औपचारिक ईमेल: प्रभावकारी संचारको लागि गाइड

औपचारिक इमेल लेखनको जटिलताहरू नेभिगेट गर्दा प्रायः भारी महसुस हुन सक्छ, विशेष गरी जब अपरिचित कसैलाई पुग्दा। तर सत्य यो हो, कि कसरी राम्रो संगठित, व्यावसायिक इमेल निर्माण गर्ने भनेर थाहा पाउँदा तपाईंको संचार कौशल र अवसरहरूको लागि ढोका खोल्न सक्छ। यो गाइडले औपचारिक इमेलका कम्पोनेन्टहरू स्पष्ट पार्न खोज्छ, विषय रेखादेखि हस्ताक्षरसम्म। यस लेखको अन्त्यमा, तपाईंसँग प्रभावकारी, चमकदार इमेलहरू तयार गर्न उपकरणहरू हुनेछन् जसले व्यावसायिक मापदण्डहरूको पालना गर्दछ र प्रत्येक अन्तरक्रिया गणना गर्दछ।

औपचारिक इमेलको संरचना

औपचारिक इमेलको ढाँचा अनौपचारिक इमेलबाट आमूल भिन्न हुँदैन, तर यो बढी पालिश हुन्छ र विशिष्ट शिष्टाचारलाई पछ्याउँछ। औपचारिक इमेलमा सामान्यतया निम्न तत्वहरू समावेश हुन्छन्:

• एक विषय रेखा। एउटा संक्षिप्त, उपयुक्त शीर्षक जसले इमेलको उद्देश्यलाई संक्षिप्त गर्दछ।
• औपचारिक इमेल अभिवादन। एक उदार उद्घाटन जसले प्राप्तकर्तालाई सम्मानपूर्वक सम्बोधन गर्दछ।
• इमेल मुख्य पाठ। मुख्य सामग्री तार्किक र औपचारिक भाषा प्रयोग गरी संरचित गरिएको छ।
• एक औपचारिक ईमेल समाप्ति। समापन कथन जुन विनम्र छ र विशिष्ट कार्य वा प्रतिक्रियाको लागि कल गर्दछ।
• एक हस्ताक्षर। तपाईंको साइन-अफ, जसमा सामान्यतया तपाईंको पूरा नाम र प्राय: तपाईंको व्यावसायिक शीर्षक वा सम्पर्क जानकारी समावेश हुन्छ।

यी तत्वहरूलाई सावधानीपूर्वक एकीकृत गर्नाले तपाइँको औपचारिक इमेलहरूको प्रभावकारितामा सुधार गर्दछ, तिनीहरूलाई पढ्न सजिलो बनाउँदछ र अपेक्षित प्रतिक्रिया प्राप्त गर्ने सम्भावना बढी हुन्छ।

विषय रेखा

विषय रेखाले तपाईंको इमेलको शीर्षकको रूपमा कार्य गर्दछ र प्राप्तकर्ताको ध्यान खिच्न महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छ। यद्यपि यो सानो विवरण जस्तो लाग्न सक्छ, यसको महत्वलाई कम आँकलन गर्नु हुँदैन। स्पष्ट विषय रेखाले तपाईंको इमेल खोलिने र समयमै प्रतिक्रिया प्राप्त गर्ने सम्भावनालाई धेरै बढाउँछ।

साइड नोटको रूपमा, तपाइँ आफ्नो इमेल पठाउन पूर्ण रूपमा तयार नभएसम्म - विषय रेखा माथि अवस्थित - तोकिएको प्रापक लाइनमा प्राप्तकर्ताको इमेल ठेगाना प्रविष्ट नगर्न सल्लाह दिइन्छ। यसले गल्तिले अधूरो इमेल पठाउन रोक्न मद्दत गर्दछ। Cc र Bcc लाइनहरू भर्दा उस्तै चेतावनी प्रयोग गर्नुपर्छ।

विषय रेखा स्पष्ट र संक्षिप्त दुवै हुनुपर्छ, केवल 5-8 शब्दहरूमा इमेलको सामग्रीको स्न्यापसट प्रदान गर्दै। यसले प्रापकको ध्यान खिच्ने मात्र होइन, समयमै प्रतिक्रियालाई पनि प्रोत्साहन गर्छ। सँधै निर्दिष्ट विषय रेखा बाकसमा भर्न सम्झनुहोस्, जुन इमेल मुख्य भागबाट अलग छ, विषय बिना इमेल पठाउनबाट बच्न।

