တရားဝင်အီးမေးလ်- ထိရောက်သော ဆက်သွယ်မှုအတွက် လမ်းညွှန်

တရားဝင်အီးမေးလ်စာရေးခြင်း၏ ရှုပ်ထွေးမှုများကို စူးစမ်းရှာဖွေခြင်းသည် အထူးသဖြင့် မရင်းနှီးသောသူတစ်ယောက်ထံ ဆက်သွယ်သည့်အခါတွင် မကြာခဏ ပြင်းထန်စွာခံစားရနိုင်သည်။ သို့သော် အမှန်တရားမှာ ကောင်းစွာဖွဲ့စည်းထားသော၊ ပရော်ဖက်ရှင်နယ်အီးမေးလ်ကို မည်သို့တည်ဆောက်ရမည်ကို သိရှိခြင်းသည် သင်၏ဆက်သွယ်မှုစွမ်းရည်ကို သိသိသာသာတိုးတက်စေပြီး အခွင့်အလမ်းများအတွက် တံခါးဖွင့်ပေးသည်ဆိုခြင်းပင်ဖြစ်သည်။ ဤလမ်းညွှန်ချက်သည် တရားဝင်အီးမေးလ်များ၏ အစိတ်အပိုင်းများကို ရှင်းလင်းရန်၊ အကြောင်းအရာစာကြောင်းမှ လက်မှတ်အထိ။ ဤဆောင်းပါး၏အဆုံးတွင်၊ ပရော်ဖက်ရှင်နယ်စံချိန်စံညွှန်းများကိုလိုက်နာပြီး အပြန်အလှန်တုံ့ပြန်မှုတိုင်းကို ရေတွက်နိုင်သော ထိရောက်သော၊ တောက်ပပြောင်လက်သောအီးမေးလ်များကို ပြင်ဆင်ရန် ကိရိယာများ သင့်တွင်ရှိပါမည်။

တရားဝင်အီးမေးလ်ဖွဲ့စည်းပုံ

တရားဝင်အီးမေးလ်တစ်ခု၏ဖွဲ့စည်းပုံသည် ပုံမှန်မဟုတ်သောတစ်ခုနှင့် လွန်စွာကွာခြားခြင်းမရှိသော်လည်း ၎င်းသည် ပိုမိုချောမွေ့ပြီး သီးခြားကျင့်ဝတ်များကို လိုက်နာပါသည်။ တရားဝင်အီးမေးလ်တစ်စောင်တွင် ယေဘူယျအားဖြင့် အောက်ပါအချက်များ ပါဝင်သည်-

• ဘာသာရပ်လိုင်းတစ်ခု။ အီးမေးလ်၏ရည်ရွယ်ချက်ကို အကျဉ်းချုပ်ဖော်ပြသော အတိုချုပ်၊ သင့်လျော်သော ခေါင်းစဉ်။
• တရားဝင် အီးမေးလ်ဖြင့် နှုတ်ခွန်းဆက်ခြင်း။ လက်ခံသူအား လေးစားစွာ မိန့်ခွန်းပြောသော စေတနာဖြင့် ဖွင့်လှစ်ခြင်း။
• အီးမေးလ် စာကိုယ်စာ။ အဓိကအကြောင်းအရာသည် ယုတ္တိနည်းကျကျ ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ထားပြီး တရားဝင်ဘာသာစကားကို အသုံးပြုထားသည်။
• တရားဝင်အီးမေးလ်အဆုံးသတ်။ ယဉ်ကျေးသိမ်မွေ့ပြီး တိကျသောလုပ်ဆောင်မှု သို့မဟုတ် တုံ့ပြန်မှုကို တောင်းဆိုသည့် အပိတ်စကား။
• လက်မှတ်တစ်ခု။ သင်၏အမည်အပြည့်အစုံနှင့် မကြာခဏဆိုသလို သင်၏ပရော်ဖက်ရှင်နယ် ခေါင်းစဉ် သို့မဟုတ် ဆက်သွယ်ရန်အချက်အလက်များ ပါဝင်သည့် သင်၏ အကောင့်ပိတ်ခြင်း

ဤအရာများကို ဂရုတစိုက် ပေါင်းစပ်ခြင်းဖြင့် သင်၏တရားဝင်အီးမေးလ်များ၏ ထိရောက်မှုကို တိုးတက်စေပြီး ၎င်းတို့ကို ဖတ်ရလွယ်ကူစေပြီး မျှော်လင့်ထားသည့် တုံ့ပြန်မှုကို ထုတ်ယူနိုင်ခြေပိုများစေသည်။

ဘာသာရပ်လိုင်း

အကြောင်းအရာလိုင်းသည် သင့်အီးမေးလ်အတွက် ခေါင်းစီးအဖြစ် လုပ်ဆောင်ပြီး လက်ခံသူ၏အာရုံကို ဖမ်းစားရန် အရေးကြီးသောအခန်းကဏ္ဍမှ ပါဝင်ပါသည်။ အသေးစိတ်အသေးစိတ်လို့ ထင်ရပေမယ့် သူ့ရဲ့ အရေးပါမှုကို လျှော့တွက်လို့မရပါဘူး။ ရှင်းရှင်းလင်းလင်း အကြောင်းအရာလိုင်းတစ်ခုသည် သင့်အီးမေးလ်ကို ဖွင့်ပြီး အချိန်နှင့်တစ်ပြေးညီ တုံ့ပြန်မှုရရှိမည့် ဖြစ်နိုင်ခြေကို များစွာတိုးမြင့်စေနိုင်သည်။

