Албан бус имэйлийг эзэмших: Зайлшгүй, ёс зүй

Найзтайгаа уулзаж байгаа ч бай, эсвэл хамт ажиллагсадтайгаа албан бус харилцаанд хүрч байгаа ч бай албан бус цахим шуудангаар харилцах урлагийг эзэмшсэнээр солилцоогоо илүү үр дүнтэй, тааламжтай болгож чадна. Хэт холболттой манай ертөнцөд цахим шуудан нь зөвхөн мэргэжлийн захидал харилцааны нэг хэлбэр төдийгүй илүү хувийн харилцааны гүүр болдог. Тийм ч учраас албан бус имэйлийн нарийн ширийн зүйлийг ойлгох нь маш чухал юм.

Энэхүү гарын авлагад бид анхаарал татахуйц, хүндэтгэлтэй, зохих албан бус имэйл бэлтгэх талаар мэдэх шаардлагатай бүх зүйлийг судлах болно. Анхаарал татахуйц зөв өнгө аяс, сэдвийн мөрийг сонгохоос эхлээд дотны найзууд ч бай, эсвэл зүгээр л танил хүмүүс ч бай уншигчидтайгаа холбогдох мэндчилгээ, гарын үсэг зурах зэрэг нарийн мэдрэмжүүд хүртэл. Мөн бид нийтлэг бэрхшээлээс зайлсхийхийн тулд таны имэйлийг үргэлж зөв тэмдэглэгээнд оруулах болно. Нэмж дурдахад та харилцаа холбоогоо жигд, эмх цэгцтэй байлгахын тулд цахим шуудангийн технологийг ашиглах практик зөвлөмжийг олох болно.

Таны мессежийг дамжуулж, харилцаа холбоогоо бэхжүүлэх имэйл бичихэд бэлэн үү? Эхэлцгээе!

Албан бус имэйлийн чухал зүйлс

Албан бус имэйл нь харилцан ярианы өнгө аясаар тодорхойлогддог бөгөөд энэ нь найз нөхөд, гэр бүл, хамтран ажиллагсад гэх мэт сайн мэддэг хүмүүстэйгээ харилцах байгалийн сонголт болгодог. Бүтэцтэй, ихэвчлэн хатуу форматаас ялгаатай нь a албан ёсны имэйл, албан бус имэйл нь өдөр тутмын яриаг дуурайж, илүү тайван зан үйлийг дэмждэг. Албан бус имэйлийн үндсэн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг доор харуулав.

• Гарчгийн мөр. Таны имэйлийн өнгө, зорилгыг тохируулна. Энэ нь таны мессежийн энгийн шинж чанарыг тусгасан анхаарал татахуйц, ойлгомжтой байх ёстой.
• Мэндчилгээ. Имэйлээ хувийн тэмдэглэл дээр эхлүүлээрэй. Мэндчилгээгээ хүлээн авагчтай харилцах харилцаагаа тусгахын тулд өөрт тохируулаарай.
• Үндсэн текст. Та өөрийн бодлоо тодорхой бөгөөд товчоор илэрхийлэх нь таны мессежийн гол цөм юм. Хүлээн авагчтай шууд хамааралтай, сонирхолтой байлгаарай.
• Хаалттай байна. Таны бүх мессежийн өнгө аястай нийцсэн халуун дулаан тэмдэг.
• Гарын үсэг. Энгийн нэрээр нэвтрэх эсвэл хүлээн авагчтай харилцах харилцаанаас хамааран илүү хувийн хаалт хийх.

Албан бус имэйлд анхаарах гол зүйлүүд

Тайвширсан хэв маягаар бичих нь бүх дүрмийг орхих гэсэн үг биш юм. Тодорхой, бодолтой байх нь ялангуяа нүүр тулсан харилцааны аман бус дохиогүйгээр таны үгс хэрхэн хүрч болохыг анхаарч үзэх нь маш чухал юм. Таны имэйлийн элемент бүрийг гарчигнаас эхлээд гарын үсэг хүртэл үзэгчидтэйгээ нягт нямбай бэлтгэж, таны мессежийг харилцан хамааралтай, хүндэтгэлтэй байлгах хэрэгтэй.

Цаашилбал, энгийн имэйлд ч гэсэн шаардлагатай бол мэргэжлийн ур чадвараа хадгалах, албан бус байдлын түвшинг хүлээн авагчаас хамааран тохируулах, тохирох аяыг сонгох нь чухал юм. Энэ үлдэгдэл нь таны имэйл хувийн бөгөөд шууд мэт санагдаж байгаа ч зорилгодоо нийцсэн хэвээр байх болно. Эдгээр гол талуудыг ойлгох нь таныг тайван боловч бодолтой байдлаар илүү үр дүнтэй харилцахад бэлтгэдэг.

