren eta testuinguruaren arabera. Izaera informalak ukitu pertsonala ematen du, beraz, lasai iruzkin arin edo emoji garrantzitsuak sartu, batez ere lagun hurbilekin edo ezagutzen dituzun pertsonekin komunikatzen duzunean.
- Mantendu garrantzitsua eta lasaia. Tonua atzera egin behar den arren, ziurtatu zure mezuaren zati bakoitzak helburu bat duela. Saihestu gaitik kanpo, baina pasadizo pertsonal bat edo emoji bat sartzeak irakurlearen konpromisoa hobe dezake eta zure sentimenduak modu biziagoan helarazi.
- Irudiak eta emojiak. Egokia den testuinguruetan, adibidez, lagunentzako mezuak edo negozio-komunikazio lasaiagoak, irudiak edo emojiak gehitzeak zure mezu elektronikoa atseginagoa eta adierazgarriagoa izan dezake.
- Gogoratu "BARC" bidetik jarraitzeko. Erabili akronimo hau mezu elektroniko informaletarako kontrol-zerrenda azkar gisa:
- Brief. Jarrai ezazu zehatza baina informatzailea.
- Audience. Kontuan izan beti nori idazten ari zaren.
- garrantzitsuak. Egon gaian irakurlea arduratuta mantentzeko.
- casual. Mantendu zure harremana islatzen duen tonu lasaia.
Estrategia hauek ezartzeak zure mezua eraginkortasunez transmititzeaz gain zure entzuleekin oihartzun ona izango duen gorputz testua sortzen lagunduko dizu, komunikazio bikain baten bidez zure konexioa sendotuz.
Mezu informaletan saihestu beharreko ohiko akatsak
Mezu elektroniko informal erakargarriak prestatzeko ñabardurak aztertu ondoren, ezinbestekoa da zure mezuaren eraginkortasuna ken dezaketen oztopoak ere jakitea. Ohiko akats hauek saihesteak zure mezu elektroniko informalak lagunarteko eta profesionalaren arteko oreka egokia lortzen lagunduko du:
- Argota gehiegi erabiltzea. Lagun hurbilekin komunikatzean argota erabiltzea guztiz onargarria den arren, kontuz ibili beste testuinguru batzuetan erabiltzearekin. Gehiegizko argotak zure mezua nahas dezake eta ez-profesionala ager daiteke. Saia zaitez zorrotzegi izan gabe argitasuna mantentzen duen oreka lortzeko.
- Casualegia izatea. Informaltasunak ez luke profesionaltasun falta esan behar. Garrantzitsua da hartzailearekin duzun harremanerako egokia den kasualitate maila neurtzea. Tonu lasaia harreman estuetarako egokia den arren, onartu ikuspegi egituratuago bat ezagun profesionalei edo ondo ezagutzen ez dituzunei posta elektronikoz bidaltzen diezunean.
- Tonua gaizki ulertzea. Aurpegi-arlorik ez egoteak esan nahi du zure hitzak arretaz aukeratu behar direla interpretazio okerrak ekiditeko. Pertsonalki umoretsua edo sarkastikoa dirudiena sarritan gaizki ulertu daiteke idatziz. Zalantzarik baduzu, aukera ezazu argitasuna abilezia baino, zure benetako asmoa jakinarazten dela ziurtatzeko.
- Umorearen erabilera desegokia. Umoreak mezu elektroniko bat hobe dezake, irakurtzea atseginagoa izan dadin, baina txantxa edo iruzkin desegokiek atzera egin dezakete. Kontuan izan beti hartzailearen aurrekariak, lehentasunak eta zure harremanaren izaera zure mezu elektronikoetan umorea gehitu aurretik.
- Mezu elektronikoaren luzera eta ordua alde batera utzita. Luzeko mezu elektronikoek zure mezuaren eragina ahuldu dezakete, batez ere laburtasuna estimatzen den testuinguru informal batean. Mantendu zure mezu elektronikoak zehatzak eta zehatzak. Gainera, kontuan hartu zure posta elektronikoaren ordutegia. Premiazkoak ez diren mezu elektronikoak gauez berandu edo asteburuetan bidaltzea agian ez da aproposa izan, hartzailearen denbora pertsonala oztopa baitezake.
