Պաշտոնական էլփոստի գրելու բարդությունների մեջ նավարկելը հաճախ կարող է ճնշող թվալ, հատկապես երբ անծանոթ մեկին դիմելիս: Բայց ճշմարտությունն այն է, որ լավ կազմակերպված, պրոֆեսիոնալ էլ.փոստ ստեղծելու իմացությունը կարող է զգալիորեն բարելավել ձեր հաղորդակցման հմտությունները և բացել դռները հնարավորությունների համար: Այս ուղեցույցը փորձում է պարզաբանել պաշտոնական նամակների բաղադրիչները՝ թեմայի տողից մինչև ստորագրություն: Այս հոդվածի վերջում դուք կունենաք գործիքներ պատրաստելու արդյունավետ, փայլուն նամակներ, որոնք կհամապատասխանեն մասնագիտական չափանիշներին և կդարձնեն յուրաքանչյուր փոխազդեցություն:
Պաշտոնական էլ.փոստի կառուցվածքը
Պաշտոնական էլփոստի կառուցվածքը արմատապես չի տարբերվում ոչ պաշտոնականից, սակայն այն ավելի հղկված է և հետևում է հատուկ էթիկետին: Պաշտոնական էլփոստը սովորաբար ներառում է հետևյալ տարրերը.
- Թեմա. Համառոտ, համապատասխան վերնագիր, որն ամփոփում է էլփոստի նպատակը:
- Պաշտոնական էլփոստի ողջույնը: Առատաձեռն բացում, որը հարգանքով է դիմում ստացողին:
- Էլփոստի հիմնական տեքստը: Հիմնական բովանդակությունը կառուցված է տրամաբանորեն և օգտագործելով պաշտոնական լեզուն:
- Պաշտոնական էլփոստի ավարտ: Եզրափակիչ հայտարարություն, որը քաղաքավարի է և պահանջում է կոնկրետ գործողությունների կամ արձագանքի:
- Ստորագրություն. Ձեր գրանցումը, որը սովորաբար ներառում է ձեր լրիվ անունը և հաճախ ձեր մասնագիտական կոչումը կամ կոնտակտային տվյալները:
Այս տարրերի խնամքով ինտեգրումը բարելավում է ձեր պաշտոնական էլ. նամակների արդյունավետությունը՝ դարձնելով դրանք ավելի հեշտ կարդալու և սպասվող պատասխանը ստանալու հավանականությունը:
Թեման
Թեմայի գիծը ծառայում է որպես ձեր էլ.փոստի վերնագիր և վճռորոշ դեր է խաղում ստացողի ուշադրությունը գրավելու գործում: Չնայած այն կարող է թվալ փոքր դետալ, սակայն դրա նշանակությունը չպետք է թերագնահատել։ Հստակ թեմայի գիծը կարող է մեծապես մեծացնել հավանականությունը, որ ձեր էլփոստը կբացվի և ժամանակին պատասխան կստանա:
Որպես կողմնակի նշում, խորհուրդ է տրվում չմուտքագրել ստացողի էլփոստի հասցեն նշված հասցեատիրոջ տողում, որը գտնվում է թեմայի տողից վերև, քանի դեռ լիովին պատրաստ չեք ուղարկել ձեր էլ. Սա օգնում է կանխել անավարտ նամակների պատահական ուղարկումը: Նույն նախազգուշացումը պետք է իրականացվի Cc և Bcc տողերը լրացնելիս:
Թեմայի գիծը պետք է լինի և՛ հստակ, և՛ հակիրճ՝ տրամադրելով էլփոստի բովանդակության պատկերը ընդամենը 5-8 բառով: Սա ոչ միայն գրավում է ստացողի ուշադրությունը, այլև խրախուսում է ժամանակին արձագանքելը: Միշտ հիշեք, որ լրացրեք նշված թեմայի դաշտը, որը առանձին է էլ.
