Навигацијата низ сложеноста на формалното пишување е-пошта често може да се чувствува огромно, особено кога контактирате со некој што не е запознаен. Но, вистината е дека знаејќи како да се изгради добро организирана, професионална е-пошта може значително да ги подобри вашите комуникациски вештини и да ги отвори вратите за можности. Овој водич се обидува да ги разјасни компонентите на формалните е-пошта, од темата до потписот. До крајот на овој напис, ќе ги имате алатките за да подготвите ефективни, сјајни е-пошта кои се придржуваат до професионалните стандарди и секоја интеракција ќе биде важна.
Структура на формална е-пошта
Структурата на формалната е-пошта не е радикално различна од неформалната, но е поисполиирана и следи специфичен бонтон. Официјалната е-пошта генерално ги вклучува следните елементи:
- Предметна линија. Краток, соодветен наслов кој ја сумира целта на е-поштата.
- Официјален поздрав по е-пошта. Дарежливо отворање што му се обраќа на примачот со почит.
- Текстот на телото на е-пошта. Главната содржина е структурирана логички и со употреба на формален јазик.
- Официјален крај на е-пошта. Завршна изјава која е љубезна и бара конкретна акција или одговор.
- Потпис. Вашето одјавување, кое обично го вклучува вашето полно име и често вашата професионална титула или информации за контакт.
Внимателно интегрирањето на овие елементи ја подобрува ефективноста на вашите формални е-пошта, што ги прави полесни за читање и со поголема веројатност да го извлечат очекуваниот одговор.
Предметната линија
Предметот служи како наслов за вашата е-пошта и игра клучна улога во привлекувањето на вниманието на примачот. Иако можеби изгледа како мал детал, неговото значење не треба да се потцени. Јасната тема може во голема мера да ја зголеми веројатноста вашата е-пошта да биде отворена и да добиете навремен одговор.
Како споредна забелешка, препорачливо е да не ја внесувате адресата на е-пошта на примачот во назначената линија на примачот - лоцирана над линијата за предмет - додека не сте целосно подготвени да ја испратите вашата е-пошта. Ова помага да се спречи случајно испраќање недовршена е-пошта. Истото предупредување треба да се примени при пополнување на линиите Cc и Bcc.
Предметот треба да биде јасен и концизен, обезбедувајќи слика од содржината на е-поштата во само 5-8 зборови. Ова не само што го привлекува вниманието на примачот туку и поттикнува навремени одговори. Секогаш не заборавајте да го пополните наведеното поле за тема, кое е одвоено од телото на е-поштата, за да избегнете испраќање е-пошта без тема.
На пример:
- Се бара барање за позиција на уредник. Оваа тема покажува дека испраќачот прашува за позиција на уредник, што го прави релевантно за човечки ресурси или уредничкиот тим.
- Објаснувањето за денешното отсуство. Оваа тема веднаш му кажува на примачот дека е-поштата ќе разговара за отсуство, што ќе поттикне побрз одговор од менаџер или професор.
- Барање за писмо со препорака. Оваа линија одредува дека е-поштата ќе биде за писмо со препорака, што ќе го поттикне примачот на природата и итноста на барањето.
- Прашање за апликација за стипендија. Јасно да се наведе дека е-поштата е за апликација за стипендија ќе им олесни на академските или финансиските канцеларии да им дадат приоритет на е-поштата.
- Агендата на состанокот оваа недела. Оваа тема брзо го информира тимот или присутните дека е-поштата ја содржи агендата за претстојниот состанок.
- Итно: Семејна вонредна состојба денес. Користењето на „итно“ и спецификите за итни случаи ја прават оваа е-пошта висок приоритет за итна акција.
- Потребен е одговор на конференцијата во петок. Оваа ја означува важноста да се одговори за претстојната конференција, охрабрувајќи го примачот да ја отвори брзо.
Секој од овие примери концизно ја опишува темата на е-поштата на примачот, помагајќи му да му дадат приоритет на вашата порака за читање. Предметот е првото нешто што примачот го гледа кога ќе пристигне вашата е-пошта, што ја прави клучна компонента за ефективна комуникација.
