Is minic go mothaíonn sé thar a bheith mór dul i ngleic le castachtaí na scríbhneoireachta foirmeálta ríomhphoist, go háirithe agus tú ag déanamh teagmhála le duine nach bhfuil cur amach acu air. Ach is é an fhírinne, má tá a fhios agat conas ríomhphost dea-eagraithe, gairmiúil a dhéanamh, is féidir feabhas suntasach a chur ar do scileanna cumarsáide agus deiseanna a oscailt. Tá sé mar aidhm ag an treoir seo comhpháirteanna na ríomhphoist fhoirmiúla a shoiléiriú, ón líne ábhair síos go dtí an síniú. Faoi dheireadh an ailt seo, beidh na huirlisí agat chun ríomhphoist éifeachtacha, snasta a ullmhú a chloíonn le caighdeáin ghairmiúla agus a dhéanfaidh gach idirghníomhaíocht a chomhaireamh.
Struchtúr ríomhphost foirmiúil
Níl difríocht mhór idir struchtúr an ríomhphoist fhoirmiúil agus an ríomhphost neamhfhoirmiúil, ach tá sé níos snasta agus leanann sé béasaíocht ar leith. Cuimsíonn ríomhphost foirmiúil na gnéithe seo a leanas de ghnáth:
- Líne ábhar. Teideal gairid oiriúnach a thugann achoimre ar chuspóir an ríomhphoist.
- Beannacht ríomhphoist fhoirmiúil. Oscailt fhlaithiúil a thugann aghaidh le meas ar an bhfaighteoir.
- Ríomhphost téacs comhlacht. Tá an príomhábhar struchtúrtha go loighciúil agus úsáid á baint as teanga fhoirmiúil.
- Críochnaíonn ríomhphost foirmiúil. Ráiteas deiridh atá dea-bhéasach agus a éilíonn gníomh sonrach nó freagairt.
- A síniú. Do shíniú, a chuimsíonn d’ainm iomlán de ghnáth agus go minic do theideal gairmiúil nó d’fhaisnéis teagmhála.
Má dhéantar na gnéithe seo a chomhtháthú go cúramach feabhsaítear éifeachtacht do ríomhphoist fhoirmiúla, rud a fhágann go mbeidh siad níos éasca le léamh agus is dóichí go bhfaighidh tú an freagra a mbeifí ag súil leis.
An líne ábhar
Feidhmíonn an líne ábhair mar cheannlíne do do r-phost agus tá ról ríthábhachtach aige chun aird an fhaighteora a ghabháil. Cé gur cosúil gur mionsonra beag é, níor cheart an tábhacht a bhaineann leis a mheas faoina luach. Is féidir le líne ábhair shoiléir cur go mór leis an dóchúlacht go n-osclófar do r-phost agus go bhfaighidh tú freagra tráthúil.
Mar nóta taobh, tá sé inmholta gan seoladh ríomhphoist an fhaighteora a chur isteach sa líne faighteora ainmnithe - suite os cionn líne an ábhair - go dtí go bhfuil tú réidh go hiomlán do r-phost a sheoladh. Cuidíonn sé seo le cosc a chur ar ríomhphost neamhchríochnaithe a sheoladh de thaisme. Ba cheart an rabhadh céanna a fheidhmiú agus na línte Cc agus Bcc á líonadh amach.
Ba chóir go mbeadh líne an ábhair soiléir agus gonta araon, ag tabhairt léargas ar ábhar an ríomhphoist i 5-8 bhfocal. Ní hamháin go dtarraingíonn sé seo aird an fhaighteora ach spreagann sé freagairtí tráthúla freisin. Cuimhnigh i gcónaí an bosca líne ábhair sonraithe a líonadh isteach, atá ar leithligh ón gcomhlacht ríomhphoist, chun ríomhphost a sheachaint gan ábhar.
