Անկախ նրանից, թե դուք հանդիպում եք ձեր ընկերոջը կամ շփվում եք գործընկերոջ հետ ոչ այնքան պաշտոնական համատեքստում, ոչ պաշտոնական էլփոստի հաղորդակցման արվեստին տիրապետելը կարող է ձեր փոխանակումն ավելի արդյունավետ և հաճելի դարձնել: Մեր հիպերկապակցված աշխարհում էլ. նամակները ոչ միայն մասնագիտական նամակագրության ձև են, այլ նաև կամուրջ են ավելի շատ անձնական փոխազդեցությունների համար: Ահա թե ինչու ոչ պաշտոնական նամակների նրբությունները հասկանալը շատ կարևոր է:
Այս ուղեցույցում մենք կուսումնասիրենք այն ամենը, ինչ դուք պետք է իմանաք գրավիչ, հարգալից և համապատասխան ոչ պաշտոնական նամակներ պատրաստելու մասին: Սկսած ճիշտ տոնայնության և թեմայի գծերի ընտրությունից, որոնք գրավում են ուշադրությունը, մինչև ողջույնների և ստորագրությունների նրբությունները, որոնք կապում են ձեր ընթերցողների հետ՝ լինեն նրանք մտերիմ ընկերներ, թե պարզապես մարդիկ, որոնց դուք ավելի պատահական եք ճանաչում: Մենք նաև կխոսենք սովորական որոգայթների մեջ, որոնցից խուսափելու համար, համոզվելով, որ ձեր էլ. նամակները միշտ ճիշտ նշում են: Բացի այդ, դուք կգտնեք գործնական խորհուրդներ էլփոստի տեխնոլոգիայի օգտագործման վերաբերյալ՝ ձեր հաղորդակցությունը հարթ և կազմակերպված պահելու համար:
Պատրա՞ստ եք գրել նամակներ, որոնք կփոխանցեն ձեր հաղորդագրությունը և ամրապնդեն ձեր կապերը: Եկեք սկսենք!
Ոչ պաշտոնական էլ
Ոչ ֆորմալ նամակը բնութագրվում է խոսակցական տոնով, ինչը բնական ընտրություն է դարձնում ձեզ լավ ծանոթ մարդկանց հետ հաղորդակցվելու համար, ինչպիսիք են ընկերները, ընտանիքը կամ գործընկերները, որոնց հետ ծանոթ եք: Ի տարբերություն ա-ի կառուցվածքային և հաճախ խիստ ձևաչափի պաշտոնական էլ, ոչ պաշտոնական էլ. Ստորև ներկայացված են ոչ պաշտոնական էլփոստի հիմնական բաղադրիչները.
- Թեմայի տող. Սահմանում է ձեր էլփոստի տոնայնությունը և նպատակը: Այն պետք է լինի աչքի ընկնող, բայց պարզ՝ արտացոլելով ձեր հաղորդագրության պատահական բնույթը:
- Greetings. Սկսեք ձեր էլ.փոստը անձնական նշումով: Հարմարեցրեք ձեր ողջույնը, որպեսզի արտացոլի ձեր հարաբերությունները հասցեատիրոջ հետ:
- Հիմնական տեքստ. Ձեր հաղորդագրության առանցքն այն է, որտեղ դուք արտահայտում եք ձեր մտքերը հստակ և հակիրճ: Պահպանեք այն գրավիչ և անմիջականորեն առնչվող ստացողին:
- Փակում Ջերմ նշան, որը համապատասխանում է ձեր ողջ հաղորդագրության տոնին:
- Ստորագրությունը: Պարզ անվան ստորագրում կամ ավելի անհատականացված փակում՝ կախված ստացողի հետ ձեր հարաբերություններից:
Հիմնական նկատառումներ ոչ պաշտոնական նամակների համար
Հանգիստ ոճով գրելը չի նշանակում հրաժարվել բոլոր կանոններից: Հստակություն և մտածվածություն պահպանելը կարևոր է, հատկապես հաշվի առնելով, թե ինչպես կարող են ձեր խոսքերը հայտնվել առանց դեմ առ դեմ հաղորդակցության ոչ բանավոր նշանների: Ձեր էլփոստի յուրաքանչյուր տարր՝ թեմայի տողից մինչև ստորագրություն, պետք է ուշադիր պատրաստվի՝ հաշվի առնելով ձեր լսարանը՝ ապահովելով, որ ձեր հաղորդագրությունը հարաբերական և հարգալից է:
Ավելին, նույնիսկ պատահական էլ. նամակներում կարևոր է պահպանել պրոֆեսիոնալիզմը, որտեղ անհրաժեշտ է, հարմարեցնել ոչ պաշտոնական մակարդակը՝ հիմնվելով ստացողի վրա և ընտրել համապատասխան երանգ: Այս մնացորդը երաշխավորում է, որ թեև ձեր էլ. փոստը անձնական և անմիջական է, այն մնա համապատասխան նպատակին: Այս հիմնական ասպեկտների ըմբռնումը ձեզ պատրաստում է ավելի արդյունավետ շփվելու հանգիստ, բայց մտածված ձևով:
Թեմայի տող. Ձեր էլ.փոստի առաջին տպավորությունը
Թեմայի գիծը գործում է որպես ձեր էլփոստի վերնագիր, որը կարևոր դեր է խաղում, քանի որ այն առաջին տարրն է, որը կտեսնի ձեր ստացողը: Դրա արդյունավետությունը կարող է մեծապես ազդել, թե արդյոք ձեր էլփոստը անմիջապես կբացվի, թե անտեսվի: Ի տարբերություն պաշտոնական նամակների, որոնք պահանջում են լուրջ երանգ, ոչ պաշտոնական նամակները թույլ են տալիս ավելի մեծ ստեղծագործականություն և անհատականացում, հատկապես, երբ ուղարկողն ու ստացողը ծանոթ են: Ահա մի քանի խորհուրդներ արդյունավետ թեմայի գծեր պատրաստելու համար.