Поздрав
Изборот на соодветна формална честитка за е-пошта е од суштинско значење за да се покаже почит кон примачот. Поздравот што ќе го изберете треба да одговара на контекстот и целта на вашата е-пошта, ефикасно поставувајќи го тонот за разговорот што следи. Еве неколку најчесто користени формални честитки за е-пошта:
- Почитуван г-дине/г-ѓа/д-р/професоре [презиме],
- Добро утро/попладне [име на примачот],
- На кого може да се однесува,
- Поздрав,
- Здраво [име на примачот],
Изборот на соодветна честитка е од клучно значење бидејќи го поставува почетниот тон за остатокот од вашата порака.
На пример:
- Ако го контактирате вашиот вујко Мајк за формални работи, соодветен отворач може да биде: „Драг чичко Мајк…“
- Кога се допишувате со потенцијален работодавач во врска со можностите за работа, би одговарал поформален поздрав како „Драга г-ѓа Смит…“.
- Ако контактирате со клиент по име Сара, кој претходно сте го запознале, можете да користите: „Добро утро, Сара…“
- Кога испраќате е-пошта на професионално разбирање по име Алекс и сакате да го задржите малку неформално, „Здраво Алекс...“ би било соодветно.
- Ако контактирате со група луѓе чии имиња не ги знаете, „Поздрав“ би било доволно.
Во случаи кога не го познавате примачот, „Кому може да се однесува“ и „Поздрав“, служат како само формални честитки. Сепак, секогаш е подобро да го идентификувате името на лицето на кое му испраќате е-пошта и директно да му се обратите кога е можно.
Вообичаено, запирка следи по поздравот во вашата е-пошта. Сепак, можете да користите и дебелото црево во многу формални поставки. Клучната точка е да бидете сигурни дека вашиот поздрав е со почит и погоден за наменетата публика. Со внимателно избирање на честитката за е-пошта, не само што го олеснувате полесното уредување со вашата порака, туку и ја зголемувате веројатноста за добивање брз и релевантен одговор.
Текстот на телото на е-пошта
Главната содржина на е-поштата се нарекува тело на е-пошта. Обично се фокусира на една тема или збир на тесно поврзани теми. Првото нешто што треба да направите во телото на е-поштата е да ја разјасните причината за вашата кореспонденција.
Разјаснувањето на целта на вашата е-пошта му овозможува на примачот да го разбере контекстот, со што ќе му биде полесно да ви помогне или да одговори на вас. Можете да ја претставите целта на вашата е-пошта со фрази како што се:
- Би сакал да се распрашам за…
- Пишувам за да го изразам мојот интерес за…
- Ве контактирам за…
- Се надевам дека ќе разјаснам…
- Сакам да побарам…
- Заинтересиран сум да дознаам повеќе за…
- Би сакал да потврдам детали за…
- Барам дополнителни информации за…
Ако никогаш претходно не сте имале никаква интеракција со примачот, учтиво е накратко да се претставите пред да ја наведете вашата примарна грижа.
На пример:
- Кога барате професионални можности за мрежно поврзување или потенцијални соработки, клучот е правилното воведување. Во следниот пример, Емили јасно се претставува и концизно ја опишува причината за нејзината е-пошта до д-р Браун, олеснувајќи појасно разбирање на нејзините намери:
| Почитуван д-р Браун, Јас сум Емили Вилијамс, помлад истражувачки аналитичар во корпорацијата DEF. Ја следев вашата работа на полето на нанотехнологијата и би сакал да разговараме за можните соработки меѓу нашите институции. |
Препорачливо е да ја одржувате вашата е-пошта концизна. Запомнете, повеќето луѓе претпочитаат брзо да поминуваат низ нивните е-пошта, па избегнувајте непотребни случувања.
На пример:
- Ако барате одмор од работа поради семеен итен случај, можете едноставно да наведете: „Имам итен случај во семејството и треба да го земам слободниот ден“, наместо да навлегувате во исцрпни детали за ситуацијата.
За дополнителен допир на професионализам и учтивост, размислете да ја започнете е-поштата со израз на благодарност доколку одговарате на претходна порака. Фразите како „Го ценам вашиот навремен одговор“ или „Благодарам што ми вративте“ може да дадат позитивен тон за остатокот од разговорот.
