In-navigazzjoni fil-kumplessitajiet tal-kitba formali tal-email spiss tista’ tħossha kbira, speċjalment meta tilħaq lil xi ħadd mhux familjari. Iżda l-verità hi, li tkun taf kif tibni email professjonali organizzata tajjeb tista 'ttejjeb b'mod sinifikanti l-ħiliet ta' komunikazzjoni tiegħek u tiftaħ il-bibien għal opportunitajiet. Din il-gwida tfittex li tiċċara l-komponenti tal-emails formali, mil-linja tas-suġġett sal-firma. Sa tmiem dan l-artikolu, ser ikollok l-għodda biex tipprepara emails effettivi u tleqq li jaderixxu ma 'standards professjonali u jagħmlu kull interazzjoni tgħodd.
Struttura ta' email formali
L-istruttura ta 'email formali mhijiex radikalment differenti minn waħda informali, iżda hija aktar illustrata u ssegwi etikett speċifiku. Email formali ġeneralment tinkludi l-elementi li ġejjin:
- Linja tas-suġġett. Titlu fil-qosor u xieraq li jiġbor fil-qosor l-iskop tal-email.
- Tislima formali bl-email. Ftuħ ġeneruż li jindirizza lil min jirċievi b’rispett.
- It-test tal-korp tal-email. Il-kontenut ewlieni huwa strutturat b'mod loġiku u juża lingwaġġ formali.
- Tmiem ta' email formali. Dikjarazzjoni tal-għeluq li hija edukata u titlob għal azzjoni jew rispons speċifiku.
- Firma. L-iffirmar tiegħek, li normalment jinkludi ismek sħiħ u ħafna drabi t-titlu professjonali tiegħek jew l-informazzjoni ta' kuntatt.
L-integrazzjoni ta' dawn l-elementi b'attenzjoni ttejjeb l-effettività tal-emails formali tiegħek, u tagħmilhom aktar faċli biex jinqraw u aktar probabbli li jġibu r-rispons mistenni.
Il-linja tas-suġġett
Il-linja tas-suġġett isservi bħala l-intestatura għall-email tiegħek u għandha rwol kruċjali biex tiġbed l-attenzjoni tar-riċevitur. Għalkemm jista 'jidher bħala dettall żgħir, is-sinifikat tiegħu m'għandux jiġi sottovalutat. Linja tas-suġġett ċara tista 'żżid ħafna l-probabbiltà li l-email tiegħek tinfetaħ u tirċievi tweġiba f'waqtha.
Bħala nota sekondarji, huwa rakkomandabbli li ma ddaħħalx l-indirizz elettroniku tar-riċevitur fil-linja magħżula tar-riċevitur—li tinsab fuq il-linja tas-suġġett—sakemm tkun kompletament lest biex tibgħat l-email tiegħek. Dan jgħin biex jipprevjeni aċċidentalment li tibgħat email mhux mitmuma. L-istess twissija għandha tiġi eżerċitata meta timla l-linji Cc u Bcc.
Il-linja tas-suġġett għandha tkun kemm ċara kif ukoll konċiża, u tipprovdi stampa tal-kontenut tal-email f'5-8 kelmiet biss. Dan mhux biss jiġbed l-attenzjoni tar-riċevitur iżda wkoll jinkoraġġixxi tweġibiet f'waqthom. Dejjem ftakar li timla l-kaxxa tal-linja tas-suġġett speċifikata, li hija separata mill-korp tal-email, biex tevita li tibgħat email mingħajr suġġett.
Pereżempju:
- Tfittex inkjesta dwar il-pożizzjoni tal-editur. Din il-linja tas-suġġett tindika li l-mittent jistaqsi dwar pożizzjoni ta’ editur, li jagħmilha rilevanti għall-HR jew it-tim editorjali.
- L-ispjegazzjoni għan-nuqqas tal-lum. Dan is-suġġett immedjatament jgħid lir-riċevitur li l-email se tiddiskuti assenza, u b'hekk iwassal għal tweġiba aktar mgħaġġla minn maniġer jew professur.
- Talba għal ittra ta' rakkomandazzjoni. Din il-linja tispeċifika li l-email se tkun dwar ittra ta 'rakkomandazzjoni, li tħeġġeġ lir-riċevitur għan-natura u l-urġenza tat-talba.
- Inkjesta għal applikazzjoni għal boroż ta' studju. Li tiddikjara b'mod ċar li l-email hija dwar applikazzjoni għal borża ta 'studju tagħmilha aktar faċli għall-uffiċċji akkademiċi jew finanzjarji biex jagħtu prijorità lill-email.