जस्तै:

• सम्पादक स्थिति सोधपुछ खोज्दै। यो विषय रेखाले प्रेषकले सम्पादक पदको बारेमा सोधेको संकेत गर्छ, यसलाई मानव संसाधन वा सम्पादकीय टोलीसँग सान्दर्भिक बनाउँछ।
• आजको अनुपस्थितिको लागि स्पष्टीकरण। यो विषयले तुरुन्तै प्राप्तकर्तालाई बताउँछ कि इमेलले अनुपस्थितिको बारेमा छलफल गर्नेछ, प्रबन्धक वा प्रोफेसरबाट छिटो प्रतिक्रियाको संकेत गर्दछ।
• सिफारिस पत्रको लागि अनुरोध गर्नुहोस्। यो पङ्क्तिले निर्दिष्ट गर्दछ कि इमेल सिफारिसको पत्रको बारेमा हुनेछ, प्राप्तकर्तालाई अनुरोधको प्रकृति र अत्यावश्यकताको लागि प्रेरित गर्दै।
• छात्रवृत्ति आवेदन को लागी सोधपुछ। इमेल छात्रवृत्ति आवेदनको बारेमा हो भनेर स्पष्ट रूपमा बताउदै शैक्षिक वा वित्तीय कार्यालयहरूलाई इमेललाई प्राथमिकता दिन सजिलो बनाउनेछ।
• यस हप्ताको बैठकको एजेन्डा। यो विषय रेखाले टोली वा सहभागीहरूलाई चाँडै सूचित गर्दछ कि इमेलले आगामी बैठकको लागि एजेन्डा समावेश गर्दछ।
• अत्यावश्यक: आज पारिवारिक आपतकालीन। "अत्यावश्यक" र आपतकालिन बारे विशिष्टताहरू प्रयोग गरेर यो इमेललाई तत्काल कार्यको लागि उच्च प्राथमिकता बनाउँछ।
• शुक्रबारको सम्मेलन RSVP आवश्यक छ। यसले आगामी सम्मेलनको बारेमा प्रतिक्रिया दिने महत्त्वलाई झण्डा दिन्छ, प्रापकलाई यसलाई छिट्टै खोल्न प्रोत्साहन दिन्छ।

यी प्रत्येक उदाहरणले प्रापकलाई इमेलको विषयवस्तुलाई संक्षिप्त रूपमा वर्णन गर्दछ, तिनीहरूलाई पढ्नको लागि तपाईंको सन्देशलाई प्राथमिकता दिन मद्दत गर्दछ। तपाईंको इमेल आइपुग्दा प्रापकले देख्ने पहिलो कुरा विषय रेखा हो, यसलाई प्रभावकारी सञ्चारको लागि महत्त्वपूर्ण घटक बनाउँछ।

नमस्कार

प्राप्तकर्तालाई आदर देखाउनको लागि उपयुक्त औपचारिक इमेल अभिवादन छनोट गर्नु आवश्यक छ। तपाईंले चयन गर्नुभएको अभिवादन तपाईंको इमेलको सन्दर्भ र उद्देश्यसँग मेल खान्छ, प्रभावकारी रूपमा आगामी कुराकानीको लागि टोन सेट गर्नुहोस्। यहाँ केहि सामान्य रूपमा प्रयोग गरिने औपचारिक इमेल अभिवादनहरू छन्:

• प्रिय श्री/श्रीमती/डा./प्राध्यापक [अन्तिम नाम],
• शुभ प्रभात / दिउँसो [प्रापकको नाम],
• जसलाई यो चिन्तित हुन सक्छ,
• Greetings,
• नमस्कार [प्रापकको नाम],

उपयुक्त अभिवादन चयन गर्नु महत्त्वपूर्ण छ किनभने यसले तपाईंको बाँकी सन्देशको लागि प्रारम्भिक टोन सेट गर्दछ।

जस्तै:

• यदि तपाइँ औपचारिक मामिलाहरूको लागि आफ्नो अंकल माइकलाई सम्पर्क गर्दै हुनुहुन्छ भने, एक उपयुक्त ओपनर हुन सक्छ, "प्रिय अंकल माइक ..."
• सम्भावित रोजगारदातासँग रोजगारीका अवसरहरूका सम्बन्धमा पत्राचार गर्दा, "प्रिय सुश्री स्मिथ..." जस्ता औपचारिक अभिवादन उपयुक्त हुनेछ।
• यदि तपाइँ सारा नामको ग्राहकलाई सम्पर्क गर्दै हुनुहुन्छ जसलाई तपाइँ पहिले भेट्नुभएको थियो, तपाइँ "सुप्रभात, सारा ..." प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ।
• जब तपाइँ एलेक्स नामको व्यावसायिक समझ इमेल गर्दै हुनुहुन्छ र यसलाई केहि अनौपचारिक राख्न चाहनुहुन्छ, "हेलो एलेक्स ..." उपयुक्त हुनेछ।
• यदि तपाइँ व्यक्तिहरूको समूहमा पुग्दै हुनुहुन्छ जसको नाम तपाइँलाई थाहा छैन, "अभिवादन" पर्याप्त हुनेछ।

तपाईंले प्राप्तकर्तालाई नचिनेको अवस्थामा, "कसलाई यो चिन्ता गर्न सक्छ," र "अभिवादन," केवल औपचारिक अभिवादनको रूपमा सेवा गर्दछ। यद्यपि, तपाईले इमेल गरिरहनु भएको व्यक्तिको नाम पहिचान गर्न र सम्भव भएमा तिनीहरूलाई सीधै ठेगाना दिनु राम्रो हुन्छ।

सामान्यतया, अल्पविरामले तपाईंको इमेलमा अभिवादनलाई पछ्याउँछ। यद्यपि, तपाइँ धेरै औपचारिक सेटिङहरूमा कोलोन पनि प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। मुख्य बिन्दु भनेको तपाईंको अभिवादन सम्मानजनक र अभिप्रेत दर्शकहरूको लागि उपयुक्त छ भनेर सुनिश्चित गर्नु हो। सावधानीपूर्वक आफ्नो इमेल अभिवादन चयन गरेर, तपाईंले आफ्नो सन्देशको साथ सजिलो व्यवस्था मात्र गर्नुहुन्न तर तत्काल र सान्दर्भिक प्रतिक्रिया प्राप्त गर्ने सम्भावना पनि बढाउनुहुन्छ।

इमेल मुख्य पाठ

इमेलको मुख्य सामग्रीलाई इमेल बडी भनिन्छ। यो सामान्यतया एकल विषय वा नजिकको सम्बन्धित विषयहरूको सेटमा केन्द्रित हुन्छ। तपाईले इमेल बडीमा गर्नु पर्ने पहिलो कुरा तपाईको पत्राचारको कारण स्पष्ट पार्नु हो।

तपाईंको इमेलको उद्देश्य स्पष्ट गर्नाले प्रापकलाई सन्दर्भ बुझ्नको लागि अनुमति दिन्छ, तिनीहरूलाई मद्दत गर्न वा तपाईंलाई प्रतिक्रिया दिन सजिलो बनाउँछ। तपाइँ तपाइँको इमेल को उद्देश्य वाक्यांशहरु जस्तै परिचय गर्न सक्नुहुन्छ:

• म बारे सोधपुछ गर्न चाहन्छु…
• म मेरो रुचि व्यक्त गर्न लेख्दैछु ...
• म तपाईलाई यस सम्बन्धमा सम्पर्क गर्दैछु ...
• स्पष्ट पार्ने आशा गर्दछु...
• म अनुरोध गर्न चाहन्छु…
• म बारे थप जान्न इच्छुक छु...
• म यस बारे विवरण पुष्टि गर्न चाहन्छु...
• म थप जानकारी खोज्दै छु...

