Poruszanie się po zawiłościach formalnego pisania e-maili może często wydawać się przytłaczające, zwłaszcza gdy kontaktujesz się z kimś nieznanym. Prawda jest jednak taka, że wiedza, jak zbudować dobrze zorganizowany, profesjonalny e-mail, może znacznie poprawić Twoje umiejętności komunikacyjne i otworzyć drzwi do nowych możliwości. Celem tego przewodnika jest wyjaśnienie elementów formalnych wiadomości e-mail, począwszy od tematu aż po podpis. Pod koniec tego artykułu będziesz mieć narzędzia do przygotowywania skutecznych, błyszczących e-maili, które są zgodne z profesjonalnymi standardami i sprawiają, że liczy się każda interakcja.
Struktura formalnego e-maila
Struktura oficjalnego e-maila nie różni się radykalnie od nieformalnego, jest jednak bardziej dopracowana i zgodna z określoną etykietą. Formalny e-mail zazwyczaj zawiera następujące elementy:
- Temat. Krótki, odpowiedni tytuł, który podsumowuje cel wiadomości e-mail.
- Oficjalne powitanie e-mailem. Hojne otwarcie, które zwraca się z szacunkiem do odbiorcy.
- Treść e-maila. Główna treść jest ustrukturyzowana logicznie i przy użyciu języka formalnego.
- Oficjalne zakończenie e-maila. Oświadczenie końcowe, które jest grzeczne i wzywa do konkretnego działania lub odpowiedzi.
- Podpis. Twój podpis, który zwykle zawiera Twoje imię i nazwisko, a często także tytuł zawodowy lub dane kontaktowe.
Ostrożne integrowanie tych elementów poprawia skuteczność formalnych wiadomości e-mail, czyniąc je łatwiejszymi do odczytania i z większym prawdopodobieństwem wywołają oczekiwaną reakcję.
Temat
Temat służy jako nagłówek wiadomości e-mail i odgrywa kluczową rolę w przyciągnięciu uwagi odbiorcy. Choć może się to wydawać drobnym szczegółem, nie należy lekceważyć jego znaczenia. Jasny temat może znacznie zwiększyć prawdopodobieństwo, że Twój e-mail zostanie otwarty i otrzymasz szybką odpowiedź.
Na marginesie, zaleca się nie wprowadzać adresu e-mail odbiorcy w wyznaczonym wierszu odbiorcy – znajdującym się nad wierszem tematu – dopóki nie będziesz w pełni gotowy do wysłania wiadomości e-mail. Pomaga to zapobiec przypadkowemu wysłaniu niedokończonej wiadomości e-mail. To samo ostrzeżenie należy zachować przy wypełnianiu wierszy Cc i Bcc.
Temat powinien być jasny i zwięzły i zawierać migawkę treści wiadomości e-mail w zaledwie 5-8 słowach. To nie tylko przyciąga uwagę odbiorcy, ale także zachęca do terminowej reakcji. Zawsze pamiętaj o wypełnieniu określonego pola tematu, które jest oddzielone od treści wiadomości e-mail, aby uniknąć wysyłania wiadomości e-mail bez tematu.
Na przykład:
- Poszukuję zapytania o stanowisko redaktora. Ten temat wskazuje, że nadawca pyta o stanowisko redaktora, co oznacza, że jest ono istotne dla HR lub zespołu redakcyjnego.
- Wyjaśnienie dzisiejszej nieobecności. Temat ten natychmiast informuje odbiorcę, że e-mail będzie omawiał nieobecność, co spowoduje szybszą odpowiedź ze strony menedżera lub profesora.
- Prośba o list polecający. Ta linia określa, że wiadomość e-mail będzie dotyczyła listu polecającego i będzie informować odbiorcę o charakterze i pilności prośby.
- Zapytanie ofertowe na stypendium. Wyraźne stwierdzenie, że e-mail dotyczy wniosku o stypendium, ułatwi biurom akademickim lub finansowym ustalenie priorytetów wiadomości e-mail.
- Program spotkań w tym tygodniu. Ten wiersz tematu szybko informuje zespół lub uczestników, że wiadomość e-mail zawiera plan nadchodzącego spotkania.
- Pilne: dzisiaj pilna sytuacja rodzinna. Używanie określenia „pilne” i szczegółów sytuacji awaryjnej sprawia, że ten e-mail ma wysoki priorytet w przypadku natychmiastowego działania.
- Potrzebna jest odpowiedź na piątkową konferencję. Ten wskazuje, jak ważne jest udzielenie odpowiedzi na temat zbliżającej się konferencji, zachęcając odbiorcę do szybkiego jej otwarcia.
