Ресми электрондық поштаны жазудың қиыншылықтарын шарлау, әсіресе бейтаныс біреуге хабарласқанда, өте қиын болуы мүмкін. Бірақ шын мәнінде, жақсы ұйымдастырылған, кәсіби электрондық поштаны қалай құру керектігін білу сіздің қарым-қатынас дағдыларыңызды айтарлықтай жақсартады және мүмкіндіктерге есік ашады. Бұл нұсқаулық тақырып жолынан қолтаңбаға дейін ресми электрондық хаттардың құрамдастарын нақтылауға тырысады. Осы мақаланың соңында сізде кәсіби стандарттарға сәйкес келетін және әрбір өзара әрекеттесу маңызды болатын тиімді, жылтыр электрондық хаттарды дайындауға арналған құралдар болады.
Ресми электрондық поштаның құрылымы
Ресми электрондық поштаның құрылымы бейресмиден түбегейлі айырмашылығы жоқ, бірақ ол неғұрлым жылтыратылған және белгілі бір этикетке бағынады. Ресми электрондық пошта әдетте келесі элементтерді қамтиды:
- Тақырып жолы. Электрондық поштаның мақсатын қорытындылайтын қысқаша сәйкес тақырып.
- Ресми электрондық сәлемдесу. Алушыға құрметпен қараған жомарт ашу.
- Электрондық поштаның негізгі мәтіні. Негізгі мазмұн логикалық және формальды тілді қолдану арқылы құрылымдалған.
- Ресми электрондық поштаның соңы. Әдепті және нақты әрекетке немесе жауапқа шақыратын қорытынды мәлімдеме.
- Қолтаңба. Әдетте толық аты-жөніңізді және көбінесе кәсіби атағыңызды немесе байланыс ақпаратыңызды қамтитын тіркелгіңіз.
Бұл элементтерді мұқият біріктіру ресми электрондық пошталардың тиімділігін жақсартып, оларды оқуды жеңілдетеді және күтілетін жауапты алу ықтималдығын арттырады.
Тақырып жолы
Тақырып жолы электрондық поштаның тақырыбы ретінде қызмет етеді және алушының назарын аударуда маңызды рөл атқарады. Бұл ұсақ-түйек сияқты көрінгенімен, оның маңыздылығын елемеуге болмайды. Тақырыптың анық жолы электрондық поштаңызды ашу және уақтылы жауап алу ықтималдығын айтарлықтай арттырады.
Қосымша ескерту ретінде, электрондық поштаны жіберуге толығымен дайын болғанша, алушының электрондық пошта мекенжайын тақырып жолының үстінде орналасқан тағайындалған алушы жолына енгізбеу ұсынылады. Бұл аяқталмаған электрондық поштаны кездейсоқ жіберудің алдын алуға көмектеседі. Дәл осындай ескертуді Көшірме және Жасырын көшірме жолдарын толтыру кезінде орындау керек.
Тақырып жолы анық және қысқа болуы керек, ол 5-8 сөзден тұратын электрондық пошта мазмұнының суретін қамтамасыз етеді. Бұл алушының назарын аударып қана қоймайды, сонымен қатар уақытында жауап беруге ынталандырады. Тақырыпсыз электрондық поштаны жібермеу үшін әрқашан электрондық поштаның негізгі мәтінінен бөлек көрсетілген тақырып жолын толтыруды ұмытпаңыз.
Мысалға:
- Редактор лауазымына сұраныс. Бұл тақырып жолы жіберушінің редактор лауазымы туралы сұрайтынын көрсетеді, бұл оны HR немесе редакциялық топқа қатысты етеді.
- Бүгінгі жоқтығының түсіндірмесі. Бұл тақырып алушыға электрондық поштаның келмеу мәселесін талқылайтынын бірден айтады, бұл менеджерден немесе профессордан жылдам жауап береді.
- Ұсыныс хатын сұрау. Бұл жол электрондық поштаның ұсыныс хаты туралы болатынын көрсетеді, ол алушыны сұраудың сипаты мен шұғылдығына шақырады.
- Стипендияға өтініш беру туралы сұрау. Электрондық поштаның стипендияға өтінім туралы екенін анық айту академиялық немесе қаржылық кеңселерге электрондық поштаға басымдық беруді жеңілдетеді.
- Осы аптадағы отырыстың күн тәртібі. Бұл тақырып жолы командаға немесе қатысушыларға электрондық поштада алдағы жиналыстың күн тәртібі бар екенін жылдам хабарлайды.
