Расмий эмес электрондук каттарды өздөштүрүү: Негизгилер жана этикет

Сиз досуңуз менен жолугуп жатасызбы же формалдуу эмес контекстте кесиптешиңиз менен байланышып жатасызбы, формалдуу эмес электрондук почта аркылуу баарлашуу өнөрүн өздөштүрүү алмашууларыңызды натыйжалуу жана жагымдуу кыла алат. Биздин гипер-байланышкан дүйнөбүздө электрондук почталар профессионалдык кат алышуунун бир түрү эмес, ошондой эле жеке өз ара аракеттенүү үчүн көпүрө болуп саналат. Ошондуктан расмий эмес электрондук каттардын нюанстарын түшүнүү абдан маанилүү.

Бул колдонмодо биз кызыктуу, урматтуу жана ылайыктуу расмий эмес электрондук каттарды даярдоо жөнүндө билишиңиз керек болгон нерселердин баарын изилдейбиз. Көңүл бурган туура обонду жана тема саптарын тандоодон баштап, окурмандарыңыз менен байланышта турган саламдашуулардын жана кол коюулардын кылдат жактарына чейин — алар жакын досторуңузбу же жөн эле сиз тааныш адамдарбы. Электрондук каттарыңыз дайыма туура эскертүүгө туш болушун камсыз кылуу үчүн, биз ошондой эле жалпы тузактарды карап чыгабыз. Мындан тышкары, сиз байланыштарыңызды жылмакай жана иретке келтирүү үчүн электрондук почта технологиясын колдонуу боюнча практикалык кеңештерди таба аласыз.

Сиздин билдирүүңүздү жеткирген жана байланыштарыңызды бекемдеген электрондук каттарды жазууга даярсызбы? Баштайлы!

Формалдуу эмес электрондук почтанын негизгилери

Расмий эмес электрондук почта сүйлөшүү обону менен мүнөздөлөт, бул сиз жакшы билген досторуңуз, үй-бүлөңүз же сиз тааныш болгон кесиптештериңиз менен баарлашуу үчүн табигый тандоо. Структураланган жана көбүнчө катуу форматтан айырмаланып, а расмий электрондук почта, формалдуу эмес электрондук почта күнүмдүк кепти туурайт жана эркин жүрүм-турумду колдойт. Төмөндө расмий эмес электрондук почтанын негизги компоненттери болуп саналат:

• Тема сабы. Электрондук почтаңыздын обонун жана максатын белгилейт. Бул сиздин билдирүүңүздүн кокустук мүнөзүн чагылдырган көз жоосун алган, бирок түз болушу керек.
• салам. Электрондук почтаңызды жеке жазуудан баштаңыз. Саламдашуууңузду алуучу менен болгон мамилеңизди чагылдыруу үчүн ыңгайлаштырыңыз.
• Негизги текст. Сиздин билдирүүңүздүн өзөгү - сиз өз оюңузду так жана кыска билдирүүдө. Аны кызыктуу жана алуучуга түздөн-түз тиешелүү болуңуз.
• Жабуу. Бүтүндөй билдирүүңүздүн обонуна дал келген жылуу белги.
• Кол коюу. Жөнөкөй ысымды өчүрүү же алуучу менен болгон мамилеңизге жараша жекелештирилген жабуу.

Формалдуу эмес электрондук почталар үчүн негизги ойлор

Жөнөкөй стилде жазуу бардык эрежелерден баш тартууну билдирбейт. Айрыкча, бетме-бет баарлашууда вербалдык эмес сигналдарсыз сиздин сөздөрүңүз кандайча келип калышы мүмкүн экенин эске алуу менен, тактык жана ой жүгүртүү абдан маанилүү. Электрондук почтаңыздын ар бир элементи, тема сабынан баштап кол тамгага чейин, сиздин билдирүүңүз окшош жана урматтуу болушун камсыз кылуу үчүн аудиторияңызды эске алуу менен кылдат даярдалышы керек.

Андан тышкары, кокус электрондук каттарда да, зарыл болгон жерде кесипкөйлүктү сактап, алуучуга негизделген бейформалдык деңгээлин ыңгайлаштыруу жана ылайыктуу обонду тандоо маанилүү. Бул баланс сиздин электрондук почтаңыз жеке жана түз сезилгени менен, анын максатына ылайыктуу бойдон кала берет. Бул негизги аспектилерди түшүнүү сизди эркин, бирок ойлонулган түрдө натыйжалуураак сүйлөшүүгө даярдайт.

