フォーマルな電子メールの書き方の複雑さは、特に馴染みのない相手に連絡する場合には、圧倒されることがよくあります。 しかし真実は、よく整理されたプロフェッショナルな電子メールの作成方法を知ることで、コミュニケーション スキルを大幅に向上させ、チャンスへの扉を開くことができるということです。 このガイドでは、件名から署名に至るまで、正式な電子メールの構成要素を明確にすることを目的としています。 この記事を読み終えるまでに、プロの基準に準拠し、すべてのやり取りを重要なものにする、効果的で光沢のある電子メールを作成するためのツールが手に入るでしょう。
正式なメールの構成
公式メールの構造は非公式メールと根本的に異なるわけではありませんが、より洗練されており、特定のエチケットに従っています。 正式な電子メールには通常、次の要素が含まれます。
- 件名。 電子メールの目的を要約した、簡潔で適切なタイトル。
- 正式な電子メールでの挨拶。 受取人に敬意を持って呼びかける寛大な冒頭。
- メール本文。 主な内容は論理的に構成されており、フォーマルな言葉を使用しています。
- 正式なメール終了。 丁寧で具体的な行動や反応を求める締めくくりの言葉。
- サイン。 サインオフには、通常、あなたのフルネームと、多くの場合、あなたの職業上の肩書きや連絡先情報が含まれます。
これらの要素を慎重に統合すると、正式な電子メールの有効性が向上し、読みやすくなり、期待される応答が得られる可能性が高くなります。
件名
件名はメールの見出しとして機能し、受信者の注意を引く上で重要な役割を果たします。 些細なことのように思えるかもしれませんが、その重要性を過小評価してはなりません。 件名を明確にすると、電子メールが開封され、タイムリーな応答が得られる可能性が大幅に高まります。
ちなみに、電子メールを送信する準備が完全に整うまでは、件名行の上にある指定受信者行に受信者の電子メール アドレスを入力しないことをお勧めします。 これにより、誤って未完成のメールを送信してしまうことを防ぐことができます。 Cc および Bcc 行を入力するときも、同じ警告を実行する必要があります。
件名は明確かつ簡潔にし、電子メールの内容のスナップショットをわずか 5 ～ 8 語で提供する必要があります。 これにより、受信者の注意を引くだけでなく、タイムリーな応答も促進されます。 件名なしで電子メールを送信しないように、電子メール本文とは別に指定された件名ボックスに必ず入力してください。
例：
- 編集者のポジションについての問い合わせを求めています。 この件名は、送信者が編集者の役職について尋ねていることを示しており、それが人事または編集チームに関連するものになります。
- 本日の欠席の説明。 この件名は、電子メールが欠席について話し合っていることを受信者に即座に伝え、マネージャーまたは教授からの迅速な応答を促します。
- 推薦状のリクエスト。 この行は、電子メールが推薦状に関するものであることを指定し、受信者に要求の性質と緊急性を促します。
- 奨学金申請に関するお問い合わせ。 メールが奨学金申請に関するものであることを明確にすると、学術機関や財務機関がメールを優先しやすくなります。
- 今週の会議の議題。 この件名により、電子メールに今後の会議の議題が含まれていることをチームまたは出席者にすぐに知らせることができます。
- 緊急: 今日、家族に緊急事態が発生しました。 「緊急」を使用し、緊急事態について具体的に説明することで、このメールは即時対応の優先度が高くなります。
- 金曜日のカンファレンスへの出欠確認が必要です。 これは、今後の会議について返信することの重要性を示し、受信者にすぐに会議を開くよう促します。
これらの例はそれぞれ、電子メールの主題を受信者に簡潔に説明しており、受信者がメッセージを読む優先順位を付けるのに役立ちます。 件名は、電子メールが到着したときに受信者が最初に目にするものであり、効果的なコミュニケーションにとって重要な要素となります。
挨拶
適切なフォーマルな電子メール挨拶文を選択することは、受信者に敬意を示すために不可欠です。 選択した挨拶は、電子メールの文脈と目的に一致し、その後の会話の雰囲気を効果的に設定する必要があります。 一般的に使用されるフォーマルなメール挨拶文をいくつか紹介します。
- 親愛なる[姓]様/夫人/博士/教授、
- おはよう/午後 [受信者の名前]、
- ご担当者様、
- ご挨拶、
- こんにちは、[受信者の名前] さん
適切な挨拶を選択することは、メッセージの残りの部分の最初のトーンを決定するため、非常に重要です。
例：
- 正式な用件でマイクおじさんに連絡している場合、適切な冒頭文は「親愛なるマイクおじさん…」です。
- 求人に関して潜在的な雇用主と連絡を取る場合は、「Dear Ms. Smith…」のような、よりフォーマルな挨拶が適切です。
- 以前会ったことのあるサラという名前のクライアントに連絡する場合は、「おはようございます、サラ…」と言うかもしれません。
- Alex という名前の専門家に電子メールを送信する際、ややカジュアルな内容にしたい場合は、「こんにちは、Alex…」が適切です。
- 名前も知らないグループに連絡を取る場合は、「ご挨拶」で十分です。
相手がわからない場合、「関係者各位」「ご挨拶」は形式的な挨拶に過ぎません。 ただし、電子メールを送信する相手の名前を特定し、可能であれば直接アドレスを指定することが常に望ましいです。