- Шұғыл: бүгін отбасылық төтенше жағдай. «Шұғыл» және төтенше жағдай туралы мәліметтерді пайдалану бұл электрондық поштаны жедел әрекет ету үшін жоғары басымдыққа айналдырады.
- Жұма күнгі конференция РСВП қажет. Бұл алушыны тез ашуға шақырып, алдағы конференция туралы жауап берудің маңыздылығын көрсетеді.
Осы мысалдардың әрқайсысы электрондық поштаның тақырыбын алушыға қысқаша сипаттайды, бұл оларға хабарламаңызды оқуға басымдық беруге көмектеседі. Тақырып жолы - электрондық пошта келген кезде алушы көретін бірінші нәрсе, бұл оны тиімді қарым-қатынас үшін маңызды құрамдас етеді.
Сәлемдесу
Сәйкес ресми электрондық пошта сәлемдесуін таңдау алушыға құрмет көрсету үшін маңызды. Сіз таңдаған сәлемдесу электрондық поштаңыздың мәтінмәніне және мақсатына сәйкес келуі керек және келесі сөйлесу үшін үнді тиімді орнатуы керек. Міне, кейбір жиі қолданылатын ресми электрондық сәлемдесулер:
- Құрметті мырза/ханым/доктор/профессор [Тегі],
- Қайырлы таң/күн [алушының аты],
- Сұраған жерге,
- Құттықтаймыз,
- Сәлем [алушының аты]!
Сәлемдесуді таңдау өте маңызды, себебі ол хабарламаның қалған бөлігі үшін бастапқы үнді белгілейді.
Мысалға:
- Ресми мәселелер бойынша Майк ағаймен байланысып жатсаңыз, «Құрметті Майк ағай...» деген орынды ашуға болады.
- Әлеуетті жұмыс берушімен жұмыс мүмкіндіктері туралы хат алмасу кезінде «Құрметті Смит ханым...» сияқты ресми сәлемдесу орынды болар еді.
- Егер сіз бұрын кездескен Сара есімді клиентке хабарлассаңыз, «Қайырлы таң, Сара…» сөзін қолдануға болады.
- Алекс есімді кәсіби түсінікті электрондық пошта арқылы жіберген кезде және оны біршама бейресми сақтағыңыз келсе, «Алекс сәлем...» орынды болар еді.
- Егер сіз аты-жөнін білмейтін адамдар тобына хабарлассаңыз, «Сәлемдесу» жеткілікті.
Алушыны танымайтын жағдайларда, «Кімге қатысты болуы мүмкін» және «Сәлемдесу» жай ғана ресми сәлемдесу ретінде қызмет етеді. Дегенмен, электрондық пошта жіберіп жатқан адамның атын анықтап, мүмкіндігінше оларға тікелей хабарласқан жөн.
Әдетте электрондық поштадағы сәлемдесуден кейін үтір қойылады. Дегенмен, қос нүктені өте ресми параметрлерде де қолдануға болады. Ең бастысы - сіздің сәлемдесуіңіз құрметті және мақсатты аудиторияға сәйкес келетініне көз жеткізу. Электрондық поштамен сәлемдесуді мұқият таңдай отырып, сіз хабарламаңызды оңай реттеуді жеңілдетіп қана қоймай, сонымен қатар жедел және сәйкес жауап алу ықтималдығын арттырасыз.
Электрондық поштаның негізгі мәтіні
Электрондық поштаның негізгі мазмұны электрондық поштаның негізгі бөлігі деп аталады. Ол әдетте бір тақырыпқа немесе бір-бірімен тығыз байланысты тақырыптар жиынтығына бағытталған. Электрондық пошта мәтінінде бірінші істеу керек нәрсе - хат алмасу себебін түсіндіру.
Электрондық поштаның мақсатын нақтылау алушыға контекстті түсінуге мүмкіндік береді, бұл олардың сізге көмектесуін немесе жауап беруін жеңілдетеді. Электрондық поштаның мақсатын келесідей сөз тіркестерімен таныстыруға болады:
- Мен сұрағым келеді…
- Мен өзімнің қызығушылығымды білдіру үшін жазып отырмын...
- Мен сізбен байланысып жатырмын…
- Мен түсіндіремін деп үміттенемін ...