Тема: Сиздин электрондук почтаңыздын биринчи таасири

Тема саптары электрондук почтаңыздын баш аты катары иштейт, анткени ал сиздин кабыл алуучуңуз көрө турган биринчи элемент. Анын натыйжалуулугу сиздин электрондук почтаңыздын дароо ачылып же көз жаздымда калганына чоң таасир этиши мүмкүн. Олуттуу тонду талап кылган расмий каттардан айырмаланып, расмий эмес каттар, өзгөчө, жөнөтүүчү менен алуучу тааныш болгондо, көбүрөөк чыгармачылыкка жана жекелештирүүгө мүмкүндүк берет. Бул жерде натыйжалуу тема линияларын даярдоо үчүн кээ бир кеңештер:

• Кызык болуңуз. Алуучу менен болгон мамилеңизди чагылдырган жандуу обонду колдонуңуз. Туура тандалган тема кызыгууну жаратып, алуучуну андан ары окууга үндөйт.
• Так жана кыска болуңуз. Күнүмдүк тон менен да, айкындык негизги болуп саналат. Тема сабы электрондук почтаңыздын мазмунун так чагылдырганын текшериңиз.
• Жеке тийүүлөрдү киргизиңиз. Жалпы эс тутумду же ички тамашаны колдонуу тема сабын эксклюзивдүү жана ылайыкташтырылгандай сезиши мүмкүн, бул жакын адамдар арасында өзгөчө натыйжалуу.

Формалдуу эмес тема саптарынын мисалдары

Досуңуз же жакын кесиптешиңиз үчүн:

• "Шаарга ким кайтып келди?"
• "Ушул жума күнү кино түнү?"
• "Биздин жылдык жол сапарыбызга убакыт келди!"

Сиз расмий түрдө азыраак билген адам үчүн:

• "Кийинки аптада биздин долбоор тууралуу тез суроо"
• "Ушул шаршембиде кофе чатта сүйлөшүүгө болобу?
• "Команданын чыгуу чоо-жайын жаңыртуу"

Тема сабын тандоо сиздин кабыл алуучу менен болгон мамилеңизден жана билдирүүңүздүн контекстинен көз каранды. Сиздин электрондук почтаңыздын кабыл алуучунун күтүүлөрүн урматтаган, бирок жагымдуу болушун камсыз кылуу үчүн, ар дайым таанышуу менен ылайыктуулукту тең салмактоого умтулуңуз.

Расмий тондон формалдуу эмес тонго кантип өтүү керек

Сиз формалдуу эмес электрондук каттардын компоненттери жана кызыктуу тема саптарын түзүү менен ыңгайлуураак болуп калган сайын, расмийден формалдуу эмес обонго кантип өтүү керектигин түшүнүү да маанилүү. Бул көндүм өзгөчө расмий орнотууларга көнүп калган, бирок мамилелерге жана контекстке жараша баарлашуу стилин тууралоо керек болгондор үчүн өзгөчө маанилүү. Бул жерде сиздин үнүңүздү туура ыңгайлаштырууга жардам берүү үчүн кээ бир кеңештер бар:

• угуучуларга түшүнгүлө. Расмий же формалдуу эмес обонду колдонууну чечүүдө биринчи кадам - ​​бул алуучу менен болгон мамилеңизди карап чыгуу. Бул сиз тааныш кесиптешпи же жаңы байланышыбы? Жооп сиздин үнүңүздү жетектейт.
• Жарым расмий үн менен баштаңыз. Ишенбесеңиз, жарым-жартылай расмий үн менен баштаңыз. Сиз бара-бара формалдуу эмес боло аласыз, анткени баарлашуу өркүндөп, башка адамдын жайлуулугун жөнөкөй тил менен баалаган сайын.
• Башында расмий эмес тилди үнөмдүү колдонуңуз. Расмий эмес сөздөрдү жана жаргондорду акырындык менен киргизиңиз. Өтө-кокустук мамиле менен баштоо жагымсыз болушу мүмкүн; формалдуураак кылганга караганда тонуңузду кийинчерээк эс алуу оңой.
• Алуучунун обонун чагылдырыңыз. Пайдалуу стратегия алуучу колдонгон тонду чагылдыруу болуп саналат. Бул табигый түрдө тил тандооңузга багыт берип, сизди формалдуу же формалдуу эместиктин деңгээлинде калууга кепилдик берет.
• Контекстке көңүл буруңуз. Алуучуну жакшы билсеңиз дагы, электрондук почтаңыздын контекстинде формалдуураак же токтоо тон талап кылынышы мүмкүн. Мисалы, профессионалдык маселелерди талкуулоо формалдуулукка кайтууну талап кылышы мүмкүн.