ဘေးထွက်မှတ်ချက်အနေဖြင့်၊ သင်သည် သင်၏အီးမေးလ်ကို ပေးပို့ရန် လုံးဝအဆင်သင့်မဖြစ်သေးသရွေ့ သင့်အီးမေးလ်ကို ပေးပို့ရန် အဆင်သင့်မဖြစ်သေးသရွေ့ လက်ခံသူ၏ အီးမေးလ်လိပ်စာကို ဘာသာရပ်စာကြောင်းအထက်တွင်ရှိသော သတ်မှတ်ထားသော လက်ခံသူလိုင်းတွင် မထည့်ရန် အကြံပြုလိုပါသည်။ ၎င်းသည် မပြီးဆုံးသေးသော အီးမေးလ်ကို မတော်တဆ ပေးပို့ခြင်းမှ ကာကွယ်ရန် ကူညီပေးသည်။ Cc နှင့် Bcc လိုင်းများကိုဖြည့်သည့်အခါ အလားတူသတိပေးချက်ကို ကျင့်သုံးသင့်သည်။

အကြောင်းအရာလိုင်းသည် ရှင်းရှင်းလင်းလင်းနှင့် တိုတိုတုတ်တုတ်ဖြစ်သင့်ပြီး အီးမေးလ်၏အကြောင်းအရာကို စကားလုံး ၅-၈ လုံးဖြင့် လျှပ်တစ်ပြက်ရိုက်ပေးရပါမည်။ ၎င်းသည် လက်ခံသူ၏အာရုံကို ဖမ်းစားရုံသာမက အချိန်နှင့်တပြေးညီ တုံ့ပြန်မှုများကိုလည်း အားပေးသည်။ အကြောင်းအရာမပါဘဲ အီးမေးလ်တစ်စောင်ပေးပို့ခြင်းမှ ရှောင်ကြဉ်ရန် အီးမေးလ်စာကိုယ်နှင့် သီးခြားခွဲထားသည့် သတ်မှတ်ထားသော အကြောင်းအရာလိုင်းအကွက်တွင် ဖြည့်ရန် အမြဲသတိရပါ။

ဥပမာ:

• အယ်ဒီတာရာထူးကို စုံစမ်းရှာဖွေနေပါသည်။ ဤအကြောင်းအရာလိုင်းသည် HR သို့မဟုတ် အယ်ဒီတာအဖွဲ့နှင့် သက်ဆိုင်သော အယ်ဒီတာရာထူးကို ပေးပို့သူထံ မေးမြန်းသည်ကို ညွှန်ပြပါသည်။
• ယနေ့မရှိခြင်းအတွက် ရှင်းလင်းချက်။ ဤအကြောင်းအရာသည် မန်နေဂျာ သို့မဟုတ် ပါမောက္ခထံမှ ပျက်ကွက်မှုအကြောင်း ဆွေးနွေးမည်ဖြစ်ပြီး မန်နေဂျာ သို့မဟုတ် ပါမောက္ခထံမှ အမြန်တုံ့ပြန်မှုကို အီးမေးလ်က လက်ခံသူအား ချက်ချင်းပြောပြသည်။
• အကြံပြုစာ တောင်းခံခြင်း။ ဤစာကြောင်းသည် အီးမေးလ်သည် အကြံပြုစာတစ်စောင်အကြောင်းဖြစ်ပြီး လက်ခံသူအား တောင်းဆိုချက်၏ သဘောသဘာဝနှင့် အရေးတကြီးအကြောင်းတို့ကို ညွှန်ပြသည်။
• ပညာသင်ဆုလျှောက်လွှာအတွက် စုံစမ်းမေးမြန်းခြင်း။ အီးမေးလ်သည် ပညာသင်ဆုလျှောက်လွှာအကြောင်း ရှင်းရှင်းလင်းလင်းဖော်ပြထားပြီး အီးမေးလ်ကို ဦးစားပေးရန် ပညာရေး သို့မဟုတ် ဘဏ္ဍာရေးရုံးများအတွက် ပိုမိုလွယ်ကူစေမည်ဖြစ်သည်။
• ဒီတစ်ပတ် အစည်းအဝေး အစီအစဉ်။ ဤအကြောင်းအရာလိုင်းသည် အီးမေးလ်တွင် လာမည့်အစည်းအဝေးအတွက် အစီအစဉ်ပါဝင်ကြောင်း အဖွဲ့ သို့မဟုတ် တက်ရောက်သူများကို လျင်မြန်စွာ အသိပေးပါသည်။
• အရေးပေါ်- ယနေ့ မိသားစုအရေးပေါ်။ “အရေးပေါ်” နှင့် အရေးပေါ်အခြေအနေဆိုင်ရာ သီးခြားအချက်များကို အသုံးပြုခြင်းဖြင့် ဤအီးမေးလ်ကို ချက်ချင်းလုပ်ဆောင်မှုအတွက် ဦးစားပေးလုပ်ဆောင်သည်။
• သောကြာနေ့ညီလာခံ RSVP လိုအပ်ပါသည်။. ၎င်းသည် လာမည့်ကွန်ဖရင့်နှင့်ပတ်သက်၍ တုံ့ပြန်ရန် အရေးကြီးကြောင်း အလံပြထားပြီး လက်ခံသူကို အမြန်ဖွင့်ရန် တိုက်တွန်းထားသည်။

ဤနမူနာတစ်ခုစီသည် လက်ခံသူအား အီးမေးလ်၏အကြောင်းအရာကို အတိုချုပ်ဖော်ပြပြီး ၎င်းတို့အား သင့်စာကို ဦးစားပေးဖတ်ရှုရန် ကူညီပေးသည်။ အကြောင်းအရာလိုင်းသည် သင့်အီးမေးလ်ရောက်လာသောအခါ လက်ခံသူ ပထမဆုံးတွေ့မြင်ရသည့်အရာဖြစ်ပြီး ၎င်းသည် ထိရောက်သောဆက်သွယ်မှုအတွက် အရေးကြီးသောအစိတ်အပိုင်းတစ်ခုဖြစ်သည်။

