არაფორმალური ელ.ფოსტის დაუფლება: ძირითადი და ეტიკეტი

იქნება ეს მეგობართან შეხება თუ კოლეგასთან ურთიერთობა ნაკლებად ფორმალურ კონტექსტში, ელექტრონული ფოსტის არაფორმალური კომუნიკაციის ხელოვნების დაუფლება შეიძლება გახადოს თქვენი გაცვლა უფრო ეფექტური და სასიამოვნო. ჩვენს ჰიპერ-დაკავშირებულ სამყაროში ელფოსტა არა მხოლოდ პროფესიული მიმოწერის ფორმაა, არამედ ხიდი უფრო პირადი ურთიერთობისთვის. ამიტომაც არაფორმალური ელ.ფოსტის ნიუანსების გაგება გადამწყვეტია.

ამ სახელმძღვანელოში ჩვენ შევისწავლით ყველაფერს, რაც თქვენ უნდა იცოდეთ საინტერესო, პატივისცემის და შესაბამისი არაფორმალური ელფოსტის მომზადების შესახებ. სწორი ტონისა და თემის ხაზების არჩევიდან დაწყებული, რომელიც ყურადღებას იპყრობს, მისალმებებისა და ხელმოწერების დახვეწილობამდე, რომლებიც აკავშირებს თქვენს მკითხველებს — იქნება ისინი ახლო მეგობრები თუ უბრალოდ ადამიანები, რომლებსაც უფრო შემთხვევით იცნობთ. ჩვენ ასევე ჩავუღრმავდებით საერთო ხარვეზებს, რათა თავიდან ავიცილოთ, რათა თქვენი ელფოსტა ყოველთვის სწორ ნოტაში მოხვდეს. გარდა ამისა, თქვენ იპოვით პრაქტიკულ რჩევებს ელ.ფოსტის ტექნოლოგიის გამოყენების შესახებ თქვენი კომუნიკაციის გლუვი და ორგანიზებული შესანარჩუნებლად.

მზად ხართ დაწეროთ ელ.წერილი, რომელიც გადმოსცემს თქვენს შეტყობინებას და გააძლიერებს თქვენს კავშირებს? Დავიწყოთ!

არაფორმალური ელ.ფოსტის საჭიროებები

არაფორმალურ ელფოსტას ახასიათებს საუბრის ტონი, რაც მას ბუნებრივ არჩევანს აქცევს ადამიანებთან კომუნიკაციისთვის, რომლებსაც კარგად იცნობთ, როგორიცაა მეგობრები, ოჯახი ან კოლეგები, რომლებსაც იცნობთ. სტრუქტურირებული და ხშირად მკაცრი ფორმატისგან განსხვავებით ა ოფიციალური ელფოსტა, არაფორმალური ელ.წერილი მიბაძავს ყოველდღიურ მეტყველებას და მხარს უჭერს უფრო მოდუნებულ ქცევას. ქვემოთ მოცემულია არაფორმალური ელ.ფოსტის ძირითადი კომპონენტები:

• სათაური. ადგენს თქვენი ელ.ფოსტის ტონს და მიზანს. ეს უნდა იყოს თვალწარმტაცი, მაგრამ პირდაპირი, რაც ასახავს თქვენი გზავნილის შემთხვევით ბუნებას.
• მივესალმოთ. დაიწყეთ თქვენი ელ.წერილი პირადი შენიშვნით. მოარგეთ თქვენი მისალმება, რათა ასახავდეს თქვენს ურთიერთობას მიმღებთან.
• სხეულის ტექსტი. თქვენი გზავნილის არსი არის ის, სადაც თქვენ გამოხატავთ თქვენს აზრებს ნათლად და ლაკონურად. შეინახეთ ის მიმზიდველი და უშუალოდ მიმღებისთვის.
• დახურვა თბილი ნიშანი, რომელიც ემთხვევა თქვენი მთელი შეტყობინების ტონს.
• ხელმოწერა. მარტივი სახელის ხელმოწერა, ან უფრო პერსონალიზებული დახურვა, რაც დამოკიდებულია თქვენს ურთიერთობაზე მიმღებთან.

ძირითადი მოსაზრებები არაფორმალური ელ.წერილებისთვის

მოდუნებული სტილით წერა არ ნიშნავს ყველა წესის მიტოვებას. სიცხადისა და დაფიქრების შენარჩუნება გადამწყვეტია, განსაკუთრებით იმის გათვალისწინებით, თუ როგორ შეიძლება გამოჩნდეს თქვენი სიტყვები პირისპირ კომუნიკაციის არავერბალური ნიშნების გარეშე. თქვენი ელ. ფოსტის თითოეული ელემენტი, სათაურიდან ხელმოწერამდე, უნდა იყოს ყურადღებით მომზადებული თქვენი აუდიტორიის გათვალისწინებით, რათა უზრუნველყოფილი იყოს თქვენი გზავნილი დაკავშირებული და პატივისცემით.

გარდა ამისა, შემთხვევით წერილებშიც კი, მნიშვნელოვანია შეინარჩუნოთ პროფესიონალიზმი, სადაც საჭიროა, არაფორმალურობის დონის ადაპტირება მიმღებზე დაყრდნობით და შესაბამისი ტონის შერჩევა. ეს ბალანსი უზრუნველყოფს, რომ სანამ თქვენი ელფოსტა პერსონალური და პირდაპირია, ის დარჩება შესაფერისი დანიშნულებისამებრ. ამ ძირითადი ასპექტების გააზრება ამზადებს უფრო ეფექტური კომუნიკაციისთვის მშვიდი, მაგრამ გააზრებული გზით.