Гарчиг: Таны имэйлийн анхны сэтгэгдэл

Гарчиг нь таны имэйлийн гарчигийн үүрэг гүйцэтгэдэг бөгөөд энэ нь таны хүлээн авагчийн харах анхны элемент учраас чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Үүний үр нөлөө нь таны имэйлийг шууд нээх эсвэл үл тоомсорлоход ихээхэн нөлөөлдөг. Ноцтой өнгө аяс шаарддаг албан ёсны имэйлээс ялгаатай нь албан бус имэйлүүд нь ялангуяа илгээгч болон хүлээн авагч хоёрыг таньдаг бол илүү бүтээлч, хувийн тохиргоо хийх боломжийг олгодог. Үр дүнтэй сэдвийн мөрүүдийг бэлтгэх зарим зөвлөмжийг энд оруулав.

• Сонирхолтой байх. Хүлээн авагчтай хуваалцаж буй харилцаагаа илэрхийлсэн амьд өнгө аясыг ашигла. Сайн сонгогдсон сэдэв нь сонирхлыг төрүүлж, хүлээн авагчийг цааш уншихад түлхэц болно.
• Товч бөгөөд тодорхой байгаарай. Энгийн өнгө аястай байсан ч тод байдал нь гол зүйл юм. Гарчиг нь таны имэйлийн агуулгыг үнэн зөв тусгасан эсэхийг шалгаарай.
• Хувийн өнгө аясыг оруулаарай. Хамтдаа санах ой эсвэл дотоод онигоо ашиглах нь сэдвийн мөрийг онцгой, тохирсон мэт болгодог бөгөөд энэ нь ойр дотны хүмүүсийн дунд онцгой үр дүнтэй байдаг.

Албан бус сэдвийн мөрүүдийн жишээ

Найз эсвэл дотны ажилтны хувьд:

• "Хотод хэн ирснийг таагаарай?"
• "Энэ баасан гаригийн киноны үдэш үү?"
• "Бидний жилийн аялалын цаг боллоо!"

Та албан ёсоор бага мэддэг хүний ​​хувьд:

• "Ирэх долоо хоногт манай төслийн талаар хурдан асуулт"
• "Энэ лхагва гаригт кофе чат хийх боломжтой юу?"
• “Багийн аялалын талаарх мэдээллийг шинэчлэх”

Сэдвийн мөрийг сонгох нь таны хүлээн авагчтай харилцах харилцаа, мессежийн нөхцөл байдлаас ихээхэн хамаарна. Таны и-мэйл урьж байгаа хэдий ч хүлээн авагчийн хүлээлтийг хүндэтгэж байгаа эсэхийг бататгаж, танил талдаа тохирох байдлыг тэнцвэржүүлэхийг үргэлж зорь.

Албан ёсны өнгөнөөс албан бус өнгө рүү хэрхэн шилжих вэ

Албан бус имэйлийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд болон сонирхолтой сэдвийн мөрүүдийг бүтээхэд илүү таатай байх тусам албан ёсны өнгөнөөс албан бус өнгө рүү хэрхэн хурдан шилжихийг ойлгох нь бас чухал юм. Энэ ур чадвар нь илүү албан ёсны орчинд дассан боловч харилцаа холбоо, нөхцөл байдалд үндэслэн харилцааны хэв маягаа өөрчлөх шаардлагатай хүмүүст онцгой чухал юм. Таны и-мэйл нь хүлээн авагчтай сайн нийцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулахын тулд өнгө аясаа зөв тохируулахад туслах хэдэн зөвлөмжийг энд оруулав.

• Өөрийн үзэгчдийг ойлгох. Албан болон албан бус өнгө аясыг ашиглах эсэхээ шийдэх эхний алхам бол хүлээн авагчтай харилцах харилцаагаа анхаарч үзэх явдал юм. Энэ таны танил хамт олон уу эсвэл шинэ холбоо барих хүн үү? Хариулт нь таны аяыг чиглүүлнэ.
• Хагас албан ёсны аялгуугаар эхэл. Хэрэв эргэлзэж байвал хагас албан ёсны аялгуугаар эхэл. Ярилцлага ахих тусам болон бусад хүний ​​ая тухтай байдлыг энгийн хэлээр хэмжих тусам та аажмаар албан бус болж чадна.
• Эхлээд албан бус хэллэгийг бага зэрэг ашигла. Албан бус хэллэг, хэллэгийг аажмаар нэвтрүүл. Хэтэрхий энгийн арга барилаас эхлэх нь сэтгэл дундуур байх болно; Дараа нь өнгө аясаа тайвшруулах нь илүү албан ёсны болгохоос илүү хялбар байдаг.
• Хүлээн авагчийн өнгө аясыг тусга. Ашигтай стратеги бол хүлээн авагчийн ашигласан өнгө аясыг тусгах явдал юм. Энэ нь мэдээжийн хэрэг таны хэлний сонголтыг удирдан чиглүүлж, албан ёсны эсвэл албан бус байдлын ижил түвшинд байх болно.
• Контекстийг анхаарч үзээрэй. Хэдийгээр та хүлээн авагчийг сайн мэддэг байсан ч таны имэйлийн контекст илүү албан ёсны эсвэл хязгаарлагдмал өнгө аясыг шаарддаг. Жишээлбэл, мэргэжлийн асуудлыг хэлэлцэх нь албан ёсны байдалд шилжих шаардлагатай байж магадгүй юм.

