Формалдуу электрондук каттарды жазуудагы татаалдыктарга өтүү, айрыкча, бейтааныш бирөө менен байланышып жатканда, өтө оор сезилиши мүмкүн. Бирок, чындыгында, жакшы уюштурулган, профессионалдуу электрондук почтаны кантип курууну билүү сиздин баарлашуу жөндөмүңүздү бир топ жакшыртат жана мүмкүнчүлүктөр үчүн эшиктерди ачат. Бул колдонмо формалдуу электрондук каттардын компоненттерин, темадан баштап кол тамгага чейин тактоого аракет кылат. Бул макаланын аягында сизде профессионалдык стандарттарга жооп берген эффективдүү, жылтырак каттарды даярдоо жана ар бир өз ара аракеттенүүнү эсепке алуу куралдары болот.
Расмий электрондук почтанын түзүмү
Формалдуу электрондук почтанын түзүмү формалдуу эмес электрондук почтадан кескин айырмаланбайт, бирок ал жылмаланган жана конкреттүү этикетти сактайт. Расмий электрондук почта жалпысынан төмөнкү элементтерди камтыйт:
- Тема сабы. Электрондук почтанын максатын кыскача, ылайыктуу аталыш.
- Расмий электрондук куттуктоо. Алуучуга урмат-сый менен кайрылган жоомарт ачылыш.
- Электрондук каттын негизги тексти. Негизги мазмун логикалык жана расмий тилди колдонуу менен түзүлөт.
- Расмий электрондук кат. Сылык жана конкреттүү иш-аракетти же жоопту талап кылган жыйынтыктоочу билдирүү.
- Кол. Адатта толук аты-жөнүңүздү жана көбүнчө кесиптик наамыңызды же байланыш маалыматыңызды камтыган каттоодон чыгууңуз.
Бул элементтерди кылдаттык менен интеграциялоо расмий электрондук каттарыңыздын натыйжалуулугун жакшыртат, аларды окууну жеңилдетет жана күтүлгөн жоопту алууга мүмкүнчүлүк берет.
Тема сабы
Тема сап сиздин электрондук почтаңыздын баш аты катары кызмат кылат жана алуучунун көңүлүн бурууда маанилүү ролду ойнойт. Кичинекей деталдай көрүнгөнү менен анын маанисин баалабай коюуга болбойт. Так тема саптары сиздин электрондук почтаңыздын ачылып, өз убагында жооп алуу ыктымалдыгын жогорулатат.
Кошумча эскертүү катары, электрондук почтаңызды жөнөтүүгө толук даяр болмоюнча, алуучунун электрондук почта дарегин тема сызыгынын үстүндө жайгашкан дайындалган алуучу сабына киргизбөө сунушталат. Бул бүтпөгөн электрондук катты кокусунан жөнөтүүнүн алдын алууга жардам берет. Ушул эле эскертүү Cc жана Bcc саптарын толтурууда да аткарылышы керек.
Тема саптары так жана кыска болушу керек, 5-8 сөз менен электрондук почтанын мазмунунун сүрөтүн камтышы керек. Бул алуучунун көңүлүн гана бурбастан, өз убагында жооп берүүгө түрткү берет. Темасы жок электрондук кат жөнөтпөө үчүн ар дайым электрондук почтанын негизги бөлүгүндө көрсөтүлгөн тема сабын толтурууну унутпаңыз.
Мисалы:
- Редактор кызматына суроо-талап. Бул тема сап жөнөтүүчү редактордун орду жөнүндө сурайт жана аны HR же редакциялык топко тиешелүү кылып көрсөтөт.
- Бүгүнкү жок болгондугу үчүн түшүндүрмө. Бул тема дароо алуучуга электрондук каттын жок болгондугун талкуулай турганын айтып, менеджерден же профессордон тезирээк жооп берет.
- Рекомендация катын талап кылуу. Бул сап электрондук кат алуучунун суроо-талаптын мүнөзүнө жана шашылыштыгына түрткү берүүчү сунуш каты жөнүндө болорун аныктайт.
- Стипендияга арыз берүү үчүн суроо. Электрондук почтанын стипендиялык арыз жөнүндө экенин ачык айтуу академиялык же финансылык кеңселерге электрондук почтага артыкчылык берүүнү жеңилдетет.
- Бул жуманын күн тартиби. Бул тема саптары командага же катышуучуларга электрондук почта келерки жолугушуунун күн тартибин камтыганын тез кабарлайт.