Każdy z tych przykładów zwięźle opisuje temat wiadomości e-mail adresatowi, pomagając mu w ustaleniu priorytetu przeczytania wiadomości. Temat jest pierwszą rzeczą, którą widzi odbiorca po otrzymaniu wiadomości e-mail, co czyni go kluczowym elementem skutecznej komunikacji.
Powitanie
Wybór odpowiedniego oficjalnego powitania e-mailowego jest niezbędny, aby okazać szacunek odbiorcy. Wybrane powitanie powinno pasować do kontekstu i celu wiadomości e-mail, skutecznie nadając ton następnej rozmowie. Oto kilka powszechnie używanych formalnych pozdrowień e-mailowych:
- Szanowny Panie/Pani/Dr./Profesorze [Nazwisko],
- Dzień dobry/popołudnie [imię odbiorcy],
- Do tych których może to dotyczyć,
- Pozdrowienia i Zwroty okolicznościowe
- Witaj [imię odbiorcy],
Wybór odpowiedniego powitania jest kluczowy, ponieważ nadaje początkowy ton pozostałej części wiadomości.
Na przykład:
- Jeśli kontaktujesz się ze swoim wujkiem Mikiem w sprawach formalnych, odpowiednim wstępem może być: „Drogi wujku Mike’u…”
- Korespondując z potencjalnym pracodawcą w sprawie możliwości zatrudnienia, odpowiednie byłoby bardziej formalne pozdrowienie, np. „Szanowna Pani Smith…”.
- Jeśli kontaktujesz się z klientką o imieniu Sarah, którą spotkałeś wcześniej, możesz użyć słów „Dzień dobry, Sarah…”
- Jeśli wysyłasz e-mail do profesjonalnego porozumienia o imieniu Alex i chcesz zachować nieco nieformalny charakter, odpowiednie będzie „Witam, Alex…”.
- Jeśli kontaktujesz się z grupą osób, których imion nie znasz, wystarczy „Pozdrowienia”.
W przypadku, gdy nie znasz odbiorcy, słowa „Do kogo to może dotyczyć” i „Pozdrowienia” służą jedynie jako formalne powitanie. Zawsze jednak lepiej jest podać imię i nazwisko osoby, do której wysyłasz e-mail, i, jeśli to możliwe, zwrócić się bezpośrednio do niej.
Zazwyczaj po powitaniu w wiadomości e-mail znajduje się przecinek. Można jednak również użyć dwukropka w bardzo formalnych sytuacjach. Najważniejsze jest, aby powitanie było pełne szacunku i odpowiednie dla docelowej grupy odbiorców. Uważnie wybierając powitanie e-mailowe, nie tylko ułatwiasz porządkowanie wiadomości, ale także zwiększasz prawdopodobieństwo otrzymania szybkiej i trafnej odpowiedzi.
Treść e-maila
Główna treść wiadomości e-mail nazywana jest treścią wiadomości e-mail. Zwykle koncentruje się na jednym temacie lub zestawie ściśle powiązanych tematów. Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić w treści wiadomości e-mail, jest wyjaśnienie powodu korespondencji.
Wyjaśnienie celu wiadomości e-mail pozwala odbiorcy zrozumieć kontekst, co ułatwi mu udzielenie pomocy lub udzielenie Ci odpowiedzi. Cel swojego maila możesz przedstawić za pomocą zwrotów takich jak:
- Chciałbym zapytać o…
- Piszę, aby wyrazić swoje zainteresowanie…
- Zwracam się do Państwa w sprawie…
- Mam nadzieję wyjaśnić…
- Chcę poprosić…
- Jestem zainteresowany dowiedzeniem się więcej na temat…
- Chcę potwierdzić szczegóły dotyczące…
- Szukam dalszych informacji na temat…
Jeśli nigdy wcześniej nie miałeś kontaktu z odbiorcą, grzecznie będzie krótko się przedstawić, zanim wyrazisz swoje główne obawy.
Na przykład:
- Jeśli szukasz możliwości nawiązania kontaktów zawodowych lub potencjalnej współpracy, kluczowe znaczenie ma odpowiednie wprowadzenie. W poniższym przykładzie Emily jasno się przedstawia i zwięźle przedstawia powód wysłania e-maila do doktora Browna, co ułatwia zrozumienie jej intencji:
| Drogi doktorze Brown, Nazywam się Emily Williams i jestem młodszą analityką w DEF Corporation. Śledzę Państwa prace w dziedzinie nanotechnologii i chciałbym omówić możliwą współpracę pomiędzy naszymi instytucjami. |
Zaleca się, aby Twój e-mail był zwięzły. Pamiętaj, że większość ludzi woli szybko przeglądać swoje e-maile, więc unikaj niepotrzebnych zmian.
