ອີເມວຢ່າງເປັນທາງການ: ຄູ່ມືສໍາລັບການສື່ສານທີ່ມີປະສິດທິພາບ

ການທ່ອງໄປຫາຄວາມສັບສົນຂອງການຂຽນອີເມລ໌ທີ່ເປັນທາງການມັກຈະຮູ້ສຶກຫນັກຫນ່ວງ, ໂດຍສະເພາະໃນເວລາທີ່ເອື້ອມອອກໄປຫາຜູ້ທີ່ບໍ່ຄຸ້ນເຄີຍ. ແຕ່ຄວາມຈິງແມ່ນ, ການຮູ້ວິທີການສ້າງອີເມລ໌ທີ່ມີການຈັດຕັ້ງທີ່ດີ, ເປັນມືອາຊີບສາມາດປັບປຸງທັກສະການສື່ສານຂອງທ່ານແລະເປີດໂອກາດຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ. ຄູ່ມືນີ້ຊອກຫາຄວາມກະຈ່າງແຈ້ງອົງປະກອບຂອງອີເມວທີ່ເປັນທາງການ, ຈາກຫົວຂໍ້ລົງໄປເຖິງລາຍເຊັນ. ໃນຕອນທ້າຍຂອງບົດຄວາມນີ້, ທ່ານຈະມີເຄື່ອງມືໃນການກະກຽມອີເມລ໌ທີ່ມີປະສິດຕິຜົນ, ເຫຼື້ອມເປັນເງົາທີ່ປະຕິບັດຕາມມາດຕະຖານດ້ານວິຊາຊີບແລະເຮັດໃຫ້ທຸກໆການໂຕ້ຕອບ.

ໂຄງສ້າງຂອງອີເມວທີ່ເປັນທາງການ

ໂຄງສ້າງຂອງອີເມລ໌ທີ່ເປັນທາງການແມ່ນບໍ່ແຕກຕ່າງກັນຢ່າງຫຼວງຫຼາຍຈາກແບບບໍ່ເປັນທາງການ, ແຕ່ມັນມີຄວາມຄ່ອງແຄ້ວຫຼາຍ ແລະປະຕິບັດຕາມມາລະຍາດສະເພາະ. ໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວ ອີເມວທີ່ເປັນທາງການມີອົງປະກອບຕໍ່ໄປນີ້:

• ສາຂາວິຊາ. ຫົວຂໍ້ສັ້ນໆທີ່ເໝາະສົມທີ່ສະຫຼຸບຈຸດປະສົງຂອງອີເມວ.
• ການທັກທາຍທາງອີເມວຢ່າງເປັນທາງການ. ການເປີດອັນໃຈກວ້າງທີ່ກ່າວເຖິງຜູ້ຮັບດ້ວຍຄວາມເຄົາລົບ.
• ຂໍ້ຄວາມທາງອີເມວ. ເນື້ອໃນຕົ້ນຕໍແມ່ນໂຄງສ້າງຢ່າງມີເຫດຜົນແລະການນໍາໃຊ້ພາສາທີ່ເປັນທາງການ.
• ສິ້ນສຸດອີເມວຢ່າງເປັນທາງການ. ຖະແຫຼງການປິດທີ່ສຸພາບ ແລະຮຽກຮ້ອງການກະທຳ ຫຼືການຕອບສະໜອງສະເພາະ.
• ລາຍເຊັນ. ການລົງຊື່ຂອງທ່ານ, ເຊິ່ງປົກກະຕິແລ້ວປະກອບມີຊື່ເຕັມຂອງທ່ານແລະເລື້ອຍໆຊື່ຫຼືຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານ.

ການລວມເອົາອົງປະກອບເຫຼົ່ານີ້ດ້ວຍຄວາມລະມັດລະວັງປັບປຸງປະສິດທິພາບຂອງອີເມລ໌ຢ່າງເປັນທາງການຂອງທ່ານ, ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການອ່ານແລະມີແນວໂນ້ມທີ່ຈະ elicit ຄໍາຕອບທີ່ຄາດໄວ້.

ສາຂາວິຊາ

ຫົວຂໍ້ເປັນຫົວຂໍ້ສໍາລັບອີເມລ໌ຂອງທ່ານແລະມີບົດບາດສໍາຄັນໃນການດຶງດູດຄວາມສົນໃຈຂອງຜູ້ຮັບ. ເຖິງແມ່ນວ່າມັນອາດຈະເບິ່ງຄືວ່າເປັນລາຍລະອຽດເລັກນ້ອຍ, ຄວາມສໍາຄັນຂອງມັນບໍ່ຄວນຖືກຄາດຄະເນ. ຫົວຂໍ້ທີ່ຊັດເຈນສາມາດເພີ່ມຄວາມເປັນໄປໄດ້ຫຼາຍທີ່ອີເມວຂອງທ່ານຈະຖືກເປີດແລະໄດ້ຮັບການຕອບສະຫນອງທີ່ທັນເວລາ.

ເປັນບັນທຶກຂ້າງຄຽງ, ມັນສົມຄວນທີ່ຈະບໍ່ໃສ່ທີ່ຢູ່ອີເມວຂອງຜູ້ຮັບໃນແຖວຜູ້ຮັບທີ່ກຳນົດໄວ້—ຕັ້ງຢູ່ເທິງຫົວຂໍ້ຫົວຂໍ້—ຈົນກວ່າເຈົ້າຈະພ້ອມທີ່ຈະສົ່ງອີເມວຂອງເຈົ້າຢ່າງສົມບູນ. ນີ້ຊ່ວຍປ້ອງກັນການສົ່ງອີເມວທີ່ຍັງບໍ່ທັນສໍາເລັດໂດຍບັງເອີນ. ການເຕືອນໄພດຽວກັນຄວນຖືກປະຕິບັດໃນເວລາທີ່ຕື່ມຂໍ້ມູນໃສ່ສາຍ Cc ແລະ Bcc.

