Virallisen sähköpostin kirjoittamisen monimutkaisissa asioissa liikkuminen voi usein tuntua ylivoimaiselta, varsinkin kun tavoitat jonkun tuntemattoman. Mutta totuus on, että osaaminen rakentaa hyvin organisoitu, ammattimainen sähköposti voi parantaa merkittävästi viestintätaitojasi ja avata ovia mahdollisuuksille. Tämä opas pyrkii selventämään virallisten sähköpostien osia aiheriviltä allekirjoitukseen. Tämän artikkelin loppuun mennessä sinulla on työkalut valmistaaksesi tehokkaita, kiiltäviä sähköposteja, jotka noudattavat ammatillisia standardeja ja tekevät jokaisesta vuorovaikutuksesta tärkeän.
Virallisen sähköpostin rakenne
Virallisen sähköpostin rakenne ei poikkea radikaalisti epävirallisesta, mutta se on hienostuneempi ja noudattaa tiettyä etikettiä. Virallinen sähköposti sisältää yleensä seuraavat osat:
- Aihe rivi. Lyhyt, sopiva otsikko, joka tiivistää sähköpostin tarkoituksen.
- Virallinen sähköpostitervehdys. Antelias avaus, joka puhuttelee vastaanottajaa kunnioittavasti.
- Sähköpostin leipäteksti. Pääsisältö on jäsennelty loogisesti ja muodollista kieltä käyttäen.
- Virallinen sähköpostin loppu. Loppulause, joka on kohtelias ja vaatii erityistä toimintaa tai vastausta.
- Allekirjoitus. Ilmoittautumisesi, joka sisältää yleensä koko nimesi ja usein ammattinimikkeesi tai yhteystietosi.
Näiden elementtien huolellinen integrointi parantaa virallisten sähköpostiesi tehokkuutta, mikä tekee niistä helpompia lukea ja saa todennäköisemmin odotetun vastauksen.
Aihe rivi
Aiherivi toimii sähköpostisi otsikkona ja sillä on ratkaiseva rooli vastaanottajan huomion kiinnittämisessä. Vaikka se saattaa tuntua pieneltä yksityiskohdalta, sen merkitystä ei pidä aliarvioida. Selkeä aiherivi voi lisätä huomattavasti todennäköisyyttä, että sähköpostisi avataan ja saat oikea-aikaisen vastauksen.
Sivuhuomautuksena on suositeltavaa olla kirjoittamatta vastaanottajan sähköpostiosoitetta osoitetulle vastaanottajariville, joka sijaitsee aiherivin yläpuolella, ennen kuin olet täysin valmis lähettämään sähköpostisi. Tämä auttaa estämään keskeneräisen sähköpostin vahingossa lähettämisen. Samaa varoitusta tulee käyttää myös Cc- ja Bcc-rivejä täytettäessä.
Aiherivin tulee olla sekä selkeä että ytimekäs, ja se antaa tilannekuvan sähköpostin sisällöstä vain 5–8 sanalla. Tämä ei ainoastaan kiinnitä vastaanottajan huomiota, vaan myös rohkaisee vastaamaan ajoissa. Muista aina täyttää määritetty aiheriviruutu, joka on erillinen sähköpostin rungosta, jotta et lähetä sähköpostia ilman aihetta.
Esimerkiksi:
- Haetaan toimittajan paikkaa. Tämä aiherivi osoittaa, että lähettäjä kysyy toimittajan paikasta, mikä tekee siitä merkityksellisen HR:n tai toimituksen kannalta.
- Selitys tämän päivän poissaololle. Tämä aihe kertoo vastaanottajalle välittömästi, että sähköpostissa keskustellaan poissaolosta, mikä saa johtajalta tai professorilta nopeamman vastauksen.
- Pyydä suosituskirje. Tämä rivi määrittää, että sähköposti koskee suosituskirjettä, joka kertoo vastaanottajalle pyynnön luonteesta ja kiireellisyydestä.
- Tiedustelu stipendin hakemiseen. Jos todetaan selkeästi, että sähköposti koskee stipendihakemusta, akateemisten tai rahoitustoimistojen on helpompi priorisoida sähköposti.
