Imel na yau da kullun: jagora don ingantaccen sadarwa

Kewaya rikitattun rubuce-rubucen imel na yau da kullun na iya jin daɗi sosai, musamman lokacin saduwa da wanda ba a sani ba. Amma gaskiyar ita ce, sanin yadda ake gina ingantaccen tsari, imel ɗin ƙwararru na iya haɓaka ƙwarewar sadarwar ku da buɗe kofofin don dama. Wannan jagorar tana neman fayyace sassan imel na yau da kullun, daga layin jigo har zuwa sa hannu. A ƙarshen wannan labarin, zaku sami kayan aikin don shirya ingantattun saƙon imel masu sheki waɗanda ke bin ƙa'idodin ƙwararru kuma suna sa kowane hulɗa ya ƙidaya.

Tsarin imel na yau da kullun

Tsarin imel na yau da kullun bai bambanta da na yau da kullun ba, amma ya fi gogewa kuma yana bin takamaiman ɗabi'a. Imel na yau da kullun ya ƙunshi abubuwa masu zuwa:

• A batun layi. Takaitaccen take, mai dacewa wanda ke taƙaita manufar imel ɗin.
• Gaisuwar imel ta yau da kullun. Buɗewa mai karimci wanda ke magana da mai karɓa cikin girmamawa.
• Rubutun jikin imel. An tsara babban abun ciki a hankali da amfani da harshe na yau da kullun.
• Imel na yau da kullun yana ƙarewa. Bayanin rufewa mai ladabi kuma yana kira ga takamaiman aiki ko amsa.
• Sa hannu. Sa hannu na ku, wanda yawanci ya haɗa da cikakken sunan ku da sau da yawa ƙwararriyar take ko bayanin tuntuɓar ku.

Haɗa waɗannan abubuwan tare da kulawa yana haɓaka tasirin imel ɗinku na yau da kullun, yana sa su sauƙin karantawa kuma mafi kusantar haifar da martanin da ake tsammani.

Layin batun

Layin batun yana aiki azaman kanun labarai don imel ɗin ku kuma yana taka muhimmiyar rawa wajen ɗaukar hankalin mai karɓa. Ko da yake yana iya zama kamar ƙaramin daki-daki, bai kamata a yi la'akari da muhimmancinsa ba. Madaidaicin layin magana na iya ƙara yuwuwar buɗe imel ɗin ku kuma sami amsa akan lokaci.

A matsayin bayanin kula, yana da kyau kar a shigar da adireshin imel na mai karɓa a cikin layin da aka keɓe—wanda ke saman layin jigo-har sai kun shirya gaba ɗaya don aika imel ɗin ku. Wannan yana taimakawa hana aika imel ɗin da ba a gama ba da gangan. Ya kamata a yi amfani da wannan gargaɗin lokacin da ake cika layin Cc da Bcc.

Ya kamata layin batun ya kasance a bayyane kuma a takaice, yana ba da hoton abun cikin imel a cikin kalmomi 5-8 kawai. Wannan ba wai kawai yana ɗaukar hankalin mai karɓa bane amma yana ƙarfafa amsa akan lokaci. Koyaushe tuna cika akwatin layin da aka keɓe, wanda ke bambanta da jikin imel, don guje wa aika imel ba tare da jigo ba.

Misali:

• Neman binciken matsayin edita. Wannan layin magana yana nuna mai aikawa yana tambaya game da matsayin edita, yana mai da shi dacewa ga HR ko ƙungiyar edita.
• Bayanin rashin yau. Nan da nan wannan batu ya gaya wa mai karɓa cewa imel ɗin zai tattauna rashi, yana haifar da amsa da sauri daga manaja ko farfesa.
• Neman wasiƙar shawarwari. Wannan layin yana fayyace cewa imel ɗin zai kasance game da wasiƙar shawarwarin, yana sa mai karɓa ga yanayi da gaggawar buƙatar.
• Tambaya don neman tallafin karatu. A bayyane yake bayyana cewa imel ɗin game da aikace-aikacen tallafin karatu zai sauƙaƙa ga ofisoshin ilimi ko na kuɗi don ba da fifikon imel.
• Ajandar taron na wannan makon. Wannan layin magana da sauri yana sanar da ƙungiyar ko masu halarta cewa imel ɗin ya ƙunshi ajanda don taro mai zuwa.
• Gaggawa: Gaggawar iyali a yau. Yin amfani da "gaggawa" da ƙayyadaddun bayanai game da gaggawa suna sanya wannan imel ɗin ya zama babban fifiko ga matakin gaggawa.
• Ana buƙatar RSVP taron Juma'a. Wannan yana nuna mahimmancin amsawa game da taro mai zuwa, yana ƙarfafa mai karɓa ya buɗe shi cikin sauri.

