Hvort sem þú ert að ná í vin eða snerta samstarfsmann í minna formlegu samhengi, getur það að ná tökum á listinni að vera óformleg tölvupóstsamskipti gert samskipti þín skilvirkari og ánægjulegri. Í ofurtengdum heimi okkar eru tölvupóstar ekki bara mynd af faglegum bréfaskiptum heldur einnig brú fyrir persónulegri samskipti. Þess vegna er mikilvægt að skilja blæbrigði óformlegs tölvupósts.
Í þessari handbók munum við kanna allt sem þú þarft að vita um að útbúa aðlaðandi, virðingarfullan og viðeigandi óformlegan tölvupóst. Allt frá því að velja rétta tóninn og efnislínur sem vekja athygli, til fíngerðar kveðjur og undirskriftir sem tengjast lesendum þínum—hvort sem þeir eru nánir vinir eða einfaldlega fólk sem þú þekkir meira frjálslegur. Við munum einnig kafa ofan í algengar gildrur til að forðast og tryggja að tölvupósturinn þinn lendi alltaf á réttum nótum. Auk þess finnur þú hagnýt ráð um að nýta tölvupósttækni til að halda samskiptum þínum sléttum og skipulögðum.
Tilbúinn til að skrifa tölvupóst sem koma skilaboðum þínum á framfæri og styrkja tengsl þín? Byrjum!
Óformlegur tölvupóstur nauðsynlegur
Óformlegur tölvupóstur einkennist af samræðutóni, sem gerir hann að eðlilegu vali fyrir samskipti við fólk sem þú þekkir vel, svo sem vini, fjölskyldu eða samstarfsmenn sem þú þekkir. Ólíkt skipulögðu og oft ströngu sniði a formlegur tölvupóstur, óformlegur tölvupóstur líkir eftir daglegu tali og styður slaka hegðun. Hér að neðan eru lykilþættir óformlegs tölvupósts:
- Efnislína. Setur tóninn og tilgang tölvupóstsins þíns. Það ætti að vera áberandi en samt einfalt og endurspegla hversdagsleika skilaboðanna þinna.
- Kveðjur. Byrjaðu tölvupóstinn þinn á persónulegum nótum. Sérsníddu kveðjuna þína til að endurspegla samband þitt við viðtakandann.
- Megintexti. Kjarninn í skilaboðum þínum er þar sem þú tjáir hugsanir þínar skýrt og skorinort. Haltu því aðlaðandi og tengist viðtakanda beint.
- Lokun. Hlýleg skilti sem passar við tóninn í öllum skilaboðunum þínum.
- Undirskrift. Einföld nafnafritun, eða persónulegri lokun, allt eftir sambandi þínu við viðtakandann.
Helstu atriði fyrir óformlegan tölvupóst
Að skrifa í afslappaðan stíl þýðir ekki að yfirgefa allar reglur. Það skiptir sköpum að halda skýrleika og hugulsemi, sérstaklega með hliðsjón af því hvernig orð þín gætu reynst án ómunnlegra vísbendinga um samskipti augliti til auglitis. Sérhver þáttur í tölvupóstinum þínum, frá efnislínu til undirskriftar, ætti að vera vandlega undirbúinn með áhorfendur í huga og tryggja að skilaboðin þín séu tengd og virðing.
Ennfremur, jafnvel í frjálsum tölvupóstum, er mikilvægt að halda fagmennsku þar sem nauðsyn krefur, aðlaga óformleikastigið út frá viðtakandanum og velja viðeigandi tón. Þetta jafnvægi tryggir að þótt tölvupósturinn þinn sé persónulegur og beinn, þá helst hann hentugur fyrir ætlaðan tilgang. Skilningur á þessum lykilþáttum undirbýr þig til að eiga skilvirkari samskipti á afslappaðan en yfirvegaðan hátt.