Ohiko akats horietatik aldenduz, zure posta elektronikoko komunikazio informalen eraginkortasuna hobetu dezakezu, eta harrera ona izango dute zure harreman profesionalen osotasuna mantenduz.
Posta elektronikoaren amaiera informal ezin hobea sortzea
Zure mezu elektroniko informala modu eraginkorrean amaitzeak zure mezu osoaren tonua indartzeaz gain, inpresioa iraunkorra ere uzten du. Enpresa-mezu elektronikoetan ondorio formalagoak ez bezala, izenpetze informalek berotasun pertsonala eta sormena ekar ditzakete, hurbiltasun eta ukitu pertsonala nabarmenduz. Hartu iradokizun hauek mezu elektronikoen itxiera eraginkorra sortzeko zure harremanen berotasunari eta nortasunari buruz hausnartzen duzun bitartean:
- Aukeratu zure saioa zuhurki. Egokitu zure itxiera hartzailearekin duzun harremanaren eta mezu elektronikoaren testuinguruaren arabera. Ilusioa adierazi, gogo onak eskaini edo estimua erakutsi egoeraren arabera:
- "Ezin itxaron gure asteburuko abenturaren zain!"
- "Egon ikaragarria!"
- "Milioi bat esker zure laguntzagatik!"
- Pertsonalizatu zure sinadura. Zure sinadura zure izenetik haratago joan daiteke zure harremanaren izaera islatzen duen ukitu edo sentimendu pertsonal bat sartzeko:
- "Besarkada, [Zure izena]"
- "Maitasunez, [Zure izena]"
- "Zorionak, [Zure izena]"
- Saioaren adibidea:
- Lagun min batentzat. “Ezin itxaron zure berri guztiak entzuteko! Kontuz, [Zure izena]”
- Laguntza jaso ondoren. "Benetan eskertzen dut zure laguntza gaur! Bizitza salbatzailea zara. Onena, [Zure izena]"
- Kasualitateko ezagun batentzat. "Eskerrik asko gaurko berriketagatik. Espero zaitut laster ikustea! Zorionak, [Zure izena]”
- Koherentziak garrantzia du. Ziurtatu itxiera zure posta elektronikoaren tonu orokorrarekin bat datorrela. Itxiera bizi batek gorputz alaia osatzen du, mezuaren koherentzia hobetuz.
- Sinadura edo sinadura aukeratzea. Mezu elektroniko guztiek ez dute saioa eta sinadurarik behar. Testuinguruaren eta hartzailearekin duzun ezagutzaren arabera, batzuetan "Eskerrik asko" edo "Laster arte" soil bat nahikoa da.
Zure mezu elektronikoen amaiera informalak ondo sortuz, zure mezuak ongi harrera egingo direla ziurtatzen duzu eta inpresio positiboa eta iraunkorra uzten duzu. Saioa zure harremanaren tonua eta berotasuna islatzeko azken aukera da, mezu elektroniko bakoitza konexio sendoagoetarako zubi bihurtuz.
Posta elektronikoko esamolde informalak menperatzea
Zure mezu elektroniko informalaren egitura-elementuak hobetu ondoren, gaiaren lerrotik hasi eta saioa amaitu arte, ezinbestekoa da zure mezu elektronikoaren edukia betetzen duten esamoldeetan arreta jartzea. Adierazpen egokiak hautatzeak zure mezu elektronikoak atseginagoak izan ditzazke eta zure puntua argi eta garbi agertzen dela ziurtatzeko, tonu informala galdu gabe.