Эдгээр удирдамжийг дагаж мөрдөх нь албан ёсны өнгөнөөс албан бус өнгө рүү хялбархан шилжихэд тань туслах бөгөөд таны имэйлийг үргэлж зохих түвшинд байлгах болно.

Албан бус имэйл мэндчилгээ: Хувийн холболт хийх

Албан бус имэйлийн мэндчилгээг зөв сонгох нь мессежийн аяыг тохируулах гол түлхүүр юм. Албан бус харилцааны хувьд хэл нь ихэвчлэн өдөр тутмын яриаг толин тусгал болгодог бөгөөд энэ нь янз бүрийн бүтээлч мэндчилгээ хийх боломжийг олгодог. Хувийн ур чадвараараа имэйлээ хэрхэн эхлүүлэхийг эндээс үзнэ үү.

• Өөрийн арга барилаа хувийн болго. Хүлээн авагчтай харьцах харилцаа, мессежийн тань нөхцөл байдлыг тусгасан мэндчилгээгээр эхэл. Энэ нь энгийн "Сайн уу" гэхээс эхлээд хөгжилтэй эсвэл дотно илэрхийлэл хүртэл байж болно.
• Цэг таслалтын уян хатан байдал. Мэндчилгээний дараа ихэвчлэн таслал тавьдаг албан ёсны цахим шуудангаас ялгаатай нь албан бус имэйлүүд нь сэтгэлийн хөөрлийг илэрхийлэхийн тулд анхаарлын тэмдэг ашиглах эсвэл илүү тайван байхын тулд цэг таслалыг алгасах боломжийг олгодог.
• Тэдний талаар асуу. Мэндчилгээний нэг хэсэг болгон хүлээн авагчийн сайн сайхан байдлын талаар асуух нь түгээмэл байдаг. Энэ нь шаардлагагүй ч гэсэн дулаахан, хувийн мэдрэмж төрүүлдэг.
• Бодит амьдрал дээрх харилцаагаа тунгаан бод. Тухайн хүнтэй бодит амьдрал дээр хэрхэн ярихтай таарч тохирох мэндчилгээг сонго. Энэ нь таны бичсэн үгс таны ердийн аман харилцааг тусгаж, жинхэнэ холболтыг бий болгоход тусална. Тухайн хүнтэй танилцаж, имэйлийнхээ зорилгод үндэслэн албан ёсны байдлыг тохируулна уу.

Албан бус имэйл мэндчилгээний жишээ

Ойр дотны найзууд эсвэл хамтран ажиллагсдын хувьд:

• “Хөөе Макс! Уулзаагүй удаж байна."
• "Яасан бэ, Клэр?"
• "Хола Марко, яаж байна?"

Танил эсвэл албан бус мэргэжлийн холбоо барих хүмүүсийн хувьд:

• "Сайн уу Сэм, бүх зүйл сайхан болно гэж найдаж байна."
• "Сайн уу Пат, нэг минут байна уу?"
• "Чамаас сонсоход таатай байна, Алекс!"

Хамгийн сайн мэндчилгээ бол хүлээн авагчид таны захиасыг үргэлжлүүлэх үе шатыг бий болгохын зэрэгцээ үнэ цэнэтэй, үнэ цэнэтэй гэдгээ мэдрүүлдэг мэндчилгээ юм. Мэндчилгээнийхээ албан ёсны талаар эргэлзэж байвал биечлэн хэрхэн харилцаж байгаагаа бодож, үг сонгохдоо үүнийг чиглүүлээрэй.

Албан бус имэйлийн эхийг бэлтгэх

Албан бус цахим шуудангийн үндсэн хэсэг нь таны шууд болон хувийн байдлаар харилцах боломж юм. Энд та нүүр тулан харилцах харилцааг харьцуулсан ярианы аяыг ашиглан имэйлийнхээ зорилгыг илэрхийлнэ. Энэ хэсгийг шууд бөгөөд сонирхолтой байлгахын тулд товч бөгөөд 200 үгээс бага байлгахыг зорь.