завршува
Завршувањето на формалната е-пошта служи како дел за барање конкретно дејство и за изразување благодарност на лицето на кое и испраќате е-пошта. Поставувањето рамнотежа помеѓу вашето барање и љубезниот јазик е генерално добра практика. Ова не само што покажува учтивост, туку и ги подобрува шансите да добиете позитивен одговор. Овие фрази може да се прилагодат за да одговараат на различни ситуации и специфичниот контекст на вашата е-пошта. Еве некои од нив што можете да ги користите:
- Ви благодарам за вашето внимание, и со нетрпение очекувам да слушнеме од вас наскоро.
- Ако имате какви било прашања или грижи, не двоумете се да ме известите.
- Со нетрпение ја очекувам можноста да работиме заедно.
- Ви благодариме за вашиот коментар; тоа е многу ценето.
- Вашето брзо внимание на оваа работа ќе биде високо ценето.
- Благодарен сум за времето што го одвоивте да ја прочитате мојата е-пошта.
- Доколку ви требаат дополнителни информации, слободно контактирајте ме.
- Го ценам вашето разбирање и помош во врска со ова прашање.
- Однапред ви благодариме за соработката.
- Возбуден сум поради можноста за соработка и со задоволство би разговарале понатаму.
Слично како што отворањето на формална е-пошта го поставува тонот за целиот разговор, заклучниот дел исто така игра витална улога во создавањето траен впечаток и поставување на сцената за идни интеракции.
На пример:
- Во контекст на нашиот пример, Емили Вилијамс предложи соработка со д-р Браун и има за цел да добие навремен одговор. За да го постигне ова, таа одредува датум до кој би сакала да се слушне, нуди да одговори на сите прашања и ја завршува е-поштата со учтиво одјавување. На овој начин, таа создава структуриран и љубезен крај на нејзината формална е-пошта, вака:
| Се надевам дека ќе организираме состанок во блиска иднина за да ги истражиме можностите за соработка. Ве молиме известете ме до 20 септември ако сте достапни за да разговарате за ова понатаму. Ако имате какви било прашања или ви требаат дополнителни информации, ве молиме не двоумете се да ме контактирате. Ви благодарам за вашето внимание на ова прашање и со нетрпение ја очекувам можноста да работиме заедно. Со почит, Емили Вилијамс |
Ова е ефективен формален крај на е-поштата бидејќи Емили Вилијамс јасно го артикулира своето барање за можна соработка, истовремено изразувајќи благодарност за времето на д-р Браун да чита и потенцијално да одговори на нејзината е-пошта.
Потпис
Исто како што изборот на вистинскиот поздрав ја поставува сцената за вашата е-пошта, изборот на соодветен формален потпис за е-пошта е подеднакво критичен. Потписот служи како завршна белешка, поддржувајќи го почитуваниот тон поставен низ вашата порака. Обезбедува и заклучен допир што може да влијае на впечатокот што го оставате на примачот.
Некои најчесто користени љубезни формални потписи за е-пошта кои можат да се прилагодат на различни ситуации вклучуваат:
- Со почит,
- Со почит,
- Ви благодариме повторно,
- Со почит,
- Со почит,
- Со почит,
- Со благодарност,
- Искрено твој,
Кога станува збор за форматирање на потписот за е-пошта, треба да се следат некои најдобри практики. Секогаш започнувајте нов став за вашиот потпис и друг посебен став за вашето име. Препорачливо е да се потпишете и со вашето име и со презиме во формалните комуникации. Ако пишувате во име на организација, името на организацијата треба да се појави под вашето име.
Со придржување кон овие упатства, можете да гарантирате дека вашата е-пошта ќе остане професионална и учтива од почеток до крај, а со тоа ја зголемувате шансата да добиете поволен одговор.
На пример:
| Ви благодариме за вашата помош со проектот. Вашата експертиза е непроценлива, и со нетрпение ја очекувам нашата континуирана соработка. Најдобри желби, Џон Смит ABC Enterprises, проект менаџер |
Неговиот официјален потпис, „Најдобри желби“ и вклучувајќи го неговото работно место го додаваат целокупниот професионален тон на е-поштата. Ова ја поставува основата за континуирани позитивни интеракции.
