Қазіргі цифрлық дәуірде электрондық пошта арқылы байланысу өнерін үйрену өте маңызды. Студент болсаңыз да, кәсіпқой болсаңыз да немесе достарыңызбен және отбасыңызбен байланыста болсаңыз да, тиімді электрондық поштаны енгізу жолын қалай дайындау керектігін білу хабарламаңызды қабылдау жолында айтарлықтай өзгеріс тудыруы мүмкін. Бұл нұсқаулық екеуін де жасауға қатысты маңызды кеңестер мен мысалдар береді формальды және кездейсоқ электрондық пошта кіріспелері, олардың әрқашан анық, құрметті және мақсатты аудиторияға сәйкес болуын қамтамасыз етеді.
Электрондық поштамен таныстыру өнерін меңгеру
Әсерлі электрондық поштаны енгізу тиімді қарым-қатынас үшін өте маңызды. Ол үнді белгілеп қана қоймайды, сонымен қатар алушыға электрондық поштаның мақсатын түсіндіреді. Міне, қызықты электрондық пошта кіріспесін қалай дайындау керек:
- Әдепті сәлемдесуден бастаңыз. Әрбір электрондық поштаны жылы сәлемдесуден бастаңыз. Бұл қарапайым «Сәлеметсіз бе», «Құрметті [Аты-жөні]» немесе алушымен қарым-қатынасыңызға негізделген кез келген сәйкес сәлемдесу болуы мүмкін.
- Достық ашу сызығын қосыңыз. Сәлемдесуден кейін жылы сөз тіркесін қосыңыз. Мысалы, «Мен бұл хабар сізді жақсы деп тапты деп сенемін» немесе «Күніңізді жақсы өткізіп жатырсыз деп үміттенемін». Бұл жеке әсер береді және құрмет көрсетеді.
- Мақсатыңызды нақты көрсетіңіз. Электрондық поштаңыздың себебін қысқаша түсіндіріңіз. Бұл сіздің хабарламаңыздың негізгі мазмұнына біркелкі өтуді қамтамасыз ете отырып, тікелей ашылу жолына сәйкес келуі керек.
- Кіріспеңізді жекелендіріңіз. Кіріспе сөзіңізді алушыға бейімдеңіз. Егер сіз бұрын кездескен адамға хат жазсаңыз, соңғы қарым-қатынасыңыз туралы қысқаша сілтеме жақсы жанасу болуы мүмкін.
- Нақты тақырып жолын дайындаңыз. Тақырып жолы электрондық поштаның маңызды элементі болып табылады. Ол қысқа және нақты болуы керек, электрондық поштаның мазмұнын бірнеше сөзбен қорытындылайды. Алушы электрондық поштаның маңыздылығын бір қарағанда білетініне көз жеткізу үшін түсініксіз сипаттамалардан аулақ болыңыз.
Мысалы, жұмысқа үміткер мыналарды жаза алады:
Бұл негізгі принциптер электрондық поштаны тиімді енгізу үшін негіз болады. Келесі бөлімдерде біз электрондық пошта байланысының өнері туралы тереңірек түсінік беретін ресми және кездейсоқ электрондық пошта контексттері үшін нақты нұсқаулар мен мысалдарды зерттейміз.
Ресми электрондық поштаны енгізу бойынша нұсқаулар
Ресми электрондық пошталар ресми биліктегі немесе сізге бейтаныс адаммен кәсіби қарым-қатынас үшін өте маңызды. Бұған басшылармен, әріптестермен немесе тіпті клиенттер сияқты сыртқы контактілермен өзара әрекеттесу кіреді. Ресми электрондық поштаны енгізу үшін қарастырылатын негізгі элементтерді қарастырайық:
- Кәсіби ашу сызығын пайдаланыңыз. Алушының аты белгісіз болса, «Құрметті [Атағы мен тегі]» немесе «Кімге қатысты болуы мүмкін» сияқты ресми сәлемдесуден бастаңыз. Бұл құрмет пен кәсібилікті көрсетеді.