Үр дүнтэй харилцааны стратеги

Таны мессежийг үр дүнтэй, сонирхолтой байлгахын тулд харилцааны тодорхой стратеги ашиглах нь чухал юм. Эдгээр стратеги нь таны бодлоо тодорхой илэрхийлж, имэйлийн туршид хүлээн авагчийн сонирхлыг хадгалахад тусална. Энд анхаарах зарим гол тактикууд байна:

• Шууд эхлүүлж, хурдан оролцоорой. Уншигчийн анхаарлыг нэн даруй татахын тулд мессежээ үндсэн санаа эсвэл хувийн шинэчлэлтээс эхэл. “Зүгээр л би хуваалцъя гэж бодсон…” эсвэл “Удаан хугацаа өнгөрсөн тул би чамайг гүйцээе гэж бодсон…” гэх мэт хэллэгүүдийг ашигла.
• Зурвасаа тохируулаарай. Хүлээн авагчтай харилцах харилцаа, нөхцөл байдалд тулгуурлан хэл, контентоо тохируулаарай. Албан бус шинж чанар нь хувийн харилцаа тогтоох боломжийг олгодог тул, ялангуяа ойр дотны найзууд эсвэл таньдаг хүмүүстэйгээ харилцахдаа хөнгөн сэтгэгдэл эсвэл холбогдох эможи оруулахаас бүү татгалз.
• Үүнийг хамааралтай, тайван байлга. Хэдий өнгө аястай байх ёстой ч мессежийнхээ хэсэг бүр зорилготой байгаа эсэхийг шалгаарай. Сэдвээс холдохоос зайлсхий, гэхдээ хувийн анекдот эсвэл эможи оруулах нь уншигчийн оролцоог сайжруулж, таны мэдрэмжийг илүү тод илэрхийлэх болно.
• Дүрс ба эможи. Найзууд руугаа мессеж илгээх эсвэл илүү тайван бизнесийн харилцаа холбоо гэх мэт тохиромжтой нөхцөлд зураг эсвэл эможи нэмэх нь таны имэйлийг илүү найрсаг, илүү илэрхий болгож чадна.
• Замдаа үлдэхийн тулд "BARC" гэдгийг санаарай. Энэ товчлолыг албан бус имэйлийг шалгах хурдан шалгах хуудас болгон ашиглаарай:
  • Товч. Үүнийг товч боловч мэдээлэлтэй байлгах хэрэгтэй.
  • Үзэгчид. Та хэн рүү бичиж байгаагаа үргэлж бодож үзээрэй.
  • тайлагнах. Уншигчийн анхаарлыг татахын тулд сэдвээ үргэлжлүүлээрэй.
  • Casual. Таны харилцааг илтгэх тайван аяыг хадгал.

Эдгээр стратегийг хэрэгжүүлснээр таны мессежийг үр дүнтэйгээр дамжуулаад зогсохгүй сонсогчдод тань сайнаар нөлөөлөх үндсэн текстийг бүтээхэд тань туслах болно.

Албан бус имэйлээс зайлсхийх нийтлэг алдаанууд

Сонирхолтой албан бус и-мэйл бэлтгэх нарийн ширийнийг судалсны дараа таны мессежийн үр нөлөөг бууруулж болзошгүй алдаануудыг мэдэж байх нь чухал юм. Эдгээр нийтлэг алдаанаас зайлсхийх нь таны албан бус имэйлүүд найрсаг болон мэргэжлийн хоорондын зөв тэнцвэрийг хангахад тусална.

• Хэт хэллэг ашиглах. Ойр дотны найзуудтайгаа харьцахдаа хар хэл яриаг ашиглах нь бүрэн зөвшөөрөгдөхүйц боловч бусад нөхцөлд ашиглахдаа болгоомжтой байгаарай. Хэтэрхий хэллэг нь таны мессежийг төөрөгдүүлж, мэргэжлийн бус мэт санагдах болно. Хэт хатуу байхгүйгээр тодорхой байдлыг хадгалах тэнцвэртэй байхыг хичээ.
• Хэт энгийн байх. Албан бус гэдэг нь мэргэжлийн ур чадвар дутмаг гэсэн үг байж болохгүй. Хүлээн авагчтай харилцах харилцаанд тохирсон хайхрамжгүй байдлын түвшинг хэмжих нь чухал юм. Тайвширсан өнгө аяс нь ойр дотны хүмүүстэй харилцахад тохиромжтой ч мэргэжлийн танилууд эсвэл сайн мэдэхгүй хүмүүст имэйл илгээхдээ илүү зохион байгуулалттай хандлагыг дэмжээрэй.
• Дууны аяыг буруу ойлгох. Нүүр тулсан дохио байхгүй байгаа нь буруу тайлбараас зайлсхийхийн тулд үгээ анхааралтай сонгох хэрэгтэй гэсэн үг юм. Хүний хувьд инээдтэй эсвэл ёжтой мэт санагдаж болох зүйлийг бичгээр бичихэд буруугаар ойлгох нь бий. Эргэлзээтэй байгаа бол жинхэнэ зорилгоо илэрхийлэхийн тулд ухаалаг байдлаас илүү тодорхой байхыг сонго.
• Хошин шогийн зохисгүй хэрэглээ. Хошин шог нь имэйлийг сайжруулж, уншихад илүү тааламжтай болгодог ч зохисгүй хошигнол эсвэл сэтгэгдэл нь сөрөг үр дагаварт хүргэдэг. Имэйлдээ хошигнол нэмэхээсээ өмнө хүлээн авагчийн суурь байдал, сонголт, харилцааны мөн чанарыг үргэлж анхаарч үзээрэй.
• Имэйлийн урт, цаг хугацааг үл тоомсорлодог. Удаан үргэлжилсэн имэйлүүд нь таны мессежийн нөлөөллийг сулруулж болно, ялангуяа товчлолыг үнэлдэг албан бус нөхцөлд. Имэйлээ товч бөгөөд цэгцтэй байлгаарай. Нэмж дурдахад имэйл илгээх цагийг анхаарч үзээрэй. Шөнийн цагаар эсвэл амралтын өдрүүдэд яаралтай бус имэйл илгээх нь хүлээн авагчийн хувийн цагийг саатуулж болзошгүй тул тийм ч тохиромжтой биш байж магадгүй юм.