Efnislínan: Fyrsta birting tölvupósts þíns
Efnislínan virkar sem fyrirsögn tölvupóstsins þíns og gegnir mikilvægu hlutverki þar sem það er fyrsti þátturinn sem viðtakandinn þinn mun sjá. Skilvirkni þess getur haft mikil áhrif á hvort tölvupósturinn þinn er opnaður strax eða gleymist. Ólíkt formlegum tölvupóstum, sem krefjast alvarlegs tón, leyfa óformlegir tölvupóstar meiri sköpunargáfu og sérsniðna, sérstaklega þegar sendandi og viðtakandi þekkjast. Hér eru nokkur ráð til að undirbúa árangursríkar efnislínur:
- Vertu grípandi. Notaðu líflegan tón sem endurspeglar sambandið sem þú deilir með viðtakandanum. Vel valið viðfangsefni getur vakið áhuga og hvatt viðtakandann til að lesa frekar.
- Vertu skýr og hnitmiðuð. Jafnvel með hversdagslegum tón er skýrleiki lykillinn. Gakktu úr skugga um að efnislínan endurspegli nákvæmlega innihald tölvupóstsins þíns.
- Settu inn persónuleg snerting. Með því að nota sameiginlegt minni eða innra brandara getur efnislínan verið einstök og sérsniðin, sem er sérstaklega áhrifaríkt meðal náinna tengiliða.
Dæmi um óformlegar efnislínur
Fyrir vin eða náinn samstarfsmann:
- "Giskaðu á hver er aftur í bænum?"
- "Kvikmyndakvöld á föstudaginn?"
- „Tími fyrir árlega vegferð okkar!
Fyrir einhvern sem þú þekkir minna formlega:
- „Fljótleg spurning um verkefnið okkar í næstu viku“
- „Leyfist í kaffispjall á miðvikudaginn?“
- „Uppfærsla á upplýsingum um skemmtiferð liðsins“
Val á efnislínu fer að miklu leyti eftir sambandi þínu við viðtakandann og samhengi skilaboðanna. Stefndu alltaf að því að koma á jafnvægi milli þekkingar og viðeigandi, tryggja að tölvupósturinn þinn sé aðlaðandi en virði væntingar viðtakandans.
Hvernig á að skipta úr formlegum yfir í óformlegan tón
Eftir því sem þú verður öruggari með hluti óformlegs tölvupósts og að búa til grípandi efnislínur, er líka mikilvægt að skilja hvernig á að skipta fljótt úr formlegum yfir í óformlegan tón. Þessi færni er sérstaklega mikilvæg fyrir þá sem eru vanir formlegri stillingum en þurfa að aðlaga samskiptastíl sinn út frá sambandi og samhengi. Hér eru nokkur ráð til að hjálpa þér að laga tóninn þinn á viðeigandi hátt og tryggja að tölvupósturinn þinn hljómi vel hjá viðtakandanum:
- Skildu áhorfendur þína. Fyrsta skrefið í að ákveða hvort nota eigi formlegan eða óformlegan tón er að íhuga samband þitt við viðtakandann. Er þetta samstarfsmaður sem þú þekkir eða nýr tengiliður? Svarið mun leiða tóninn þinn.
- Byrjaðu með hálfformlegum tón. Ef þú ert ekki viss skaltu byrja með hálfformlegum tón. Þú getur smám saman orðið óformlegri eftir því sem líður á samtalið og eftir því sem þú metur þægindi hinnar manneskjunnar með frjálslegu orðalagi.
- Notaðu óformlegt tungumál sparlega í fyrstu. Kynntu óformleg orðasambönd og slangur smám saman. Að byrja með of frjálslegur nálgun getur verið off-putting; það er auðveldara að slaka á tóninum seinna en að gera hann formlegri.
- Speglaðu tón viðtakandans. Gagnleg aðferð er að endurspegla tóninn sem viðtakandinn notar. Þetta getur náttúrulega stýrt tungumálavali þínu og tryggt að þú haldir þér á sama stigi forms eða óformleika.
