अनौपचारिक ईमेलहरू मास्टर गर्दै: आवश्यक र शिष्टाचार

चाहे तपाईं साथीसँग भेट्दै हुनुहुन्छ वा कम औपचारिक सन्दर्भमा सहकर्मीसँग आधार छुनु भएको छ, अनौपचारिक इमेल सञ्चारको कलामा निपुणता हासिल गर्नाले तपाईंको आदानप्रदानलाई अझ प्रभावकारी र रमाइलो बनाउन सक्छ। हाम्रो हाइपर-जडित संसारमा, इमेलहरू व्यावसायिक पत्राचारको एक रूप मात्र होइन तर थप व्यक्तिगत अन्तरक्रियाको लागि पुल पनि हो। यसैले अनौपचारिक इमेलहरूको सूक्ष्मताहरू बुझ्न महत्त्वपूर्ण छ।

यस गाइडमा, हामी तपाईंलाई आकर्षक, सम्मानजनक, र उपयुक्त अनौपचारिक इमेलहरू तयार गर्ने बारे जान्न आवश्यक सबै कुराहरू अन्वेषण गर्नेछौं। ध्यान खिच्ने सही टोन र विषय रेखाहरू छनोट गर्नेदेखि लिएर, तपाईंका पाठकहरूसँग जोडिने अभिवादन र साइन-अफहरूको सूक्ष्मताहरू - चाहे तिनीहरू नजिकका साथीहरू हुन् वा तपाईंले अनौपचारिक रूपमा चिनेका मानिसहरू। तपाईंका इमेलहरू सधैँ सही नोटमा आउँछन् भनी सुनिश्चित गर्दै, हामी बेवास्ता गर्नका लागि सामान्य समस्याहरूमा डुब्नेछौं। साथै, तपाईंले आफ्नो सञ्चारलाई सहज र व्यवस्थित राख्नको लागि इमेल टेक्नोलोजीको फाइदा उठाउने व्यावहारिक सुझावहरू फेला पार्नुहुनेछ।

इमेलहरू लेख्न तयार हुनुहुन्छ जसले तपाईंको सन्देश व्यक्त गर्दछ र तपाईंको जडानहरू बलियो बनाउँछ? सुरु गरौं!

अनौपचारिक ईमेल आवश्यकहरू

अनौपचारिक इमेललाई कुराकानीको स्वरद्वारा विशेषता गरिन्छ, यसले तपाईंलाई राम्ररी चिनेका मानिसहरू, जस्तै साथीहरू, परिवार, वा सहकर्मीहरू जसलाई तपाईं परिचित हुनुहुन्छ,सँग सञ्चारको लागि प्राकृतिक विकल्प बनाउँछ। ए को संरचित र अक्सर सख्त ढाँचा विपरीत औपचारिक इमेल, अनौपचारिक इमेलले दैनिक बोलीको नक्कल गर्छ र थप आरामदायी व्यवहारलाई समर्थन गर्दछ। तल अनौपचारिक इमेलका मुख्य भागहरू छन्:

• विषय। तपाईंको इमेलको टोन र उद्देश्य सेट गर्दछ। तपाईंको सन्देशको अनौपचारिक प्रकृतिलाई प्रतिबिम्बित गर्दै, यो आँखा पक्रने तर सीधा हुनुपर्छ।
• बधाई। एक व्यक्तिगत नोट मा आफ्नो इमेल सुरु गर्नुहोस्। प्राप्तकर्ता संग आफ्नो सम्बन्ध प्रतिबिम्बित गर्न आफ्नो अभिवादन दर्जी।
• मुख्य पाठ। तपाइँको सन्देश को मूल हो जहाँ तपाइँ तपाइँको विचारहरु लाई स्पष्ट र संक्षेपमा व्यक्त गर्नुहुन्छ। यसलाई आकर्षक र प्रापकसँग प्रत्यक्ष सान्दर्भिक राख्नुहोस्।
• बन्द गर्दै। एउटा न्यानो साइन-अफ जसले तपाईंको सम्पूर्ण सन्देशको टोनसँग मेल खान्छ।
• हस्ताक्षर एक साधारण नाम साइन-अफ, वा प्राप्तकर्तासँगको तपाईंको सम्बन्धको आधारमा थप निजीकृत बन्द।

अनौपचारिक इमेलहरूको लागि मुख्य विचारहरू

आरामदायी शैलीमा लेख्नु भनेको सबै नियमहरू त्याग्नु होइन। स्पष्टता र विचारशीलता राख्नु महत्त्वपूर्ण छ, विशेष गरी तपाईको शब्दहरू आमने-सामने सञ्चारको गैर-मौखिक संकेतहरू बिना कसरी आउन सक्छ भनेर विचार गर्दै। तपाईको इमेलको प्रत्येक तत्व, विषय रेखा देखि हस्ताक्षर सम्म, तपाईको सन्देश सान्दर्भिक र सम्मानजनक छ भनी सुनिश्चित गर्दै तपाईको श्रोतालाई ध्यानमा राखेर तयार हुनुपर्छ।

यसबाहेक, अनौपचारिक इमेलहरूमा पनि, आवश्यक भएमा व्यावसायिकता राख्नु महत्त्वपूर्ण छ, प्राप्तकर्ताको आधारमा अनौपचारिकताको स्तर अनुकूलन गर्नुहोस्, र उपयुक्त टोन चयन गर्नुहोस्। यो ब्यालेन्सले तपाईंको इमेल व्यक्तिगत र प्रत्यक्ष महसुस गर्दा, यो यसको अभिप्रेत उद्देश्यको लागि उपयुक्त रहने सुनिश्चित गर्दछ। यी मुख्य पक्षहरू बुझ्नाले तपाईंलाई आरामदायी तर विचारशील तरिकाले अझ प्रभावकारी रूपमा सञ्चार गर्न तयार गर्दछ।

