Pārvietošanās oficiālā e-pasta rakstīšanas sarežģītībā bieži var šķist nepārvarama, īpaši, ja sazināties ar kādu nepazīstamu personu. Bet patiesība ir tāda, ka zināšanas, kā izveidot labi organizētu, profesionālu e-pastu, var ievērojami uzlabot jūsu komunikācijas prasmes un atvērt durvis iespējām. Šīs rokasgrāmatas mērķis ir izskaidrot oficiālu e-pasta ziņojumu sastāvdaļas, sākot no tēmas rindiņas līdz parakstam. Līdz šī raksta beigām jums būs pieejami rīki, lai sagatavotu efektīvus, glancētus e-pasta ziņojumus, kas atbilst profesionālajiem standartiem un katrai mijiedarbībai ir nozīme.
Oficiālā e-pasta struktūra
Formālā e-pasta struktūra kardināli neatšķiras no neformālā, taču tā ir pieslīpētāka un atbilst noteiktai etiķetei. Oficiālajā e-pastā parasti ir iekļauti šādi elementi:
- Temata rindiņa. Īss, atbilstošs nosaukums, kas apkopo e-pasta mērķi.
- Oficiāls sveiciens e-pastā. Dāsns atvērums, kas ar cieņu uzrunā saņēmēju.
- E-pasta pamatteksts. Galvenais saturs ir strukturēts loģiski un izmantojot formālu valodu.
- Oficiāla e-pasta beigas. Noslēguma paziņojums, kas ir pieklājīgs un prasa konkrētu rīcību vai atbildi.
- Paraksts. Jūsu pierakstīšanās, kas parasti ietver jūsu pilnu vārdu un bieži vien jūsu profesionālo nosaukumu vai kontaktinformāciju.
Šo elementu rūpīga integrēšana uzlabo jūsu oficiālo e-pasta ziņojumu efektivitāti, padarot tos vieglāk lasāmus un, visticamāk, izraisīs gaidīto atbildi.
Temata rindiņa
Temata rindiņa kalpo kā jūsu e-pasta virsraksts, un tai ir izšķiroša nozīme adresāta uzmanības piesaistīšanā. Lai gan tā var šķist maza detaļa, tās nozīmi nevajadzētu novērtēt par zemu. Skaidra tēmas rindiņa var ievērojami palielināt iespējamību, ka jūsu e-pasts tiks atvērts un saņems savlaicīgu atbildi.
Kā sānu piezīmi, nav ieteicams ievadīt adresāta e-pasta adresi norādītajā adresāta rindiņā, kas atrodas virs tēmas rindiņas, līdz esat pilnībā gatavs nosūtīt savu e-pastu. Tas palīdz novērst nejaušu nepabeigtu e-pasta ziņojumu nosūtīšanu. Tas pats brīdinājums ir jāievēro, aizpildot rindiņas Cc un Bcc.
Temata rindiņai jābūt gan skaidrai, gan kodolīgai, sniedzot e-pasta satura momentuzņēmumu tikai 5–8 vārdos. Tas ne tikai piesaista saņēmēja uzmanību, bet arī mudina uz savlaicīgām atbildēm. Vienmēr neaizmirstiet aizpildīt norādīto tēmas rindiņas lodziņu, kas ir atsevišķi no e-pasta teksta, lai izvairītos no e-pasta sūtīšanas bez tēmas.
Piemēram:
- Meklēju redaktora amata pieprasījumu. Šī tēmas rindiņa norāda, ka sūtītājs jautā par redaktora amatu, padarot to atbilstošu personāla personālam vai redakcijas komandai.
- Izskaidrojums šodienas prombūtnei. Šis priekšmets nekavējoties informē adresātu, ka e-pastā tiks apspriesta prombūtne, liekot vadītājam vai profesoram ātrāk atbildēt.
- Ieteikuma vēstules pieprasījums. Šajā rindiņā ir norādīts, ka e-pasts būs par ieteikuma vēstuli, liekot adresātam uzzināt pieprasījuma būtību un steidzamību.
- Uzziņa par pieteikšanos stipendijai. Skaidri norādot, ka e-pasts ir par stipendijas pieteikumu, akadēmiskajām vai finanšu iestādēm būs vieglāk noteikt e-pasta prioritāti.