- Мен сұрағым келеді…
- Мен туралы көбірек білуге қызығамын…
- Мен туралы мәліметтерді растағым келеді...
- Мен қосымша ақпарат іздеймін…
Егер сіз бұрын алушымен қарым-қатынаста болмаған болсаңыз, негізгі мәселеңізді айтпас бұрын, өзіңізді қысқаша таныстырғаныңыз абзал.
Мысалға:
- Кәсіби желілік мүмкіндіктерді немесе әлеуетті ынтымақтастықты іздегенде, дұрыс таныстыру маңызды. Төмендегі мысалда Эмили өзін анық таныстырып, доктор Браунға электрондық поштасының себебін қысқаша сипаттайды, бұл оның ниетін неғұрлым қарапайым түсінуге көмектеседі:
| Құрметті доктор Браун, Мен Эмили Уильямс, DEF корпорациясының кіші зерттеу талдаушысымын. Мен сіздің нанотехнология саласындағы жұмысыңызды қадағалап отырмын және біздің институттар арасындағы ықтимал ынтымақтастықты талқылағым келеді. |
Электрондық поштаны қысқаша сақтау ұсынылады. Есіңізде болсын, адамдардың көпшілігі электрондық пошта арқылы жылдам өтуді қалайды, сондықтан қажетсіз оқиғалардан аулақ болыңыз.
Мысалға:
- Егер сіз отбасылық төтенше жағдайға байланысты жұмыстан демалыс сұрасаңыз, жағдай туралы егжей-тегжейлі мәлімет бермей, жай ғана: «Менде отбасылық төтенше жағдай бар және демалыс күнін алу керек» деп айтуыңызға болады.
Қосымша кәсібилік пен сыпайылық үшін, егер сіз алдыңғы хабарға жауап беріп жатсаңыз, электрондық поштаны алғыс білдіруден бастауды қарастырыңыз. «Уақытында жауап бергеніңізді бағалаймын» немесе «Маған хабарласқаныңыз үшін рақмет» сияқты сөз тіркестері әңгіменің қалған бөлігіне жағымды әсер қалдырады.
Ending
Ресми электрондық поштаның соңы белгілі бір әрекетті сұрау және электрондық пошта жіберіп жатқан адамға алғыс білдіру бөлімі ретінде қызмет етеді. Сұрауыңыз бен сыпайы тіл арасындағы тепе-теңдікті сақтау әдетте жақсы тәжірибе болып табылады. Бұл сыпайылықты көрсетіп қана қоймайды, сонымен қатар оң жауап алу мүмкіндігін арттырады. Бұл сөз тіркестерін әртүрлі жағдайларға және электрондық поштаның нақты контекстіне сәйкес келтіруге болады. Міне, олардың кейбірін пайдалануға болады:
- Назар аударғаныңызға рахмет, мен сізден жақын арада хабар күтемін.
- Егер сізде сұрақтар немесе алаңдаушылықтар болса, маған хабарлаудан тартынбаңыз.
- Мен бірге жұмыс істеу мүмкіндігін асыға күтемін.
- Пікіріңізге рахмет; бұл өте жоғары бағаланады.
- Сіздің бұл мәселеге шұғыл назар аударуыңыз жоғары бағаланатын болады.
- Менің электрондық поштамды оқуға уақыт бөлгеніңізге ризамын.
- Егер сізге қосымша ақпарат қажет болса, маған хабарласыңыз.
- Осы мәселеге қатысты түсіністік пен көмекті бағалаймын.
- Ынтымақтастық үшін алдын ала рахмет.
- Мен бірлесіп жұмыс істеу мүмкіндігіне қуаныштымын және одан әрі талқылауға қуаныштымын.
Ресми электрондық поштаның ашылуы бүкіл әңгіменің үнін белгілейтіні сияқты, қорытынды бөлім де ұзақ әсер қалдыруда және болашақ өзара әрекеттесу үшін кезең орнатуда маңызды рөл атқарады.
