Өнөөгийн дижитал эрин зуунд цахим шуудангаар харилцах урлагт суралцах зайлшгүй шаардлагатай. Та оюутан ч бай, мэргэжлийн хүн ч бай, найз нөхөд, гэр бүлийнхэнтэйгээ байнга холбоотой байгаа ч бай, цахим шуудангаар хэрхэн үр дүнтэй танилцуулга бэлтгэхээ мэдэх нь таны мессежийг хэрхэн хүлээж авахад ихээхэн өөрчлөлт авчрах болно. Энэхүү гарын авлага нь хоёуланг нь бүтээхэд чухал зөвлөмж, жишээг өгөх болно албан ёсны болон энгийн цахим шуудангийн танилцуулга нь үргэлж ойлгомжтой, хүндэтгэлтэй, зорилтот үзэгчдэдээ тохирсон байх болно.
Имэйл нэвтрүүлэх урлагийг эзэмших
Үр дүнтэй цахим шуудангийн танилцуулга нь үр дүнтэй харилцааны хувьд чухал юм. Энэ нь зөвхөн өнгө аясыг тогтоогоод зогсохгүй хүлээн авагчийн имэйлийн зорилгыг тодорхой болгодог. Сонирхолтой имэйлийн танилцуулгыг хэрхэн бэлтгэхийг эндээс үзнэ үү:
- Эелдэг мэндчилгээгээр эхэл. Имэйл бүрийг халуун мэндчилгээгээр эхэл. Энэ нь энгийн "Сайн уу", "Эрхэм [Нэр]" эсвэл хүлээн авагчтай харилцах харилцаанд үндэслэсэн ямар нэгэн тохирох мэндчилгээ байж болно.
- Найрсаг нээлтийн шугамыг оруулаарай. Мэндчилгээний дараа халуун дулаан үг хэллэг нэмнэ үү. Жишээлбэл, "Энэ мессеж танд сайн байна гэж би итгэж байна" эсвэл "Таныг өдрийг сайхан өнгөрөөж байна гэж найдаж байна." Энэ нь хувийн мэдрэмж нэмж, хүндэтгэлийг илэрхийлдэг.
- Зорилгоо тодорхой хэл. Имэйлийнхээ шалтгааныг товч тайлбарла. Энэ нь таны мессежийн үндсэн агуулга руу жигд шилжих боломжийг олгох таны нээлтийн мөрийг шууд дагаж мөрдөх ёстой.
- Танилцуулгаа хувийн болго. Хүлээн авагчид өөрийн танилцуулгыг тохируулна уу. Хэрэв та өмнө нь уулзаж байсан хүн рүүгээ захидал бичиж байгаа бол хамгийн сүүлд хийсэн харилцааныхаа талаар товч дурдахад таатай байх болно.
- Тодорхой сэдвийн мөрийг бэлтгэ. Гарчиг нь таны имэйлийн чухал элемент юм. Энэ нь товч бөгөөд тодорхой байх ёстой бөгөөд имэйлийн агуулгыг цөөн үгээр хураангуйлах ёстой. Хүлээн авагч имэйлийн хамаарлыг нэг дор мэдэхийн тулд тодорхой бус тайлбараас зайлсхий.
Жишээлбэл, ажил горилогч дараахь зүйлийг бичиж болно.
Эдгээр үндсэн зарчмууд нь имэйлийг үр дүнтэй нэвтрүүлэх үндэс суурь болдог. Дараах хэсгүүдэд бид албан ёсны болон энгийн имэйлийн контекстэд зориулсан илүү тодорхой удирдамж, жишээнүүдийг судалж, цахим шуудангийн харилцааны урлагийн талаар илүү гүнзгий ойлголт өгөх болно.
Албан ёсны цахим шуудангийн танилцуулгад зориулсан удирдамж
Албан ёсны цахим шуудан нь албан ёсны эрх мэдэлтэй эсвэл танихгүй хүнтэй мэргэжлийн харилцаа холбоо тогтооход зайлшгүй шаардлагатай. Үүнд дээд албан тушаалтнууд, хамтран ажиллагсад, тэр байтугай харилцагч гэх мэт гадны хүмүүстэй харилцах харилцаа орно. Албан ёсны цахим шуудангийн танилцуулгад анхаарах үндсэн элементүүдийг харцгаая:
- Мэргэжлийн нээлтийн шугамыг ашигла. Хүлээн авагчийн нэр тодорхойгүй бол "Хүндэт [Алдар, овог нэр]" эсвэл "Хэнд хамаатай вэ" гэх мэт албан ёсны мэндчилгээгээр эхэл. Энэ нь хүндэтгэл, мэргэжлийн байдлыг харуулж байна.