ຫົວຂໍ້ຄວນຈະມີຄວາມຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ, ສະຫນອງຮູບພາບຂອງເນື້ອຫາຂອງອີເມວໃນພຽງແຕ່ 5-8 ຄໍາ. ນີ້ບໍ່ພຽງແຕ່ດຶງດູດຄວາມສົນໃຈຂອງຜູ້ຮັບ, ແຕ່ຍັງສົ່ງເສີມການຕອບສະຫນອງທີ່ທັນເວລາ. ຈື່ໄວ້ສະເໝີວ່າຈະຕ້ອງຕື່ມໃສ່ໃນກ່ອງຫົວຂໍ້ທີ່ລະບຸໄວ້, ເຊິ່ງແຍກອອກຈາກຕົວອີເມລ໌, ເພື່ອຫຼີກເວັ້ນການສົ່ງອີເມວໂດຍບໍ່ມີຫົວຂໍ້.

ຍົກ​ຕົວ​ຢ່າງ:

• ຊອກຫາການສອບຖາມຕໍາແໜ່ງບັນນາທິການ. ຫົວຂໍ້ນີ້ຊີ້ໃຫ້ເຫັນຜູ້ສົ່ງຖາມກ່ຽວກັບຕໍາແຫນ່ງບັນນາທິການ, ເຮັດໃຫ້ມັນກ່ຽວຂ້ອງກັບ HR ຫຼືທີມງານບັນນາທິການ.
• ຄໍາອະທິບາຍສໍາລັບການບໍ່ມີມື້ນີ້. ຫົວຂໍ້ນີ້ບອກຜູ້ຮັບທັນທີວ່າອີເມລ໌ຈະປຶກສາຫາລືກ່ຽວກັບການບໍ່ມີ, ກະຕຸ້ນການຕອບສະຫນອງໄວຈາກຜູ້ຈັດການຫຼືອາຈານ.
• ຂໍ​ໃບ​ສະ​ເໜີ​ແນະ. ເສັ້ນນີ້ກໍານົດວ່າອີເມລ໌ຈະກ່ຽວກັບຈົດຫມາຍແນະນໍາ, ກະຕຸ້ນໃຫ້ຜູ້ຮັບກັບລັກສະນະແລະຄວາມຮີບດ່ວນຂອງການຮ້ອງຂໍ.
• ສອບຖາມຂໍທຶນການສຶກສາ. ການລະບຸຢ່າງຊັດເຈນວ່າອີເມລ໌ແມ່ນກ່ຽວກັບການສະຫມັກທຶນການສຶກສາຈະເຮັດໃຫ້ຫ້ອງການວິຊາການຫຼືທາງດ້ານການເງິນງ່າຍຂຶ້ນໃນການຈັດລໍາດັບຄວາມສໍາຄັນຂອງອີເມວ.
• ວາລະປະຊຸມຂອງອາທິດນີ້. ຫົວຂໍ້ນີ້ແຈ້ງໃຫ້ທີມງານຫຼືຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຢ່າງໄວວາວ່າອີເມລ໌ປະກອບດ້ວຍວາລະຂອງກອງປະຊຸມທີ່ຈະມາເຖິງ.
• ດ່ວນ: ສຸກເສີນຄອບຄົວມື້ນີ້. ການນໍາໃຊ້ "ດ່ວນ" ແລະສະເພາະກ່ຽວກັບເຫດສຸກເສີນເຮັດໃຫ້ອີເມລ໌ນີ້ເປັນບູລິມະສິດສູງສໍາລັບການດໍາເນີນການທັນທີທັນໃດ.
• ກອງປະຊຸມວັນສຸກແມ່ນຕ້ອງການ RSVP. ອັນນີ້ຊີ້ໃຫ້ເຫັນເຖິງຄວາມສໍາຄັນຂອງການຕອບສະຫນອງກ່ຽວກັບກອງປະຊຸມທີ່ຈະມາເຖິງ, ຊຸກຍູ້ໃຫ້ຜູ້ຮັບເປີດມັນຢ່າງໄວວາ.

ແຕ່​ລະ​ຕົວ​ຢ່າງ​ເຫຼົ່າ​ນີ້​ອະ​ທິ​ບາຍ​ລະ​ອຽດ​ກ່ຽວ​ກັບ​ຫົວ​ຂໍ້​ຂອງ​ອີ​ເມລ​໌​ກັບ​ຜູ້​ຮັບ, ຊ່ວຍ​ໃຫ້​ເຂົາ​ເຈົ້າ​ໃນ​ການ​ຈັດ​ລໍາ​ດັບ​ຄວາມ​ສໍາ​ຄັນ​ຂອງ​ຂໍ້​ຄວາມ​ຂອງ​ທ່ານ​ສໍາ​ລັບ​ການ​ອ່ານ. ຫົວຂໍ້ແມ່ນສິ່ງທໍາອິດທີ່ຜູ້ຮັບເຫັນເມື່ອອີເມວຂອງທ່ານມາຮອດ, ເຮັດໃຫ້ມັນເປັນອົງປະກອບທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບການສື່ສານທີ່ມີປະສິດທິພາບ.