နှုတ်ဆက်စကား

လက်ခံသူအား လေးစားမှုပြသရန်အတွက် သင့်လျော်သော တရားဝင်အီးမေးလ်နှုတ်ဆက်ခြင်းကို ရွေးချယ်ခြင်းသည် မရှိမဖြစ်လိုအပ်ပါသည်။ သင်ရွေးချယ်ထားသော နှုတ်ခွန်းဆက်မှုသည် သင့်အီးမေးလ်၏ အကြောင်းအရာနှင့် ရည်ရွယ်ချက်နှင့် ကိုက်ညီသင့်ပြီး နောက်ဆက်တွဲ စကားဝိုင်းအတွက် အသံထွက်ကို ထိထိရောက်ရောက် သတ်မှတ်ပေးရပါမည်။ ဤသည်မှာ အသုံးများသော တရားဝင် အီးမေးလ် နှုတ်ခွန်းဆက်စကား အချို့ ဖြစ်သည် ။

• လေးစားအပ်ပါသော Mr./Mrs./Dr./Professor [Last name]၊
• မင်္ဂလာနံနက်ခင်းပါ [လက်ခံသူအမည်]၊
• သက်ဆိုင်သူသို့,
• မေတ္တာနှင့်ကြားလိုက်ပါ၏,
• မင်္ဂလာပါ [လက်ခံသူအမည်]၊

သင့်လျော်သော နှုတ်ခွန်းဆက်မှုတစ်ခုကို ရွေးချယ်ခြင်းသည် သင့်မက်ဆေ့ဂျ်၏ ကျန်ရှိသော ကနဦးလေသံကို သတ်မှတ်ပေးသောကြောင့် အရေးကြီးပါသည်။

ဥပမာ:

• သင့်အန်ကယ်မိုက်ခ်အား တရားဝင်ကိစ္စများအတွက် ဆက်သွယ်ပါက၊ သင့်လျော်သောဖွင့်ဆိုချက်မှာ “လေးစားရပါသော အန်ကယ်မိုက်…”
• အလုပ်အကိုင်အခွင့်အလမ်းများနှင့် ပတ်သက်၍ ဖြစ်နိုင်ခြေရှိသော အလုပ်ရှင်တစ်ဦးနှင့် ဆက်စပ်သောအခါ၊ " Dear Ms. Smith... " ကဲ့သို့သော တရားဝင် အလေးပြုခြင်းသည် ပိုမိုသင့်လျော်ပါသည်။
• သင် ယခင်က တွေ့ဖူးသော Sarah အမည်ရှိ ဖောက်သည်တစ်ဦးကို ဆက်သွယ်ပါက၊ "မင်္ဂလာနံနက်ခင်းပါ ဆာရာ..." ဟု သုံးနိုင်သည်။
• Alex လို့ အမည်ပေးထားတဲ့ ပရော်ဖက်ရှင်နယ် နားလည်မှုတစ်ခုကို အီးမေးလ်ပို့ပြီး အနည်းငယ် အလွတ်သဘော သိမ်းထားချင်တဲ့အခါ “Hello Alex…” က သင့်လျော်ပါတယ်။
• သင်မသိသောအမည်များရှိသော လူတစ်စုထံ ဆက်သွယ်ပါက "နှုတ်ဆက်ခြင်း" လုံလောက်ပါသည်။

လက်ခံသူအား သင်မသိသောကိစ္စများတွင် “မည်သူ့ကိုစိုးရိမ်ရမည်နည်း” နှင့် “နှုတ်ခွန်းဆက်ခြင်း” သည် တရားဝင် နှုတ်ခွန်းဆက်စကားအဖြစ် ဆောင်ရွက်သည်။ သို့သော် သင်အီးမေးလ်ပို့နေသောသူ၏အမည်ကို ခွဲခြားသတ်မှတ်ရန်နှင့် ဖြစ်နိုင်ပါက ၎င်းတို့ကို တိုက်ရိုက်လိပ်စာပေးရန် အမြဲတမ်းပိုကောင်းပါသည်။

ပုံမှန်အားဖြင့်၊ ကော်မာတစ်ခုသည် သင့်အီးမေးလ်ရှိ နှုတ်ခွန်းဆက်စကားများကို လိုက်နာသည်။ သို့သော်၊ သင်သည် အလွန်တရားဝင်သော ဆက်တင်များတွင် အူမကြီးကိုလည်း သုံးနိုင်သည်။ အဓိကအချက်မှာ သင်၏နှုတ်ခွန်းဆက်မှုသည် လေးလေးစားစားဖြစ်ပြီး ရည်ရွယ်ထားသော ပရိသတ်အတွက် သင့်လျော်ကြောင်း သေချာစေရန်ဖြစ်သည်။ သင့်အီးမေးလ်နှုတ်ဆက်ခြင်းအား ဂရုတစိုက်ရွေးချယ်ခြင်းဖြင့် သင်သည် သင့်မက်ဆေ့ချ်နှင့် ပိုမိုလွယ်ကူသောအစီအစဉ်ကို လွယ်ကူချောမွေ့စေရုံသာမက ချက်ခြင်းနှင့် သက်ဆိုင်ရာတုံ့ပြန်မှုကို ရရှိနိုင်ခြေကိုလည်း တိုးမြင့်စေပါသည်။