यदि तपाईंले प्राप्तकर्तासँग पहिले कहिल्यै कुनै अन्तरक्रिया गर्नुभएको छैन भने, यो आफ्नो प्राथमिक चिन्ता व्यक्त गर्नु अघि संक्षिप्त रूपमा आफ्नो परिचय दिन नम्र छ।

जस्तै:

• व्यावसायिक सञ्जाल अवसरहरू वा सम्भावित सहयोगहरू खोज्दा, उचित परिचय कुञ्जी हो। निम्न उदाहरणमा, एमिलीले स्पष्ट रूपमा आफ्नो परिचय दिन्छन् र डा. ब्राउनलाई उनको इमेलको कारणलाई संक्षिप्त रूपमा रूपरेखा दिन्छन्, उनको इरादाको थप सीधा बुझाइलाई सहज बनाउँदै:

प्रिय डा ब्राउन, म एमिली विलियम्स हुँ, DEF Corporation मा कनिष्ठ अनुसन्धान विश्लेषक। म न्यानोटेक्नोलोजीको क्षेत्रमा तपाईंको कामलाई पछ्याउँदै छु र हाम्रा संस्थाहरू बीचको सम्भावित सहकार्यहरूबारे छलफल गर्न चाहन्छु।

तपाईंको इमेल संक्षिप्त राख्न सिफारिस गरिन्छ। याद गर्नुहोस्, धेरैजसो मानिसहरू चाँडै आफ्नो इमेलहरू मार्फत जान रुचाउँछन्, त्यसैले अनावश्यक घटनाहरूबाट जोगिन।

जस्तै:

• यदि तपाईंले पारिवारिक आपतकालिन कारणले काममा समय बिदाको लागि अनुरोध गरिरहनुभएको छ भने, तपाईंले परिस्थितिको विस्तृत विवरणमा जानुको सट्टा 'मसँग पारिवारिक आपतकालीन अवस्था छ र दिन बिदा लिनुपर्छ' भनी मात्र भन्न सक्नुहुन्छ।

व्यावसायिकता र शिष्टाचारको थप स्पर्शको लागि, यदि तपाइँ पहिलेको सन्देशमा प्रतिक्रिया दिँदै हुनुहुन्छ भने कृतज्ञताको अभिव्यक्तिको साथ इमेल सुरु गर्ने विचार गर्नुहोस्। "म तपाईंको समयमै प्रतिक्रियाको कदर गर्छु," वा "मलाई फर्किनु भएकोमा धन्यवाद," जस्ता वाक्यांशहरूले बाँकी कुराकानीको लागि सकारात्मक टोन सेट गर्न सक्छ।

समाप्त

औपचारिक इमेलको अन्त्यले एक विशेष कार्यको लागि अनुरोध गर्न र तपाईंले इमेल गरिरहनुभएको व्यक्तिलाई कृतज्ञता व्यक्त गर्न खण्डको रूपमा कार्य गर्दछ। तपाईको अनुरोध र विनम्र भाषा बीच सन्तुलन कायम गर्नु सामान्यतया राम्रो अभ्यास हो। यसले शिष्टाचार मात्र देखाउँदैन तर सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त गर्ने सम्भावना पनि बढाउँछ। यी वाक्यांशहरू विभिन्न परिस्थितिहरू र तपाईंको इमेलको विशिष्ट सन्दर्भमा फिट गर्न मिलाउन सकिन्छ। यहाँ ती मध्ये केही छन् जुन तपाईंले प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ:

• तपाईको विचारको लागि धन्यवाद, र म तपाईबाट चाँडै सुन्नको लागि तत्पर छु।
• यदि तपाइँसँग कुनै प्रश्न वा चिन्ता छ भने, कृपया मलाई थाहा दिन नहिचकिचाउनुहोस्।
• सँगै काम गर्ने अवसरको प्रतीक्षामा छु ।
• तपाईंको प्रतिक्रियाको लागि धन्यवाद; यो धेरै सराहना गरिन्छ।
• यस मामिलामा तपाईको तुरुन्त ध्यान अत्यधिक मूल्यवान हुनेछ।
• तपाईंले मेरो इमेल पढ्नको लागि लिनुभएको समयको लागि म आभारी छु।
• यदि तपाईंलाई कुनै थप जानकारी चाहिन्छ भने, मलाई सम्पर्क गर्न नहिचकिचाउनुहोस्।
• म यस विषयमा तपाईंको समझ र सहयोगको कदर गर्छु।
• तपाईंको सहयोगको लागि अग्रिम धन्यवाद।
• म सहयोग गर्ने सम्भावनाको बारेमा उत्साहित छु र थप छलफल गर्न पाउँदा खुसी हुनेछु।

औपचारिक इमेलको उद्घाटनले सम्पूर्ण कुराकानीको लागि टोन सेट गरेझैं, समापन खण्डले पनि दिगो प्रभाव सिर्जना गर्न र भविष्यको अन्तरक्रियाको लागि चरण सेट गर्न महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छ।