विषय रेखा: तपाईंको इमेलको पहिलो छाप

विषय रेखाले तपाईंको इमेलको हेडलाइनको रूपमा कार्य गर्दछ, महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छ किनभने यो तपाईंको प्रापकले देख्ने पहिलो तत्व हो। यसको प्रभावकारिताले तपाईको इमेल तुरुन्तै खोलिएको छ वा बेवास्ता गरेकोमा धेरै प्रभाव पार्न सक्छ। औपचारिक इमेलहरूको विपरीत, जसलाई गम्भीर स्वर चाहिन्छ, अनौपचारिक इमेलहरूले ठूलो रचनात्मकता र निजीकरणको लागि अनुमति दिन्छ, विशेष गरी जब प्रेषक र प्राप्तकर्ता परिचित हुन्छन्। प्रभावकारी विषय रेखाहरू तयार गर्नका लागि यहाँ केही सुझावहरू छन्:

• संलग्न हुनुहोस्। तपाईंले प्राप्तकर्तासँग साझेदारी गर्नुभएको सम्बन्धलाई प्रतिबिम्बित गर्ने जीवन्त स्वर प्रयोग गर्नुहोस्। राम्रोसँग छनोट गरिएको विषयले चासो जगाउन र प्राप्तकर्तालाई थप पढ्न प्रोत्साहित गर्न सक्छ।
• स्पष्ट र संक्षिप्त रहनुहोस्। आकस्मिक स्वरको साथ पनि, स्पष्टता कुञ्जी हो। निश्चित गर्नुहोस् कि विषय रेखाले तपाईंको इमेलको सामग्रीलाई सही रूपमा प्रतिबिम्बित गर्दछ।
• व्यक्तिगत स्पर्शहरू समावेश गर्नुहोस्। साझा मेमोरी वा भित्री मजाकलाई रोजगारीले विषय रेखालाई अनन्य र अनुकूल महसुस गराउन सक्छ, जुन नजिकका सम्पर्कहरूमा विशेष प्रभावकारी हुन्छ।

अनौपचारिक विषय रेखाहरूको उदाहरणहरू

साथी वा नजिकको सहकर्मीको लागि:

• "सहरमा को फिर्ता छ अनुमान गर्नुहोस्?"
• "यस शुक्रबार चलचित्र रात?"
• "हाम्रो वार्षिक सडक यात्राको लागि समय!"

कसैको लागि तपाईंले औपचारिक रूपमा कम चिन्नुहुन्छ:

• "अर्को हप्ता हाम्रो परियोजना बारे द्रुत प्रश्न"
• "यो बुधबार कफी च्याटको लागि उपलब्ध छ?"
• "टोली बाहिर जाने विवरणमा अद्यावधिक"

विषय रेखाको छनोट धेरै हदसम्म प्राप्तकर्तासँगको तपाईंको सम्बन्ध र तपाईंको सन्देशको सन्दर्भमा निर्भर गर्दछ। सँधै उपयुक्ततासँग परिचिततालाई सन्तुलनमा राख्ने लक्ष्य राख्नुहोस्, सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंको इमेल निमन्त्रणा प्राप्तकर्ताको अपेक्षाहरूको सम्मान गर्दैछ।

औपचारिकबाट अनौपचारिक स्वरमा कसरी परिवर्तन गर्ने

जब तपाईं अनौपचारिक इमेलहरूका कम्पोनेन्टहरू र आकर्षक विषय रेखाहरू सिर्जना गर्न थप सहज हुनुहुनेछ, यो पनि बुझ्न महत्त्वपूर्ण छ कि कसरी औपचारिकबाट अनौपचारिक टोनमा तरलतापूर्वक संक्रमण गर्ने। यो कौशल विशेष गरी अधिक औपचारिक सेटिङहरूमा प्रयोग गर्नेहरूका लागि महत्त्वपूर्ण छ तर जसले सम्बन्ध र सन्दर्भमा आधारित आफ्नो सञ्चार शैली समायोजन गर्न आवश्यक छ। तपाईंको इमेलहरू प्राप्तकर्तासँग राम्रोसँग प्रतिध्वनित भएको सुनिश्चित गर्दै तपाईंको टोनलाई उपयुक्त रूपमा अनुकूलन गर्न मद्दत गर्न यहाँ केही सुझावहरू छन्:

• तपाईंको श्रोता बुझ्नुहोस्। औपचारिक वा अनौपचारिक टोन प्रयोग गर्ने निर्णय गर्ने पहिलो चरण भनेको प्राप्तकर्तासँगको तपाईंको सम्बन्धलाई विचार गर्नु हो। के यो तपाईलाई परिचित सहकर्मी वा नयाँ सम्पर्क हो? जवाफले तपाईंको टोनलाई मार्गदर्शन गर्नेछ।
• अर्ध-औपचारिक स्वरको साथ सुरु गर्नुहोस्। यदि अनिश्चित हुनुहुन्छ भने, अर्ध-औपचारिक टोनबाट सुरु गर्नुहोस्। वार्तालाप अगाडि बढ्दै जाँदा र अनौपचारिक भाषाबाट अर्को व्यक्तिको सहजता नाप्दै जाँदा तपाईं विस्तारै अनौपचारिक बन्न सक्नुहुन्छ।
• सुरुमा अनौपचारिक भाषा संयमतापूर्वक प्रयोग गर्नुहोस्। अनौपचारिक अभिव्यक्ति र अपशब्द बिस्तारै परिचय दिनुहोस्। धेरै अनौपचारिक दृष्टिकोणको साथ सुरु गर्नु अफ-पुटिङ हुन सक्छ; यसलाई थप औपचारिक बनाउन भन्दा पछि आफ्नो टोन आराम गर्न सजिलो छ।
• प्राप्तकर्ताको स्वर मिरर गर्नुहोस्। एक उपयोगी रणनीति प्राप्तकर्ता द्वारा प्रयोग गरिएको टोन प्रतिबिम्बित गर्न हो। यसले स्वाभाविक रूपमा तपाइँको भाषा छनौटलाई मार्गदर्शन गर्न सक्छ र तपाइँ औपचारिकता वा अनौपचारिकताको समान स्तरमा रहन सुनिश्चित गर्न सक्नुहुन्छ।
• सन्दर्भमा ध्यान दिनुहोस्। यदि तपाइँ प्रापकलाई राम्ररी चिन्नुहुन्छ भने, तपाइँको इमेलको सन्दर्भलाई थप औपचारिक वा प्रतिबन्धित टोन चाहिन्छ। उदाहरणका लागि, व्यावसायिक मामिलाहरू छलफल गर्दा औपचारिकतामा फर्कन आवश्यक हुन सक्छ।

