A zamanin dijital na yau, koyon fasahar sadarwar imel yana da mahimmanci. Ko kai ɗalibi ne, ƙwararre, ko kawai ci gaba da tuntuɓar abokai da dangi, sanin yadda ake shirya ingantaccen gabatarwar imel na iya yin gagarumin bambanci a yadda ake karɓar saƙon ku. Wannan jagorar za ta ba ku mahimman shawarwari da misalai don ƙirƙirar duka biyun m da gabatarwar imel na yau da kullun, tabbatar da cewa koyaushe suna bayyana, masu mutuntawa, kuma sun dace da masu sauraron su.
Kwarewar fasahar gabatarwar imel
Gabatarwar imel mai tasiri yana da mahimmanci don ingantaccen sadarwa. Ba wai kawai saita sautin bane amma kuma yana fayyace manufar imel ga mai karɓa. Ga yadda ake shirya gabatarwar imel mai jan hankali:
- Fara da gaisuwa mai ladabi. Fara kowane imel tare da gaisuwa mai daɗi. Wannan na iya zama mai sauƙi “Sannu,” “Dear [Sunan],” ko duk wata gaisuwa da ta dace dangane da dangantakar ku da mai karɓa.
- Haɗa layin buɗewa abokantaka. Bayan gaisuwa, ƙara daɗaɗɗen magana ta buɗe baki. Misali, "Na yarda cewa wannan saƙon ya same ku lafiya," ko "Ina fatan kuna jin daɗin rana sosai." Wannan yana ƙara taɓawa na sirri kuma yana nuna girmamawa.
- Bayyana manufar ku a fili. A takaice bayyana dalilin imel ɗin ku. Wannan ya kamata ya bi layin buɗewar ku kai tsaye, yana ba da sauyi mai sauƙi zuwa ainihin abubuwan da ke cikin saƙonku.
- Keɓance gabatarwar ku. Daidaita gabatarwar ku ga mai karɓa. Idan kuna rubutawa ga wanda kuka haɗu da shi a baya, taƙaitaccen magana game da hulɗar ku ta ƙarshe na iya zama kyakkyawar taɓawa.
- Shirya layin magana bayyananne. Layin jigon muhimmin abu ne na imel ɗin ku. Ya kamata ya zama taƙaitacce kuma takamaiman, yana taƙaita abubuwan imel a cikin ƴan kalmomi. Guji kwatancen maɗaukaki don tabbatar da mai karɓa ya san mahimmancin imel ɗin a kallo.
Misali, mai neman aiki zai iya rubuta:
Waɗannan ƙa'idodi na asali suna aiki azaman tushe don ingantaccen gabatarwar imel. A cikin sassan masu zuwa, za mu bincika ƙarin ƙayyadaddun jagorori da misalan duka na yau da kullun da kuma na yau da kullun na imel, samar da zurfin fahimta game da fasahar sadarwar imel.
Jagorori don gabatarwar imel na yau da kullun
Imel na yau da kullun suna da mahimmanci don sadarwar ƙwararru, ko tare da wani a cikin ikon hukuma ko wanda ba ku sani ba. Wannan ya haɗa da hulɗa tare da manyan, abokan aiki, ko ma abokan hulɗa na waje kamar abokan ciniki. Bari mu dubi mahimman abubuwan da za mu yi la'akari da su don gabatarwar imel na yau da kullun:
- Yi amfani da ƙwararrun layin buɗewa. Fara da gaisuwa ta yau da kullun kamar “Dear [Title and Last Name],” ko “Ga Wanda Zai Damu,” idan ba a san sunan mai karɓa ba. Wannan yana nuna girmamawa da ƙwarewa.
- Nuna ladabi a cikin jumla ta farko. Haɗa jumla mai ladabi don bayyana fatan alheri, kamar "Na yarda cewa wannan saƙon ya same ku da kyau," ko "Ina fatan kuna samun rana mai albarka."
- Gabatarwar kai don imel na farko. Idan kuna aika imel a karon farko, gabatar da kanku da cikakken sunan ku da rawarku ko haɗin gwiwa. Misali, "Sunana Emily Chen, wani manazarci a Kamfanin XYZ."
- Ƙarfafa ƙwarewa cikin harshe. Guji yare na yau da kullun, emojis, ko maganganun yau da kullun. Hakanan, guje wa raba bayanan sirri da yawa ko labaran da ba su da mahimmanci a cikin ƙwararru.
Ga misalin gabatarwar imel na yau da kullun:
Waɗannan jagororin suna taimakawa tabbatar da cewa gabatarwar imel ɗinku ta dace da tsari, saita sautin ƙwararru don sauran sadarwar ku. Ka tuna, ingantaccen gabatarwar zai iya tasiri sosai yadda ake gane imel da amsawa.
