Албан ёсны и-мэйл бичих нарийн төвөгтэй байдлыг даван туулах нь ялангуяа танихгүй хүнтэй холбоо тогтооход хэцүү санагддаг. Гэхдээ үнэн бол, хэрхэн сайн зохион байгуулалттай, мэргэжлийн цахим шуудан байгуулахаа мэдэх нь таны харилцааны ур чадварыг мэдэгдэхүйц сайжруулж, боломжуудын үүд хаалгыг нээж өгдөг. Энэхүү гарын авлага нь албан ёсны цахим шуудангийн гарчиг, гарын үсэг хүртэлх бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг тодруулахыг зорьдог. Энэ нийтлэлийн төгсгөлд та мэргэжлийн стандартыг дагаж мөрдсөн үр дүнтэй, гялгар имэйл бэлтгэх, харилцан үйлчлэл бүрийг чухалчлах хэрэгслүүдтэй болно.
Албан ёсны цахим шуудангийн бүтэц
Албан ёсны цахим шуудангийн бүтэц нь албан бусаас эрс ялгаатай биш боловч илүү өнгөлөг бөгөөд тодорхой ёс зүйг баримталдаг. Албан ёсны цахим шуудан нь ерөнхийдөө дараах элементүүдийг агуулна.
- Сэдвийн мөр. Имэйлийн зорилгыг нэгтгэсэн товч бөгөөд тохиромжтой гарчиг.
- Албан ёсны имэйл мэндчилгээ. Хүлээн авагчид хүндэтгэлтэй ханддаг өгөөмөр нээлт.
- Имэйлийн үндсэн текст. Үндсэн агуулга нь логик бүтэцтэй, албан ёсны хэлээр хийгдсэн.
- Албан ёсны цахим шуудангийн төгсгөл. Эелдэг бөгөөд тодорхой арга хэмжээ авах эсвэл хариу үйлдэл хийхийг уриалсан хаалтын мэдэгдэл.
- Гарын үсэг. Таны овог нэр, ихэвчлэн мэргэжлийн цол, холбоо барих мэдээллийг агуулсан таны бүртгэл.
Эдгээр элементүүдийг болгоомжтой нэгтгэх нь таны албан ёсны имэйлийн үр нөлөөг сайжруулж, уншихад хялбар болгож, хүлээгдэж буй хариуг авах магадлалыг нэмэгдүүлдэг.
Сэдвийн мөр
Гарчиг нь таны имэйлийн гарчиг болж, хүлээн авагчийн анхаарлыг татахад чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Хэдийгээр энэ нь жижиг нарийн ширийн зүйл мэт санагдаж болох ч түүний ач холбогдлыг дутуу үнэлж болохгүй. Тодорхой сэдвийн мөр нь таны имэйлийг нээж, цаг тухайд нь хариу авах магадлалыг ихээхэн нэмэгдүүлдэг.
Хажуугийн тэмдэглэлийн хувьд, имэйлээ илгээхэд бүрэн бэлэн болтол гарчигны дээд талд байрлах хүлээн авагчийн имэйл хаягийг оруулахгүй байхыг зөвлөж байна. Энэ нь дуусаагүй имэйлийг санамсаргүйгээр илгээхээс сэргийлэхэд тусална. Cc болон Bcc мөрийг бөглөхдөө ижил анхааруулга өгөх ёстой.
Гарчиг нь тодорхой бөгөөд товч байх ёстой бөгөөд имэйлийн агуулгын агшин зуурын зургийг ердөө 5-8 үгээр хангана. Энэ нь хүлээн авагчийн анхаарлыг татахаас гадна цаг тухайд нь хариу өгөхөд түлхэц болдог. Гарчиггүй имэйл илгээхгүйн тулд имэйлийн үндсэн хэсгээс тусдаа заасан гарчгийн мөрийг бөглөхөө үргэлж санаарай.
Жишээлбэл:
- Редакторын ажлын байрны лавлагаа хайж байна. Энэ гарчгийн мөрөнд илгээгч нь редакторын албан тушаалын талаар асууж, хүний нөөц эсвэл редакцийн багт хамааралтай болохыг харуулж байна.