- Tämän viikon kokouksen esityslista. Tämä aiherivi ilmoittaa nopeasti tiimille tai osallistujille, että sähköposti sisältää tulevan kokouksen esityslistan.
- Kiireellinen: perhehätä tänään. "Kiireellisen" ja hätätilanteen yksityiskohtien käyttäminen tekee tästä sähköpostista tärkeän välittömän toiminnan.
- Perjantain konferenssin RSVP tarvitaan. Tämä osoittaa, kuinka tärkeää on vastata tulevaan konferenssiin, ja rohkaisee vastaanottajaa avaamaan se nopeasti.
Jokainen näistä esimerkeistä kuvaa ytimekkäästi sähköpostin aihetta vastaanottajalle, mikä auttaa häntä priorisoimaan viestisi luettavaksi. Aiherivi on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee, kun sähköpostisi saapuu, mikä tekee siitä tehokkaan viestinnän keskeisen osan.
Tervehdys
Sopivan muodollisen sähköpostitervehdyksen valitseminen on välttämätöntä vastaanottajan kunnioittamisen osoittamiseksi. Valitsemasi tervehdyksen tulee vastata sähköpostisi kontekstia ja tarkoitusta, mikä antaa tehokkaasti sävyn seuraavalle keskustelulle. Tässä on joitain yleisesti käytettyjä virallisia sähköpostitervehdyksiä:
- Arvoisa herra/rouva/tohtori/professori [sukunimi],
- Hyvää huomenta/iltapäivää [vastaanottajan nimi],
- Joita se voi koskettaa,
- Tervehdys,
- Hei [vastaanottajan nimi],
Sopivan tervehdyksen valitseminen on ratkaisevan tärkeää, koska se asettaa alkusävyn muulle viestillesi.
Esimerkiksi:
- Jos otat yhteyttä Mike-setäisi muodollisissa asioissa, sopiva avaus voisi olla "Rakas Mike-setä..."
- Kun keskustellaan mahdollisen työnantajan kanssa työmahdollisuuksista, muodollisempi tervehdys, kuten "Dear Mrs Smith…" olisi sopiva.
- Jos otat yhteyttä Sarah-nimiseen asiakkaaseen, jonka olet tavannut aiemmin, voit käyttää sanaa "Hyvää huomenta, Sarah…"
- Kun lähetät sähköpostia ammattilaiselle nimeltä Alex ja haluat pitää sen hieman epävirallisena, "Hei Alex…" olisi sopiva.
- Jos tavoitat ryhmän ihmisiä, joiden nimiä et tiedä, "Tervehdys" riittää.
Jos et tiedä vastaanottajaa, "Ketä se saattaa koskea" ja "Tervehdys" toimivat vain muodollisina tervehdyksenä. On kuitenkin aina parempi tunnistaa sen henkilön nimi, jolle lähetät sähköpostia, ja puhua hänelle suoraan, jos mahdollista.
Tyypillisesti sähköpostissasi olevaa tervehdystä seuraa pilkku. Voit kuitenkin käyttää kaksoispistettä myös erittäin muodollisissa olosuhteissa. Tärkeintä on varmistaa, että tervehdys on kunnioittava ja sopiva kohdeyleisölle. Valitsemalla sähköpostitervehdyksen huolella, et vain helpota viestisi järjestämistä, vaan lisää myös todennäköisyyttä saada nopea ja asiaankuuluva vastaus.
Sähköpostin leipäteksti
Sähköpostin pääsisältöä kutsutaan sähköpostin rungoksi. Se keskittyy yleensä yhteen aiheeseen tai läheisesti toisiinsa liittyvien aiheiden joukkoon. Ensimmäinen asia, joka sinun tulee tehdä sähköpostin tekstiosassa, on selvittää kirjeenvaihdon syy.