- L-aġenda tal-laqgħat ta' din il-ġimgħa. Din il-linja tas-suġġett tinforma malajr lit-tim jew lil dawk li attendew li l-email fiha l-aġenda għal laqgħa li jmiss.
- Urġenti: Emerġenza tal-familja llum. L-użu ta '"urġenti" u speċifiċi dwar l-emerġenza jagħmel din l-email prijorità għolja għal azzjoni immedjata.
- Il-konferenza tal-Ġimgħa hija meħtieġa RSVP. Din tindika l-importanza li tirrispondi dwar konferenza li ġejja, u tħeġġeġ lir-riċevitur jiftaħ malajr.
Kull wieħed minn dawn l-eżempji jiddeskrivi b'mod konċiż is-suġġett tal-email lir-riċevitur, u jgħinhom jipprijoritizzaw il-messaġġ tiegħek għall-qari. Il-linja tas-suġġett hija l-ewwel ħaġa li r-riċevitur jara meta tasal l-email tiegħek, u tagħmilha komponent kruċjali għal komunikazzjoni effettiva.
Greeting
L-għażla ta' tislima ta' email formali xierqa hija essenzjali biex turi rispett lejn ir-riċevitur. It-tislima li tagħżel għandha taqbel mal-kuntest u l-iskop tal-email tiegħek, u b'mod effettiv tistabbilixxi t-ton għall-konverżazzjoni ta' wara. Hawn huma xi tislijiet ta' email formali użati b'mod komuni:
- Għażiż Sur/Sinjura/Dr./Professur [Isem],
- L-għodwa t-tajba/wara nofsinhar [isem ir-riċevitur],
- Lil min tikkonċerna,
- Tislijiet,
- Hello [isem ir-riċevitur],
L-għażla ta’ tislima xierqa hija kruċjali għaliex tistabbilixxi t-ton inizjali għall-bqija tal-messaġġ tiegħek.
Pereżempju:
- Jekk qed tikkuntattja lis-ziju Mike tiegħek għal kwistjonijiet formali, ftuħ xieraq jista' jkun, "Għażiż Ziju Mike..."
- Meta tikkorrispondi ma' impjegatur potenzjali rigward opportunitajiet ta' xogħol, tislima aktar formali bħal, "Għeżież Sinjura Smith..." tkun xierqa.
- Jekk qed tikkuntattja klijent jisimha Sarah li ltqajt magħha qabel, tista' tuża, "Tajjeb, Sarah..."
- Meta tkun qed tibgħat email lil fehim professjonali jismu Alex u trid iżżommha kemmxejn informali, "Hello Alex..." ikun xieraq.
- Jekk qed tilħaq grupp ta’ nies li isimhom ma tafx, “Tislijiet” ikun biżżejjed.
F’każijiet fejn ma tafx lil min jirċievi, “Lil min jistaʼ jikkonċerna,” u “Tislijiet,” iservu biss bħala tislijiet formali. Madankollu, huwa dejjem preferibbli li tidentifika l-isem tal-persuna li qed tibgħat email u tindirizzaha direttament meta jkun possibbli.
Tipikament, virgola issegwi t-tislima fl-email tiegħek. Madankollu, tista 'wkoll tuża kolon f'ambjenti formali ħafna. Il-punt ewlieni huwa li tiżgura li t-tislima tiegħek tkun rispettuża u adattata għall-udjenza maħsuba. Billi tagħżel bir-reqqa t-tislima tal-email tiegħek, inti mhux biss tiffaċilita arranġament aktar faċli mal-messaġġ tiegħek iżda wkoll iżżid il-probabbiltà li tirċievi tweġiba fil-pront u rilevanti.
It-test tal-korp tal-email
Il-kontenut ewlieni ta' email jissejjaħ il-korp tal-email. Normalment tiffoka fuq suġġett wieħed jew sett ta’ suġġetti relatati mill-qrib. L-ewwel ħaġa li għandek tagħmel fil-korp tal-email hija tiċċara r-raġuni għall-korrispondenza tiegħek.
Il-kjarifika tal-iskop tal-email tiegħek tippermetti lir-riċevitur jifhem il-kuntest, u jagħmilha aktar faċli għalihom biex jassistuk jew iwieġeb lilek. Tista' tintroduċi l-iskop tal-email tiegħek bi frażijiet bħal:
- Nixtieq nistaqsi dwar...