အီးမေးလ် စာကိုယ်စာ

အီးမေးလ်တစ်ခု၏ အဓိကအကြောင်းအရာကို အီးမေးလ်စာကိုယ်အဖြစ် ရည်ညွှန်းသည်။ ၎င်းသည် ခေါင်းစဉ်တစ်ခုတည်း သို့မဟုတ် အနီးကပ်ဆက်စပ်နေသော အကြောင်းအရာအစုံကို အာရုံစိုက်လေ့ရှိသည်။ အီးမေးလ်စာကိုယ်တွင် ပထမဆုံးလုပ်သင့်သည်မှာ သင့်စာပေးစာယူရသည့် အကြောင်းရင်းကို ရှင်းလင်းပါ။

သင့်အီးမေးလ်၏ ရည်ရွယ်ချက်ကို ရှင်းလင်းခြင်းသည် လက်ခံသူအား အကြောင်းအရာကို နားလည်နိုင်စေပြီး သင့်အား ကူညီရန် သို့မဟုတ် တုံ့ပြန်ရန် ၎င်းတို့အတွက် ပိုမိုလွယ်ကူစေသည်။ သင့်အီးမေးလ်၏ ရည်ရွယ်ချက်ကို အောက်ပါကဲ့သို့သော စကားစုများဖြင့် မိတ်ဆက်နိုင်ပါသည်။

• အကြောင်းစုံမေးချင်ပါတယ်...
• ကျွန်တော် စိတ်ဝင်စားတာကို ဖော်ပြဖို့ ရေးတာပါ...
• ငါ မင်းကို ဆက်သွယ်နေတယ်...
• ရှင်းလင်းဖို့မျှော်လင့်ပါတယ်...
• တောင်းဆိုချင်ပါတယ်…
• အကြောင်းကို ပိုလေ့လာဖို့ စိတ်ဝင်စားပါတယ်…
• အသေးစိတ်ကို အတည်ပြုပေးချင်ပါတယ်...
• နောက်ထပ်အချက်အလက်တွေရှာနေတယ်...

အကယ်၍ သင်သည် လက်ခံရရှိသူနှင့် ယခင်က ထိတွေ့ဆက်ဆံမှုမျိုး တစ်ခါမှ မကြုံဖူးပါက၊ သင်၏ အဓိက စိုးရိမ်ပူပန်မှုကို မဖော်ပြမီ သင့်ကိုယ်သင် အကျဉ်းချုံး မိတ်ဆက်ခြင်းသည် ယဉ်ကျေးသည်။

ဥပမာ:

• ပရော်ဖက်ရှင်နယ် ကွန်ရက်ချိတ်ဆက်ခြင်းဆိုင်ရာ အခွင့်အလမ်းများ သို့မဟုတ် အလားအလာရှိသော ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်မှုများကို ရှာဖွေသည့်အခါ၊ သင့်လျော်သော မိတ်ဆက်မှုသည် အဓိကဖြစ်သည်။ အောက်ဖော်ပြပါ ဥပမာတွင်၊ Emily သည် သူ့ကိုယ်သူ ရှင်းရှင်းလင်းလင်း မိတ်ဆက်ပြီး ဒေါက်တာဘရောင်းထံ အီးမေးလ်ပို့ရသည့် အကြောင်းရင်းကို တိုတိုတုတ်တုတ် ဖော်ပြကာ သူမ၏ ရည်ရွယ်ချက်များကို ပိုမိုရိုးရှင်းစွာ နားလည်နိုင်စေရန် ကူညီပေးသည်-

လေးစားအပ်ပါသော ဒေါက်တာညို၊ ကျွန်ုပ်သည် DEF ကော်ပိုရေးရှင်း၏ အငယ်တန်း သုတေသန အကဲဖြတ်သူ Emily Williams ဖြစ်သည်။ နာနိုနည်းပညာနယ်ပယ်မှာ မင်းရဲ့အလုပ်တွေကို ငါလိုက်နာပြီး ငါတို့အဖွဲ့အစည်းတွေကြား ဖြစ်နိုင်ချေရှိတဲ့ ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်မှုတွေကို ဆွေးနွေးချင်ပါတယ်။

သင့်အီးမေးလ်ကို တိုတိုတုတ်တုတ်ထားရန် အကြံပြုထားသည်။ လူအများစုသည် ၎င်းတို့၏အီးမေးလ်များကို လျင်မြန်စွာဖြတ်ကျော်လိုသောကြောင့် မလိုအပ်သောတိုးတက်မှုများကို ရှောင်ရှားရန် သတိရပါ။

ဥပမာ:

• မိသားစုအရေးပေါ်အခြေအနေကြောင့် အလုပ်ပိတ်ရက်တောင်းဆိုပါက၊ 'ကျွန်မမှာ မိသားစုအရေးပေါ်ပြီး အလုပ်အားလပ်ရက်လိုအပ်တယ်' လို့ ရိုးရိုးရှင်းရှင်းပြောနိုင်သလို အခြေအနေအကြောင်းအသေးစိတ်ရှင်းပြမယ့်အစား၊

ပရော်ဖက်ရှင်နယ်ဆန်ပြီး ယဉ်ကျေးပျူငှာစွာ ထိတွေ့မှုတစ်ခုအတွက်၊ သင်သည် ကြိုတင်မက်ဆေ့ချ်ကို တုံ့ပြန်ပါက ကျေးဇူးတင်ကြောင်း ဖော်ပြချက်ဖြင့် အီးမေးလ်ကို စတင်စဉ်းစားပါ။ "မင်းရဲ့ အချိန်မီ တုံ့ပြန်မှုကို သဘောကျတယ်" ကဲ့သို့သော စကားစုများ သို့မဟုတ် "ငါ့ဆီ ပြန်လာတဲ့အတွက် ကျေးဇူးတင်ပါတယ်" ဟူသော စကားစုများသည် ကျန်စကားဝိုင်းအတွက် အပြုသဘောဆောင်သော လေသံကို သတ်မှတ်ပေးနိုင်ပါသည်။