- Šīs nedēļas sanāksmes darba kārtība. Šī tēmas rindiņa ātri informē komandu vai dalībniekus, ka e-pastā ir iekļauta gaidāmās sanāksmes darba kārtība.
- Steidzami: šodien ģimenes ārkārtas situācija. Izmantojot “steidzamus” un specifiskus norādījumus par ārkārtas situāciju, šis e-pasta ziņojums ir augsta prioritāte tūlītējai rīcībai.
- Piektdienas konferences RSVP ir nepieciešama. Tas norāda uz to, cik svarīgi ir atbildēt par gaidāmo konferenci, mudinot adresātu ātri to atvērt.
Katrs no šiem piemēriem adresātam īsi apraksta e-pasta tematu, palīdzot viņam noteikt jūsu ziņojuma prioritāti lasīšanai. Temata rindiņa ir pirmā lieta, ko adresāts redz, kad tiek saņemts jūsu e-pasts, tādēļ tā ir būtiska efektīvas saziņas sastāvdaļa.
Sveiciens
Atbilstoša oficiāla e-pasta sveiciena izvēle ir būtiska, lai izrādītu cieņu adresātam. Atlasītajam sveicienam ir jāatbilst jūsu e-pasta kontekstam un mērķim, efektīvi nosakot sekojošās sarunas toni. Šeit ir daži bieži lietoti oficiāli e-pasta apsveikumi:
- Cienījamais kungs/kundze/Dr./Profesor [Uzvārds]!
- Labrīt/pēcpusdienā [saņēmēja vārds],
- Kam tas var attiekties
- Sveicieni,
- Labdien, [saņēmēja vārds]!
Atbilstoša sveiciena izvēle ir ļoti svarīga, jo tā nosaka sākuma signālu pārējam ziņojumam.
Piemēram:
- Ja jūs sazināties ar savu tēvoci Maiku formālos jautājumos, piemērots atvērējs varētu būt “Dārgais onkul Maiks…”
- Sazinoties ar potenciālo darba devēju par darba iespējām, būtu piemērots formālāks sveiciens, piemēram, “Cien. Smitas kundze…”.
- Ja sazināties ar klientu vārdā Sāra, kuru esat iepriekš saticis, varat izmantot vārdu “Labrīt, Sāra…”
- Ja sūtāt e-pasta ziņojumu profesionālai izpratnei Alekss un vēlaties to saglabāt nedaudz neformālu, būtu piemēroti vārdi “Sveiks, Aleks…”.
- Ja uzrunājat cilvēku grupu, kuras vārdus nezināt, pietiktu ar “Sveicieni”.
Gadījumos, kad nepazīstat adresātu, “Kam tas var attiekties” un “Sveicieni”, tiek izmantoti tikai formāli sveicieni. Tomēr vienmēr ir vēlams identificēt tās personas vārdu, kurai sūtāt e-pastu, un, ja iespējams, tieši uzrunāt viņu.
Parasti e-pastā sveicienam seko komats. Tomēr jūs varat arī izmantot kolu ļoti formālos apstākļos. Galvenais ir pārliecināties, ka jūsu sveiciens ir cieņpilns un piemērots paredzētajai auditorijai. Rūpīgi atlasot sveicienu e-pastā, jūs ne tikai atvieglosit ziņojuma sakārtošanu, bet arī palielināsit iespēju saņemt ātru un atbilstošu atbildi.
E-pasta pamatteksts
Galvenais e-pasta saturs tiek saukts par e-pasta pamattekstu. Tas parasti koncentrējas uz vienu tēmu vai cieši saistītu tēmu kopu. Pirmā lieta, kas jums jādara e-pasta pamattekstā, ir jānoskaidro jūsu sarakstes iemesls.