Mar shampla:
- Fiosrúchán maidir le seasamh an eagarthóra á lorg. Léiríonn an líne ábhair seo go bhfuil ceist ag an seoltóir faoi phost mar eagarthóir, rud a fhágann go bhfuil sé ábhartha don AD nó don fhoireann eagarthóireachta.
- An míniú ar neamhláithreacht an lae inniu. Insíonn an t-ábhar seo láithreach don fhaighteoir go bpléifidh an ríomhphost neamhláithreacht, rud a spreagfaidh freagra níos tapúla ó bhainisteoir nó ó ollamh.
- Iarratas ar litir mholta. Sonraítear sa líne seo gur litir mholta a bheidh sa ríomhphost, rud a spreagfaidh an faighteoir maidir le nádúr agus práinn an iarratais.
- Fiosrúchán maidir le hiarratas ar scoláireacht. Má shonraítear go soiléir go mbaineann an ríomhphost le hiarratas ar scoláireacht, beidh sé níos éasca d’oifigí acadúla nó airgeadais tosaíocht a thabhairt don ríomhphost.
- Clár oibre chruinniú na seachtaine seo. Cuireann an líne ábhair seo in iúl don fhoireann nó do lucht freastail go tapa go bhfuil an clár oibre don chruinniú atá le teacht sa ríomhphost.
- Práinneach: Éigeandáil teaghlaigh inniu. Trí úsáid a bhaint as “práinneach” agus sonraí faoin éigeandáil, tabharfar ardtosaíocht don ríomhphost seo le haghaidh gnímh láithreach.
- Tá gá le comhdháil Dé hAoine RSVP. Léiríonn an ceann seo an tábhacht a bhaineann le freagairt faoi chomhdháil atá le teacht, ag spreagadh an fhaighteora é a oscailt go tapa.
Déanann gach ceann de na samplaí seo cur síos gonta ar ábhar an ríomhphoist don fhaighteoir, ag cuidiú leo tosaíocht a thabhairt do do theachtaireacht le léamh. Is é an líne ábhair an chéad rud a fheiceann an faighteoir nuair a thagann do r-phost, rud a fhágann go bhfuil sé ina chomhpháirt ríthábhachtach le haghaidh cumarsáide éifeachtach.
Beannacht
Tá sé ríthábhachtach beannacht ríomhphoist fhoirmiúil chuí a roghnú chun meas a léiriú don fhaighteoir. Ba cheart go mbeadh an beannacht a roghnaíonn tú ag teacht le comhthéacs agus cuspóir do ríomhphoist, ag socrú go héifeachtach ton an chomhrá ina dhiaidh sin. Seo roinnt beannachtaí ríomhphoist foirmiúla a úsáidtear go coitianta:
- A Uasal/Mrs./Dr./Ollamh [Ainmnise], a chara,
- Dea-maidin/tráthnóna [ainm an fhaighteora],
- Lena mbaineann sé,
- Beannachtaí,
- Dia duit [ainm an fhaighteora],
Tá sé ríthábhachtach beannacht cuí a roghnú mar go socraíonn sé an ton tosaigh don chuid eile de do theachtaireacht.
Mar shampla:
- Má tá tú ag dul i dteagmháil le d’Uncail Mike maidir le cúrsaí foirmeálta, d’fhéadfadh go mbeadh, “A Uncail Mike…” mar oscailteoir cuí.
- Nuair a bheadh comhfhreagras le fostóir ionchasach maidir le deiseanna fostaíochta, bheadh beannacht níos foirmiúla cosúil le, “A Uasal Smith…” oiriúnach.
- Má tá tú i dteagmháil le cliant darb ainm Sarah ar bhuail tú léi roimhe seo, b’fhéidir go n-úsáidfeá, “Maidin mhaith, a Sarah…”
- Agus tú ag seoladh ríomhphoist chuig tuiscint ghairmiúil darb ainm Alex agus tú ag iarraidh é a choinneáil beagán neamhfhoirmiúil, bheadh “Dia duit Alex…” oiriúnach.
- Má tá tú ag síneadh amach le grúpa daoine nach bhfuil a n-ainmneacha ar eolas agat, is leor “Beannachtaí”.