Erantzun erantzulea
Demagun duela egun batzuk mezu elektroniko bat bidali duzula eta oraindik ez duzula erantzunik jaso. Hartzaileari adeitasunez gogorarazteko tonu atsegina mantenduz, kontuan hartu honako esaldiak erabiltzea:
- "Espero mezu honek ondo aurkitzea! Hau zure sarrera-ontziaren goialdera igotzea besterik ez dago."
- "Ziurtatu nahi nuen nire azken mezua ez zela nahasian galduko!"
- "Azkar bulkada honi, aukera duzunean zure pentsamenduak entzutea gustatuko litzaidake".
Barkamena eskatzea informalki
Korrespondentzian atzean dagoena bazara, adeitsu da atzerapena aitortzea barkamen arin baina zintzo batekin:
- "Aupa, badirudi nire erantzuna lurperatu egin dela! Eskerrik asko zure pazientziagatik."
- "Barkatu erantzun motelagatik; mezu elektronikoen menditik ateratzen ari naiz!"
- «Barkatu atzerapena, gauzak zalapartatsuak izan dira nire aldetik. Eskerrik asko itxaroteagatik!”
Presiorik gabe premia iradokitzea
Zure mezuak berehalako arreta eskatzen duenean baina tonua lasai mantendu nahi baduzu, honelako esaldiek erantzun azkarrago bat susta dezakete estresik gehitu gabe:
- "Une bat daukazunean, gustatuko litzaidake zure ekarpena jasotzea!"
- "Presarik ez, baina eskertuko nuke ostiralerako zure pentsamenduak posible bada".
Adierazpen informalak zure mezu elektronikoetan integratzean, ezinbestekoa da pertsonalki komunikatzeko moduarekin bat egiten dutela ziurtatzea. Koherentzia honek tonu jator eta atsegina hautatzen laguntzen du. Gogoratu, helburua zure mezu elektronikoak hartzailearengan oihartzun pertsonalagoa izatea dela, zure asmoak eta tonua argiak eta hurbilak direla ziurtatuz.
Azken egiaztapenak zure mezu elektroniko informala bidali aurretik
Kontu handiz landu duzun mezu elektroniko horretan "bidali" sakatu aurretik, funtsezkoa da azken kontrol-zerrenda bat egitea. Urrats honek ziurtatzen du zure mezua akatsik gabe egoteaz gain primeran sintonizatuta dagoela nahi duen efektua lortzeko. Jarraian, kontuan hartu beharreko ezinbesteko urrats batzuk daude:
- Egiaztatu hartzailearen xehetasunak. Egiaztatu birritan zure hartzaileen helbide elektronikoak. Akats txiki batek zure posta elektronikoa okertu egiten dela esan dezake, nahasmena edo konexio galdua sor dezakeela.
- Eranskinak eta estekak. Ziurtatu mezu elektronikoa bidali aurretik eranskin guztiak sartuta daudela. Erraza da gorputzean eranskin bat aipatzea eta eranstea ahaztea. Era berean, egiaztatu sartzen dituzun estekak zuzenak eta funtzionalak direla.
- Erabili Cc/Bcc behar bezala. Erabili Carbon Copy (Cc) funtzioa beste batzuk gardentasunez sartzeko elkarrizketan edo Blind Carbon Copy (Bcc) beste batzuk zuhurki sartzeko. Hau bereziki erabilgarria izan daiteke talde-komunikazio informaletan, non hartzaile batzuen xehetasunak pribatuak mantendu nahi dituzunean.
- Zuzendu ondo. Nahiz eta ohiko mezu elektronikoetan, idazkera argi eta zuzena ondo islatzen zaitu. Hartu une bat zure ortografia eta gramatika berrikusteko. Akats soilek zure mezutik aldendu dezakete, beraz, helburu zure posta elektronikoa leuntzea xehetasunak zaintzen zaituztela erakusteko. Dena perfektua dela ziurtatzeko, kontuan hartu gure erabiltzea dokumentuak berrikusteko zerbitzua azken egiaztapena egiteko.