- Եղեք գրավիչ. Օգտագործեք աշխույժ տոն, որն արտացոլում է այն հարաբերությունները, որոնք դուք կիսում եք ստացողի հետ: Լավ ընտրված թեման կարող է հետաքրքրություն առաջացնել և խրախուսել հասցեատիրոջը շարունակել կարդալ:
- Մնացեք պարզ և հակիրճ. Նույնիսկ պատահական տոնով, պարզությունը կարևոր է: Համոզվեք, որ թեմայի տողը ճշգրտորեն արտացոլում է ձեր էլփոստի բովանդակությունը:
- Ներառեք անձնական հպումներ. Ընդհանուր հիշողություն կամ ներքին կատակ օգտագործելը կարող է առարկայի գիծը բացառիկ և հարմարեցված զգալ, ինչը հատկապես արդյունավետ է մտերիմ շփումների դեպքում:
Ոչ պաշտոնական թեմաների օրինակներ
Ընկերոջ կամ մտերիմ գործընկերոջ համար.
- «Գուշակեք, թե ով է վերադարձել քաղաքը»:
- «Կինո երեկո այս ուրբաթ»:
- «Ժամանակն է մեր տարեկան ճանապարհորդության»:
Մեկի համար, ում ավելի քիչ պաշտոնապես ճանաչում եք.
- «Հաջորդ շաբաթ մեր նախագծի վերաբերյալ արագ հարց»
- «Հասանելի եք այս չորեքշաբթի սուրճի զրույցի համար»:
- «Թարմացում թիմի զբոսանքի մանրամասների մասին»
Թեմայի տողի ընտրությունը մեծապես կախված է ստացողի հետ ձեր հարաբերություններից և ձեր հաղորդագրության համատեքստից: Միշտ ձգտեք հավասարակշռել ծանոթությունը տեղինության հետ՝ համոզվելով, որ ձեր էլփոստը հրավիրում է, բայց հարգում է ստացողի ակնկալիքները:
Ինչպես անցում կատարել պաշտոնական տոնից ոչ պաշտոնականի
Քանի որ դուք ավելի հարմարավետ եք դառնում ոչ ֆորմալ էլ. նամակների բաղադրիչների և գրավիչ թեմաների գծերի մշակման հետ, կարևոր է նաև հասկանալ, թե ինչպես կարելի է արագորեն անցում կատարել պաշտոնականից ոչ պաշտոնական տոնին: Այս հմտությունը հատկապես կարևոր է նրանց համար, ովքեր սովոր են ավելի պաշտոնական միջավայրերում, բայց ովքեր պետք է հարմարեցնեն իրենց հաղորդակցման ոճը՝ հիմնվելով հարաբերությունների և համատեքստի վրա: Ահա մի քանի խորհուրդներ, որոնք կօգնեն ճիշտ հարմարեցնել ձեր տոնայնությունը՝ ապահովելով, որ ձեր էլ. նամակները լավ են արձագանքում ստացողի հետ.
- Հասկացեք ձեր լսարանը. Պաշտոնական կամ ոչ ֆորմալ հնչերանգ օգտագործելու հարցում առաջին քայլը հաշվի առնելն է ձեր հարաբերությունները ստացողի հետ: Սա ձեր ծանո՞թ կոլեգա՞ն է, թե՞ նոր կապ: Պատասխանը կառաջնորդի ձեր տոնը:
- Սկսեք կիսաֆորմալ տոնով. Եթե վստահ չեք, սկսեք կիսաֆորմալ տոնով: Դուք կարող եք աստիճանաբար ավելի ոչ ֆորմալ դառնալ, քանի որ խոսակցությունը զարգանում է, և երբ դուք չափում եք դիմացինի հարմարավետությունը սովորական լեզվով:
- Սկզբում խնայողաբար օգտագործեք ոչ պաշտոնական լեզուն. Աստիճանաբար ներմուծեք ոչ պաշտոնական արտահայտություններ և ժարգոն: Չափազանց պատահական մոտեցմամբ սկսելը կարող է անհաջող լինել. ավելի հեշտ է ավելի ուշ հանգստացնել ձեր տոնը, քան այն ավելի պաշտոնական դարձնել:
- Հայելին է ստացողի տոնը. Օգտակար ռազմավարություն է արտացոլել ստացողի կողմից օգտագործվող տոնը: Սա, բնականաբար, կարող է ուղղորդել ձեր լեզվի ընտրությունը և ապահովել, որ դուք մնաք պաշտոնական կամ ոչ պաշտոնական մակարդակի վրա:
- Ուշադիր եղեք համատեքստից. Նույնիսկ եթե դուք լավ եք ճանաչում ստացողին, ձեր էլփոստի համատեքստը կարող է պահանջել ավելի պաշտոնական կամ զուսպ հնչերանգներ: Օրինակ, մասնագիտական հարցերի քննարկումը կարող է անհրաժեշտություն առաջացնել վերադառնալ պաշտոնականության:
Այս ուղեցույցներին հետևելը կօգնի ձեզ սահուն կերպով անցում կատարել պաշտոնական տոնից ոչ պաշտոնականի, ապահովելով, որ ձեր էլ.