- Vertu meðvitaður um samhengi. Jafnvel þótt þú þekkir viðtakandann vel, gæti samhengi tölvupóstsins þíns krafist formlegrar eða aðhaldssamari tón. Til dæmis gæti rætt um fagleg málefni þurft að snúa aftur til forms.
Að fylgja þessum leiðbeiningum mun hjálpa þér að skipta mjúklega úr formlegum yfir í óformlegan tón og tryggja að tölvupósturinn þinn sé alltaf réttur.
Óformlegar kveðjur í tölvupósti: Að búa til persónuleg tengsl
Að velja réttu kveðjuna í óformlegum tölvupósti er lykillinn að því að gefa tóninn fyrir skilaboðin þín. Í óformlegum samskiptum endurspeglar tungumálið oft hversdagsleg samtöl, sem gerir ráð fyrir margvíslegum skapandi kveðjum. Svona byrjar þú tölvupóstinn þinn með smá persónulegum blæ:
- Sérsníddu nálgun þína. Byrjaðu á kveðju sem endurspeglar samband þitt við viðtakandann og samhengi skilaboðanna. Þetta gæti verið allt frá einföldu „Hæ“ yfir í fjörugari eða innilegri tjáningu.
- Sveigjanleiki í greinarmerkjum. Ólíkt formlegum tölvupóstum, sem venjulega eru með kommu á eftir kveðjunni, gera óformlegir tölvupóstar þér kleift að nota upphrópunarmerki til að sýna spennu eða sleppa greinarmerkjum alveg til að slaka á.
- Spurðu um þau. Algengt er að spyrjast fyrir um líðan viðtakanda sem hluti af kveðjunni. Þetta bætir hlýlegum, persónulegum blæ, þó þess sé ekki krafist.
- Hugleiddu um raunveruleg samskipti þín. Veldu kveðju sem passar við hvernig þú myndir tala við manneskjuna í raunveruleikanum. Þetta hjálpar til við að tryggja að skrifuð orð þín endurspegli venjuleg munnleg samskipti þín og stuðlar að raunverulegri tengingu. Stilltu formsatriðin út frá þekkingu þinni á viðkomandi og tilgangi tölvupóstsins þíns.
Dæmi um óformlegar kveðjur í tölvupósti
Fyrir nána vini eða samstarfsmenn:
- „Hæ Max! Langt síðan við höfum sést."
- „Hvað er að, Claire?
- "Halló Marco, hvernig gengur?"
Fyrir kunningja eða minna formlega faglega tengiliði:
- "Halló Sam, vona að allt sé í lagi."
- "Hæ Pat, hefurðu augnablik?"
- "Gott að heyra frá þér, Alex!"
Bestu kveðjurnar eru þær sem láta viðtakandann finna að hann sé metinn og vel þeginn á meðan hann setur grunninn fyrir restina af skilaboðunum þínum. Ef þú ert einhvern tíma í vafa um formfestu kveðju þinnar skaltu íhuga hvernig þú hefur samskipti í eigin persónu og láttu það leiða orðaval þitt.
Undirbúningur meginmáls óformlegs tölvupósts
Meginmál óformlegs tölvupósts er tækifæri þitt til að hafa samskipti á beinan og persónulegan hátt. Hér segir þú tilgang tölvupóstsins þíns með því að nota samtalstón sem ber saman samskipti augliti til auglitis. Stefnt að því að hafa þennan hluta hnitmiðaðan - helst undir 200 orðum - til að tryggja að hann haldist beint og grípandi.
Árangursríkar samskiptaaðferðir
Til að tryggja að skilaboðin þín séu bæði áhrifamikil og grípandi er mikilvægt að beita sértækum samskiptaaðferðum. Þessar aðferðir munu hjálpa þér að tjá hugsanir þínar skýrt og halda áhuga viðtakanda í gegnum tölvupóstinn. Hér eru nokkrar helstu aðferðir til að íhuga:
- Byrjaðu beint og taktu fljótt þátt. Byrjaðu skilaboðin þín með aðalatriðinu eða persónulegri uppfærslu til að grípa strax til lesandans. Notaðu setningar eins og „Hélt bara að ég myndi deila...“ eða „Það er stutt síðan, svo ég hugsaði með mér að ég myndi ná í þig...“
- Sérsníða skilaboðin þín. Stilltu tungumál þitt og efni út frá tengslum þínum við viðtakandann og samhenginu. Hið óformlega eðli leyfir persónulega snertingu, svo ekki hika við að láta léttar athugasemdir eða viðeigandi emojis fylgja með, sérstaklega þegar þú átt samskipti við nána vini eða fólk sem þú þekkir.