Бул көрсөтмөлөрдү аткаруу сизге формалдуудан бейформал обонго оңой өтүүгө жардам берип, электрондук почталарыңыздын ар дайым туура болушун камсыз кылат.

Расмий эмес электрондук саламдашуу: Жеке байланыш түзүү

Расмий эмес электрондук катта саламдашууну туура тандоо билдирүүңүздүн обонун орнотуунун ачкычы болуп саналат. Формалдуу эмес баарлашууда тил көп учурда күнүмдүк баарлашууну чагылдырат, бул ар түрдүү чыгармачылык саламдашууга мүмкүндүк берет. Электрондук каттарды жеке шыктануу менен кантип баштоо керек:

• Өзүңүздүн мамилеңизди жекелештириңиз. Кабыл алуучу менен болгон мамилеңизди жана билдирүүңүздүн контекстин чагылдырган саламдашуу менен баштаңыз. Бул жөнөкөй "Салам" дегенден баштап ойноок же ынак сөздөргө чейин болушу мүмкүн.
• Пунктуациядагы ийкемдүүлүк. Адатта саламдашуудан кийин үтүр коюлуучу расмий каттардан айырмаланып, бейформал электрондук почталар толкунданууну көрсөтүү үчүн илеп белгилерин колдонууга же тынчыраак сезүү үчүн тыныш белгилерин таптакыр өткөрүп жиберүүгө мүмкүндүк берет.
• Алар жөнүндө сура. Саламдашуунун бир бөлүгү катары алуучунун ал-акыбалын суроо кадимки көрүнүш. Бул талап кылынбаса да, жылуу, жеке мамилени кошот.
• Чыныгы жашооңуздагы өз ара аракетиңизди чагылдырыңыз. Чыныгы жашоодо адам менен кандай сүйлөшө турганыңызга дал келген учурашууну тандаңыз. Бул сиздин жазылган сөздөрүңүздүн кадимки оозеки байланышыңызды чагылдырып, чыныгы байланышты камсыз кылууга жардам берет. Адам менен тааныштыгыңызга жана электрондук почтаңыздын максатына жараша формалдуулукту тууралаңыз.

Формалдуу эмес электрондук саламдашуу мисалдары

Жакын достор же кесиптештер үчүн:

• «Эй Макс! Көп убакыттан бери көрүшпөгөн."
• — Эмне болду, Клэр?
• "Хола Марко, кандай болуп жатат?"

Тааныштар же формалдуу эмес профессионалдуу байланыштар үчүн:

• "Салам Сэм, баары жакшы деп үмүттөнөм."
• "Салам Пат, бир мүнөтүң барбы?"
• "Сени укканыма кубанычтамын, Алекс!"

Эң жакшы саламдашуу - бул кабыл алуучунун өзүнүн баалуулугун жана баасын сезишине, ошол эле учурда билдирүүңүздүн калган бөлүгүнө шарт түзүп бергендер. Эгер саламдашуууңуздун формалдуулугуна шектенсеңиз, өзүңүздүн жеке мамилеңизди карап көрүңүз жана бул сөздү тандооңузга жетекчилик кылыңыз.

Расмий эмес электрондук каттын текстин даярдоо

Формалдуу эмес электрондук почтанын негизги бөлүгү түз жана жеке түрдө баарлашуу мүмкүнчүлүгүңүз болуп саналат. Бул жерде сиз өзүңүздүн электрондук почтаңыздын максатын бетме-бет баарлашууну салыштырган сүйлөшүү обонунун жардамы менен түшүндүрөсүз. Бул бөлүмдүн түз жана кызыктуу болушун камсыз кылуу үчүн кыска, эң туурасы 200 сөздөн кем болууну максат кылыңыз.

Натыйжалуу байланыш стратегиялары

Сиздин билдирүүңүз таасирдүү жана кызыктуу болушу үчүн, конкреттүү байланыш стратегияларын колдонуу маанилүү. Бул стратегиялар сиздин оюңузду так айтууга жана электрондук почта аркылуу алуучунун кызыгуусун сактоого жардам берет. Бул жерде карап чыгуу үчүн кээ бир негизги тактикалар болуп саналат:

• Түздөн-түз баштаңыз жана тез аракет кылыңыз. Окурманды дароо тартуу үчүн билдирүүңүздү негизги ойдон же жеке жаңылоодон баштаңыз. "Жөн эле бөлүшөйүн деп ойлогом..." же "Бир аз убакыт болду, ошондуктан мен сени жетем деп ойлодум..." сыяктуу сөз айкаштарын колдонуңуз.
• Кабарыңызды ылайыкташтырыңыз. Алуучу менен болгон мамилеңизге жана контекстке жараша тилиңизди жана мазмунуңузду тууралаңыз. Формалдуу эмес мүнөздөгү жеке тийүү мүмкүнчүлүгүн берет, ошондуктан, өзгөчө жакын досторуңуз же сиз тааныган адамдар менен баарлашканда, жеңил ой-пикирлерди же тиешелүү эмодзилерди кошуудан тартынбаңыз.
• Аны актуалдуу жана эркин сактаңыз. Үндү артка кайтаруу керек, бирок билдирүүңүздүн ар бир бөлүгүнүн максаты бар экенине ынаныңыз. Темадан алыстап кетүүдөн алыс болуңуз, бирок жеке анекдот же эмодзилерди кошуу окурмандын кызыгуусун жакшыртат жана сезимдериңизди айкыныраак жеткирет.
• Визуалдар жана эмодзилер. Ылайыктуу контексттерде, мисалы, досторго билдирүүлөр же жеңилирээк бизнес байланыштары, сүрөттөрдү же быйтыкчаларды кошуу электрондук почтаңызды достук жана экспрессивдүү сезет.
• Жолдо калуу үчүн "BARC" ды унутпаңыз. Бул аббревиатураны расмий эмес электрондук почталар үчүн тез текшерүү тизмеси катары колдонуңуз:
  • кыска. Кыска, бирок маалыматтуу болсун.
  • угуучулар. Ар дайым кимге жазып жатканыңызды ойлонуңуз.
  • тийешелүү. Окурманды кызыктыруу үчүн темада болуңуз.
  • кокус. Мамилеңизди чагылдырган жайбаракат үнүңүздү сактаңыз.

Бул стратегияларды ишке ашыруу сиздин билдирүүңүздү эффективдүү жеткирип тим болбостон, аудиторияңыз менен жакшы резонанс жараткан текстти түзүүгө жардам берет жана жаркыраган байланыш аркылуу байланышыңызды бекемдейт.

Расмий эмес электрондук каттарда болтурбоо керек болгон жалпы каталар

Кызыктуу формалдуу эмес электрондук каттарды даярдоонун нюанстарын изилдеп чыккандан кийин, билдирүүңүздүн натыйжалуулугун төмөндөтүшү мүмкүн болгон тузактарды да билүү абдан маанилүү. Бул кеңири таралган каталарды болтурбоо сиздин расмий эмес электрондук почталарыңыздын достук жана кесипкөй ортосундагы тең салмактуулукту камсыздоого жардам берет:

• Сленгди ашыкча колдонуу. Жакын достор менен баарлашууда жаргонду колдонуу толук алгылыктуу болсо да, аны башка контексттерде колдонууда этият болуңуз. Ашыкча сленг сиздин билдирүүңүздү чаташтырат жана профессионалдуу эместей көрүнүшү мүмкүн. Өтө катаал болбостон, ачык-айкындыкты сактаган тең салмактуулукка умтулуңуз.
• Өтө жөнөкөй болуу. Формалдуу эместик кесипкөйлүктүн жоктугун билдирбеши керек. Алуучу менен болгон мамилеңизге ылайыктуу кокустуктун деңгээлин өлчөө маанилүү. Жөнөкөй обон жакын байланыштар үчүн ылайыктуу болсо да, кесипкөй тааныштарга же сиз жакшы билбегендерге электрондук кат жөнөтүүдө структуралаштырылган ыкманы колдоңуз.
• Тонду туура эмес түшүнүү. Бетме-бет сигналдардын жоктугу сиздин сөздөрүңүздү туура эмес чечмелөөнү болтурбоо үчүн кылдаттык менен тандалышы керек дегенди билдирет. Адамга күлкүлүү же какшыктай көрүнгөн нерсе көбүнчө жазуу жүзүндө туура эмес түшүнүлөт. Күмөн санасаңыз, чыныгы ниетиңизди айтуу үчүн акылдуулукка караганда айкындыкты тандаңыз.
• юморду орунсуз колдонуу. Юмор электрондук почтаны жакшыртып, окууну жагымдуураак кылат, бирок орунсуз тамашалар же комментарийлер тескери натыйжага алып келиши мүмкүн. Электрондук каттарыңызга юмор кошуудан мурун ар дайым алуучунун тек-жайын, каалоолорун жана мамилеңиздин мүнөзүн эске алыңыз.
• Электрондук почтанын узундугуна жана убактысына көңүл бурбоо. Узакка созулган электрондук каттар билдирүүңүздүн таасирин алсыратышы мүмкүн, өзгөчө кыскалык бааланган расмий эмес контекстте. Электрондук каттарыңызды кыска жана маанисине жеткириңиз. Андан тышкары, электрондук почтаңыздын убактысын карап көрүңүз. Түн бир оокумда же дем алыш күндөрү шашылыш эмес электрондук каттарды жөнөтүү идеалдуу болбошу мүмкүн, анткени ал алуучунун жеке убактысын үзгүлтүккө учуратышы мүмкүн.