თემის ხაზი: თქვენი ელფოსტის პირველი შთაბეჭდილება

სათაურის ხაზი მოქმედებს როგორც თქვენი ელ.ფოსტის სათაური, რომელიც მნიშვნელოვან როლს ასრულებს, რადგან ეს არის პირველი ელემენტი, რომელსაც თქვენი მიმღები დაინახავს. მისმა ეფექტურობამ შეიძლება დიდად იმოქმედოს თქვენი ელ.ფოსტის დაუყოვნებლივ გახსნაზე თუ შეუმჩნევლად. ფორმალური ელფოსტისგან განსხვავებით, რომელიც მოითხოვს სერიოზულ ტონს, არაფორმალური ელფოსტა იძლევა უფრო კრეატიულობისა და პერსონალიზაციის საშუალებას, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც გამგზავნი და მიმღები იცნობენ. აქ მოცემულია რამდენიმე რჩევა ეფექტური თემის ხაზების მოსამზადებლად:

• იყავით ჩართული. გამოიყენეთ ცოცხალი ტონი, რომელიც ასახავს თქვენს ურთიერთობას მიმღებთან. კარგად შერჩეულმა საგანმა შეიძლება გამოიწვიოს ინტერესი და წაახალისოს მიმღები წაიკითხოს შემდგომი.
• იყავი მკაფიო და ლაკონური. თუნდაც ჩვეულებრივი ტონით, სიცხადე არის მთავარი. დარწმუნდით, რომ სათაურის ხაზი ზუსტად ასახავს თქვენი ელ.ფოსტის შინაარსს.
• ჩართეთ პირადი შტრიხები. საზიარო მეხსიერების ან შინაგანი ხუმრობის გამოყენებამ შეიძლება სათაურის ხაზში იგრძნოს ექსკლუზიური და მორგებული, რაც განსაკუთრებით ეფექტურია ახლო კონტაქტებში.

არაფორმალური თემის მაგალითები

მეგობრისთვის ან ახლო კოლეგისთვის:

• "გამოიცანი ვინ დაბრუნდა ქალაქში?"
• "კინო საღამო ამ პარასკევს?"
• "დროა ჩვენი წლიური საგზაო მოგზაურობისთვის!"

მათთვის, ვისაც ნაკლებად ფორმალურად იცნობთ:

• "სწრაფი შეკითხვა ჩვენი პროექტის შესახებ მომავალ კვირას"
• "ამ ოთხშაბათს შესაძლებელია ყავის სასაუბროდ?"
• "განახლება გუნდის გასვლის დეტალების შესახებ"

სათაურის არჩევანი დიდწილად დამოკიდებულია თქვენს ურთიერთობაზე მიმღებთან და თქვენი შეტყობინების კონტექსტზე. ყოველთვის ეცადეთ დააბალანსოთ ნაცნობობა და მიზანშეწონილობა, დარწმუნდით, რომ თქვენი ელ.წერილი მიმზიდველია, მაგრამ პატივს სცემს მიმღების მოლოდინებს.

როგორ გადავიდეთ ოფიციალურიდან არაფორმალურ ტონზე

რაც უფრო კომფორტული გახდებით არაფორმალური ელ.ფოსტის კომპონენტებთან და საინტერესო თემის ხაზების შემუშავებით, ასევე მნიშვნელოვანია იმის გაგება, თუ როგორ უნდა გადახვიდეთ ფორმალურიდან არაფორმალურ ტონზე. ეს უნარი განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მათთვის, ვინც გამოიყენება უფრო ფორმალურ გარემოში, მაგრამ მათ უნდა შეცვალონ კომუნიკაციის სტილი ურთიერთობისა და კონტექსტის საფუძველზე. აქ მოცემულია რამდენიმე რჩევა, რომელიც დაგეხმარებათ თქვენი ტონის სათანადოდ ადაპტირებაში, რაც უზრუნველყოფს თქვენი ელ. ფოსტის რეზონანსს მიმღებთან:

• აუდიტორიის გაგება. პირველი ნაბიჯი გადაწყვეტილების მიღებისას, გამოიყენო ფორმალური თუ არაფორმალური ტონი არის განიხილოს თქვენი ურთიერთობა მიმღებთან. ეს კოლეგაა, რომელსაც იცნობთ, თუ ახალი კონტაქტი? პასუხი თქვენს ტონს წარმართავს.
• დაიწყეთ ნახევრად ფორმალური ტონით. თუ არ ხართ დარწმუნებული, დაიწყეთ ნახევრად ფორმალური ტონით. თქვენ შეგიძლიათ თანდათან უფრო არაფორმალური გახდეთ საუბრის წინსვლისა და სხვისი კომფორტის შეფასებისას ჩვეულებრივი ენით.
• გამოიყენეთ არაფორმალური ენა თავდაპირველად. თანდათანობით შემოიტანეთ არაფორმალური გამონათქვამები და ჟარგონი. ზედმეტად შემთხვევითი მიდგომით დაწყება შეიძლება უშედეგო იყოს; უფრო ადვილია თქვენი ტონის მოდუნება გვიან, ვიდრე უფრო ფორმალური გახადოთ.
• ასახეთ მიმღების ტონი. სასარგებლო სტრატეგია არის მიმღების მიერ გამოყენებული ტონის ასახვა. ამან შეიძლება ბუნებრივად წარმართოს თქვენი ენის არჩევანი და უზრუნველყოს, რომ დარჩეთ ფორმალურობის ან არაფორმალურობის იმავე დონეზე.
• გაითვალისწინეთ კონტექსტი. მაშინაც კი, თუ მიმღებს კარგად იცნობთ, თქვენი ელ. ფოსტის კონტექსტი შეიძლება მოითხოვდეს უფრო ოფიციალურ ან თავშეკავებულ ტონს. მაგალითად, პროფესიული საკითხების განხილვამ შეიძლება მოითხოვოს ფორმალობაზე დაბრუნება.