- Hafðu það viðeigandi og afslappað. Þó að tónninn ætti að vera afslappaður, vertu viss um að allir hlutir skilaboðanna hafi tilgang. Forðastu að fara út fyrir efnið, en með því að setja inn persónulega sögu eða emoji getur það bætt þátttöku lesandans og miðlað tilfinningum þínum betur.
- Myndefni og emojis. Í samhengi þar sem það á við, eins og skilaboð til vina eða afslappaðra viðskiptasamskipta, getur það að bæta við myndum eða emojis gert tölvupóstinn þinn vinalegri og svipmeiri.
- Mundu „BARC“ til að vera á réttri braut. Notaðu þessa skammstöfun sem fljótlegan gátlista fyrir óformlegan tölvupóst:
- Stutt. Hafðu það hnitmiðað en upplýsandi.
- Áhorfendur. Íhugaðu alltaf til hvers þú ert að skrifa.
- Skýrslur. Vertu við efnið til að halda lesandanum við efnið.
- Casual. Haltu afslappaðan tón sem endurspeglar sambandið þitt.
Innleiðing þessara aðferða mun hjálpa þér að búa til megintexta sem kemur ekki aðeins skilaboðum þínum á framfæri á áhrifaríkan hátt heldur einnig hljómar vel hjá áhorfendum þínum, sem styrkir tengsl þín með frábærum samskiptum.
Algeng mistök sem ber að forðast í óformlegum tölvupósti
Eftir að hafa kannað blæbrigði þess að útbúa grípandi óformlegan tölvupóst er mikilvægt að vera meðvitaður um gildrurnar sem gætu dregið úr skilvirkni skilaboðanna. Að forðast þessar algengu mistök mun hjálpa til við að tryggja að óformlegi tölvupósturinn þinn nái réttu jafnvægi á milli vingjarnlegs og fagmanns:
- Ofnota slangur. Þó að það sé fullkomlega ásættanlegt að nota slangur í samskiptum við nána vini, vertu varkár með notkun þess í öðru samhengi. Of mikið slangur getur ruglað skilaboðin þín og virst ófagmannleg. Leitaðu að jafnvægi sem heldur skýrleika án þess að vera of ströng.
- Að vera of frjálslegur. Óformleiki ætti ekki að þýða skort á fagmennsku. Það er mikilvægt að meta hversu hversdagsleikinn er viðeigandi fyrir samband þitt við viðtakandann. Þó að afslappaður tónn sé hentugur fyrir nána tengiliði, styðdu skipulagðari nálgun þegar þú sendir tölvupóst til fagkunningja eða þeirra sem þú þekkir ekki vel.
- Misskilja tóninn. Skortur á vísbendingum augliti til auglitis þýðir að orð þín verða að vera vandlega valin til að forðast rangtúlkun. Það sem gæti virst fyndið eða kaldhæðnislegt í eigin persónu getur oft verið misskilið í rituðu formi. Ef þú ert í vafa skaltu velja skýrleika fram yfir snjallræði til að tryggja að raunverulegur ásetning þinn sé miðlað.
- Óviðeigandi notkun á húmor. Húmor getur bætt tölvupóst, gert það skemmtilegra að lesa, en óviðeigandi brandarar eða athugasemdir geta slegið í gegn. Íhugaðu alltaf bakgrunn viðtakandans, óskir og eðli sambandsins áður en þú bætir húmor við tölvupóstinn þinn.
