Gaur egungo aro digitalean, ezinbestekoa da posta elektronikoko komunikazioaren artea ikastea. Ikaslea, profesional bat edo lagunekin eta senideekin harremanetan egotea besterik ez bazara, posta elektronikoaren aurkezpen eraginkor bat prestatzen jakiteak desberdintasun handia eragin dezake zure mezua jasotzeko moduan. Gida honek biak sortzeko aholku eta adibide garrantzitsuak emango dizkizu formal eta aldi baterako posta elektroniko bidezko aurkezpenak, beti argiak, errespetagarriak eta egokiak direla bermatuz.
Posta elektronikoaren sarreraren artea menperatzea
Posta elektronikoaren sarrera eragingarria ezinbestekoa da komunikazio eraginkorra izateko. Tonua ezartzeaz gain, mezu elektronikoaren helburua hartzaileari argitzen dio. Hona hemen posta elektronikoko sarrera sinesgarri bat nola prestatu:
- Hasi agur adeitsu batekin. Hasi mezu elektroniko bakoitza agur bero batekin. Hau izan liteke "Kaixo", "[Izena] maitea" edo hartzailearekin duzun harremanaren araberako edozein agurra.
- Sartu hasierako lerro atsegina. Agurra ondoren, gehitu hasierako esaldi bero bat. Adibidez, "Mezu honek ondo aurkitzen zaituela uste dut" edo "Egun ona pasatzea espero dut". Horrek ukitu pertsonala ematen du eta errespetua erakusten du.
- Adierazi zure helburua argi eta garbi. Azaldu zehatz-mehatz zure posta elektronikoaren arrazoia. Honek zuzenean jarraitu beharko luke hasierako lerroa, zure mezuaren eduki nagusirako trantsizio leuna eskainiz.
- Pertsonalizatu zure aurkezpena. Egokitu zure aurkezpena hartzaileari. Aurretik ezagutu duzun norbaiti idazten ari bazara, zure azken interakzioari erreferentzia labur bat ukitu polita izan daiteke.
- Prestatu gai-lerro argi bat. Gaia zure posta elektronikoaren elementu kritikoa da. Laburra eta zehatza izan behar du, mezu elektronikoaren edukia hitz gutxitan laburbilduz. Saihestu deskribapen anbiguoak hartzaileak posta elektronikoaren garrantzia begiratu batean ezagutzen duela ziurtatzeko.
Adibidez, lan-eskatzaile batek idatzi dezake:
Oinarrizko printzipio hauek posta elektronikoaren aurkezpen eraginkorretarako oinarri gisa balio dute. Hurrengo ataletan, jarraibide eta adibide zehatzagoak aztertuko ditugu posta elektronikoko testuinguru formal zein informaletarako, posta elektroniko bidezko komunikazioaren arteari buruzko ikuspegi sakonagoa eskainiz.
Posta elektronikoa formalki sartzeko jarraibideak
Mezu elektroniko formalak ezinbestekoak dira komunikazio profesionalerako, botere ofizial batean dagoen norbaitekin edo ezagutzen ez duzunarekin. Honek nagusiekin, lankideekin edo bezeroekin, esaterako, kanpoko kontaktuekin elkarrekintzak barne hartzen ditu. Ikus ditzagun mezu elektronikoaren sarrera formal baterako kontuan hartu beharreko funtsezko elementuak:
- Erabili irekiera-lerro profesional bat. Hasi agur formal batekin, esate baterako, "Dear [Izenburua eta abizena]" edo "Nori dagokiona", hartzailearen izena ezezaguna bada. Horrek errespetua eta profesionaltasuna erakusten ditu.
- Erakutsi adeitasuna lehenengo esaldian. Sartu esaldi adeitsu bat borondate ona adierazteko, hala nola "Mezu honek ondo aurkituko zaituela" edo "Egun emankorra izatea espero dut".
- Norberaren aurkezpena lehen aldiz mezu elektronikoetarako. Norbaiti posta elektronikoa bidaltzen bazaizu lehen aldiz, aurkeztu zure izen-abizenak eta zure rola edo konexioa. Adibidez, "Nire izena Emily Chen da, XYZ Corporation-eko analista".
- Hizkuntzaren profesionaltasuna indartzea. Saihestu hizkuntza informala, emojiak edo eguneroko esamoldeak. Era berean, saihestu informazio pertsonal gehiegi edo garrantzirik gabeko istorioak ingurune profesional batean partekatzea.
Hona hemen posta elektronikoaren sarrera formal baten adibide bat:
Jarraibide hauek zure posta elektronikoaren aurkezpena behar bezala formala dela ziurtatzen laguntzen dute, gainerako komunikaziorako tonu profesionala ezarriz. Gogoratu, ondo sortutako sarrera batek zure posta elektronikoa hautematen eta erantzuten den modu nabarmenean eragin dezakeela.