- Бірінші сөйлемде сыпайылықты көрсетіңіз. Жақсылықты білдіретін сыпайы сөйлемді қосыңыз, мысалы: «Бұл хабар сізді жақсы деп санаймын» немесе «Күніңіз нәтижелі өтті деп үміттенемін».
- Алғашқы электрондық хаттар үшін өзін-өзі таныстыру. Егер сіз біреуге электрондық поштаны бірінші рет жіберіп жатсаңыз, өзіңізді толық аты-жөніңізбен, рөліңізбен немесе байланысыңызбен таныстырыңыз. Мысалы, «Менің атым Эмили Чен, XYZ корпорациясының талдаушысы».
- Тілде кәсіби шеберлігін шыңдау. Бейресми тілден, эмодзилерден немесе күнделікті өрнектерден аулақ болыңыз. Сондай-ақ, кәсіби ортада тым көп жеке ақпаратты немесе маңызды емес оқиғаларды бөлісуден аулақ болыңыз.
Мұнда ресми электрондық поштаны енгізудің мысалы берілген:
Бұл нұсқаулар электрондық поштамен таныстырудың тиісті түрде ресми болуын қамтамасыз етеді және қарым-қатынастың қалған бөлігі үшін кәсіби үнді орнатады. Есіңізде болсын, жақсы жасалған кіріспе сіздің электрондық поштаңызды қабылдау және оған жауап беру әдісіне айтарлықтай әсер етуі мүмкін.
Кездейсоқ электрондық пошта кіріспесін дайындауға арналған негізгі мәліметтер
Кездейсоқ электрондық хаттар ресми хаттардан үні мен тілі бойынша ерекшеленеді, әдетте достармен, отбасымен немесе түсіністікпен сөйлескенде қолданылады. Келесі негізгі элементтерді қарастырыңыз:
- Босаңсыған тонды таңдаңыз. Сөйлесу және бейресми реңкті қолданыңыз. Бұған күнделікті тіл мен жеке көзқарас арқылы қол жеткізуге болады.
- Достық сәлемдесуден бастаңыз. «Сәлем [Аты]» немесе «Сәлем!» сияқты кездейсоқ сәлемдесуден бастаңыз. Ол басынан бастап достық үнді орнатады.
- Ашуды жекелендіріңіз. Ресми электрондық пошталардан айырмашылығы, кездейсоқ хаттар жекелендірілген енгізуге мүмкіндік береді. Мысалы, «Тек тіркеліп, жағдайыңызды көргім келді» немесе «Сізді қуып жету үшін сізге кезек жіберемін деп ойладым».
- Жеңілірек тілді қолдануға болады. Кездейсоқ электрондық хаттарда эмодзилерді, ауызекі сөздерді және тіпті әзіл-оспақтарды қолданған дұрыс, әсіресе ол алушымен қарым-қатынасыңызға сәйкес келсе.
- Құрмет пен түсінікті қолдау. Кездейсоқ болса да, сіздің электрондық поштаңыз әлі де құрметті және алушы хабарыңызды шатаспай түсінуі үшін жеткілікті анық болуы керек.
Мұнда бейресми электрондық поштаны енгізудің мысалы келтірілген:
Бұл кеңестер сізге жақсы таныс адаммен ыңғайлы сөйлесуге кепілдік беретін қарапайым, бірақ түсінікті кездейсоқ электрондық пошта кіріспесін жасауға көмектеседі.