- Hunsa lengd tölvupósts og tímasetningu. Langdrægur tölvupóstur getur veikt áhrif skilaboðanna þinna, sérstaklega í óformlegu samhengi þar sem stutt er í það. Haltu tölvupóstinum þínum hnitmiðuðum og markvissum. Að auki skaltu íhuga tímasetningu tölvupóstsins þíns. Það er kannski ekki tilvalið að senda tölvupóst sem er ekki brýn seint á kvöldin eða um helgar, þar sem það gæti truflað persónulegan tíma viðtakandans.
Með því að forðast þessar algengu villur geturðu bætt skilvirkni óformlegra tölvupóstsamskipta þinna, sem gerir þeim líklegri til að fá góðar viðtökur á sama tíma og þú varðveitir heilleika faglegra samskipta þinna.
Að búa til hina fullkomnu óformlegu afskráningu í tölvupósti
Að binda enda á óformlega tölvupóstinn þinn styrkir ekki aðeins tóninn í öllu skilaboðunum heldur skilur einnig eftir varanleg áhrif. Ólíkt formlegri ályktunum í viðskiptatölvupósti, geta óformlegar undirskriftir veitt persónulega hlýju og sköpunargáfu, undirstrikað tilfinningu fyrir nálægð og persónulegri snertingu. Íhugaðu þessar tillögur til að búa til skilvirka lokun tölvupósts þegar þú veltir fyrir þér hlýju og persónuleika samskipta þinna:
- Veldu afskráningu þína skynsamlega. Sérsníðaðu lokun þína út frá sambandi þínu við viðtakandann og samhengi tölvupóstsins. Tjáðu eldmóð, komdu með góðar óskir eða sýndu þakklæti eftir aðstæðum:
- „Get ekki beðið eftir helgarævintýrinu okkar!
- “Vertu frábær!”
- "Takk milljón fyrir hjálpina!"
- Sérsníddu undirskriftina þína. Undirskrift þín getur farið lengra en bara nafnið þitt til að innihalda persónulega snertingu eða tilfinningu sem endurspeglar eðli sambands þíns:
- „Knús, [nafnið þitt]“
- „Með ást, [nafn þitt]“
- „Skál, [nafn þitt]“
- Dæmi um afskriftir:
- Fyrir náinn vin. „Hlakka til að heyra allar fréttirnar þínar! Gættu þín, [nafn þitt]“
- Eftir að hafa fengið aðstoð. „Þakka þér virkilega fyrir hjálp þína í dag! Þú ert bjargvættur. Bestu, [nafn þitt]“
- Fyrir afslappandi kynni. „Takk fyrir spjallið í dag. Vonast til að sjá þig fljótlega! Sæl, [nafn þitt]“
- Samræmið skiptir máli. Gakktu úr skugga um að lokunin passi við heildartón tölvupóstsins þíns. Lífleg lokun bætir við glaðværan líkama og bætir samræmi boðskaparins.
- Að velja afskráningu eða undirskrift. Ekki er þörf á afskráningu og undirskrift í hverjum tölvupósti. Það fer eftir samhenginu og þekkingu þinni á viðtakandanum, stundum er einfalt „Takk“ eða „Sjáumst fljótlega“ nóg.
Með því að búa til óformlega tölvupóstendingar þínar af yfirvegun tryggirðu að skilaboðin þín fái góðar viðtökur og skilji eftir jákvæðan og varanlegan svip. Afskráningin er síðasta tækifærið þitt til að endurspegla tóninn og hlýleika sambandsins, sem gerir hvern tölvupóst að brú til sterkari tengsla.
Að ná tökum á óformlegum tjáningum í tölvupósti
Eftir að hafa fullkomnað uppbyggingarþætti óformlegs tölvupósts þíns, allt frá efnislínu til afskráningar, er mikilvægt að einbeita sér einnig að tjáningum sem innihalda innihald tölvupóstsins þíns. Ef þú velur réttar tjáningar getur tölvupósturinn þinn hljómað persónulegri og tryggt að punktur þinn komi skýrt fram án þess að tapa frjálslegum tóninum.