- Эхний өгүүлбэрт эелдэг байдлыг харуул. "Энэ мессеж танд сайн байна гэж итгэж байна" эсвэл "Таныг өдрийг үр бүтээлтэй өнгөрүүлж байна гэж найдаж байна" гэх мэт эелдэг өгүүлбэрийг оруулаарай.
- Анх удаа имэйл илгээхдээ өөрийгөө танилцуулах. Хэрэв та хэн нэгэнд анх удаа имэйл илгээж байгаа бол овог нэр, үүрэг, холболтоо танилцуулна уу. Жишээлбэл, "Намайг XYZ корпорацийн шинжээч Эмили Чен гэдэг."
- Хэлний мэргэжлийн ур чадварыг бэхжүүлэх. Албан бус үг хэллэг, эможи эсвэл өдөр тутмын илэрхийлэлээс зайлсхий. Мөн мэргэжлийн орчинд хэт их хувийн мэдээлэл эсвэл хамааралгүй түүхийг хуваалцахаас зайлсхий.
Албан ёсны цахим шуудангийн танилцуулгын жишээ энд байна:
Эдгээр удирдамж нь таны имэйлийн танилцуулгыг зохих ёсоор албан ёсны болгоход тусалдаг бөгөөд таны харилцааны үлдсэн хэсэгт мэргэжлийн өнгө аясыг бий болгодог. Сайн боловсруулсан танилцуулга нь таны имэйлийг хэрхэн хүлээж авч, хариу өгөхөд ихээхэн нөлөөлдөг гэдгийг санаарай.
Энгийн имэйлийн танилцуулга бэлтгэхэд зайлшгүй шаардлагатай зүйлс
Энгийн имэйлүүд нь албан ёсныхаас өнгө аяс, хэлээр ялгаатай бөгөөд ихэвчлэн найз нөхөд, гэр бүл эсвэл ойлголцолтой харилцахдаа ашигладаг. Дараах гол элементүүдийг анхаарч үзээрэй.
- Тайвширсан аяыг сонгоорой. Харилцааны болон албан бус өнгө аясыг ашигла. Үүнийг өдөр тутмын хэл яриа, илүү хувийн арга барилаар дамжуулан хийж болно.
- Найрсаг мэндчилгээгээр эхэл. "Сайн уу [Нэр]" эсвэл "Сайн уу!" гэх мэт энгийн мэндчилгээгээр эхэл. Энэ нь анхнаасаа найрсаг аялгууг бий болгодог.
- Нээлтээ хувийн болго. Албан ёсны имэйлээс ялгаатай нь энгийн имэйлүүд нь илүү хувийн танилцуулга хийх боломжийг олгодог. Жишээ нь: "Зүгээр л очиж, яаж байгааг чинь харахыг хүссэн" эсвэл "Таныг гүйцэх гэж байна гэж бодсон."
- Илүү хөнгөн хэллэг ашиглахад чөлөөтэй байгаарай. Энгийн имэйлд эможи, ярианы үг хэллэг, хошигнол хүртэл ашиглах нь зүгээр юм, ялангуяа энэ нь хүлээн авагчтай харилцах харилцаанд тань тохирсон бол.
- Хүндэтгэл, тодорхой байдлыг дэмжинэ. Энгийн боловч таны имэйл хүлээн авагч таны мессежийг төөрөгдөлгүйгээр ойлгоход хүндэтгэлтэй, ойлгомжтой байх ёстой.
Албан бус цахим шуудангийн танилцуулгын жишээ энд байна:
Эдгээр зөвлөмжүүд нь ээлтэй хэрнээ ойлгомжтой энгийн цахим шуудангийн танилцуулга үүсгэхэд тань туслах бөгөөд таны сайн мэддэг хүнтэй ая тухтай яриа өрнүүлэх болно.
Албан болон албан бус имэйлийн гарчгийн мөрүүдийг ялгах
Энгийн имэйлийн танилцуулгын нарийн ширийн зүйлийг судалсны дараа имэйлийн сэдвийн өнгө нь албан ба албан бус контекстийн хооронд хэрхэн өөрчлөгдөж болохыг ойлгох нь адил чухал юм. Албан болон албан бус сэдвийн мөрүүдийг дүрсэлж, таны имэйлийн агуулгад зөв хүлээлтийг бий болгодог гол ялгааг авч үзье.