जस्तै:

• हाम्रो उदाहरणको सन्दर्भमा, एमिली विलियम्सले डा. ब्राउनसँग सहकार्यको प्रस्ताव राखेका छन् र समयमै प्रतिक्रिया प्राप्त गर्ने लक्ष्य राखेका छन्। यो प्राप्त गर्न, उनले एक मिति निर्दिष्ट गर्दछ जसमा उनी फिर्ता सुन्न चाहन्छिन्, कुनै पनि प्रश्नको जवाफ दिन प्रस्ताव गर्दछ, र विनम्र साइन-अफको साथ इमेल समाप्त हुन्छ। यस तरिकामा, उनले आफ्नो औपचारिक इमेलमा एक संरचित र विनम्र अन्त्य सिर्जना गर्छिन्, जस्तै:

मलाई आशा छ कि हामी निकट भविष्यमा सहकार्यका लागि सम्भावनाहरू अन्वेषण गर्न बैठकको व्यवस्था गर्न सक्छौं। यदि तपाईं यसबारे थप छलफल गर्न उपलब्ध हुनुहुन्छ भने कृपया सेप्टेम्बर 20 सम्ममा मलाई थाहा दिनुहोस्। यदि तपाइँसँग कुनै प्रश्नहरू छन् वा थप जानकारी चाहिन्छ भने, कृपया मलाई सम्पर्क गर्न नहिचकिचाउनुहोस्। यस विषयमा ध्यान दिनुभएकोमा धन्यवाद, र म सँगै काम गर्ने अवसरको लागि तत्पर छु। शुभेक्षा सहित, एमिली विलियम्स

यो एक प्रभावकारी औपचारिक इमेलको अन्त्य हो किनभने एमिली विलियम्सले सम्भावित सहयोगको लागि उनको अनुरोधलाई स्पष्ट रूपमा व्यक्त गर्छिन्, साथै डा. ब्राउनले उनको इमेल पढ्न र सम्भावित रूपमा प्रतिक्रिया दिनको लागि समयको लागि प्रशंसा पनि व्यक्त गर्दछ।

हस्ताक्षर

जसरी सही अभिवादन चयन गर्दा तपाईंको इमेलको लागि चरण सेट गर्दछ, उपयुक्त औपचारिक इमेल हस्ताक्षर छनौट गर्नु पनि उत्तिकै महत्त्वपूर्ण छ। हस्ताक्षरले समापन नोटको रूपमा कार्य गर्दछ, तपाईंको सन्देशभरि सम्मानजनक टोन सेटलाई समर्थन गर्दछ। यसले समापन टच पनि प्रदान गर्दछ जसले तपाइँले प्राप्तकर्तामा छोडेको प्रभावलाई प्रभाव पार्न सक्छ।

केहि सामान्य रूपमा प्रयोग हुने विनम्र औपचारिक ईमेल हस्ताक्षरहरू जुन विभिन्न परिस्थितिहरूमा अनुकूलित गर्न सकिन्छ:

• आदरपूर्वक,
• भवदीय,
• फेरि पनि धन्यबाद,
• दयालु सादर,
• तपाईंको विश्वासयोग्य,
• शुभेक्षा सहित,
• सराहनाको साथ,
• तपाईंको साँच्चै

जब यो तपाइँको इमेल हस्ताक्षर ढाँचा गर्न को लागी आउँदछ, त्यहाँ पछ्याउन केहि उत्तम अभ्यासहरु छन्। सधैँ आफ्नो हस्ताक्षरको लागि नयाँ अनुच्छेद र तपाईंको नामको लागि अर्को छुट्टै अनुच्छेद सुरु गर्नुहोस्। औपचारिक संचारमा तपाईंको पहिलो र अन्तिम नाम दुवैको साथ हस्ताक्षर गर्न सल्लाह दिइन्छ। यदि तपाइँ कुनै संस्थाको तर्फबाट लेख्दै हुनुहुन्छ भने, संगठनको नाम तपाइँको आफ्नै नामको तल देखिनु पर्छ।

यी दिशानिर्देशहरूको पालना गरेर, तपाईंले ग्यारेन्टी गर्न सक्नुहुन्छ कि तपाईंको इमेल सुरुदेखि अन्त्यसम्म व्यावसायिक र विनम्र रहन्छ, जसले गर्दा अनुकूल प्रतिक्रिया प्राप्त गर्ने मौका बढ्छ।