Kowane ɗayan waɗannan misalan a taƙaice yana bayyana batun imel ɗin ga mai karɓa, yana taimaka musu wajen ba da fifikon saƙon ku don karantawa. Layin batun shine farkon abin da mai karɓa ke gani lokacin da imel ɗin ku ya zo, yana mai da shi muhimmin sashi don sadarwa mai inganci.

Gaisuwa

Zaɓin gaisuwar imel ɗin da ta dace tana da mahimmanci don nuna girmamawa ga mai karɓa. Ya kamata gaisuwar da kuka zaɓa ta dace da mahallin da manufar imel ɗinku, yadda ya kamata ta tsara sautin tattaunawar da ta biyo baya. Ga wasu gaisuwar imel ɗin da aka saba amfani da su:

• Dear Mr./Mrs./Dr./Professor [Sunan Ƙarshe],
• Barka da safiya/la'asar [sunan mai karɓa],
• Ga wanda ya damu,
• gaisuwa,
• Sannu [sunan mai karɓa],

Zaɓin gaisuwar da ta dace tana da mahimmanci saboda tana saita sautin farko ga sauran saƙon ku.

Misali:

• Idan kuna tuntuɓar Uncle Mike don al'amura na yau da kullun, mabuɗin da ya dace zai iya zama, “Dear Uncle Mike…”
• Lokacin yin daidai da ma'aikaci mai yuwuwa game da damar aiki, ƙarin gaisuwa ta yau da kullun kamar, “Dear Ms. Smith…” zai dace.
• Idan kuna tuntuɓar abokin ciniki mai suna Sarah wacce kuka taɓa saduwa da ita a baya, kuna iya amfani da, “Barka da safiya, Sarah…”
• Lokacin da kuke aika imel ɗin ƙwararren ƙwararren mai suna Alex kuma kuna son kiyaye shi da ɗanɗano na yau da kullun, “Hello Alex…” zai dace.
• Idan kuna tuntuɓar gungun mutanen da ba ku san sunayensu ba, “Gaisuwa” ya isa.

A cikin yanayin da ba ku san mai karɓa ba, “Wane ne zai damu,” da “Gaisuwa,” suna zama kamar gaisuwa ta yau da kullun. Koyaya, yana da kyau koyaushe a gano sunan mutumin da kuke aikawa da imel kuma a yi masa adireshin kai tsaye idan zai yiwu.

Yawanci, waƙafi yana biye da gaisuwa a cikin imel ɗin ku. Koyaya, zaku iya amfani da hanji a cikin saituna na yau da kullun. Mahimmin batu shine tabbatar da cewa gaisuwarku ta kasance mai mutuntawa kuma ta dace da masu sauraro. Ta hanyar zaɓar gaisuwar imel ɗin ku a hankali, ba kawai kuna sauƙaƙe tsari mai sauƙi tare da saƙon ku ba amma har ma da ƙara yuwuwar karɓar amsa mai sauri da dacewa.

Rubutun jikin imel

Ana kiran babban abun ciki na imel azaman jikin imel. Yawancin lokaci yana mai da hankali kan jigo ɗaya ko jerin batutuwa masu alaƙa. Abu na farko da ya kamata ku yi a cikin jikin imel shine bayyana dalilin wasiƙar ku.