Posta elektronikoaren aurkezpen informala prestatzeko ezinbestekoak
Mezu elektroniko informalak tonu eta hizkuntzan desberdinak dira, normalean lagunekin, senideekin edo ulermenekin komunikatzeko erabiltzen direnak. Kontuan izan hurrengo elementu nagusiak:
- Aukeratu tonu lasai baten alde. Erabili elkarrizketa eta tonu informala. Hori eguneroko hizkuntzaren eta ikuspegi pertsonalago baten bidez lor daiteke.
- Hasi lagunarteko agur batekin. Hasi "Kaixo [Izena]" edo "Kaixo!" Lagunarteko tonua jartzen du hasieratik.
- Pertsonalizatu zure irekiera. Mezu elektroniko formalak ez bezala, kasualekoek sarrera pertsonalizatuagoa ahalbidetzen dute. Adibidez, "Egiaztatu eta nola zauden ikusi nahi nuen" edo "Erreparatzeko lerro bat botako nizukeela pentsatu nuen".
- Anima zaitez hizkuntza arinagoa erabiltzeko. Ondo dago emojiak, hitz kolokialak eta umorea erabiltzea ohiko mezu elektronikoetan, batez ere hartzailearekin duzun harremana egokitzen bada.
- Errespetua eta argitasuna babestea. Kasualitatea bada ere, zure mezu elektronikoak errespetuz eta argia izan behar du hartzaileak zure mezua nahastu gabe uler dezan.
Hona hemen posta elektronikoaren sarrera informal baten adibide bat:
Aholku hauek posta elektronikoko sarrera arrunta sortzen lagunduko dizute, atsegina baina argia dena, ondo ezagutzen duzun norbaitekin elkarrizketa erosoa bermatuz.
Posta elektronikoaren gai-lerro formalak eta informalak bereiztea
Posta elektronikoaren aurkezpen informalen ñabardurak aztertu ondoren, berdin garrantzitsua da posta elektronikoaren gai-lerroen tonua testuinguru formal eta informalen artean nola alda daitekeen ulertzea. Murgil ditzagun gai-lerro formalak eta informalak deskribatzen dituzten desberdintasun nagusietan, zure mezu elektronikoaren edukirako itxaropen egokiak ezarriz:
- Argitasuna eta profesionaltasuna mezu elektroniko formaletan. Mezu elektroniko formal baterako, gaiaren lerroak argia, zehatza eta hizkera arruntik gabea izan behar du. Horrek bermatzen du hartzaileak mezu elektronikoaren larritasuna eta testuinguru zehatza ulertzen duela.
- Malgutasuna testuinguru informaletan. Tonu informal bat erabiltzea egokia denean (lagun bati edo gertuko lankide bati posta elektronikoa bidaltzea adibidez), gaiaren lerroa lasaiagoa eta pertsonalagoa izan daiteke. Elkarrizketa-estilo bat islatu dezake eta kolokialismoak edo emojiak ere sar ditzake, egoki bada.
- Mantendu 'Re:' erantzun formaletarako. Posta elektronikoaren erantzun formaletan, erabili "Re:" ("ri buruz" laburdura) aurreko eztabaida baten jarraipena adierazteko. Hau ez da ohikoa ohiko elkarrizketetan.
Gai-lerro formal eta informalen arteko bereizketak ilustratzeko, hurrengo taulan antzeko gai bat testuinguruaren arabera modu ezberdinean jorratu daitekeen konparaketak elkarren ondoan aurkezten dira:
| Formala | informal |
| Proiektua eztabaidatzeko bilera eskaera | Hitz egin dezagun laster gure proiektuaz! |
| Kontuaren egoera eguneratzeari buruzko kontsulta | Zer gertatzen da nire kontuarekin? |
| Elkarrizketarako hitzordua berrestea | Oraindik biharko elkarrizketarako prest gaude? |
| Proposamenak aurkezteko epearen abisua | Burua: noiz egin behar da berriro proposamen hori? |
Gai-lerroak bereiziz, tonu egokia ezarriko duzu gainerako mezu elektronikoetarako. Mezu elektroniko formaletan zein informaletan ondo aukeratutako gai-lerroak hartzaileak itxaropen egokiak dituela bermatzen du mezu elektronikoa ireki aurretik.