Ресми және бейресми электрондық пошта тақырыптарын ажырату
Кездейсоқ электрондық поштаны енгізудің нюанстарын зерттей отырып, электрондық пошта тақырыптарының реңктері ресми және бейресми контексттер арасында қалай өзгеруі мүмкін екенін түсіну бірдей маңызды. Ресми және бейресми тақырып жолдарын сипаттайтын, электрондық поштаның мазмұнына дұрыс күтуді белгілейтін негізгі айырмашылықтарға тоқталайық:
- Ресми электрондық хаттардағы айқындық пен кәсібилік. Ресми электрондық пошта үшін тақырып жолы анық, қысқа және кездейсоқ тілден аулақ болуы керек. Бұл алушының электрондық поштаның маңыздылығын және нақты контекстін түсінуін қамтамасыз етеді.
- Бейресми контексттегі икемділік. Досыңызға немесе жақын әріптесіңізге электрондық хат жіберу сияқты бейресми реңкті қолданған дұрыс болса, тақырып жолы еркін және жеке болуы мүмкін. Ол сөйлесу стилін көрсете алады, тіпті егер қолайлы болса, ауызекі сөздерді немесе эмодзилерді қамтуы мүмкін.
- Ресми жауаптар үшін «Қайта:» қалдырыңыз. Ресми электрондық пошта жауаптарында алдыңғы талқылаудың жалғасын көрсету үшін «Re:» («қатысты» деген сөздің қысқартылған) сөзін пайдаланыңыз. Бұл кездейсоқ сөйлесулерде сирек кездеседі.
Ресми және бейресми тақырып жолдары арасындағы айырмашылықтарды көрсету үшін келесі кесте контекстке байланысты ұқсас тақырыпты қалай әр түрлі шешуге болатынын жанама салыстыруларды ұсынады:
| Формальды | Бейресми |
| Жобаны талқылауға арналған жиналыс сұрауы | Жақында жобамыз туралы сөйлесейік! |
| Есептік жазба күйін жаңартуға қатысты сұрау | Менің есептік жазбама не болды? |
| Әңгімелесуді тағайындауды растау | Ертеңгі сұхбатқа әлі барамыз ба? |
| Ұсынысты жіберудің соңғы мерзімі туралы ескерту | Назар аударыңыз: бұл ұсыныс қашан қайта келеді? |
Тақырып жолдарын саралау арқылы сіз электрондық поштаның қалған бөлігі үшін дұрыс үнді орнатасыз. Ресми және бейресми электрондық хаттардағы дұрыс таңдалған тақырып жолы хатты ашпас бұрын алушының дұрыс күтуіне кепілдік береді.
Сәйкес электрондық пошта кіріспе сөз тіркестерін таңдау
Электрондық поштаны таныстыру үшін фразаларды таңдау электрондық поштаның үніне – ресми немесе кездейсоқ – және оның жалпы тақырыбына сәйкес келуі керек. Төменде электрондық поштаны сыпайы ашуға көмектесетін бірнеше түрлі сөз тіркестері берілген:
Сәлемдесу сөздері
| Формальды | Бейресми |
| Сұраған жерге, | Сәлем! |
| Құрметті [Атауы және аты], | Сәлем [Аты], |
| Құттықтаймыз, | Сәлеметсіз бе, |
| Қайырлы күн, | Не жаңалық бар? |
| Құрметпен, | [Аты]! |
| Құрметті [Атағы мен аты], | Қуан, |
Ресми электрондық хаттарда кәсіби және құрметті үнді сақтау үшін «Құрметті Браун ханым» немесе «Құрметті доктор Адамс» сияқты алушының тегі бар атауларды пайдалану күтіледі.