Бул кеңири таралган каталардан оолак болуу менен, сиз профессионалдык мамилелериңиздин бүтүндүгүн сактап, аларды жакшы кабыл алуу ыктымалдуулугун арттырып, формалдуу эмес электрондук почта билдирүүлөрүңүздүн натыйжалуулугун жогорулата аласыз.

Кемчиликсиз расмий эмес электрондук почтаны түзүү

Формалдуу эмес электрондук почтаңыздын натыйжалуу бүтүшү сиздин билдирүүңүздүн обонун гана эмес, түбөлүктүү таасир калтырат. Ишкердик каттардагы расмий корутундулардан айырмаланып, расмий эмес кол коюулар жакындык жана жеке тийүү сезимин баса белгилеп, жеке жылуулукту жана чыгармачылыкты алып келиши мүмкүн. Мамилелериңиздин жылуулугу жана инсандыгы жөнүндө ой жүгүрткөндө натыйжалуу электрондук почтаны жабуу боюнча бул сунуштарды карап көрүңүз:

• Каттооңузду акылдуулук менен тандаңыз. Алуучу менен болгон мамилеңиздин жана электрондук каттын контекстинин негизинде жабуууңузду ылайыкташтырыңыз. Жагдайга жараша энтузиазмды билдириңиз, жакшы каалоолорду айтыңыз же ыраазычылык билдириңиз:
  • "Дем алыш күндөгү укмуштуу окуябызды күтө албайм!"
  • "Кереметтүү бол!"
  • "Жардамыңыз үчүн миллион рахмат!"
• Кол тамгаңызды жекелештирүү. Сиздин кол тамга сиздин атыңыздан тышкары, мамилеңиздин мүнөзүн чагылдырган жеке тийүү же сезимди камтышы мүмкүн:
  • "Кучак, [Сиздин атыңыз]"
  • "Сүйүү менен, [Сиздин атыңыз]"
  • "Саламатсызбы, [Сиздин атыңыз]"
• Каттоолордун мисалдары:
  • Жакын дос үчүн. «Баардык жаңылыктарыңызды угууну чыдамсыздык менен күтөм! Сак бол, [Сиздин атыңыз]”
  • Жардам алгандан кийин. "Бүгүнкү жардамыңыз үчүн абдан ыраазыбыз! Сен куткаруучусуң. Жакшы, [Сиздин атыңыз]”
  • Кокусунан таанышуу үчүн. "Бүгүнкү маек үчүн рахмат. Жакында көрөбүз деп үмүттөнөм! Саламатсызбы, [Сиздин атыңыз]”
• Консистенция маанилүү. Жабуу электрондук почтаңыздын жалпы тонуна дал келгенин текшериңиз. Жандуу жабуу шайыр денени толуктап, кабардын шайкештигин жакшыртат.
• Кол коюуну же кол коюуну тандоо. Ар бир электрондук почта каттоодон чыгууну жана кол коюуну талап кылбайт. Контекстке жана алуучу менен тааныштыгына жараша, кээде жөнөкөй "Рахмат" же "Жакында көрүшкөнчө" жетиштүү болот.

Электрондук почтаңыздын формалдуу эмес аяктоолорун ойлонуп түзүү менен, сиз билдирүүлөрүңүздүн жакшы кабыл алынышын жана позитивдүү, туруктуу таасир калтырышын камсыздайсыз. Кол коюу - бул сиздин мамилеңиздин тонун жана жылуулугун чагылдыруунун акыркы мүмкүнчүлүгү, ар бир электрондук почтаны бекем байланыштарга көпүрө кылуу.

Расмий эмес электрондук билдирүүлөрдү өздөштүрүү

Формалдуу эмес электрондук почтаңыздын структуралык элементтерин өркүндөткөндөн кийин, тема сызыгынан кол коюуга чейин, электрондук почтаңыздын мазмунун толтурган сөз айкаштарына да көңүл буруу абдан маанилүү. Туура туюнтмаларды тандоо электрондук почтаңыздын үндөрүн жагымдуураак кылып, оюңуздун ачык-айкын болушун камсыздайт.