Greeting

ການເລືອກຄໍາທັກທາຍທາງອີເມວທີ່ເຫມາະສົມແມ່ນຈໍາເປັນສໍາລັບການສະແດງຄວາມເຄົາລົບຕໍ່ຜູ້ຮັບ. ການທັກທາຍທີ່ທ່ານເລືອກຄວນກົງກັບບໍລິບົດ ແລະຈຸດປະສົງຂອງອີເມວຂອງທ່ານ, ປະສິດທິຜົນກໍານົດສຽງສໍາລັບການສົນທະນາຕໍ່ໄປ. ນີ້ແມ່ນບາງຄຳທັກທາຍທາງອີເມວທີ່ເປັນທາງການທີ່ໃຊ້ທົ່ວໄປ:

• ສະບາຍດີ ທ່ານ/ນາງ/ທ່ານ ດຣ./ອາຈານ [ນາມສະກຸນ],
• ສະບາຍດີຕອນເຊົ້າ/ຕອນບ່າຍ [ຊື່ຜູ້ຮັບ],
• ຜູ້ທີ່ມັນອາດຈະກ່ຽວຂ້ອງ,
• ຊົມເຊີຍ,
• ສະບາຍດີ [ຊື່ຜູ້ຮັບ],

ການເລືອກຄໍາທັກທາຍທີ່ເຫມາະສົມແມ່ນສໍາຄັນເພາະວ່າມັນກໍານົດສຽງເບື້ອງຕົ້ນສໍາລັບສ່ວນທີ່ເຫຼືອຂອງຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ.

ຍົກ​ຕົວ​ຢ່າງ:

• ຖ້າເຈົ້າຕິດຕໍ່ກັບລຸງ Mike ຂອງເຈົ້າສໍາລັບເລື່ອງທີ່ເປັນທາງການ, ຜູ້ເປີດທີ່ເຫມາະສົມອາດຈະເປັນ, "ສະບາຍດີລຸງ Mike ... "
• ເມື່ອເວົ້າເຖິງນາຍຈ້າງທີ່ມີທ່າແຮງກ່ຽວກັບໂອກາດໃນການເຮັດວຽກ, ການທັກທາຍຢ່າງເປັນທາງການເຊັ່ນ, “ທ່ານນາງ Smith ທີ່ຮັກແພງ…” ຈະເໝາະສົມ.
• ຖ້າທ່ານຕິດຕໍ່ກັບລູກຄ້າຊື່ Sarah ທີ່ເຈົ້າໄດ້ພົບກ່ອນຫນ້ານີ້, ທ່ານອາດຈະໃຊ້, "ສະບາຍດີຕອນເຊົ້າ, Sarah ... "
• ໃນເວລາທີ່ທ່ານກໍາລັງສົ່ງອີເມວຄວາມເຂົ້າໃຈທີ່ເປັນມືອາຊີບທີ່ມີຊື່ Alex ແລະຕ້ອງການຮັກສາມັນບໍ່ເປັນທາງການ, "ສະບາຍດີ Alex ... "ຈະເຫມາະສົມ.
• ຖ້າເຈົ້າຕິດຕໍ່ໄປຫາກຸ່ມຄົນທີ່ເຈົ້າບໍ່ຮູ້ຊື່, “ທັກທາຍ” ກໍພໍແລ້ວ.

ໃນກໍລະນີທີ່ທ່ານບໍ່ຮູ້ວ່າຜູ້ຮັບ, "ມັນອາດເປັນຫ່ວງໃຜ," ແລະ "ທັກທາຍ", ເປັນພຽງແຕ່ການທັກທາຍຢ່າງເປັນທາງການ. ແນວໃດກໍ່ຕາມ, ມັນດີກວ່າທີ່ຈະລະບຸຊື່ຂອງບຸກຄົນທີ່ທ່ານກຳລັງສົ່ງອີເມວຫາເຂົາເຈົ້າໂດຍກົງເມື່ອເປັນໄປໄດ້.

ໂດຍປົກກະຕິ, ເຄື່ອງໝາຍຈຸດປະຕິບັດຕາມຄຳທັກທາຍໃນອີເມວຂອງທ່ານ. ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ທ່ານຍັງສາມາດໃຊ້ຈໍ້າສອງເມັດໃນການຕັ້ງຄ່າທີ່ເປັນທາງການ. ຈຸດສໍາຄັນແມ່ນເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າການທັກທາຍຂອງທ່ານມີຄວາມເຄົາລົບແລະເຫມາະສົມກັບຜູ້ຊົມທີ່ມີຈຸດປະສົງ. ໂດຍການເລືອກຄໍາທັກທາຍທາງອີເມລ໌ຂອງທ່ານຢ່າງລະມັດລະວັງ, ທ່ານບໍ່ພຽງແຕ່ສ້າງຄວາມສະດວກໃນການຈັດການຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານໃຫ້ງ່າຍຂຶ້ນ, ແຕ່ຍັງເພີ່ມຄວາມເປັນໄປໄດ້ຂອງການໄດ້ຮັບການຕອບສະຫນອງທັນທີແລະທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ.

ຂໍ້ຄວາມທາງອີເມວ

ເນື້ອໃນຕົ້ນຕໍຂອງອີເມວແມ່ນເອີ້ນວ່າເນື້ອໃນອີເມວ. ມັນມັກຈະສຸມໃສ່ຫົວຂໍ້ດຽວຫຼືຊຸດຂອງຫົວຂໍ້ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຢ່າງໃກ້ຊິດ. ສິ່ງທໍາອິດທີ່ທ່ານຄວນເຮັດຢູ່ໃນຮ່າງກາຍຂອງອີເມລ໌ແມ່ນຊີ້ແຈງເຫດຜົນສໍາລັບການຕອບຂອງທ່ານ.