I gcásanna nach bhfuil aithne agat ar an bhfaighteoir, is beannachtaí foirmeálta amháin a bhíonn i gceist le “Duine lena mbaineann,” agus “Beannachtaí”. Mar sin féin, b’fhearr i gcónaí ainm an duine a bhfuil tú ag seoladh ríomhphoist chugat a aithint agus seoladh díreach a thabhairt dóibh nuair is féidir.
Go hiondúil, leanann camóg an beannacht i do ríomhphost. Mar sin féin, is féidir leat idirstad a úsáid i socruithe an-fhoirmiúla freisin. Is é an príomhphointe ná a chinntiú go bhfuil do bheannacht ómósach agus oiriúnach don lucht féachana atá beartaithe. Trí do bheannacht ríomhphoist a roghnú go cúramach, ní hamháin go n-éascaíonn tú socrú níos éasca le do theachtaireacht ach méadóidh tú freisin an dóchúlacht go bhfaighidh tú freagra pras agus ábhartha.
Ríomhphost téacs comhlacht
Tugtar an comhlacht ríomhphoist ar phríomhábhar ríomhphoist. Díríonn sé go hiondúil ar thopaic amháin nó ar shraith topaicí a bhfuil dlúthbhaint acu leis. Is é an chéad rud ba chóir duit a dhéanamh sa chomhlacht ríomhphoist an chúis le do chomhfhreagras a shoiléiriú.
Trí chuspóir do ríomhphoist a shoiléiriú is féidir leis an bhfaighteoir an comhthéacs a thuiscint, rud a fhágann go mbeidh sé níos éasca dóibh cabhrú leat nó freagra a thabhairt duit. Is féidir leat cuspóir do ríomhphoist a thabhairt isteach le frásaí mar:
- Ba mhaith liom fiosrú a dhéanamh faoi…
- Táim ag scríobh chun mo spéis a léiriú i…
- Tá mé i dteagmháil leat maidir le…
- Tá súil agam a shoiléiriú…
- Ba mhaith liom a iarraidh…
- Tá suim agam níos mó a fhoghlaim faoi…
- Ba mhaith liom sonraí a dheimhniú faoi…
- Tá tuilleadh eolais á lorg agam faoi…
Mura raibh aon idirghníomhú agat leis an bhfaighteoir riamh roimhe seo, tá sé dea-bhéasach tú féin a chur in aithne go hachomair sula luaigh tú do phríomhábhar imní.
Mar shampla:
- Nuair a bhíonn deiseanna líonraithe gairmiúla nó comhoibrithe féideartha á lorg, tá sé ríthábhachtach tabhairt isteach ceart. Sa sampla seo a leanas, cuireann Emily í féin in aithne go soiléir agus leagann sí amach go hachomair an chúis atá lena ríomhphost chuig an Dr. Brown, ag éascú tuiscint níos simplí ar a hintinn:
| A Dr Brown, a chara, Is mise Emily Williams, anailísí taighde sóisearach ag DEF Corporation. Tá do chuid oibre i réimse na nanaitheicneolaíochta á leanúint agam agus ba mhaith liom comhoibrithe féideartha idir ár n-institiúidí a phlé. |
Moltar do ríomhphost a choinneáil gonta. Cuimhnigh, is fearr le formhór na ndaoine dul tríd a gcuid ríomhphoist go tapa, mar sin seachain forbairtí gan ghá.
Mar shampla:
- Má tá am saor ón obair á lorg agat mar gheall ar éigeandáil teaghlaigh, b’fhéidir go ndéarfá go simplí, ‘Tá éigeandáil teaghlaigh orm agus is gá dom an lá saor a thógáil,’ seachas mionsonra uileghabhálach a dhéanamh faoin scéal.