通常、電子メールの挨拶文の後にカンマが続きます。 ただし、非常にフォーマルな設定ではコロンを使用することもできます。 重要な点は、挨拶が礼儀正しく、対象となる聴衆に適切であることを確認することです。 電子メールでの挨拶文を慎重に選択することで、メッセージの調整が容易になるだけでなく、迅速で適切な応答を受け取る可能性も高まります。
メール本文
メールの主な内容はメール本文と呼ばれます。 通常は、単一のトピックまたは密接に関連する一連のトピックに焦点を当てます。 メール本文で最初にすべきことは、連絡の理由を明確にすることです。
メールの目的を明確にすると、受信者が内容を理解できるようになり、支援や返信が容易になります。 次のようなフレーズを使用してメールの目的を紹介できます。
- についてお聞きしたいのですが…
- 私は…への興味を表明するために書いています。
- …についてご連絡しています。
- 明確になることを願っています…
- リクエストしたいのですが…
- もっと詳しく知りたいのですが…
- 詳細を確認したいのですが…
- さらに詳しい情報を探しています…
これまで受信者とやり取りしたことがない場合は、主な関心事を述べる前に簡単に自己紹介をするのが礼儀です。
例：
- 専門的なネットワーキングの機会やコラボレーションの可能性を求める場合、適切な紹介が鍵となります。 次の例では、エミリーは明確に自己紹介し、ブラウン博士に電子メールを送信した理由を簡潔に説明しているため、彼女の意図をより直接的に理解できるようになります。
| 親愛なるブラウン博士へ 私は DEF Corporation のジュニア リサーチ アナリストの Emily Williams です。 私はナノテクノロジー分野でのあなたの研究を観察しており、私たちの機関間の協力の可能性について話し合いたいと思っています。 |
メールは簡潔にすることをお勧めします。 ほとんどの人はメールをすぐに読み終えることを好むため、不必要な開発は避けてください。
例：
- 家族の緊急事態のために仕事を休みたい場合は、状況を詳しく説明するのではなく、単に「家族に緊急事態が発生したため、その日休みを取る必要があります」と述べるだけでもよいでしょう。
プロ意識と礼儀をさらに高めるために、以前のメッセージに返信する場合は、感謝の表現でメールを始めることを検討してください。 「タイムリーなご返答に感謝します」や「ご連絡いただきありがとうございます」などのフレーズは、残りの会話に前向きな雰囲気を与えることができます。
終了
正式な電子メールの末尾は、特定のアクションを要求し、メールの送信者に感謝の意を表すセクションとして機能します。 リクエストと丁寧な言葉遣いのバランスをとることは、一般的に良い習慣です。 これは礼儀を示すだけでなく、肯定的な応答を受け取る可能性を高めます。 これらのフレーズは、さまざまな状況や電子メールの特定のコンテキストに合わせて調整できます。 使用できるものは次のとおりです。
- ご検討いただきありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。
- ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
- 一緒に仕事ができる機会を楽しみにしています。
- ご意見ありがとうございます; 大変感謝しております。
- この件に関して早急にご対応いただければ幸いです。
- 私のメールを読んでいただきありがとうございます。
- さらに詳しい情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
- ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。
- ご協力をよろしくお願いいたします。
- コラボレーションの可能性に興奮しており、さらに話し合いをさせていただきたいと思っています。
正式なメールの冒頭が会話全体の雰囲気を決めるのと同じように、結論セクションも印象に残り、将来のやり取りの準備を整える上で重要な役割を果たします。
例：
- この例のコンテキストでは、エミリー ウィリアムズはブラウン博士との協力を提案し、タイムリーな応答を得ることを目指しています。 これを達成するために、彼女は返信を希望する日付を指定し、質問があれば答えると申し出て、丁寧な署名でメールを終了します。 このようにして、彼女は次のように、正式なメールの構造化された丁寧な結び目を作成します。
| 近い将来、コラボレーションの可能性を探るための会議を開催できればと思っています。 さらにご相談いただける場合は、20 月 XNUMX 日までにご連絡ください。 ご質問がある場合、または追加情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。 この件にご配慮いただきありがとうございます。一緒に仕事ができる機会を楽しみにしています。 宜しくお願いします、 エミリー・ウィリアムズ |
これは、エミリー・ウィリアムズが協力の可能性についての要求を明確に述べていると同時に、ブラウン博士が彼女の電子メールを読んで返信する時間を与えてくれたことに感謝の意を表明しているため、効果的な正式な電子メールの締めくくりです。
署名
適切な挨拶文を選択することで電子メールの準備が整うのと同じように、適切な正式な電子メール署名を選択することも同様に重要です。 署名は結びの言葉として機能し、メッセージ全体に敬意を持った雰囲気を醸し出します。 また、受け取り手に与える印象に影響を与える最後のタッチも提供します。