- Албан ёсны цахим шуудангийн тодорхой байдал, мэргэжлийн ур чадвар. Албан ёсны цахим шуудангийн хувьд гарчиг нь тодорхой, товч бөгөөд энгийн үг хэллэггүй байх ёстой. Энэ нь хүлээн авагч нь имэйлийн ноцтой байдал, тодорхой нөхцөл байдлыг ойлгодог гэдгийг баталгаажуулдаг.
- Албан бус нөхцөлд уян хатан байдал. Найз эсвэл дотны хамт олондоо цахим шуудан илгээх гэх мэт албан бус өнгө аясыг ашиглах нь тохиромжтой бол гарчиг нь илүү тайван, хувийн шинж чанартай байж болно. Энэ нь ярианы хэв маягийг тусгаж болох бөгөөд хэрэв тохиромжтой бол ярианы хэллэг эсвэл эможи зэргийг багтааж болно.
- Албан ёсны хариуг авахын тулд 'Re:'-г үлдээгээрэй. Албан ёсны цахим шуудангийн хариуд өмнөх хэлэлцүүлгийн үргэлжлэлийг харуулахын тулд "Re:" ("харгалзах" гэсэн үгийн товчлол)-г ашиглана уу. Энгийн ярианд энэ нь бага тохиолддог.
Албан ба албан бус сэдвийн шугамын ялгааг харуулахын тулд ижил төстэй сэдвийг контекстээс хамааран хэрхэн өөр өөрөөр авч үзэх боломжтой харьцуулалтыг дараах хүснэгтэд үзүүлэв.
| Албан ёсны | Албан бус |
| Төслийн хэлэлцүүлэгт зориулсан уулзалтын хүсэлт | Удахгүй төслийнхөө талаар ярилцъя! |
| Дансны статусын шинэчлэлийн талаархи лавлагаа | Миний данс юу болоод байна вэ? |
| Ярилцлагын товыг баталгаажуулах | Бид маргаашийн ярилцлаганд орох хэвээр байна уу? |
| Санал хүлээн авах эцсийн хугацааг сануулах | Анхаар: Энэ санал хэзээ дахин гарах вэ? |
Гарчгийн мөрүүдийг ялгаснаар та имэйлийн үлдсэн хэсэгт тохирох аяыг тохируулна. Албан болон албан бус и-мэйл аль алинд нь сайн сонгосон сэдвийн мөр нь хүлээн авагч имэйлийг нээхээс өмнө зөв хүлээлттэй байхыг баталгаажуулдаг.
Тохиромжтой имэйлийн танилцуулга хэллэгийг сонгох
Имэйлийн танилцуулгад зориулсан хэллэгийн сонголт нь имэйлийн өнгө аяс - албан ёсны эсвэл энгийн - болон түүний ерөнхий сэдэвтэй тохирч байх ёстой. Имэйлийг эелдэг байдлаар нээхэд туслах хэд хэдэн хэллэгийг доор харуулав.
Мэндчилгээний үгс
| Албан ёсны | Албан бус |
| Үүнийг хэн хариуцах вэ, | Хөөе! |
| Эрхэм [Гарчиг, нэр], | Сайн уу [Нэр] |
| Мэндчилгээ, | Сайн уу, |
| Сайхан өдөр, | Шинэ юу байна? |
| Хүндэтгэсэн, | Өө [Нэр]! |
| Эрхэм хүндэт [Гол ба нэр], | Howdy, |
Албан ёсны цахим шуудан дээр мэргэжлийн болон хүндэтгэлтэй өнгө аясыг хадгалахын тулд "Эрхэм хатагтай Браун" эсвэл "Эрхэм доктор Адамс" гэх мэт хүлээн авагчийн овог нэр бүхий гарчгийг ашиглах ёстой.