Posta elektronikoaren aurkezpen esaldi egokiak hautatzea
Posta elektronikoaren sarrerarako esaldien aukeraketak mezu elektronikoaren tonuarekin (formala edo kasuala) eta gai orokorrarekin bat etorri behar du. Hona hemen mezu elektroniko bat adeitasunez irekitzeko hainbat esaldi:
Agurreko esaldiak
| Formala | informal |
| Zalantzarik gabe, | Aupa! |
| Maitea [Izenburua eta izena], | Hi [Izena], |
| Agurrak, | Kaixo, |
| Egun ona, | Zer berri? |
| Errespetuz zuzenduta, | Jo [Izena]! |
| Estimatua [Izenburua eta izena], | howdy, |
Mezu elektroniko formaletan, hartzailearen abizena duten tituluak erabiltzea espero da, "Dear Ms. Brown" edo "Dear Dr. Adams" adibidez, tonu profesional eta errespetuzkoa mantentzeko.
Irekitzeko lerroak
| Formala | informal |
| Espero dut mezu honek ondo aurkituko zaituela. | Espero dut bikain ari zarela! |
| Idazten dizut... | Egiaztatu eta ikusi nahi nuen... |
| Eskerrik asko gai honi emandako arretagatik. | Aizu, entzun al duzu... |
| Asko eskertzen da gai honetan zure laguntza. | Minutu bat duzu zerbaiti buruz hitz egiteko? |
| Mesedez, utzi neure burua aurkezten; Ni [Zure izena] naiz, [Zure posizioa]. | Gogoratzen al duzu [Gaia]ri buruzko gure elkarrizketa? Eguneratze bat jaso dut! |
Garrantzitsua da zure posta elektronikoa akats gramatikal eta ortografikorik gabe dagoela ziurtatzea, bere formalitatea edozein dela ere. Gure plataforma erabiliz zuzenketa zerbitzua zure mezuaren profesionaltasuna eta argitasuna asko hobetu ditzake, modu eraginkorrean komunikatzen lagunduz.
Gogoratu, zure posta elektronikoko sarrerako hitzen aukeraketa egokiak mezu osoaren agertokia ezartzen duela. Formala edo kasualitatea izan, zure posta elektronikoaren irekierak eragin handia izan dezake elkarrizketaren tonuan eta hartzailearengan egiten duzun inpresioa.
Posta elektronikoko komunikazioan erantzunak prestatzeko artea
Mezu elektronikoei erantzuteko orduan, jatorrizko mezua den heinean formaltasun-maila eta tonu egokia mantentzea funtsezkoa da. Erantzun on bat, normalean, mezu elektronikoaren edukia eskertzeko edo aitorpenarekin hasten da, eta ondoren eskuartean duzun gaia jorratzen da.
Posta elektronikoaren erantzun formala
- Hasi aitorpen adeitsu batekin: "[Izena] maitea, Eskerrik asko zure mezu elektroniko zehatzagatik."
- Eman galdera edo arazoari: "Proiektuaren kronogramari buruzko zure galderari buruz, hori argitu nahiko nuke..."
- Laguntza edo informazio gehiago eskaini: "Xehetasun gehiago behar badituzu, jar zaitez nirekin harremanetan".
Hona hemen mezu elektronikoaren erantzun formal baten adibide bat:
E-mail erantzun informala
- Hasi lagunarteko inaugurazio batekin: "Aizu [Izena], eskerrik asko harremanetan jartzeagatik!"
- Zoaz zuzenean puntura: "Aipatutako bilerari buruz, datorren astean pentsatzen al dugu?"
- Itxi ukitu pertsonal batekin: "Harrapatu laster!"
Hona hemen posta elektronikoko erantzun informal baten adibide bat:
Gogoratu, erantzun informaletan, zuzenagoa eta ez formalagoa izatea ondo dagoela. Hala ere, mantendu beti errespetuzko tonua eta argia, hartzailea baloratua sentitzen dela ziurtatuz. Formala edo informala izan, zure erantzunak zure komunikazio estiloa eta profesionaltasuna islatzen ditu.
Ondorioa
| Gaur egun, posta elektronikoko sarrera sinesgarri bat prestatzeko gaitasuna beharrezkoa da. Gida honek posta elektroniko bidezko aurkezpen formalak eta informalak sortzeko ñabardurak zeharkatu ditu, zure mezuak merezi duten argitasun eta errespetuz jasotzen direla ziurtatzeko ikuspegiak eskainiz. Kontaktu profesional batekin harremanetan jartzen ari bazara edo lagun bati ohar bat botatzen ari bazara, gogoratu zure posta elektronikoaren aurkezpena hitzak baino gehiago direla; zure mezua munduarekin lotzen duen zubia da. Ikuspegi eta adibide hauek aplikatuz, ez duzu mezu elektronikoak soilik bidaltzen; konexioak sustatzen ari zara, harremanak eraikitzen eta panorama digitalean konfiantzaz eta graziaz nabigatzen ari zara. Beraz, mezu elektroniko bat idazten duzun hurrengoan, gogoratu posta elektronikoaren aurkezpenaren artea eta egin ezazu hitz guztiak balio. |
