Formlegur tölvupóstur: leiðbeiningar um skilvirk samskipti

Það getur oft verið yfirþyrmandi að fletta í gegnum margbreytileika formlegrar tölvupóstsskrifa, sérstaklega þegar leitað er til einhvers sem ekki þekkir til. En sannleikurinn er sá að að vita hvernig á að búa til vel skipulagðan, faglegan tölvupóst getur bætt samskiptahæfileika þína verulega og opnað dyr fyrir tækifærum. Þessi handbók leitast við að skýra hluti formlegra tölvupósta, frá efnislínu niður í undirskrift. Í lok þessarar greinar muntu hafa verkfærin til að undirbúa skilvirka, gljáandi tölvupósta sem fylgja faglegum stöðlum og láta sérhver samskipti gilda.

Uppbygging formlegs tölvupósts

Uppbygging formlegs tölvupósts er ekki róttækan frábrugðin óformlegum tölvupósti, en hann er fágaðari og fylgir sérstökum siðareglum. Formlegur tölvupóstur inniheldur venjulega eftirfarandi þætti:

• Efnislína. Stutt, viðeigandi titill sem dregur saman tilgang tölvupóstsins.
• Formleg tölvupóstskveðja. Örlát opnun sem ávarpar viðtakandann af virðingu.
• Megintexti tölvupósts. Meginefnið er byggt upp á rökréttan hátt og notað formlegt tungumál.
• Formlegur tölvupóstur endar. Lokayfirlýsing sem er kurteis og kallar á sérstakar aðgerðir eða viðbrögð.
• Undirskrift. Afskráning þín, sem venjulega inniheldur fullt nafn þitt og oft starfsheiti eða tengiliðaupplýsingar.

Að samþætta þessa þætti með varúð bætir skilvirkni formlegs tölvupósts þíns, gerir þá auðveldari að lesa og líklegri til að kalla fram væntanleg viðbrögð.

Efnislínan

Efnislínan þjónar sem fyrirsögn fyrir tölvupóstinn þinn og gegnir mikilvægu hlutverki við að fanga athygli viðtakandans. Þó að það kunni að virðast lítið smáatriði má ekki vanmeta mikilvægi þess. Skýr efnislína getur verulega aukið líkurnar á því að tölvupósturinn þinn verði opnaður og fái tímanlega svar.

Til hliðar er ráðlegt að slá ekki inn netfang viðtakandans í tilgreindri viðtakendalínu - staðsett fyrir ofan efnislínuna - fyrr en þú ert alveg tilbúinn til að senda tölvupóstinn þinn. Þetta hjálpar til við að koma í veg fyrir að ólokið tölvupóst sé sent fyrir slysni. Sömu viðvörun ætti að gæta þegar fyllt er út Cc og Bcc línurnar.

Efnislínan ætti að vera bæði skýr og hnitmiðuð og gefa mynd af innihaldi tölvupóstsins í aðeins 5-8 orðum. Þetta vekur ekki aðeins athygli viðtakandans heldur hvetur einnig til tímanlegra viðbragða. Mundu alltaf að fylla út tilgreindan efnislínu, sem er aðskilinn frá meginmáli tölvupóstsins, til að forðast að senda tölvupóst án efnis.

Til dæmis:

• Óska eftir stöðu ritstjóra. Þessi efnislína gefur til kynna að sendandinn spyr um ritstjórastöðu, sem gerir það viðeigandi fyrir HR eða ritstjórnina.
• Skýringin á fjarveru dagsins. Þetta viðfangsefni segir viðtakandanum strax að tölvupósturinn muni fjalla um fjarveru, sem kallar á skjótari viðbrögð frá stjórnanda eða prófessor.
• Beiðni um meðmælabréf. Þessi lína tilgreinir að tölvupósturinn muni snúast um meðmælabréf, sem hvetur viðtakandann til að vita hvers eðlis og brýnt er að beiðna.
• Fyrirspurn um umsókn um námsstyrk. Að taka skýrt fram að tölvupósturinn snýst um umsókn um námsstyrk mun auðvelda fræðilegum eða fjármálaskrifstofum að forgangsraða tölvupóstinum.
• Dagskrá fundar vikunnar. Þessi efnislína lætur teymið eða fundarmenn fljótt vita að tölvupósturinn inniheldur dagskrá fyrir komandi fund.
• Brýnt: Neyðarástand fjölskyldunnar í dag. Notkun „aðkallandi“ og sérstakra neyðartilvika gerir þennan tölvupóst að háum forgangi fyrir tafarlausar aðgerðir.
• Nauðsynlegt er að svara ráðstefnunni á föstudaginn. Þessi flaggar mikilvægi þess að svara um væntanlega ráðstefnu og hvetur viðtakandann til að opna hana fljótt.

