Naršyti sudėtingus formalaus el. laiškų rašymo klausimus dažnai gali jaustis stulbinantis, ypač kai susisiekiate su nepažįstamu žmogumi. Tačiau tiesa ta, kad žinant, kaip sukurti gerai organizuotą, profesionalų el. paštą, galite žymiai pagerinti bendravimo įgūdžius ir atverti duris galimybėms. Šiame vadove siekiama paaiškinti oficialių el. laiškų komponentus – nuo temos eilutės iki parašo. Šio straipsnio pabaigoje turėsite įrankius, skirtus efektyviems, blizgiems el. laiškams paruošti, kurie atitinka profesinius standartus ir kad kiekviena sąveika būtų svarbi.
Oficialaus el. pašto struktūra
Oficialaus elektroninio laiško struktūra kardinaliai nesiskiria nuo neformalaus, tačiau yra labiau nušlifuota ir atitinka specifinį etiketą. Oficialus el. laiškas paprastai apima šiuos elementus:
- Temos eilutė. Trumpas, tinkamas pavadinimas, apibendrinantis el. laiško tikslą.
- Oficialus sveikinimas el. paštu. Dosnus atidarymas, pagarbiai kreipiantis į gavėją.
- El. pašto tekstas. Pagrindinis turinys struktūrizuotas logiškai ir naudojant formalią kalbą.
- Oficialus el. laiškas baigiasi. Baigiamasis teiginys, kuris yra mandagus ir reikalauja konkretaus veiksmo ar atsako.
- Parašas. Jūsų prisijungimas, kuriame paprastai nurodomas jūsų vardas ir pavardė ir dažnai jūsų profesinis vardas arba kontaktinė informacija.
Atsargiai integruojant šiuos elementus pagerėja oficialių el. laiškų efektyvumas, todėl juos lengviau skaityti ir sulaukti laukiamo atsakymo.
Temos eilutė
Temos eilutė naudojama kaip jūsų el. laiško antraštė ir atlieka lemiamą vaidmenį patraukiant gavėjo dėmesį. Nors tai gali atrodyti kaip smulkmena, jos reikšmės nevertėtų nuvertinti. Aiški temos eilutė gali labai padidinti tikimybę, kad jūsų el. laiškas bus atidarytas ir laiku sulauksite atsakymo.
Pastaba: patartina neįvesti gavėjo el. pašto adreso į nurodytą gavėjo eilutę, esančią virš temos eilutės, kol nesate visiškai pasirengę išsiųsti el. laiško. Tai padeda išvengti netyčinio nebaigto el. laiško išsiuntimo. Tas pats įspėjimas turėtų būti naudojamas pildant Cc ir Bcc eilutes.
Temos eilutė turi būti aiški ir glausta, kad el. laiško turinys būtų trumpas 5–8 žodžiais. Tai ne tik patraukia gavėjo dėmesį, bet ir skatina laiku reaguoti. Visada nepamirškite užpildyti nurodytos temos eilutės laukelio, kuris yra atskirai nuo el. laiško turinio, kad išvengtumėte el. laiškų siuntimo be temos.
Pavyzdžiui:
- Ieškau redaktoriaus pareigų. Šioje temos eilutėje nurodoma, kad siuntėjas klausia apie redaktoriaus pareigas, todėl tai aktualu personalo personalui arba redakcinei komandai.
- Šiandienos nebuvimo paaiškinimas. Ši tema iš karto praneša gavėjui, kad el. laiške bus aptariamas nebuvimas, todėl vadovas ar profesorius greičiau atsakys.
- Prašymas dėl rekomendacinio laiško. Šioje eilutėje nurodoma, kad el. laiškas bus susijęs su rekomendaciniu laišku, kuriame gavėjas nurodo užklausos pobūdį ir skubumą.
- Užklausa dėl paraiškos gauti stipendiją. Aiškiai nurodę, kad el. laiškas yra apie paraišką stipendijai gauti, akademinėms ar finansinėms įstaigoms bus lengviau nustatyti el.