- Шашылыш: бүгүн үй-бүлөлүк өзгөчө кырдаал. Өзгөчө кырдаал тууралуу "шашылыш" жана өзгөчөлүктөрдү колдонуу бул электрондук почтаны дароо иш-аракет үчүн артыкчылыктуу кылат.
- Жума күнкү конференция RSVP керек. Бул алдыда боло турган конференцияга жооп берүүнүн маанилүүлүгүн белгилейт, алуучуну аны тез ачууга үндөйт.
Бул мисалдардын ар бири электрондук почтанын темасын алуучуга кыскача сүрөттөп, аларга билдирүүңүздү окуу үчүн артыкчылыктуу болууга жардам берет. Тема саптары электрондук почтаңыз келгенде алуучу эң биринчи көрүүчү нерсе, бул аны эффективдүү баарлашуу үчүн маанилүү компонент кылат.
саламдашуу
Тийиштүү расмий электрондук саламдашуу тандоо алуучуга урмат көрсөтүү үчүн абдан маанилүү болуп саналат. Сиз тандаган саламдашуу сиздин электрондук почтаңыздын контекстине жана максатына дал келиши керек, андан кийинки сүйлөшүүнүн обонун эффективдүү орнотушу керек. Бул жерде кээ бир көп колдонулган расмий электрондук куттуктоо болуп саналат:
- Урматтуу мырза/айым/доктор/профессор [фамилиясы],
- Кутман таң/түштөн кийин [алуучунун аты],
- Тиешелүү болгондор үчүн,
- салам,
- Салам [алуучунун аты],
Тиешелүү саламдашууну тандоо абдан маанилүү, анткени ал билдирүүңүздүн калган бөлүгү үчүн баштапкы обону белгилейт.
Мисалы:
- Эгер сиз Майк байкеңиз менен расмий маселелер боюнча байланышып жатсаңыз, "Урматтуу Майк байке..."
- Потенциалдуу жумуш берүүчү менен жумушка орношуу мүмкүнчүлүгү боюнча кат алышууда, "Урматтуу Смит айым..." сыяктуу расмий салам айтуу туура болмок.
- Эгер сиз мурда жолуккан Сара аттуу кардар менен байланышып жатсаңыз, анда "Кутман таң, Сара..." деп колдонсоңуз болот.
- Алекс аттуу кесипкөй түшүнүккө электрондук кат жөнөтүп жатканыңызда жана аны бир аз формалдуу түрдө сактагыңыз келсе, "Салам Алекс..." туура болмок.
- Эгер сиз аты-жөнүн билбеген адамдардын тобуна кайрылып жатсаңыз, "Саламдашуу" жетиштүү болмок.
Алуучуну тааныбаган учурларда, "Кимге тиешелүү болушу мүмкүн" жана "Саламдашуу" жөн гана расмий саламдашуу катары кызмат кылат. Бирок, сиз электрондук кат жөнөтүп жаткан адамдын аты-жөнүн аныктоо жана мүмкүн болсо, аларга түздөн-түз дарек берүү дайыма артыкчылыктуу.
Адатта, электрондук почтаңыздагы саламдашуудан кийин үтүр коюлат. Бирок, сиз ошондой эле өтө расмий жөндөөлөрүндө эки чекит колдоно аласыз. Негизги нерсе - саламдашууңуз урматтуу жана арналган аудиторияга ылайыктуу экенине ынануу. Электрондук саламдашуууңузду кылдаттык менен тандоо менен, сиз билдирүүңүздү оңой иреттештирип гана тим болбостон, тез жана тийиштүү жооп алуу ыктымалдыгын жогорулатасыз.
Электрондук каттын негизги тексти
Электрондук каттын негизги мазмуну электрондук почта деп аталат. Ал, адатта, бир темага же тыгыз байланышкан темалардын жыйындысына багытталган. Электрондук почтанын негизги бөлүгүндө биринчи кезекте кат алышуунун себебин тактоо керек.
Электрондук почтаңыздын максатын тактоо алуучуга контекстти түшүнүүгө мүмкүндүк берет, бул алардын сизге жардам берүүсүн же жооп берүүсүн жеңилдетет. Сиз электрондук почтаңыздын максатын төмөнкүдөй сөз айкаштары менен тааныштыра аласыз:
- Мен сурайын дегем…
- Мен өзүмдүн кызыгуумду билдирүү үчүн жазып жатам…
- Мен сиз менен байланышып жатам…
- Мен тактоого үмүттөнөм ...