Օրինակ `
- Փնտրում եմ խմբագրի պաշտոնի հարցում: Այս թեմայի տողում նշվում է, որ ուղարկողը հարցնում է խմբագրի պաշտոնի մասին՝ այն դարձնելով համապատասխան HR կամ խմբագրական թիմի համար:
- Այսօրվա բացակայության բացատրությունը. Այս թեման անմիջապես ասում է ստացողին, որ նամակում կքննարկվի բացակայությունը, ինչը կառաջարկի ավելի արագ արձագանքել մենեջերի կամ պրոֆեսորի կողմից:
- Հանձնարարական նամակի հարցում: Այս տողում նշվում է, որ նամակը կլինի հանձնարարական նամակի մասին, որը ստացողին հուշում է հարցման բնույթի և հրատապության մասին:
- Հարցում կրթաթոշակ ստանալու համար: Հստակորեն նշելով, որ նամակը վերաբերում է կրթաթոշակային հայտին, ակադեմիական կամ ֆինանսական գրասենյակները կհեշտացնեն էլփոստի առաջնահերթությունը:
- Այս շաբաթվա հանդիպման օրակարգը. Այս թեմայի տողը արագ տեղեկացնում է թիմին կամ մասնակիցներին, որ նամակը պարունակում է առաջիկա հանդիպման օրակարգը:
- Շտապ. Ընտանեկան արտակարգ իրավիճակ այսօր: Օգտագործելով «հրատապ» և արտակարգ իրավիճակների վերաբերյալ մանրամասները, այս էլ.
- Ուրբաթ օրվա կոնֆերանսի RSVP-ն անհրաժեշտ է. Այս մեկը նշում է գալիք համաժողովի մասին արձագանքելու կարևորությունը՝ խրախուսելով ստացողին արագ բացել այն:
Այս օրինակներից յուրաքանչյուրը հակիրճ նկարագրում է էլփոստի թեման հասցեատիրոջը՝ օգնելով նրան կարդալու ձեր հաղորդագրությունը առաջնահերթություն տալ: Թեմայի գիծը առաջին բանն է, որ տեսնում է ստացողը, երբ հասնում է ձեր էլ.
Ողջույն
Համապատասխան պաշտոնական էլփոստի ողջույնի ընտրությունը կարևոր է հասցեատիրոջ նկատմամբ հարգանք ցուցաբերելու համար: Ձեր ընտրած ողջույնը պետք է համապատասխանի ձեր էլփոստի ենթատեքստին և նպատակին՝ արդյունավետորեն սահմանելով հաջորդող խոսակցության տոնը: Ահա որոշ սովորաբար օգտագործվող պաշտոնական էլփոստի ողջույններ.
- Հարգելի պարոն/տիկին/դոկտոր/պրոֆեսոր [Ազգանուն],
- Բարի լույս / կեսօր [ստացողի անունը],
- Ում դա կարող է վերաբերել,
- Greetings,
- Բարև [ստացողի անունը],
Համապատասխան ողջույնի ընտրությունը շատ կարևոր է, քանի որ այն սկզբնական երանգ է դնում ձեր հաղորդագրության մնացած մասի համար:
Օրինակ `
- Եթե դուք կապվում եք ձեր հորեղբայր Մայքի հետ պաշտոնական հարցերի համար, համապատասխան բացողը կարող է լինել «Հարգելի հորեղբայր Մայք…»
- Աշխատանքային հնարավորությունների վերաբերյալ պոտենցիալ գործատուի հետ նամակագրության ժամանակ տեղին կլիներ ավելի պաշտոնական ողջույնը, ինչպիսին է «Հարգելի տիկին Սմիթ…»:
- Եթե դուք կապվում եք Սառա անունով հաճախորդի հետ, ում նախկինում հանդիպել եք, կարող եք օգտագործել «Բարի լույս, Սառա…»
- Երբ դուք էլեկտրոնային փոստով ուղարկում եք Ալեքս անունով մասնագիտական հասկացողություն և ցանկանում եք այն որոշ չափով ոչ պաշտոնական պահել, «Բարև Ալեքս…»-ը տեղին կլինի:
- Եթե դուք դիմում եք մի խումբ մարդկանց, որոնց անունները չգիտեք, «Ողջույնները» բավական կլինի:
Այն դեպքերում, երբ դուք չեք ճանաչում ստացողին, «ում կարող է վերաբերվել» և «Ողջույնները», ծառայում են որպես պարզապես պաշտոնական ողջույններ: Այնուամենայնիվ, միշտ նախընտրելի է նույնականացնել այն անձի անունը, ում նամակով ուղարկում եք և հնարավորության դեպքում ուղղակիորեն դիմել նրան:
Սովորաբար ստորակետը հետևում է ձեր էլ. փոստի ողջույնին: Այնուամենայնիվ, դուք կարող եք նաև օգտագործել երկու կետ շատ պաշտոնական պարամետրերում: Հիմնական կետը համոզվելն է, որ ձեր ողջույնը հարգալից է և հարմար է նախատեսված լսարանի համար: Զգուշորեն ընտրելով ձեր էլ.