Chun teagmháil bhreise a dhéanamh le gairmiúlacht agus cúirtéis, smaoinigh ar an ríomhphost a thosú le léiriú buíochais má tá tú ag freagairt teachtaireachta roimh ré. Is féidir le frásaí ar nós “Is mór agam do fhreagra tráthúil,” nó “Go raibh maith agat as dul ar ais chugam,” ton dearfach a shocrú don chuid eile den chomhrá.
Deireadh a chur le
Feidhmíonn críoch fhoirmiúil ríomhphoist mar mhír chun gníomh sonrach a iarraidh agus chun buíochas a ghabháil leis an duine a bhfuil tú ag seoladh ríomhphoist chugat. De ghnáth is dea-chleachtas é cothromaíocht a bhaint amach idir d’iarratas agus teanga bhéasach. Ní hamháin go léiríonn sé seo cúirtéis ach feabhsaíonn sé an seans go bhfaighfear freagra dearfach. Is féidir na frásaí seo a chur in oiriúint do chásanna éagsúla agus do chomhthéacs sonrach do ríomhphoist. Seo cuid acu is féidir leat a úsáid:
- Go raibh maith agat as do bhreithniú, agus táim ag tnúth le cloisteáil uait go luath.
- Má tá aon cheist nó imní ort, ná bíodh drogall ort in iúl dom.
- Táim ag tnúth leis an deis oibriú le chéile.
- Go raibh maith agat as do chuid aiseolais; tá sé buíoch go mór.
- Bheadh an-mheas ar bhur n-aird phras ar an ábhar seo.
- Táim buíoch as an am a ghlac tú chun mo ríomhphost a léamh.
- Má theastaíonn aon eolas breise uait, ná bíodh drogall ort teagmháil a dhéanamh liom.
- Is mór agam do thuiscint agus do chúnamh maidir leis an ábhar seo.
- Go raibh maith agat roimh ré as do chomhoibriú.
- Tá mé ar bís faoin bhféidearthacht comhoibriú a dhéanamh agus bheinn sásta tuilleadh plé a dhéanamh.
Cosúil le hoscailt ríomhphoist fhoirmiúil a shocraíonn an ton don chomhrá iomlán, tá ról ríthábhachtach ag an rannán deiridh freisin maidir le tuiscint bhuan a chruthú agus an chéim a shocrú le haghaidh idirghníomhaíochtaí sa todhchaí.
Mar shampla:
- I gcomhthéacs ár sampla, mhol Emily Williams comhoibriú leis an Dr Brown agus tá sé mar aidhm aici freagra tráthúil a fháil. Chun é seo a bhaint amach, sonraíonn sí dáta faoinar mhaith léi cloisteáil ar ais, tairgeann sí aon cheisteanna a fhreagairt, agus críochnaíonn sí an ríomhphost le síniú dea-bhéasach. Ar an mbealach seo, cruthaíonn sí críoch struchtúrtha dea-bhéasach dá ríomhphost foirmiúil, mar seo:
| Tá súil agam gur féidir linn cruinniú a shocrú go luath amach anseo chun na féidearthachtaí maidir le comhoibriú a fhiosrú. Cuir in iúl dom roimh 20 Meán Fómhair má tá tú ar fáil chun é seo a phlé tuilleadh. Má tá aon cheist agat nó má tá eolas breise uait, ná bíodh drogall ort teagmháil a dhéanamh liom. Go raibh maith agat as d’aird ar an ábhar seo, agus táim ag tnúth leis an deis oibriú le chéile. Dea-mhéin, Emily Williams |
Is ríomhphost foirmiúil éifeachtach é seo a chríochnaíonn toisc go gcuireann Emily Williams a hiarratas ar chomhoibriú féideartha in iúl go soiléir, agus ag an am céanna ag léiriú buíochais as am an Dr. Brown chun a ríomhphost a léamh agus a d’fhéadfadh freagairt a thabhairt di.