ການຊີ້ແຈງຈຸດປະສົງຂອງອີເມວຂອງທ່ານຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ຮັບເຂົ້າໃຈສະພາບການ, ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນສໍາລັບພວກເຂົາທີ່ຈະຊ່ວຍຫຼືຕອບສະຫນອງຕໍ່ທ່ານ. ທ່ານສາມາດແນະນໍາຈຸດປະສົງຂອງອີເມວຂອງທ່ານດ້ວຍປະໂຫຍກເຊັ່ນ:

• ຂ້າ​ພະ​ເຈົ້າ​ຢາກ​ຈະ​ສອບ​ຖາມ​ກ່ຽວ​ກັບ ...
• ຂ້ອຍຂຽນເພື່ອສະແດງຄວາມສົນໃຈໃນ…
• ຂ້ອຍກໍາລັງຕິດຕໍ່ເຈົ້າກ່ຽວກັບ…
• ຂ້ອຍຫວັງວ່າຈະຊີ້ແຈງ…
• ຂ້າ​ພະ​ເຈົ້າ​ຕ້ອງ​ການ​ຮ້ອງ​ຂໍ…
• ຂ້ອຍສົນໃຈຮຽນຮູ້ເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບ…
• ຂ້າພະເຈົ້າຕ້ອງການຢືນຢັນລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບ…
• ຂ້ອຍກໍາລັງຊອກຫາຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບ…

ຖ້າທ່ານບໍ່ເຄີຍມີປະຕິສໍາພັນກັບຜູ້ຮັບມາກ່ອນ, ມັນເປັນເລື່ອງສຸພາບທີ່ຈະແນະນໍາຕົວເອງສັ້ນໆກ່ອນທີ່ຈະບອກຄວາມກັງວົນຕົ້ນຕໍຂອງທ່ານ.

ຍົກ​ຕົວ​ຢ່າງ:

• ໃນເວລາທີ່ຊອກຫາໂອກາດເຄືອຂ່າຍມືອາຊີບຫຼືການຮ່ວມມືທີ່ມີທ່າແຮງ, ການແນະນໍາທີ່ເຫມາະສົມແມ່ນສໍາຄັນ. ໃນຕົວຢ່າງຕໍ່ໄປນີ້, Emily ແນະນໍາຕົນເອງຢ່າງຈະແຈ້ງ ແລະຊີ້ແຈງເຫດຜົນສໍາລັບອີເມລ໌ຂອງນາງຫາດຣ. Brown, ອໍານວຍຄວາມສະດວກໃຫ້ຄວາມເຂົ້າໃຈທີ່ກົງໄປກົງມາກ່ຽວກັບຄວາມຕັ້ງໃຈຂອງນາງ:

ທີ່ຮັກແພງ ດຣ. ຂ້ອຍແມ່ນ Emily Williams, ນັກວິເຄາະວິໄຈຂັ້ນຕົ້ນຂອງ DEF Corporation. ຂ້ອຍໄດ້ຕິດຕາມວຽກງານຂອງເຈົ້າໃນຂົງເຂດນາໂນເທັກໂນໂລຍີ ແລະຢາກປຶກສາຫາລືກ່ຽວກັບການຮ່ວມມືທີ່ເປັນໄປໄດ້ລະຫວ່າງສະຖາບັນຂອງພວກເຮົາ.

ແນະນຳໃຫ້ຮັກສາອີເມວຂອງເຈົ້າໃຫ້ສັ້ນລົງ. ຈືຂໍ້ມູນການ, ປະຊາຊົນສ່ວນໃຫຍ່ມັກຜ່ານອີເມລ໌ຂອງພວກເຂົາຢ່າງໄວວາ, ດັ່ງນັ້ນຫຼີກເວັ້ນການພັດທະນາທີ່ບໍ່ຈໍາເປັນ.

ຍົກ​ຕົວ​ຢ່າງ:

• ຖ້າເຈົ້າຂໍເວລາພັກວຽກຍ້ອນເຫດສຸກເສີນຂອງຄອບຄົວ, ເຈົ້າອາດຈະບອກງ່າຍໆວ່າ, 'ຂ້ອຍມີເຫດສຸກເສີນໃນຄອບຄົວ ແລະຕ້ອງການພັກຜ່ອນ' ແທນທີ່ຈະໃຫ້ລາຍລະອຽດຢ່າງລະອຽດກ່ຽວກັບສະຖານະການ.

ສໍາ​ລັບ​ການ​ສໍາ​ພັດ​ເພີ່ມ​ຂອງ​ການ​ເປັນ​ມື​ອາ​ຊີບ​ແລະ​ມາ​ລະ​ຍາດ​, ພິ​ຈາ​ລະ​ນາ​ເລີ່ມ​ຕົ້ນ​ອີ​ເມລ​໌​ທີ່​ມີ​ການ​ສະ​ແດງ​ຄວາມ​ກະ​ຕັນ​ຍູ​ຖ້າ​ຫາກ​ວ່າ​ທ່ານ​ກໍາ​ລັງ​ຕອບ​ສະ​ຫນອງ​ກັບ​ຂໍ້​ຄວາມ​ກ່ອນ​ຫນ້າ​ນີ້​. ປະໂຫຍກເຊັ່ນ: "ຂ້ອຍຂອບໃຈການຕອບໂຕ້ທີ່ທັນເວລາຂອງເຈົ້າ," ຫຼື "ຂອບໃຈສໍາລັບການກັບຄືນຫາຂ້ອຍ," ສາມາດຕັ້ງສຽງໃນທາງບວກສໍາລັບສ່ວນທີ່ເຫຼືອຂອງການສົນທະນາ.