Hvert þessara dæma lýsir á hnitmiðaðan hátt efni tölvupóstsins fyrir viðtakanda og hjálpar þeim að forgangsraða skilaboðum þínum til lestrar. Efnislínan er það fyrsta sem viðtakandinn sér þegar tölvupósturinn þinn kemur, sem gerir hann að mikilvægum þáttum fyrir skilvirk samskipti.

Kveðja

Að velja viðeigandi formlega tölvupóstkveðju er nauðsynlegt til að sýna viðtakanda virðingu. Kveðjan sem þú velur ætti að passa við samhengi og tilgang tölvupóstsins þíns og gefa í raun tóninn fyrir samtalið sem á eftir kemur. Hér eru nokkrar algengar formlegar kveðjur í tölvupósti:

• Kæri herra/frú/læknir/prófessor [Eftirnafn],
• Góðan daginn/síðdegis [nafn viðtakanda],
• Til þess er málið varðar,
• Kveðja,
• Halló [nafn viðtakanda],

Það skiptir sköpum að velja viðeigandi kveðju vegna þess að hún setur upphafstóninn fyrir restina af skilaboðunum þínum.

Til dæmis:

• Ef þú ert að hafa samband við Mike frænda þinn vegna formlegra mála gæti viðeigandi opnari verið: "Kæri Mike frændi ..."
• Þegar þú ert í samskiptum við hugsanlegan vinnuveitanda varðandi atvinnutækifæri, þá væri formlegri kveðja eins og "Kæra frú Smith..." viðeigandi.
• Ef þú ert að hafa samband við viðskiptavini að nafni Sarah sem þú hefur hitt áður gætirðu notað „Góðan daginn, Sarah...“
• Þegar þú ert að senda tölvupóst á faglegan skilning að nafni Alex og vilt hafa það nokkuð óformlegt, "Halló Alex ..." væri viðeigandi.
• Ef þú ert að ná til hóps fólks sem þú veist ekki hvað heitir, myndi „kveðja“ nægja.

Í þeim tilvikum þar sem þú þekkir ekki viðtakandann, „Til hverjum það kann að varða,“ og „Kveðja“, þjóna sem formlegar kveðjur. Hins vegar er alltaf æskilegt að bera kennsl á nafn manneskjunnar sem þú sendir tölvupóst og senda beint til hans þegar mögulegt er.

Venjulega kemur komma á eftir kveðjunni í tölvupóstinum þínum. Hins vegar geturðu líka notað ristli í mjög formlegum stillingum. Lykilatriðið er að ganga úr skugga um að kveðjan þín sé virðing og henti þeim áhorfendum sem fyrirhugað er. Með því að velja tölvupóstskveðjuna þína vandlega, auðveldarðu ekki aðeins auðveldari fyrirkomulag skilaboðanna heldur eykur þú einnig líkurnar á að fá skjótt og viðeigandi svar.

Megintexti tölvupósts

Meginefni tölvupósts er nefnt meginmál tölvupósts. Það einblínir venjulega á eitt efni eða sett af náskyldum efnum. Það fyrsta sem þú ættir að gera í meginmáli tölvupóstsins er að skýra ástæðu bréfaskipta þinna.