Жооптуу түрдө тартуу

Сиз бир нече күн мурун электрондук кат жөнөттүңүз жана азырынча жооп ала элексиз дейли. Алуучуга сыпайылык менен эскертүү берүү үчүн, төмөнкүдөй сөз айкаштарын колдонуңуз:

• "Бул билдирүү сизди жакшы табат деп үмүттөнөм! Муну жөн гана каттар кутуңуздун башына чаптаңыз."
• "Менин акыркы билдирүүм аралашып кетип калбасын текшергим келди!"
• "Бул жөнүндө тез арада түртүп коюңуз, мүмкүнчүлүк болгондо сиздин оюңузду уккум келет."

Расмий түрдө кечирим суроо

Эгер кат жазышууда артта калган сиз болсоңуз, кечиктирүүнү жеңил-желпи, бирок чын жүрөктөн кечирим суроо менен моюнга алуу сылыктык болот:

• "Ой, менин жообум көмүлүп калды окшойт! Сабырдуулугуңуз үчүн рахмат”.
• "Жай жооп бергеним үчүн кечирим сурайм, мен жөн эле тоодон электрондук каттарды алдым!"
• «Кечигип жатканым үчүн кечирим сурайм, менин ишим абдан оор болду. Күткөнүңүз үчүн рахмат!”

Кысымсыз шашылыш сунуш кылуу

Кабарыңызга тез көңүл бурууну талап кылганда, бирок сиз тонду жумшарткыңыз келсе, мындай фразалар стрессти кошпостон тезирээк жооп берүүгө түрткү берет:

• "Убакыт болгондо, мен бул боюнча сиздин салымыңызды алгым келет!"
• "Шашылыш жок, бирок, мүмкүн болсо, жума күнү бул боюнча оюңузга ыраазы болом."

Формалдуу эмес туюнтмаларды электрондук почтаңызга кошкондо, алардын сиздин жеке баарлашканыңызга дал келишин камсыз кылуу абдан маанилүү. Бул ырааттуулук чыныгы жана инсандуу тонду тандоого жардам берет. Эсиңизде болсун, максат сиздин электрондук почтаңыздын алуучу менен жеке резонанстуу болушу, ниетиңизди жана үнүңүздүн ачык жана жеткиликтүү болушун камсыз кылуу.

Расмий эмес электрондук почтаңызды жөнөтүү алдында акыркы текшерүүлөр

Сиз кылдаттык менен даярдаган электрондук почтага "жөнөтүү" баскычын басаардан мурун, акыркы текшерүү тизмесинен өтүү абдан маанилүү. Бул кадам сиздин билдирүүңүз катасыз гана эмес, ошондой эле көздөгөн эффектке жетүү үчүн эң сонун туураланганын камсыздайт. Төмөндө карап чыгуу үчүн кээ бир маанилүү алдын ала жөнөтүү кадамдар болуп саналат:

• Алуучунун чоо-жайын текшериңиз. Кабыл алуучулардын электрондук почта даректерин эки жолу текшериңиз. Кичинекей тамга катасы сиздин электрондук почтаңыз адашып, башаламандыкка же өткөрүлбөй калган байланышка алып келиши мүмкүн.
• Тиркемелер жана шилтемелер. Электрондук кат жөнөтүүдөн мурун бардык тиркемелер камтылганын текшериңиз. Денедеги тиркемени айтуу оңой жана аны тиркөөнү унутуу. Ошо сыяктуу эле, сиз камтыган шилтемелердин туура жана иштешин текшериңиз.
• Көчүрмө/жашыруун көчүрүүнү туура колдонуңуз. Башкаларды сүйлөшүүгө тунук кошуу үчүн Көмүртектин көчүрмөсүн (Cc) же башкаларды жашыруу үчүн Сокур Көмүрдүн көчүрмөсүн (Bcc) колдонуңуз. Бул, өзгөчө, кээ бир алуучулардын чоо-жайын купуя сактагыңыз келген бейформал топтордо пайдалуу болушу мүмкүн.
• Кылдаттык менен текшериңиз. Кокус электрондук каттарда да так жана туура жазуу сизди жакшы чагылдырат. Орфографияңызды жана грамматикаңызды карап чыгууга бир аз убакыт бөлүңүз. Жөнөкөй каталар сиздин билдирүүңүздөн алаксытышы мүмкүн, андыктан электрондук почтаңыздын майда-чүйдөсүнө чейин кам көрүүгө аракет кылыңыз. Баары кемчиликсиз болушу үчүн, биздин колдонууну карап көрөлү документтерди текшерүү кызматы акыркы текшерүү үчүн.
• Кошумча ойлор:
  • Электрондук почтаңыздын убактысы. Электрондук почтаңыздын убактысын карап көрүңүз. Түн бир оокумда же эртең менен жөнөтүү алуучунун убакыт алкагына жана сиздин мамилеңизге жараша эң жакшы тандоо болбой калышы мүмкүн.
  • Кийинки эскертүүлөр. Эгер сиздин электрондук почтаңыз жоопту же аракетти талап кылса, өзүңүз үчүн эстеткич коюу пайдалуу болушу мүмкүн. Бул жооп келбесе, жаракалардан эч нерсе түшпөсүн камсыздайт.

