Šiuolaikiniame skaitmeniniame amžiuje labai svarbu išmokti bendravimo el. paštu meno. Nesvarbu, ar esate studentas, ar profesionalas, ar tiesiog palaikote ryšį su draugais ir šeima, žinant, kaip parengti veiksmingą prisistatymą el. paštu, gali labai pasikeisti jūsų žinutės priėmimas. Šiame vadove rasite svarbių patarimų ir pavyzdžių, kaip sukurti abu formalus ir atsitiktinius prisistatymus el. paštu, užtikrinant, kad jie visada būtų aiškūs, pagarbūs ir tinkami tikslinei auditorijai.
El. pašto pristatymo meno įvaldymas
Efektyvi įžanga el. paštu yra labai svarbi veiksmingam bendravimui. Tai ne tik nustato toną, bet ir paaiškina el. laiško paskirtį gavėjui. Štai kaip paruošti patrauklų prisistatymą el. paštu:
- Pradėkite nuo mandagaus pasisveikinimo. Kiekvieną el. laišką pradėkite šiltu sveikinimu. Tai gali būti paprastas „Labas“, „Gerb. [Vardas]“ arba bet koks tinkamas pasveikinimas, pagrįstas jūsų santykiais su gavėju.
- Įtraukite draugišką pradžios eilutę. Po pasisveikinimo pridėkite šiltą įžanginę frazę. Pavyzdžiui, „Tikiu, kad ši žinutė jus gerai suras“ arba „Tikiuosi, kad jums puiki diena“. Tai prideda asmeniškumo ir parodo pagarbą.
- Aiškiai išsakykite savo tikslą. Trumpai paaiškinkite savo el. pašto priežastį. Tai turėtų tiesiogiai sekti pradinę eilutę, kad būtų sklandus perėjimas prie pagrindinio pranešimo turinio.
- Suasmeninkite savo prisistatymą. Pritaikykite savo įžangą gavėjui. Jei rašote anksčiau sutiktam asmeniui, trumpa nuoroda į paskutinį jūsų bendravimą gali būti malonus prisilietimas.
- Paruoškite aiškią temos eilutę. Temos eilutė yra svarbus jūsų el. pašto elementas. Jis turėtų būti glaustas ir konkretus, keliais žodžiais apibendrinantis el. laiško turinį. Venkite dviprasmiškų aprašymų, kad gavėjas iš pirmo žvilgsnio žinotų el. laiško aktualumą.
Pavyzdžiui, kandidatas į darbą gali parašyti:
Šie pagrindiniai principai yra veiksmingų prisistatymų el. paštu pagrindas. Tolesniuose skyriuose išnagrinėsime konkretesnes gaires ir pavyzdžius tiek formaliam, tiek atsitiktiniam el. pašto kontekstui, pateikdami gilesnių įžvalgų apie bendravimo el. paštu meną.
Oficialaus pristatymo el. paštu gairės
Oficialūs el. laiškai yra būtini profesionaliam bendravimui, nesvarbu, ar su kuo nors, kas turi oficialią valdžią, ar su jums nepažįstamu asmeniu. Tai apima bendravimą su viršininkais, kolegomis ar net išoriniais kontaktais, pavyzdžiui, klientais. Pažvelkime į pagrindinius elementus, į kuriuos reikia atsižvelgti rengiant oficialią įžangą el. paštu:
- Naudokite profesionalią atidarymo liniją. Jei gavėjo vardas nežinomas, pradėkite nuo oficialaus sveikinimo, pvz., „Gerbiamasis [Pavadinimas ir pavardė]“ arba „Kam tai gali būti aktualu“. Tai rodo pagarbą ir profesionalumą.
- Parodykite mandagumą pirmuoju sakiniu. Įtraukite mandagų sakinį, kad išreikštumėte gerą valią, pvz., „Tikiu, kad ši žinutė jus gerai suras“ arba „Tikiuosi, kad jūsų diena yra produktyvi“.
- Savęs prisistatymas pirmą kartą laiškams. Jei kam nors siunčiate el. laišką pirmą kartą, prisistatykite savo vardu ir pareigomis arba ryšiu. Pavyzdžiui, „Mano vardas Emily Chen, XYZ Corporation analitikė“.
- Stiprinti kalbos profesionalumą. Venkite neformalios kalbos, jaustukų ar kasdienių posakių. Taip pat venkite per daug asmeninės informacijos ar nesusijusių istorijų profesinėje aplinkoje.
Čia yra oficialaus prisistatymo el. paštu pavyzdys:
Šios gairės padeda užtikrinti, kad jūsų prisistatymas el. paštu būtų tinkamai formalus, nustatant profesionalų toną visam likusiam bendravimui. Atminkite, kad gerai sukurta įžanga gali labai paveikti jūsų el. pašto suvokimą ir atsakymą.