- Šios savaitės posėdžio darbotvarkė. Ši temos eilutė greitai informuoja komandą ar dalyvius, kad el. laiške yra būsimo susitikimo darbotvarkė.
- Skubiai: šiandien nepaprastoji padėtis šeimai. Naudodami „skubią“ ir konkretų kritinės padėties informaciją, šis el. laiškas yra labai svarbus neatidėliotinų veiksmų prioritetas.
- Reikalingas penktadienio konferencijos atsakymas. Tai pažymi, kaip svarbu atsakyti apie būsimą konferenciją, skatinant gavėją greitai ją atidaryti.
Kiekvienas iš šių pavyzdžių glaustai apibūdina el. laiško temą gavėjui, padedant jam nustatyti jūsų pranešimo skaitymo prioritetą. Temos eilutė yra pirmas dalykas, kurį gavėjas mato, kai gaunamas el. laiškas, todėl tai yra esminis veiksmingo bendravimo komponentas.
Sveikinimas
Norint parodyti pagarbą gavėjui, labai svarbu pasirinkti tinkamą oficialų pasisveikinimą el. paštu. Pasirinktas sveikinimas turi atitikti jūsų el. laiško kontekstą ir tikslą, veiksmingai nustatyti pokalbio toną. Štai keletas dažniausiai naudojamų oficialių sveikinimų el. paštu:
- Gerbiamas pone / ponia / daktare / profesoriau [Pavardė],
- Labas rytas / popietė [gavėjo vardas],
- Kam tai gali būti rūpi,
- Sveikinimai,
- Sveiki [gavėjo vardas],
Tinkamo pasisveikinimo pasirinkimas yra labai svarbus, nes jis nustato pradinį toną likusiai jūsų pranešimo daliai.
Pavyzdžiui:
- Jei kreipiatės į savo dėdę Maiką formaliais klausimais, tinkamas atidarymas galėtų būti „Brangus dėde Maikai...“
- Susirašinėjant su potencialiu darbdaviu dėl įsidarbinimo galimybių, tiktų oficialesnis pasveikinimas, pvz., „Gerbiama ponia Smit…“.
- Jei susisiekiate su klientu vardu Sara, su kuriuo anksčiau buvote susitikę, galite naudoti „Labas rytas, Sara...“
- Kai siunčiate el. laišką profesionaliam supratimui, vardu Aleksas, ir norite, kad tai būtų šiek tiek neoficiali, „Sveiki, Aleksai…“ būtų tinkama.
- Jei susisiekiate su grupe žmonių, kurių vardų nežinote, pakaktų „Sveikinimai“.
Tais atvejais, kai nepažįstate gavėjo, „Kam tai gali būti aktualu“ ir „Sveikinimai“, naudojami kaip formalūs sveikinimai. Tačiau visada geriau nurodyti asmens, kuriam siunčiate el. laišką, vardą ir pavardę ir, kai įmanoma, tiesiogiai į jį kreiptis.
Paprastai po sveikinimo el. laiške rašomas kablelis. Tačiau dvitaškį galite naudoti ir labai formalioje aplinkoje. Svarbiausia yra įsitikinti, kad jūsų sveikinimas yra pagarbus ir tinkamas numatytai auditorijai. Kruopščiai pasirinkdami sveikinimą el. paštu, ne tik palengvinsite savo žinutės išdėstymą, bet ir padidinsite tikimybę, kad gausite greitą ir tinkamą atsakymą.
El. pašto tekstas
Pagrindinis el. laiško turinys vadinamas el. pašto tekstu. Paprastai dėmesys sutelkiamas į vieną temą arba glaudžiai susijusių temų rinkinį. Pirmas dalykas, kurį turėtumėte padaryti el. laiško tekste, yra paaiškinti savo susirašinėjimo priežastį.