यी दिशानिर्देशहरू पछ्याउनले तपाईंलाई सजिलैसँग औपचारिकबाट अनौपचारिक स्वरमा परिवर्तन गर्न मद्दत गर्नेछ, तपाईंको इमेलहरू सधैं उचित रूपमा पिच गरिएको छ भनी सुनिश्चित गर्दै।

अनौपचारिक इमेल अभिवादन: व्यक्तिगत जडान बनाउँदै

अनौपचारिक इमेलमा सही अभिवादन छनोट गर्नु भनेको तपाईंको सन्देशको लागि टोन सेट गर्ने कुञ्जी हो। अनौपचारिक सञ्चारमा, भाषाले प्रायः दैनिक कुराकानीहरू प्रतिबिम्बित गर्दछ, जसले विभिन्न रचनात्मक अभिवादनहरूको लागि अनुमति दिन्छ। यहाँ छ कसरी तपाइँको इमेलहरू व्यक्तिगत स्वभावको स्पर्शको साथ सुरु गर्ने:

• आफ्नो दृष्टिकोण निजीकृत। प्राप्तकर्तासँगको तपाईंको सम्बन्ध र तपाईंको सन्देशको सन्दर्भलाई प्रतिबिम्बित गर्ने अभिवादनको साथ सुरु गर्नुहोस्। यो एक साधारण "नमस्ते" देखि थप चंचल वा घनिष्ठ अभिव्यक्ति सम्म हुन सक्छ।
• विराम चिह्नमा लचिलोपन। औपचारिक इमेलहरूको विपरीत, जसमा सामान्यतया अभिवादन पछि अल्पविराम हुन्छ, अनौपचारिक इमेलहरूले तपाईंलाई उत्साह देखाउन वा थप आरामदायी अनुभवको लागि विराम चिन्हहरू पूर्ण रूपमा छोड्न विस्मयादिबोधक चिन्हहरू प्रयोग गर्न दिन्छ।
• तिनीहरूको बारेमा सोध्नुहोस्। अभिवादनको भागको रूपमा प्राप्तकर्ताको भलाइको बारेमा सोधपुछ गर्न यो सामान्य छ। यसले न्यानो, व्यक्तिगत स्पर्श थप्छ, यद्यपि यो आवश्यक छैन।
• तपाईंको वास्तविक जीवन अन्तरक्रियामा प्रतिबिम्बित गर्नुहोस्। तपाईंले वास्तविक जीवनमा व्यक्तिसँग कसरी बोल्नुहुन्छ भन्नेसँग मिल्ने अभिवादन छान्नुहोस्। यसले तपाईंको लिखित शब्दहरूले तपाईंको सामान्य मौखिक संचारलाई प्रतिबिम्बित गर्ने सुनिश्चित गर्न मद्दत गर्दछ, वास्तविक जडानलाई बढावा दिन्छ। व्यक्तिसँगको आफ्नो परिचितता र तपाईंको इमेलको उद्देश्यको आधारमा औपचारिकता समायोजन गर्नुहोस्।

अनौपचारिक इमेल अभिवादनका उदाहरणहरू

नजिकका साथीहरू वा सहकर्मीहरूको लागि:

• "हे म्याक्स! धेरै भयो नदेखेको ।”
• "के छ, क्लेयर?"
• "होला मार्को, कस्तो छ?"

परिचित वा कम औपचारिक व्यावसायिक सम्पर्कहरूको लागि:

• "नमस्ते सैम, आशा छ सबै ठीक छ।"
• "नमस्ते प्याट, एक मिनेट छ?"
• "तपाईबाट सुन्न राम्रो लाग्यो, एलेक्स!"

उत्तम अभिवादनहरू ती हुन् जसले प्राप्तकर्तालाई तपाईंको बाँकी सन्देशको लागि चरण सेट गर्दा मूल्यवान र प्रशंसा महसुस गराउँदछ। यदि तपाइँको अभिवादनको औपचारिकताको बारेमा शङ्का छ भने, तपाइँ कसरी व्यक्तिगत रूपमा अन्तरक्रिया गर्नुहुन्छ विचार गर्नुहोस् र तपाइँको शब्दहरूको छनौटलाई मार्गदर्शन गर्न दिनुहोस्।

अनौपचारिक इमेलको मुख्य भाग तयार गर्दै

अनौपचारिक इमेलको मुख्य भाग भनेको प्रत्यक्ष र व्यक्तिगत रूपमा सञ्चार गर्ने तपाईंको अवसर हो। यहाँ, तपाईंले आमने-सामने अन्तरक्रियाहरू तुलना गर्ने संवादात्मक टोन प्रयोग गरेर आफ्नो इमेलको उद्देश्यलाई स्पष्ट गर्नुहुन्छ। यस खण्डलाई संक्षिप्त राख्ने लक्ष्य राख्नुहोस् - आदर्श रूपमा 200 शब्दहरू भन्दा कम - यो सीधा र आकर्षक रहन सुनिश्चित गर्न।

प्रभावकारी संचार रणनीतिहरू

तपाईंको सन्देश प्रभावकारी र आकर्षक छ भनी सुनिश्चित गर्न, विशेष संचार रणनीतिहरू प्रयोग गर्न महत्त्वपूर्ण छ। यी रणनीतिहरूले तपाईंलाई आफ्ना विचारहरू स्पष्ट रूपमा व्यक्त गर्न र इमेल भरमा प्राप्तकर्ताको चासो राख्न मद्दत गर्नेछ। यहाँ विचार गर्न केही प्रमुख रणनीतिहरू छन्:

• सीधा सुरु गर्नुहोस् र चाँडै संलग्न गर्नुहोस्। पाठकलाई तुरुन्तै संलग्न गराउनको लागि मुख्य बिन्दु वा व्यक्तिगत अपडेटको साथ आफ्नो सन्देश सुरु गर्नुहोस्। "मैले सेयर गर्ने सोचेको थिएँ..." वा "केही समय भइसक्यो, त्यसैले मैले तपाईलाई समात्ने छु..." जस्ता वाक्यांशहरू प्रयोग गर्नुहोस्।
• आफ्नो सन्देश दर्जी। प्रापक र सन्दर्भसँगको आफ्नो सम्बन्धको आधारमा आफ्नो भाषा र सामग्री समायोजन गर्नुहोस्। अनौपचारिक प्रकृतिले व्यक्तिगत स्पर्शको लागि अनुमति दिन्छ, त्यसैले हल्का मनका टिप्पणीहरू वा सान्दर्भिक इमोजीहरू समावेश गर्न स्वतन्त्र महसुस गर्नुहोस्, विशेष गरी नजिकका साथीहरू वा तपाईंले चिनेका मानिसहरूसँग कुराकानी गर्दा।
• यसलाई प्रासंगिक र आराम राख्नुहोस्। जब टोन फिर्ता राखिएको हुनुपर्छ, निश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंको सन्देशको प्रत्येक भागको उद्देश्य छ। अफ-विषय बहकाउनबाट जोगिनुहोस्, तर व्यक्तिगत किस्सा वा इमोजी समावेश गर्नाले पाठकको संलग्नता सुधार गर्न र तपाईंको भावनाहरूलाई अझ स्पष्ट रूपमा सञ्चार गर्न सक्छ।
• भिजुअल र इमोजी। उपयुक्त हुने सन्दर्भहरूमा, जस्तै साथीहरूलाई सन्देशहरू वा थप आरामदायी व्यापारिक सञ्चारहरू, छविहरू वा इमोजीहरू थप्दा तपाईंको इमेललाई मित्रवत र थप भावपूर्ण महसुस गराउन सक्छ।
• ट्रयाकमा रहन "BARC" लाई सम्झनुहोस्। अनौपचारिक इमेलहरूको लागि द्रुत चेकलिस्टको रूपमा यो संक्षिप्त प्रयोग गर्नुहोस्:
  • संक्षिप्त। यसलाई संक्षिप्त तर जानकारीमूलक राख्नुहोस्।
  • दर्शक। तपाई कसलाई लेख्दै हुनुहुन्छ सधैं विचार गर्नुहोस्।
  • प्रासंगिक। पाठकलाई व्यस्त राख्नको लागि शीर्षकमा रहनुहोस्।
  • आकस्मिक। तपाईंको सम्बन्धलाई प्रतिबिम्बित गर्ने आरामदायी टोन राख्नुहोस्।

यी रणनीतिहरू लागू गर्नाले तपाईंलाई मुख्य पाठ सिर्जना गर्न मद्दत गर्नेछ जसले तपाईंको सन्देशलाई प्रभावकारी रूपमा मात्र नभई तपाईंको श्रोताहरूसँग राम्रोसँग प्रतिध्वनित गर्दछ, उत्कृष्ट सञ्चार मार्फत तपाईंको जडानलाई बलियो बनाउँछ।

अनौपचारिक इमेलहरूमा जोगिनका लागि सामान्य गल्तीहरू

संलग्न अनौपचारिक इमेलहरू तयार गर्ने सूक्ष्मताहरू अन्वेषण गरिसकेपछि, तपाईंको सन्देशको प्रभावकारितामा बाधा पुग्न सक्ने समस्याहरूबारे पनि सचेत हुनु महत्त्वपूर्ण छ। यी सामान्य गल्तीहरू बेवास्ता गर्नाले तपाईंको अनौपचारिक इमेलहरूले मैत्री र व्यावसायिक बीचको सही सन्तुलनमा ग्यारेन्टी गर्न मद्दत गर्नेछ:

• गालीगलौजको अत्यधिक प्रयोग। नजिकका साथीहरूसँग कुराकानी गर्दा अपशब्द प्रयोग गर्न यो पूर्ण रूपमा स्वीकार्य छ, अन्य सन्दर्भहरूमा यसको प्रयोगसँग सावधान रहनुहोस्। अत्यधिक अपशब्दले तपाईंको सन्देशलाई भ्रमित गर्न सक्छ र अव्यवसायिक देखिन सक्छ। एक सन्तुलन को लागी प्रयास गर्नुहोस् जुन धेरै कडा बिना स्पष्टता राख्छ।
• धेरै अनौपचारिक हुनु। अनौपचारिकता भनेको व्यावसायिकताको कमी हुनु हुँदैन। प्रापकसँगको तपाईंको सम्बन्धको लागि उपयुक्त आकस्मिकताको स्तर नाप्न महत्त्वपूर्ण छ। घनिष्ठ सम्पर्कहरूका लागि आरामदायी टोन उपयुक्त हुँदा, व्यावसायिक परिचितहरू वा तपाईंले राम्ररी नचिनेकाहरूलाई इमेल गर्दा थप संरचित दृष्टिकोणलाई समर्थन गर्नुहोस्।
• स्वरको गलत बुझाइ। आमने-सामने संकेतहरूको अभाव भनेको गलत व्याख्याबाट बच्नका लागि तपाईंको शब्दहरू सावधानीपूर्वक छान्नुपर्छ। व्यक्तिमा हास्यास्पद वा व्यंग्यात्मक लाग्न सक्ने कुरा प्रायः लिखित रूपमा गलत बुझ्न सकिन्छ। जब शङ्का छ, आफ्नो साँचो इरादा संचार गरिएको छ भनेर सुनिश्चित गर्न चतुरता मा स्पष्टता को लागी रोज्नुहोस्।
• हास्यको अनुपयुक्त प्रयोग। हास्यले इमेललाई सुधार्न सक्छ, यसलाई पढ्नको लागि अझ रमाइलो बनाउन सक्छ, तर अनुपयुक्त चुटकुले वा टिप्पणीहरूले ब्याकफायर गर्न सक्छ। तपाइँको इमेलहरूमा हास्य थप्नु अघि प्राप्तकर्ताको पृष्ठभूमि, प्राथमिकताहरू र तपाइँको सम्बन्धको प्रकृतिलाई सधैं विचार गर्नुहोस्।
• इमेल लम्बाइ र समय बेवास्ता गर्दै। लामो-समय इमेलहरूले तपाईंको सन्देशको प्रभावलाई कमजोर पार्न सक्छ, विशेष गरी अनौपचारिक सन्दर्भमा जहाँ संक्षिप्तताको प्रशंसा गरिन्छ। तपाईंको इमेलहरू संक्षिप्त र बिन्दुमा राख्नुहोस्। थप रूपमा, तपाईंको इमेलको समयलाई विचार गर्नुहोस्। राति ढिलो वा सप्ताहन्तमा गैर-आवश्यक इमेलहरू पठाउनु उपयुक्त नहुन सक्छ, किनकि यसले प्रापकको व्यक्तिगत समयलाई बाधा पुर्‍याउन सक्छ।