Pagrindiniai dalykai ruošiant atsitiktinį prisistatymą el. paštu
Įprasti el. laiškai skiriasi nuo oficialių el. laiškų tonu ir kalba, paprastai naudojami bendraujant su draugais, šeima ar bendraujant. Apsvarstykite šiuos pagrindinius elementus:
- Rinkitės ramų toną. Naudokite pokalbio ir neformalų toną. Tai galima pasiekti naudojant kasdienę kalbą ir asmeniškesnį požiūrį.
- Pradėkite nuo draugiško pasisveikinimo. Pradėkite nuo atsitiktinio pasveikinimo, pvz., „Labas, [Vardas]“ arba „Sveiki! Jis nuo pat pradžių nustato draugišką toną.
- Suasmeninkite savo atidarymą. Skirtingai nuo oficialių el. laiškų, atsitiktiniai leidžia suasmeninti įžangą. Pvz., „Tiesiog norėjau užsiregistruoti ir pažiūrėti, kaip tau sekasi“ arba „Pagalvojau, kad parašysiu jums eilutę.
- Nedvejodami naudokite lengvesnę kalbą. Įprastuose el. laiškuose galima naudoti jaustukus, šnekamosios kalbos terminus ir net humorą, ypač jei tai tinka jūsų santykiams su gavėju.
- Palaikykite pagarbą ir aiškumą. Jūsų el. laiškas, nors ir atsitiktinis, vis tiek turi būti pagarbus ir pakankamai aiškus, kad gavėjas suprastų jūsų pranešimą be painiavos.
Štai neoficialaus prisistatymo el. paštu pavyzdys:
Šie patarimai padės sukurti draugišką, bet aiškų įžangą el. paštu ir garantuoti patogų pokalbį su gerai pažįstamu žmogumi.
Atskirkite oficialias ir neoficialias el. pašto temų eilutes
Išnagrinėjus atsitiktinių el. laiškų pristatymų niuansus, taip pat svarbu suprasti, kaip el. laiškų temų eilučių tonas gali skirtis priklausomai nuo formalaus ir neoficialaus konteksto. Pasinerkime į pagrindinius skirtumus, apibūdinančius oficialias ir neoficialias temų eilutes, nustatydami tinkamus lūkesčius dėl jūsų el. laiško turinio:
- Aiškumas ir profesionalumas oficialiuose el. Oficialaus el. laiško temos eilutė turi būti aiški, glausta ir be įprastos kalbos. Tai užtikrina, kad gavėjas supras el. laiško rimtumą ir konkretų kontekstą.
- Lankstumas neformaliame kontekste. Kai tikslinga naudoti neoficialų toną, pvz., siųsti el. laišką draugui ar artimam kolegai, temos eilutė gali būti ramesnė ir asmeniškesnė. Jis gali atspindėti pokalbio stilių ir netgi įtraukti šnekamąją kalbą ar jaustukus, jei tinka.
- Norėdami gauti oficialius atsakymus, palikite „Re:“.. Oficialiuose el. pašto atsakymuose naudokite „Re:“ (sutrumpinimas iš „dėl“), kad nurodytumėte ankstesnės diskusijos tęsinį. Tai rečiau pasitaiko atsitiktiniuose pokalbiuose.
Norėdami iliustruoti skirtumus tarp formalių ir neformalių temų eilučių, šioje lentelėje pateikiami greta palyginimai, kaip panaši tema gali būti nagrinėjama skirtingai, atsižvelgiant į kontekstą:
| Formalus | Neformalus |
| Susirinkimo prašymas projekto aptarimui | Netrukus pakalbėkime apie mūsų projektą! |
| Užklausa dėl paskyros būsenos atnaujinimo | Kas atsitiko su mano paskyra? |
| Paskyrimo pokalbiui patvirtinimas | Ar mes dar rytoj į pokalbį? |
| Pasiūlymo pateikimo termino priminimas | Dėmesio: kada vėl tas pasiūlymas turi būti pateiktas? |
Atskirdami temos eilutes nustatote tinkamą toną likusiai el. laiško daliai. Tinkamai parinkta temos eilutė tiek oficialiuose, tiek neoficialiuose el. laiškuose užtikrina, kad gavėjas turi teisingų lūkesčių net prieš atidarydamas laišką.