- Qed nikteb biex nesprimi l-interess tiegħi fi...
- Qed nikkuntattjak dwar...
- Nispera li niċċara...
- Nixtieq nitlob...
- Jien interessat li nitgħallem aktar dwar...
- Nixtieq nikkonferma dettalji dwar...
- Qed infittex aktar informazzjoni dwar...
Jekk qatt ma kellek xi interazzjoni mar-riċevitur qabel, huwa edukat li tintroduċi lilek innifsek fil-qosor qabel ma tiddikjara t-tħassib ewlieni tiegħek.
Pereżempju:
- Meta tfittex opportunitajiet ta 'netwerking professjonali jew kollaborazzjonijiet potenzjali, introduzzjoni xierqa hija essenzjali. Fl-eżempju li ġej, Emily tintroduċi lilha nfisha b'mod ċar u tiddeskrivi b'mod konċiż ir-raġuni għall-email tagħha lil Dr Brown, li tiffaċilita fehim aktar sempliċi tal-intenzjonijiet tagħha:
| Għażiż Dr Brown, Jiena Emily Williams, analista ta' riċerka żgħira fid-DEF Corporation. Kont qed insegwi x-xogħol tiegħek fil-qasam tan-nanoteknoloġija u nixtieq niddiskuti kollaborazzjonijiet possibbli bejn l-istituzzjonijiet tagħna. |
Huwa rakkomandat li żżomm l-email tiegħek konċiż. Ftakar, ħafna nies jippreferu jgħaddu mill-emails tagħhom malajr, għalhekk jevitaw żviluppi bla bżonn.
Pereżempju:
- Jekk qed titlob ħin liberu mix-xogħol minħabba emerġenza tal-familja, tista' sempliċement tgħid, 'Għandi emerġenza tal-familja u jeħtieġ nieħu l-ġurnata ta' mistrieħ,' aktar milli tidħol f'dettall eżawrjenti dwar is-sitwazzjoni.
Għal aktar touch ta 'professjonalità u korteżija, ikkunsidra li tibda l-email b'espressjoni ta' gratitudni jekk tkun qed twieġeb għal messaġġ minn qabel. Frażijiet bħal “Napprezza t-tweġiba tiegħek f’waqtha,” jew “Grazzi talli rritornajt għandi,” jistgħu jistabbilixxu ton pożittiv għall-bqija tal-konversazzjoni.
Tmiem
It-tmiem ta' email formali jservi bħala taqsima biex titlob azzjoni speċifika u biex tesprimi gratitudni lejn il-persuna li qed tibgħat email. Li ssib bilanċ bejn it-talba tiegħek u l-lingwaġġ edukat hija ġeneralment prattika tajba. Dan mhux biss juri kortesija iżda jtejjeb ukoll iċ-ċansijiet li tirċievi rispons pożittiv. Dawn il-frażijiet jistgħu jiġu mfassla apposta biex jaqblu ma 'diversi sitwazzjonijiet u l-kuntest speċifiku tal-email tiegħek. Hawn huma xi wħud minnhom li tista' tuża:
- Grazzi tal-konsiderazzjoni tiegħek, u nistenna bil-ħerqa li nisma' mingħandek dalwaqt.
- Jekk għandek xi mistoqsijiet jew tħassib, jekk jogħġbok, toqgħodx lura milli tgħarrafni.
- Nistenna bil-ħerqa l-opportunità li naħdem flimkien.
- Grazzi għall-feedback tiegħek; huwa apprezzat ħafna.
- L-attenzjoni tiegħek fil-pront għal din il-kwistjoni tkun apprezzata ħafna.
- Jien grat għall-ħin li ħadt biex taqra l-email tiegħi.
- Jekk għandek bżonn xi informazzjoni addizzjonali, tħossok liberu li tikkuntattjani.
- Napprezza l-fehim u l-assistenza tiegħek dwar din il-kwistjoni.
- Grazzi bil-quddiem tal-kooperazzjoni tiegħek.
- Ninsab eċċitati dwar il-possibbiltà li nikkollabora u nkun kuntent li niddiskuti aktar.
L-istess bħall-ftuħ ta 'email formali jistabbilixxi t-ton għall-konversazzjoni kollha, it-taqsima tal-konklużjoni għandha wkoll rwol vitali fil-ħolqien ta' impressjoni dejjiema u t-twaqqif ta 'l-istadju għal interazzjonijiet futuri.