Бул практикалык кадамдарды кармануу менен, сиз жөнөткөн ар бир электрондук почтаңызда негизги каталар жок жана оң жооп берүү үчүн оптималдаштырылат. Эсиңизде болсун, сиздин электрондук почтаңыздын өз ара аракеттенүүсү сиздин жеке жана кесиптик мамилелериңизге олуттуу таасир этиши мүмкүн. Жөнөтүүдөн мурун билдирүүңүздү тактоо үчүн убакыт бөлүү бул байланыштарды сактоо жана жакшыртуу үчүн бардык айырманы түзөт.

Натыйжалуу электрондук почта байланышы үчүн технологиялык кеңештер

Электрондук почтанын мазмунунун чеберчилигин өздөштүрүүдөн тышкары, электрондук почтаңыздын программалык камсыздооңуздун толук мүмкүнчүлүктөрүн колдонуу натыйжалуу баарлашууда негизги ролду ойнойт. Электрондук почтаңызды башкарууну оңдогон жана жооп берүү жөндөмдүүлүгүн жакшыртуучу практикалык технология кеңештерин изилдеңиз. Убакыт алкактары боюнча координациялап жатасызбы, билдирүүлөрдүн келип түшкөнүн ырастап жатасызбы же келген кутучаңызды уюштуруп жатасызбы, бул стратегиялар сизге электрондук почта байланыштарын натыйжалуу жана оңой башкарууга мүмкүнчүлүк берет:

• Электрондук каттарды пландаштыруу. Эгер сиз убакыт алкактарында иштеп жатсаңыз же шашылыш эмес билдирүүңүз болсо, аны ылайыктуу убакта жөнөтүү үчүн электрондук почтаңыздын пландаштыруу мүмкүнчүлүгүн колдонуңуз. Бул сиздин электрондук почтаңыздын алуучуга ыңгайлуу убакта окулушун камсыздайт.
• Окулган дүмүрчөктөрдү колдонуу. Кабарыңыздын кабыл алынгандыгын тастыктоо керек болгон маанилүү электрондук почталар үчүн, окулгандыгы тууралуу кабарларды колдонуңуз. Бирок, бул функцияны үнөмдүү колдонуңуз, анткени ал кээде түртүүчү катары каралышы мүмкүн.
• Жиптерди уюштуруу. Жиптерди туура уюштуруу менен электрондук почта сүйлөшүүлөрүңүздү тыкан жана ээрчүүгө оңой болуңуз. Бул бир нече катышуучулар менен жүрүп жаткан талкуулар үчүн өзгөчө пайдалуу.
• Электрондук почта папкаларын түзүү. Электрондук каттарды категорияларга бөлүү үчүн папкаларды колдонуңуз. Бул сиздин келген каттарыңызды эффективдүү башкарууга жардам берип, архивделген байланыштарга артыкчылык берүүгө жана оңой кирүүгө мүмкүндүк берет.
• Чыпкаларды жана энбелгилерди колдонуу. Кирүүчү электрондук каттарды тиешелүү папкаларга автоматтык түрдө сорттоо үчүн чыпкаларды орнотуңуз жана электрондук почталарды артыкчылык же категория боюнча белгилөө үчүн энбелгилерди колдонуңуз, бул тезирээк кайтарып берүүгө жана жооп берүүгө жардам берет.
• Мобилдик жеткиликтүүлүк. Көптөгөн адистер мобилдик түзмөктөрдө электрондук почталарына кире аларын моюнга алып, электрондук почталар мобилдик көрүү үчүн оптималдаштырылганын текшериңиз. Кичинекей экрандарда электрондук каттар кантип пайда болгонун сынап көрүңүз жана тиркемелер смартфондордо жана планшеттерде оңой ачылат.
• Башка куралдар менен интеграция. Электрондук почтаны календарлар, тапшырма менеджерлери же CRM тутумдары сыяктуу башка куралдар менен интеграциялоо аркылуу иш процессинин натыйжалуулугун жогорулатыңыз. Бул бири-бирин толуктап турган өндүрүмдүүлүк куралдарынын үзгүлтүксүз экосистемасын түзүүгө жардам берет.
• Коопсуздук чаралары. Эки факторлуу аутентификация жана коопсуз сырсөз практикасы сыяктуу коопсуздук чараларын ишке ашыруу, айрыкча купуя маалымат алмашылган контексттерде маанилүү.
• Автоматташтыруу өзгөчөлүктөрү. Туулган күнгө каалоолор же жолугушуу эстеткичтери сыяктуу күнүмдүк байланыштарды жөнөтүү, убакытты үнөмдөө жана өз ара аракеттенишүүлөрүңүздү жекелештирүү үчүн электрондук почта тутумуңуздагы автоматташтыруу функцияларын колдонуңуз.