Að skýra tilgang tölvupóstsins þíns gerir viðtakandanum kleift að skilja samhengið, sem gerir það auðveldara fyrir hann að aðstoða eða svara þér. Þú getur kynnt tilgang tölvupósts þíns með orðasamböndum eins og:

• Mig langar að spyrjast fyrir um…
• Ég er að skrifa til að lýsa áhuga mínum á...
• Ég hef samband við þig vegna…
• Ég vonast til að skýra…
• Ég vil biðja um…
• Ég hef áhuga á að læra meira um…
• Mig langar að staðfesta upplýsingar um…
• Ég er að leita að frekari upplýsingum um…

Ef þú hefur aldrei átt í neinum samskiptum við viðtakandann áður, þá er kurteislegt að kynna þig stuttlega áður en þú lýsir aðaláhyggjum þínum.

Til dæmis:

• Þegar leitað er að tækifærum til faglegra neta eða hugsanlegs samstarfs er rétt kynning lykilatriði. Í eftirfarandi dæmi kynnir Emily sig greinilega og útlistar ástæðuna fyrir tölvupóstinum sínum til Dr. Brown, sem auðveldar einfaldari skilning á fyrirætlunum sínum:

Kæri Dr. Brown, Ég er Emily Williams, yngri rannsóknarsérfræðingur hjá DEF Corporation. Ég hef fylgst með starfi þínu á sviði nanótækni og langar að ræða hugsanlegt samstarf stofnana okkar.

Mælt er með því að hafa tölvupóstinn þinn hnitmiðaðan. Mundu að flestir kjósa að fara fljótt í gegnum tölvupóstinn sinn, svo forðastu óþarfa þróun.

Til dæmis:

• Ef þú ert að biðja um frí frá vinnu vegna neyðarástands gætirðu einfaldlega sagt: „Ég er í neyðartilvikum fjölskyldunnar og þarf að taka mér frí,“ frekar en að fara ítarlega ítarlega um ástandið.

Fyrir aukna snertingu af fagmennsku og kurteisi skaltu íhuga að byrja tölvupóstinn með þakklætisvott ef þú ert að svara fyrri skilaboðum. Setningar eins og „Ég þakka tímanlega viðbrögðin“ eða „Takk fyrir að svara mér,“ geta gefið jákvæðan tón fyrir restina af samtalinu.

Ending

Endir formlegs tölvupósts þjónar sem hluti til að biðja um sérstaka aðgerð og til að tjá þakklæti til manneskjunnar sem þú sendir tölvupóst. Að ná jafnvægi á milli beiðni þinnar og kurteisis orðalags er almennt góð venja. Þetta sýnir ekki aðeins kurteisi heldur eykur líka líkurnar á að fá jákvæð viðbrögð. Hægt er að sníða þessar setningar að mismunandi aðstæðum og sérstöku samhengi tölvupóstsins þíns. Hér eru nokkrar af þeim sem þú getur notað:

• Þakka þér fyrir umhugsunina og ég hlakka til að heyra frá þér fljótlega.
• Ef þú hefur einhverjar spurningar eða áhyggjur skaltu ekki hika við að láta mig vita.
• Ég hlakka til að fá tækifæri til að vinna saman.
• Þakka þér fyrir álit þitt; það er mjög vel þegið.
• Skjót athygli þín á þessu máli væri mikils metin.
• Ég er þakklátur fyrir þann tíma sem þú hefur tekið til að lesa tölvupóstinn minn.
• Ef þig vantar frekari upplýsingar skaltu ekki hika við að hafa samband við mig.
• Ég þakka skilning þinn og aðstoð varðandi þetta mál.
• Með fyrirfram þökk fyrir samstarfið.
• Ég er spenntur fyrir möguleikanum á samstarfi og væri til í að ræða frekar.

Líkt og opnun formlegs tölvupósts setur tóninn fyrir allt samtalið, þá gegnir lokakaflinn einnig mikilvægu hlutverki við að skapa varanleg áhrif og setja sviðið fyrir samskipti í framtíðinni.