- Өнөөдөр байхгүй байгаагийн тайлбар. Энэ сэдэв нь хүлээн авагчид шууд ирээгүй тохиолдолд имэйлээр ярилцах бөгөөд менежер эсвэл профессороос хурдан хариу өгөх болно.
- Зөвлөмжийн захидал авах хүсэлт. Энэ мөрөнд имэйл нь зөвлөмжийн захидлын тухай байх бөгөөд энэ нь хүлээн авагчаас хүсэлтийн мөн чанар, яаралтай байдлын талаар асуух болно.
- Тэтгэлэгт хамрагдах хүсэлт гаргах. Имэйл нь тэтгэлэгт хамрагдах өргөдлийн тухай гэж тодорхой бичсэн нь эрдэм шинжилгээний болон санхүүгийн албанд имэйлийг эрэмбэлэхэд хялбар болгоно.
- Энэ долоо хоногт хэлэлцэх асуудал. Энэ гарчиг нь удахгүй болох уулзалтын хэлэлцэх асуудлыг цахим шуудангаар агуулсан болохыг баг эсвэл оролцогчдод хурдан мэдээлнэ.
- Яаралтай: Өнөөдөр гэр бүлийн яаралтай тусламж. Яаралтай байдлын талаарх "яаралтай" болон тодорхой мэдээллийг ашигласнаар энэ имэйлийг яаралтай арга хэмжээ авах хамгийн чухал зүйл болгож байна.
- Баасан гаригийн бага хурлын RSVP хэрэгтэй байна. Энэ нь удахгүй болох бага хурлын талаар хариу өгөхийн чухлыг илтгэж, хүлээн авагчийг хурдан нээхэд нь урамшуулдаг.
Эдгээр жишээ бүр нь хүлээн авагчийн имэйлийн сэдвийг товч тайлбарлаж, таны мессежийг уншихаар эрэмбэлэхэд нь тусалдаг. Гарчиг нь таны имэйл ирэхэд хүлээн авагчийн хамгийн түрүүнд хардаг зүйл бөгөөд энэ нь үр дүнтэй харилцааны чухал бүрэлдэхүүн хэсэг болдог.
мэндчилгээ
Тохиромжтой албан ёсны имэйл мэндчилгээг сонгох нь хүлээн авагчийг хүндэтгэхийн тулд чухал юм. Таны сонгосон мэндчилгээ нь таны имэйлийн агуулга, зорилготой нийцэж, дараагийн ярианы аяыг үр дүнтэй тохируулах ёстой. Түгээмэл хэрэглэгддэг албан ёсны имэйл мэндчилгээг энд үзүүлэв:
- Эрхэм ноён/Хатагтай/Доктор/Профессор [овог нэр],
- Өглөө/үдээс хойш [хүлээн авагчийн нэр],
- Хэнд хамаатай юм,
- Мэндчилгээ,
- Сайн байна уу [хүлээн авагчийн нэр],
Тохирох мэндчилгээг сонгох нь таны мессежийн эхний аяыг тохируулдаг тул маш чухал юм.
Жишээлбэл:
- Хэрэв та авга ах Майктайгаа албан ёсны асуудлаар холбогдож байгаа бол "Хүндэт авга ах Майк..."
- Боломжит ажил олгогчтой ажлын байрны талаар харилцахдаа "Эрхэм хатагтай Смит..." гэх мэт илүү албан ёсны мэндчилгээ дэвшүүлэх нь тохиромжтой байх болно.
- Хэрэв та өмнө нь уулзаж байсан Сара гэх үйлчлүүлэгчтэй холбогдож байгаа бол "Өглөөний мэнд, Сара..." гэж хэлж болно.
- Хэрэв та Алекс нэртэй мэргэжлийн ойлголтыг цахим шуудангаар илгээж байгаа бөгөөд үүнийг албан бус байлгахыг хүсч байвал "Сайн уу Алекс ..." гэж бичих нь тохиромжтой.
- Хэрэв та нэрийг нь мэдэхгүй хэсэг бүлэг хүмүүстэй холбоо барьж байгаа бол "Мэндчилгээ" гэж хэлэхэд хангалттай.