ამ ინსტრუქციების დაცვა დაგეხმარებათ შეუფერხებლად გადახვიდეთ ოფიციალურიდან არაფორმალურ ტონზე, იმის უზრუნველსაყოფად, რომ თქვენი ელფოსტა ყოველთვის სათანადოდ იყოს გაწერილი.

არაფორმალური ელ. ფოსტის მისალმებები: პირადი კავშირის დამყარება

სწორი მისალმების არჩევა არაფორმალურ ელ.წერილში არის გასაღები თქვენი შეტყობინების ტონის დასაყენებლად. არაფორმალურ კომუნიკაციებში ენა ხშირად ასახავს ყოველდღიურ საუბრებს, რაც სხვადასხვა შემოქმედებითი მისალმების საშუალებას იძლევა. აი, როგორ დაიწყოთ თქვენი ელ.წერილი პირადი გემოვნებით:

• თქვენი მიდგომის პერსონალიზაცია. დაიწყეთ მისალმებით, რომელიც ასახავს თქვენს ურთიერთობას მიმღებთან და თქვენი შეტყობინების კონტექსტს. ეს შეიძლება მერყეობდეს მარტივი „გამარჯობა“-დან უფრო მხიარულ ან ინტიმურ გამონათქვამებამდე.
• მოქნილობა პუნქტუაციაში. ფორმალური ელფოსტისგან განსხვავებით, რომელსაც ჩვეულებრივ აქვს მძიმით მისალმების შემდეგ, არაფორმალური ელფოსტა საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ ძახილის ნიშნები მღელვარების საჩვენებლად ან საერთოდ გამოტოვოთ პუნქტუაციის ნიშნები უფრო მოდუნებული შეგრძნებისთვის.
• ჰკითხეთ მათ შესახებ. მილოცვის ნაწილის სახით ხშირია კითხვა მიმღების კეთილდღეობის შესახებ. ეს მატებს თბილ, პირად შეხებას, თუმცა ეს არ არის საჭირო.
• იფიქრეთ თქვენს რეალურ ურთიერთობაზე. აირჩიეთ მისალმება, რომელიც ემთხვევა იმას, თუ როგორ ესაუბრებოდით ადამიანს რეალურ ცხოვრებაში. ეს დაგეხმარებათ იმის უზრუნველსაყოფად, რომ თქვენი დაწერილი სიტყვები ასახავს თქვენს ჩვეულებრივ სიტყვიერ კომუნიკაციას, რაც ხელს უწყობს ნამდვილ კავშირს. დაარეგულირეთ ფორმალობა იმ პიროვნების ნაცნობობისა და თქვენი ელფოსტის მიზნის საფუძველზე.

არაფორმალური ელექტრონული ფოსტის მისალმების მაგალითები

ახლო მეგობრებისთვის ან კოლეგებისთვის:

• „ჰეი მაქს! Დიდი ხანი არ ნახვა."
• "რა ხდება, კლერ?"
• "ჰოლა მარკო, როგორ არის საქმე?"

ნაცნობებისთვის ან ნაკლებად ფორმალური პროფესიული კონტაქტებისთვის:

• "გამარჯობა სემ, იმედია ყველაფერი კარგადაა."
• "გამარჯობა პეტ, ერთი წუთი გაქვს?"
• "მიხარია შენი მოსმენა, ალექს!"

საუკეთესო მისალმებები არის ის, რაც მიმღებს აგრძნობინებს დაფასებას და დაფასებას, ხოლო თქვენი მესიჯის დანარჩენი ეტაპის შექმნისას. თუ ოდესმე ეჭვი გეპარებათ თქვენი მისალმების ფორმალურობასთან დაკავშირებით, იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ ურთიერთობთ პირადად და მიეცით საშუალება ამით იხელმძღვანელოს თქვენი სიტყვების არჩევით.

არაფორმალური ელფოსტის სხეულის მომზადება

არაფორმალური ელ.ფოსტის ტექსტი არის თქვენი შესაძლებლობა პირდაპირი და პირადი გზით კომუნიკაციისთვის. აქ თქვენ ასახავთ თქვენი ელ.ფოსტის მიზანს სასაუბრო ტონის გამოყენებით, რომელიც ადარებს პირისპირ ინტერაქციას. შეეცადეთ შეინახოთ ეს განყოფილება ლაკონური - იდეალურად 200 სიტყვით ნაკლები - რათა უზრუნველყოთ ის დარჩეს პირდაპირი და მიმზიდველი.

ეფექტური კომუნიკაციის სტრატეგიები

იმის უზრუნველსაყოფად, რომ თქვენი გზავნილი იყოს გავლენიანი და მიმზიდველი, მნიშვნელოვანია გამოიყენოთ კონკრეტული საკომუნიკაციო სტრატეგიები. ეს სტრატეგიები დაგეხმარებათ ნათლად გამოხატოთ თქვენი აზრები და შეინარჩუნოთ მიმღების ინტერესი მთელი ელფოსტის განმავლობაში. გასათვალისწინებელია რამდენიმე ძირითადი ტაქტიკა:

• დაიწყეთ პირდაპირ და ჩაერთეთ სწრაფად. დაიწყეთ თქვენი გზავნილი ძირითადი პუნქტით ან პირადი განახლებით, რათა დაუყოვნებლივ ჩართოთ მკითხველი. გამოიყენეთ ფრაზები, როგორიცაა "უბრალოდ მეგონა გამეზიარებინა..." ან "დიდი ხანი გავიდა, ამიტომ მივხვდი, რომ დაგიჭერდი..."
• მოარგეთ თქვენი შეტყობინება. შეცვალეთ თქვენი ენა და შინაარსი მიმღებთან თქვენი ურთიერთობისა და კონტექსტის მიხედვით. არაფორმალური ბუნება პირადი შეხების საშუალებას იძლევა, ასე რომ, თავისუფლად შეიყვანეთ მსუბუქი კომენტარები ან შესაბამისი ემოციები, განსაკუთრებით ახლო მეგობრებთან ან ნაცნობ ადამიანებთან ურთიერთობისას.
• შეინახეთ ის აქტუალური და მოდუნებული. მიუხედავად იმისა, რომ ტონი უნდა დაიბრუნოს, დარწმუნდით, რომ თქვენი შეტყობინების თითოეულ ნაწილს აქვს მიზანი. მოერიდეთ თემის მიღმა გადახვევას, მაგრამ პირადი ანეკდოტის ან ემოციის ჩართვამ შეიძლება გააუმჯობესოს მკითხველის ჩართულობა და უფრო ნათლად გადმოგცეთ თქვენი გრძნობები.
• ვიზუალები და ემოციები. კონტექსტში, სადაც ეს მიზანშეწონილია, როგორიცაა შეტყობინებები მეგობრებისთვის ან უფრო მშვიდი საქმიანი კომუნიკაციები, სურათების ან emojis-ის დამატებამ შეიძლება თქვენი ელფოსტა უფრო მეგობრული და გამოხატული გახადოს.
• დაიმახსოვრე "BARC" გზაზე დარჩენისთვის. გამოიყენეთ ეს აკრონიმი, როგორც სწრაფი ჩამონათვალი არაფორმალური ელფოსტისთვის:
  • მოკლე. შეინახეთ ის ლაკონური, მაგრამ ინფორმატიული.
  • აუდიტორია. ყოველთვის გაითვალისწინეთ ვის წერთ.
  • შესაბამისი. დარჩით თემაზე, რომ მკითხველი ჩაერთოს.
  • შემთხვევითი. შეინარჩუნეთ მშვიდი ტონი, რომელიც ასახავს თქვენს ურთიერთობას.

ამ სტრატეგიების განხორციელება დაგეხმარებათ შექმნათ სხეულის ტექსტი, რომელიც არა მხოლოდ ეფექტურად გადმოსცემს თქვენს მესიჯს, არამედ კარგად ეხმიანება თქვენს აუდიტორიას, გააძლიერებს თქვენს კავშირს ბრწყინვალე კომუნიკაციის საშუალებით.

გავრცელებული შეცდომები, რომლებიც თავიდან უნდა იქნას აცილებული არაფორმალურ წერილებში

საინტერესო არაფორმალური ელ.ფოსტის მომზადების ნიუანსების შესწავლის შემდეგ, მნიშვნელოვანია იცოდეთ ის ხარვეზები, რომლებმაც შეიძლება შეამცირონ თქვენი შეტყობინების ეფექტურობა. ამ საერთო შეცდომების თავიდან აცილება დაგეხმარებათ იმის გარანტიას, რომ თქვენი არაფორმალური ელ.წერილი დააკმაყოფილებს სწორ ბალანსს მეგობრულ და პროფესიონალს შორის:

• ჟარგონის გადაჭარბებული გამოყენება. მიუხედავად იმისა, რომ სავსებით მისაღებია ჟარგონის გამოყენება ახლო მეგობრებთან ურთიერთობისას, ფრთხილად იყავით მის სხვა კონტექსტში გამოყენებისას. გადაჭარბებულმა ჟარგონმა შეიძლება დააბნიოს თქვენი მესიჯი და არაპროფესიონალურად გამოიყურებოდეს. იბრძოლეთ ბალანსისთვის, რომელიც ინარჩუნებს სიცხადეს, ზედმეტი მკაცრი არყოფნის გარეშე.
• ზედმეტად შემთხვევით ყოფნა. არაფორმალურობა არ უნდა ნიშნავდეს პროფესიონალიზმის ნაკლებობას. მნიშვნელოვანია შეაფასოთ შემთხვევითობის დონე, რომელიც შეესაბამება თქვენს ურთიერთობას მიმღებთან. მიუხედავად იმისა, რომ მშვიდი ტონი შესაფერისია ახლო კონტაქტებისთვის, მხარი დაუჭირეთ უფრო სტრუქტურირებულ მიდგომას პროფესიონალ ნაცნობებს ან მათ, ვისაც კარგად არ იცნობთ ელექტრონული ფოსტის გაგზავნისას.
• ტონის გაუგებრობა. პირისპირ მინიშნებების ნაკლებობა ნიშნავს, რომ თქვენი სიტყვები ფრთხილად უნდა იყოს შერჩეული, რათა თავიდან იქნას აცილებული არასწორი ინტერპრეტაცია. ის, რაც შეიძლება პირადად იუმორისტულად ან სარკასტული ჩანდეს, ხშირად შეიძლება არასწორად იქნას გაგებული წერილობითი ფორმით. როდესაც ეჭვი გეპარებათ, აირჩიეთ სიცხადე ვიდრე ჭკუა, რათა უზრუნველყოთ თქვენი ჭეშმარიტი განზრახვის კომუნიკაცია.
• იუმორის არასათანადო გამოყენება. იუმორს შეუძლია გააუმჯობესოს ელ.წერილი, გახადოს მისი წაკითხვა უფრო სასიამოვნო, მაგრამ შეუსაბამო ხუმრობები ან კომენტარები შეიძლება უკუშედეგი იყოს. ყოველთვის გაითვალისწინეთ მიმღების ისტორია, პრეფერენციები და თქვენი ურთიერთობის ბუნება, სანამ თქვენს ელ.წერილს იუმორს დაუმატებთ.
• ელფოსტის ხანგრძლივობისა და დროის იგნორირება. ხანგრძლივმა ელფოსტამ შეიძლება შეასუსტოს თქვენი გზავნილის გავლენა, განსაკუთრებით არაფორმალურ კონტექსტში, სადაც ლაკონურობა დაფასებულია. შეინახეთ თქვენი ელ.წერილი ლაკონური და ზუსტი. გარდა ამისა, გაითვალისწინეთ თქვენი ელ.ფოსტის გაგზავნის დრო. არასასწრაფო ელფოსტის გაგზავნა გვიან ღამით ან შაბათ-კვირას შეიძლება არ იყოს იდეალური, რადგან ამან შეიძლება ხელი შეუშალოს მიმღების პერსონალურ დროს.