ສິ້ນສຸດ

ການສິ້ນສຸດຂອງອີເມລ໌ຢ່າງເປັນທາງການເປັນສ່ວນຫນຶ່ງເພື່ອຮ້ອງຂໍໃຫ້ມີການປະຕິບັດສະເພາະໃດຫນຶ່ງແລະເພື່ອສະແດງຄວາມກະຕັນຍູຕໍ່ບຸກຄົນທີ່ທ່ານກໍາລັງສົ່ງອີເມວ. ການສ້າງຄວາມສົມດູນລະຫວ່າງຄໍາຮ້ອງຂໍຂອງທ່ານແລະພາສາສຸພາບໂດຍທົ່ວໄປແມ່ນການປະຕິບັດທີ່ດີ. ນີ້ບໍ່ພຽງແຕ່ສະແດງໃຫ້ເຫັນມາລະຍາດ, ແຕ່ຍັງປັບປຸງໂອກາດທີ່ຈະໄດ້ຮັບຄໍາຕອບໃນທາງບວກ. ປະໂຫຍກເຫຼົ່ານີ້ສາມາດຖືກປັບໃຫ້ເຫມາະສົມກັບສະຖານະການຕ່າງໆແລະສະພາບການສະເພາະຂອງອີເມວຂອງທ່ານ. ນີ້ແມ່ນບາງສ່ວນຂອງພວກມັນທີ່ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້:

• ຂອບໃຈສໍາລັບການພິຈາລະນາຂອງເຈົ້າ, ແລະຂ້ອຍຫວັງວ່າຈະໄດ້ຍິນຈາກເຈົ້າໃນໄວໆນີ້.
• ຖ້າທ່ານມີຄໍາຖາມຫຼືຄວາມກັງວົນໃດໆ, ກະລຸນາຢ່າລັງເລທີ່ຈະແຈ້ງໃຫ້ຂ້ອຍຮູ້.
• ຂ້າພະເຈົ້າຫວັງວ່າຈະໄດ້ມີໂອກາດເຮັດວຽກຮ່ວມກັນ.
• ຂໍ​ຂອບ​ໃຈ​ທ່ານ​ສໍາ​ລັບ​ການ​ຕໍາ​ນິ​ຕິ​ຊົມ​ຂອງ​ທ່ານ​; ມັນໄດ້ຖືກຍົກຍ້ອງຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ.
• ຄວາມສົນໃຈທັນທີຂອງທ່ານຕໍ່ກັບເລື່ອງນີ້ຈະມີຄຸນຄ່າສູງ.
• ຂ້ອຍຮູ້ສຶກຂອບໃຈສໍາລັບເວລາທີ່ທ່ານໄດ້ອ່ານອີເມວຂອງຂ້ອຍ.
• ຖ້າເຈົ້າຕ້ອງການຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມ, ກະລຸນາຕິດຕໍ່ຫາຂ້ອຍ.
• ຂ້ອຍຂອບໃຈຄວາມເຂົ້າໃຈ ແລະການຊ່ວຍເຫຼືອຂອງເຈົ້າກ່ຽວກັບເລື່ອງນີ້.
• ຂອບໃຈລ່ວງຫນ້າສໍາລັບການຮ່ວມມືຂອງທ່ານ.
• ຂ້າພະເຈົ້າຕື່ນເຕັ້ນກ່ຽວກັບຄວາມເປັນໄປໄດ້ຂອງການຮ່ວມມືແລະຍິນດີທີ່ຈະປຶກສາຫາລືຕື່ມອີກ.

ຄືກັນກັບການເປີດອີເມວທີ່ເປັນທາງການກໍານົດສຽງສໍາລັບການສົນທະນາທັງຫມົດ, ພາກສະຫຼຸບຍັງມີບົດບາດສໍາຄັນໃນການສ້າງຄວາມປະທັບໃຈທີ່ຍືນຍົງແລະກໍານົດຂັ້ນຕອນສໍາລັບການໂຕ້ຕອບໃນອະນາຄົດ.

ຍົກ​ຕົວ​ຢ່າງ:

• ໃນສະພາບການຂອງຕົວຢ່າງຂອງພວກເຮົາ, Emily Williams ໄດ້ສະເຫນີການຮ່ວມມືກັບທ່ານດຣ Brown ແລະມີຈຸດປະສົງເພື່ອໃຫ້ໄດ້ຮັບການຕອບສະຫນອງທີ່ທັນເວລາ. ເພື່ອບັນລຸສິ່ງດັ່ງກ່າວ, ນາງກໍານົດວັນທີທີ່ນາງຕ້ອງການທີ່ຈະໄດ້ຍິນຄືນ, ສະເຫນີໃຫ້ຕອບຄໍາຖາມໃດໆ, ແລະສິ້ນສຸດອີເມວດ້ວຍການລົງນາມຢ່າງສຸພາບ. ໃນລັກສະນະນີ້, ນາງສ້າງການສິ້ນສຸດທີ່ມີໂຄງສ້າງແລະສຸພາບກັບອີເມລ໌ຢ່າງເປັນທາງການຂອງນາງ, ແບບນີ້:

ຂ້າພະເຈົ້າຫວັງວ່າພວກເຮົາຈະສາມາດຈັດກອງປະຊຸມໃນອະນາຄົດອັນໃກ້ນີ້ເພື່ອຄົ້ນຫາຄວາມເປັນໄປໄດ້ສໍາລັບການຮ່ວມມື. ກະລຸນາແຈ້ງໃຫ້ຂ້ອຍທາບພາຍໃນວັນທີ 20 ເດືອນກັນຍາຖ້າທ່ານສາມາດປຶກສາຫາລືກ່ຽວກັບເລື່ອງນີ້ຕື່ມອີກ. ຖ້າທ່ານມີຄໍາຖາມໃດໆຫຼືຕ້ອງການຂໍ້ມູນເພີ່ມເຕີມ, ກະລຸນາຢ່າລັງເລທີ່ຈະຕິດຕໍ່ຂ້ອຍ. ຂໍຂອບໃຈທ່ານສໍາລັບການເອົາໃຈໃສ່ໃນເລື່ອງນີ້, ແລະຂ້າພະເຈົ້າຫວັງວ່າຈະໄດ້ມີໂອກາດເຮັດວຽກຮ່ວມກັນ. ກ່ຽວທີ່ດີທີ່ສຸດ, Emily Williams

ນີ້ແມ່ນການສິ້ນສຸດອີເມລ໌ຢ່າງເປັນທາງການທີ່ມີປະສິດຕິຜົນເພາະວ່າ Emily Williams ຊີ້ແຈງຢ່າງຈະແຈ້ງກ່ຽວກັບການຮ້ອງຂໍຂອງນາງສໍາລັບການຮ່ວມມືທີ່ເປັນໄປໄດ້, ໃນຂະນະທີ່ຍັງສະແດງຄວາມຂອບໃຈສໍາລັບເວລາຂອງທ່ານດຣ Brown ໃນການອ່ານແລະອາດຈະຕອບສະຫນອງຕໍ່ອີເມວຂອງນາງ.

ລາຍເຊັນ

ເຊັ່ນດຽວກັນກັບການເລືອກຄໍາທັກທາຍທີ່ຖືກຕ້ອງກໍານົດຂັ້ນຕອນສໍາລັບອີເມລ໌ຂອງທ່ານ, ການເລືອກລາຍເຊັນອີເມວທີ່ເປັນທາງການທີ່ເຫມາະສົມແມ່ນສໍາຄັນເທົ່າທຽມກັນ. ລາຍເຊັນເຮັດຫນ້າທີ່ເປັນບັນທຶກປິດ, ສະຫນັບສະຫນູນສຽງທີ່ມີຄວາມເຄົາລົບທີ່ກໍານົດໄວ້ຕະຫຼອດຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ. ມັນຍັງສະຫນອງການສໍາພັດສະຫຼຸບທີ່ສາມາດມີອິດທິພົນຕໍ່ຄວາມປະທັບໃຈທີ່ທ່ານຝາກໄວ້ກັບຜູ້ຮັບ.

ບາງລາຍເຊັນອີເມລ໌ທີ່ເປັນທາງການທີ່ມັກໃຊ້ທົ່ວໄປທີ່ສາມາດປັບຕົວເຂົ້າກັບສະຖານະການຕ່າງໆລວມມີ:

• ດ້ວຍຄວາມເຄົາລົບ,
• ດ້ວຍຄວາມນັບຖື,
• ຂອບ​ໃຈ​ອີກ​ຄັ້ງ,
• ດ້ວຍ​ຄວາມ​ເຄົາ​ລົບ,
• ດ້ວຍຄວາມນັບຖື,
• ກ່ຽວທີ່ດີທີ່ສຸດ,
• ດ້ວຍຄວາມກະຕັນຍູ,
• ກະທູ

ໃນເວລາທີ່ມັນມາກັບການຈັດຮູບແບບລາຍເຊັນອີເມລ໌ຂອງທ່ານ, ມີບາງການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດທີ່ຈະປະຕິບັດຕາມ. ເລີ່ມຕົ້ນວັກໃຫມ່ສໍາລັບລາຍເຊັນຂອງທ່ານແລະວັກອື່ນສໍາລັບຊື່ຂອງທ່ານ. ແນະນຳໃຫ້ເຊັນຊື່ທັງຊື່ ແລະນາມສະກຸນຂອງທ່ານໃນການສື່ສານຢ່າງເປັນທາງການ. ຖ້າທ່ານກໍາລັງຂຽນໃນນາມຂອງອົງການ, ຊື່ຂອງອົງການຄວນຈະປາກົດຢູ່ລຸ່ມຊື່ຂອງເຈົ້າເອງ.

ໂດຍການປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້, ທ່ານສາມາດຮັບປະກັນວ່າອີເມວຂອງທ່ານຍັງຄົງເປັນມືອາຊີບແລະສຸພາບຕັ້ງແຕ່ຕົ້ນຈົນຈົບ, ດັ່ງນັ້ນການເພີ່ມໂອກາດທີ່ຈະໄດ້ຮັບຄໍາຕອບທີ່ເອື້ອອໍານວຍ.

ຍົກ​ຕົວ​ຢ່າງ:

ຂອບໃຈສໍາລັບການຊ່ວຍເຫຼືອຂອງທ່ານກັບໂຄງການ. ຄວາມຊ່ຽວຊານຂອງເຈົ້າມີຄ່າຫຼາຍ, ແລະຂ້ອຍຫວັງວ່າຈະໄດ້ການຮ່ວມມືຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງຂອງພວກເຮົາ. ຄວາມປາຖະຫນາທີ່ດີທີ່ສຸດ, John Smith ບໍລິສັດ ABC, ຜູ້ຈັດການໂຄງການ

ລາຍເຊັນຢ່າງເປັນທາງການຂອງລາວ, 'ຄວາມປາດຖະຫນາທີ່ດີທີ່ສຸດ,' ແລະລວມທັງຫົວຂໍ້ວຽກຂອງລາວເພີ່ມສຽງທີ່ເປັນມືອາຊີບໂດຍລວມຂອງອີເມວ. ນີ້ກໍານົດຂັ້ນຕອນສໍາລັບການຕິດຕໍ່ພົວພັນໃນທາງບວກຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ.