Patikslinus el. laiško tikslą, gavėjas gali suprasti kontekstą, todėl jam bus lengviau jums padėti arba atsakyti. Savo el. laiško tikslą galite pristatyti tokiomis frazėmis kaip:
- Norėčiau pasiteirauti apie…
- Rašau norėdamas išreikšti savo susidomėjimą…
- Kreipiuosi į Jus dėl…
- Tikiuosi patikslinti…
- Noriu prašyti…
- Man įdomu sužinoti daugiau apie…
- Norėčiau patvirtinti išsamią informaciją apie…
- Ieškau daugiau informacijos apie…
Jei niekada anksčiau nebendravote su gavėju, mandagu trumpai prisistatyti prieš išsakant savo pagrindinį rūpestį.
Pavyzdžiui:
- Ieškant profesionalių tinklų kūrimo galimybių ar galimo bendradarbiavimo, svarbiausia yra tinkamas pristatymas. Šiame pavyzdyje Emily aiškiai prisistato ir glaustai išdėsto savo el. laiško dr. Brown priežastį, kad būtų lengviau suprasti jos ketinimus:
| Gerbiamas daktare Brown, Esu Emily Williams, jaunesnioji DEF korporacijos tyrimų analitikė. Stebėjau jūsų darbą nanotechnologijų srityje ir norėčiau aptarti galimą bendradarbiavimą tarp mūsų institucijų. |
Rekomenduojama, kad el. paštas būtų glaustas. Atminkite, kad dauguma žmonių nori greitai peržiūrėti el. laiškus, todėl venkite nereikalingų patobulinimų.
Pavyzdžiui:
- Jei prašote laisvo laiko dėl nepaprastosios padėties šeimoje, galite tiesiog pasakyti: „Turiu nepaprastąją padėtį šeimoje ir turiu pasiimti laisvą dieną“, o ne išsamiai aprašydami situaciją.
Jei norite gauti papildomo profesionalumo ir mandagumo, apsvarstykite galimybę pradėti el. laišką dėkingumo išraiška, jei atsakote į ankstesnį pranešimą. Frazės, pvz., „Aš vertinu jūsų laiku pateiktą atsakymą“ arba „Ačiū, kad susisiekei su manimi“, gali suteikti teigiamą toną likusiai pokalbio daliai.
Pabaiga
Oficiali el. laiško pabaiga naudojama kaip skyrius, kuriame prašoma atlikti konkretų veiksmą ir išreikšti padėką asmeniui, kuriam siunčiate el. laišką. Paprastai gera praktika yra rasti pusiausvyrą tarp jūsų prašymo ir mandagios kalbos. Tai ne tik parodo mandagumą, bet ir padidina tikimybę sulaukti teigiamo atsakymo. Šios frazės gali būti pritaikytos įvairioms situacijoms ir konkrečiam jūsų el. pašto kontekstui. Štai keletas iš jų, kuriuos galite naudoti:
- Dėkojame už jūsų dėmesį ir tikiuosi netrukus išgirsti.
- Jei turite klausimų ar neaiškumų, nedvejodami praneškite man.
- Laukiu galimybės dirbti kartu.
- Dėkojame už jūsų atsiliepimus; tai labai vertinama.
- Jūsų greitas dėmesys šiam reikalui būtų labai vertinamas.
- Esu dėkingas už laiką, kurį skyrėte mano el. laiškui perskaityti.
- Jei jums reikia papildomos informacijos, susisiekite su manimi.
- Dėkoju už supratingumą ir pagalbą šiuo klausimu.
- Iš anksto dėkojame už bendradarbiavimą.
- Džiaugiuosi galimybe bendradarbiauti ir mielai aptarsiu toliau.
Panašiai kaip oficialaus el. laiško atidarymas nustato viso pokalbio toną, baigiamoji dalis taip pat atlieka svarbų vaidmenį kuriant ilgalaikį įspūdį ir nustatant būsimos sąveikos sąlygas.