Síniú
Díreach mar a shocraíonn roghnú na beannachta ceart an chéim do do r-phost, tá sé chomh ríthábhachtach céanna síniú ríomhphoist foirmiúil cuí a roghnú. Feidhmíonn an síniú mar an nóta deiridh, ag tacú leis an ton ómósach a leagtar síos ar fud do theachtaireachta. Soláthraíonn sé teagmháil chríochnaitheach freisin ar féidir leis tionchar a imirt ar an tuiscint a fhágann tú ar an bhfaighteoir.
I measc roinnt sínithe r-phoist foirmiúla dea-bhéasach a úsáidtear go coitianta is féidir a oiriúnú do chásanna éagsúla tá:
- Respectfully,
- Le meas,
- Go raibh maith agat arís,
- Cineál Maidir,
- Is mise le mórmheas,
- Dea-mhéin,
- Le meas,
- Mise go fírinneach,
Nuair a thagann sé chun do shíniú ríomhphoist a fhormáidiú, tá roinnt dea-chleachtais le leanúint. Tosaigh i gcónaí alt nua le haghaidh do shíniú agus alt eile ar leith do d'ainm. Tá sé inmholta síniú le do chéad ainm agus sloinne araon i gcumarsáid fhoirmiúil. Má tá tú ag scríobh thar ceann eagraíochta, ba chóir go mbeadh ainm na heagraíochta le feiceáil faoi d’ainm féin.
Trí chloí leis na treoirlínte seo, is féidir leat a ráthú go bhfanfaidh do r-phost gairmiúil agus dea-bhéasach ó thús deireadh, rud a mhéadaíonn an seans go bhfaighidh tú freagra fabhrach.
Mar shampla:
| Go raibh maith agat as do chúnamh leis an tionscadal. Bhí do shaineolas thar a bheith luachmhar, agus táim ag tnúth lenár gcomhoibriú leanúnach. Gach dea ghuí, John Smith ABC Enterprises, Bainisteoir Tionscadail |
Cuireann a shíniú foirmeálta, ‘Mianta is Fearr,’ agus teideal a phoist san áireamh le ton gairmiúil iomlán an ríomhphoist. Socraíonn sé seo an chéim le haghaidh idirghníomhaíochtaí dearfacha leanúnacha.
Leideanna maidir le ríomhphost foirmiúil a chruthú Sula mbuaileann Tú Seol
Go hiontach, tá tú beagnach réidh do ríomhphost foirmiúil a sheoladh! Ach fan ort - sula gcloíonn tú an cnaipe “Seol”, déanaimis deimhin de go bhfuil gach rud in ord. Tá sé ríthábhachtach a chinntiú go bhfuil do ríomhphost snasta, gairmiúil agus saor ó earráidí. Ní hamháin go gcuireann ríomhphost dea-cheirde do theachtaireacht in iúl go héifeachtach; leagann sé amach freisin an ton le haghaidh idirghníomhaíochtaí sa todhchaí agus fágann tuiscint marthanach. Seo seicliosta cuimsitheach chun na bunáiteanna go léir a chlúdach, ó na bunghnéithe mar litriú agus gramadach go gnéithe níos nuances cosúil le ton agus uainiú:
- Proofread. Seiceáil do litriú agus do ghramadach i gcónaí sula mbuaileann tú 'Seol.' Chun an próiseas seo a dhéanamh níos éasca agus níos cruinne, smaoinigh ar úsáid a bhaint as ár n-uirlis léamh profaí a dhearbhú go bhfuil gach rud in ord.
- Bain úsáid as seoladh ríomhphoist gairmiúil. Ráthaíocht go bhfuil do sheoladh ríomhphoist ceangailte le formáid ghairmiúil, mar shampla [ríomhphost faoi chosaint]. Seachain seoltaí ríomhphoist neamhfhoirmiúla nó míchuí a úsáid mar '[ríomhphost faoi chosaint]. '
- Líne ábhar tuairisciúil. Ba cheart go gcuirfeadh do líne ábhair tuairim mhaith ar fáil faoi ábhar an ríomhphoist, rud a mheallfadh an faighteoir chun é a oscailt.
- Seiceáil le haghaidh ton. Coinnigh ton gairmiúil agus measúil, go háirithe agus ceisteanna íogaire nó casta á bplé.