- Gogoeta osagarriak:
- Zure posta elektronikoaren ordutegia. Kontuan izan zure posta elektronikoaren ordutegia. Baliteke gauean berandu edo goizean goiz bidaltzea aukerarik onena ez izatea hartzailearen ordu-eremuaren eta zure harremanaren arabera.
- Jarraipen abisuak. Zure mezu elektronikoak erantzun edo ekintza bat behar badu, lagungarria izan liteke zeure buruari jarraipena egiteko abisua ezartzea. Horrek ziurtatzen du ezer ez dela pitzaduratik eroriko erantzuna iristen ez bada.
Urrats praktiko hauei eutsiz, bidaltzen duzun mezu elektroniko bakoitza oinarrizko akatsik gabe dagoela eta erantzun positiboa lortzeko optimizatuta dagoela ziurtatzen duzu. Gogoratu, zure posta elektronikoko interakzioak kudeatzeko moduak nabarmen eragin dezakeela zure harreman pertsonal eta profesionaletan. Bidali aurretik zure mezua doitzeko denbora hartzeak diferentzia guztiak egiten ditu konexio horiek gordetzeko eta hobetzeko.
Posta elektroniko bidezko komunikazio eraginkorra lortzeko teknologia aholkuak
Posta elektronikoaren edukiaren artea menderatzeaz haratago, zure posta elektronikoko softwarearen gaitasun osoak aprobetxatzeak funtsezko zeregina du komunikazio eraginkorrean. Arakatu teknologia-aholku praktikoak zure posta elektronikoaren kudeaketa errazten duten eta erantzuna hobetzeko. Ordu-eremuen artean koordinatzen, mezuen ordainagiriak berresten edo sarrera-ontzia antolatzen ari zaren ala ez, estrategia hauek aukera emango dizute posta elektronikoko komunikazioak eraginkortasun eta erraztasun handiagoarekin kudeatzeko:
- Posta elektronikoak antolatzea. Ordu-eremuetan lanean ari bazara edo premiazkoa ez den mezu bat baduzu, erabili zure posta elektronikoaren programazio-eginbidea ordu egokiagoan bidaltzeko. Honek zure mezu elektronikoak hartzailearentzako egokia den unean irakurtzen direla ziurtatzen du.
- Irakurritako agiriak erabiltzea. Mezua jaso dela baieztatu behar duzun mezu elektroniko garrantzitsuetarako, kontuan hartu irakurritako ordainagiriak erabiltzea. Hala ere, erabili funtzio hau neurri handi batean, batzuetan bultzagarria dela ikusi daitekeelako.
- Hariak antolatzea. Mantendu zure posta elektronikoko elkarrizketak txukun eta erraz jarraitzeko hariak behar bezala antolatuz. Hau bereziki erabilgarria da parte-hartzaile anitzekin etengabeko eztabaidetan.
- Posta elektronikoko karpetak sortzea. Erabili karpetak zure mezu elektronikoak sailkatzeko. Horrek sarrera-ontzia modu eraginkorrean kudeatzen laguntzen du, artxibatutako komunikazioak lehenesteko eta erraz atzitzeko aukera emanez.
- Iragazkiak eta etiketak erabiltzea. Konfiguratu iragazkiak sarrerako mezuak automatikoki karpeta egokietan ordenatzeko, eta erabili etiketak mezu elektronikoak lehentasunaren edo kategoriaren arabera markatzeko, eta horrek itzulera eta erantzun azkarrago egiten laguntzen du.
- Mugikorrerako irisgarritasuna. Ziurtatu mezu elektronikoak mugikorrean ikusteko optimizatuta daudela, aitortuz profesional askok gailu mugikorretan sartzen dituztela euren mezu elektronikoak. Probatu mezu elektronikoak pantaila txikiagoetan nola agertzen diren eta ziurtatu eranskinak telefonoetan eta tabletetan erraz ireki daitezkeela.