ເຄັດ​ລັບ​ສໍາ​ລັບ​ການ​ສ້າງ​ອີ​ເມລ​ເປັນ​ທາງ​ການ​ກ່ອນ​ທີ່​ທ່ານ​ຈະ​ຕີ​ສົ່ງ​

ດີຫຼາຍ, ເຈົ້າເກືອບພ້ອມທີ່ຈະສົ່ງອີເມວຢ່າງເປັນທາງການຂອງເຈົ້າແລ້ວ! ແຕ່ລໍຖ້າ - ກ່ອນທີ່ທ່ານຈະກົດປຸ່ມ "ສົ່ງ", ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງຢູ່ໃນລໍາດັບ. ການຮັບປະກັນວ່າອີເມວຂອງທ່ານຖືກຂັດ, ເປັນມືອາຊີບ, ແລະບໍ່ມີຂໍ້ຜິດພາດແມ່ນສໍາຄັນ. ອີເມວທີ່ສ້າງມາດີບໍ່ພຽງແຕ່ຖ່າຍທອດຂໍ້ຄວາມຂອງເຈົ້າຢ່າງມີປະສິດທິພາບ; ມັນຍັງກໍານົດໂຕນສໍາລັບການໂຕ້ຕອບໃນອະນາຄົດແລະປ່ອຍໃຫ້ຄວາມປະທັບໃຈທີ່ຍືນຍົງ. ນີ້ແມ່ນລາຍການກວດສອບທີ່ສົມບູນແບບເພື່ອໃຫ້ກວມເອົາພື້ນຖານທັງໝົດ, ຈາກພື້ນຖານເຊັ່ນການສະກົດຄໍາ ແລະໄວຍາກອນ ຈົນເຖິງອົງປະກອບທີ່ລະອຽດອ່ອນກວ່າເຊັ່ນ: ສຽງ ແລະເວລາ:

• Proofread. ກວດເບິ່ງການສະກົດຄໍາແລະໄວຍາກອນຂອງທ່ານສະເຫມີກ່ອນທີ່ຈະກົດ 'ສົ່ງ. ເພື່ອເຮັດໃຫ້ຂະບວນການນີ້ງ່າຍຂຶ້ນແລະຖືກຕ້ອງ, ພິຈາລະນານໍາໃຊ້ ເຄື່ອງ​ມື​ການ​ກວດ​ສອບ​ຂອງ​ພວກ​ເຮົາ​ ເພື່ອຢືນຢັນວ່າທຸກສິ່ງທຸກຢ່າງແມ່ນຢູ່ໃນຄໍາສັ່ງ.
• ໃຊ້ທີ່ຢູ່ອີເມວແບບມືອາຊີບ. ຮັບປະກັນທີ່ຢູ່ອີເມວຂອງທ່ານຕິດກັບຮູບແບບມືອາຊີບ, ເຊັ່ນ: [email protected]. ຫຼີກເວັ້ນການນໍາໃຊ້ທີ່ຢູ່ອີເມວທີ່ບໍ່ເປັນທາງການຫຼືບໍ່ເຫມາະສົມເຊັ່ນ '[email protected]'
• ເສັ້ນຫົວຂໍ້ອະທິບາຍ. ຫົວຂໍ້ຂອງທ່ານຄວນໃຫ້ຄວາມຄິດທີ່ດີກ່ຽວກັບເນື້ອຫາຂອງອີເມວ, ດຶງດູດຜູ້ຮັບໃຫ້ເປີດມັນ.
• ກວດເບິ່ງສຽງ. ຮັກສານໍ້າສຽງທີ່ເປັນມືອາຊີບ ແລະໃຫ້ກຽດ, ໂດຍສະເພາະເມື່ອສົນທະນາບັນຫາທີ່ລະອຽດອ່ອນ ຫຼືສັບສົນ.
• ບລັອກລາຍເຊັນ. ລວມເອົາບລັອກລາຍເຊັນທີ່ເປັນທາງການທີ່ມີຊື່ເຕັມ, ຫົວຂໍ້, ແລະຂໍ້ມູນການຕິດຕໍ່ຂອງທ່ານເພື່ອເບິ່ງແບບມືອາຊີບແລະຕິດຕາມໄດ້ງ່າຍ.
• ກວດສອບໄຟລ໌ແນບ. ກວດເບິ່ງສອງຄັ້ງວ່າເອກະສານທີ່ຈໍາເປັນທັງຫມົດແມ່ນຕິດຢູ່, ໂດຍສະເພາະຖ້າພວກມັນຖືກກ່າວເຖິງຢູ່ໃນເນື້ອໃນອີເມວ.
• ເວລາມັນຖືກຕ້ອງ. ພິຈາລະນາໄລຍະເວລາຂອງອີເມວຂອງທ່ານ; ຫຼີກເວັ້ນການສົ່ງອີເມວທຸລະກິດໃນຕອນແລງຫຼືທ້າຍອາທິດເວັ້ນເສຍແຕ່ມີຄວາມຈໍາເປັນ.
• ໃຊ້ຈຸດໝາຍຈຸດ ຫຼືຕົວເລກ. ສໍາລັບອີເມລ໌ທີ່ມີຂໍ້ມູນຫຼາຍຫຼືຄໍາຮ້ອງຂໍ, ໃຊ້ຈຸດ bullet ຫຼືລາຍການຕົວເລກສໍາລັບການອ່ານໄດ້.
• ຂໍການຮັບຮູ້. ຖ້າອີເມລ໌ມີຄວາມສໍາຄັນ, ພິຈາລະນາຖາມຫາການຢືນຢັນການຮັບ.
• ຈັດການ Cc ແລະ Bcc. ໃຊ້ Cc ສໍາລັບຜູ້ຮັບເພີ່ມເຕີມທີ່ເຫັນໄດ້ແລະ Bcc ເພື່ອຮັກສາຄົນອື່ນເຊື່ອງໄວ້. ລວມເອົາພວກມັນຖ້າອີເມລ໌ຂອງທ່ານກ່ຽວຂ້ອງກັບຫຼາຍຝ່າຍ.
• hyperlinks. ຮັບປະກັນ hyperlinks ທັງຫມົດເຮັດວຽກແລະນໍາໄປສູ່ເວັບໄຊທ໌ທີ່ຖືກຕ້ອງຫຼືຊັບພະຍາກອນອອນໄລນ໌.
• ມືຖືທີ່ເປັນມິດ. ກວດເບິ່ງວ່າອີເມວຂອງທ່ານປາກົດຢູ່ໃນອຸປະກອນມືຖືແນວໃດ, ຍ້ອນວ່າຫຼາຍຄົນກວດເບິ່ງອີເມວຂອງພວກເຂົາໃນເວລາເດີນທາງ.