जस्तै:

परियोजना संग आफ्नो सहयोग को लागी धन्यवाद। तपाईंको विशेषज्ञता अमूल्य भएको छ, र म हाम्रो निरन्तर सहयोगको लागि तत्पर छु। शुभकामनाहरु, जोन स्मिथ एबीसी इन्टरप्राइजेज, परियोजना प्रबन्धक

उनको औपचारिक हस्ताक्षर, 'शुभकामनाहरू,' र उनको कामको शीर्षक सहित इमेलको समग्र व्यावसायिक टोनमा थपिन्छ। यसले निरन्तर सकारात्मक अन्तरक्रियाको लागि चरण सेट गर्दछ।

तपाईंले पठाउनु अघि औपचारिक इमेल सिर्जना गर्नका लागि सुझावहरू

राम्रो, तपाईं आफ्नो औपचारिक इमेल पठाउन लगभग तयार हुनुहुन्छ! तर होल्ड गर्नुहोस्—तपाईँले त्यो "पठाउनुहोस्" बटन क्लिक गर्नु अघि, सबै कुरा ठीक छ भनी सुनिश्चित गरौं। तपाईंको इमेल पॉलिश, व्यावसायिक, र त्रुटि-रहित छ भनेर सुनिश्चित गर्नु महत्त्वपूर्ण छ। राम्रोसँग तयार पारिएको इमेलले तपाईको सन्देशलाई प्रभावकारी रूपमा बुझाउँदैन; यसले भविष्यको अन्तरक्रियाको लागि टोन पनि सेट गर्छ र दिगो छाप छोड्छ। यहाँ हिज्जे र व्याकरण जस्ता आधारभूत कुराहरूबाट टोन र समय जस्ता थप सूक्ष्म तत्वहरू सम्म सबै आधारहरू कभर गर्नको लागि विस्तृत चेकलिस्ट छ:

• प्रमाणित. 'पठाउनुहोस्' थिच्नु अघि सधैं आफ्नो हिज्जे र व्याकरण जाँच गर्नुहोस्। यो प्रक्रिया सजिलो र अधिक सटीक बनाउन, प्रयोग गर्न विचार गर्नुहोस् हाम्रो proofreading उपकरण सबै कुरा व्यवस्थित छ भनेर पुष्टि गर्न।
• व्यावसायिक इमेल ठेगाना प्रयोग गर्नुहोस्। तपाईंको इमेल ठेगाना व्यावसायिक ढाँचामा संलग्न छ भन्ने ग्यारेन्टी गर्नुहोस्, जस्तै [ईमेल सुरक्षित]। 'जस्तो अनौपचारिक वा अनुपयुक्त इमेल ठेगानाहरू प्रयोग नगर्नुहोस्।[ईमेल सुरक्षित]। '
• वर्णनात्मक विषय रेखा। तपाईंको विषय रेखाले इमेलको सामग्रीको राम्रो विचार प्रदान गर्नुपर्छ, प्राप्तकर्तालाई यसलाई खोल्न आकर्षित गर्न।
• टोन लागि जाँच गर्नुहोस्। विशेष गरी संवेदनशील वा जटिल मुद्दाहरू छलफल गर्दा व्यावसायिक र सम्मानजनक स्वर राख्नुहोस्।
• हस्ताक्षर ब्लक। व्यावसायिक रूप र सजिलो फलो-अपको लागि तपाईंको पूरा नाम, शीर्षक, र सम्पर्क जानकारीको साथ औपचारिक हस्ताक्षर ब्लक समावेश गर्नुहोस्।
• संलग्नकहरूको लागि समीक्षा गर्नुहोस्। सबै आवश्यक कागजातहरू संलग्न छन् भनेर डबल-जाँच गर्नुहोस्, विशेष गरी यदि तिनीहरू इमेलको मुख्य भागमा उल्लेख गरिएका छन्।
• सही समय हो। तपाईको इमेलको समयलाई विचार गर्नुहोस्; आवश्यक नभएसम्म राति अबेर वा सप्ताहन्तमा व्यापार इमेलहरू पठाउनबाट जोगिन।
• बुलेट पोइन्ट वा नम्बरिङ प्रयोग गर्नुहोस्। धेरै जानकारी वा अनुरोधहरू भएका इमेलहरूको लागि, पढ्न योग्यताको लागि बुलेट बिन्दुहरू वा नम्बर गरिएका सूचीहरू प्रयोग गर्नुहोस्।
• स्वीकृतिको लागि सोध्नुहोस्। यदि इमेल महत्त्वपूर्ण छ भने, रसिदको पुष्टिको लागि सोध्ने विचार गर्नुहोस्।
• Cc र Bcc प्रबन्ध गर्नुहोस्। दृश्यात्मक अतिरिक्त प्राप्तकर्ताहरूको लागि Cc र अरूलाई लुकाउन Bcc प्रयोग गर्नुहोस्। यदि तपाईंको इमेलमा धेरै पक्षहरू समावेश छन् भने तिनीहरूलाई समावेश गर्नुहोस्।
• हाइपरलिंक्स ग्यारेन्टी गर्नुहोस् कि सबै हाइपरलिङ्कहरू काम गरिरहेका छन् र सही वेबसाइटहरू वा अनलाइन स्रोतहरूमा नेतृत्व गर्छन्।
• मोबाइल अनुकूल। तपाईको इमेल मोबाइल उपकरणमा कसरी देखिन्छ भनेर जाँच गर्नुहोस्, किनकि धेरै व्यक्तिहरूले आफ्नो इमेलहरू जाँदाजाँदै जाँच गर्छन्।

