Այսօրվա թվային դարաշրջանում էլփոստի հաղորդակցման արվեստը սովորելը կարևոր է: Անկախ նրանից, թե ուսանող եք, պրոֆեսիոնալ, թե պարզապես կապի մեջ եք ընկերների և ընտանիքի հետ, իմանալով, թե ինչպես պատրաստել արդյունավետ էլ. Այս ուղեցույցը ձեզ կտրամադրի կարևոր խորհուրդներ և օրինակներ երկուսն էլ ստեղծելու համար ֆորմալ և պատահական էլփոստի ներկայացումներ՝ ապահովելով, որ դրանք միշտ պարզ, հարգալից և համապատասխան են իրենց նախատեսված լսարանի համար:
Էլփոստի ներդրման արվեստի տիրապետում
Էլեկտրոնային փոստի ազդեցիկ ներածությունը կենսական նշանակություն ունի արդյունավետ հաղորդակցության համար: Այն ոչ միայն սահմանում է տոնայնությունը, այլև պարզաբանում է էլփոստի նպատակը ստացողին: Ահա, թե ինչպես պատրաստել ազդեցիկ էլփոստի ներածություն.
- Սկսեք քաղաքավարի ողջույնից. Սկսեք յուրաքանչյուր նամակ ջերմ ողջույնով: Սա կարող է լինել պարզ «Բարև», «Հարգելի [Name]» կամ որևէ համապատասխան ողջույն՝ հիմնված ստացողի հետ ձեր հարաբերությունների վրա:
- Ներառեք ընկերական բացման գիծ: Ողջույնից հետո ավելացրեք ջերմ բացման արտահայտություն. Օրինակ՝ «Ես վստահ եմ, որ այս հաղորդագրությունը քեզ լավ է գտնում» կամ «Հուսով եմ, որ դու հիանալի օր ես ունենում»: Սա ավելացնում է անձնական երանգ և հարգանք է ցույց տալիս:
- Հստակ նշեք ձեր նպատակը. Հակիրճ բացատրեք ձեր էլ.փոստի պատճառը: Սա պետք է ուղղակիորեն հետևի ձեր բացման տողին՝ ապահովելով սահուն անցում ձեր հաղորդագրության հիմնական բովանդակությանը:
- Անհատականացրեք ձեր ներածությունը. Ձեր ներածությունը հարմարեցրեք ստացողին: Եթե գրում եք ինչ-որ մեկին, ում նախկինում հանդիպել եք, ձեր վերջին փոխազդեցության հակիրճ հղումը կարող է հաճելի հպում լինել:
- Պատրաստեք հստակ թեմա. Թեմայի գիծը ձեր էլ.փոստի կարևոր տարրն է: Այն պետք է լինի հակիրճ և կոնկրետ՝ մի քանի բառով ամփոփելով էլփոստի բովանդակությունը: Խուսափեք երկիմաստ նկարագրություններից՝ համոզվելու համար, որ հասցեատերը գիտի էլփոստի արդիականությունը մի հայացքից:
Օրինակ, աշխատանքի դիմորդը կարող է գրել.
Այս հիմնական սկզբունքները ծառայում են որպես էլփոստի արդյունավետ ներածությունների հիմք: Հետևյալ բաժիններում մենք կուսումնասիրենք ավելի կոնկրետ ուղեցույցներ և օրինակներ ինչպես պաշտոնական, այնպես էլ պատահական էլփոստի համատեքստերի համար՝ ավելի խորը պատկերացումներ տալով էլ.
Ուղեցույցներ պաշտոնական էլեկտրոնային փոստի ներդրման համար
Պաշտոնական էլ-նամակները կարևոր են մասնագիտական հաղորդակցության համար, անկախ նրանից, թե ինչ-որ մեկի հետ պաշտոնական իշխանություն ունի, թե ձեզ անծանոթ: Սա ներառում է փոխազդեցություններ վերադասի, գործընկերների կամ նույնիսկ արտաքին կոնտակտների հետ, ինչպիսիք են հաճախորդները: Եկեք դիտարկենք հիմնական տարրերը, որոնք պետք է հաշվի առնել էլեկտրոնային փոստի պաշտոնական ներդրման համար.