Мөрүүдийг нээж байна
| Албан ёсны | Албан бус |
| Энэ зурвас таныг сайн олно гэдэгт итгэж байна. | Та маш сайн байна гэж найдаж байна! |
| Би танд энэ талаар бичиж байна ... | Зүгээр л орж үзмээр санагдлаа... |
| Энэ асуудалд анхаарал хандуулж байгаад баярлалаа. | Хөөе, чи сонссон уу ... |
| Энэ асуудалд таны тусламж маш их талархаж байна. | Ямар нэг зүйлийн талаар ярилцах минут байна уу? |
| Надад өөрийгөө танилцуулахыг зөвшөөрнө үү; Би бол [Таны нэр], [Таны албан тушаал]. | [Сэдэв]-ийн талаарх бидний яриаг санаж байна уу? Шинэчлэлт авсан! |
Таны имэйл албан ёсны байдлаас үл хамааран дүрмийн болон зөв бичгийн алдаагүй байх нь чухал юм. Манай платформыг ашиглах засварлах үйлчилгээ Таны мессежийн мэргэжлийн ур чадвар, тодорхой байдлыг ихээхэн сайжруулж, үр дүнтэй харилцахад тань тусална.
Таны цахим шуудангийн танилцуулга дээрх үгсийн зөв сонголт нь бүхэл бүтэн мессежийн үе шатыг бий болгодог гэдгийг санаарай. Албан ёсны эсвэл энгийн аль нь ч бай таны имэйлийг нээх нь харилцан ярианы өнгө аяс болон хүлээн авагчид үлдээсэн сэтгэгдэлд ихээхэн нөлөөлдөг.
Имэйл харилцаанд хариу бэлтгэх урлаг
Имэйлд хариу бичихдээ анхны мессежийн хувьд зохих түвшний албан ёсны байдал, өнгө аясыг хадгалах нь чухал юм. Сайн хариулт нь ихэвчлэн имэйлийн агуулгад талархал илэрхийлж, хүлээн зөвшөөрч, дараа нь тухайн сэдвийг хөндөж эхэлдэг.
Албан ёсны имэйлийн хариу
- Эелдэгээр хүлээн зөвшөөрч эхэл: "Эрхэм [Нэр], дэлгэрэнгүй имэйл илгээсэнд баярлалаа."
- Асуулт эсвэл асуудлыг шийдвэрлэх: "Төслийн хугацаатай холбоотой таны асуултын талаар би үүнийг тодруулахыг хүсч байна ..."
- Нэмэлт тусламж эсвэл мэдээлэл өгөх: "Танд нэмэлт мэдээлэл хэрэгтэй бол надтай холбоо барина уу."
Албан ёсны имэйлийн хариуны жишээ энд байна:
Албан бус имэйлийн хариу
- Нөхөрсөг нээлтээр эхэл: "Хөөе [Нэр], холбоо барьсанд баярлалаа!"
- Шууд зүйл рүүгээ ор: "Таны хэлсэн уулзалтын талаар бид ирэх долоо хоногт бодож байна уу?"
- Хувийн мэдрэмжээр хаах: "Удахгүй барьж ав!"
Албан бус имэйлийн хариуны жишээ энд байна:
Албан бус хариултуудад илүү шууд, бага албан ёсны байх нь зүгээр гэдгийг санаарай. Гэсэн хэдий ч хүлээн авагчид үнэ цэнэтэй гэдгээ мэдрүүлэхийн тулд үргэлж хүндэтгэлтэй, тодорхой өнгө аястай байгаарай. Албан болон албан бус аль нь ч бай таны хариулт таны харилцааны хэв маяг, мэргэжлийн ур чадварыг илэрхийлдэг.
Дүгнэлт
| Өнөөдөр цахим шуудангийн танилцуулга бэлтгэх чадвар зайлшгүй шаардлагатай байна. Энэхүү гарын авлага нь танд албан ёсны болон энгийн цахим шуудангийн танилцуулга үүсгэх нарийн ширийн зүйлийг зааж өгсөн бөгөөд таны мессежийг зохих ойлгомжтой, хүндэтгэлтэйгээр хүлээн авах боломжийг олгодог. Та мэргэжлийн хүнтэй холбоо барьж эсвэл найздаа санамсаргүй тэмдэглэл илгээж байгаа эсэхээс үл хамааран таны имэйлийн танилцуулга нь зөвхөн үг хэллэгээс илүү гэдгийг санаарай; Энэ бол таны мессежийг дэлхийтэй холбох гүүр юм. Эдгээр ойлголт, жишээг ашигласнаар та зөвхөн имэйл илгээхгүй; Та харилцаа холбоог дэмжиж, харилцаа холбоог бий болгож, дижитал ландшафтыг өөртөө итгэлтэйгээр чиглүүлж байна. Тиймээс, дараагийн удаа имэйл бичихдээ цахим шуудангийн танилцуулга урлагийг эргэн санаж, үг бүрийг үнэлээрэй. |