Taka þátt í viðbragðsstöðu
Segjum sem svo að þú hafir sent tölvupóst fyrir nokkrum dögum og hefur ekki enn fengið svar. Til að minna viðtakandann kurteislega á meðan þú heldur vingjarnlegum tón skaltu íhuga að nota setningar eins og:
- „Vona að þessi skilaboð finnist þér vel! Bara að skella þessu efst í pósthólfið þitt."
- „Vildi ganga úr skugga um að síðustu skilaboðin mín týndust ekki í uppstokkuninni!“
- „Fljótt að ýta á þetta - væri gaman að heyra hugsanir þínar þegar þú færð tækifæri.
Óformlega afsökunar
Ef þú ert sá sem er á bak við bréfaskipti er kurteislegt að viðurkenna seinkunina með léttri en einlægri afsökunarbeiðni:
- „Úbbs, það lítur út fyrir að svarið mitt hafi verið grafið! Takk fyrir þolinmæðina."
- „Biðst afsökunar á hægu svari – ég er bara að koma upp úr fjalli tölvupósta!“
- „Fyrirgefðu seinkunina, það hefur verið erilsamt hjá mér. Takk fyrir að bíða!”
Stingur upp á brýni án þrýstings
Þegar skilaboðin þín krefjast tafarlausrar athygli en þú vilt halda tóninum slaka, geta setningar eins og þessar hvatt til hraðari viðbragða án þess að auka álag:
- „Þegar þú hefur smá stund, þætti mér vænt um að fá inntak frá þér um þetta!
- „Ekkert að flýta sér, en ég myndi þakka hugsunum þínum um þetta fyrir föstudaginn ef mögulegt er.
Þegar þú samþættir óformlega tjáningu í tölvupóstinn þinn er mikilvægt að tryggja að þau séu í takt við hvernig þú átt samskipti í eigin persónu. Þessi samkvæmni hjálpar til við að velja ósvikinn og persónulegan tón. Mundu að markmiðið er að láta tölvupóstinn þinn hljóma persónulega hjá viðtakandanum og tryggja að fyrirætlanir þínar og tónn sé skýr og aðgengilegur.
Lokaskoðun áður en þú sendir óformlega tölvupóstinn þinn
Áður en þú ýtir á „senda“ í tölvupóstinum sem þú hefur búið til af vandvirkni er mikilvægt að fara í gegnum endanlegan gátlista. Þetta skref tryggir að skilaboðin þín séu ekki aðeins laus við villur heldur einnig fullkomlega stillt til að ná tilætluðum árangri. Hér að neðan eru nokkur nauðsynleg skref fyrir sendingu til að íhuga:
- Staðfestu upplýsingar um viðtakanda. Athugaðu netföng viðtakenda þinna. Lítil innsláttarvilla gæti þýtt að tölvupósturinn þinn fari afvega, gæti valdið ruglingi eða tengingu sem glatast.
- Viðhengi og tenglar. Gakktu úr skugga um að öll viðhengi séu með áður en þú sendir tölvupóstinn. Það er auðvelt að nefna viðhengi í líkamanum og gleyma að festa það. Á sama hátt skaltu ganga úr skugga um að allir tenglar sem þú lætur fylgja með séu réttar og virkir.
- Notaðu Cc/Bcc á viðeigandi hátt. Notaðu Carbon Copy (Cc) eiginleikann til að hafa aðra gagnsætt í samtalinu eða Blind Carbon Copy (Bcc) til að hafa aðra með næði. Þetta getur verið sérstaklega gagnlegt í óformlegum hópsamskiptum þar sem þú vilt halda upplýsingum sumra viðtakenda persónulegum.