Էլփոստի հիմնական տեքստը
Նամակի հիմնական բովանդակությունը կոչվում է էլփոստի մարմին: Այն սովորաբար կենտրոնանում է մեկ թեմայի կամ սերտորեն կապված թեմաների վրա: Առաջին բանը, որ դուք պետք է անեք էլփոստի մարմնում, պարզաբանեք ձեր նամակագրության պատճառը:
Ձեր էլփոստի նպատակի հստակեցումը թույլ է տալիս ստացողին հասկանալ համատեքստը՝ հեշտացնելով նրանց օգնելը կամ պատասխանել ձեզ: Դուք կարող եք ներկայացնել ձեր էլփոստի նպատակը այնպիսի արտահայտություններով, ինչպիսիք են.
- Ես կցանկանայի հետաքրքրվել…
- Ես գրում եմ՝ արտահայտելու իմ հետաքրքրությունը…
- Ես կապվում եմ ձեզ հետ կապված…
- Հուսով եմ պարզաբանել…
- Ես ուզում եմ խնդրել…
- Ինձ հետաքրքրում է ավելին իմանալ…
- Ես ցանկանում եմ հաստատել մանրամասները…
- Ես փնտրում եմ լրացուցիչ տեղեկություններ…
Եթե նախկինում երբևէ որևէ փոխազդեցություն չեք ունեցել ստացողի հետ, քաղաքավարի է համառոտ ներկայանալ նախքան ձեր առաջնային մտահոգությունը հայտնելը:
Օրինակ `
- Պրոֆեսիոնալ ցանցային հնարավորություններ կամ պոտենցիալ համագործակցություններ փնտրելիս պատշաճ ներդրումը կարևոր է: Հետևյալ օրինակում Էմիլին հստակորեն ներկայացնում է իրեն և հակիրճ ուրվագծում է բժիշկ Բրաունին ուղղված նամակի պատճառը՝ հեշտացնելով նրա մտադրությունների ավելի պարզ ըմբռնումը.
Հարգելի դոկտոր Բրաուն, Ես Էմիլի Ուիլյամսն եմ, DEF կորպորացիայի կրտսեր հետազոտական վերլուծաբան: Ես հետևել եմ ձեր աշխատանքին նանոտեխնոլոգիայի ոլորտում և կցանկանայի քննարկել մեր հաստատությունների միջև հնարավոր համագործակցությունները: |
Խորհուրդ է տրվում ձեր էլ.փոստը հակիրճ պահել: Հիշեք, որ մարդկանց մեծամասնությունը նախընտրում է արագ անցնել իրենց նամակները, այնպես որ խուսափեք ավելորդ զարգացումներից:
Օրինակ `
- Եթե դուք աշխատանքից ազատ ժամանակ եք խնդրում ընտանեկան արտակարգ իրավիճակի պատճառով, կարող եք պարզապես ասել՝ «Ես ընտանեկան արտակարգ իրավիճակ ունեմ և պետք է հանգստյան օր վերցնեմ», այլ ոչ թե սպառիչ մանրամասնություններ անեք իրավիճակի մասին:
Պրոֆեսիոնալիզմի և քաղաքավարության հավելյալ շոշափման համար մտածեք սկսել էլփոստը երախտագիտության արտահայտությամբ, եթե պատասխանում եք նախորդ հաղորդագրությանը: «Ես գնահատում եմ ձեր ժամանակին արձագանքը» կամ «Շնորհակալ եմ ինձ հետադարձ կապի համար» արտահայտությունները կարող են դրական երանգ հաղորդել զրույցի մնացած հատվածին:
Հետեվանք
Պաշտոնական էլփոստի ավարտը ծառայում է որպես կոնկրետ գործողություն խնդրելու և երախտագիտություն հայտնելու այն անձին, ում էլփոստով ուղարկում եք: Ձեր խնդրանքի և քաղաքավարի լեզվի միջև հավասարակշռություն պահպանելն ընդհանուր առմամբ լավ պրակտիկա է: Սա ոչ միայն ցույց է տալիս քաղաքավարություն, այլև բարելավում է դրական պատասխան ստանալու հնարավորությունները: Այս արտահայտությունները կարող են հարմարեցվել տարբեր իրավիճակներին և ձեր էլփոստի կոնկրետ համատեքստին համապատասխանելու համար: Ահա դրանցից մի քանիսը, որոնք կարող եք օգտագործել.