यी सामान्य त्रुटिहरूलाई स्पष्ट पारेर, तपाइँ तपाइँको अनौपचारिक इमेल संचार को प्रभावकारिता सुधार गर्न सक्नुहुन्छ, तपाइँको व्यावसायिक सम्बन्धहरु को अखण्डता को संरक्षण गर्दा उनीहरु लाई राम्रोसँग प्राप्त हुने सम्भावना अधिक बनाइन्छ।

उत्तम अनौपचारिक ईमेल साइन-अफ सिर्जना गर्दै

तपाईंको अनौपचारिक इमेललाई प्रभावकारी रूपमा समाप्त गर्नाले तपाईंको सम्पूर्ण सन्देशको स्वरलाई मात्र सुदृढ बनाउँदैन तर दिगो छाप पनि छोड्छ। व्यापार इमेलहरूमा थप औपचारिक निष्कर्षहरूको विपरीत, अनौपचारिक साइन-अफहरूले व्यक्तिगत न्यानोपन र रचनात्मकता ल्याउन सक्छ, निकटता र व्यक्तिगत स्पर्शको भावनालाई हाइलाइट गर्दै। तपाईंले आफ्नो सम्बन्धको न्यानोपन र व्यक्तित्वलाई प्रतिबिम्बित गर्दा प्रभावकारी इमेल क्लोजिङ सिर्जना गर्न यी सुझावहरूलाई विचार गर्नुहोस्:

• बुद्धिमानीसाथ आफ्नो साइन-अफ छान्नुहोस्। प्रापकसँगको तपाईंको सम्बन्ध र इमेलको सन्दर्भको आधारमा आफ्नो समापनलाई टेलर गर्नुहोस्। उत्साह व्यक्त गर्नुहोस्, शुभकामना प्रस्ताव गर्नुहोस्, वा परिस्थिति अनुसार प्रशंसा देखाउनुहोस्:
  • "हाम्रो सप्ताहन्त साहसिकको लागि पर्खन सक्नुहुन्न!"
  • "अद्भुत रहनुहोस्!"
  • "तपाईंको सहयोगको लागि लाखौं धन्यवाद!"
• आफ्नो हस्ताक्षर निजीकृत गर्नुहोस्। तपाइँको हस्ताक्षर तपाइँको सम्बन्ध को प्रकृति प्रतिबिम्बित एक व्यक्तिगत स्पर्श वा भावना समावेश गर्न को लागी तपाइँको नाम मात्र बाहिर जान सक्छ:
  • "हग्स, [तपाईको नाम]"
  • "प्रेम संग, [तपाईको नाम]"
  • "चीयर्स, [तपाईको नाम]"
• उदाहरण साइन-अफ:
  • नजिकको साथीको लागि। "तपाईंको सबै समाचार सुन्न प्रतीक्षा गर्न सक्नुहुन्न! ख्याल राख्नुहोस्, [तपाईको नाम]"
  • सहयोग पाए पछि। "आज तपाईंको सहयोगको साँच्चै कदर गर्नुहोस्! तपाईं जीवन बचाउने हुनुहुन्छ। उत्तम, [तपाईको नाम]"
  • एक अनौपचारिक परिचित को लागी। "आज कुराकानीको लागि धन्यवाद। छिट्टै भेट्ने आशा छ! चियर्स, [तपाईको नाम]"
• एकरूपता महत्त्वपूर्ण छ। सुनिश्चित गर्नुहोस् कि समापन तपाईंको इमेलको समग्र टोनसँग मेल खान्छ। एक जीवन्त समापनले हर्षित शरीरलाई पूरक बनाउँछ, सन्देशको सुसंगतता सुधार गर्दछ।
• साइन-अफ वा हस्ताक्षर छनौट गर्दै। प्रत्येक इमेललाई साइन-अफ र हस्ताक्षर आवश्यक पर्दैन। सन्दर्भ र प्रापकसँगको तपाईंको परिचिततामा निर्भर गर्दै, कहिलेकाहीँ एक साधारण "धन्यवाद" वा "छिट्टै भेटौँला" पर्याप्त हुन्छ।

विचारपूर्वक आफ्नो अनौपचारिक इमेल समापनहरू सिर्जना गरेर, तपाइँ सुनिश्चित गर्नुहुन्छ कि तपाइँका सन्देशहरू राम्ररी प्राप्त भएका छन् र सकारात्मक, स्थायी छाप छोड्नुहोस्। साइन-अफ भनेको तपाईंको सम्बन्धको स्वर र न्यानोपन प्रतिबिम्बित गर्ने अन्तिम अवसर हो, प्रत्येक इमेललाई बलियो जडानको पुल बनाउँदै।

अनौपचारिक ईमेल अभिव्यक्ति माहिर

तपाईंको अनौपचारिक इमेलको संरचनात्मक तत्वहरू पूर्ण गरेपछि, विषय रेखादेखि साइन-अफसम्म, तपाईंको इमेलको सामग्री भर्ने अभिव्यक्तिहरूमा पनि ध्यान केन्द्रित गर्न महत्त्वपूर्ण छ। सही अभिव्यक्तिहरू चयन गर्नाले तपाईंका इमेलहरूलाई थप व्यक्तित्वपूर्ण बनाउन सक्छ र आकस्मिक टोन नगुमाईकन तपाईंको पोइन्ट स्पष्ट रूपमा आउँछ भनी सुनिश्चित गर्नुहोस्।