Мысалға:
- Біздің мысал контекстінде Эмили Уильямс доктор Браунмен ынтымақтастықты ұсынды және дер кезінде жауап алуды мақсат етеді. Бұған қол жеткізу үшін ол жауап алғысы келетін күнді көрсетеді, кез келген сұрақтарға жауап беруді ұсынады және электрондық хатты сыпайы қолтаңбамен аяқтайды. Осылайша, ол өзінің ресми электрондық поштасының құрылымдық және сыпайы аяқталуын жасайды, мысалы:
| Ынтымақтастық мүмкіндіктерін зерттеу үшін жақын арада кездесу ұйымдастыра аламыз деп үміттенемін. 20 қыркүйекке дейін осы мәселені талқылауға мүмкіндігіңіз болса, маған хабарлаңыз. Егер сізде сұрақтар туындаса немесе қосымша ақпарат қажет болса, маған хабарласудан тартынбаңыз. Осы мәселеге назар аударғаныңыз үшін рахмет және мен бірге жұмыс істеу мүмкіндігін асыға күтемін. Ең жақсы тілектер, Эмили Уильямс |
Бұл тиімді ресми электрондық поштаның аяқталуы, себебі Эмили Уильямс өзінің ықтимал ынтымақтастық туралы өтінішін нақты айтады, сонымен қатар доктор Браунның электрондық поштасын оқып, оған жауап беруге уақыт бөлгені үшін ризашылығын білдіреді.
қол
Сәлемдесуді дұрыс таңдау электрондық пошта үшін кезеңді белгілейтіні сияқты, сәйкес ресми электрондық пошта қолтаңбасын таңдау да бірдей маңызды. Қолтаңба сіздің хабарламаңыздың бойына орнатылған құрметті үнді қолдайтын қорытынды жазба ретінде қызмет етеді. Ол сондай-ақ алушыға қалдыратын әсерге әсер ететін қорытынды жанасуды қамтамасыз етеді.
Әртүрлі жағдайларға бейімделуі мүмкін кейбір жиі қолданылатын сыпайы ресми электрондық пошта қолтаңбалары мыналарды қамтиды:
- Құрметпен,
- Құрметпен,
- Тағы да рахмет,
- Ізгі тілектер,
- Сізге шын берілген,
- Ең жақсы тілектер,
- Ризашылықпен,
- Сіздің шынымен,
Электрондық пошта қолтаңбасын пішімдеуге келгенде, кейбір ең жақсы тәжірибелерді орындау керек. Әрқашан қолтаңбаңыз үшін жаңа абзацты және атыңыз үшін басқа бөлек абзацты бастаңыз. Ресми қарым-қатынаста аты-жөніңіз бен тегіңізбен қол қойғаныңыз жөн. Егер сіз ұйым атынан жазып жатсаңыз, ұйымның аты өз атыңыздың астында көрсетілуі керек.
Осы нұсқауларды ұстану арқылы сіз электрондық поштаңыздың басынан аяғына дейін кәсіби және сыпайы болып қалатынына кепілдік бере аласыз, осылайша қолайлы жауап алу мүмкіндігін арттырады.
Мысалға:
| Жобаға көмектескеніңіз үшін рахмет. Сіздің тәжірибеңіз баға жетпес болды және мен ынтымақтастығымыздың жалғасуын асыға күтемін. Бар жақсылықты тілеймін, Джон Смит ABC Enterprises, жоба менеджері |
Оның ресми қолтаңбасы, «Ізгі тілектер» және оның лауазымының атауы электрондық поштаның жалпы кәсіби реңіне қосады. Бұл позитивті өзара әрекеттесудің жалғасуына жағдай жасайды.
Жіберу түймесін баспас бұрын ресми электрондық поштаны құру бойынша кеңестер
Керемет, сіз ресми электрондық поштаңызды жіберуге дайынсыз! «Жіберу» түймесін баспас бұрын, бәрі дұрыс екеніне көз жеткізіңіз. Электрондық поштаның жылтыратылған, кәсіби және қатесіз болуын қамтамасыз ету өте маңызды. Жақсы дайындалған электрондық пошта хабарыңызды тиімді жеткізіп қана қоймайды; ол сондай-ақ болашақ өзара әрекеттесу үшін үнді белгілейді және ұзақ әсер қалдырады. Мұнда емле және грамматика сияқты негіздерден бастап үн мен уақыт сияқты нюансты элементтерге дейін барлық негіздерді қамтитын толық бақылау тізімі берілген:
- Тексеру. Әрқашан "Жіберу" түймесін баспас бұрын емле мен грамматикаңызды тексеріңіз. Бұл процесті оңайырақ және дәлірек ету үшін пайдалануды қарастырыңыз біздің түзету құралы бәрі тәртіппен екенін растау үшін.