- Շնորհակալ եմ ձեր ուշադրության համար, և ես անհամբեր սպասում եմ ձեզ շուտով լսելու:
- Եթե ունեք հարցեր կամ մտահոգություններ, խնդրում եմ մի հապաղեք տեղեկացնել ինձ:
- Ես անհամբեր սպասում եմ միասին աշխատելու հնարավորությանը:
- Շնորհակալություն արձագանքի համար; դա մեծապես գնահատվում է:
- Ձեր անհապաղ ուշադրությունն այս հարցում բարձր կգնահատվի:
- Ես երախտապարտ եմ այն ժամանակի համար, որ հատկացրել եք իմ նամակը կարդալու համար:
- Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է որևէ լրացուցիչ տեղեկություն, ազատ զգալ կապվեք ինձ հետ:
- Ես բարձր եմ գնահատում ձեր ըմբռնումն ու աջակցությունն այս հարցում:
- Կանխավ շնորհակալ եմ համագործակցության համար։
- Ես ոգևորված եմ համագործակցության հնարավորությամբ և հաճույքով կքննարկեմ հետագա:
Ինչպես պաշտոնական էլփոստի բացումն է ամբողջ զրույցի երանգը, եզրափակիչ բաժինը նույնպես կարևոր դեր է խաղում մնայուն տպավորություն ստեղծելու և ապագա փոխազդեցությունների համար հիմք ստեղծելու գործում:
Օրինակ `
- Մեր օրինակի համատեքստում Էմիլի Ուիլյամսն առաջարկել է համագործակցել բժիշկ Բրաունի հետ և նպատակ ունի ստանալ ժամանակին արձագանք: Դրան հասնելու համար նա նշում է ամսաթիվը, որից հետո նա կցանկանա պատասխանել, առաջարկում է պատասխանել ցանկացած հարցի և ավարտում է նամակը քաղաքավարի ստորագրությամբ: Այս կերպ նա ստեղծում է իր պաշտոնական էլ.փոստի կառուցվածքային և քաղաքավարի ավարտը, այսպես.
Հուսով եմ, որ մոտ ապագայում մենք կարող ենք հանդիպում կազմակերպել՝ ուսումնասիրելու համագործակցության հնարավորությունները: Խնդրում եմ տեղեկացնել ինձ մինչև սեպտեմբերի 20-ը, եթե հասանելի եք այս մասին հետագա քննարկման համար: Եթե հարցեր ունեք կամ լրացուցիչ տեղեկություններ եք պահանջում, խնդրում եմ մի հապաղեք կապվել ինձ հետ: Շնորհակալ եմ այս հարցի նկատմամբ ձեր ուշադրության համար, և ես անհամբեր սպասում եմ միասին աշխատելու հնարավորությանը: Best regards, Էմիլի Ուիլյամս |
Սա արդյունավետ պաշտոնական էլփոստի ավարտ է, քանի որ Էմիլի Ուիլյամսը հստակորեն արտահայտում է հնարավոր համագործակցության իր խնդրանքը, միաժամանակ երախտագիտություն հայտնելով դոկտոր Բրաունի ժամանակի համար՝ կարդալու և պոտենցիալ պատասխանելու իր էլ.
Ստորագրություն
Ճիշտ այնպես, ինչպես ճիշտ ողջույնի ընտրությունը ստեղծում է ձեր էլ. Ստորագրությունը ծառայում է որպես փակման նշում՝ աջակցելով հարգալից հնչերանգին, որը սահմանված է ձեր ողջ ուղերձում: Այն նաև տալիս է ամփոփիչ հպում, որը կարող է ազդել ստացողի վրա թողած տպավորությունների վրա:
Որոշ սովորաբար օգտագործվող քաղաքավարի պաշտոնական էլփոստի ստորագրություններ, որոնք կարող են հարմարվել տարբեր իրավիճակների, ներառում են.