- Bloc síniú. Cuir bloc sínithe foirmeálta san áireamh le d'ainm iomlán, do theideal, agus d'eolas teagmhála chun breathnú gairmiúil agus obair leantach éasca a dhéanamh.
- Léirmheas le haghaidh ceangaltáin. Seiceáil faoi dhó go bhfuil na doiciméid riachtanacha go léir ceangailte, go háirithe má tá siad luaite i gcorp an ríomhphoist.
- Am ceart é. Smaoinigh ar uainiú do ríomhphoist; seachain ríomhphoist ghnó a sheoladh go déanach san oíche nó thar an deireadh seachtaine mura bhfuil gá leis.
- Úsáid pointí urchair nó uimhriú. Le haghaidh ríomhphoist le go leor faisnéise nó iarratais, bain úsáid as pointí le hurchair nó liostaí uimhrithe le haghaidh inléiteachta.
- Iarr admháil. Má tá an ríomhphost tábhachtach, smaoinigh ar dheimhniú go bhfuarthas é a iarraidh.
- Bainistigh Cc agus Bcc. Bain úsáid as Cc le haghaidh faighteoirí breise sofheicthe agus Bcc chun daoine eile a choinneáil faoi cheilt. Cuir san áireamh iad má tá páirtithe iolracha i gceist le do ríomhphost.
- Hipearnasc. Ráthaíocht go bhfuil gach hipearnasc ag obair agus go dtiocfaidh na suíomhanna gréasáin nó na hacmhainní ar líne cearta dá bharr.
- Soghluaiste-chairdiúil. Seiceáil an chuma ar do ríomhphost ar ghléas soghluaiste, mar go seiceálann go leor daoine a ríomhphoist agus iad ag dul.
Nuair a bheidh tic curtha agat as na boscaí seo, tá tú réidh chun an cnaipe 'Seol' sin a bhualadh go muiníneach as do ríomhphost foirmiúil!
Samplaí foirmiúla ríomhphoist
Sa lá atá inniu ann, is scil riachtanach í cumarsáid ríomhphoist, go háirithe i suíomhanna gairmiúla. Cibé an bhfuil tú ag síneadh amach chuig comhairleoir acadúil nó ag fiafraí faoi dheiseanna fostaíochta, féadfaidh an cumas ríomhphost gairid, soiléir agus formáidithe go proifisiúnta a scríobh an chéim do chaidreamh táirgiúil. Má bhíonn a fhios agat cad atá le cur san áireamh - agus cad nach bhfuil - is féidir an difríocht ar fad a dhéanamh sa chaoi a bhfaightear do theachtaireacht. Chun cabhrú leat do ríomhphoist féin a ullmhú, thíos gheobhaidh tú samplaí gearra de ríomhphoist fhoirmiúla a fhéadfaidh a bheith mar theimpléid nó mar inspioráid do do chomhfhreagras féin.
- 1 Sampla: Ríomhphost foirmiúil ag síneadh amach chuig comhairleoir acadúil.
- 2 Sampla: Ríomhphost foirmiúil ag fiafraí faoi dheiseanna fostaíochta.
Conclúid
| Má dhéantar máistreacht ar ealaín na scríbhneoireachta foirmeálta ríomhphoist is féidir leat deiseanna nua a oscailt agus do scileanna gairmiúla cumarsáide a fheabhsú. Shiúil an treoir seo tú trí gach comhpháirt ríthábhachtach, ó líne ábhair an-láidir go síniú cúirtéiseach. Agus an t-eolas seo agat, tá tú réidh anois chun ríomhphoist fhoirmiúla éifeachtacha dea-struchtúrtha a chumadh a chloíonn le caighdeáin ghairmiúla. Mar sin, téigh ar aghaidh agus buail an cnaipe 'Seol' sin le muinín, agus fios agat go bhfuil tú dea-fheistithe chun gach idirghníomhaíocht a chomhaireamh. |