- Օգտագործեք բացման պրոֆեսիոնալ գիծ. Սկսեք պաշտոնական ողջույնով, ինչպիսին է «Հարգելի [Վերնագիր և Ազգանուն]» կամ «Ում կարող է մտահոգել», եթե ստացողի անունը անհայտ է: Սա ցույց է տալիս հարգանք և պրոֆեսիոնալիզմ:
- Ցույց տվեք քաղաքավարություն առաջին նախադասության մեջ: Ներառեք քաղաքավարի նախադասություն՝ բարի կամք արտահայտելու համար, օրինակ՝ «Ես վստահ եմ, որ այս հաղորդագրությունը ձեզ լավ է գտնում» կամ «Հուսով եմ, որ դուք արդյունավետ օր եք անցկացնում»:
- Ինքնաներածություն առաջին անգամ ուղարկվող էլ. Եթե առաջին անգամ եք ինչ-որ մեկին էլ-նամակ ուղարկում, ներկայացրեք ձեզ ձեր լրիվ անունով և դերով կամ կապով: Օրինակ, «Իմ անունը Էմիլի Չեն է, XYZ կորպորացիայի վերլուծաբան»:
- Ամրապնդել լեզվի պրոֆեսիոնալիզմը. Խուսափեք ոչ պաշտոնական լեզվից, էմոջիներից կամ ամենօրյա արտահայտություններից: Բացի այդ, խուսափեք չափազանց շատ անձնական տեղեկություններով կամ անտեղի պատմություններով կիսվել մասնագիտական միջավայրում:
Ահա էլփոստի պաշտոնական ներածման օրինակ.
Այս ուղեցույցները օգնում են համոզվել, որ ձեր էլփոստի ներածությունը պատշաճ ձևական է, մասնագիտական երանգ տալով ձեր մնացած հաղորդակցության համար: Հիշեք, որ լավ ստեղծված ներածությունը կարող է էապես ազդել, թե ինչպես է ձեր էլփոստը ընկալվում և արձագանքվում:
Պատահական էլփոստի ներածություն պատրաստելու հիմնական անհրաժեշտությունը
Պատահական նամակները տարբերվում են պաշտոնական նամակներից տոնով և լեզվով, որոնք սովորաբար օգտագործվում են ընկերների, ընտանիքի կամ փոխըմբռնման հետ շփվելիս: Հաշվի առեք հետևյալ հիմնական տարրերը.
- Ընտրեք հանգիստ տոն. Օգտագործեք խոսակցական և ոչ պաշտոնական տոն: Դրան կարելի է հասնել ամենօրյա լեզվով և ավելի անհատական մոտեցմամբ:
- Սկսեք ընկերական ողջույնով. Սկսեք պատահական ողջույնով, ինչպիսին է «Hi [Name]» կամ «Hey there!»: Այն ընկերական երանգ է դնում հենց սկզբից:
- Անհատականացրեք ձեր բացումը. Ի տարբերություն պաշտոնական նամակների, պատահական նամակները թույլ են տալիս ավելի անհատականացված ներածություն: Օրինակ՝ «Ուղղակի ուզում էի ստուգել և տեսնել, թե ինչ ես անում» կամ «Կարծում էի, որ ես քեզ տող կթողնեմ, որպեսզի հասնես»:
- Ազատորեն օգտագործեք ավելի թեթեւ լեզու. Զմայլիկներ, խոսակցական տերմիններ և նույնիսկ հումոր օգտագործելը սովորական էլ. նամակներում լավ չէ, հատկապես, եթե դա համապատասխանում է ստացողի հետ ձեր հարաբերություններին:
- Աջակցեք հարգանքին և հստակությանը. Թեև պատահական, ձեր էլփոստը պետք է լինի հարգալից և բավականաչափ հստակ, որպեսզի ստացողը կարողանա հասկանալ ձեր հաղորդագրությունն առանց շփոթության:
Ահա ոչ պաշտոնական էլփոստի ներդրման օրինակ.
Այս խորհուրդները կօգնեն ձեզ ստեղծել պատահական էլփոստի ներածություն, որը կլինի բարեկամական, բայց պարզ՝ երաշխավորելով հարմարավետ զրույց մեկի հետ, ում լավ ճանաչում եք:
Տարբերակել ֆորմալ և ոչ պաշտոնական էլփոստի թեմայի տողերը
Ուսումնասիրելով էլփոստի պատահական ներածությունների նրբությունները, նույնքան կարևոր է հասկանալ, թե ինչպես կարող է էլփոստի թեմայի տողերի տոնայնությունը տարբերվել պաշտոնական և ոչ պաշտոնական համատեքստերում: Եկեք խորանանք հիմնական տարբերությունների մեջ, որոնք նկարագրում են պաշտոնական և ոչ ֆորմալ թեմայի տողերը՝ ճիշտ ակնկալիքներ դնելով ձեր էլփոստի բովանդակության համար.