Tinkamų įvadinių frazių pasirinkimas el. paštu
El. laiško įžangos frazių pasirinkimas turėtų atitikti el. laiško toną – formalų ar atsitiktinį – ir bendrą jo temą. Toliau pateikiamos kelios įvairios frazės, padedančios mandagiai atidaryti el. laišką:
Sveikinimo frazės
| Formalus | Neformalus |
| Kam tai gali būti, | Labas! |
| Gerb. [Pavadinimas ir vardas], | Sveiki [Vardas] |
| Sveikinimai, | Sveiki, |
| Gera diena, | Kas naujo? |
| Su pagarba kreipdamasis, | O [vardas]! |
| Gerbiamas [Pavadinimas ir vardas], | Gudri |
Oficialiuose el. laiškuose tikimasi naudoti pavadinimus su gavėjo pavarde, pvz., „Brangioji ponia Braun“ arba „gerb. daktare Adams“, kad būtų išlaikytas profesionalus ir pagarbus tonas.
Atidarymo linijos
| Formalus | Neformalus |
| Tikiu, kad ši žinutė jus gerai suras. | Tikimės, kad jums sekasi puikiai! |
| Rašau jums dėl… | Tiesiog norėjau užsiregistruoti ir pamatyti… |
| Dėkojame už dėmesį šiam klausimui. | Sveiki, ar girdėjote apie… |
| Jūsų pagalba šiuo klausimu yra labai dėkinga. | Turite minutę pabendrauti apie ką nors? |
| Leiskite man prisistatyti; Aš esu [Jūsų vardas], [Jūsų pareigos]. | Prisimeni mūsų pokalbį [Tema]? Gavome atnaujinimą! |
Svarbu užtikrinti, kad jūsų el. laiške nebūtų gramatikos ir rašybos klaidų, nepaisant jo formalumo. Naudodamiesi mūsų platforma korektūros paslauga gali labai pagerinti jūsų pranešimo profesionalumą ir aiškumą, padėti jums efektyviai bendrauti.
Atminkite, kad teisingas žodžių pasirinkimas jūsų el. pašto įžangoje nustato viso pranešimo etapą. Formalus ar atsitiktinis el. laiško atidarymas gali labai paveikti pokalbio toną ir įspūdį, kurį darote gavėjui.
Menas rengti atsakymus bendraujant el. paštu
Atsakant į el. laiškus labai svarbu išlaikyti atitinkamą formalumo lygį ir toną, kaip originalus pranešimas. Geras atsakymas paprastai prasideda dėkingumo išreiškimu arba el. laiško turinio patvirtinimu, o po to kreipiamasi į nagrinėjamą temą.
Oficialus atsakymas el
- Pradėkite nuo mandagaus pripažinimo: „Gerb. [Vardas], dėkojame už išsamų el. laišką.
- Išspręskite klausimą arba problemą: „Dėl jūsų klausimo apie projekto tvarkaraštį norėčiau paaiškinti, kad…“
- Siūlykite daugiau pagalbos ar informacijos: „Jei jums reikia papildomos informacijos, nedvejodami susisiekite su manimi.
Štai formalaus atsakymo el. paštu pavyzdys:
Neoficialus atsakymas el
- Pradėkite nuo draugiško atidarymo: „Ei, [Vardas], ačiū, kad kreipėtės!
- Eikite tiesiai į reikalą: – Ar galvojame apie jūsų paminėtą susitikimą kitą savaitę?
- Uždarykite su asmeniškumu: „Greitai susigauk!
Štai neoficialaus atsakymo el. paštu pavyzdys:
Atminkite, kad neoficialiuose atsakymuose galite būti tiesiogiškesni ir mažiau formalūs. Tačiau visada išlaikykite pagarbų ir aiškų toną, kad gavėjas jaustųsi vertinamas. Ar formalus, ar neformalus, jūsų atsakymas atspindi jūsų bendravimo stilių ir profesionalumą.
Išvada
| Šiandien būtina mokėti parengti įtikinamą prisistatymą el. Šis vadovas supažindino jus su oficialių ir atsitiktinių prisistatymų el. paštu kūrimo niuansais, pateikiant įžvalgas, užtikrinančias, kad jūsų pranešimai būtų priimti taip aiškiai ir pagarbiai, kaip jie nusipelnė. Nesvarbu, ar susisiekiate su profesionaliu kontaktu, ar siunčiate atsitiktinį laišką draugui, atminkite, kad jūsų pristatymas el. paštu yra daugiau nei tik žodžiai; tai tiltas, jungiantis jūsų žinią pasauliui. Taikydami šias įžvalgas ir pavyzdžius ne tik siunčiate el. laiškus; skatinate ryšius, kuriate santykius ir drąsiai bei maloniai naršote skaitmeninėje erdvėje. Taigi, kai kitą kartą kursite el. laišką, prisiminkite el. pašto pristatymo meną ir pasirūpinkite, kad kiekvienas žodis būtų svarbus. |