Mahimmanci don shirya gabatarwar imel na yau da kullun
Saƙonnin imel na yau da kullun sun bambanta da na yau da kullun a cikin sauti da harshe, galibi ana amfani da su yayin sadarwa tare da abokai, dangi, ko fahimta. Yi la'akari da mahimman abubuwa masu zuwa:
- Zaɓi sautin annashuwa. Yi amfani da sautin tattaunawa da na yau da kullun. Ana iya samun wannan ta hanyar yare na yau da kullun da kuma hanyar kai tsaye.
- Fara da gaisuwa ta abokantaka. Fara da gaisuwa ta yau da kullun kamar “Hi [Sunan],” ko “Hey can!” Yana saita sautin abokantaka tun daga farko.
- Keɓance buɗewar ku. Ba kamar saƙon imel na yau da kullun ba, waɗanda na yau da kullun suna ba da izini don ƙarin keɓaɓɓen gabatarwa. Misali, "Kawai na so in duba ku ga yadda kuke yi," ko "Tunanin zan jefa muku layi don cim ma."
- Jin kyauta don amfani da harshe mai sauƙi. Yana da kyau a yi amfani da emojis, kalmomin magana, har ma da ban dariya a cikin imel na yau da kullun, musamman idan ya dace da dangantakar ku da mai karɓa.
- Taimakawa girmamawa da tsabta. Duk da yake na yau da kullun, imel ɗinku ya kamata ya kasance mai mutuntawa da bayyanawa sosai ga mai karɓa ya fahimci saƙon ku ba tare da ruɗani ba.
Ga misalin gabatarwar imel na yau da kullun:
Waɗannan shawarwari za su taimake ka ƙirƙiri gabatarwar imel na yau da kullun wanda ke da abokantaka amma bayyananne, yana ba da tabbacin tattaunawa mai daɗi tare da wanda ka sani sosai.
Bambance tsakanin layukan batun imel na yau da kullun da na yau da kullun
Bayan bin diddigin nuances na gabatarwar imel na yau da kullun, yana da mahimmanci daidai da fahimtar yadda sautin jigon imel zai iya bambanta tsakanin abubuwan yau da kullun da na yau da kullun. Bari mu nutse cikin mahimman bambance-bambancen da ke bayyana layi na yau da kullun da na yau da kullun, saita kyakkyawan fata don abun cikin imel ɗin ku:
- Bayyanawa da ƙwarewa a cikin imel na yau da kullun. Don imel na yau da kullun, layin jigon ya kamata ya zama bayyananne, taƙaitacce, kuma babu yare na yau da kullun. Wannan yana tabbatar da cewa mai karɓa ya fahimci mahimmanci da takamaiman mahallin imel ɗin.
- Sassauci a cikin abubuwan da ba na yau da kullun ba. Lokacin da ya dace a yi amfani da sautin da ba na yau da kullun ba - kamar aika imel ga aboki ko abokin aiki na kurkusa - layin batun na iya zama mafi annashuwa da sirri. Yana iya nuna salon tattaunawa har ma ya haɗa da kalmomin magana ko emojis, idan ya dace.
- Ci gaba da 'Re:' don amsoshi na yau da kullun. A cikin imel na yau da kullun, yi amfani da “Re:” (gajeren “game da”) don nuna ci gaban tattaunawar da ta gabata. Wannan ba shi da yawa a cikin tattaunawa ta yau da kullun.
Don kwatanta bambance-bambance tsakanin layi na yau da kullun da na yau da kullun, tebur mai zuwa yana gabatar da kwatancen gefe-da-gefe na yadda za a iya magance irin wannan batu daban dangane da mahallin:
| Na'urar | Ba na yau da kullun ba |
| Bukatar taro don Tattaunawar Aikin | Bari mu yi magana game da aikin mu ba da daɗewa ba! |
| Tambaya Game da Sabunta Matsayin Asusu | Me ke faruwa da asusuna? |
| Tabbatar da Alƙawarin Tambayoyi | Har yanzu muna kan hirar gobe? |
| Tunatar da Ƙaddara Ƙarshen Ƙaddamarwa | Shugaban kasa: Yaushe wannan shawarar zata sake tsayawa? |
Ta hanyar bambanta layin jigo, kun saita sautin da ya dace don sauran imel ɗin. Layin jigo da aka zaɓa da kyau a cikin imel na yau da kullun da na yau da kullun yana tabbatar da cewa mai karɓa yana da kyakkyawan tsammanin kafin ma buɗe imel.