E-pasta mērķa noskaidrošana ļauj adresātam izprast kontekstu, tādējādi viņam ir vieglāk jums palīdzēt vai atbildēt. E-pasta mērķi varat iepazīstināt ar tādām frāzēm kā:
- Vēlos painteresēties par…
- Rakstu, lai paustu savu interesi par…
- Es sazinos ar jums saistībā ar…
- Ceru precizēt…
- Vēlos lūgt…
- Mani interesē uzzināt vairāk par…
- Es vēlos apstiprināt sīkāku informāciju par…
- Es meklēju papildu informāciju par…
Ja jūs nekad iepriekš neesat sazinājies ar adresātu, ir pieklājīgi īsi iepazīstināt ar sevi, pirms izsakāt savas galvenās bažas.
Piemēram:
- Meklējot profesionālas sadarbības iespējas vai potenciālu sadarbību, svarīga ir pareiza ievadīšana. Nākamajā piemērā Emīlija skaidri iepazīstina ar sevi un īsi izklāsta iemeslu, kāpēc viņa sūtīja Dr. Braunu e-pasta ziņojumu, tādējādi atvieglojot vienkāršāku izpratni par viņas nodomiem:
| Cien. Dr. Braun! Es esmu Emīlija Viljamsa, DEF Corporation jaunākā pētniecības analītiķe. Es sekoju jūsu darbam nanotehnoloģiju jomā un vēlos apspriest iespējamo sadarbību starp mūsu iestādēm. |
Ieteicams saglabāt savu e-pastu kodolīgu. Atcerieties, ka lielākā daļa cilvēku dod priekšroku ātri caurskatīt savus e-pastus, tāpēc izvairieties no nevajadzīgiem uzlabojumiem.
Piemēram:
- Ja pieprasāt atvaļinājumu no darba ģimenes ārkārtas situācijas dēļ, varat vienkārši paziņot: “Man ir ģimenes ārkārtas situācija, un man ir jāpaņem brīvdiena”, nevis izsmeļoši sīki izklāstiet situāciju.
Lai iegūtu papildu profesionalitāti un pieklājību, apsveriet iespēju sākt e-pasta ziņojumu ar pateicības izpausmi, ja atbildat uz iepriekšēju ziņojumu. Frāzes, piemēram, “Es novērtēju jūsu savlaicīgo atbildi” vai “Paldies, ka sazinājāties ar mani”, var radīt pozitīvu noskaņu pārējai sarunai.
Beigas
Oficiālā e-pasta beigas kalpo kā sadaļa, kurā var pieprasīt konkrētu darbību un izteikt pateicību personai, kurai sūtāt e-pasta ziņojumu. Parasti laba prakse ir panākt līdzsvaru starp jūsu pieprasījumu un pieklājīgu valodu. Tas ne tikai parāda pieklājību, bet arī uzlabo iespējas saņemt pozitīvu atbildi. Šīs frāzes var pielāgot dažādām situācijām un jūsu e-pasta konkrētajam kontekstam. Šeit ir daži no tiem, kurus varat izmantot:
- Paldies par jūsu uzmanību un ceru uz drīzu atbildi.
- Ja jums ir kādi jautājumi vai neskaidrības, lūdzu, nevilcinieties un dariet to man zināmu.
- Ar nepacietību gaidu iespēju strādāt kopā.
- Paldies par jūsu atsauksmēm; tas tiek ļoti novērtēts.
- Jūsu tūlītēja uzmanība šim jautājumam tiks ļoti novērtēta.
- Esmu pateicīgs par laiku, ko veltījāt mana e-pasta lasīšanai.
- Ja jums ir nepieciešama papildu informācija, sazinieties ar mani.
- Es pateicos par jūsu sapratni un palīdzību šajā jautājumā.
- Jau iepriekš pateicamies par sadarbību.
- Esmu sajūsmā par iespēju sadarboties un labprāt apspriestu tālāk.
Līdzīgi kā oficiāla e-pasta atvēršana nosaka toni visai sarunai, arī nobeiguma sadaļai ir būtiska nozīme, lai radītu paliekošu iespaidu un izveidotu pamatu turpmākai mijiedarbībai.