ເມື່ອທ່ານໄດ້ໝາຍເອົາກ່ອງເຫຼົ່ານີ້ແລ້ວ, ທ່ານພ້ອມທີ່ຈະກົດປຸ່ມ 'ສົ່ງ' ດ້ວຍຄວາມໝັ້ນໃຈໃນອີເມວທາງການຂອງທ່ານ!

ຕົວຢ່າງອີເມລ໌ຢ່າງເປັນທາງການ

ໃນມື້ນີ້, ການສື່ສານທາງອີເມລ໌ແມ່ນທັກສະທີ່ຈໍາເປັນ, ໂດຍສະເພາະໃນການຕັ້ງຄ່າມືອາຊີບ. ບໍ່ວ່າທ່ານກໍາລັງເຂົ້າຫາທີ່ປຶກສາທາງວິຊາການຫຼືຖາມກ່ຽວກັບໂອກາດໃນການເຮັດວຽກ, ຄວາມສາມາດໃນການຂຽນອີເມວສັ້ນໆ, ຊັດເຈນ, ແລະເປັນມືອາຊີບສາມາດກໍານົດຂັ້ນຕອນສໍາລັບຄວາມສໍາພັນທີ່ມີປະໂຫຍດ. ການຮູ້ວ່າສິ່ງທີ່ຄວນລວມເອົາ - ແລະສິ່ງທີ່ບໍ່ - ສາມາດເຮັດໃຫ້ຄວາມແຕກຕ່າງທັງຫມົດໃນວິທີການໄດ້ຮັບຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ. ເພື່ອຊ່ວຍທ່ານໃນການກະກຽມອີເມວຂອງທ່ານເອງ, ຂ້າງລຸ່ມນີ້ທ່ານຈະເຫັນຕົວຢ່າງສັ້ນໆຂອງອີເມວທີ່ເປັນທາງການທີ່ສາມາດຮັບໃຊ້ເປັນແມ່ແບບຫຼືແຮງບັນດານໃຈສໍາລັບຈົດຫມາຍຂອງທ່ານເອງ.

• ຕົວຢ່າງ 1: ອີເມວທາງການຕິດຕໍ່ຫາທີ່ປຶກສາທາງວິຊາການ.

• ຕົວຢ່າງ 2: ອີເມວທາງການສອບຖາມກ່ຽວກັບໂອກາດການຈ້າງງານ.

ສະຫຼຸບ

Mastering ສິນລະປະຂອງການຂຽນອີເມລ໌ຢ່າງເປັນທາງການສາມາດເປີດປະຕູສູ່ໂອກາດໃຫມ່ແລະເສີມຂະຫຍາຍທັກສະການສື່ສານເປັນມືອາຊີບຂອງທ່ານ. ຄູ່ມືນີ້ໄດ້ນໍາທ່ານຜ່ານແຕ່ລະອົງປະກອບທີ່ສໍາຄັນ, ຈາກເສັ້ນຫົວຂໍ້ທີ່ຫນ້າສົນໃຈໄປຫາລາຍເຊັນທີ່ສຸພາບ. ປະກອບອາວຸດດ້ວຍຄວາມຮູ້ນີ້, ດຽວນີ້ເຈົ້າພ້ອມທີ່ຈະຂຽນອີເມວທີ່ເປັນທາງການທີ່ມີປະສິດຕິຜົນ, ມີໂຄງສ້າງທີ່ດີທີ່ປະຕິບັດຕາມມາດຕະຖານວິຊາຊີບ. ສະນັ້ນສືບຕໍ່ເດີນຫນ້າແລະກົດປຸ່ມ 'ສົ່ງ' ດ້ວຍຄວາມໝັ້ນໃຈ, ໂດຍຮູ້ວ່າທ່ານມີຄວາມພ້ອມທີ່ດີທີ່ຈະນັບທຸກການໂຕ້ຕອບ.