Ոչ պաշտոնական էլփոստի ողջույններ. Անձնական կապի ստեղծում
Ոչ պաշտոնական նամակում ճիշտ ողջույնի ընտրությունը կարևոր է ձեր հաղորդագրության տոնայնությունը սահմանելու համար: Ոչ պաշտոնական հաղորդակցության մեջ լեզուն հաճախ արտացոլում է ամենօրյա խոսակցությունները, ինչը թույլ է տալիս տարբեր ստեղծագործական ողջույններ: Ահա թե ինչպես սկսել ձեր էլ. նամակները անձնական հմայքով.
- Անհատականացրեք ձեր մոտեցումը. Սկսեք ողջույնից, որն արտացոլում է ձեր հարաբերությունները ստացողի հետ և ձեր ուղերձի ենթատեքստը: Սա կարող է տատանվել պարզ «Բարև»-ից մինչև ավելի զվարճալի կամ մտերիմ արտահայտություններ:
- Ճկունություն կետադրական նշաններում. Ի տարբերություն պաշտոնական նամակների, որոնք սովորաբար ունենում են ստորակետեր ողջույնից հետո, ոչ պաշտոնական նամակները թույլ են տալիս օգտագործել բացականչական նշաններ՝ ցույց տալու հուզմունքը կամ ընդհանրապես բաց թողնել կետադրական նշանները՝ ավելի հանգիստ զգացողություն ունենալու համար:
- Հարցրեք նրանց մասին. Ողջույնի շրջանակներում սովորական է հարցնել ստացողի բարեկեցության մասին: Սա ավելացնում է ջերմ, անձնական շունչ, թեև դա պարտադիր չէ:
- Մտածեք ձեր իրական կյանքի փոխազդեցության մասին. Ընտրեք այնպիսի ողջույն, որը համապատասխանում է այն բանին, թե ինչպես կխոսեիք այդ մարդու հետ իրական կյանքում: Սա օգնում է համոզվել, որ ձեր գրավոր խոսքերը արտացոլում են ձեր սովորական բանավոր հաղորդակցությունը՝ նպաստելով իսկական կապին: Կարգավորեք ձևականությունը՝ հիմնվելով անձի հետ ձեր ծանոթության և ձեր էլփոստի նպատակի վրա:
Էլփոստով ոչ պաշտոնական ողջույնների օրինակներ
Մոտ ընկերների կամ գործընկերների համար.
- «Հեյ Մաքս! Վաղուց չենք տեսնվել."
- «Ի՞նչ կա, Քլեր»:
- «Հոլա Մարկո, ինչպե՞ս է ընթանում»:
Ծանոթների կամ ոչ պաշտոնական մասնագիտական շփումների համար.
- «Բարև Սեմ, հուսով եմ, որ ամեն ինչ լավ է»:
- «Բարև Փեթ, մի րոպե ե՞ք»:
- «Ուրախ եմ լսել քեզնից, Ալեքս»:
Լավագույն ողջույններն այն ողջույններն են, որոնք ստիպում են ստացողին իրեն գնահատված և գնահատված զգալ՝ միաժամանակ հիմք դնելով ձեր ուղերձի մնացած հատվածին: Եթե երբևէ կասկածում եք ձեր ողջույնի պաշտոնականությանը, մտածեք, թե ինչպես եք անձամբ շփվում և թույլ տվեք, որ դա առաջնորդի ձեր խոսքերի ընտրությունը:
Ոչ պաշտոնական էլ.փոստի նյութի պատրաստում
Ոչ ֆորմալ էլփոստի մարմինը ուղղակի և անձնական ձևով շփվելու ձեր հնարավորությունն է: Այստեղ դուք ձևակերպում եք ձեր էլփոստի նպատակը՝ օգտագործելով խոսակցական տոն, որը համեմատում է դեմ առ դեմ փոխազդեցությունները: Նպատակ դրեք այս բաժինը հակիրճ պահել՝ իդեալականը 200 բառից ցածր՝ ապահովելու համար, որ այն մնա անմիջական և գրավիչ:
Արդյունավետ հաղորդակցման ռազմավարություններ
Ապահովելու համար, որ ձեր հաղորդագրությունը և՛ ազդեցիկ, և՛ գրավիչ է, կարևոր է կիրառել հաղորդակցման հատուկ ռազմավարություններ: Այս ռազմավարությունները կօգնեն ձեզ հստակ արտահայտել ձեր մտքերը և պահպանել ստացողի հետաքրքրությունը նամակի ողջ ընթացքում: Ահա մի քանի հիմնական մարտավարություն, որոնք պետք է հաշվի առնել.