Sähköpostisi tarkoituksen selventäminen antaa vastaanottajalle mahdollisuuden ymmärtää kontekstin, jolloin hänen on helpompi auttaa sinua tai vastata sinulle. Voit esitellä sähköpostisi tarkoituksen lauseilla, kuten:
- Haluaisin tiedustella…
- Kirjoitan ilmaistakseni kiinnostukseni…
- Otan sinuun yhteyttä koskien…
- Toivon selventävän…
- Haluan pyytää…
- Olen kiinnostunut oppimaan lisää…
- Haluan vahvistaa tiedot…
- Kaipaan lisätietoa…
Jos et ole koskaan ollut vuorovaikutuksessa vastaanottajan kanssa, on kohteliasta esitellä itsesi lyhyesti ennen kuin kerrot ensisijaisen huolesi.
Esimerkiksi:
- Kun etsit ammatillisia verkostoitumismahdollisuuksia tai mahdollisia yhteistyömahdollisuuksia, asianmukainen esittely on avainasemassa. Seuraavassa esimerkissä Emily esittelee itsensä selkeästi ja hahmottelee ytimekkäästi syyn sähköpostiinsa tohtori Brownille, mikä helpottaa hänen aikomustensa ymmärtämistä:
| Hyvä tohtori Brown, Olen Emily Williams, DEF Corporationin nuorempi tutkimusanalyytikko. Olen seurannut työtäsi nanoteknologian alalla ja haluaisin keskustella mahdollisista yhteistyöstä instituutioidemme välillä. |
On suositeltavaa pitää sähköpostisi ytimekkäänä. Muista, että useimmat ihmiset haluavat käydä sähköpostinsa läpi nopeasti, joten vältä turhaa kehitystä.
Esimerkiksi:
- Jos pyydät vapaata töistä perhehätätilanteen vuoksi, voit yksinkertaisesti todeta: "Minulla on perhehätä ja minun on pidettävä vapaapäivä" sen sijaan, että menisit yksityiskohtaisesti tilanteesta.
Ammattimaisuuden ja kohteliaisuuden lisäämiseksi harkitse sähköpostin aloittamista kiitollisuuden ilmauksella, jos vastaat aiempaan viestiin. Lausekkeet, kuten "arvostan nopeaa vastaustasi" tai "Kiitos yhteydenotostasi", voivat antaa positiivisen sävyn keskustelun loppupuolelle.
Pääte
Virallisen sähköpostin loppu toimii osiona, jossa pyydetään tiettyä toimintoa ja ilmaistaan kiitollisuutta sähköpostin lähettäjälle. Tasapainon löytäminen pyyntösi ja kohteliaan kielen välillä on yleensä hyvä käytäntö. Tämä ei ainoastaan osoita kohteliaisuutta, vaan myös parantaa mahdollisuuksia saada myönteinen vastaus. Nämä lauseet voidaan räätälöidä eri tilanteisiin ja sähköpostisi erityiseen kontekstiin sopiviksi. Tässä on joitain niistä, joita voit käyttää:
- Kiitos huomiostasi. Odotan kuulevamme sinusta pian.
- Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita, älä epäröi kertoa minulle.
- Odotan innolla mahdollisuutta työskennellä yhdessä.
- Kiitos palautteesta; sitä arvostetaan suuresti.
- Nopea huomiosi tähän asiaan olisi erittäin arvokasta.
- Olen kiitollinen ajasta, jonka käytit sähköpostini lukemiseen.
- Jos tarvitset lisätietoja, ota rohkeasti yhteyttä minuun.
- Arvostan ymmärrystäsi ja apuasi tässä asiassa.
- Kiitos jo etukäteen yhteistyöstäsi.
- Olen innoissani mahdollisuudesta tehdä yhteistyötä ja keskustelen mielelläni lisää.
Aivan kuten virallisen sähköpostin avaaminen antaa sävyn koko keskustelulle, myös päätösosalla on tärkeä rooli kestävän vaikutelman luomisessa ja tulevaisuuden vuorovaikutuksen perustana.