ამ საერთო შეცდომებისგან თავის არიდებით, შეგიძლიათ გააუმჯობესოთ თქვენი არაფორმალური ელ.ფოსტის კომუნიკაციების ეფექტურობა, რაც მათ უფრო კარგად მიიღებს და თქვენი პროფესიული ურთიერთობების მთლიანობას შეინარჩუნებთ.

სრულყოფილი არაფორმალური ელ.ფოსტის ხელმოწერის შექმნა

თქვენი არაფორმალური ელფოსტის ეფექტურად დასრულება არა მხოლოდ აძლიერებს თქვენი მთელი შეტყობინების ტონს, არამედ ტოვებს ხანგრძლივ შთაბეჭდილებას. საქმიანი ელ.წერილების უფრო ოფიციალური დასკვნებისაგან განსხვავებით, არაფორმალურმა ხელმოწერებმა შეიძლება მოიტანოს პირადი სითბო და კრეატიულობა, რაც ხაზს უსვამს სიახლოვის და პირადი შეხების გრძნობას. განიხილეთ ეს წინადადებები ეფექტური ელ.ფოსტის დახურვის შესაქმნელად, როდესაც ასახავთ თქვენი ურთიერთობების სითბოსა და პიროვნებას:

• გონივრულად აირჩიეთ ხელმოწერა. მოარგეთ თქვენი დახურვა მიმღებთან თქვენი ურთიერთობისა და ელფოსტის კონტექსტის მიხედვით. გამოხატეთ ენთუზიაზმი, შესთავაზეთ კეთილი სურვილები ან გამოხატეთ მადლიერება სიტუაციის მიხედვით:
  • "ვერ ველოდები ჩვენს შაბათ-კვირის თავგადასავალს!"
  • "დარჩით შესანიშნავად!"
  • "მილიონი მადლობა დახმარებისთვის!"
• თქვენი ხელმოწერის პერსონალიზაცია. თქვენი ხელმოწერა შეიძლება გასცდეს მხოლოდ თქვენს სახელს და შეიცავდეს პირად შეხებას ან სენტიმენტს, რომელიც ასახავს თქვენი ურთიერთობის ბუნებას:
  • "ჩახუტება, [შენი სახელი]"
  • "სიყვარულით, [შენი სახელი]"
  • "გაგიმარჯოს, [შენი სახელი]"
• გაფორმების მაგალითები:
  • ახლო მეგობრისთვის. „მოუთმენლად ველოდები თქვენი ყველა სიახლეს! გაუფრთხილდი, [შენი სახელი]”
  • დახმარების მიღების შემდეგ. ”ნამდვილად ვაფასებ თქვენს დახმარებას დღეს! შენ მაშველი ხარ. საუკეთესო, [შენი სახელი]”
  • შემთხვევითი გაცნობისთვის. „გმადლობთ დღევანდელი ჩეთისთვის. Იმედი მაქვს მალე გნახავ! გაიხარე, [შენი სახელი]”
• თანმიმდევრულობა მნიშვნელოვანია. დარწმუნდით, რომ დახურვა ემთხვევა თქვენი ელ.ფოსტის საერთო ტონს. ცოცხალი დახურვა ავსებს მხიარულ სხეულს, აუმჯობესებს შეტყობინების თანმიმდევრულობას.
• ხელმოწერის ან ხელმოწერის არჩევა. ყველა ელფოსტა არ მოითხოვს ხელმოწერას და ხელმოწერას. კონტექსტიდან და ადრესატის ნაცნობობიდან გამომდინარე, ზოგჯერ საკმარისია უბრალო „მადლობა“ ან „მალე გნახავ“.

თქვენი ელ.ფოსტის არაფორმალური დასასრულების გააზრებულად შექმნით, თქვენ დარწმუნდებით, რომ თქვენი შეტყობინებები კარგად არის მიღებული და დატოვებს პოზიტიურ, ხანგრძლივ შთაბეჭდილებას. ხელმოწერა არის თქვენი საბოლოო შესაძლებლობა, ასახოთ თქვენი ურთიერთობის ტონი და სითბო, რაც თითოეულ ელ.წერილს ხიდად აქცევს უფრო მყარ კავშირებს.