Хүлээн авагчийг мэдэхгүй тохиолдолд "Хэнд хамаатай вэ" болон "Мэндчилгээ" гэсэн үгс нь зөвхөн албан ёсны мэндчилгээний үүрэг гүйцэтгэдэг. Гэсэн хэдий ч имэйл илгээж буй хүнийхээ нэрийг тодорхойлж, боломжтой бол шууд хаягласан нь дээр.
Ер нь таны имэйл дэх мэндчилгээний араас таслал тавьдаг. Гэсэн хэдий ч та хоёр цэгийг маш албан ёсны нөхцөлд ашиглаж болно. Хамгийн гол нь таны мэндчилгээ нь зорьсон хүмүүст хүндэтгэлтэй, тохирох эсэхийг шалгах явдал юм. Имэйл мэндчилгээгээ анхааралтай сонгосноор та мессежээ хялбархан зохицуулаад зогсохгүй шуурхай бөгөөд холбогдох хариуг хүлээн авах магадлалыг нэмэгдүүлнэ.
Имэйлийн үндсэн текст
Имэйлийн үндсэн агуулгыг имэйлийн үндсэн хэсэг гэж нэрлэдэг. Энэ нь ихэвчлэн нэг сэдэв эсвэл хоорондоо нягт холбоотой сэдвүүдийн багц дээр төвлөрдөг. Таны имэйлийн хэсэгт хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол захидал харилцааныхаа шалтгааныг тодруулах явдал юм.
Таны имэйлийн зорилгыг тодорхой болгох нь хүлээн авагчид нөхцөл байдлыг ойлгох боломжийг олгож, танд туслах эсвэл хариулахад хялбар болгоно. Та имэйлийнхээ зорилгыг дараахь хэллэгээр танилцуулж болно.
- Би асуумаар байна ...
- Би сонирхож байгаагаа илэрхийлэхийн тулд бичиж байна ...
- Би тантай холбогдож байна…
- Би тодруулна гэж найдаж байна ...
- Би хүсэлт гаргахыг хүсч байна ...
- Би илүү ихийг мэдэх сонирхолтой байна ...
- Би дэлгэрэнгүй мэдээллийг баталгаажуулахыг хүсэж байна...
- Би нэмэлт мэдээлэл хайж байна ...
Хэрэв та өмнө нь хүлээн авагчтай хэзээ ч харилцаж байгаагүй бол санаа зовж буй зүйлээ хэлэхээсээ өмнө өөрийгөө товч танилцуулах нь эелдэг хэрэг юм.
Жишээлбэл:
- Мэргэжлийн сүлжээний боломжууд эсвэл боломжит хамтын ажиллагааг эрэлхийлэхдээ зөв танилцуулах нь чухал юм. Дараах жишээн дээр Эмили өөрийгөө тодорхой танилцуулж, доктор Браун руу цахим шуудангаар илгээх болсон шалтгаанаа товч дурьдсан нь түүний зорилгыг илүү ойлгомжтойгоор ойлгоход тусална.
| Эрхэм доктор Браун, Би Эмили Уильямс, DEF корпорацийн эрдэм шинжилгээний бага шинжээч. Би таны нанотехнологийн чиглэлээр хийж буй ажлыг дагаж, манай байгууллагуудын хамтын ажиллагааны талаар ярилцахыг хүсч байна. |
Имэйлээ товч бичихийг зөвлөж байна. Ихэнх хүмүүс имэйлээ хурдан үзэхийг илүүд үздэг тул шаардлагагүй хөгжүүлэлтээс зайлсхий.
Жишээлбэл:
- Хэрэв та гэр бүлийн яаралтай тусламжийн улмаас ажлаасаа чөлөө авах хүсэлт гаргаж байгаа бол нөхцөл байдлын талаар дэлгэрэнгүй ярихын оронд "Надад гэр бүлийн яаралтай тусламж хэрэгтэй байгаа тул амралтын өдрийг авах шаардлагатай байна" гэж хэлж болно.
Мэргэжлийн ур чадвар, эелдэг байдлыг нэмэгдүүлэхийн тулд хэрэв та өмнөх зурваст хариулж байгаа бол талархлаа илэрхийлж имэйлээ эхлүүлээрэй. "Би таны цаг тухайд нь хариулсанд талархаж байна" эсвэл "Надад буцаж ирсэнд баярлалаа" гэх мэт хэллэгүүд нь ярианы үлдсэн хэсэгт эерэг өнгө аясыг бий болгож чадна.