さまざまな状況に適応できる、一般的に使用される丁寧でフォーマルな電子メール署名には次のようなものがあります。
- 丁重に、
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- おかげで再び、
- 敬具、
- 敬具
- 宜しくお願いします、
- 感謝と、
- 敬具、
電子メールの署名の形式については、従うべきベスト プラクティスがいくつかあります。 署名については常に新しい段落を開始し、名前については別の段落を開始してください。 正式なコミュニケーションでは、姓名両方で署名することをお勧めします。 組織を代表して書いている場合は、自分の名前の下に組織の名前を表示する必要があります。
これらのガイドラインに従うことで、電子メールが最初から最後までプロフェッショナルで丁寧なものであることが保証され、好意的な応答を受け取る可能性が高まります。
例：
| プロジェクトにご協力いただきありがとうございます。 あなたの専門知識は非常に貴重であり、私たちの継続的な協力を楽しみにしています。 最高の願い、 ジョン・スミス ABC エンタープライズ、プロジェクト マネージャー |
彼の正式な署名「ご多幸をお祈りします」と彼の役職を含めることで、電子メール全体のプロフェッショナルな雰囲気がさらに高まります。 これにより、継続的なポジティブな相互作用の準備が整えられます。
送信ボタンを押す前に、正式なメールを作成するためのヒント
完了です。正式なメールを送信する準備がほぼ整いました。 ただし、ちょっと待ってください。[送信] ボタンをクリックする前に、すべてが整っていることを確認してください。 電子メールが洗練され、プロフェッショナルで、間違いがないことを確認することが重要です。 うまく作成されたメールは、メッセージを効果的に伝えるだけではありません。 また、将来のやり取りの雰囲気を設定し、永続的な印象を残します。 スペルや文法などの基本から、口調やタイミングなどのより微妙な要素まで、すべての基本をカバーする包括的なチェックリストを次に示します。
- 校正. [送信] をクリックする前に、必ずスペルと文法を確認してください。 このプロセスをより簡単かつ正確にするには、次の使用を検討してください。 私たちの校正ツール すべてが順調であることを確認するために。
- プロフェッショナルなメールアドレスを使用してください。 メールアドレスが次のような専門的な形式で添付されていることを保証します。 [メール保護]。 「」のような非公式または不適切な電子メール アドレスの使用は避けてください。[メール保護]。 '
- 説明的な件名。 件名はメールの内容をわかりやすく示し、受信者がメールを開いたくなるようにする必要があります。
- トーンをチェックします。 特にデリケートな問題や複雑な問題について話し合うときは、プロフェッショナルで敬意を持った口調を心がけてください。
- 署名ブロック。 正式な署名ブロックにフルネーム、役職、連絡先情報を含めると、プロフェッショナルな印象を与え、フォローアップが容易になります。
- 添付ファイルを確認します。 必要な書類がすべて添付されているか、特にメール本文に記載されている場合は再確認してください。
- それは時間通りです。 メールのタイミングを考慮してください。 必要な場合を除き、深夜や週末にビジネスメールを送信することは避けてください。
- 箇条書きや番号付けを使用します。 多くの情報やリクエストを含むメールの場合は、読みやすくするために箇条書きや番号付きリストを使用します。
- 承認を求めます。 メールが重要な場合は、受信確認を求めることを検討してください。
- CcとBccを管理する。 追加の受信者を表示するには Cc を使用し、他の受信者を非表示にするには Bcc を使用します。 メールに複数の関係者が関与する場合は、それらを含めます。
- ハイパーリンク。 すべてのハイパーリンクが機能し、正しい Web サイトまたはオンライン リソースにアクセスできることを保証します。
- モバイル対応。 多くの人が外出先でメールをチェックしているため、モバイル デバイスでメールがどのように表示されるかを確認してください。
これらのボックスにチェックを入れたら、正式なメールで自信を持って [送信] ボタンを押すことができます。
正式な電子メールの例
今日、電子メールによるコミュニケーションは、特に専門的な現場では不可欠なスキルです。 指導教員に連絡を取る場合でも、就職の機会について尋ねる場合でも、短く明確で専門的な形式の電子メールを作成できる能力は、生産的な関係を築くための準備を整えることができます。 何を含めるべきか、何を含めないかを知ることで、メッセージの受け取り方が大きく変わります。 独自の電子メールの準備を支援するために、以下に、自分の通信のテンプレートまたはインスピレーションとして使用できる正式な電子メールの簡単な例を示します。
- 例1： 指導教員に連絡する正式な電子メール。
- 例2： 雇用機会について問い合わせる正式なメール。
まとめ
| フォーマルな電子メールの書き方をマスターすると、新たな機会への扉が開き、専門的なコミュニケーション スキルが向上します。 このガイドでは、説得力のある件名から丁寧な署名に至るまで、重要な各要素について説明しています。 この知識を身につければ、プロフェッショナルの標準に準拠した、効果的でよく構成されたフォーマルな電子メールを作成する準備が整います。 すべてのやり取りを重要なものにするための十分な準備が整っていることを認識して、自信を持って [送信] ボタンを押してください。 |