Pereżempju:
- Fil-kuntest tal-eżempju tagħna, Emily Williams ipproponiet kollaborazzjoni ma’ Dr Brown u għandha l-għan li tikseb rispons f’waqtu. Biex tikseb dan, hija tispeċifika data sa meta tixtieq tisma' lura, toffri li twieġeb kwalunkwe mistoqsija, u tispiċċa l-email b'firma edukata. B'dan il-mod, hija toħloq tmiem strutturat u edukat għall-email formali tagħha, bħal dan:
| Nittama li nistgħu nirranġaw laqgħa fil-futur qarib biex nesploraw il-possibbiltajiet għall-kollaborazzjoni. Jekk jogħġbok għarrafni sal-20 ta' Settembru jekk tkun disponibbli biex tiddiskuti aktar dan. Jekk għandek xi mistoqsijiet jew teħtieġ informazzjoni addizzjonali, jekk jogħġbok ikkuntatjani. Grazzi għall-attenzjoni tiegħek għal din il-kwistjoni, u nistenna bil-ħerqa l-opportunità li naħdmu flimkien. L-isbaħ tislijiet, Emily Williams |
Din hija email formali effettiva li tispiċċa minħabba li Emily Williams tartikola b'mod ċar it-talba tagħha għal kollaborazzjoni possibbli, filwaqt li tesprimi wkoll apprezzament għall-ħin ta 'Dr Brown biex taqra u potenzjalment tirrispondi għall-email tagħha.
Firma
Hekk kif l-għażla tat-tislima t-tajba tistabbilixxi l-istadju għall-email tiegħek, l-għażla ta 'firma ta' email formali xierqa hija ugwalment kritika. Il-firma sservi bħala n-nota tal-għeluq, li tappoġġja t-ton rispettuż stabbilit matul il-messaġġ tiegħek. Jipprovdi wkoll touch konklussiv li jista 'jinfluwenza l-impressjoni li tħalli fuq ir-riċevitur.
Xi firem ta' email formali edukati li jintużaw komunement li jistgħu jiġu adattati għal diversi sitwazzjonijiet jinkludu:
- Rispett,
- Sinċerament,
- Grazzi għal darb'oħra,
- Tip rigward,
- Dejjem tiegħek,
- L-isbaħ tislijiet,
- B'apprezzament,
- Dejjem tiegħek,
Meta niġu għall-ifformattjar tal-firma tal-email tiegħek, hemm xi l-aħjar prattiki li għandek issegwi. Dejjem ibda paragrafu ġdid għall-firma tiegħek u paragrafu ieħor separat għal ismek. Huwa rakkomandabbli li tiffirma kemm bl-isem kif ukoll bl-kunjom tiegħek f'komunikazzjonijiet formali. Jekk qed tikteb f'isem organizzazzjoni, l-isem tal-organizzazzjoni għandu jidher taħt ismek stess.
Billi żżomm ma' dawn il-linji gwida, tista' tiggarantixxi li l-email tiegħek tibqa' professjonali u edukat mill-bidu sal-aħħar, u b'hekk iżżid iċ-ċans li tirċievi tweġiba favorevoli.
Pereżempju:
| Grazzi għall-għajnuna tiegħek fil-proġett. Il-kompetenza tiegħek kienet imprezzabbli, u ninsab ħerqan għall-kollaborazzjoni kontinwa tagħna. Xewqat, John Smith Intrapriżi ABC, Maniġer tal-Proġett |
Il-firma formali tiegħu, 'L-isbaħ xewqat,' u inkluż it-titlu tax-xogħol tiegħu jżidu mat-ton professjonali ġenerali tal-email. Dan jistabbilixxi l-istadju għal interazzjonijiet pożittivi kontinwi.
Suġġerimenti biex toħloq email formali Qabel ma tolqot tibgħat
Kbir, int kważi lest biex tibgħat l-email formali tiegħek! Imma żomm—qabel tikklikkja dik il-buttuna “Ibgħat”, ejja niżguraw li kollox huwa fl-ordni. Li tiżgura li l-email tiegħek tkun illustrata, professjonali u mingħajr żbalji huwa kruċjali. Email maħduma tajjeb mhux biss twassal b'mod effettiv il-messaġġ tiegħek; jistabbilixxi wkoll it-ton għal interazzjonijiet futuri u jħalli impressjoni dejjiema. Hawnhekk hawn lista ta' kontroll komprensiva biex tkopri l-bażijiet kollha, mill-baŜi bħall-ortografija u l-grammatika għal elementi aktar sfumati bħat-ton u l-ħin:
- Proofread. Dejjem iċċekkja l-ortografija u l-grammatika tiegħek qabel ma tolqot 'Ibgħat'. Biex tagħmel dan il-proċess aktar faċli u aktar preċiż, ikkunsidra li tuża l-għodda tal-qari tal-provi tagħna biex tikkonferma kollox huwa fl-ordni.