- Սկսեք ուղղակիորեն և արագ ներգրավեք. Սկսեք ձեր հաղորդագրությունը հիմնական կետով կամ անձնական թարմացումով՝ անմիջապես ընթերցողին ներգրավելու համար: Օգտագործեք այնպիսի արտահայտություններ, ինչպիսիք են «Ուղղակի մտածեցի, որ կկիսվեմ…» կամ «Արդեն երկար ժամանակ է անցել, այնպես որ ես մտածեցի, որ կհասցնեմ ձեզ…»:
- Հարմարեցրեք ձեր հաղորդագրությունը. Կարգավորեք ձեր լեզուն և բովանդակությունը՝ հիմնվելով ստացողի հետ ձեր հարաբերությունների և համատեքստի վրա: Ոչ ֆորմալ բնույթը թույլ է տալիս անհատական շոշափել, այնպես որ ազատ զգալ ներառեք թեթև մեկնաբանություններ կամ համապատասխան էմոջիներ, հատկապես մտերիմ ընկերների կամ ձեզ ծանոթ մարդկանց հետ շփվելիս:
- Պահպանեք այն համապատասխան և հանգիստ. Թեև տոնը պետք է հետաձգվի, համոզվեք, որ ձեր հաղորդագրության յուրաքանչյուր հատված ունի նպատակ: Խուսափեք թեմայից դուրս շեղվելուց, սակայն անձնական անեկդոտ կամ էմոջի ներառելը կարող է բարելավել ընթերցողի ներգրավվածությունը և ավելի վառ կերպով հաղորդել ձեր զգացմունքները:
- Վիզուալներ և էմոջիներ. Այն համատեքստերում, որտեղ դա տեղին է, ինչպիսիք են ընկերներին ուղղված հաղորդագրությունները կամ ավելի հանգիստ գործնական շփումները, պատկերների կամ էմոջիների ավելացումը կարող է ձեր էլ. նամակն ավելի ընկերասեր և արտահայտիչ դարձնել:
- Հիշեք «BARC»-ը՝ ուղու վրա մնալու համար. Օգտագործեք այս հապավումը որպես ոչ պաշտոնական նամակների արագ ստուգաթերթ.
- Կարճ. Պահպանեք այն հակիրճ, բայց տեղեկատվական:
- Հանդիսատեսի. Միշտ մտածեք, թե ում եք գրում:
- Համապատասխան. Մնացեք թեմայի վրա՝ ընթերցողին ներգրավված պահելու համար:
- Պատահական. Պահպանեք հանգիստ տոն, որը արտացոլում է ձեր հարաբերությունները:
Այս ռազմավարությունների իրականացումը կօգնի ձեզ ստեղծել մարմնի տեքստ, որը ոչ միայն արդյունավետ կերպով կփոխանցի ձեր հաղորդագրությունը, այլև լավ արձագանքի ձեր լսարանի հետ՝ ամրապնդելով ձեր կապը փայլուն հաղորդակցության միջոցով:
Ընդհանուր սխալներ, որոնցից պետք է խուսափել ոչ պաշտոնական նամակներում
Հետազոտելով գրավիչ ոչ պաշտոնական նամակներ պատրաստելու նրբությունները, կարևոր է նաև տեղյակ լինել այն թակարդների մասին, որոնք կարող են խաթարել ձեր հաղորդագրության արդյունավետությունը: Այս սովորական սխալներից խուսափելը կօգնի երաշխավորել, որ ձեր ոչ պաշտոնական նամակները ճիշտ հավասարակշռություն կհասցնեն ընկերական և պրոֆեսիոնալի միջև.