- Prófarkalestu vandlega. Jafnvel í frjálsum tölvupóstum endurspegla skýr og rétt skrif þig vel. Gefðu þér smá stund til að fara yfir stafsetningu og málfræði. Einföld mistök geta dregið athyglina frá skilaboðunum þínum, svo reyndu að slípa tölvupóstinn þinn nógu mikið til að sýna að þér sé annt um smáatriðin. Til að tryggja að allt sé fullkomið skaltu íhuga að nota okkar skjalaendurskoðunarþjónusta til lokaathugunar.
- Viðbótarupplýsingar:
- Tímasetning tölvupósts þíns. Íhugaðu tímasetningu tölvupóstsins þíns. Það er kannski ekki besti kosturinn að senda seint á kvöldin eða snemma að morgni, allt eftir tímabelti viðtakandans og sambandinu þínu.
- Áminningar um eftirfylgni. Ef tölvupósturinn þinn krefst svars eða aðgerða gæti verið gagnlegt að setja áminningu fyrir sjálfan þig um að fylgja eftir. Þetta tryggir að ekkert detti í gegnum sprungurnar ef svar er ekki væntanlegt.
Með því að halda þig við þessi hagnýtu skref tryggirðu að hver tölvupóstur sem þú sendir sé laus við grunnvillur og fínstilltur fyrir jákvæð viðbrögð. Mundu að hvernig þú stjórnar tölvupóstsamskiptum þínum getur haft veruleg áhrif á persónuleg og fagleg samskipti þín. Það að gefa sér tíma til að fínstilla skilaboðin þín áður en þau eru send skipta öllu máli við að varðveita og bæta þessar tengingar.
Tækniráð fyrir áhrifarík tölvupóstsamskipti
Fyrir utan að ná tökum á listinni að innihalda tölvupóst, gegnir það lykilhlutverki í skilvirkum samskiptum að nýta alla möguleika tölvupósthugbúnaðarins þíns. Skoðaðu hagnýt tækniráð sem hagræða tölvupóststjórnun þinni og bæta svörun. Hvort sem þú ert að samræma þvert á tímabelti, staðfesta móttökur skilaboða eða skipuleggja pósthólfið þitt, munu þessar aðferðir gera þér kleift að sinna tölvupóstsamskiptum með meiri skilvirkni og auðveldari:
- Tímasetningar tölvupósta. Ef þú ert að vinna þvert á tímabelti eða ert með skilaboð sem eru ekki brýn, notaðu tímasetningareiginleika tölvupóstsins þíns til að senda hann á viðeigandi tíma. Þetta tryggir að tölvupósturinn þinn sé lesinn á þeim tíma sem hentar viðtakandanum.
- Nota leskvittanir. Fyrir mikilvægan tölvupóst þar sem þú þarft að staðfesta að skilaboðin þín hafi verið móttekin skaltu íhuga að nota leskvittanir. Hins vegar skaltu nota þennan eiginleika sparlega þar sem hann getur stundum talist ýtinn.
- Skipuleggja þræði. Haltu tölvupóstsamtölunum þínum snyrtilegum og auðvelt að fylgjast með þeim með því að skipuleggja þræði á réttan hátt. Þetta er sérstaklega gagnlegt í áframhaldandi umræðum við marga þátttakendur.
- Að búa til tölvupóstmöppur. Notaðu möppur til að flokka tölvupóstinn þinn. Þetta hjálpar til við að stjórna pósthólfinu þínu á skilvirkan hátt, sem gerir þér kleift að forgangsraða og auðveldlega nálgast geymd samskipti.
- Notaðu síur og merkimiða. Settu upp síur til að flokka tölvupóst sem berast sjálfkrafa í viðeigandi möppur og notaðu merki til að merkja tölvupóst eftir forgangi eða flokki, sem hjálpar til við að skila og svara hraðar.
- Aðgengi fyrir farsíma. Gakktu úr skugga um að tölvupóstur sé fínstilltur fyrir farsímaskoðun, með því að viðurkenna að margir sérfræðingar fá aðgang að tölvupósti sínum í farsímum. Prófaðu hvernig tölvupóstur birtist á minni skjám og tryggðu að viðhengi sé auðvelt að opna í snjallsímum og spjaldtölvum.