- Հարգանքներով,
- Sincerely,
- Thanks again,
- Kind regards,
- Yours հավատարմորեն,
- Best regards,
- Գնահատանքով
- Ձերն է,
Երբ խոսքը վերաբերում է ձեր էլփոստի ստորագրության ձևաչափին, կան մի քանի լավագույն փորձ, որոնք պետք է հետևել: Միշտ սկսեք նոր պարբերություն ձեր ստորագրության համար և մեկ այլ առանձին պարբերություն ձեր անվան համար: Պաշտոնական հաղորդակցության ժամանակ ցանկալի է ստորագրել և՛ ձեր անուն-ազգանունով: Եթե դուք գրում եք կազմակերպության անունից, ապա կազմակերպության անունը պետք է հայտնվի ձեր սեփական անվան տակ:
Հավատարիմ մնալով այս ուղեցույցներին՝ դուք կարող եք երաշխավորել, որ ձեր էլ.փոստը սկզբից մինչև վերջ կմնա պրոֆեսիոնալ և քաղաքավարի, դրանով իսկ մեծացնելով բարենպաստ պատասխան ստանալու հնարավորությունը:
Օրինակ `
Շնորհակալություն նախագծի հետ կապված ձեր օգնության համար: Ձեր փորձն անգնահատելի է եղել, և ես անհամբեր սպասում եմ մեր շարունակական համագործակցությանը: Best wishes, John Smith ABC Enterprises, Ծրագրի մենեջեր |
Նրա պաշտոնական ստորագրությունը՝ «Լավագույն մաղթանքներ» և ներառյալ նրա աշխատանքի կոչումը, ավելացնում են էլփոստի ընդհանուր մասնագիտական տոնը: Սա հիմք է ստեղծում շարունակական դրական փոխազդեցությունների համար:
Պաշտոնական նամակ ստեղծելու խորհուրդներ Նախքան ուղարկելը սեղմելը
Հիանալի է, դուք գրեթե պատրաստ եք ուղարկել ձեր պաշտոնական էլ. Բայց սպասեք՝ նախքան «Ուղարկել» կոճակը սեղմելը, եկեք համոզվենք, որ ամեն ինչ կարգին է: Ապահովել, որ ձեր էլփոստը հղկված է, պրոֆեսիոնալ և առանց սխալների: Լավ մշակված էլփոստը ոչ միայն արդյունավետ կերպով փոխանցում է ձեր հաղորդագրությունը. այն նաև հիմք է տալիս ապագա փոխազդեցություններին և թողնում է մնայուն տպավորություն: Ահա մի համապարփակ ստուգաթերթ, որը ներառում է բոլոր հիմքերը՝ սկսած հիմունքներից, ինչպիսիք են ուղղագրությունը և քերականությունը, մինչև ավելի նրբերանգ տարրեր, ինչպիսիք են տոնայնությունը և ժամանակացույցը:
- Պրոֆեսոր. Միշտ ստուգեք ձեր ուղղագրությունը և քերականությունը նախքան «Ուղարկել» սեղմելը: Այս գործընթացը ավելի հեշտ և ճշգրիտ դարձնելու համար օգտագործեք մեր սրբագրման գործիքը հաստատել ամեն ինչ կարգին է.
- Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ էլփոստի հասցե: Երաշխավորեք ձեր էլ.փոստի հասցեն կցված է պրոֆեսիոնալ ձևաչափով, ինչպիսին է [էլեկտրոնային փոստով պաշտպանված]. Խուսափեք օգտագործել ոչ պաշտոնական կամ ոչ պատշաճ էլփոստի հասցեներ, ինչպիսիք են '[էլեկտրոնային փոստով պաշտպանված]'
- Նկարագրող թեմայի տող: Ձեր թեմայի տողը պետք է լավ պատկերացում կազմի էլփոստի բովանդակության մասին՝ գրավելով ստացողին՝ բացելու այն:
- Ստուգեք տոնայնությունը: Պահպանեք պրոֆեսիոնալ և հարգալից տոն, հատկապես զգայուն կամ բարդ հարցեր քննարկելիս:
- Ստորագրության բլոկ: Ներառեք պաշտոնական ստորագրության բլոկ ձեր լրիվ անունով, վերնագրով և կոնտակտային տվյալներով՝ պրոֆեսիոնալ տեսք ունենալու և հեշտ հետևելու համար:
- Վերանայեք հավելվածների համար: Կրկնակի ստուգեք, որ բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը կցված են, հատկապես, եթե դրանք նշված են էլփոստի տեքստում:
- Ճիշտ ժամանակն է: Հաշվի առեք ձեր էլ.փոստի ժամանակը. խուսափեք ուշ երեկոյան կամ հանգստյան օրերին բիզնես նամակներ ուղարկելուց, եթե դա անհրաժեշտ չէ:
- Օգտագործեք կետեր կամ համարակալում: Բազմաթիվ տեղեկություններով կամ հարցումներով էլ.
- Խնդրեք ճանաչման համար: Եթե էլփոստը կարևոր է, մտածեք ստացման հաստատում խնդրելու մասին:
- Կառավարեք Cc և Bcc. Օգտագործեք Cc տեսանելի լրացուցիչ հասցեատերերի համար և Bcc՝ մյուսներին թաքնված պահելու համար: Ներառեք դրանք, եթե ձեր էլ.փոստը ներառում է բազմաթիվ կողմեր:
- Հիպերհղումներ: Երաշխավորեք, որ բոլոր հիպերհղումները աշխատում են և տանում են դեպի ճիշտ կայքեր կամ առցանց ռեսուրսներ:
- Շարժական Ստուգեք, թե ինչպես է ձեր էլ.փոստը հայտնվում շարժական սարքում, քանի որ շատ մարդիկ շարժման ընթացքում ստուգում են իրենց էլ.
Այս վանդակները նշելուց հետո դուք պատրաստ եք սեղմել «Ուղարկել» կոճակը՝ վստահ լինելով ձեր պաշտոնական էլ.փոստին:
Փոստի պաշտոնական օրինակներ
Այսօր էլեկտրոնային փոստով հաղորդակցությունը կարևոր հմտություն է, հատկապես մասնագիտական միջավայրում: Անկախ նրանից, թե դուք դիմում եք ակադեմիական խորհրդատուին, թե հարցնում եք աշխատանքի հնարավորությունների մասին, հակիրճ, հստակ և պրոֆեսիոնալ ձևաչափված էլ-նամակ գրելու կարողությունը կարող է հիմք ստեղծել արդյունավետ հարաբերությունների համար: Իմանալով, թե ինչ պետք է ներառել, և ինչը ոչ, կարող է մեծապես փոխել, թե ինչպես է ստացվում ձեր հաղորդագրությունը: Որպեսզի օգնենք ձեզ պատրաստել ձեր սեփական նամակները, ստորև դուք կգտնեք պաշտոնական նամակների հակիրճ օրինակներ, որոնք կարող են ծառայել որպես ձևանմուշներ կամ ոգեշնչում ձեր սեփական նամակագրության համար:
- Օրինակ 1: Պաշտոնական էլ.փոստ՝ հասնելով ակադեմիական խորհրդատուին:
- Օրինակ 2: Պաշտոնական էլ.
Եզրափակում
Պաշտոնական էլփոստ գրելու արվեստին տիրապետելը կարող է դռներ բացել նոր հնարավորությունների առաջ և բարելավել ձեր մասնագիտական հաղորդակցման հմտությունները: Այս ուղեցույցը ձեզ ուղղորդել է յուրաքանչյուր կարևոր բաղադրիչի միջով՝ սկսած ազդեցիկ թեմայի տողից մինչև քաղաքավարի ստորագրություն: Զինված այս գիտելիքներով՝ դուք այժմ պատրաստ եք ստեղծել արդյունավետ, լավ կառուցվածքային պաշտոնական նամակներ, որոնք կհամապատասխանեն մասնագիտական չափանիշներին: Այսպիսով, առաջ գնացեք և վստահորեն սեղմեք «Ուղարկել» կոճակը՝ իմանալով, որ դուք լավ սարքավորված եք յուրաքանչյուր փոխազդեցության համար: |