Эдгээр нийтлэг алдаанаас зайлсхийснээр та албан бус имэйлийн харилцааны үр нөлөөг сайжруулж, мэргэжлийн харилцааныхаа бүрэн бүтэн байдлыг хадгалахын зэрэгцээ сайн хүлээн авах магадлалыг нэмэгдүүлэх боломжтой.

Төгс албан бус имэйлийн бүртгэлийг бий болгох

Албан бус имэйлээ үр дүнтэй дуусгах нь таны мессежийн өнгө аясыг бэхжүүлээд зогсохгүй мөнхийн сэтгэгдэл үлдээх болно. Бизнесийн цахим шуудан дахь албан ёсны дүгнэлтээс ялгаатай нь албан бус гарын үсэг зурах нь хувийн халуун дулаан, бүтээлч байдлыг авчирч, ойр дотно байх мэдрэмж, хувийн харилцааг тодотгож өгдөг. Харилцааныхаа халуун дулаан байдал, зан чанарын талаар эргэцүүлэн бодохдоо үр дүнтэй цахим шуудангийн хаалтыг бий болгох эдгээр зөвлөмжийг анхаарч үзээрэй.

• Бүртгэлээ ухаалгаар сонгоорой. Хүлээн авагчтай харилцах харилцаа, имэйлийн контекст дээр тулгуурлан хаалтын ажлаа тохируулаарай. Нөхцөл байдлын дагуу урам зоригоо илэрхийлэх, сайн сайхныг хүсэх, эсвэл талархал илэрхийлэх:
  • "Бидний амралтын өдрүүдийн адал явдлыг тэсэн ядан хүлээж байна!"
  • "Гайхалтай байгаарай!"
  • "Таны тусалсанд сая баярлалаа!"
• Гарын үсгээ хувийн болго. Таны гарын үсэг нь зөвхөн таны нэрнээс гадна таны харилцааны мөн чанарыг харуулсан хувийн мэдрэмж, мэдрэмжийг багтааж болно.
  • “Тэврэлт, [Таны нэр]”
  • "Хайртай, [Таны нэр]"
  • “Баяртай, [Таны нэр]”
• Гарах жишээ:
  • Дотны найзын хувьд. “Таны бүх мэдээг сонсохыг тэсэн ядан хүлээж байна! Болгоомжтой байгаарай, [Таны нэр]"
  • Тусламж авсны дараа. “Өнөөдрийн тусламжид үнэхээр талархаж байна! Та бол аврагч. Сайн байна, [Таны нэр]"
  • Энгийн танилын хувьд. "Өнөөдөр ярилцсанд баярлалаа. Удахгүй уулзана гэдэгт найдаж байна! Баяртай, [Таны нэр]”
• Тогтвортой байдал чухал. Хаалт нь таны имэйлийн ерөнхий аятай тохирч байгаа эсэхийг шалгаарай. Хөгжилтэй хаалт нь баяр хөөртэй биеийг нөхөж, мессежийн уялдаа холбоог сайжруулдаг.
• Гарын үсэг эсвэл гарын үсэг сонгох. Имэйл болгонд гарын үсэг зурах шаардлагагүй. Нөхцөл байдал болон хүлээн авагчтай танилцаж байгаагаас хамааран заримдаа энгийн "Баярлалаа" эсвэл "Удахгүй уулзъя" гэж хэлэхэд хангалттай.

Албан бус и-мэйл төгсгөлүүдийг сайтар бодож үүсгэснээр та мессежүүдээ сайн хүлээж авч, эерэг, удаан хугацааны сэтгэгдэл үлдээх болно. Гарах нь таны харилцааны өнгө аяс, халуун дулаан байдлыг тусгах эцсийн боломж бөгөөд имэйл бүрийг илүү бат бөх холболтын гүүр болгох болно.

Албан бус имэйлийн илэрхийллийг эзэмших

Албан бус и-мэйлийнхээ гарчиг, гарчиг хүртэлх бүтцийн элементүүдийг төгс болгосны дараа таны имэйлийн агуулгыг дүүргэх илэрхийлэлд анхаарлаа хандуулах нь маш чухал юм. Зөв илэрхийлэл сонгох нь таны имэйлийг илүү боловсронгуй болгож, энгийн өнгө аясыг алдалгүйгээр таны санааг тодорхой илэрхийлэх боломжийг олгоно.