- Сурайын дегеним…
- Мен жөнүндө көбүрөөк билүүгө кызыгам…
- Мен тууралуу чоо-жайды ырастагым келет…
- Мен тууралуу кошумча маалымат издеп жатам…
Эгерде сиз алуучу менен мурда эч качан карым-катнашта болгон эмес болсоңуз, негизги көйгөйүңүздү айтуудан мурун өзүңүздү кыскача тааныштыруу сылык.
Мисалы:
- Кесиптик тармактык мүмкүнчүлүктөрдү же потенциалдуу кызматташууну издеп жатканда, туура тааныштыруу маанилүү. Төмөнкү мисалда Эмили өзүн так тааныштырып, доктор Браунга электрондук почта аркылуу кайрылуусунун себебин кыскача баяндап, анын ниетин такыраак түшүнүүгө жардам берет:
| Урматтуу доктор Браун, Мен Эмили Уильямс, DEF корпорациясынын кенже изилдөөчү аналитигимин. Мен сиздин нанотехнология жаатындагы ишиңизге көз салып турам жана биздин институттар ортосундагы мүмкүн болгон кызматташтыкты талкуулагым келет. |
Электрондук почтаңыздын кыска болушу сунушталат. Эсиңизде болсун, көпчүлүк адамдар электрондук почта аркылуу тез өтүүнү артык көрүшөт, андыктан керексиз окуялардан качыңыз.
Мисалы:
- Эгер сиз үй-бүлөлүк өзгөчө кырдаалга байланыштуу жумуштан чыгууну суранып жатсаңыз, кырдаал тууралуу толук маалымат бербестен, "менде үй-бүлөлүк өзгөчө кырдаал бар жана эс алуу күнүм керек" деп айтсаңыз болот.
Кошумча кесипкөйлүк жана сылыктык үчүн, эгер сиз алдын ала билдирүүгө жооп берип жатсаңыз, электрондук катты ыраазычылык билдирүү менен баштоону карап көрүңүз. "Мен сиздин өз убагында жооп бергениңизди баалайм" же "Мага кайра кайрылганыңыз үчүн рахмат" сыяктуу фразалар сүйлөшүүнүн калган бөлүгүнө оң маанайды түзө алат.
аякташы
Расмий электрондук почтанын аягы белгилүү бир аракетти талап кылуу жана электрондук кат жөнөтүп жаткан адамга ыраазычылык билдирүү үчүн бөлүм катары кызмат кылат. Суранычыңыз менен сылык тилиңиздин ортосунда тең салмактуулукту сактоо жалпысынан жакшы практика болуп саналат. Бул сылыктыкты гана көрсөтпөстөн, оң жооп алуу мүмкүнчүлүгүн жакшыртат. Бул фразалар ар кандай кырдаалдарга жана электрондук почтаңыздын конкреттүү контекстине ылайыкташтырылышы мүмкүн. Бул жерде сиз колдоно аласыз алардын айрымдары:
- Көңүл бурганыңыз үчүн рахмат жана мен жакында сизден кабар күтөм.
- Эгерде сизде кандайдыр бир суроолор же тынчсыздануулар болсо, мага билдирүүдөн тартынбаңыз.
- Мен биргелешип иштөө мүмкүнчүлүгүн чыдамсыздык менен күтөм.
- Пикириңиз үчүн рахмат; бул абдан жогору бааланат.
- Сиздин бул маселеге тез көңүл бурууңуз абдан бааланат.
- Менин электрондук почтамды окуганга убакыт бөлгөнүңүз үчүн ыраазымын.
- Эгер сизге кошумча маалымат керек болсо, мени менен байланышуудан тартынбаңыз.
- Мен бул маселе боюнча түшүнүү жана жардам үчүн ыраазымын.
- Кызматташууңуз үчүн алдын ала рахмат.
- Мен кызматташуу мүмкүнчүлүгүнө кубанычтамын жана мындан ары талкуулоого кубанычтамын.
Расмий электрондук почтанын ачылышы баарлашуунун өңүн аныктагандай эле, жыйынтыктоочу бөлүм да туруктуу таасир калтырууда жана келечектеги өз ара аракеттенүү үчүн шарт түзүүдө маанилүү роль ойнойт.