Piemēram:
- Mūsu piemēra kontekstā Emīlija Viljamsa ir ierosinājusi sadarbību ar Dr. Braunu un vēlas saņemt savlaicīgu atbildi. Lai to panāktu, viņa norāda datumu, līdz kuram vēlas saņemt atbildes, piedāvā atbildēt uz visiem jautājumiem un beidz e-pastu ar pieklājīgu pierakstīšanos. Šādā veidā viņa izveido strukturētu un pieklājīgu nobeigumu savam oficiālajam e-pasta ziņojumam, piemēram:
| Ceru, ka tuvākajā laikā varēsim sarunāt tikšanos, lai izpētītu sadarbības iespējas. Lūdzu, paziņojiet man līdz 20. septembrim, ja esat pieejams, lai apspriestu šo jautājumu tālāk. Ja jums ir kādi jautājumi vai nepieciešama papildu informācija, lūdzu, sazinieties ar mani. Paldies par uzmanību šim jautājumam, un es ceru uz iespēju strādāt kopā. Ar laba vēlējumiem, Emīlija Viljamsa |
Šis ir efektīvs oficiāls e-pasta ziņojums, kas beidzas, jo Emīlija Viljamsa skaidri formulē savu lūgumu pēc iespējamās sadarbības, vienlaikus izsakot pateicību par Dr. Braunas laiku lasīt un, iespējams, atbildēt uz savu e-pastu.
paraksts
Tāpat kā pareizā sveiciena atlase nosaka jūsu e-pasta sākumu, arī atbilstoša oficiāla e-pasta paraksta izvēle ir tikpat svarīga. Paraksts kalpo kā noslēguma piezīme, kas atbalsta cieņas signālu visā ziņojumā. Tas nodrošina arī noslēguma pieskārienu, kas var ietekmēt iespaidu, ko atstājat uz adresātu.
Daži bieži lietoti pieklājīgi formāli e-pasta paraksti, kurus var pielāgot dažādām situācijām, ir šādi:
- Ar cieņu,
- Ar cieņu
- Paldies vēlreiz,
- Ar cieņu,
- Ar cieņu,
- Ar laba vēlējumiem,
- Ar atzinību
- Ar cieņu
Runājot par e-pasta paraksta formatēšanu, ir jāievēro daži paraugprakses ieteikumi. Vienmēr sāciet jaunu rindkopu savam parakstam un citu atsevišķu rindkopu savam vārdam. Oficiālajā saziņā ir ieteicams parakstīties gan ar savu vārdu, gan uzvārdu. Ja rakstāt organizācijas vārdā, organizācijas nosaukumam ir jābūt redzamam zem jūsu vārda.
Ievērojot šīs vadlīnijas, jūs varat garantēt, ka jūsu e-pasts būs profesionāls un pieklājīgs no sākuma līdz beigām, tādējādi palielinot iespēju saņemt labvēlīgu atbildi.
Piemēram:
| Paldies par palīdzību projektā. Jūsu pieredze ir bijusi nenovērtējama, un es ceru uz mūsu turpmāko sadarbību. Vislabākos novēlējumus, Džons Smits ABC Enterprises, projektu vadītājs |
Viņa oficiālais paraksts “Vislabākie vēlējumi” un amata nosaukums papildina e-pasta vispārējo profesionālo toni. Tas rada pamatu pastāvīgai pozitīvai mijiedarbībai.
Padomi oficiāla e-pasta izveidei, pirms nospiežat sūtīt
Lieliski, jūs gandrīz esat gatavs nosūtīt savu oficiālo e-pasta ziņojumu! Bet pagaidiet — pirms noklikšķināt uz pogas Sūtīt, pārliecināsimies, ka viss ir kārtībā. Ir ļoti svarīgi, lai jūsu e-pasts būtu noslīpēts, profesionāls un bez kļūdām. Labi izstrādāts e-pasts ne tikai efektīvi nodod jūsu ziņojumu; tas arī nosaka toni turpmākai mijiedarbībai un atstāj paliekošu iespaidu. Šeit ir visaptverošs kontrolsaraksts, kas aptver visus pamatus, sākot no pamatiem, piemēram, pareizrakstības un gramatikas, līdz niansētākiem elementiem, piemēram, tonis un laiks.
- Korektūra. Pirms noklikšķināt uz pogas Sūtīt, vienmēr pārbaudiet pareizrakstību un gramatiku. Lai padarītu šo procesu vienkāršāku un precīzāku, apsveriet iespēju izmantot mūsu korektūras rīks lai pārliecinātos, ka viss ir kārtībā.