Zaɓin kalmomin gabatarwar imel masu dacewa
Zaɓin jimlolin don gabatarwar imel yakamata ya dace da sautin imel - na yau da kullun ko na yau da kullun - da kuma gabaɗayan batunsa. A ƙasa akwai wasu jimloli daban-daban don taimakawa cikin ladabi buɗe imel:
Kalmomin gaisuwa
| Na'urar | Ba na yau da kullun ba |
| Ga Wanda Zai Damu Damuwa, | Sannu! |
| Masoyi [Title da Suna], | Hi [Suna], |
| gaisuwa, | Hello, |
| Ina kwana, | Me ke faruwa? |
| Cikin Girmamawa, | Yo [Name]! |
| Girmama [Title da Suna], | Howdy, |
A cikin imel na yau da kullun, ana sa ran yin amfani da lakabi tare da sunan ƙarshe na mai karɓa, kamar "Dear Ms. Brown," ko "Dear Dr. Adams," don kiyaye ƙwararren ƙwararru da sautin girmamawa.
Layukan buɗewa
| Na'urar | Ba na yau da kullun ba |
| Na yi imani wannan sakon ya same ku da kyau. | Fata kuna yin kyau! |
| Ina rubuto muku ne dangane da… | Ina so kawai in duba ku gani… |
| Na gode da kulawar ku ga wannan lamarin. | Hey, kun ji labarin… |
| An yaba da taimakon ku kan wannan al'amari. | Kuna da minti daya don yin magana game da wani abu? |
| Don Allah a ba ni dama in gabatar da kaina; Nine [Sunanka], [Matsayinku]. | Ka tuna da tattaunawarmu game da [Maudu'i]? Samu sabuntawa! |
Yana da mahimmanci don tabbatar da cewa imel ɗinku ya kuɓuta daga kurakuran nahawu da rubutu, ba tare da la'akari da ƙa'idarsa ba. Amfani da dandalin mu sabis na karantawa zai iya inganta ƙwararru da fayyace saƙon ku sosai, yana taimaka muku wajen sadarwa yadda ya kamata.
Ka tuna, zaɓin kalmomin da suka dace a cikin gabatarwar imel ɗinku yana saita mataki don ɗaukacin saƙon. Ko na yau da kullun ko na yau da kullun, buɗewar imel ɗin ku na iya tasiri sosai ga sautin tattaunawar da ra'ayin da kuke yi akan mai karɓa.
Art na shirya martani a cikin sadarwar imel
Lokacin ba da amsa ga imel, kiyaye matakin da ya dace na ƙa'ida da sauti kamar yadda ainihin saƙon shine maɓalli. Kyakkyawan amsa yawanci yana farawa da nuna godiya ko amincewa da abubuwan da ke cikin imel, sannan ta hanyar magance batun da ke hannun.
Amsa imel na yau da kullun
- Fara da ladabi mai ladabi: "Dear [Sunan], Na gode da cikakken imel ɗin ku."
- Jawabi tambaya ko batun: "Game da tambayar ku game da lokacin aikin, Ina so in bayyana hakan..."
- Ba da ƙarin taimako ko bayani: "Idan kuna buƙatar ƙarin bayani, da fatan za ku iya tuntuɓar ni."
Ga misalin martanin imel na yau da kullun:
Amsar imel na yau da kullun
- Fara da budewa na sada zumunci: "Hey [Name], na gode don isa!"
- Kai tsaye zuwa ga batun: "Game da taron da kuka ambata, muna tunanin mako mai zuwa?"
- Rufe tare da taɓawa na sirri: "Sannu da zuwa!"
Ga misalin martanin imel na yau da kullun:
Ka tuna, a cikin martanin da ba na yau da kullun ba, yana da kyau a zama kai tsaye da ƙasan tsari. Koyaya, koyaushe kiyaye sautin girmamawa da bayyananne, tabbatar da cewa mai karɓa yana jin kima. Ko na yau da kullun ko na yau da kullun, martanin ku yana nuna salon sadarwar ku da ƙwarewar ku.
Kammalawa
| A yau, ikon shirya gabatarwar imel mai jan hankali ya zama dole. Wannan jagorar ya bibiyar ku ta hanyar ƙirƙirar gabatarwar imel na yau da kullun da na yau da kullun, yana ba da haske don tabbatar da karɓar saƙonninku tare da tsabta da mutuntawa da suka cancanta. Ko kuna tuntuɓar ƙwararriyar tuntuɓar ko kuna watsar da rubutu na yau da kullun ga aboki, ku tuna cewa gabatarwar imel ɗinku ya wuce kalmomi kawai; ita ce gadar da ke haɗa saƙon ku zuwa duniya. Ta hanyar amfani da waɗannan fahimta da misalai, ba kawai kuna aika imel ba; kuna haɓaka haɗin gwiwa, haɓaka alaƙa, da kewaya yanayin dijital tare da amincewa da alheri. Don haka, lokacin da kuka shirya imel na gaba, tuna fasahar gabatarwar imel kuma ku sanya kowace kalma ta ƙidaya. |