Мисалы:
- Биздин мисалдын контекстинде Эмили Уильямс доктор Браун менен кызматташууну сунуштады жана өз убагында жооп алууну көздөйт. Буга жетүү үчүн ал жооп уккусу келген күндү белгилейт, бардык суроолорго жооп берүүнү сунуштайт жана электрондук катты сылык кол коюу менен аяктайт. Ошентип, ал өзүнүн расмий электрондук почтасынын структураланган жана сылык аягын түзөт, мисалы:
| Биз жакынкы келечекте кызматташуу мүмкүнчүлүктөрүн изилдөө үчүн жолугушуу уюштура алабыз деп үмүттөнөм. Сураныч, 20-сентябрга чейин бул маселени талкуулоого мүмкүнчүлүгүңүз болсо, мага кабарлаңыз. Эгерде сизде кандайдыр бир суроолор болсо же кошумча маалымат керек болсо, мени менен байланышуудан тартынбаңыз. Бул маселеге көңүл бурганыңыз үчүн рахмат жана мен биргелешип иштөө мүмкүнчүлүгүн чыдамсыздык менен күтөм. Жакшы тилектер, Эмили Уильямс |
Бул эффективдүү формалдуу электрондук почтанын аяктоосу, анткени Эмили Уильямс мүмкүн болгон кызматташуу боюнча өзүнүн өтүнүчүн так айтып, ошону менен бирге доктор Браундун анын электрондук почтасын окуп, жооп берүүгө убактысы үчүн ыраазычылыгын билдирет.
кол
Туура саламдашууну тандоо сиздин электрондук почтаңызга шарт түзгөндөй эле, тийиштүү расмий электрондук кол тамганы тандоо да бирдей маанилүү. Кол коюу билдирүүңүздүн бүтүндөй коюлган урмат-сый тонун колдоп, жыйынтыктоочу нота катары кызмат кылат. Ал ошондой эле алуучуга калтырган таасириңизге таасир эте турган жыйынтыктоочу тийүүнү камсыз кылат.
Кээ бир көп колдонулган сылык расмий электрондук кол тамгалар ар кандай кырдаалдарга ылайыкташтырылышы мүмкүн:
- Урматтоо менен,
- Урматтоо менен,
- Дагы бир жолу рахмат,
- Урматтоо менен,
- Урматтоо менен,
- Жакшы тилектер,
- Ыраазычылык менен,
- Урматтоо менен,
Электрондук почтаңыздын кол тамгасын форматтоого келгенде, эң жакшы тажрыйбалар бар. Ар дайым колуңуз үчүн жаңы абзацты жана атыңыз үчүн дагы бир өзүнчө абзацты баштаңыз. Расмий билдирүүдө аты-жөнүңүз менен да кол коюу сунушталат. Эгер сиз уюмдун атынан жазып жатсаңыз, уюмдун аты сиздин атыңыздын астында көрсөтүлүшү керек.
Бул көрсөтмөлөрдү сактоо менен, сиз электрондук почтаңыз башынан аягына чейин кесипкөй жана сылык бойдон кала берет деп кепилдик бере аласыз, ошону менен жагымдуу жооп алуу мүмкүнчүлүгүн жогорулата аласыз.
Мисалы:
| Долбоорго жардам бергениңиз үчүн рахмат. Сиздин тажрыйбаңыз баа жеткис болду жана мен мындан аркы кызматташуубузду чыдамсыздык менен күтөм. Мыкты каалоо, Джон Смит ABC Enterprises, Долбоордун менеджери |
Анын расмий кол тамгасы, "Эң жакшы каалоолор" жана анын кызмат наамы электрондук почтанын жалпы профессионалдык тонуна кошулат. Бул үзгүлтүксүз позитивдүү өз ара аракеттенүү үчүн шарт түзөт.
Жөнөтүү баскычын басаардан мурун расмий электрондук почта түзүү боюнча кеңештер
Сонун, сиз расмий электрондук почтаңызды жөнөтүүгө даярсыз! Бирок күтө туруңуз — ошол "Жөнөтүү" баскычын басаардан мурун, келгиле, баары өз ордунда экенин текшерип көрөлү. Электрондук почтаңыздын таза, кесипкөй жана катасыз болушун камсыздоо абдан маанилүү. Жакшы иштелип чыккан электрондук почта билдирүүңүздү эффективдүү жеткирип койбойт; ал ошондой эле келечектеги өз ара аракеттенүү үчүн обону белгилейт жана түбөлүктүү таасир калтырат. Бул жерде орфография жана грамматика сыяктуу негиздерден тартып обон жана убакыт сыяктуу нюанстык элементтерге чейин бардык базаларды камтыган толук текшерүү тизмеси:
- М.Сагынбектин. "Жөнөтүү" баскычын басаардан мурун ар дайым орфографияңызды жана грамматикаңызды текшериңиз. Бул процессти жеңилдетүү жана тактоо үчүн колдонууну карап көрүңүз биздин текшерүү куралыбыз баары тартипте экенин ырастоо үчүн.