ელფოსტის არაფორმალური გამონათქვამების დაუფლება

თქვენი არაფორმალური ელ.ფოსტის სტრუქტურული ელემენტების სრულყოფის შემდეგ, სათაურის ხაზიდან ხელმოწერამდე, გადამწყვეტია ფოკუსირება იმ გამონათქვამებზე, რომლებიც ავსებს თქვენი ელ.ფოსტის შინაარსს. სწორი გამონათქვამების არჩევამ შეიძლება გახადოს თქვენი ელ.წერილი უფრო პერსონალურად და უზრუნველყოს თქვენი აზრი მკაფიოდ გამოხატული, ჩვეულებრივი ტონის დაკარგვის გარეშე.

საპასუხო ჩართვა

დავუშვათ, რომ თქვენ გაგზავნეთ ელ.წერილი რამდენიმე დღის წინ და ჯერ არ მიგიღიათ პასუხი. იმისათვის, რომ ადრესატს თავაზიანად შეახსენოთ მეგობრული ტონის შენარჩუნებისას, გამოიყენეთ ისეთი ფრაზები, როგორიცაა:

• ”იმედი მაქვს, რომ ეს მესიჯი კარგად გიპოვით! უბრალოდ გადაიტანეთ ეს თქვენი შემოსულების ზედა ნაწილში.”
• „მინდოდა დავრწმუნებულიყავი, რომ ჩემი ბოლო მესიჯი არ დაიკარგა არეულობაში!“
• „სწრაფად იმოქმედეთ ამაზე - სიამოვნებით მოვისმენთ თქვენს აზრებს, როცა შანსი გექნებათ“.

ბოდიშის მოხდა არაფორმალურად

თუ თქვენ უკან ხართ მიმოწერაში, თავაზიანად აღიარეთ დაგვიანება მსუბუქი, მაგრამ გულწრფელი ბოდიშის მოხდით:

• ”აუ, როგორც ჩანს, ჩემი პასუხი დაიმარხა! Მადლობას გიხდით მოთმინებისთვის."
• "ბოდიშს გიხდით ნელი პასუხისთვის - მე უბრალოდ ელფოსტის მთიდან გამოვვარდი!"
• „ბოდიშს გიხდით დაგვიანებისთვის, საქმეები დაძაბული იყო ჩემს მხრივ. მადლობა მოლოდინისთვის!”

ვარაუდობენ სასწრაფოობას ზეწოლის გარეშე

როდესაც თქვენი შეტყობინება საჭიროებს სწრაფ ყურადღებას, მაგრამ გსურთ შეინარჩუნოთ ტონი მოდუნებული, ასეთი ფრაზები ხელს შეუწყობს უფრო სწრაფად რეაგირებას სტრესის დამატების გარეშე:

• "როცა მომენტი გექნებათ, სიამოვნებით მივიღებ თქვენს წვლილს ამ საკითხში!"
• ”არ იჩქაროთ, მაგრამ მე მადლობელი ვიქნები თქვენი აზრების შესახებ პარასკევის ჩათვლით, თუ ეს შესაძლებელია.”

არაფორმალური გამონათქვამების თქვენს ელფოსტაში ინტეგრირებისას სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია იმის უზრუნველყოფა, რომ ისინი შეესაბამება თქვენს პირად კომუნიკაციას. ეს თანმიმდევრულობა გეხმარებათ ნამდვილი და პერსონალური ტონის შერჩევაში. დაიმახსოვრეთ, მიზანია, რომ თქვენი ელ.წერილი უფრო პირადად იყოს რეზონანსული მიმღებთან, რათა უზრუნველყოთ თქვენი განზრახვები და ტონი ნათელი და ხელმისაწვდომი.

საბოლოო შემოწმება თქვენი არაფორმალური ელფოსტის გაგზავნამდე

სანამ დააწკაპუნებთ „გაგზავნა“ იმ ელფოსტაზე, რომელიც ფრთხილად შექმენით, გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს საბოლოო საკონტროლო სიის გავლას. ეს ნაბიჯი უზრუნველყოფს, რომ თქვენი მესიჯი არა მხოლოდ შეცდომებისგან თავისუფალი იყოს, არამედ იდეალურად მორგებული იყოს მისი დანიშნულების ეფექტის მისაღწევად. ქვემოთ მოცემულია წინასწარ გაგზავნის რამდენიმე მნიშვნელოვანი ნაბიჯი, რომლებიც გასათვალისწინებელია:

• გადაამოწმეთ მიმღების დეტალები. ორჯერ შეამოწმეთ თქვენი მიმღებების ელფოსტის მისამართები. მცირე ბეჭდვითი შეცდომა შეიძლება ნიშნავს, რომ თქვენი ელფოსტა ცდება, რაც პოტენციურად იწვევს დაბნეულობას ან გამოტოვებულ კავშირს.
• დანართები და ბმულები. დარწმუნდით, რომ ყველა დანართი შედის ელფოსტის გაგზავნამდე. ადვილია სხეულში არსებული მიმაგრების აღნიშვნა და მისი დამაგრების დავიწყება. ანალოგიურად, შეამოწმეთ, რომ თქვენს მიერ შეტანილი ნებისმიერი ბმული სწორი და ფუნქციონალურია.
• გამოიყენეთ Cc/Bcc სათანადოდ. გამოიყენეთ Carbon Copy (Cc) ფუნქცია სხვების საუბარში გამჭვირვალედ ჩართვისთვის ან Blind Carbon Copy (Bcc) სხვების გონივრულად ჩასართავად. ეს განსაკუთრებით სასარგებლოა არაფორმალურ ჯგუფურ კომუნიკაციებში, სადაც გსურთ მიმღების ზოგიერთი დეტალის კონფიდენციალურობა.
• საფუძვლიანად გადაასწორეთ. შემთხვევით წერილებშიც კი, მკაფიო და სწორი წერა კარგად აისახება თქვენზე. დაუთმეთ ერთი წუთი თქვენი ორთოგრაფიისა და გრამატიკის გადახედვას. უბრალო შეცდომებმა შეიძლება გადაიტანოს ყურადღება თქვენი მესიჯიდან, ამიტომ ეცადეთ გააუმჯობესოთ თქვენი ელფოსტა იმდენი, რომ აჩვენოთ, რომ ზრუნავთ დეტალებზე. იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ყველაფერი იდეალურად არის, განიხილეთ ჩვენი გამოყენება დოკუმენტების გადახედვის სერვისი საბოლოო შემოწმებისთვის.
• დამატებითი მოსაზრებები:
  • თქვენი ელ.ფოსტის დრო. განიხილეთ თქვენი ელ.ფოსტის დრო. გვიან ღამით ან დილით ადრე გაგზავნა შესაძლოა არ იყოს საუკეთესო არჩევანი, რაც დამოკიდებულია მიმღების დროის სარტყელზე და თქვენს ურთიერთობაზე.
  • შემდგომი შეხსენებები. თუ თქვენი ელფოსტა მოითხოვს პასუხს ან მოქმედებას, შეიძლება სასარგებლო იყოს თქვენთვის შეხსენების დაყენება, რათა შემდგომში შეხვიდეთ. ეს უზრუნველყოფს, რომ არაფერი არ იშლება, თუ პასუხი არ იქნება.