Esimerkiksi:
- Esimerkkimme yhteydessä Emily Williams on ehdottanut yhteistyötä tohtori Brownin kanssa ja pyrkii saamaan oikea-aikaisen vastauksen. Tämän saavuttamiseksi hän määrittelee päivämäärän, johon mennessä hän haluaa saada vastauksen, tarjoutuu vastaamaan kaikkiin kysymyksiin ja päättää sähköpostin kohteliaalla allekirjoituksella. Tällä tavalla hän luo jäsennellyn ja kohteliaan lopetuksen viralliselle sähköpostilleen, kuten:
| Toivon, että voimme järjestää tapaamisen lähitulevaisuudessa selvittääksemme yhteistyömahdollisuuksia. Kerro minulle 20. syyskuuta mennessä, jos olet valmis keskustelemaan tästä lisää. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset lisätietoja, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä. Kiitos huomiostanne tähän asiaan ja odotan innolla mahdollisuutta työskennellä yhdessä. Ystävällisin terveisin, Emily Williams |
Tämä on tehokas muodollinen sähköpostin loppu, koska Emily Williams ilmaisee selkeästi mahdollisen yhteistyöpyyntönsä ja ilmaisee samalla kiitollisuutensa siitä, että tohtori Brownilla on aikaa lukea sähköpostinsa ja mahdollisesti vastata siihen.
allekirjoitus
Aivan kuten oikean tervehdyksen valitseminen asettaa vaiheen sähköpostillesi, sopivan virallisen sähköpostin allekirjoituksen valitseminen on yhtä tärkeää. Allekirjoitus toimii loppuhuomautuksena ja tukee viestisi kunnioittavaa sävyä. Se tarjoaa myös lopputuloksen, joka voi vaikuttaa vaikutelmaan, jonka jätät vastaanottajaan.
Joitakin yleisesti käytettyjä kohteliaita muodollisia sähköpostin allekirjoituksia, joita voidaan mukauttaa erilaisiin tilanteisiin, ovat:
- Kunnioittavasti,
- Ystävällisin terveisin,
- Kiitos vielä kerran,
- Ystävällisin terveisin,
- Kunnioittavasti
- Ystävällisin terveisin,
- Arvostusta,
- Sinun,
Mitä tulee sähköpostin allekirjoituksen muotoiluun, on noudatettava joitain parhaita käytäntöjä. Aloita aina uusi kappale allekirjoituksellesi ja toinen erillinen kappale nimellesi. On suositeltavaa allekirjoittaa sekä etu- että sukunimelläsi virallisessa viestinnässä. Jos kirjoitat organisaation puolesta, organisaation nimen tulee näkyä oman nimesi alla.
Noudattamalla näitä ohjeita voit taata, että sähköpostisi pysyy ammattimaisena ja kohteliaana alusta loppuun, mikä lisää mahdollisuuksia saada myönteinen vastaus.
Esimerkiksi:
| Kiitos avusta projektin kanssa. Asiantuntemuksesi on ollut korvaamatonta, ja odotan innolla jatkuvaa yhteistyötämme. Terveisin, John Smith ABC Enterprises, projektipäällikkö |
Hänen muodollinen allekirjoituksensa "Ystävällisin terveisin" ja hänen työnimikkeensä lisäävät sähköpostin yleistä ammattimaista sävyä. Tämä luo pohjan jatkuvalle positiiviselle vuorovaikutukselle.
Vinkkejä virallisen sähköpostin luomiseen Ennen kuin painat lähetä
Hienoa, olet melkein valmis lähettämään virallisen sähköpostisi! Mutta odota - ennen kuin napsautat "Lähetä" -painiketta, varmistamme, että kaikki on kunnossa. On erittäin tärkeää varmistaa, että sähköpostisi on hiottu, ammattimainen ja virheetön. Hyvin muotoiltu sähköposti ei vain välitä viestiäsi tehokkaasti. se myös antaa sävyn tuleville vuorovaikutuksille ja jättää pysyvän vaikutuksen. Tässä on kattava tarkistuslista, joka kattaa kaikki perusteet perusteista, kuten oikeinkirjoituksesta ja kielioppista, vivahteikampiin elementteihin, kuten sävyyn ja ajoitukseen:
- lukea korjausvedoksia. Tarkista aina oikeinkirjoitus ja kielioppi ennen kuin painat Lähetä. Jotta tämä prosessi olisi helpompi ja tarkempi, harkitse sen käyttöä oikolukutyökalumme varmistaaksesi, että kaikki on kunnossa.
- Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta. Varmista, että sähköpostiosoitteesi liitetään ammattimaiseen muotoon, kuten [sähköposti suojattu]. Vältä epävirallisten tai sopimattomien sähköpostiosoitteiden, kuten "[sähköposti suojattu]. "
- Kuvaava aiherivi. Aiherivin tulee antaa hyvä käsitys sähköpostin sisällöstä ja houkutella vastaanottaja avaamaan se.
- Tarkista sävy. Pidä ammattimainen ja kunnioittava sävy, varsinkin kun keskustelet arkaluonteisista tai monimutkaisista asioista.
- Allekirjoituslohko. Liitä mukaan virallinen allekirjoituslohko, jossa on koko nimesi, arvonimesi ja yhteystietosi ammattimaisen ilmeen ja helpon seurannan saamiseksi.
- Tarkista liitteet. Tarkista, että kaikki tarvittavat asiakirjat on liitetty, varsinkin jos ne mainitaan sähköpostin tekstiosassa.
- Aika oikein. Harkitse sähköpostisi ajoitusta; Vältä yrityssähköpostien lähettämistä myöhään illalla tai viikonloppuisin, ellei se ole välttämätöntä.
- Käytä luettelomerkkejä tai numerointia. Jos sähköpostissa on paljon tietoa tai pyyntöjä, käytä lueteltavissa olevia luettelokohtia tai numeroituja luetteloita.
- Pyydä tunnustusta. Jos sähköposti on tärkeä, harkitse vastaanottamisvahvistuksen pyytämistä.
- Hallinnoi kopiota ja piilokopiota. Käytä Kopio-komentoa näkyville lisävastaanottajille ja Piilokopio, jos haluat pitää muut piilossa. Sisällytä ne, jos sähköpostiisi liittyy useita osapuolia.
- Hyperlinkkejä. Takuu, että kaikki hyperlinkit toimivat ja johtavat oikeille verkkosivustoille tai verkkoresursseihin.
- Mobiiliystävällinen. Tarkista, miten sähköpostisi näkyy mobiililaitteella, sillä monet ihmiset tarkistavat sähköpostinsa liikkeellä ollessaan.
Kun olet valinnut nämä ruudut, olet valmis painamaan 'Lähetä'-painiketta luottavaisin mielin virallisessa sähköpostissasi!
Esimerkkejä virallisista sähköpostiviesteistä
Nykyään sähköpostiviestintä on olennainen taito varsinkin ammatillisissa ympäristöissä. Olitpa sitten yhteydessä akateemiseen neuvonantajaan tai kysymässä työmahdollisuuksista, kyky kirjoittaa lyhyt, selkeä ja ammattimaisesti muotoiltu sähköposti voi luoda alustan tuottavalle suhteelle. Tietäminen, mitä sisällyttää – ja mitä ei – voi vaikuttaa siihen, miten viestisi vastaanotetaan. Alta löydät lyhyitä esimerkkejä muodollisista sähköpostiviesteistä, jotka voivat toimia malleina tai inspiraation lähteenä omaan kirjeenvaihtoasi, mikä auttaa sinua omien sähköpostiesi valmistelussa.
- Esimerkki 1: Virallinen sähköposti tavoittaa akateeminen neuvonantaja.
- Esimerkki 2: Virallinen sähköposti tiedustella työllistymismahdollisuuksista.
Yhteenveto
| Virallisen sähköpostin kirjoittamisen taidon hallitseminen voi avata ovia uusille mahdollisuuksille ja parantaa ammatillisia viestintätaitojasi. Tämä opas on opastanut sinut jokaisen tärkeän osan läpi houkuttelevasta aiherivistä kohteliaaseen allekirjoitukseen. Tämän tiedon avulla olet nyt valmis kirjoittamaan tehokkaita, hyvin jäsenneltyjä muodollisia sähköposteja, jotka noudattavat ammattistandardeja. Joten paina tätä "Lähetä"-painiketta luottavaisin mielin, tietäen, että sinulla on hyvät valmiudet tehdä jokaisesta vuorovaikutuksesta tärkeä. |