Pavyzdžiui:
- Mūsų pavyzdžio kontekste Emily Williams pasiūlė bendradarbiauti su daktaru Brownu ir siekia laiku gauti atsakymą. Kad tai pasiektų, ji nurodo datą, iki kurios norėtų gauti atsakymą, pasiūlo atsakyti į visus klausimus ir baigia el. laišką mandagiu atsijungimu. Tokiu būdu ji sukuria struktūruotą ir mandagią savo oficialaus el. pašto pabaigą, pavyzdžiui:
| Tikiuosi, kad artimiausiu metu galėsime susitarti dėl susitikimo ir išnagrinėti bendradarbiavimo galimybes. Praneškite man iki rugsėjo 20 d., jei galite tai aptarti toliau. Jei turite klausimų ar reikia papildomos informacijos, nedvejodami susisiekite su manimi. Dėkoju už dėmesį šiam klausimui ir laukiu galimybės dirbti kartu. Pagarbiai, Emily Williams |
Tai veiksminga oficialaus el. laiško pabaiga, nes Emily Williams aiškiai suformuluoja savo prašymą dėl galimo bendradarbiavimo, taip pat išreiškia dėkingumą už Dr. Brown skirtą laiką skaityti ir galbūt atsakyti į savo el. laišką.
parašas
Lygiai taip pat, kaip pasirinkus tinkamą pasisveikinimą nustatomas jūsų el. laiško etapas, taip pat svarbu pasirinkti tinkamą oficialų el. pašto parašą. Parašas yra baigiamasis užrašas, patvirtinantis pagarbų toną, nustatytą jūsų pranešime. Tai taip pat suteikia baigiamąjį prisilietimą, kuris gali paveikti įspūdį, kurį paliksite gavėjui.
Kai kurie dažniausiai naudojami mandagūs oficialūs el. pašto parašai, kuriuos galima pritaikyti įvairioms situacijoms, yra šie:
- Pagarbiai,
- Pagarbiai,
- Dar kartą ačiū,
- Kind regards,
- Pagarbiai,
- Pagarbiai,
- Su dėkingumu
- Nuoširdžiai tavo,
Kalbant apie el. pašto parašo formatavimą, reikia laikytis kelių geriausių praktikų. Visada pradėkite naują pastraipą savo parašui ir kitą atskirą pastraipą savo vardui. Oficialioje komunikacijoje patartina pasirašyti savo vardu ir pavarde. Jei rašote organizacijos vardu, organizacijos pavadinimas turėtų būti rodomas po jūsų vardu.
Laikydamiesi šių gairių galite garantuoti, kad jūsų el. laiškas išliks profesionalus ir mandagus nuo pradžios iki pabaigos, taip padidinant galimybę sulaukti palankaus atsakymo.
Pavyzdžiui:
| Dėkojame už pagalbą įgyvendinant projektą. Jūsų patirtis buvo neįkainojama, todėl nekantriai laukiu tolesnio bendradarbiavimo. Geriausi linkėjimai, John Smith „ABC Enterprises“, projektų vadovas |
Jo oficialus parašas „Geriausi linkėjimai“ ir pareigų pavadinimas padidina bendrą el. laiško profesinį atspalvį. Tai sudaro sąlygas nuolatinei teigiamai sąveikai.
Patarimai, kaip sukurti oficialų el. laišką prieš paspausdami siųsti
Puiku, jūs beveik pasiruošę išsiųsti oficialų el. laišką! Bet palaukite – prieš spustelėdami mygtuką „Siųsti“, įsitikinkime, kad viskas tvarkoje. Labai svarbu užtikrinti, kad el. paštas būtų patobulintas, profesionalus ir be klaidų. Gerai parengtas el. laiškas ne tik efektyviai perteikia jūsų pranešimą; jis taip pat nustato būsimų sąveikų toną ir palieka ilgalaikį įspūdį. Pateikiame išsamų kontrolinį sąrašą, apimantį visus pagrindus, nuo pagrindų, pvz., rašybos ir gramatikos, iki niuansesnių elementų, tokių kaip tonas ir laikas:
- Korektūra. Visada patikrinkite rašybą ir gramatiką prieš paspausdami „Siųsti“. Kad šis procesas būtų lengvesnis ir tikslesnis, apsvarstykite galimybę naudoti mūsų korektūros įrankis patvirtinti, kad viskas tvarkoje.