အဆုံးသတ်ခြင်း

တရားဝင်အီးမေးလ်၏အဆုံးသတ်သည် တိကျသောလုပ်ဆောင်ချက်တစ်ခုတောင်းဆိုရန်နှင့် သင်အီးမေးလ်ပို့နေသူအား ကျေးဇူးတင်ကြောင်းဖော်ပြရန် ကဏ္ဍတစ်ခုအနေဖြင့် လုပ်ဆောင်သည်။ သင်၏တောင်းဆိုမှုနှင့် ယဉ်ကျေးသောဘာသာစကားကြား ချိန်ခွင်လျှာညှိခြင်းသည် ယေဘုယျအားဖြင့် ကောင်းမွန်သောအလေ့အကျင့်ဖြစ်သည်။ ၎င်းသည် ယဉ်ကျေးပျူငှာမှုကို ပြသရုံသာမက အပြုသဘောဆောင်သော တုံ့ပြန်မှုရရှိရန် အခွင့်အလမ်းများကိုလည်း တိုးတက်စေသည်။ ဤစကားစုများကို အခြေအနေအမျိုးမျိုးနှင့် သင့်အီးမေးလ်၏ သီးခြားအကြောင်းအရာနှင့် ကိုက်ညီရန် အံဝင်ခွင်ကျဖြစ်စေနိုင်သည်။ ဤသည်မှာ သင်အသုံးပြုနိုင်သော ၎င်းတို့ထဲမှ အချို့ဖြစ်သည်-

• သင်၏ထည့်သွင်းစဉ်းစားမှုအတွက် ကျေးဇူးတင်ပါသည်၊ မကြာမီ သင့်ထံမှ ကြားနာရန် မျှော်လင့်ပါသည်။
• သင့်တွင် မေးခွန်းများ သို့မဟုတ် စိုးရိမ်ပူပန်မှုများရှိပါက ကျွန်ုပ်အား အသိပေးရန် တွန့်ဆုတ်မနေပါနှင့်။
• လက်တွဲလုပ်ကိုင်ခွင့်ရဖို့ မျှော်လင့်နေပါတယ်။
• သင်၏အကြံပြုချက်အတွက်ကျေးဇူးတင်ပါသည်; အလွန်တန်ဖိုးထားသည်။
• ဤကိစ္စရပ်အပေါ် သင့်ချက်ချင်းအာရုံစိုက်ခြင်းသည် အလွန်တန်ဖိုးရှိလိမ့်မည်။
• ငါ့အီးမေးလ်ကို မင်းဖတ်ဖို့ အချိန်ယူခဲ့တဲ့အတွက် ငါ ကျေးဇူးတင်တယ်။
• သင်သည်မည်သည့်နောက်ထပ်သတင်းအချက်အလက်များလိုအပ်ပါကငါ့ကိုဆက်သွယ်ရန်အခမဲ့ခံစားရပါ။
• ဒီကိစ္စနဲ့ ပတ်သက်ပြီး မင်းရဲ့ နားလည်မှုနဲ့ ကူညီပေးမှုကို ငါ ကျေးဇူးတင်ပါတယ်။
• သင်၏ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်မှုအတွက် ကြိုတင်ကျေးဇူးတင်ပါသည်။
• ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်နိုင်မည့် အလားအလာအတွက် စိတ်လှုပ်ရှားမိပြီး ဆက်လက်ဆွေးနွေးရန် ဝမ်းမြောက်မိပါသည်။

တရားဝင်အီးမေးလ်တစ်ခုဖွင့်ခြင်းသည် စကားဝိုင်းတစ်ခုလုံးအတွက် အသံထွက်ကိုသတ်မှတ်ပေးသလိုမျိုး၊ နိဂုံးချုပ်သည့်အပိုင်းသည် ရေရှည်တည်မြဲသောထင်မြင်ယူဆချက်တစ်ခုဖန်တီးရန်နှင့် အနာဂတ်အပြန်အလှန်ပြောဆိုမှုအတွက် အဆင့်သတ်မှတ်ရာတွင်လည်း အရေးကြီးသောအခန်းကဏ္ဍမှ ပါဝင်ပါသည်။

ဥပမာ:

• ကျွန်ုပ်တို့၏ဥပမာ၏အခြေအနေတွင်၊ Emily Williams သည် ဒေါက်တာဘရောင်းနှင့် ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်ရန် အဆိုပြုထားပြီး အချိန်နှင့်တစ်ပြေးညီ တုံ့ပြန်မှုရရှိရန် ရည်ရွယ်ပါသည်။ ၎င်းကိုအောင်မြင်ရန်၊ သူမသည် ပြန်ကြားလိုသည့်ရက်စွဲကို သတ်မှတ်ပေးသည်၊ မည်သည့်မေးခွန်းများကိုမဆိုဖြေဆိုရန် ကမ်းလှမ်းပြီး အီးမေးလ်ကို ယဉ်ကျေးသောလက္ခဏာဖြင့် အဆုံးသတ်သည်။ ဤနည်းဖြင့်၊ သူမသည် ဤကဲ့သို့သော သူ၏တရားဝင်အီးမေးလ်အတွက် ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ထားသော ယဉ်ကျေးသိမ်မွေ့သောအဆုံးသတ်တစ်ခုကို ဖန်တီးသည်-

ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်နိုင်မည့် အလားအလာများကို ရှာဖွေရန် မဝေးတော့သော အနာဂတ်တွင် အစည်းအဝေးတစ်ခု စီစဉ်နိုင်မည်ဟု မျှော်လင့်ပါသည်။ ဆက်လက်ဆွေးနွေးလိုပါက စက်တင်ဘာလ 20 ရက်နေ့ နောက်ဆုံးထားပြီး အကြောင်းကြားပေးပါရန် မေတ္တာရပ်ခံအပ်ပါသည်။ သင်သည်မည်သည့်မေးခွန်းများသို့မဟုတ်နောက်ထပ်သတင်းအချက်အလက်လိုအပ်ပါက, ငါ့ကိုဆက်သွယ်ရန်တုံ့ဆိုင်းမနေပါနဲ့။ ဒီကိစ္စကို အာရုံစိုက်တဲ့အတွက် ကျေးဇူးတင်ပြီး အတူတကွ ပူးပေါင်းလုပ်ဆောင်နိုင်မယ့် အခွင့်အရေးကို မျှော်လင့်နေပါတယ်။ လေးစားစွာဖြင့်, Emily Williams ၊

Emily Williams သည် ဒေါက်တာဘရောင်း၏အီးမေးလ်ကိုဖတ်ရှုပြီး တုံ့ပြန်နိုင်သည့်အချိန်အတွက် ကျေးဇူးတင်ကြောင်းဖော်ပြနေချိန်တွင် ၎င်းသည် ထိရောက်သောတရားဝင်အီးမေးလ်အဆုံးသတ်တစ်ခုဖြစ်သောကြောင့် Emily Williams သည် ဖြစ်နိုင်ချေရှိသောပူးပေါင်းဆောင်ရွက်မှုအတွက် သူမ၏တောင်းဆိုချက်ကို ရှင်းလင်းပြတ်သားစွာရှင်းလင်းဖော်ပြထားသောကြောင့်ဖြစ်သည်။

လက်မှတ်

မှန်ကန်သောနှုတ်ဆက်ခြင်းရွေးချယ်ခြင်းသည် သင့်အီးမေးလ်အတွက် အဆင့်သတ်မှတ်ပေးသကဲ့သို့ သင့်လျော်သော တရားဝင်အီးမေးလ်လက်မှတ်ကို ရွေးချယ်ခြင်းသည်လည်း အလားတူအရေးကြီးပါသည်။ လက်မှတ်သည် သင့်မက်ဆေ့ဂျ်တစ်လျှောက်တွင် သတ်မှတ်ထားသော လေးစားဖွယ်လေသံကို ပံ့ပိုးပေးသည့် အပိတ်မှတ်စုအဖြစ် လုပ်ဆောင်သည်။ ၎င်းသည် လက်ခံသူအပေါ် သင်ထားခဲ့သည့် အထင်အမြင်ကို လွှမ်းမိုးနိုင်သည့် နိဂုံးချုပ်သော အထိအတွေ့ကိုလည်း ပေးစွမ်းနိုင်သည်။

အခြေအနေအမျိုးမျိုးအတွက် လိုက်လျောညီထွေဖြစ်စေနိုင်သော ယဉ်ကျေးသောတရားဝင်အီးမေးလ်လက်မှတ်အချို့တွင် အသုံးများလေ့ရှိသည်-

• တလေးတစား,
• ရိုးသားစွာ,
• ကျေးဇူးထပ်တင်ပါရစေ,
• မေတ္တာဖြင့်,
• သင့်ရဲ့သစ္စာရှိသူ,
• လေးစားစွာဖြင့်,
• လေးစားစွာဖြင့်
• သင့်,

သင့်အီးမေးလ်လက်မှတ်ကို ဖော်မတ်ချခြင်းနှင့်ပတ်သက်၍ လိုက်နာရန် အကောင်းဆုံးအလေ့အကျင့်အချို့ရှိသည်။ သင့်လက်မှတ်အတွက် စာပိုဒ်အသစ်နှင့် သင့်အမည်အတွက် အခြား သီးခြားစာပိုဒ်ကို အမြဲစပါ။ တရားဝင်ဆက်သွယ်မှုတွင် သင်၏ပထမနှင့် နောက်ဆုံးအမည် နှစ်ခုလုံးဖြင့် လက်မှတ်ထိုးရန် အကြံပြုလိုပါသည်။ အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုကိုယ်စား သင်ရေးသားနေပါက၊ အဖွဲ့အစည်း၏အမည်သည် သင့်ကိုယ်ပိုင်အမည်အောက်တွင် ပေါ်လာရပါမည်။

ဤလမ်းညွှန်ချက်များကို လိုက်နာခြင်းဖြင့်၊ သင့်အီးမေးလ်သည် ပရော်ဖက်ရှင်နယ်နှင့် ယဉ်ကျေးသိမ်မွေ့စွာ ရှိနေကြောင်း အာမခံနိုင်ပြီး၊ ထို့ကြောင့် ကောင်းမွန်သောတုံ့ပြန်မှုရရှိရန် အခွင့်အလမ်းကို တိုးမြင့်စေပါသည်။

ဥပမာ:

ပရောဂျက်အတွက် သင့်အကူအညီအတွက် ကျေးဇူးတင်ပါသည်။ မင်းရဲ့ကျွမ်းကျင်မှုဟာ အဖိုးမဖြတ်နိုင်သလို၊ ငါတို့ရဲ့ ဆက်လက်ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်မှုကို စောင့်မျှော်နေပါတယ်။ ဆုမွန်ကောင်းတောင်းလိုက်ပါသည်, John Smith ABC Enterprises၊ ပရောဂျက်မန်နေဂျာ

သူ၏တရားဝင်လက်မှတ်၊ 'အကောင်းဆုံးဆန္ဒများ' နှင့် သူ၏အလုပ်ခေါင်းစဉ်အပါအဝင် အီးမေးလ်၏ အလုံးစုံသော ပရော်ဖက်ရှင်နယ်လေသံကို ပေါင်းထည့်သည်။ ၎င်းသည် ဆက်လက်အပြုသဘောဆောင်သော အပြန်အလှန်တုံ့ပြန်မှုများအတွက် အဆင့်သတ်မှတ်ပေးသည်။