एकचोटि तपाईंले यी बाकसहरूलाई टिक गरेपछि, तपाईं आफ्नो औपचारिक इमेलमा विश्वासका साथ 'पठाउनुहोस्' बटन थिच्न तयार हुनुहुन्छ!

औपचारिक ईमेल उदाहरणहरू

आज, इमेल संचार एक आवश्यक कौशल हो, विशेष गरी व्यावसायिक सेटिङहरूमा। चाहे तपाईं एक शैक्षिक सल्लाहकारमा पुग्दै हुनुहुन्छ वा जागिरका अवसरहरूको बारेमा सोध्दै हुनुहुन्छ, छोटो, स्पष्ट, र व्यावसायिक रूपमा ढाँचा गरिएको इमेल लेख्ने क्षमताले उत्पादक सम्बन्धको लागि चरण सेट गर्न सक्छ। के समावेश गर्ने र के नगर्ने भन्ने कुरा थाहा पाउँदा तपाईंको सन्देश कसरी प्राप्त हुन्छ भन्नेमा सबै फरक पार्न सक्छ। तपाईंको आफ्नै इमेलहरू तयार गर्नमा मद्दत गर्न, तल तपाईंले औपचारिक इमेलहरूको संक्षिप्त उदाहरणहरू फेला पार्नुहुनेछ जुन तपाईंको आफ्नै पत्राचारको लागि टेम्प्लेट वा प्रेरणाको रूपमा काम गर्न सक्छ।

• उदाहरण 1: औपचारिक इमेल एक शैक्षिक सल्लाहकार सम्म पुग्न।

• उदाहरण 2: रोजगारीका अवसरहरूको बारेमा सोधपुछ गर्ने औपचारिक इमेल।

निष्कर्ष

औपचारिक इमेल लेखन को कला मा निपुणता नयाँ अवसरहरु को लागी ढोका खोल्न र तपाइँको व्यावसायिक संचार कौशल को वृद्धि गर्न सक्छ। यो गाईडले तपाईंलाई प्रत्येक महत्त्वपूर्ण कम्पोनेन्टको माध्यमबाट हिँडेको छ, बाध्यकारी विषय रेखादेखि विनम्र हस्ताक्षरसम्म। यस ज्ञानको साथ सशस्त्र, तपाईं अब व्यावसायिक मापदण्डहरूको पालना गर्ने प्रभावकारी, राम्रो-संरचित औपचारिक इमेलहरू रचना गर्न तयार हुनुहुन्छ। त्यसोभए अगाडि बढ्नुहोस् र आत्मविश्वासका साथ त्यो 'पठाउनुहोस्' बटन थिच्नुहोस्, तपाइँ हरेक अन्तरक्रिया गणना गर्नको लागि राम्रोसँग सुसज्जित हुनुहुन्छ भनेर जान्दछन्।