उत्तरदायी रूपमा संलग्न

मानौं तपाईंले केही दिन अघि इमेल पठाउनुभयो र अहिलेसम्म जवाफ प्राप्त गर्नुभएको छैन। मैत्रीपूर्ण स्वर राख्दा प्रापकलाई विनम्रतापूर्वक सम्झाउन, जस्तै वाक्यांशहरू प्रयोग गर्ने विचार गर्नुहोस्:

• "आशा छ यो सन्देशले तपाईंलाई राम्रोसँग भेट्टाउनेछ! यसलाई तपाइँको इनबक्सको शीर्षमा बम्प गर्दै।"
• "मेरो अन्तिम सन्देश फेरबदलमा हराएको छैन भनेर सुनिश्चित गर्न चाहन्छु!"
• "यसमा तुरुन्तै नज - जब तपाइँ मौका पाउनुहुन्छ तपाइँका विचारहरू सुन्न मनपर्छ।"

अनौपचारिक माफी माग्दै

यदि तपाईं पत्राचारमा पछाडि हुनुहुन्छ भने, यो ढिलाइलाई हल्का मनले तर निष्कपट माफीको साथ स्वीकार गर्न विनम्र छ:

• "उफ्, मेरो प्रतिक्रिया गाडिएको जस्तो देखिन्छ! तपाईको धैर्यताको लागि धन्यवाद। ”
• "ढिलो जवाफको लागि माफी चाहन्छु - म भर्खर इमेलहरूको पहाडबाट सरफेस गर्दैछु!"
• "ढिलाइको लागि माफ गर्नुहोस्, मेरो अन्तमा चीजहरू व्यस्त छन्। पर्खिनुभएकोमा धन्यवाद! ”

दबाब बिना तत्काल सुझाव

जब तपाइँको सन्देशलाई तुरुन्त ध्यान चाहिन्छ तर तपाइँ टोन आराम गर्न चाहानुहुन्छ, यी जस्तै वाक्यांशहरूले तनाव थप्न बिना छिटो प्रतिक्रियालाई प्रोत्साहन दिन सक्छ:

• "जब तपाईंसँग एक क्षण छ, म यसमा तपाईंको इनपुट प्राप्त गर्न चाहन्छु!"
• "कुनै हतार छैन, तर यदि सम्भव भएमा शुक्रवार सम्ममा म तपाईंको विचारहरूको कदर गर्नेछु।"

तपाईंको इमेलहरूमा अनौपचारिक अभिव्यक्तिहरू एकीकृत गर्दा, तपाईंले व्यक्तिगत रूपमा कुराकानी गर्ने तरिकासँग तिनीहरू पङ्क्तिबद्ध छन् भनी सुनिश्चित गर्न महत्त्वपूर्ण छ। यो स्थिरताले एक वास्तविक र व्यक्तित्व टोन चयन गर्न मद्दत गर्दछ। सम्झनुहोस्, लक्ष्य भनेको तपाइँको इमेलहरू प्राप्तकर्तासँग थप व्यक्तिगत रूपमा प्रतिध्वनि बनाउनु हो, तपाइँको इरादा र टोन स्पष्ट र पहुँचयोग्य छ भनेर सुनिश्चित गर्दै।

तपाईंको अनौपचारिक इमेल पठाउनु अघि अन्तिम जाँचहरू

तपाईंले सावधानीपूर्वक तयार गर्नुभएको इमेलमा 'पठाउनुहोस्' मा हिट गर्नु अघि, अन्तिम चेकलिस्ट मार्फत चलाउन महत्त्वपूर्ण छ। यो चरणले सुनिश्चित गर्दछ कि तपाईको सन्देश त्रुटिरहित मात्र होइन तर यसको अभिप्रेत प्रभाव प्राप्त गर्न पूर्ण रूपमा ट्युन गरिएको छ। विचार गर्नको लागि तल केही आवश्यक पूर्व-पठाउने चरणहरू छन्:

• प्राप्तकर्ता विवरणहरू प्रमाणित गर्नुहोस्। तपाईंका प्रापकहरूको इमेल ठेगानाहरू डबल-जाँच गर्नुहोस्। एउटा सानो टाइपोको मतलब तपाईंको इमेल भत्किएको हुन सक्छ, सम्भावित रूपमा भ्रम वा छुटेको जडान हुन सक्छ।
• संलग्नहरू र लिङ्कहरू। तपाईंले इमेल पठाउनु अघि सबै संलग्नकहरू समावेश छन् भनी सुनिश्चित गर्नुहोस्। शरीरमा संलग्नक उल्लेख गर्न र यसलाई संलग्न गर्न बिर्सन सजिलो छ। त्यसै गरी, तपाईंले समावेश गर्नुभएको कुनै पनि लिङ्कहरू सही र कार्यात्मक छन् भनी प्रमाणित गर्नुहोस्।
• Cc/Bcc उचित रूपमा प्रयोग गर्नुहोस्। कुराकानीमा पारदर्शी रूपमा अरूलाई समावेश गर्न कार्बन प्रतिलिपि (Cc) सुविधा प्रयोग गर्नुहोस् वा अरूलाई सावधानीपूर्वक समावेश गर्न ब्लाइन्ड कार्बन प्रतिलिपि (Bcc) प्रयोग गर्नुहोस्। यो विशेष गरी अनौपचारिक समूह संचारहरूमा उपयोगी हुन सक्छ जहाँ तपाइँ केहि प्राप्तकर्ताहरूको विवरण गोप्य राख्न चाहनुहुन्छ।
• राम्रोसँग प्रूफरीड गर्नुहोस्। अनौपचारिक इमेलहरूमा पनि, स्पष्ट र सही लेखनले तपाईंलाई राम्रोसँग प्रतिबिम्बित गर्दछ। आफ्नो हिज्जे र व्याकरण समीक्षा गर्न एक क्षण लिनुहोस्। साधारण गल्तीहरूले तपाइँको सन्देशबाट विचलित हुन सक्छ, त्यसैले तपाइँको विवरणहरूको बारेमा ख्याल राख्नको लागि पर्याप्त रूपमा तपाइँको इमेल पालिश गर्ने लक्ष्य राख्नुहोस्। सबै कुरा सही छ भनेर सुनिश्चित गर्न, हाम्रो प्रयोग गर्ने विचार गर्नुहोस् कागजात संशोधन सेवा अन्तिम जाँचको लागि।
• अतिरिक्त विचारहरू:
  • तपाईंको इमेलको समय। तपाईको इमेलको समयलाई विचार गर्नुहोस्। प्राप्तकर्ताको समय क्षेत्र र तपाईंको सम्बन्धको आधारमा राति ढिलो वा बिहान सबेरै पठाउनु उत्तम विकल्प नहुन सक्छ।
  • फलो-अप रिमाइन्डरहरू। यदि तपाइँको इमेललाई प्रतिक्रिया वा कार्य चाहिन्छ भने, यो फलो अप गर्नको लागि तपाइँको लागि रिमाइन्डर सेट गर्न उपयोगी हुन सक्छ। यसले कुनै पनि कुरालाई क्र्याकमा नपरोस् भन्ने सुनिश्चित गर्छ यदि कुनै जवाफ आउँदैन भने।