သင်မပို့မီ တရားဝင်အီးမေးလ်တစ်ခုဖန်တီးရန် အကြံပြုချက်များ

ကောင်းပြီ၊ မင်းရဲ့တရားဝင်အီးမေးလ်ကို ပို့ဖို့အဆင်သင့်ဖြစ်လုနီးပါးဖြစ်နေပြီ။ ဒါပေမယ့် ဒီ “ပို့ပါ” ခလုတ်ကို မနှိပ်ခင်မှာ ခေတ္တစောင့်ထားပါ၊ အားလုံး အစဉ်လိုက်ဖြစ်နေကြောင်း သေချာပါစေ။ သင့်အီးမေးလ်သည် ကြည်လင်ပြတ်သားပြီး ပရော်ဖက်ရှင်နယ်ဖြစ်ပြီး အမှားအယွင်းကင်းကြောင်း သေချာစေရန်မှာ အရေးကြီးပါသည်။ ကောင်းမွန်စွာ ဖန်တီးထားသော အီးမေးလ်သည် သင့်မက်ဆေ့ဂျ်ကို ထိထိရောက်ရောက် ပေးပို့ရုံမျှမက၊ ၎င်းသည် အနာဂတ်အပြန်အလှန်ဆက်သွယ်မှုများအတွက် အသံကိုလည်း သတ်မှတ်ပေးကာ ရေရှည်တည်မြဲသော အထင်ကြီးမှုကို ချန်ထားပေးသည်။ ဤသည်မှာ စာလုံးပေါင်းနှင့် သဒ္ဒါကဲ့သို့သော အခြေခံမှစ၍ လေသံနှင့် အချိန်ကိုက်ခြင်းကဲ့သို့ ကွဲပြားသော အစိတ်အပိုင်းများအထိ အခြေခံများအားလုံးကို လွှမ်းခြုံရန် ပြည့်စုံသော စစ်ဆေးစာရင်းတစ်ခုဖြစ်သည်။

• Proofread. 'Send' ကိုမနှိပ်မီ သင်၏စာလုံးပေါင်းနှင့်သဒ္ဒါကို အမြဲစစ်ဆေးပါ။ ဤလုပ်ငန်းစဉ်ကို ပိုမိုလွယ်ကူပြီး ပိုမိုတိကျစေရန်အတွက် အသုံးပြုရန် စဉ်းစားပါ။ ကျွန်ုပ်တို့၏ စစ်ကြောရေးကိရိယာ အားလုံးအဆင်ပြေကြောင်းအတည်ပြုရန်။
• ပရော်ဖက်ရှင်နယ် အီးမေးလ်လိပ်စာကို အသုံးပြုပါ။ သင့်အီးမေးလ်လိပ်စာကဲ့သို့သော ပရော်ဖက်ရှင်နယ်ဖော်မတ်သို့ တွဲထားကြောင်း အာမခံပါ။ [အီးမေးလ်ကိုကာကွယ်ထားသည်]. 'ကဲ့သို့သော အလွတ်သဘော သို့မဟုတ် မသင့်လျော်သော အီးမေးလ်လိပ်စာများကို အသုံးပြုခြင်းမှ ရှောင်ကြဉ်ပါ[အီးမေးလ်ကိုကာကွယ်ထားသည်]။ ''
• သရုပ်ဖော်ဘာသာရပ်လိုင်း။ သင်၏အကြောင်းအရာလိုင်းသည် အီးမေးလ်၏အကြောင်းအရာကို ကောင်းကောင်းအကြံဥာဏ်ပေးသင့်ပြီး လက်ခံသူကိုဖွင့်ရန် ဆွဲဆောင်သင့်သည်။
• အသံနေအသံထားကိုစစ်ဆေးပါ။ အထူးသဖြင့် ထိလွယ်ရှလွယ် သို့မဟုတ် ရှုပ်ထွေးသောကိစ္စရပ်များကို ဆွေးနွေးသည့်အခါတွင် ပရော်ဖက်ရှင်နယ်နှင့် ရိုသေသောလေသံကိုထားပါ။
• လက်မှတ်တုံး။ ပရော်ဖက်ရှင်နယ်အသွင်အပြင်နှင့် လွယ်ကူသောနောက်ဆက်တွဲအတွက် သင့်အမည်အပြည့်အစုံ၊ ခေါင်းစဉ်နှင့် ဆက်သွယ်ရန်အချက်အလက်များပါရှိသော တရားဝင် လက်မှတ်ဘလောက်တစ်ခုကို ထည့်သွင်းပါ။
• ပူးတွဲပါဖိုင်များကို ပြန်လည်သုံးသပ်ပါ။ အထူးသဖြင့် အီးမေးလ်စာကိုယ်တွင် ဖော်ပြထားလျှင် လိုအပ်သောစာရွက်စာတမ်းများအားလုံးကို ပူးတွဲပါရှိကြောင်း နှစ်ချက်စစ်ဆေးပါ။
• အချိန်မှန်ပါစေ။ သင့်အီးမေးလ်၏အချိန်ကိုသုံးသပ်ပါ။ မလိုအပ်ဘဲ ညဥ့်နက်မှ သို့မဟုတ် စနေ၊
• ကျည်ဆံအမှတ်များ သို့မဟုတ် နံပါတ်စဉ်ကို အသုံးပြုပါ။ အချက်အလက်များစွာ သို့မဟုတ် တောင်းဆိုမှုများရှိသည့် အီးမေးလ်များအတွက်၊ ဖတ်နိုင်စေရန်အတွက် ကျည်ဆန်အမှတ်များ သို့မဟုတ် နံပါတ်တပ်ထားသောစာရင်းများကို အသုံးပြုပါ။
• အသိအမှတ်ပြုမှုတောင်းခံပါ။ အီးမေးလ်သည် အရေးကြီးပါက ပြေစာအတည်ပြုချက်တောင်းရန် စဉ်းစားပါ။
• Cc နှင့် Bcc ကို စီမံပါ။. အခြားသူများကို ဝှက်ထားရန် မြင်နိုင်သော နောက်ထပ်လက်ခံသူများနှင့် Bcc အတွက် Cc ကိုသုံးပါ။ သင့်အီးမေးလ်တွင် ပါတီများစွာပါဝင်ပါက ၎င်းတို့ကို ထည့်သွင်းပါ။
• Hyperlinks ။ ဟိုက်ပါလင့်ခ်များအားလုံး အလုပ်လုပ်နေပြီး မှန်ကန်သော ဝဘ်ဆိုက်များ သို့မဟုတ် အွန်လိုင်းအရင်းအမြစ်များဆီသို့ ဦးတည်ကြောင်း အာမခံပါသည်။
• မိုဘိုင်း - ဖော်ရွေ။ လူအများအပြား သွားရင်းလာရင်းဖြင့် ၎င်းတို့၏အီးမေးလ်များကို စစ်ဆေးသကဲ့သို့ မိုဘိုင်းကိရိယာတစ်ခုပေါ်တွင် သင့်အီးမေးလ် မည်သို့ပေါ်လာသည်ကို စစ်ဆေးပါ။