- Кәсіби электрондық пошта мекенжайын пайдаланыңыз. Электрондық пошта мекенжайыңыздың кәсіби пішімге тіркелгеніне кепілдік беріңіз, мысалы [электрондық пошта қорғалған]. сияқты бейресми немесе орынсыз электрондық пошта мекенжайларын пайдаланбаңыз.[электрондық пошта қорғалған]. '
- Сипаттама тақырып жолы. Тақырып жолыңыз электрондық поштаның мазмұны туралы жақсы түсінік беріп, алушыны оны ашуға тартуы керек.
- Тонның бар-жоғын тексеріңіз. Әсіресе нәзік немесе күрделі мәселелерді талқылағанда кәсіби және құрметті үнді сақтаңыз.
- Қол қою блогы. Кәсіби көрініс пен оңай бақылау үшін толық аты-жөніңіз, лауазымыңыз және байланыс ақпараты бар ресми қол қою блогын қосыңыз.
- Тіркемелерге шолу. Барлық қажетті құжаттардың тіркелгенін екі рет тексеріңіз, әсіресе олар электрондық пошта мәтінінде аталған болса.
- Уақытты дұрыс қойыңыз. Электрондық поштаның уақытын қарастырыңыз; қажет болмаса, түнде немесе демалыс күндері іскери электрондық хаттарды жіберуден аулақ болыңыз.
- Таңба нүктелерін немесе нөмірлеуді пайдаланыңыз. Ақпараты немесе сұраулары көп электрондық пошталар үшін оқылу үшін таңбалауыш нүктелерін немесе нөмірленген тізімдерді пайдаланыңыз.
- Растауды сұраңыз. Электрондық пошта маңызды болса, алынғанды растауды сұрауды қарастырыңыз.
- Көшірме және жасырын көшірмелерді басқару. Көрінетін қосымша алушылар үшін Көшірме деректерін және басқаларды жасыру үшін жасырын көшірмелерді пайдаланыңыз. Электрондық поштаңызда бірнеше тарап болса, оларды қосыңыз.
- Еренсілтемелер. Барлық гиперсілтемелердің жұмыс істейтініне және дұрыс веб-сайттарға немесе онлайн ресурстарға апаратынына кепілдік беріңіз.
- Ұялы байланыс. Электрондық поштаңыздың мобильді құрылғыда қалай көрінетінін тексеріңіз, өйткені көптеген адамдар өздерінің электрондық пошталарын жолда тексереді.
Осы ұяшықтарды белгілегеннен кейін, сіз өзіңіздің ресми электрондық поштаңызға сенімді түрде «Жіберу» түймесін басуға дайынсыз!
Ресми электрондық пошта мысалдары
Бүгінгі күні электрондық пошта арқылы байланыс - бұл маңызды дағдылар, әсіресе кәсіби параметрлерде. Сіз академиялық кеңесшіге хабарласып жатсаңыз немесе жұмыс мүмкіндіктері туралы сұрасаңыз да, қысқа, түсінікті және кәсіби түрде пішімделген электрондық поштаны жазу мүмкіндігі өнімді қарым-қатынас орнатуға мүмкіндік береді. Нені қосу керектігін және нені қоспау керектігін білу хабарыңызды қабылдау жолын өзгерте алады. Өзіңіздің электрондық хаттарыңызды дайындауға көмектесу үшін төменде сіз өзіңіздің хат-хабарларыңыз үшін үлгі немесе шабыт ретінде қызмет ете алатын ресми электрондық хаттардың қысқаша мысалдарын таба аласыз.
- Мысал 1: Академиялық кеңесшіге хабарласатын ресми электрондық пошта.
- Мысал 2: Жұмысқа орналасу мүмкіндіктері туралы сұрайтын ресми электрондық пошта.
қорытынды
| Ресми электрондық поштаны жазу өнерін меңгеру жаңа мүмкіндіктерге есік ашып, кәсіби қарым-қатынас дағдыларыңызды арттырады. Бұл нұсқаулық сізді тартымды тақырып жолынан сыпайы қолтаңбаға дейін әрбір маңызды құрамдас бөлікпен таныстырды. Осы біліммен қаруланған сіз енді кәсіби стандарттарға сәйкес келетін тиімді, жақсы құрылымдалған ресми электрондық хаттарды жазуға дайынсыз. Ендеше, әр әрекеттесуді маңызды ету үшін жақсы жабдықталған екеніңізді біле отырып, «Жіберу» түймесін сенімді түрде басыңыз. |