- Ժարգոնային խոսքի չափից ավելի օգտագործում. Թեև մտերիմ ընկերների հետ շփվելիս միանգամայն ընդունելի է ժարգոն օգտագործելը, զգույշ եղեք դրա օգտագործման այլ համատեքստերում: Չափից դուրս ժարգոնը կարող է շփոթեցնել ձեր հաղորդագրությունը և ոչ պրոֆեսիոնալ երևալ: Ձգտեք հավասարակշռության, որը պահպանում է հստակություն՝ առանց չափազանց խիստ լինելու:
- Չափազանց պատահական լինելը. Ոչ ֆորմալությունը չպետք է նշանակի պրոֆեսիոնալիզմի պակաս։ Կարևոր է չափել պատահականության մակարդակը, որը համապատասխանում է ստացողի հետ ձեր հարաբերություններին: Թեև հանգիստ տոնը հարմար է սերտ շփումների համար, աջակցեք ավելի կառուցվածքային մոտեցմանը, երբ էլեկտրոնային փոստով ուղարկում եք պրոֆեսիոնալ ծանոթներին կամ նրանց, ում լավ չեք ճանաչում:
- Տոնը թյուրիմացություն. Դեմ առ դեմ ազդանշանների բացակայությունը նշանակում է, որ ձեր խոսքերը պետք է ուշադիր ընտրվեն՝ սխալ մեկնաբանություններից խուսափելու համար: Այն, ինչը կարող է անձամբ հումորային կամ հեգնական թվալ, հաճախ կարող է սխալ ընկալվել գրավոր ձևով: Երբ կասկածում եք, ընտրեք պարզությունը, քան խելացիությունը, որպեսզի ապահովեք ձեր իրական մտադրությունը:
- Հումորի ոչ պատշաճ օգտագործումը. Հումորը կարող է բարելավել նամակը՝ դարձնելով այն ավելի հաճելի կարդալը, սակայն անպատշաճ կատակները կամ մեկնաբանությունները կարող են հակառակ արդյունք տալ: Միշտ հաշվի առեք ստացողի նախապատմությունը, նախասիրությունները և ձեր հարաբերությունների բնույթը՝ նախքան ձեր նամակներին հումոր ավելացնելը:
- Անտեսելով էլփոստի երկարությունը և ժամանակը: Երկարատև նամակները կարող են թուլացնել ձեր հաղորդագրության ազդեցությունը, հատկապես ոչ պաշտոնական համատեքստում, որտեղ հակիրճությունը գնահատվում է: Պահպանեք ձեր նամակները հակիրճ և ճշգրիտ: Բացի այդ, հաշվի առեք ձեր էլ.փոստի ժամանակը: Ուշ գիշերը կամ հանգստյան օրերին ոչ շտապ նամակներ ուղարկելը կարող է իդեալական չլինել, քանի որ դա կարող է խաթարել ստացողի անձնական ժամանակը:
Զերծ մնալով այս ընդհանուր սխալներից՝ դուք կարող եք բարելավել ձեր ոչ պաշտոնական էլփոստի հաղորդակցության արդյունավետությունը՝ դրանք ավելի լավ ընդունելու հավանականությունը դարձնելով՝ պահպանելով ձեր մասնագիտական հարաբերությունների ամբողջականությունը:
Կատարյալ ոչ պաշտոնական էլփոստի գրանցման ստեղծում
Ձեր ոչ պաշտոնական էլփոստի արդյունավետ ավարտը ոչ միայն ուժեղացնում է ձեր ողջ հաղորդագրության տոնը, այլև թողնում է մնայուն տպավորություն: Ի տարբերություն բիզնես նամակների ավելի պաշտոնական եզրակացությունների, ոչ պաշտոնական ստորագրությունները կարող են բերել անձնական ջերմություն և ստեղծագործականություն՝ ընդգծելով մտերմության և անձնական շփման զգացումը: Հաշվի առեք այս առաջարկները՝ արդյունավետ էլ.
- Խելամտորեն ընտրեք ձեր գրանցումը. Հարմարեցրեք ձեր փակումը` հիմնվելով ստացողի հետ ձեր հարաբերությունների և էլփոստի համատեքստի վրա: Արտահայտեք խանդավառություն, բարեմաղթանքներ առաջարկեք կամ դրսևորեք երախտագիտություն՝ ըստ իրավիճակի.
- «Չեմ կարող սպասել մեր հանգստյան օրերին»
- «Մնա հիանալի»:
- «Մի միլիոն շնորհակալություն ձեր օգնության համար»:
- Անհատականացրեք ձեր ստորագրությունը. Ձեր ստորագրությունը կարող է դուրս գալ միայն ձեր անունից՝ ներառելով անձնական հպում կամ զգացում, որն արտացոլում է ձեր հարաբերությունների բնույթը.
- «Գրկում եմ, [Քո անունը]»
- «Սիրով, [Քո անունը]»
- «Ողջույն, [Քո անունը]»
- Ստորագրման օրինակներ.
- Մտերիմ ընկերոջ համար. «Չեմ համբերում լսելու ձեր բոլոր նորությունները: Զգույշ եղիր, [Քո անունը]»
- Օգնություն ստանալուց հետո. «Իրոք գնահատում եմ ձեր օգնությունն այսօր: Դու փրկիչ ես: Լավագույնը, [Քո անունը]»
- Պատահական ծանոթության համար. «Շնորհակալություն այսօրվա զրույցի համար: Հուսով եմ, որ շուտով կտեսնվենք: Շնորհավոր, [Քո անունը]»
- Հետևողականությունը կարևոր է. Համոզվեք, որ փակումը համընկնում է ձեր էլփոստի ընդհանուր տոնայնության հետ: Աշխույժ փակումը լրացնում է կենսուրախ մարմինը՝ բարելավելով հաղորդագրության համահունչությունը:
- Ընտրելով ստորագրություն կամ ստորագրություն. Յուրաքանչյուր էլ.փոստ չէ, որ պահանջում է գրանցում և ստորագրություն: Կախված կոնտեքստից և ստացողի հետ ձեր ծանոթությունից, երբեմն բավական է պարզ «Շնորհակալություն» կամ «Կհանդիպենք շուտով»:
Մտածվածորեն ստեղծելով ձեր ոչ պաշտոնական էլփոստի վերջավորությունները՝ դուք ապահովում եք, որ ձեր հաղորդագրությունները լավ ընդունվեն և թողնեն դրական, երկարատև տպավորություն: Ստորագրումը ձեր վերջին հնարավորությունն է արտացոլելու ձեր հարաբերությունների երանգն ու ջերմությունը՝ յուրաքանչյուր նամակ դարձնելով կամուրջ դեպի ավելի ամուր կապեր:
Ոչ պաշտոնական էլփոստի արտահայտությունների յուրացում
Ձեր ոչ պաշտոնական էլ.փոստի կառուցվածքային տարրերը կատարելագործելուց հետո՝ թեմայի տողից մինչև ստորագրում, կարևոր է նաև կենտրոնանալ այն արտահայտությունների վրա, որոնք լրացնում են ձեր էլփոստի բովանդակությունը: Ճիշտ արտահայտություններ ընտրելը կարող է ձեր էլ. նամակները դարձնել ավելի դուրեկան և ապահովել, որ ձեր տեսակետը հստակորեն ընկալվի՝ չկորցնելով պատահական երանգը:
Պատասխանատուորեն ներգրավվելը
Ենթադրենք՝ մի քանի օր առաջ նամակ եք ուղարկել և դեռ պատասխան չեք ստացել։ Ստացողին քաղաքավարի կերպով հիշեցնելու համար՝ պահպանելով ընկերական տոնը, մտածեք օգտագործել այնպիսի արտահայտություններ, ինչպիսիք են.