- Samþætting við önnur tæki. Bættu skilvirkni verkflæðis með því að samþætta tölvupóst við önnur verkfæri eins og dagatöl, verkefnastjóra eða CRM kerfi. Þetta hjálpar til við að búa til óaðfinnanlegt vistkerfi af framleiðniverkfærum sem bæta hvert annað upp.
- Öryggisráðstafanir. Innleiða öryggisráðstafanir eins og tveggja þátta auðkenningu og örugga lykilorðaaðferðir, sérstaklega mikilvægar í samhengi þar sem skipt er á viðkvæmum upplýsingum.
- Sjálfvirkni eiginleikar. Notaðu sjálfvirknieiginleika í tölvupóstkerfinu þínu til að senda venjubundin samskipti eins og afmælisóskir eða fundaráminningar, spara tíma og sérsníða samskipti þín.
Með því að nýta þessi tæknilegu tæki geturðu gert tölvupóstsamskipti þín skilvirkari, skipulagðari og móttækilegri og tryggt að öll skilaboð berist tilætluðum viðtakanda með tilætluðum áhrifum.
Dæmi um óformleg tölvupóst
Áður en við ljúkum skulum við skoða nokkur hagnýt dæmi um óformlegan tölvupóst. Þetta mun sýna hvernig á að nota óformlega tóninn og persónulega snertingu sem við höfum rætt, hvort sem það er að ná í vin eða eiga samskipti við samstarfsmann í hálfgerðu frjálslegu samhengi.
Dæmi 1 - Að ná í vin:
Efni: Fljótur gripur um helgina?
Hæ Alex!
Langt síðan við höfum sést! Hvernig hefurðu haft það? Ég var að hugsa um að við gætum fengið okkur kaffi á sunnudagseftirmiðdegi ef þú ert laus. Það er of langt síðan og ég myndi elska að heyra um nýja starfið þitt og allt hitt!
Láttu mig vita ef það virkar fyrir þig.
Skál,
Jamie
Dæmi 2 – Hálf frjálsleg fagleg eftirfylgni:
Efni: Snertandi grunnur á kynningu næstu viku
Hæ Pat,
Vona að þessi vika fari vel með þig! Mig langaði að snerta kynninguna næsta þriðjudag. Vantar þig sérstaka undirbúning frá okkar hlið? Einnig, ef þú ert til í það, gætum við kannski hringt í skyndi á mánudaginn til að ganga frá smáatriðum.
Takk,
Chris
Hvert dæmi endurspeglar afslappaða en ígrundaða nálgun við ritun. Mundu að lykillinn að áhrifaríkum óformlegum tölvupósti er að koma jafnvægi á vinalegan tón með skýrleika og samhengi við samhengi sambands þíns og viðfangsefnisins.
Niðurstaða
| Til hamingju með að hafa náð tökum á blæbrigðum óformlegra tölvupóstsamskipta! Þú ert nú vel undirbúinn að búa til tölvupósta sem koma skilaboðum þínum á skilvirkan hátt og styrkja persónuleg og fagleg tengsl. Óformleg tölvupóstsskrif krefjast jafnvægis á samtalstóni, persónulegri snertingu og fagmennsku. Hver tölvupóstur býður upp á tækifæri til að tengjast og skilja eftir varanleg áhrif. Haltu þig við meginreglurnar um skýrleika, þátttöku og viðeigandi, láttu þinn einstaka persónuleika skína innan marka siðareglur tölvupósts. Útbúinn með aðferðum frá því að undirbúa sannfærandi efnislínur til að velja fullkomna afskráningu, þú ert tilbúinn til að takast á við hvaða tölvupóstsamtöl sem er með sjálfstrausti. Haltu áfram að æfa þig, reyndu með mismunandi stíla og tryggðu að samskipti þín séu ósvikin og hugsi. Hér er til árangurs þíns við að breyta hverjum tölvupósti í brú fyrir þroskandi tengingar! |