Төгсгөл
Албан ёсны имэйлийн төгсгөл нь тодорхой арга хэмжээ авах хүсэлт гаргах, имэйл илгээж буй хүнд талархал илэрхийлэх хэсэг болдог. Таны хүсэлт болон эелдэг хэл ярианы хооронд тэнцвэрийг бий болгох нь ерөнхийдөө сайн туршлага юм. Энэ нь зөвхөн эелдэг байдлыг харуулахаас гадна эерэг хариу авах боломжийг нэмэгдүүлдэг. Эдгээр хэллэгийг янз бүрийн нөхцөл байдал болон таны имэйлийн тодорхой нөхцөл байдалд тохируулан өөрчилж болно. Тэдгээрийн заримыг нь та ашиглаж болно:
- Анхаарал тавьсанд баярлалаа, удахгүй танаас сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байна.
- Хэрэв танд асуулт, санаа зовоосон зүйл байвал надад мэдэгдээрэй.
- Хамтран ажиллах боломжийг тэсэн ядан хүлээж байна.
- Санал хүсэлтээ өгсөнд баярлалаа; энэ нь маш их талархаж байна.
- Та энэ асуудалд яаралтай анхаарал хандуулбал маш их үнэлэгдэх болно.
- Миний имэйлийг унших цаг гаргасанд би талархаж байна.
- Хэрэв танд нэмэлт мэдээлэл хэрэгтэй бол надтай холбоо барина уу.
- Энэ талаар таны ойлголт, туслалцаанд би талархаж байна.
- Хамтран ажилласан та бүхэндээ урьдчилж баярлалаа.
- Хамтран ажиллах боломж байгаадаа баяртай байгаа бөгөөд цаашид ярилцахдаа баяртай байх болно.
Албан ёсны цахим шуудан нээх нь бүхэл бүтэн ярианы өнгө аясыг тодорхойлдогтой адил төгсгөлийн хэсэг нь удаан хугацааны сэтгэгдэл төрүүлэх, цаашдын харилцаа холбоог бий болгоход чухал үүрэг гүйцэтгэдэг.
Жишээлбэл:
- Бидний жишээн дээр Эмили Уильямс доктор Браунтай хамтран ажиллах санал тавьж, хариуг нь цаг тухайд нь авахыг зорьж байна. Үүнд хүрэхийн тулд тэрээр хариу сонсохыг хүсч буй огноогоо зааж, аливаа асуултад хариулахыг санал болгож, эелдэг гарын үсэг зурснаар имэйлээ дуусгана. Энэ маягаар тэрээр албан ёсны цахим шуудангийнхаа бүтэцтэй, эелдэг төгсгөлийг дараах байдлаар бүтээдэг:
| Бид ойрын хугацаанд уулзалт зохион байгуулж, хамтран ажиллах боломжийг судлана гэдэгт найдаж байна. Хэрэв та энэ талаар хэлэлцэх боломжтой бол 20-р сарын XNUMX-ны дотор надад мэдэгдээрэй. Хэрэв танд асуух зүйл байвал эсвэл нэмэлт мэдээлэл авах шаардлагатай бол надтай холбоо барина уу. Энэ асуудалд анхаарлаа хандуулсанд баярлалаа, би хамтран ажиллах боломжийг тэсэн ядан хүлээж байна. Хүндэтгэсэн, Эмили Уильямс |
Эмили Уильямс хамтран ажиллах хүсэлтээ тодорхой илэрхийлсэн бөгөөд доктор Браун түүний имэйлийг уншиж, хариу өгөх цаг гаргаж байгаад талархаж буйгаа илэрхийлсэн тул энэ нь үр дүнтэй албан ёсны цахим шуудангийн төгсгөл юм.
Гарын үсэг зурах
Зөв мэндчилгээг сонгох нь таны имэйлийн үе шатыг бий болгодогтой адил зохих албан ёсны имэйлийн гарын үсгийг сонгох нь адил чухал юм. Гарын үсэг нь хаалтын тэмдэглэл болж, таны мессежийн туршид хүндэтгэлтэй ханддаг. Энэ нь мөн хүлээн авагчид үлдээсэн сэтгэгдэлд нөлөөлж болох эцсийн цэгийг өгдөг.