- «Հուսով եմ, որ այս հաղորդագրությունը ձեզ լավ է գտնում: Պարզապես սա հարվածելով ձեր մուտքի արկղի վերևին»:
- «Ուզում էի համոզվել, որ իմ վերջին հաղորդագրությունը չկորչի խառնաշփոթի մեջ»:
- «Շտապի՛ր սրա մասին. կցանկանայի լսել քո մտքերը, երբ հնարավորություն ունենաս»:
Ոչ պաշտոնական ներողություն խնդրելով
Եթե նամակագրությունից ետ մնում եք, քաղաքավարի է ընդունել ուշացումը՝ թեթև, բայց անկեղծ ներողություն խնդրելով.
- «Օհ, կարծես իմ պատասխանը թաղվեց: Շնորհակալություն ձեր համբերության համար."
- «Ներողություն եմ խնդրում դանդաղ պատասխանի համար, ես պարզապես դուրս եմ գալիս էլ. նամակների սարից»:
- «Ներողություն ուշացման համար, ամեն ինչ բուռն էր ինձ համար: Շնորհակալություն սպասելու համար»։
Առաջարկել հրատապություն առանց ճնշման
Երբ ձեր հաղորդագրությունը պահանջում է անհապաղ ուշադրություն, բայց դուք ցանկանում եք հանգիստ պահել հնչերանգը, նման արտահայտությունները կարող են խրախուսել ավելի արագ արձագանքել առանց սթրեսի.
- «Երբ դուք ունեք մի պահ, ես կցանկանայի ստանալ ձեր կարծիքը այս հարցում»:
- «Ոչ մի շտապում, բայց ես կգնահատեմ ձեր մտքերը այս մասին մինչև ուրբաթ, եթե հնարավոր է»:
Ոչ ֆորմալ արտահայտությունները ձեր էլ. նամակների մեջ ինտեգրելիս կենսականորեն կարևոր է ապահովել, որ դրանք համահունչ լինեն ձեր անձի հետ շփվելու ձևին: Այս հետևողականությունը օգնում է ընտրել իսկական և անձնավորված տոն: Հիշեք, որ նպատակն է այնպես անել, որ ձեր նամակներն ավելի անձնապես արձագանքեն ստացողի հետ՝ ապահովելով, որ ձեր մտադրություններն ու տոնայնությունը պարզ և մատչելի են:
Վերջնական ստուգումներ՝ նախքան ձեր ոչ պաշտոնական նամակ ուղարկելը
Նախքան «ուղարկել» սեղմելն այն էլ.փոստի վրա, որը խնամքով պատրաստել եք, կարևոր է անցնել վերջնական ստուգաթերթի միջոցով: Այս քայլը երաշխավորում է, որ ձեր հաղորդագրությունը ոչ միայն զերծ է սխալներից, այլև կատարելապես կարգավորվում է իր նպատակային էֆեկտի հասնելու համար: Ստորև բերված են նախապես ուղարկելու մի քանի կարևոր քայլեր, որոնք պետք է հաշվի առնել.
- Ստուգեք ստացողի տվյալները. Կրկնակի ստուգեք ձեր ստացողների էլ.փոստի հասցեները: Փոքր տառասխալը կարող է նշանակել, որ Ձեր էլ.
- Հավելվածներ և հղումներ։ Համոզվեք, որ բոլոր հավելվածները ներառված են նախքան էլփոստ ուղարկելը: Հեշտ է նշել կցորդը մարմնի մեջ և մոռանալ այն կցել: Նմանապես, ստուգեք, որ ձեր ներառած բոլոր հղումները ճիշտ են և գործունակ:
- Պատշաճ կերպով օգտագործեք Cc/Bcc. Օգտագործեք Carbon Copy (Cc) հատկությունը՝ զրույցի ընթացքում ուրիշներին թափանցիկ ներառելու համար կամ Blind Carbon Copy (Bcc)՝ ուրիշներին զուսպ ներառելու համար: Սա կարող է հատկապես օգտակար լինել ոչ ֆորմալ խմբային հաղորդակցության մեջ, որտեղ դուք ցանկանում եք գաղտնի պահել որոշ ստացողների մանրամասները:
- Մանրակրկիտ սրբագրեք. Նույնիսկ պատահական էլ. նամակներում հստակ և ճիշտ գրելը լավ է արտացոլում ձեզ վրա: Մի պահ վերանայեք ձեր ուղղագրությունն ու քերականությունը: Պարզ սխալները կարող են շեղել ձեր հաղորդագրությունից, այնպես որ ձգտեք ուղղել ձեր էլփոստը այնքան, որպեսզի ցույց տաք, որ դուք հոգ եք տանում մանրամասների մասին: Որպեսզի ամեն ինչ կատարյալ լինի, մտածեք մեր կողմից փաստաթղթերի վերանայման ծառայություն վերջնական ստուգման համար։
- Լրացուցիչ նկատառումներ.