Хариуцлагатай оролцдог

Та хэд хоногийн өмнө цахим шуудан илгээсэн ч хариу ирээгүй байна гэж бодъё. Хүлээн авагчид найрсаг байдлаар сануулахын тулд дараах хэллэгүүдийг ашиглаж болно.

• “Энэ зурвас таныг сайн олно гэж найдаж байна! Үүнийг ирсэн имэйлийнхээ дээд хэсэгт оруулаарай."
• "Сүүлийн мессеж минь холилдоход алдагдахгүй байгаа эсэхийг шалгахыг хүссэн!"
• "Үүнийг хурдан нухаарай - боломж олдвол таны бодлыг сонсоход таатай байх болно."

Албан бусаар уучлалт гуйж байна

Хэрэв та захидал харилцааны ард байгаа бол хоцрогдсоныг хүлээн зөвшөөрч, хөнгөхөн боловч чин сэтгэлээсээ уучлалт гуйх нь эелдэг хэрэг юм.

• “Өө, миний хариулт нуугдаж байх шиг байна! Тэвчээртэй байсанд баярлалаа."
• “Удаан хариулсанд хүлцэл өчье, би зүгээр л олон тооны имэйлээс олж байна!”
• “Хойшлуулсанд уучлаарай, миний хувьд бүх зүйл маш хэцүү байсан. Хүлээсэнд баярлалаа!"

Дарамт шахалтгүйгээр яаралтай хийхийг санал болгож байна

Хэрэв таны мессеж яаралтай анхаарал хандуулах шаардлагатай боловч аяыг тайван байлгахыг хүсч байвал иймэрхүү хэллэгүүд нь стресс нэмэхгүйгээр хурдан хариу үйлдэл үзүүлэхэд түлхэц болно:

• "Чамд цаг гарвал би энэ талаар таны саналыг авах дуртай!"
• "Яарах хэрэггүй, гэхдээ боломжтой бол Баасан гараг гэхэд энэ талаар таны бодолд талархаж байна."

Албан бус илэрхийллийг имэйлдээ нэгтгэхдээ тэдгээр нь таны биечлэн харилцах аргатай нийцэж байгаа эсэхийг шалгах нь чухал юм. Энэхүү тууштай байдал нь жинхэнэ, сэтгэл татам өнгө аясыг сонгоход тусалдаг. Зорилго нь таны и-мэйлүүдийг хүлээн авагчид илүү тусгаж, таны хүсэл зорилго, өнгө аясыг ойлгомжтой, ойлгомжтой байлгах явдал гэдгийг санаарай.

Таны албан бус имэйлийг илгээхээс өмнө эцсийн шалгалт

Анхааралтай боловсруулсан цахим шуудан дээр "илгээх" дээр дарахаас өмнө эцсийн хяналтын хуудсыг шалгах нь маш чухал юм. Энэ алхам нь таны мессежийг зөвхөн алдаанаас ангид байхаас гадна хүссэн үр дүндээ хүрэхийн тулд төгс тохируулсан байх болно. Илгээхээс өмнө анхаарах зарим чухал алхмуудыг доор харуулав.

• Хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг баталгаажуулна уу. Хүлээн авагчийн имэйл хаягийг дахин шалгана уу. Жижиг үсгийн алдаа нь таны имэйл төөрөгдөж, төөрөгдөл үүсгэж болзошгүй эсвэл холболт тасарсан гэсэн үг юм.
• Хавсралт ба холбоосууд. Имэйл илгээхээсээ өмнө бүх хавсралт орсон эсэхийг шалгаарай. Бие дэх хавсралтыг дурдах нь амархан бөгөөд үүнийг хавсаргахаа мартдаг. Үүний нэгэн адил таны оруулсан холбоосууд зөв, ажиллагаатай эсэхийг шалгаарай.
• Cc/Bcc зөв ашиглана уу. Харилцан ярианд бусдыг ил тод оруулахын тулд Нүүрстөрөгчийн хуулбар (Cc) функцийг эсвэл бусдыг нууцаар оруулахын тулд Сохор нүүрстөрөгчийн хуулбарыг (Bcc) ашиглана уу. Энэ нь зарим хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг нууцлахыг хүссэн албан бус бүлгийн харилцаанд ялангуяа ашигтай байж болно.
• Нягтлан уншина уу. Энгийн имэйлд ч гэсэн тодорхой бөгөөд зөв бичих нь танд сайн тусдаг. Хэсэг, дүрмийн алдаагаа нягталж үзээрэй. Энгийн алдаа нь таны мессежийг сатааруулж болзошгүй тул дэлгэрэнгүй мэдээллийг анхаарч үзэхийн тулд имэйлээ хангалттай өнгөлөхийг зорь. Бүх зүйл төгс байгаа эсэхийг шалгахын тулд манайхыг ашиглана уу баримт бичгийн засвар үйлчилгээ эцсийн шалгалтын хувьд.
• Нэмэлт анхаарах зүйлс:
  • Таны имэйлийн цаг. Имэйлийнхээ цагийг анхаарч үзээрэй. Шөнө орой эсвэл өглөө эрт илгээх нь хүлээн авагчийн цагийн бүс болон таны харилцаанаас хамааран хамгийн сайн сонголт биш байж магадгүй юм.
  • Дараах сануулга. Хэрэв таны имэйлд хариу өгөх эсвэл арга хэмжээ авах шаардлагатай бол өөртөө сануулга тавих нь тустай байж болох юм. Энэ нь хариу ирэхгүй тохиолдолд хагарлаас юу ч унахгүй гэдгийг баталгаажуулдаг.