Бул технологиялык куралдарды колдонуу менен сиз электрондук почтаңыздын байланышын эффективдүү, уюшкандыкта жана жооп берүүчү кылып, ар бир билдирүү каалаган алуучуга керектүү таасирге жетүүсүн камсыздай аласыз.

Расмий эмес электрондук почта мисалдары

Сөзүбүздү бүтөрдөн мурун, келгиле, расмий эмес электрондук каттардын кээ бир практикалык мисалдарын карап көрөлү. Булар биз талкуулаган формалдуу эмес тонду жана жеке тийүүлөрдү кантип колдонууну көрсөтөт, мейли досуңуз менен сүйлөшкөндө же кесиптешиңиз менен жарым-жартылай кокустук контекстте баарлашууда.

1-мисал – досуңуз менен сүйлөшүү:

Subject: Бул дем алыш күндөрү тез жетише аласызбы?

Эй Алекс!

Көп убакыттан бери көрүшпөгөн! Иштер кандай? Эгер бош болсоң, ушул жекшемби күнү түштөн кийин кофе ичебиз деп ойлогом. Бул өтө көп убакыт болду, мен сиздин жаңы жумушуңуз жана башка бардык нерселер жөнүндө уккум келет!

мага сен үчүн иштейт, анда билип алсын.

Cheers,

Джэми

2-мисал – жарым-жартылай кесипкөй байкоо:

Subject: Кийинки жумадагы презентациянын негизи

Салам Пат,

Бул жума сизге жакшы мамиле кылат деп үмүттөнөм! Мен келерки шейшембиде презентация тууралуу базага тийгим келди. Сизге биз тараптан атайын даярдык керекпи? Ошондой эле, эгер сиз ага даяр болсоңуз, анда биз дүйшөмбү күнү чоо-жайын тактоо үчүн тез чалышыбыз мүмкүн.

Рахмат,

Chris

Ар бир мисал жазууга жумшак, бирок ойлонулган мамилени чагылдырат. Эсиңизде болсун, эффективдүү расмий эмес электрондук каттардын ачкычы бул сиздин мамилеңиздин жана теманын контекстине ачык-айкындык жана актуалдуулук менен достук тондун тең салмактуулугу.

жыйынтыктоо

Расмий эмес электрондук байланыштын нюанстарын өздөштүрүүңүз менен куттуктайбыз! Сиз азыр билдирүүңүздү эффективдүү жеткире турган жана жеке жана кесиптик байланыштарды бекемдеген электрондук каттарды түзүүгө жакшы даярдандыңыз. Расмий эмес электрондук почта жазуусу сүйлөшүү обонунун, жеке тийүүнүн жана кесипкөйлүктүн тең салмактуулугун талап кылат. Ар бир электрондук почта байланышуу жана түбөлүктүү таасир калтыруу мүмкүнчүлүгүн сунуш кылат. Электрондук почта этикетинин чегинде уникалдуу инсандыгыңызга жаркырап турууга мүмкүнчүлүк берип, тактык, катышуу жана ылайыктуулук принциптерин карманыңыз. Ыктыярдуу тема саптарын даярдоодон эң сонун белгилөө тандоого чейинки стратегиялар менен жабдылган сиз каалаган электрондук почта сүйлөшүүсүн ишенимдүү башкарууга даярсыз. Көнүгүүнү улантыңыз, ар кандай стилдерди сынап көрүңүз жана баарлашууларыңыз чыныгы жана ойчул болушун камсыз кылыңыз. Ар бир электрондук почтаны маңыздуу байланыштар үчүн көпүрөгө айландыруудагы ийгилигиңиз мына ушул!