- Naudokite profesionalų el. pašto adresą. Garantuokite, kad jūsų el. pašto adresas yra pridėtas prie profesionalaus formato, pvz [apsaugotas el. paštu]. Venkite naudoti neoficialius ar netinkamus el. pašto adresus, pvz., „[apsaugotas el. paštu]".
- Aprašomoji temos eilutė. Jūsų temos eilutė turėtų gerai suprasti el. laiško turinį ir pritraukti gavėją jį atidaryti.
- Patikrinkite toną. Laikykitės profesionalaus ir pagarbaus tono, ypač aptardami jautrius ar sudėtingus klausimus.
- Parašo blokas. Įtraukite oficialų parašo bloką su savo vardu, pareigomis ir kontaktine informacija, kad atrodytumėte profesionaliai ir būtų lengviau sekti.
- Peržiūrėkite priedus. Dar kartą patikrinkite, ar visi reikalingi dokumentai yra pridėti, ypač jei jie paminėti el. laiško tekste.
- Tinkamai laikas. Atsižvelkite į savo el. pašto laiką; venkite siųsti verslo el. laiškų vėlai vakare arba savaitgalį, nebent tai būtina.
- Naudokite ženklelius arba numeraciją. Jei el. laiškuose yra daug informacijos ar užklausų, naudokite ženklelius arba sunumeruotus sąrašus, kad būtų lengviau skaityti.
- Paprašykite pripažinimo. Jei el. laiškas svarbus, apsvarstykite galimybę paprašyti gavimo patvirtinimo.
- Tvarkyti Cc ir Bcc. Naudokite Cc matomiems papildomiems gavėjams ir Bcc, kad kiti būtų paslėpti. Įtraukite juos, jei el. paštas susijęs su keliomis šalimis.
- Hipersaitus. Garantuokite, kad visi hipersaitai veikia ir nukreipia į tinkamas svetaines ar internetinius išteklius.
- Tinka mobiliesiems. Patikrinkite, kaip el. paštas rodomas mobiliajame įrenginyje, nes daugelis žmonių tikrina el. laiškus keliaudami.
Pažymėję šiuos langelius būsite pasirengę paspausti mygtuką „Siųsti“ su pasitikėjimu savo oficialiame el. laiške!
Oficialaus el. pašto pavyzdžiai
Šiandien bendravimas el. paštu yra esminis įgūdis, ypač profesinėje aplinkoje. Nesvarbu, ar kreipiatės į akademinį patarėją, ar klausiate apie darbo galimybes, galimybė parašyti trumpą, aiškų ir profesionaliai suformatuotą el. laišką gali sudaryti sąlygas produktyviems santykiams. Žinojimas, ką įtraukti, o ko ne, gali turėti įtakos jūsų žinutės priėmimui. Norėdami padėti jums paruošti el. laiškus, toliau rasite trumpus oficialių el. laiškų, kurie gali būti jūsų susirašinėjimo šablonai arba įkvėpimo šaltiniai, pavyzdžius.
- Pavyzdys 1: Oficialus el. laiškas, susisiekimas su akademiniu patarėju.
- Pavyzdys 2: Oficialiai el. paštu teiraujamasi apie įsidarbinimo galimybes.
Išvada
| Oficialaus el. pašto rašymo meno įvaldymas gali atverti duris naujoms galimybėms ir pagerinti jūsų profesinius bendravimo įgūdžius. Šis vadovas supažindino jus su kiekvienu svarbiausiu komponentu – nuo patrauklios temos eilutės iki mandagaus parašo. Turėdami šias žinias, dabar esate pasirengę rašyti efektyvius, geros struktūros oficialius el. laiškus, kurie atitinka profesinius standartus. Taigi drąsiai paspauskite mygtuką „Siųsti“, žinodami, kad esate gerai pasirengę, kad kiekviena sąveika būtų svarbi. |