- Beste tresnekin integratzea. Hobetu lan-fluxuaren eraginkortasuna posta elektronikoa beste tresna batzuekin, hala nola egutegiekin, zereginen kudeatzaileekin edo CRM sistemekin integratuz. Horrek elkarren osagarri diren produktibitate tresnen ekosistema bateratu bat sortzen laguntzen du.
- Segurtasun neurriak. Ezar ezazu segurtasun-neurriak, hala nola bi faktoreko autentifikazioa eta pasahitz seguruko praktikak, bereziki garrantzitsuak informazio sentikorra trukatzen den testuinguruetan.
- Automatizazioaren ezaugarriak. Erabili automatizazio-eginbideak zure posta elektronikoko sisteman ohiko komunikazioak bidaltzeko, hala nola urtebetetze-desioak edo bilera-abisuak, denbora aurreztuz eta zure interakzioak pertsonalizatuz.
Tresna teknologiko hauek aprobetxatuz, zure posta elektronikoko komunikazioa eraginkorragoa, antolatua eta erantzunkorragoa izan dezakezu, mezu bakoitza nahi duen hartzailera iristen dela ziurtatuz.
Posta elektroniko informalaren adibideak
Amaitu aurretik, ikus ditzagun mezu elektroniko informalen adibide praktiko batzuk. Hauek eztabaidatu ditugun tonu informala eta ukitu pertsonalak nola aplikatu azalduko dute, dela lagun batekin harremana izan edo lankide batekin testuinguru erdi-kasual batean komunikatzeko.
1. adibidea - Lagun batekin harrapatzea:
Gaia: Harrapaketa azkarra asteburu honetan?
Aupa Alex!
Aspaldiko partez! Zer moduz egon zara? Pentsatzen nuen igande arratsalde honetan kafe bat har genezakeela libre bazaude. Luzeegia izan da, eta gustatuko litzaidake zure lan berriaren eta beste guztiaren berri jakitea!
Esan iezadazu zuretzako balio duen.
Cheers,
Jamie
2. adibidea - Jarraipen profesional erdi-kasuala:
Gaia: Hurrengo asteko aurkezpenean oinarri hunkigarria
Kaixo Pat,
Espero dut aste hau ondo tratatzea! Datorren asteartean aurkezpenari buruzko oinarria ukitu nahi nuen. Prestaketa zehatzik behar al duzu gure aldetik? Gainera, horretarako prest bazaude, agian astelehenean dei azkar bat egin dezakegu xehetasunak amaitzeko.
Eskerrik asko,
Chris
Adibide bakoitzak idazteko ikuspegi lasaia baina pentsakorra islatzen du. Gogoratu, mezu elektroniko informal eraginkorraren gakoa lagunarteko tonua orekatzea da zure harremanaren testuinguruarekin eta gaiarekin argitasunarekin eta garrantziarekin.
Ondorioa
| Zorionak posta elektronikoko komunikazio informalaren ñabardurak menderatzeagatik! Orain ondo prestatuta zaude zure mezua modu eraginkorrean transmititzen duten mezu elektronikoak sortzeko eta lotura pertsonalak eta profesionalak sendotzeko. Posta elektronikoaren idazkera informalak elkarrizketa-tonuaren, ukitu pertsonalaren eta profesionaltasunaren oreka eskatzen du. Mezu elektroniko bakoitzak konektatzeko eta inpresio iraunkorra uzteko aukera eskaintzen du. Jarraitu argitasunaren, konpromisoaren eta egokitasunaren printzipioei, zure nortasun berezia distira utziz posta elektronikoaren protokoloaren mugen barruan. Estrategiez hornituta, gai-lerro erakargarriak prestatzen hasi eta amaiera ezin hobea hautatzeraino, prest zaude posta elektronikoko edozein elkarrizketa konfiantzaz kudeatzeko. Jarraitu praktikatzen, esperimentatu estilo ezberdinekin eta ziurtatu zure komunikazioak benetakoak eta pentsakor mantentzen direla. Hona hemen mezu elektroniko bakoitza konexio esanguratsuetarako zubi bilakatzean lortu duzun arrakasta! |