ဤအကွက်များကို သင် အမှတ်ခြစ်ပြီးသည်နှင့် သင်၏တရားဝင်အီးမေးလ်ကို ယုံကြည်စိတ်ချစွာဖြင့် ထို 'ပို့ရန်' ခလုတ်ကို နှိပ်ရန် အသင့်ဖြစ်နေပါပြီ။

တရားဝင်အီးမေးလ်ဥပမာများ

ယနေ့ခေတ်တွင်၊ အီးမေးလ်ဆက်သွယ်ရေးသည် အထူးသဖြင့် ပရော်ဖက်ရှင်နယ်ဆက်တင်များတွင် မရှိမဖြစ်လိုအပ်သောကျွမ်းကျင်မှုတစ်ခုဖြစ်သည်။ သင်သည် ပညာရေးအကြံပေးတစ်ဦးထံ ဆက်သွယ်ခြင်း သို့မဟုတ် အလုပ်အကိုင်အခွင့်အလမ်းများအကြောင်း မေးမြန်းခြင်းဖြစ်စေ၊ အတိုချုံး၊ ရှင်းရှင်းလင်းလင်းနှင့် ကျွမ်းကျင်စွာဖော်မတ်ချထားသော အီးမေးလ်ကို ရေးသားနိုင်မှုသည် အကျိုးဖြစ်ထွန်းသောဆက်ဆံရေးအတွက် အဆင့်သတ်မှတ်ပေးနိုင်သည်။ ပါဝင်ရမည့်အရာ—နှင့် မပါသောအရာ—ကို သိရှိခြင်းက သင့်မက်ဆေ့ဂျ်ကို လက်ခံရရှိပုံတွင် ကွဲပြားမှုအားလုံးကို ဖြစ်ပေါ်စေနိုင်သည်။ သင့်ကိုယ်ပိုင်အီးမေးလ်များကို ပြင်ဆင်ရာတွင် သင့်အား ကူညီရန်အတွက် အောက်တွင် သင့်ကိုယ်ပိုင်စာပေးစာယူအတွက် နမူနာပုံစံများ သို့မဟုတ် လှုံ့ဆော်မှုဖြစ်စေနိုင်သော တရားဝင်အီးမေးလ်များ၏ နမူနာအကျဉ်းကို သင်တွေ့ရပါမည်။

• ဥပမာအား 1: ပညာရေးအကြံပေးတစ်ဦးထံ တရားဝင်အီးမေးလ်ပို့ပါ။

• ဥပမာအား 2: အလုပ်အကိုင် အခွင့်အလမ်းများအကြောင်း မေးမြန်းရန် တရားဝင်အီးမေးလ်။

ကောက်ချက်

တရားဝင်အီးမေးလ်စာရေးခြင်းအနုပညာကို ကျွမ်းကျင်ပိုင်နိုင်ခြင်းသည် အခွင့်အလမ်းသစ်များကို တံခါးဖွင့်ပေးပြီး သင်၏ပရော်ဖက်ရှင်နယ်ဆက်သွယ်ရေးစွမ်းရည်ကို မြှင့်တင်ပေးနိုင်ပါသည်။ ဤလမ်းညွှန်ချက်သည် အရေးကြီးသော အစိတ်အပိုင်းတစ်ခုစီမှ သင့်အား ဆွဲဆောင်မှုရှိသော အကြောင်းအရာမျဉ်းမှ ယဉ်ကျေးသိမ်မွေ့သော လက်မှတ်တစ်ခုအထိ လမ်းညွှန်ပေးထားသည်။ ဤအသိပညာဖြင့်၊ သင်သည် ယခုအခါတွင် ပရော်ဖက်ရှင်နယ်စံနှုန်းများကို လိုက်နာသည့် ထိရောက်သော၊ ကောင်းမွန်စွာဖွဲ့စည်းထားသော တရားဝင်အီးမေးလ်များကို ရေးဖွဲ့ရန် အသင့်ဖြစ်နေပါပြီ။ ထို့ကြောင့် အပြန်အလှန်ဆက်သွယ်မှုတိုင်းကို ရေတွက်ရန် သင်သည် ကောင်းစွာတပ်ဆင်ထားကြောင်း သိလျက်နှင့် 'ပို့ရန်' ခလုတ်ကို နှိပ်လိုက်ပါ။