ამ პრაქტიკული ნაბიჯების დაცვით, თქვენ დარწმუნდებით, რომ თქვენს მიერ გაგზავნილი თითოეული ელფოსტა თავისუფალია ძირითადი შეცდომებისგან და ოპტიმიზირებულია დადებითი პასუხისთვის. გახსოვდეთ, როგორ მართავთ თქვენს ელ.ფოსტის ურთიერთქმედებებს, შეიძლება მნიშვნელოვნად იმოქმედოს თქვენს პირად და პროფესიულ ურთიერთობებზე. თქვენი შეტყობინების გაგზავნამდე დროის დახარჯვა დიდ მნიშვნელობას ანიჭებს ამ კავშირების შენარჩუნებასა და გაუმჯობესებას.

ტექნოლოგიური რჩევები ეფექტური ელექტრონული ფოსტით კომუნიკაციისთვის

ელ.ფოსტის შინაარსის ხელოვნების დაუფლების გარდა, თქვენი ელექტრონული ფოსტის პროგრამული უზრუნველყოფის სრული შესაძლებლობების გამოყენება მნიშვნელოვან როლს ასრულებს ეფექტურ კომუნიკაციაში. გამოიკვლიეთ პრაქტიკული ტექნოლოგიური რჩევები, რომლებიც გაამარტივებს თქვენი ელ.ფოსტის მენეჯმენტს და აუმჯობესებს რეაგირებას. მიუხედავად იმისა, კოორდინაციას უწევთ დროის ზონებს შორის, ადასტურებთ შეტყობინებების მიღებებს ან აწყობთ თქვენს შემოსულებს, ეს სტრატეგიები საშუალებას მოგცემთ გაუმკლავდეთ ელექტრონული ფოსტის კომუნიკაციებს უფრო ეფექტურად და მარტივად:

• ელფოსტის დაგეგმვა. თუ თქვენ მუშაობთ დროის ზონებში ან გაქვთ შეტყობინება, რომელიც არ არის გადაუდებელი, გამოიყენეთ თქვენი ელფოსტის დაგეგმვის ფუნქცია, რათა გაგზავნოთ იგი უფრო შესაფერის დროს. ეს უზრუნველყოფს თქვენი ელფოსტის წაკითხვას მიმღებისთვის ხელსაყრელ დროს.
• წაკითხული ქვითრების გამოყენება. მნიშვნელოვანი ელფოსტისთვის, სადაც გჭირდებათ დადასტურება, რომ თქვენი შეტყობინება მიღებულია, გამოიყენეთ წაკითხული ქვითრები. თუმცა, გამოიყენეთ ეს მახასიათებელი ზომიერად, რადგან ის ზოგჯერ შეიძლება ჩაითვალოს როგორც დამღლელი.
• ძაფების ორგანიზება. შეინახეთ თქვენი ელ. ფოსტის საუბრები მოწესრიგებული და ადვილად მისაღწევი თემების სწორად ორგანიზებით. ეს განსაკუთრებით სასარგებლოა მრავალ მონაწილესთან მიმდინარე დისკუსიებში.
• ელფოსტის საქაღალდეების შექმნა. გამოიყენეთ საქაღალდეები თქვენი ელფოსტის კატეგორიზაციისთვის. ეს გეხმარებათ თქვენი შემოსულების ეფექტურად მართვაში, რაც საშუალებას მოგცემთ დააყენოთ პრიორიტეტები და ადვილად შეხვიდეთ დაარქივებულ კომუნიკაციებზე.
• ფილტრებისა და ეტიკეტების გამოყენება. დააყენეთ ფილტრები, რათა ავტომატურად დაალაგოთ შემომავალი წერილები შესაბამის საქაღალდეებში და გამოიყენეთ ეტიკეტები ელ.ფოსტის პრიორიტეტის ან კატეგორიის მიხედვით აღსანიშნავად, რაც ხელს უწყობს სწრაფ დაბრუნებას და პასუხს.
• მობილური ხელმისაწვდომობა. დარწმუნდით, რომ ელფოსტა ოპტიმიზირებულია მობილურის სანახავად, იმის აღიარებით, რომ ბევრი პროფესიონალი წვდება მათ წერილებს მობილური მოწყობილობებზე. შეამოწმეთ, როგორ ჩნდება ელ.წერილი პატარა ეკრანებზე და დარწმუნდით, რომ დანართები ადვილად გაიხსნება სმარტფონებსა და ტაბლეტებზე.
• ინტეგრაცია სხვა ინსტრუმენტებთან. გააუმჯობესეთ სამუშაო ნაკადის ეფექტურობა ელექტრონული ფოსტის სხვა ინსტრუმენტებთან ინტეგრირებით, როგორიცაა კალენდრები, დავალების მენეჯერები ან CRM სისტემები. ეს ხელს უწყობს პროდუქტიულობის ხელსაწყოების უწყვეტი ეკოსისტემის შექმნას, რომლებიც ავსებენ ერთმანეთს.
• უსაფრთხოების ზომები. უსაფრთხოების ზომების განხორციელება, როგორიცაა ორფაქტორიანი ავთენტიფიკაცია და პაროლის უსაფრთხო პრაქტიკა, განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია კონტექსტში, სადაც ხდება სენსიტიური ინფორმაციის გაცვლა.
• ავტომატიზაციის მახასიათებლები. გამოიყენეთ ავტომატიზაციის ფუნქციები თქვენი ელ.ფოსტის სისტემაში რუტინული კომუნიკაციების გასაგზავნად, როგორიცაა დაბადების დღის სურვილები ან შეხვედრების შეხსენებები, დაზოგეთ დრო და მოარგეთ თქვენი ინტერაქცია.