- Ձեր էլ.փոստի ժամանակը. Հաշվի առեք ձեր էլ.փոստի ժամանակը: Ուշ գիշերը կամ վաղ առավոտյան ուղարկելը կարող է լավագույն ընտրությունը չլինել՝ կախված ստացողի ժամային գոտուց և ձեր հարաբերություններից:
- Հետագա հիշեցումներ. Եթե ձեր էլփոստը պատասխան կամ գործողություն է պահանջում, կարող է օգտակար լինել ձեզ համար հիշեցում սահմանել՝ հետևելու համար: Սա երաշխավորում է, որ ոչինչ չի ընկնում ճեղքերով, եթե պատասխան չլինի:
Հավատարիմ մնալով այս գործնական քայլերին՝ դուք ապահովում եք, որ ձեր ուղարկած յուրաքանչյուր նամակ զերծ է հիմնական սխալներից և օպտիմիզացված է դրական պատասխանի համար: Հիշեք, թե ինչպես եք կառավարում ձեր էլփոստի փոխազդեցությունները, կարող է զգալիորեն ազդել ձեր անձնական և մասնագիտական հարաբերությունների վրա: Ուղարկելուց առաջ ձեր հաղորդագրությունը ճշգրտելու համար ժամանակ հատկացնելն այս կապերը պահպանելու և բարելավելու հարցում մեծ տարբերություն է տալիս:
Տեխնոլոգիական խորհուրդներ արդյունավետ էլփոստով հաղորդակցվելու համար
Էլփոստի բովանդակության արվեստին տիրապետելուց բացի, ձեր էլփոստի ծրագրաշարի լիարժեք հնարավորությունների օգտագործումը առանցքային դեր է խաղում արդյունավետ հաղորդակցության մեջ: Բացահայտեք գործնական տեխնոլոգիական խորհուրդներ, որոնք հեշտացնում են ձեր էլփոստի կառավարումը և բարելավում արձագանքման հնարավորությունը: Անկախ նրանից, թե դուք համակարգում եք ժամային գոտիների միջև, հաստատում եք հաղորդագրությունների ստացումները կամ կազմակերպում ձեր մուտքի արկղը, այս ռազմավարությունները ձեզ հնարավորություն կտան ավելի արդյունավետ և հեշտ կառավարել էլ.
- Նամակների պլանավորում: Եթե դուք աշխատում եք ժամային գոտիներով կամ ունեք հաղորդագրություն, որը հրատապ չէ, օգտագործեք ձեր էլփոստի պլանավորման հնարավորությունը՝ այն ավելի հարմար ժամանակ ուղարկելու համար: Սա ապահովում է, որ ձեր էլ. նամակները կարդացվեն ստացողի համար հարմար ժամանակ:
- Օգտագործելով ընթերցման անդորրագրերը. Կարևոր նամակների համար, որտեղ ձեզ անհրաժեշտ է հաստատում, որ ձեր հաղորդագրությունը ստացվել է, օգտագործեք կարդալու անդորրագրերը: Այնուամենայնիվ, օգտագործեք այս հատկությունը խնայողաբար, քանի որ այն երբեմն կարող է դիտվել որպես հորդոր:
- Թելերի կազմակերպում. Պահպանեք ձեր էլ. Սա հատկապես օգտակար է բազմաթիվ մասնակիցների հետ շարունակվող քննարկումներում:
- Էլփոստի թղթապանակների ստեղծում. Օգտագործեք թղթապանակներ՝ ձեր նամակները դասակարգելու համար: Սա օգնում է արդյունավետ կերպով կառավարել ձեր մուտքի արկղը՝ թույլ տալով ձեզ առաջնահերթություն տալ և հեշտությամբ մուտք գործել արխիվացված հաղորդակցություններ:
- Օգտագործելով զտիչներ և պիտակներ. Տեղադրեք զտիչներ՝ մուտքային նամակներն ավտոմատ կերպով դասավորելու համար համապատասխան թղթապանակներում և օգտագործեք պիտակներ՝ էլ. նամակներն ըստ առաջնահերթության կամ կատեգորիայի նշելու համար, որն օգնում է ավելի արագ վերադարձնել և պատասխանել:
- Բջջային հասանելիություն. Համոզվեք, որ էլ. փոստերը օպտիմիզացված են բջջային սարքերի դիտման համար՝ ընդունելով, որ շատ մասնագետներ մուտք են գործում իրենց էլ. Փորձեք, թե ինչպես են նամակները հայտնվում փոքր էկրաններին և համոզվեք, որ հավելվածները հեշտությամբ կարող են բացվել սմարթֆոնների և պլանշետների վրա:
- Ինտեգրում այլ գործիքների հետ. Բարելավեք աշխատանքային հոսքի արդյունավետությունը՝ ինտեգրելով էլփոստը այլ գործիքների հետ, ինչպիսիք են օրացույցները, առաջադրանքների կառավարիչները կամ CRM համակարգերը: Սա օգնում է ստեղծել արտադրողականության գործիքների անխափան էկոհամակարգ, որոնք լրացնում են միմյանց:
- Անվտանգության միջոցառումները. Իրականացնել անվտանգության միջոցներ, ինչպիսիք են երկու գործոնով իսկությունը և անվտանգ գաղտնաբառի պրակտիկան, հատկապես կարևոր են այն համատեքստերում, որտեղ զգայուն տեղեկատվություն է փոխանակվում:
- Ավտոմատացման առանձնահատկություններ. Օգտագործեք ավտոմատացման գործառույթները ձեր էլ.փոստի համակարգում՝ սովորական հաղորդակցություններ ուղարկելու համար, ինչպիսիք են ծննդյան օրվա շնորհավորանքները կամ հանդիպումների հիշեցումները՝ խնայելով ժամանակը և անհատականացնելու ձեր փոխազդեցությունները:
Օգտագործելով այս տեխնոլոգիական գործիքները՝ դուք կարող եք ավելի արդյունավետ, կազմակերպված և պատասխանատու դարձնել ձեր էլ.