Төрөл бүрийн нөхцөл байдалд тохируулж болох нийтлэг хэрэглэгддэг эелдэг албан ёсны имэйлийн гарын үсэг нь:
- хүндэтгэлтэйгээр,
- Хүндэтгэсэн,
- Дахиад баярлалаа,
- Нөхцөл байдал,
- Таны итгэлтэй,
- Хүндэтгэсэн,
- Талархлаар
- Үнэндээ,
Имэйл гарын үсгээ форматлах үед дагаж мөрдөх хамгийн сайн туршлагууд байдаг. Үргэлж гарын үсгээ шинэ догол мөр, нэрээ өөр тусдаа догол мөрөөр эхлүүлээрэй. Албан ёсны харилцаанд өөрийн нэр болон овог нэрээр гарын үсэг зурахыг зөвлөж байна. Хэрэв та байгууллагын нэрийн өмнөөс бичиж байгаа бол тухайн байгууллагын нэр таны нэрийн доор байх ёстой.
Эдгээр удирдамжийг дагаж мөрдвөл та цахим шуудангаа эхнээс нь дуустал мэргэжлийн, эелдэг байх баталгаа өгч, эерэг хариу авах боломжийг нэмэгдүүлнэ.
Жишээлбэл:
| Төсөлд тусалсанд баярлалаа. Таны туршлага үнэлж баршгүй байсан тул би бидний цаашдын хамтын ажиллагааг тэсэн ядан хүлээж байна. Хамгийн сайхан хүсэл, Жон Смит ABC Enterprises, Төслийн менежер |
Түүний албан ёсны гарын үсэг, 'Сайн сайхныг хүсэн ерөөе', мөн ажлын байрны нэрийг багтаасан нь цахим шуудангийн ерөнхий мэргэжлийн өнгө аясыг нэмж өгдөг. Энэ нь эерэг харилцааг үргэлжлүүлэх үе шатыг бий болгодог.
Илгээх товчийг дарахаас өмнө албан ёсны имэйл үүсгэх зөвлөмжүүд
Гайхалтай, та албан ёсны имэйлээ илгээхэд бараг бэлэн боллоо! Гэхдээ "Илгээх" товчийг дарахаас өмнө бүх зүйл эмх цэгцтэй байгаа эсэхийг шалгацгаая. Таны имэйлийг өнгөлөг, мэргэжлийн, алдаагүй байлгах нь маш чухал юм. Сайн боловсруулсан имэйл нь зөвхөн таны мессежийг үр дүнтэй дамжуулдаггүй; энэ нь цаашдын харилцааны өнгө аясыг тогтоож, удаан хугацааны сэтгэгдэл үлдээдэг. Зөв бичгийн дүрэм, дүрэм гэх мэт үндсэн ойлголтуудаас эхлээд өнгө аяс, цаг хугацаа гэх мэт нарийн ширийн зүйлс хүртэл бүх үндсэн мэдээллийг багтаасан иж бүрэн хяналтын хуудас энд байна.
- Proofread. "Илгээх" товчийг дарахаас өмнө зөв бичгийн болон дүрмийн алдаагаа шалгаарай. Энэ үйл явцыг илүү хялбар, илүү нарийвчлалтай болгохын тулд ашиглах талаар бодож үзээрэй Манай засварлах хэрэгсэл бүх зүйл эмх цэгцтэй байгаа эсэхийг баталгаажуулах.
- Мэргэжлийн имэйл хаяг ашиглана уу. Таны и-мэйл хаягийг мэргэжлийн форматад хавсаргасан эсэхийг баталгаажуулна уу [имэйлээр хамгаалагдсан]. " гэх мэт албан бус эсвэл зохисгүй имэйл хаяг ашиглахаас зайлсхий.[имэйлээр хамгаалагдсан]'.
- Тайлбарлах сэдвийн мөр. Таны сэдвийн мөрөнд имэйлийн агуулгын талаар сайн санаа өгч, хүлээн авагчийг нээхэд татах ёстой.
- Дууны аяыг шалгана уу. Ялангуяа эмзэг, ээдрээтэй асуудлыг хэлэлцэхдээ мэргэжлийн, хүндэтгэлтэй хандаарай.