ამ ტექნოლოგიური ინსტრუმენტების გამოყენებით, თქვენ შეგიძლიათ გახადოთ თქვენი ელექტრონული ფოსტის კომუნიკაცია უფრო ეფექტური, ორგანიზებული და პასუხისმგებელი, რათა უზრუნველყოთ, რომ ყველა შეტყობინება მიაღწევს მის მიმღებს სასურველი ეფექტით.

ელფოსტის არაფორმალური მაგალითები

სანამ დავასრულებთ, მოდით გადავხედოთ არაფორმალური ელ.ფოსტის რამდენიმე პრაქტიკულ მაგალითს. ეს გვიჩვენებს, თუ როგორ უნდა გამოვიყენოთ არაფორმალური ტონი და პირადი შეხება, რომელიც ჩვენ განვიხილეთ, იქნება ეს მეგობართან დაკავშირება თუ კოლეგასთან ნახევრად შემთხვევით კონტექსტში.

მაგალითი 1 - მეგობართან შეხვედრა:

თემა: სწრაფი შეხვედრა ამ შაბათ-კვირას?

ჰეი ალექს!

Დიდი ხანი არ ნახვა! Როგორ იყავი? მე ვფიქრობდი, რომ შეგვეძლო ყავა დავლიოთ ამ კვირას ნაშუადღევს, თუ თავისუფალი იქნებით. ძალიან დიდი დრო გავიდა და სიამოვნებით გავიგე შენი ახალი სამსახურისა და სხვა ყველაფრის შესახებ!

შემატყობინეთ, თუ ეს თქვენთვის მუშაობს.

გაუმარჯოს,

Jamie

მაგალითი 2 - ნახევრად შემთხვევითი პროფესიული შემდგომი დაკვირვება:

თემა: შეხება მომავალი კვირის პრეზენტაციაზე

გამარჯობა პატ,

იმედია ეს კვირა კარგად გექცევა! მინდოდა შემეხო ბაზის შესახებ პრეზენტაციაზე მომავალ სამშაბათს. გჭირდებათ რაიმე კონკრეტული მომზადება ჩვენი მხრიდან? გარდა ამისა, თუ თქვენ მზად ხართ, იქნებ ჩვენ შეგვიძლია დაგვირეკოთ ორშაბათს დეტალების დასასრულებლად.

მადლობა,

Chris

თითოეული მაგალითი ასახავს წერის მოდუნებულ, მაგრამ გააზრებულ მიდგომას. გახსოვდეთ, ეფექტური არაფორმალური ელ.ფოსტის გასაღები არის მეგობრული ტონის დაბალანსება სიცხადით და თქვენი ურთიერთობის კონტექსტთან და თემასთან შესაბამისობაში.

დასკვნა

გილოცავთ ელექტრონული ფოსტის არაფორმალური კომუნიკაციის ნიუანსების დაუფლებას! თქვენ ახლა კარგად ხართ მომზადებული იმისთვის, რომ შექმნათ ელ.წერილი, რომელიც ეფექტურად გადმოსცემს თქვენს გზავნილს და გააძლიერებს პირად და პროფესიულ კავშირებს. ელ.ფოსტის არაფორმალური წერა მოითხოვს საუბრის ტონის, პირადი შეხების და პროფესიონალიზმის ბალანსს. თითოეული ელ. დაიცავით სიცხადის, ჩართულობისა და მიზანშეწონილობის პრინციპები, რათა თქვენი უნიკალური პიროვნება გაბრწყინდეს ელექტრონული ფოსტის ეტიკეტის ფარგლებში. აღჭურვილი სტრატეგიებით დაწყებული სათაურის ხაზების მომზადებიდან დამთავრებული სრულყოფილი ხელმოწერის არჩევამდე, თქვენ მზად ხართ ელფოსტის ნებისმიერ საუბარს თავდაჯერებულად გაუმკლავდეთ. განაგრძეთ ვარჯიში, ექსპერიმენტი სხვადასხვა სტილში და დარწმუნდით, რომ თქვენი კომუნიკაცია იქნება ნამდვილი და გააზრებული. აი, თქვენი წარმატება, რომ ყოველი ელ.წერილი გადააქციოთ ხიდად მნიშვნელოვანი კავშირებისთვის!