Bayyana manufar imel ɗin ku yana bawa mai karɓa damar fahimtar mahallin, yana sauƙaƙa musu su taimaka ko amsa muku. Kuna iya gabatar da manufar imel ɗin ku tare da jimloli kamar:

• Ina so in yi tambaya game da…
• Ina rubutowa ne don nuna sha'awar…
• Ina tuntubar ku game da…
• Ina fatan in bayyana…
• Ina so in nemi…
• Ina sha'awar ƙarin koyo game da…
• Ina so in tabbatar da cikakkun bayanai game da…
• Ina neman ƙarin bayani akan…

Idan baku taɓa yin hulɗa da mai karɓa ba a baya, yana da kyau ku gabatar da kanku a taƙaice kafin bayyana damuwarku ta farko.

Misali:

• Lokacin neman ƙwararrun damar sadarwar yanar gizo ko yuwuwar haɗin gwiwa, gabatarwar da ta dace shine maɓalli. A cikin misali mai zuwa, Emily ta gabatar da kanta a sarari kuma a taƙaice ta zayyana dalilin imel ɗinta ga Dr. Brown, tare da sauƙaƙe fahimtar manufarta:

Masoyi Dr. Brown, Ni ne Emily Williams, ƙaramin manazarci a Kamfanin DEF. Ina bibiyar ayyukan ku a fannin nanotechnology kuma ina so in tattauna yiwuwar haɗin gwiwa tsakanin cibiyoyinmu.

Ana ba da shawarar kiyaye imel ɗin ku a takaice. Ka tuna, yawancin mutane sun fi son yin amfani da imel ɗin su da sauri, don haka guje wa abubuwan da ba dole ba.

Misali:

• Idan kuna neman hutun aiki saboda gaggawar iyali, kuna iya faɗi kawai, 'Ina da gaggawar iyali kuma ina buƙatar hutun ranar,' maimakon yin cikakken bayani game da halin da ake ciki.

Don ƙarin taɓawa na ƙwarewa da ladabi, la'akari da fara imel ɗin tare da nuna godiya idan kuna amsa saƙon da ya gabata. Kalmomi kamar "Na yaba da amsawar ku akan lokaci," ko "Na gode don dawowa gare ni," na iya saita sauti mai kyau ga sauran tattaunawar.

kawo karshen

Ƙarshen imel ɗin yana aiki azaman sashe don neman takamaiman aiki da kuma nuna godiya ga mutumin da kuke aika imel. Bayar da daidaito tsakanin buƙatarku da harshe mai ladabi gabaɗaya kyakkyawan aiki ne. Wannan ba kawai yana nuna ladabi ba har ma yana inganta damar samun amsa mai kyau. Ana iya keɓance waɗannan jimlolin don dacewa da yanayi daban-daban da takamaiman mahallin imel ɗin ku. Ga wasu daga cikinsu da zaku iya amfani da su:

• Na gode da wannan la'akari da ku, kuma ina sa ran samun ji daga gare ku nan ba da jimawa ba.
• Idan kuna da wata tambaya ko damuwa, don Allah kar ku yi shakka a sanar da ni.
• Ina fatan samun damar yin aiki tare.
• Na gode da ra'ayinku; ana yabawa sosai.
• Hankalin ku ga wannan al'amari zai kasance mai daraja sosai.
• Na gode da lokacin da kuka ɗauka don karanta imel na.
• Idan kuna buƙatar ƙarin bayani, jin daɗin tuntuɓar ni.
• Na gode da fahimtar ku da taimakon ku game da wannan batu.
• Na gode a gaba don hadin kan ku.
• Ina farin ciki game da yiwuwar haɗin gwiwa kuma zan yi farin cikin tattauna ƙarin.

Kamar yadda buɗe imel na yau da kullun ke saita sautin ga duka tattaunawar, sashin ƙarshe kuma yana taka muhimmiyar rawa wajen samar da ra'ayi mai ɗorewa da kafa matakin hulɗar gaba.