Na przykład:
- Jeśli prosisz o urlop ze względu na pilną sytuację rodzinną, możesz po prostu powiedzieć: „Mam pilną sprawę rodzinną i muszę wziąć dzień wolny”, zamiast wdawać się w wyczerpujące szczegóły sytuacji.
Aby dodać odrobinę profesjonalizmu i uprzejmości, rozważ rozpoczęcie wiadomości e-mail od wyrażenia wdzięczności, jeśli odpowiadasz na wcześniejszą wiadomość. Zwroty takie jak „Doceniam Twoją szybką reakcję” lub „Dziękuję, że się do mnie odezwałeś” mogą nadać pozytywny ton dalszej części rozmowy.
Kończący się
Zakończenie formalnego e-maila służy jako część, w której można poprosić o konkretne działanie i wyrazić wdzięczność osobie, do której wysyłasz e-mail. Ogólnie dobrą praktyką jest znalezienie równowagi między prośbą a uprzejmym językiem. To nie tylko wyraz uprzejmości, ale także zwiększa szanse na otrzymanie pozytywnej odpowiedzi. Zwroty te można dostosować do różnych sytuacji i konkretnego kontekstu wiadomości e-mail. Oto niektóre z nich, z których możesz skorzystać:
- Dziękuję za uwagę i mam nadzieję na szybką wiadomość od Ciebie.
- Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, nie wahaj się i daj mi znać.
- Nie mogę się doczekać możliwości wspólnej pracy.
- Dziękujemy za twoją opinię; jest to bardzo cenione.
- Twoje niezwłoczne zajęcie się tą sprawą będzie dla nas niezwykle cenne.
- Jestem wdzięczny za czas poświęcony na przeczytanie mojego e-maila.
- Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się ze mną.
- Liczę na Państwa zrozumienie i pomoc w tej sprawie.
- Z góry dziękuję za współpracę.
- Jestem podekscytowany możliwością współpracy i chętnie podejmę dalszą dyskusję.
Podobnie jak otwarcie formalnego e-maila nadaje ton całej rozmowie, tak jego część końcowa również odgrywa kluczową rolę w tworzeniu trwałego wrażenia i przygotowaniu gruntu pod przyszłe interakcje.
Na przykład:
- W kontekście naszego przykładu Emily Williams zaproponowała współpracę z doktorem Brownem i dąży do uzyskania szybkiej odpowiedzi. Aby to osiągnąć, określa termin, w którym chciałaby otrzymać odpowiedź, oferuje odpowiedź na wszelkie pytania i kończy e-mail uprzejmą rezygnacją. W ten sposób tworzy uporządkowane i uprzejme zakończenie swojego oficjalnego e-maila, takie jak to:
| Mam nadzieję, że w najbliższej przyszłości uda nam się zorganizować spotkanie w celu omówienia możliwości współpracy. Jeśli będą Państwo gotowi, aby omówić tę kwestię dalej, proszę dać mi znać do 20 września. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji, nie wahaj się ze mną skontaktować. Dziękuję za uwagę poświęconą tej sprawie i z niecierpliwością czekam na możliwość współpracy. Z poważaniem, Emily Williams |
Jest to skuteczne formalne zakończenie e-maila, ponieważ Emily Williams jasno formułuje swoją prośbę o możliwą współpracę, wyrażając jednocześnie wdzięczność za czas dr Browna poświęcony na przeczytanie jej e-maila i potencjalną odpowiedź na nią.
podpis
Tak jak wybór odpowiedniego powitania wyznacza scenę dla Twojego e-maila, równie ważny jest wybór odpowiedniego formalnego podpisu e-mail. Podpis służy jako uwaga końcowa, podkreślając pełen szacunku ton całej wiadomości. Zapewnia także końcowy akcent, który może wpłynąć na wrażenie, jakie pozostawisz na odbiorcy.