- Հստակություն և պրոֆեսիոնալիզմ պաշտոնական նամակներում. Պաշտոնական էլփոստի համար վերնագիրը պետք է լինի պարզ, հակիրճ և զուրկ սովորական լեզվից: Սա ապահովում է, որ ստացողը հասկանում է էլփոստի լրջությունն ու կոնկրետ համատեքստը:
- Ճկունություն ոչ ֆորմալ համատեքստում. Երբ նպատակահարմար է օգտագործել ոչ ֆորմալ երանգ, օրինակ՝ նամակ ուղարկել ընկերոջը կամ մտերիմ գործընկերոջը, թեմայի գիծը կարող է լինել ավելի հանգիստ և անհատական: Այն կարող է արտացոլել խոսակցական ոճը և նույնիսկ ներառել խոսակցական կամ էմոջիներ, եթե հարմար է:
- Պահպանեք «Re:»՝ պաշտոնական պատասխանների համար. Էլփոստի պաշտոնական պատասխաններում օգտագործեք «Re:» (կարճ «վերաբերում» բառի համար)՝ նախորդ քննարկման շարունակությունը նշելու համար: Սա ավելի քիչ է պատահում պատահական խոսակցությունների ժամանակ:
Պաշտոնական և ոչ պաշտոնական թեմաների միջև տարբերությունները ցույց տալու համար հետևյալ աղյուսակը ներկայացնում է կողք կողքի համեմատություններ, թե ինչպես կարելի է նմանատիպ թեմային տարբեր կերպ անդրադառնալ՝ կախված համատեքստից.
Ֆորմալ | Ոչ ֆորմալ |
Ծրագրի քննարկման հանդիպման հայտ | Շուտով խոսենք մեր նախագծի մասին: |
Հարցում Հաշվի կարգավիճակի թարմացման վերաբերյալ | Ի՞նչ է կատարվում իմ հաշվի հետ: |
Հարցազրույցի նշանակման հաստատում | Մենք դեռ վաղվա հարցազրույցի՞ն ենք: |
Առաջարկների ներկայացման վերջնաժամկետի հիշեցում | Ուշադրություն դարձրեք. Ե՞րբ է նորից այդ առաջարկը: |
Տարբերակելով թեմայի տողերը՝ դուք ճիշտ երանգ եք սահմանում էլփոստի մնացած հատվածի համար: Թե ֆորմալ, թե ոչ պաշտոնական նամակներում լավ ընտրված թեմայի գիծը երաշխավորում է, որ հասցեատերը ճիշտ ակնկալիքներ ունի նույնիսկ նամակը բացելուց առաջ:
Ընտրելով համապատասխան էլփոստի ներածական արտահայտություններ
Էլփոստի ներածման համար արտահայտությունների ընտրությունը պետք է համապատասխանի էլփոստի տոնին` պաշտոնական կամ պատահական, և դրա ընդհանուր թեմային: Ստորև բերված են մի քանի տարբեր արտահայտություններ, որոնք կօգնեն քաղաքավարի կերպով բացել էլ.
Ողջույնի արտահայտություններ
Ֆորմալ | Ոչ ֆորմալ |
Ում կարող է մտահոգվել, | Ողջույն! |
Հարգելի [Title and Name], | Բարեւ [Անուն], |
Greetings, | Բարեւ, |
Լավ օր, | Ինչ նորություն կա? |
Հարգանքով դիմելով՝ | Yo [Name]! |
Հարգելի [Վերնագիր և Անուն], | howdy, |
Պաշտոնական նամակներում ակնկալվում է, որ օգտագործվեն ստացողի ազգանունով վերնագրեր, օրինակ՝ «Հարգելի տիկին Բրաուն» կամ «Հարգելի դոկտոր Ադամս»՝ պրոֆեսիոնալ և հարգալից տոնը պահպանելու համար:
Բացման տողեր
Ֆորմալ | Ոչ ֆորմալ |
Ես հավատում եմ, որ այս հաղորդագրությունը ձեզ լավ է գտնում: | Հուսով եմ, որ դուք հիանալի եք անում: |
Ես գրում եմ ձեզ հետ կապված… | Պարզապես ուզում էի ստուգել և տեսնել… |
Շնորհակալություն այս հարցի նկատմամբ ձեր ուշադրության համար։ | Հեյ, լսե՞լ եք… |
Ձեր օգնությունն այս հարցում մեծապես գնահատելի է: | Ունե՞ք մեկ րոպե ինչ-որ բանի մասին զրուցելու համար: |