- Кесипкөй электрондук почта дарегин колдонуңуз. Кепилдик сиздин электрондук почта дарегиңиз профессионалдуу форматка тиркелет, мисалы [электрондук почта корголгон]. сыяктуу расмий эмес же орунсуз электрондук почта даректерин колдонуудан алыс болуңуз[электрондук почта корголгон]. "
- Сүрөттөөчү тема. Сиздин темаңыздын сабы электрондук почтанын мазмуну жөнүндө жакшы түшүнүк берип, алуучуну аны ачууга тартууга тийиш.
- Үндү текшериңиз. Айрыкча назик же татаал маселелерди талкуулап жатканда кесипкөй жана урматтуу үнүңүздү сактаңыз.
- Кол коюу блогу. Профессионалдуу көрүнүш жана оңой байкоо үчүн толук аты-жөнүңүз, наамыңыз жана байланыш маалыматыңыз менен расмий кол коюу блогун кошуңуз.
- Тиркемелерди карап чыгуу. Бардык керектүү документтердин тиркелгендигин эки жолу текшериңиз, айрыкча алар электрондук почтанын текстинде айтылган болсо.
- Туура убакыт. Электрондук почтаңыздын убактысын карап көрүңүз; зарыл болбосо, кечинде же дем алыш күндөрү бизнес каттарын жөнөтүүдөн качыңыз.
- Белгилүү пункттарды же номерлөө колдонуңуз. Көптөгөн маалыматы же суроо-талаптары бар электрондук каттар үчүн, окулушу үчүн пункттарды же номерленген тизмелерди колдонуңуз.
- Таанууну сураныңыз. Эгер электрондук почта маанилүү болсо, дүмүрчөктү ырастоону сураныңыз.
- Көчүрмө жана Жашыруун көчүрүүнү башкаруу. Көрүнүп турган кошумча алуучулар үчүн Көчүрмө котун, башкаларды жашыруу үчүн Жашыруун көчүрмөнү колдонуңуз. Электрондук почтаңыз бир нече тарапты камтыса, аларды кошуңуз.
- Гиперлинктер. Бардык гипершилтемелер иштеп, туура веб-сайттарга же онлайн ресурстарга алып барарына кепилдик бериңиз.
- Мобилдик телефонго ылайыктуу. Электрондук почтаңыз мобилдик түзмөктө кандайча көрүнөрүн текшериңиз, анткени көп адамдар баратып электрондук почталарын текшеришет.
Бул кутучаларды белгилеп алгандан кийин, сиз расмий электрондук почтаңызга ишеним менен "Жөнөтүү" баскычын басууга даярсыз!
Расмий электрондук почта мисалдары
Бүгүнкү күндө, электрондук почта байланышы, өзгөчө кесипкөй орнотуулар үчүн маанилүү жөндөм болуп саналат. Сиз академиялык кеңешчиге кайрылып жатасызбы же жумушка орношуу мүмкүнчүлүктөрү жөнүндө сурап жатасызбы, кыска, так жана профессионалдуу түрдө форматталган электрондук кат жазуу жөндөмдүүлүгү жемиштүү мамилеге негиз түзө алат. Эмнени кошууну жана эмнени кошпоону билүү сиздин кабарыңыздын кандай кабыл алынаарын айырмалай алат. Өзүңүздүн электрондук каттарды даярдоого жардам берүү үчүн, төмөндө сиз өз кат алышууларыңыз үчүн шаблон же илхам катары кызмат кыла турган расмий каттардын кыскача мисалдарын таба аласыз.
- Мисал 1: Академиялык кеңешчиге кайрылган расмий электрондук почта.
- Мисал 2: Жумушка орношуу мүмкүнчүлүктөрүн сурап расмий электрондук почта.
жыйынтыктоо
| Расмий электрондук кат жазуу өнөрүн өздөштүрүү жаңы мүмкүнчүлүктөрдүн эшигин ачып, профессионалдык баарлашуу жөндөмүңүздү өркүндөтөт. Бул колдонмо сизди ар бир маанилүү компонентти, ынанымдуу темадан сылык кол коюуга чейин көрсөтүп берди. Бул билим менен куралдангандан кийин, сиз профессионалдык стандарттарга жооп берген эффективдүү, жакшы структураланган расмий электрондук каттарды түзүүгө даярсыз. Андыктан, ар бир өз ара аракеттешүүнү эсепке алуу үчүн жакшы жабдылган экениңизди билип, "Жөнөтүү" баскычын ишенимдүү басыңыз. |