- Гарын үсэг блок. Мэргэжлийн дүр төрх, хялбар дагаж мөрдөхийн тулд өөрийн бүтэн нэр, гарчиг, холбоо барих мэдээлэл бүхий албан ёсны гарын үсгийн блокыг оруулаарай.
- Хавсралтуудыг шалгана уу. Шаардлагатай бүх бичиг баримтыг хавсаргасан эсэхийг дахин шалгана уу, ялангуяа тэдгээр нь имэйлийн хэсэгт дурдсан бол.
- Цагаа зөв тавь. Имэйлийнхээ цагийг анхаарч үзээрэй; Шаардлагагүй бол шөнийн цагаар эсвэл амралтын өдрүүдэд бизнесийн имэйл илгээхээс зайлсхий.
- Сум цэг эсвэл дугаарлалт ашиглана уу. Маш их мэдээлэл эсвэл хүсэлт бүхий имэйлийн хувьд уншигдахуйц байх үүднээс сумны цэгүүд эсвэл дугаарласан жагсаалтыг ашиглана уу.
- Хүлээн зөвшөөрөхийг хүс. Хэрэв и-мэйл чухал бол хүлээн авсан баримтаа баталгаажуулахыг асуугаарай.
- Cc болон Bcc-г удирдах. Нэмэлт хүлээн авагчдад Cc-г, бусдыг нуухын тулд Bcc-г ашиглана уу. Хэрэв таны имэйл олон талтай байвал тэдгээрийг оруулаарай.
- Гипер холбоосууд. Бүх гипер холбоосууд ажиллаж байгаа бөгөөд зөв вэбсайт эсвэл онлайн эх сурвалж руу хөтөлж байгаа эсэхийг баталгаажуулна уу.
- Гар утсанд ээлтэй. Олон хүмүүс явж байхдаа имэйлээ шалгадаг тул таны имэйл хөдөлгөөнт төхөөрөмж дээр хэрхэн харагдахыг шалгаарай.
Та эдгээр нүднүүдийг тэмдэглэсний дараа албан ёсны цахим шуудан руугаа итгэлтэйгээр "Илгээх" товчийг дарахад бэлэн болно!
Албан ёсны цахим шуудангийн жишээ
Өнөөдөр цахим шуудангаар харилцах нь ялангуяа мэргэжлийн орчинд зайлшгүй шаардлагатай ур чадвар юм. Та эрдэм шинжилгээний зөвлөхтэй холбоо барьж эсвэл ажлын байрны талаар асууж байгаа эсэхээс үл хамааран товч, ойлгомжтой, мэргэжлийн форматтай имэйл бичих чадвар нь үр бүтээлтэй харилцааны эхлэлийг тавьж чадна. Юуг оруулах, юуг оруулахгүй байх нь таны мессежийг хэрхэн хүлээж авахыг бүхэлд нь өөрчлөх болно. Өөрийнхөө имэйлийг бэлтгэхэд тань туслахын тулд доороос та өөрийн захидал харилцааны загвар эсвэл урам зориг өгөх албан ёсны имэйлийн товч жишээг олох болно.
- Жишээ 1: Эрдмийн зөвлөхтэй холбогдох албан ёсны цахим шуудан.
- Жишээ 2: Ажилд орох боломжийн талаар лавласан албан ёсны цахим шуудан.
Дүгнэлт
| Албан ёсны имэйл бичих урлагийг эзэмшсэнээр шинэ боломжуудын үүдийг нээж, мэргэжлийн харилцааны ур чадвараа дээшлүүлнэ. Энэхүү гарын авлага нь танд анхаарал татахуйц сэдвийн мөрөөс эелдэг гарын үсэг хүртэлх чухал бүрэлдэхүүн хэсэг бүрийг танд хүргэсэн. Энэхүү мэдлэгээр зэвсэглэснээр та мэргэжлийн стандартад нийцсэн үр дүнтэй, сайн зохион байгуулалттай албан ёсны имэйл бичихэд бэлэн боллоо. Тиймээс та харилцан үйлчлэл бүрийг чухал болгоход хангалттай бэлтгэгдсэн гэдгээ мэдэж, "Илгээх" товчийг итгэлтэйгээр дараарай. |