Խնդրում եմ թույլ տվեք ներկայանալ. Ես [Ձեր Անունն] եմ, [Ձեր Պաշտոնը]: | Հիշու՞մ եք [Թեմայի] մասին մեր զրույցը։ Ստացա թարմացում: |
Կարևոր է համոզվել, որ ձեր էլփոստը զերծ է քերականական և ուղղագրական սխալներից՝ անկախ դրա պաշտոնականությունից: Օգտագործելով մեր հարթակը սրբագրման ծառայություն կարող է զգալիորեն բարելավել ձեր հաղորդագրության պրոֆեսիոնալիզմն ու հստակությունը՝ օգնելով ձեզ արդյունավետ հաղորդակցվել:
Հիշեք, որ ձեր էլփոստի ներածության մեջ բառերի ճիշտ ընտրությունը հիմք է ստեղծում ամբողջ հաղորդագրության համար: Անկախ նրանից, թե պաշտոնական, թե պատահական, ձեր էլ. փոստի բացումը կարող է զգալիորեն ազդել զրույցի տոնայնության և ստացողի վրա թողած տպավորությունների վրա:
Էլեկտրոնային հաղորդակցության մեջ պատասխաններ պատրաստելու արվեստ
Նամակներին պատասխանելիս կարևոր է պահպանել պաշտոնականության և տոնայնության համապատասխան մակարդակը, քանի որ սկզբնական հաղորդագրությունը: Լավ պատասխանը սովորաբար սկսվում է նամակի բովանդակության վերաբերյալ երախտագիտության արտահայտմամբ կամ ճանաչմամբ, որին հաջորդում է քննարկվող թեմային:
Պաշտոնական էլփոստի պատասխան
- Սկսեք քաղաքավարի խոստովանությամբ. «Հարգելի [Name], շնորհակալություն ձեր մանրամասն էլ.փոստի համար»:
- Անդրադառնալով հարցին կամ խնդրին. «Ծրագրի ժամանակացույցի վերաբերյալ ձեր հարցին, ուզում եմ պարզաբանել, որ…»
- Առաջարկեք լրացուցիչ օգնություն կամ տեղեկատվություն. «Եթե լրացուցիչ մանրամասների կարիք ունեք, խնդրում եմ ազատ զգալ կապվել ինձ հետ»:
Ահա էլփոստի պաշտոնական պատասխանի օրինակ.
Էլփոստի ոչ պաշտոնական պատասխան
- Սկսեք ընկերական բացմամբ. «Հեյ [Անուն], շնորհակալություն օգնության համար»:
- Անցեք ուղիղ կետին. «Ձեր նշած հանդիպման մասին մտածում ենք հաջորդ շաբաթ»:
- Փակել անձնական հպումով. «Շուտով հասե՛ք»:
Ահա ոչ պաշտոնական էլփոստի պատասխանի օրինակ.
Հիշեք, որ ոչ պաշտոնական պատասխաններում լավ է լինել ավելի անմիջական և ավելի քիչ պաշտոնական: Այնուամենայնիվ, միշտ պահպանեք հարգալից և հստակ տոն՝ ապահովելով, որ ստացողը իրեն գնահատված է զգում: Անկախ նրանից, թե պաշտոնական, թե ոչ պաշտոնական, ձեր արձագանքն արտացոլում է ձեր հաղորդակցման ոճը և պրոֆեսիոնալիզմը:
Եզրափակում
Այսօր անհրաժեշտ է էլեկտրոնային փոստով ազդեցիկ ներածություն պատրաստելու ունակությունը: Այս ուղեցույցը ձեզ ուղեկցել է ինչպես պաշտոնական, այնպես էլ պատահական էլփոստի ներածություններ ստեղծելու նրբություններին, առաջարկելով պատկերացումներ՝ ապահովելու համար, որ ձեր հաղորդագրությունները ստացվեն իրենց արժանի հստակությամբ և հարգանքով: Անկախ նրանից, թե դուք դիմում եք պրոֆեսիոնալ կոնտակտի, թե պատահական գրառում եք անում ընկերոջը, հիշեք, որ ձեր էլ. դա այն կամուրջն է, որը կապում է ձեր ուղերձը աշխարհին: Կիրառելով այս պատկերացումներն ու օրինակները՝ դուք ոչ միայն նամակներ եք ուղարկում. դուք խթանում եք կապերը, կառուցում եք հարաբերություններ և նավարկում եք թվային լանդշաֆտը վստահությամբ և շնորհքով: Այսպիսով, հաջորդ անգամ, երբ նամակ գրեք, հիշեք էլ.փոստի ներդրման արվեստը և հաշվի առեք յուրաքանչյուր բառը: |