यी व्यावहारिक चरणहरूमा टाँसिएर, तपाईंले यो सुनिश्चित गर्नुहुन्छ कि तपाईंले पठाउनुहुने प्रत्येक इमेल आधारभूत त्रुटिहरूबाट मुक्त छ र सकारात्मक प्रतिक्रियाको लागि अनुकूलित छ। याद गर्नुहोस्, तपाईंले आफ्नो इमेल अन्तरक्रियाहरू व्यवस्थापन गर्ने तरिकाले तपाईंको व्यक्तिगत र व्यावसायिक सम्बन्धहरूलाई महत्त्वपूर्ण रूपमा प्रभाव पार्न सक्छ। पठाउनु अघि आफ्नो सन्देशलाई राम्रो-ट्यून गर्न समय लिनुले यी जडानहरू संरक्षण र सुधार गर्नमा सबै फरक पार्छ।

प्रभावकारी इमेल संचार को लागी टेक्नोलोजी सुझाव

इमेल सामग्रीको कलामा निपुणता बाहेक, तपाईंको इमेल सफ्टवेयरको पूर्ण क्षमताहरू प्रयोग गर्दै प्रभावकारी सञ्चारमा महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छ। व्यावहारिक प्रविधि सुझावहरू अन्वेषण गर्नुहोस् जसले तपाईंको इमेल व्यवस्थापनलाई सुव्यवस्थित पार्छ र प्रतिक्रियाशीलता सुधार गर्दछ। तपाईं समय क्षेत्रहरू बीच समन्वय गर्दै हुनुहुन्छ, सन्देश प्राप्तिहरू पुष्टि गर्दै हुनुहुन्छ, वा तपाईंको इनबक्स व्यवस्थित गर्दै हुनुहुन्छ, यी रणनीतिहरूले तपाईंलाई इमेल संचारहरू अझ प्रभावकारी र सहजताका साथ ह्यान्डल गर्न सक्षम बनाउँदछ:

• इमेलहरू अनुसूची गर्दै। यदि तपाईं समय क्षेत्रहरूमा काम गर्दै हुनुहुन्छ वा कुनै सन्देश छ जुन अत्यावश्यक छैन भने, यसलाई थप उपयुक्त समयमा पठाउन तपाईंको इमेलको समयतालिका सुविधा प्रयोग गर्नुहोस्। यसले सुनिश्चित गर्दछ कि तपाइँका इमेलहरू प्राप्तकर्ताको लागि सुविधाजनक समयमा पढिएको छ।
• पढ्ने रसिदहरू प्रयोग गर्दै। महत्त्वपूर्ण इमेलहरूको लागि जहाँ तपाईंलाई तपाईंको सन्देश प्राप्त भएको पुष्टि गर्न आवश्यक छ, पढ्ने रसिदहरू प्रयोग गर्ने विचार गर्नुहोस्। यद्यपि, यो सुविधालाई थोरै प्रयोग गर्नुहोस् किनकि यो कहिलेकाहीँ धक्काको रूपमा देख्न सकिन्छ।
• थ्रेडहरू व्यवस्थित गर्दै। आफ्नो इमेल वार्तालापहरू सफा राख्नुहोस् र थ्रेडहरू व्यवस्थित गरेर पछ्याउन सजिलो राख्नुहोस्। यो विशेष गरी धेरै सहभागीहरु संग चलिरहेको छलफल मा उपयोगी छ।
• इमेल फोल्डरहरू सिर्जना गर्दै। आफ्नो इमेल वर्गीकरण गर्न फोल्डरहरू प्रयोग गर्नुहोस्। यसले तपाइँको इनबक्सलाई कुशलतापूर्वक व्यवस्थापन गर्न मद्दत गर्दछ, तपाइँलाई प्राथमिकता दिन र सजिलै संग अभिलेख संचार पहुँच गर्न अनुमति दिन्छ।
• फिल्टर र लेबलहरू प्रयोग गर्दै। स्वचालित रूपमा उपयुक्त फोल्डरहरूमा आगमन इमेलहरू क्रमबद्ध गर्न फिल्टरहरू सेट अप गर्नुहोस्, र प्राथमिकता वा वर्ग अनुसार इमेलहरू चिन्ह लगाउन लेबलहरू प्रयोग गर्नुहोस्, जसले छिटो फिर्ता र प्रतिक्रियामा मद्दत गर्दछ।
• मोबाइल पहुँचता। सुनिश्चित गर्नुहोस् कि इमेलहरू मोबाइल हेर्नको लागि अनुकूलित छन्, धेरै पेशेवरहरूले मोबाइल उपकरणहरूमा उनीहरूको इमेलहरू पहुँच गर्छन् भनेर स्वीकार गर्दै। इमेलहरू साना स्क्रिनहरूमा कसरी देखा पर्छन् भन्ने जाँच गर्नुहोस् र एट्याचमेन्टहरू सजिलै स्मार्टफोन र ट्याब्लेटहरूमा खोल्न सकिन्छ भनेर सुनिश्चित गर्नुहोस्।
• अन्य उपकरणहरूसँग एकीकरण। क्यालेन्डरहरू, कार्य प्रबन्धकहरू, वा CRM प्रणालीहरू जस्ता अन्य उपकरणहरूसँग इमेललाई एकीकृत गरेर कार्यप्रवाह दक्षता सुधार गर्नुहोस्। यसले उत्पादकता उपकरणहरूको सिमलेस इकोसिस्टम सिर्जना गर्न मद्दत गर्दछ जसले एकअर्कालाई पूरक बनाउँछ।
• सुरक्षा उपायहरू। सुरक्षा उपायहरू लागू गर्नुहोस् जस्तै दुई-कारक प्रमाणीकरण र सुरक्षित पासवर्ड अभ्यासहरू, विशेष गरी महत्त्वपूर्ण सन्दर्भहरूमा जहाँ संवेदनशील जानकारी आदानप्रदान गरिन्छ।
• स्वचालन सुविधाहरू। जन्मदिनको शुभकामना वा भेट रिमाइन्डरहरू, समय बचत र आफ्नो अन्तरक्रियाहरू निजीकृत गर्न नियमित सञ्चारहरू पठाउन तपाईंको इमेल प्रणाली भित्र स्वचालन सुविधाहरू प्रयोग गर्नुहोस्।