- Izmantojiet profesionālu e-pasta adresi. Garantējiet, ka jūsu e-pasta adrese ir pievienota profesionālam formātam, piemēram, [e-pasts aizsargāts]. Neizmantojiet neformālas vai nepiemērotas e-pasta adreses, piemēram, "[e-pasts aizsargāts]. "
- Aprakstoša tēma. Jūsu tēmas rindiņai ir jāsniedz labs priekšstats par e-pasta saturu, piesaistot adresātu to atvērt.
- Pārbaudiet toni. Saglabājiet profesionālu un cieņpilnu toni, īpaši, apspriežot jutīgus vai sarežģītus jautājumus.
- Parakstu bloks. Iekļaujiet oficiālu parakstu bloku ar pilnu vārdu, amatu un kontaktinformāciju, lai nodrošinātu profesionālu izskatu un vieglu turpmāku darbību.
- Pārskatiet pielikumus. Vēlreiz pārbaudiet, vai ir pievienoti visi nepieciešamie dokumenti, īpaši, ja tie ir minēti e-pasta ziņojumā.
- Laiks pareizi. Apsveriet sava e-pasta laiku; izvairieties no biznesa e-pasta ziņojumu sūtīšanas vēlu vakarā vai nedēļas nogalē, ja vien tas nav nepieciešams.
- Izmantojiet aizzīmju punktus vai numerāciju. E-pasta ziņojumiem ar daudz informācijas vai pieprasījumiem izmantojiet aizzīmju punktus vai numurētus sarakstus, lai nodrošinātu lasāmību.
- Lūdziet atzinību. Ja e-pasts ir svarīgs, apsveriet iespēju lūgt saņemšanas apstiprinājumu.
- Pārvaldīt Cc un Bcc. Izmantojiet kopiju, lai iegūtu redzamus papildu adresātus, un Bcc, lai citi būtu paslēpti. Iekļaujiet tos, ja jūsu e-pastā ir iesaistītas vairākas puses.
- Hipersaites. Garantējiet, ka visas hipersaites darbojas un ved uz pareizajām vietnēm vai tiešsaistes resursiem.
- Mobilajām ierīcēm draudzīgs. Pārbaudiet, kā jūsu e-pasts tiek rādīts mobilajā ierīcē, jo daudzi cilvēki pārbauda savus e-pastus, atrodoties ceļā.
Kad esat atzīmējis šīs izvēles rūtiņas, varat droši nospiest pogu Sūtīt savā oficiālajā e-pastā!
Oficiāli e-pasta piemēri
Mūsdienās e-pasta saziņa ir būtiska prasme, it īpaši profesionālajā vidē. Neatkarīgi no tā, vai jūs sazināties ar akadēmisko padomdevēju vai jautājat par darba iespējām, spēja uzrakstīt īsu, skaidru un profesionāli formatētu e-pasta ziņojumu var radīt pamatu produktīvām attiecībām. Zinot, ko iekļaut un ko ne, var būtiski mainīt to, kā jūsu ziņojums tiek saņemts. Lai palīdzētu jums sagatavot savus e-pasta ziņojumus, tālāk ir sniegti īsi formālu e-pasta ziņojumu piemēri, kas var kalpot kā veidnes vai iedvesma jūsu sarakstei.
- Piemērs 1: Oficiāls e-pasts, lai sazinātos ar akadēmisko konsultantu.
- Piemērs 2: Oficiāla e-pasta informācija par darba iespējām.
Secinājumi
| Formālās e-pasta rakstīšanas mākslas apgūšana var atvērt durvis jaunām iespējām un uzlabot jūsu profesionālās komunikācijas prasmes. Šajā rokasgrāmatā ir sniegta informācija par katru būtisku komponentu, sākot no saistošas tēmas rindiņas līdz pieklājīgam parakstam. Apbruņojies ar šīm zināšanām, tagad esat gatavs rakstīt efektīvus, labi strukturētus oficiālus e-pasta ziņojumus, kas atbilst profesionālajiem standartiem. Tāpēc droši nospiediet pogu Sūtīt, zinot, ka esat labi sagatavots, lai katra mijiedarbība būtu svarīga. |