Էլփոստի ոչ պաշտոնական օրինակներ
Նախքան ամփոփելը, եկեք տեսնենք ոչ պաշտոնական նամակների մի քանի գործնական օրինակներ: Սրանք ցույց կտան, թե ինչպես կարելի է կիրառել մեր քննարկած ոչ ֆորմալ երանգը և անձնական շոշափումները, լինի դա ընկերոջ հետ հանդիպելը, թե գործընկերոջ հետ կիսապատահական համատեքստում շփվելը:
Օրինակ 1 – Ընկերոջ հետ հանդիպում.
Թեմա. Այս շաբաթավերջի՞ն արագ բացահայտում:
Հեյ Ալեքս!
Վաղուց չենք տեսնվել! Ինչպե՞ս եք եղել: Ես մտածում էի, որ մենք կարող ենք սուրճ խմել այս կիրակի կեսօրին, եթե ազատ լինես: Շատ երկար է անցել, և ես կցանկանայի լսել ձեր նոր աշխատանքի և մնացած ամեն ինչի մասին:
Տեղեկացրեք ինձ, եթե դա աշխատում է ձեզ համար:
Cheers,
Jamie
Օրինակ 2 – Մասնագիտական կիսապատահական հետևում.
Թեմա. Հաջորդ շաբաթվա շնորհանդեսի հուզիչ հիմքը
Ողջույն, Պաթ,
Հուսով եմ, որ այս շաբաթ ձեզ լավ է վերաբերվում: Ես ուզում էի շոշափել հաջորդ երեքշաբթի շնորհանդեսի հիմքը: Ձեզ անհրաժեշտ է որևէ կոնկրետ նախապատրաստություն մեր կողմից: Բացի այդ, եթե պատրաստ եք դրան, միգուցե մենք կարողանանք արագ զանգահարել երկուշաբթի՝ մանրամասները վերջնական տեսքի բերելու համար:
Thanks,
Chris
Յուրաքանչյուր օրինակ արտացոլում է գրելու հանգիստ, բայց մտածված մոտեցում: Հիշեք, որ արդյունավետ ոչ պաշտոնական էլ. նամակների բանալին բարեկամական տոնով հավասարակշռելն է պարզությամբ և համապատասխանությամբ ձեր հարաբերությունների համատեքստին և թեմային:
Եզրափակում
| Շնորհավորում ենք ոչ ֆորմալ էլեկտրոնային հաղորդակցության նրբությունները յուրացնելու կապակցությամբ: Այժմ դուք լավ պատրաստված եք ստեղծելու նամակներ, որոնք արդյունավետ կերպով կփոխանցեն ձեր ուղերձը և ամրապնդեն անձնական և մասնագիտական կապերը: Ոչ ֆորմալ էլփոստ գրելը պահանջում է խոսակցական տոնի, անձնական հպման և պրոֆեսիոնալիզմի հավասարակշռություն: Յուրաքանչյուր էլ. Հավատարիմ մնացեք պարզության, ներգրավվածության և համապատասխանության սկզբունքներին՝ թույլ տալով, որ ձեր յուրահատուկ անհատականությունը փայլի էլ.փոստի վարվելակարգի սահմաններում: Հագեցած ռազմավարություններով՝ սկսած ազդեցիկ թեմայի տողերի պատրաստումից մինչև կատարյալ մուտքի ընտրություն, դուք պատրաստ եք վստահորեն վարել ցանկացած էլ. Շարունակեք զբաղվել, փորձարկել տարբեր ոճեր և համոզվեք, որ ձեր հաղորդակցությունը մնա անկեղծ և մտածված: Ահա ձեր հաջողությունը` յուրաքանչյուր էլ. |