Misali:

• A cikin mahallin misalinmu, Emily Williams ta ba da shawarar haɗin gwiwa tare da Dr. Brown kuma yana da nufin samun amsa akan lokaci. Don cimma wannan, ta ƙayyade kwanan wata da za ta so jin baya, ta ba da amsa kowace tambaya, kuma ta ƙare imel tare da sa hannu cikin ladabi. Ta wannan hanyar, ta ƙirƙiri tsari da ladabi yana ƙarewa ga imel ɗin ta na yau da kullun, kamar haka:

Ina fatan za mu iya shirya taro a nan gaba don gano yiwuwar haɗin gwiwa. Da fatan za a sanar da ni zuwa Satumba 20th idan kuna da damar tattauna wannan ƙarin. Idan kuna da wasu tambayoyi ko buƙatar ƙarin bayani, don Allah kar a yi shakka a tuntuɓe ni. Na gode da kulawar ku ga wannan lamari, kuma ina fatan samun damar yin aiki tare. Gaisuwa mafi kyau, Emily Williams

Wannan ingantaccen imel ɗin ƙarewa ne saboda Emily Williams a sarari ta bayyana buƙatarta na yuwuwar haɗin gwiwa, yayin da kuma ke nuna godiya ga lokacin da Dr. Brown ya karanta da yuwuwar amsa imel ɗin ta.

Sa hannu

Kamar yadda zaɓin gaisuwar da ta dace ke saita mataki don imel ɗin ku, zabar sa hannun imel ɗin da ya dace yana da mahimmanci daidai. Sa hannu yana aiki azaman bayanin rufewa, yana goyan bayan sautin girmamawa da aka saita cikin saƙon ku. Hakanan yana ba da taɓawa ta ƙarshe wacce zata iya yin tasiri akan ra'ayin da kuka bari akan mai karɓa.

Wasu sa hannun imel ɗin da aka saba amfani da su na ladabi waɗanda za a iya daidaita su zuwa yanayi daban-daban sun haɗa da:

• girmamawa,
• gaske,
• Thanks sake,
• Gaisuwan alheri,
• Haza wassalam,
• Gaisuwa mafi kyau,
• Tare da godiya,
• Gaskiya ne,

Idan ya zo ga tsara sa hannun imel ɗin ku, akwai wasu mafi kyawun ayyuka da za ku bi. Koyaushe fara sabon sakin layi don sa hannun ku da wani sakin layi daban don sunan ku. Yana da kyau ka sanya hannu da duka sunayenka na farko da na ƙarshe a cikin sadarwa ta yau da kullun. Idan kuna rubutu a madadin ƙungiya, sunan ƙungiyar yakamata ya bayyana a ƙarƙashin sunan ku.

Ta bin waɗannan jagororin, zaku iya ba da garantin cewa imel ɗinku ya kasance ƙwararru da ladabi daga farko zuwa ƙarshe, ta haka zai ƙara damar samun amsa mai kyau.

Misali:

Na gode da taimakon ku akan aikin. Kwarewar ku ta kasance mai kima, kuma ina sa ran ci gaba da haɗin gwiwarmu. Buri mafi kyau, John Smith Kamfanonin ABC, Manajan Ayyuka

Sa hannun sa na yau da kullun, 'Buri mafi kyau,' da haɗe da taken aikinsa yana ƙara zuwa ga cikakkiyar sautin ƙwararrun imel. Wannan yana saita mataki don ci gaba da hulɗa mai kyau.

Nasihu don ƙirƙirar imel na yau da kullun Kafin ku buga aikawa

Mai girma, kun kusan shirya don aika imel ɗin ku na yau da kullun! Amma ka riƙe—kafin ka danna maɓallin “Aika”, bari mu tabbatar da komai yana cikin tsari. Tabbatar cewa imel ɗin ku yana goge, ƙwararru, kuma mara kuskure yana da mahimmanci. Imel ɗin da aka ƙera ba wai kawai isar da saƙon ku yadda ya kamata ba; Hakanan yana saita yanayin hulɗar gaba kuma yana barin tasiri mai dorewa. Anan akwai cikakken jerin abubuwan bincike don rufe duk tushe, daga tushe kamar rubutun kalmomi da nahawu zuwa ƙarin abubuwan da ba su dace ba kamar sautin murya da lokaci:

• Gyara. Koyaushe bincika harafin ku da nahawu kafin buga 'Aika.' Don sauƙaƙe wannan tsari kuma mafi daidai, la'akari da amfani kayan aikin mu na tantancewa don tabbatar da komai yana cikin tsari.
• Yi amfani da ƙwararriyar adireshin imel. Tabbatar da adireshin imel ɗin ku yana haɗe zuwa tsarin ƙwararru, kamar [email kariya]. A guji amfani da adiresoshin imel na yau da kullun ko mara dacewa kamar '[email kariya]. '
• Layin magana mai siffantawa. Ya kamata layin jigon ku ya ba da kyakkyawan ra'ayi na abubuwan imel ɗin, yana jawo mai karɓa ya buɗe shi.
• Duba sautin. Kiyaye sautin ƙwararru da mutuntawa, musamman lokacin tattaunawa akan batutuwa masu mahimmanci ko sarƙaƙƙiya.
• Toshe sa hannu. Haɗa shingen sa hannu na yau da kullun tare da cikakken sunan ku, take, da bayanan tuntuɓar ku don ƙwararrun kamanni da sauƙin bibiya.
• Bita don abubuwan da aka makala. Bincika sau biyu cewa duk takaddun da ake buƙata suna haɗe, musamman idan an ambaci su a cikin jikin imel.
• Lokaci yayi daidai. Yi la'akari da lokacin imel ɗin ku; kauce wa aika imel na kasuwanci a cikin dare ko a karshen mako sai dai idan ya cancanta.
• Yi amfani da maki ko lamba. Don imel tare da bayanai da yawa ko buƙatu, yi amfani da maƙallan harsashi ko lissafin ƙididdiga don iya karantawa.
• Nemi yarda. Idan imel ɗin yana da mahimmanci, la'akari da neman tabbaci na samu.
• Sarrafa Cc da Bcc. Yi amfani da Cc don bayyane ƙarin masu karɓa da Bcc don ɓoye wasu. Haɗa su idan imel ɗin ku ya ƙunshi ƙungiyoyi da yawa.
• Kayayyaki. Tabbatar da duk hanyoyin haɗin yanar gizo suna aiki kuma suna kaiwa ga ingantattun gidajen yanar gizo ko albarkatun kan layi.
• Wayar hannu. Duba yadda imel ɗin ku ke bayyana akan na'urar hannu, saboda mutane da yawa suna duba imel ɗin su akan tafiya.

Da zarar kun yi ticking kashe waɗannan akwatuna, kun shirya don buga wannan maɓallin 'Aika' tare da amincewa a cikin imel ɗinku na yau da kullun!

Misalin imel na yau da kullun

A yau, sadarwar imel wata fasaha ce mai mahimmanci, musamman a cikin saitunan ƙwararru. Ko kuna tuntuɓar mai ba da shawara na ilimi ko yin tambaya game da damar aiki, ikon rubuta taƙaitaccen imel, bayyananne, da ƙwararrun tsararrun imel na iya saita mataki don kyakkyawar alaƙa. Sanin abin da za a haɗa - da abin da ba - zai iya yin kowane bambanci a yadda ake karɓar saƙon ku. Don taimaka muku wajen shirya naku imel, a ƙasa zaku sami taƙaitaccen misalan imel na yau da kullun waɗanda zasu iya zama samfuri ko ƙarfafawa don wasiƙarku.

• Misali 1: Imel na yau da kullun yana kaiwa ga mai ba da shawara na ilimi.

• Misali 2: Imel na yau da kullun yana tambaya game da damar aiki.

Kammalawa

Kwarewar fasahar rubuta imel na yau da kullun na iya buɗe kofofin zuwa sabbin dama da haɓaka ƙwarewar sadarwar ku. Wannan jagorar ta bibiyar ku ta kowane bangare mai mahimmanci, daga layin magana mai jan hankali zuwa sa hannu na ladabi. Tare da wannan ilimin, yanzu kun shirya don tsara ingantaccen, ingantaccen tsarin imel na yau da kullun waɗanda ke bin ƙa'idodin ƙwararru. Don haka ci gaba da buga wannan maɓallin 'Aika' da ƙarfin gwiwa, sanin kuna da ingantattun kayan aiki don ƙididdige kowane hulɗa.