Til dæmis:

• Í samhengi við dæmi okkar hefur Emily Williams lagt til samstarf við Dr. Brown og miðar að því að fá tímanlega svörun. Til að ná þessu, tilgreinir hún dagsetningu þegar hún vill heyra aftur, býðst til að svara öllum spurningum og endar tölvupóstinn með kurteislegri kvittun. Þannig skapar hún skipulagðan og kurteislegan endi á formlega tölvupóstinum sínum, svona:

Ég vona að við getum skipulagt fund á næstunni til að kanna möguleika á samstarfi. Vinsamlegast láttu mig vita fyrir 20. september ef þú ert laus til að ræða þetta frekar. Ef þú hefur einhverjar spurningar eða þarfnast frekari upplýsinga skaltu ekki hika við að hafa samband við mig. Þakka þér fyrir athygli þína á þessu máli og ég hlakka til að fá tækifæri til að vinna saman. Bestu kveðjur, Emily Williams

Þetta er árangursríkur formlegur tölvupóstslok vegna þess að Emily Williams tjáir skýrt beiðni sína um mögulega samvinnu, um leið og hún þakkar tíma Dr. Brown til að lesa og hugsanlega svara tölvupóstinum sínum.

Undirskrift

Rétt eins og að velja réttu kveðjuna setur grunninn fyrir tölvupóstinn þinn, þá er jafn mikilvægt að velja viðeigandi formlega tölvupóstundirskrift. Undirskriftin þjónar sem lokanóta og styður virðingartóninn sem settur er í gegnum skilaboðin þín. Það veitir einnig lokahnykk sem getur haft áhrif á áhrifin sem þú skilur eftir á viðtakandanum.

Sumar algengar kurteislegar formlegar tölvupóstundirskriftir sem hægt er að aðlaga að ýmsum aðstæðum eru:

• Virðingarfyllst,
• Með kveðju,
• Takk aftur,
• Bestu kveðjur,
• Virðingarfyllst,
• Bestu kveðjur,
• Með þakklæti,
• Þinn einlægur,

Þegar það kemur að því að forsníða tölvupóstundirskriftina þína eru nokkrar bestu venjur til að fylgja. Byrjaðu alltaf nýja málsgrein fyrir undirskriftina þína og aðra sérstaka málsgrein fyrir nafnið þitt. Það er ráðlegt að skrifa undir með bæði fornafni og eftirnafni í formlegum samskiptum. Ef þú ert að skrifa fyrir hönd stofnunar ætti nafn stofnunarinnar að koma fyrir neðan þitt eigið nafn.

Með því að fylgja þessum leiðbeiningum geturðu tryggt að tölvupósturinn þinn haldist faglegur og kurteis frá upphafi til enda og eykur þannig líkurnar á að fá hagstæð svörun.

Til dæmis:

Þakka þér fyrir aðstoðina við verkefnið. Sérþekking þín hefur verið ómetanleg og ég hlakka til áframhaldandi samstarfs okkar. Bestu kveðjur, John Smith ABC Enterprises, verkefnastjóri

Formleg undirskrift hans, „Bestu kveðjur“ og þar á meðal starfsheiti hans bæta við faglegan tón tölvupóstsins í heild. Þetta setur grunninn fyrir áframhaldandi jákvæð samskipti.

Ráð til að búa til formlegan tölvupóst áður en þú ýtir á senda

Frábært, þú ert næstum tilbúinn til að senda formlega tölvupóstinn þinn! En haltu áfram — áður en þú smellir á „Senda“ hnappinn skulum við ganga úr skugga um að allt sé í lagi. Það skiptir sköpum að tryggja að tölvupósturinn þinn sé fáður, faglegur og villulaus. Vel útbúinn tölvupóstur kemur ekki bara skilaboðum þínum á skilvirkan hátt; það setur líka tóninn fyrir framtíðarsamskipti og skilur eftir varanleg áhrif. Hér er yfirgripsmikill gátlisti til að ná yfir allar grunnatriðin, allt frá grunnatriðum eins og stafsetningu og málfræði yfir í blæbrigðaríkari þætti eins og tón og tímasetningu:

• Proofread. Athugaðu alltaf stafsetningu og málfræði áður en þú smellir á 'Senda'. Til að gera þetta ferli auðveldara og nákvæmara skaltu íhuga að nota prófarkalestur okkar til að staðfesta að allt sé í lagi.
• Notaðu faglegt netfang. Tryggðu að netfangið þitt sé tengt við faglegt snið, svo sem [netvarið]. Forðastu að nota óformleg eða óviðeigandi netföng eins og '[netvarið].
• Lýsandi efnislína. Efnislínan þín ætti að gefa góða hugmynd um innihald tölvupóstsins og laða viðtakandann til að opna hann.
• Athugaðu fyrir tón. Haltu faglegum og virðingarfullum tón, sérstaklega þegar rætt er um viðkvæm eða flókin mál.
• Undirskriftarblokk. Láttu formlega undirskriftarblokk fylgja með fullu nafni þínu, titli og tengiliðaupplýsingum til að fá faglegt útlit og auðvelda eftirfylgni.
• Skoðaðu viðhengi. Gakktu úr skugga um að öll nauðsynleg skjöl séu meðfylgjandi, sérstaklega ef þeirra er getið í meginmáli tölvupóstsins.
• Tíma það rétt. Íhugaðu tímasetningu tölvupóstsins þíns; forðast að senda viðskiptatölvupóst seint á kvöldin eða um helgar nema nauðsynlegt sé.
• Notaðu punkta eða tölusetningar. Fyrir tölvupóst með miklum upplýsingum eða beiðnum, notaðu punkta eða tölusetta lista til að vera læsileg.
• Biddu um viðurkenningu. Ef tölvupósturinn er mikilvægur skaltu íhuga að biðja um staðfestingu á móttöku.
• Stjórna afrit og falið afrit. Notaðu afrit fyrir sýnilega viðbótarviðtakendur og falið afrit til að halda öðrum falnum. Láttu þá fylgja með ef tölvupósturinn þinn tekur til margra aðila.
• Tengla. Tryggðu að allir tenglar virki og leiði til réttra vefsíðna eða auðlinda á netinu.
• Farsímavænt. Athugaðu hvernig tölvupósturinn þinn birtist í farsíma, þar sem margir skoða tölvupóstinn sinn á ferðinni.

Þegar þú hefur merkt við þessa reiti ertu tilbúinn að ýta á „Senda“ hnappinn með trausti í formlega tölvupóstinum þínum!

Formleg dæmi um tölvupóst

Í dag eru tölvupóstsamskipti nauðsynleg færni, sérstaklega í faglegum aðstæðum. Hvort sem þú ert að leita til fræðilegs ráðgjafa eða spyrja um atvinnutækifæri, getur hæfileikinn til að skrifa stuttan, skýran og faglega sniðinn tölvupóst sett grunninn fyrir afkastamikið samband. Að vita hvað á að innihalda - og hvað ekki - getur skipt sköpum í því hvernig skilaboðin þín eru móttekin. Til að aðstoða þig við að útbúa þinn eigin tölvupóst, hér að neðan finnurðu stutt dæmi um formlega tölvupósta sem geta þjónað sem sniðmát eða innblástur fyrir eigin bréfaskipti.

• Dæmi 1: Formlegur tölvupóstur til fræðilegs ráðgjafa.

• Dæmi 2: Formlegur tölvupóstur með fyrirspurn um atvinnutækifæri.

Niðurstaða

Að ná tökum á listinni að skrifa tölvupóst getur opnað dyr að nýjum tækifærum og aukið faglega samskiptahæfileika þína. Þessi handbók hefur leiðbeint þér í gegnum hvern mikilvægan þátt, frá sannfærandi efnislínu til kurteislegrar undirskriftar. Vopnaður þessari þekkingu ertu nú tilbúinn til að semja skilvirka, vel uppbyggða formlega tölvupósta sem fylgja faglegum stöðlum. Svo farðu á undan og ýttu á „Senda“ hnappinn af öryggi, vitandi að þú sért vel í stakk búinn til að láta öll samskipti skipta máli.