Эдгээр практик алхмуудыг дагаж мөрдвөл та илгээсэн имэйл бүр үндсэн алдаанаас ангид байх бөгөөд эерэг хариу өгөхөд оновчтой байх болно. Таны цахим шуудангийн харилцааг удирдах арга нь таны хувийн болон мэргэжлийн харилцаанд ихээхэн нөлөөлдөг гэдгийг санаарай. Илгээхээсээ өмнө мессежээ нарийн тааруулахад цаг гаргаснаар эдгээр холболтыг хадгалах, сайжруулахад бүх өөрчлөлт гарна.

Үр дүнтэй имэйлийн харилцааны технологийн зөвлөмжүүд

Имэйлийн агуулгын урлагийг эзэмшихээс гадна имэйлийн программ хангамжийн бүрэн чадавхийг ашиглах нь үр дүнтэй харилцахад гол үүрэг гүйцэтгэдэг. Таны имэйлийн удирдлагыг оновчтой болгож, хариу үйлдэл үзүүлэх чадварыг сайжруулах практик технологийн зөвлөмжүүдийг судлаарай. Та цагийн бүсээр зохицуулалт хийх, мессеж хүлээн авахыг баталгаажуулах эсвэл ирсэн имэйлээ цэгцлэх эсэхээс үл хамааран эдгээр стратеги нь танд имэйлийн харилцааг илүү үр дүнтэй, хялбараар зохицуулах боломжийг олгоно.

• Имэйлийг төлөвлөх. Хэрэв та цагийн бүсээр ажиллаж байгаа эсвэл яаралтай биш мессеж байгаа бол имэйлийнхээ хуваарийн функцийг ашиглан илүү тохиромжтой цагт илгээнэ үү. Энэ нь таны имэйлийг хүлээн авагчид тохиромжтой цагт унших боломжийг олгоно.
• Уншсан баримтыг ашиглах. Таны мессежийг хүлээн авсан эсэхийг баталгаажуулах шаардлагатай чухал имэйлийн хувьд уншсан баримтыг ашиглах талаар бодож үзээрэй. Гэсэн хэдий ч, энэ функц нь заримдаа түлхэлттэй мэт санагдаж болох тул бага зэрэг ашигла.
• Сэдвүүдийг зохион байгуулах. Сэдвүүдийг зөв зохион байгуулснаар цахим шуудангаа эмх цэгцтэй, дагахад хялбар байлгаарай. Энэ нь олон оролцогчтой үргэлжилсэн хэлэлцүүлэгт ялангуяа ашигтай байдаг.
• Имэйл хавтас үүсгэх. Имэйлээ ангилахын тулд хавтас ашиглана уу. Энэ нь таны ирсэн имэйлийг үр дүнтэй удирдахад тусалж, архивлагдсан харилцаа холбоог эрэмбэлэх, хялбархан хандах боломжийг танд олгоно.
• Шүүлтүүр болон шошго ашиглах. Ирж буй имэйлийг зохих хавтсанд автоматаар ангилах шүүлтүүрийг тохируулж, имэйлийг тэргүүлэх чиглэл эсвэл ангиллаар нь тэмдэглэхийн тулд шошгыг ашиглан хурдан хариу өгөх, хариу өгөхөд тусална.
• Гар утасны хүртээмж. Имэйлүүдийг гар утсаараа үзэхийн тулд оновчтой болгосон эсэхийг шалгаарай, олон мэргэжилтнүүд өөрсдийн имэйлд мобайл төхөөрөмж дээр ханддаг гэдгийг хүлээн зөвшөөр. Жижиг дэлгэц дээр имэйл хэрхэн гарч ирэхийг шалгаж, хавсралтыг ухаалаг утас, таблет дээр амархан нээх боломжтой эсэхийг шалгаарай.
• Бусад хэрэгслүүдтэй нэгтгэх. Календар, ажлын менежер эсвэл CRM систем зэрэг бусад хэрэгслээр имэйлийг нэгтгэх замаар ажлын урсгалын үр ашгийг дээшлүүлээрэй. Энэ нь бие биенээ нөхөх бүтээмжийн хэрэгслийн үл үзэгдэх экосистемийг бий болгоход тусалдаг.
• Аюулгүй байдлын арга хэмжээ. Хоёр хүчин зүйлийн нэвтрэлт танилт, нууц үгийн аюулгүй байдал зэрэг аюулгүй байдлын арга хэмжээг хэрэгжүүлэх, ялангуяа нууц мэдээлэл солилцдог нөхцөлд чухал ач холбогдолтой.
• Автоматжуулалтын онцлог. Төрсөн өдрийн мэндчилгээ, уулзалтын сануулга гэх мэт ердийн харилцаа холбоог илгээхийн тулд цахим шуудангийн системийнхээ автоматжуулалтын функцуудыг ашиглан цагийг хэмнэж, харилцан үйлчлэлээ тохируулаарай.