Совети за креирање формална е-пошта Пред да притиснете Испрати
Одлично, речиси сте подготвени да ја испратите вашата формална е-пошта! Но, држете - пред да кликнете на копчето „Испрати“, да се увериме дека сè е во ред. Клучно е да се осигурате дека вашата е-пошта е полирана, професионална и без грешки. Добро изработената е-пошта не само што ефективно ја пренесува вашата порака; исто така го дава тонот за идните интеракции и остава траен впечаток. Еве сеопфатна листа за проверка за да ги покриете сите основи, од основите како правопис и граматика до повеќе нијансирани елементи како тон и време:
- Лекција. Секогаш проверувајте ги правописот и граматиката пред да притиснете „Испрати“. За да го направите овој процес полесен и попрецизен, размислете за користење нашата алатка за лекторирање да потврди дека се е во ред.
- Користете професионална адреса за е-пошта. Гаранција вашата адреса за е-пошта е прикачена на професионален формат, како на пр [заштитена по е-пошта]. Избегнувајте користење неформални или несоодветни адреси на е-пошта како што се '[заштитена по е-пошта]".
- Описна тема. Вашата тема треба да обезбеди добра идеја за содржината на е-поштата, привлекувајќи го примачот да ја отвори.
- Проверете дали има тон. Одржувајте професионален и почитуван тон, особено кога разговарате за чувствителни или сложени прашања.
- Блок на потпис. Вклучете формален блок за потпис со вашето полно име, наслов и информации за контакт за професионален изглед и лесно следење.
- Преглед за прилози. Повторно проверете дали се прикачени сите потребни документи, особено ако се споменати во телото на е-поштата.
- Времето точно. Размислете за времето на вашата е-пошта; избегнувајте да испраќате деловни пораки доцна во ноќта или во текот на викендот, освен ако не е потребно.
- Користете точки или нумерирање. За е-пошта со многу информации или барања, користете точки или нумерирани листи за читливост.
- Побарајте признание. Ако е-поштата е важна, размислете да побарате потврда за прием.
- Управувајте со Cc и Bcc. Користете Cc за видливи дополнителни примачи и Bcc за да ги задржите другите скриени. Вклучете ги ако вашата е-пошта вклучува повеќе страни.
- Линкови Гарантирај дека сите хиперврски работат и водат до правилните веб-локации или онлајн ресурси.
- Мобилен-пријателски. Проверете како се појавува вашата е-пошта на мобилен уред, бидејќи многу луѓе ги проверуваат своите е-пошта во движење.
Откако ќе ги штиклирате овие полиња, подготвени сте да го притиснете копчето „Испрати“ со доверба во вашата формална е-пошта!
Формални примери за е-пошта
Денес, комуникацијата преку е-пошта е суштинска вештина, особено во професионални услови. Без разлика дали контактирате со академски советник или прашувате за можности за работа, способноста да напишете кратка, јасна и професионално форматирана е-пошта може да ја постави основата за продуктивна врска. Знаејќи што да вклучите - а што не - може да направи сета разлика во тоа како се прима вашата порака. За да ви помогнеме при подготовката на вашите сопствени е-пошта, подолу ќе најдете кратки примери на формални е-пошта кои можат да послужат како шаблони или инспирација за вашата кореспонденција.
- Пример 1: Официјална е-пошта која допира до академски советник.
- Пример 2: Официјална е-пошта со барање за можности за вработување.
Заклучок
| Совладувањето на уметноста на формално пишување е-пошта може да ги отвори вратите за нови можности и да ги подобри вашите професионални комуникациски вештини. Овој водич ве прошета низ секоја клучна компонента, од привлечна тема до љубезен потпис. Вооружени со ова знаење, сега сте подготвени да составите ефективни, добро структурирани формални е-пораки кои се придржуваат до професионалните стандарди. Затоа, само напред и притиснете го копчето „Испрати“ со самодоверба, знаејќи дека сте добро опремени за секоја интеракција да биде важна. |