यी प्राविधिक उपकरणहरू प्रयोग गरेर, तपाईंले आफ्नो इमेल संचारलाई अझ प्रभावकारी, संगठित, र उत्तरदायी बनाउन सक्नुहुन्छ, सुनिश्चित गर्नुहोस् कि प्रत्येक सन्देश इच्छित प्रभावको साथ यसको इच्छित प्राप्तकर्तामा पुग्छ।

अनौपचारिक ईमेल उदाहरणहरू

हामीले समापन गर्नु अघि, अनौपचारिक इमेलहरूको केही व्यावहारिक उदाहरणहरू हेरौं। यसले हामीले छलफल गरेका अनौपचारिक टोन र व्यक्तिगत स्पर्शहरू कसरी लागू गर्ने भनेर चित्रण गर्नेछ, चाहे साथीसँग भेट्ने होस् वा अर्ध-आकस्मिक सन्दर्भमा सहकर्मीसँग कुराकानी गर्ने होस्।

उदाहरण १ - साथीसँग भेटघाट:

विषय: यस सप्ताहन्तमा द्रुत क्याच-अप?

हे एलेक्स!

धेरै भयो नदेखे ! कस्तो रहनु भएको छ ? म यो आइतवार दिउँसो कफी पिउन सक्छु भन्ने सोचिरहेको थिएँ यदि तपाईं स्वतन्त्र हुनुहुन्छ भने। यो धेरै लामो भयो, र म तपाईंको नयाँ काम र अन्य सबै कुरा सुन्न चाहन्छु!

मलाई थाहा दिनुहोस् यदि यसले तपाईंको लागि काम गर्दछ।

चियर्स,

जेमी

उदाहरण २ - अर्ध-आकस्मिक व्यावसायिक फलोअप:

विषय: अर्को हप्ताको प्रस्तुतिमा आधार छुने

नमस्ते प्याट,

आशा छ यो हप्ताले तपाईलाई राम्रोसँग व्यवहार गरिरहेको छ! म अर्को मंगलबार प्रस्तुतिको आधारमा छुट्न चाहन्थें। के तपाईलाई हाम्रो तर्फबाट कुनै विशेष तयारी चाहिन्छ? साथै, यदि तपाईं यसको लागि तयार हुनुहुन्छ भने, हामी विवरणहरू अन्तिम रूप दिनको लागि सोमबार द्रुत कल गर्न सक्छौं।

धन्यवाद,

क्रिस

प्रत्येक उदाहरणले लेखनको लागि आरामदायी तर विचारशील दृष्टिकोण झल्काउँछ। याद गर्नुहोस्, प्रभावकारी अनौपचारिक इमेलहरूको कुञ्जी भनेको तपाईंको सम्बन्ध र विषयवस्तुको सन्दर्भमा स्पष्टता र सान्दर्भिकताको साथ मैत्रीपूर्ण स्वरलाई सन्तुलनमा राख्नु हो।

निष्कर्ष

अनौपचारिक इमेल संचार को सूक्ष्मता मा निपुणता मा बधाई छ! तपाईं अब इमेलहरू सिर्जना गर्न राम्रोसँग तयार हुनुहुन्छ जसले तपाईंको सन्देश प्रभावकारी रूपमा व्यक्त गर्दछ र व्यक्तिगत र व्यावसायिक बन्धनहरूलाई बलियो बनाउँछ। अनौपचारिक इमेल लेखनलाई कुराकानीको टोन, व्यक्तिगत स्पर्श, र व्यावसायिकताको सन्तुलन चाहिन्छ। प्रत्येक इमेल जडान गर्न र स्थायी छाप छोड्ने मौका प्रदान गर्दछ। स्पष्टता, संलग्नता, र उपयुक्तताका सिद्धान्तहरूमा अडिग रहनुहोस्, तपाईंको अद्वितीय व्यक्तित्वलाई इमेल शिष्टाचारको सीमा भित्र चम्काउन दिनुहोस्। उपयुक्त साइन-अफ चयन गर्न सम्मोहक विषय रेखाहरू तयार गर्ने रणनीतिहरूसँग सुसज्जित, तपाईं आत्मविश्वासका साथ कुनै पनि इमेल कुराकानी ह्यान्डल गर्न तयार हुनुहुन्छ। अभ्यास गरिरहनुहोस्, विभिन्न शैलीहरूसँग प्रयोग गर्नुहोस्, र सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंका सञ्चारहरू वास्तविक र विचारशील रहन्छन्। अर्थपूर्ण जडानहरूको लागि प्रत्येक इमेललाई पुलमा परिणत गर्नमा तपाईंको सफलता यहाँ छ!