Ашылу жолдары
| Формальды | Бейресми |
| Бұл хабарлама сізді жақсы табады деп сенемін. | Сіз керемет жасайсыз деп үміттенемін! |
| Мен сізге ... қатысты жазып отырмын. | Тек тіркеліп, көргім келді... |
| Осы мәселеге назар аударғаныңызға рахмет. | Эй, сіз естідіңіз бе... |
| Бұл мәселеде сіздің көмегіңіз өте жоғары бағаланады. | Бірдеңе туралы сөйлесуге бір минутыңыз бар ма? |
| Өзімді таныстыруға рұқсат етіңіз; Мен [Сіздің атыңыз], [сіздің лауазымыңыз]мын. | [Тақырып] туралы әңгімеміз есіңізде ме? Жаңарту бар! |
Электрондық поштаңыздың формальдылығына қарамастан грамматикалық және емле қателері жоқ екеніне көз жеткізу маңызды. Біздің платформаны пайдалану түзету қызметі хабарыңыздың кәсібилігі мен анықтығын айтарлықтай жақсартып, тиімді қарым-қатынас жасауға көмектеседі.
Есіңізде болсын, электрондық пошта кіріспеңіздегі сөздерді дұрыс таңдау бүкіл хабарлама үшін кезеңді белгілейді. Ресми немесе кездейсоқ болсын, сіздің электрондық поштаңыздың ашылуы сөйлесу үніне және алушыға қалдыратын әсерге айтарлықтай әсер етуі мүмкін.
Электрондық пошта байланысында жауаптарды дайындау өнері
Электрондық хаттарға жауап бергенде, бастапқы хабар ретінде формальдылық пен үннің тиісті деңгейін сақтау маңызды. Жақсы жауап әдетте ризашылық білдіруден немесе электрондық поштаның мазмұнын растаудан басталады, содан кейін тақырыпқа жүгінеді.
Ресми электрондық пошта жауабы
- Әдепті растаудан бастаңыз: «Құрметті [Аты-жөні], толық электрондық поштаңызға рахмет.»
- Сұрақты немесе мәселені шешіңіз: «Жобаның мерзімі туралы сұрағыңызға қатысты мен түсіндіргім келеді ...»
- Қосымша көмек немесе ақпаратты ұсыныңыз: «Егер сізге қосымша мәліметтер қажет болса, менімен байланысыңыз.»
Мұнда ресми электрондық пошта жауабының мысалы берілген:
Бейресми электрондық пошта жауабы
- Достық ашудан бастаңыз: «Сәлем [Аты], хабарласқаныңыз үшін рахмет!»
- Нүктеге тікелей келіңіз: «Сіз айтқан кездесу туралы, келесі аптада ойланамыз ба?»
- Жеке жанасумен жабыңыз: «Жақында жетіңіз!»
Мұнда бейресми электрондық пошта жауабының мысалы берілген:
Есіңізде болсын, бейресми жауаптарда тікелей және аз формалды болған дұрыс. Дегенмен, алушының өзін бағалайтынын сезіну үшін әрқашан құрметті және айқын үнді сақтаңыз. Ресми немесе бейресми болсын, сіздің жауабыңыз қарым-қатынас стилі мен кәсібилігін көрсетеді.
қорытынды
| Бүгінгі таңда электронды пошта арқылы қызықты кіріспе дайындау мүмкіндігі қажет. Бұл нұсқаулық сізге ресми және кездейсоқ электрондық пошта кіріспелерін жасаудың нюанстары арқылы таныстырды, хабарламаларыңыз оларға лайықты түсінікті және құрметпен қабылданатынына көз жеткізу үшін түсініктер ұсынады. Кәсіби контактіге хабарлассаңыз немесе досыңызға кездейсоқ жазба қалдырсаңыз да, электрондық поштамен таныстыру жай сөзден көп екенін есте сақтаңыз; бұл сіздің хабарыңызды әлеммен байланыстыратын көпір. Осы түсініктер мен мысалдарды қолдану арқылы сіз жай ғана электрондық хаттарды жібермейсіз; сіз байланыстарды, қарым-қатынастарды құруды және цифрлық ландшафтты сенімділікпен және мейірімділікпен шарлауды алға тартасыз. Осылайша, келесі жолы электрондық поштаны жазғанда, электрондық поштаны енгізу өнерін еске түсіріңіз және әрбір сөзді санаңыз. |