- Uża indirizz elettroniku professjonali. Iggarantixxi l-indirizz elettroniku tiegħek huwa mehmuż ma 'format professjonali, bħal [protett bl-email]. Evita li tuża indirizzi tal-email informali jew mhux xierqa bħal '[protett bl-email]".
- Linja tas-suġġett deskrittiv. Il-linja tas-suġġett tiegħek għandha tipprovdi idea tajba tal-kontenut tal-email, li tattira lir-riċevitur biex jiftħu.
- Iċċekkja għat-ton. Żomm ton professjonali u rispettuż, speċjalment meta tiddiskuti kwistjonijiet sensittivi jew kumplessi.
- Blokk tal-firma. Inkludi blokk tal-firma formali bl-isem sħiħ, it-titlu, u l-informazzjoni ta 'kuntatt tiegħek għal dehra professjonali u segwitu faċli.
- Reviżjoni għall-annessi. Iċċekkja darbtejn li d-dokumenti kollha meħtieġa huma mehmuża, speċjalment jekk qed jissemmew fil-korp tal-email.
- Ħin id-dritt. Ikkunsidra l-ħin tal-email tiegħek; evita li tibgħat emails tan-negozju tard bil-lejl jew fi tmiem il-ġimgħa sakemm ma jkunx meħtieġ.
- Uża bulit points jew numerazzjoni. Għal emails b'ħafna informazzjoni jew talbiet, uża bullet points jew listi numerati biex tinqara.
- Itlob għal rikonoxximent. Jekk l-email hija importanti, ikkunsidra li titlob konferma tal-wasla.
- Immaniġġja Cc u Bcc. Uża Cc għal riċevituri addizzjonali viżibbli u Bcc biex iżżomm oħrajn moħbija. Inkludihom jekk l-email tiegħek tinvolvi partijiet multipli.
- Hiperlinks. Iggarantixxi li l-hyperlinks kollha qed jaħdmu u jwasslu għall-websajts jew riżorsi online korretti.
- Mowbajl. Iċċekkja kif l-email tiegħek tidher fuq apparat mobbli, peress li ħafna nies jiċċekkjaw l-emails tagħhom waqt li jkunu għaddejjin.
Ladarba tkun immarkat dawn il-kaxxi, tkun lest li tolqot dik il-buttuna 'Ibgħat' b'kunfidenza fl-email formali tiegħek!
Eżempji ta' email formali
Illum, il-komunikazzjoni bl-email hija ħila essenzjali, speċjalment f'ambjenti professjonali. Sew jekk qed tikkuntattja konsulent akkademiku jew tistaqsi dwar opportunitajiet ta' xogħol, il-ħila li tikteb email qasira, ċara u fformattjata professjonalment tista' tistabbilixxi l-istadju għal relazzjoni produttiva. Li tkun taf x'għandek tinkludi—u dak li le—jista 'jagħmel id-differenza kollha fil-mod kif jiġi riċevut il-messaġġ tiegħek. Biex tgħinek tipprepara l-emails tiegħek, hawn taħt issib eżempji qosra ta' emails formali li jistgħu jservu bħala mudelli jew ispirazzjoni għall-korrispondenza tiegħek.
- Eżempju 1: Email formali li tilħaq konsulent akkademiku.
- Eżempju 2: Email formali li tistaqsi dwar opportunitajiet ta' impjieg.
konklużjoni
| Il-ħakma tal-arti tal-kitba formali tal-emails tista’ tiftaħ il-bibien għal opportunitajiet ġodda u ttejjeb il-ħiliet ta’ komunikazzjoni professjonali tiegħek. Din il-gwida għaddietlek f'kull komponent kruċjali, minn linja tas-suġġett konvinċenti għal firma ta 'korteżija. Armat b'dan l-għarfien, issa int lest biex tikkomponi emails formali effettivi u strutturati tajjeb li jaderixxu ma' standards professjonali. Allura aqbad u agħfas dik il-buttuna 'Ibgħat' b'kunfidenza, taf li int mgħammar tajjeb biex tagħmel kull interazzjoni tgħodd. |