Эдгээр технологийн хэрэгслүүдийг ашигласнаар та имэйлийн харилцаа холбоогоо илүү үр дүнтэй, эмх цэгцтэй, хариу үйлдэл үзүүлэх боломжтой болгож, мессеж бүрийг хүссэн үр нөлөөгөөр хүссэн хүлээн авагчдаа хүргэх боломжтой.

Албан бус имэйлийн жишээ

Бид дуусгахаасаа өмнө албан бус имэйлийн зарим бодит жишээг харцгаая. Эдгээр нь бидний ярилцсан албан бус өнгө аяс, хувийн хандлагыг хэрхэн ашиглахыг харуулах болно, тухайлбал найзтайгаа уулзах эсвэл хамтран ажиллагсадтайгаа хагас санамсаргүй байдлаар харилцах.

Жишээ 1 – Найзтайгаа уулзах нь:

Агуулга: Энэ долоо хоногийн сүүлээр хурдан мэдээлэл авах уу?

Хөөе Алекс!

Уулзаагүй удаж байна! Та яаж байсан бэ? Хэрэв та завтай бол энэ ням гарагийн үдээс хойш кофе ууж болно гэж би бодож байсан. Хэт удаан хугацаа өнгөрч байна, би таны шинэ ажил болон бусад бүх зүйлийн талаар сонсох дуртай!

Энэ нь танд тохирох эсэхийг надад мэдэгдээрэй.

төлөө,

Жэйми

Жишээ 2 – Хагас тохиолдлын мэргэжлийн хяналт:

Агуулга: Ирэх долоо хоногийн илтгэлийн үндэс

Сайн уу Пат,

Энэ долоо хоног танд сайн хандаж байна гэж найдаж байна! Би ирэх мягмар гаригт илтгэлийнхээ талаар ярихыг хүссэн. Танд манай талаас тодорхой бэлтгэл хэрэгтэй байна уу? Түүнчлэн, хэрэв та үүнийг хийхээр төлөвлөж байгаа бол бид Даваа гарагт хурдан утсаар ярьж, нарийн ширийн зүйлийг эцэслэх боломжтой.

баярлалаа,

Chris

Жишээ болгон бичихэд тайван атлаа бодолтой хандлагыг илэрхийлдэг. Үр дүнтэй албан бус имэйлийн гол түлхүүр нь таны харилцааны нөхцөл байдал, сэдэвтэй уялдаатай, ойлгомжтой, найрсаг аялгууг тэнцвэржүүлэх явдал гэдгийг санаарай.

Дүгнэлт

Албан бус цахим шуудангийн харилцааны нарийн ширийн зүйлийг эзэмшсэнд баяр хүргэе! Та одоо өөрийн мессежийг үр дүнтэй дамжуулах, хувийн болон мэргэжлийн холбоог бэхжүүлэх цахим шуудан үүсгэхэд маш сайн бэлтгэгдсэн байна. Албан бус имэйл бичих нь харилцан ярианы өнгө аяс, хувийн мэдрэмж, мэргэжлийн ур чадварыг тэнцвэртэй байлгахыг шаарддаг. Имэйл бүр холбогдож, удаан хугацааны сэтгэгдэл үлдээх боломжийг олгодог. Ил тод байдал, оролцоо, зохистой байх зарчмуудыг баримталж, өөрийн өвөрмөц зан чанарыг имэйлийн ёс зүйн хүрээнд гэрэлтүүлэх боломжийг олгоно. Сонирхолтой сэдвийн мөрүүдийг бэлтгэхээс эхлээд төгс гарын үсэг зурах хүртэлх стратегиудаар тоноглогдсон тул та ямар ч цахим шуудангийн яриаг итгэлтэйгээр зохицуулахад бэлэн байна. Үргэлжлүүлэн дасгал хийж, өөр өөр хэв маягаар туршиж, харилцаа холбоогоо чин сэтгэлээсээ, бодолтой байлгаарай. Имэйл бүрийг утга учиртай холболтын гүүр болгон хувиргах таны амжилт энд байна!