Niektóre powszechnie używane grzeczne formalne podpisy e-mail, które można dostosować do różnych sytuacji, obejmują:
- Z poważaniem,
- Pozdrawiamy,
- Jeszcze raz dziękuję,
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Z poważaniem,
- Z uznaniem,
- Z poważaniem,
Jeśli chodzi o formatowanie podpisu e-mail, należy przestrzegać kilku najlepszych praktyk. Zawsze zaczynaj nowy akapit na swój podpis i kolejny oddzielny akapit na swoje imię i nazwisko. W korespondencji formalnej wskazane jest podpisywanie się zarówno imieniem, jak i nazwiskiem. Jeśli piszesz w imieniu organizacji, nazwa organizacji powinna pojawić się pod Twoim imieniem i nazwiskiem.
Przestrzegając tych wskazówek, możesz zagwarantować, że Twój e-mail będzie profesjonalny i uprzejmy od początku do końca, zwiększając w ten sposób szansę na otrzymanie pozytywnej odpowiedzi.
Na przykład:
| Dziękuję za pomoc przy projekcie. Twoja wiedza była nieoceniona i nie mogę się doczekać naszej dalszej współpracy. Pozdrawiam serdecznie, John Smith ABC Enterprises, kierownik projektu |
Jego oficjalny podpis „Najlepsze życzenia” oraz nazwa stanowiska dodają ogólnego profesjonalnego tonu e-maila. To przygotowuje grunt pod dalsze pozytywne interakcje.
Wskazówki dotyczące tworzenia formalnego e-maila Zanim klikniesz „Wyślij”.
Świetnie, już prawie możesz wysłać swój oficjalny e-mail! Ale poczekaj – zanim klikniesz przycisk „Wyślij”, upewnijmy się, że wszystko jest w porządku. Zapewnienie, że Twoja poczta e-mail jest dopracowana, profesjonalna i wolna od błędów, ma kluczowe znaczenie. Dobrze przygotowany e-mail nie tylko skutecznie przekazuje wiadomość; nadaje także ton przyszłym interakcjom i pozostawia trwałe wrażenie. Oto obszerna lista kontrolna obejmująca wszystkie podstawy, od podstaw, takich jak pisownia i gramatyka, po bardziej szczegółowe elementy, takie jak ton i synchronizacja:
- Czytać korektę. Zawsze sprawdzaj pisownię i gramatykę przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”. Aby uczynić ten proces łatwiejszym i dokładniejszym, rozważ użycie nasze narzędzie do korekty aby potwierdzić, że wszystko jest w porządku.
- Użyj profesjonalnego adresu e-mail. Upewnij się, że Twój adres e-mail jest dołączony w profesjonalnym formacie, takim jak [email chroniony]. Unikaj używania nieformalnych lub niewłaściwych adresów e-mail, takich jak „[email chroniony]".
- Opisowy temat. Temat powinien dobrze przedstawiać treść wiadomości e-mail i zachęcać odbiorcę do jej otwarcia.
- Sprawdź ton. Zachowuj profesjonalny i pełen szacunku ton, szczególnie podczas omawiania drażliwych lub złożonych kwestii.
- Blok podpisu. Dołącz formalny blok podpisu zawierający swoje imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe, aby uzyskać profesjonalny wygląd i ułatwić dalsze działania.
- Sprawdź załączniki. Dokładnie sprawdź, czy załączono wszystkie niezbędne dokumenty, zwłaszcza jeśli są one wymienione w treści wiadomości e-mail.
- Czas to dobrze. Weź pod uwagę czas wysłania e-maila; unikaj wysyłania biznesowych e-maili późno w nocy lub w weekendy, jeśli nie jest to konieczne.
- Używaj wypunktowań lub numeracji. W przypadku e-maili zawierających wiele informacji lub próśb używaj wypunktowań lub list numerowanych, aby zapewnić czytelność.
- Poproś o potwierdzenie. Jeśli e-mail jest ważny, rozważ poproszenie o potwierdzenie odbioru.
- Zarządzaj DW i UDW. Użyj DW, aby zobaczyć dodatkowych odbiorców, i Udw, aby ukryć innych. Uwzględnij je, jeśli Twój e-mail obejmuje wiele stron.
- Hiperłącza. Upewnij się, że wszystkie hiperłącza działają i prowadzą do właściwych stron internetowych lub zasobów internetowych.
- Przyjazny dla urządzeń mobilnych. Sprawdź, jak Twoja poczta wygląda na urządzeniu mobilnym, ponieważ wiele osób sprawdza pocztę w drodze.
Po zaznaczeniu tych pól możesz śmiało nacisnąć przycisk „Wyślij” w formalnym e-mailu!
Przykłady formalnych wiadomości e-mail
Komunikacja e-mailowa jest dziś niezbędną umiejętnością, szczególnie w środowisku zawodowym. Niezależnie od tego, czy kontaktujesz się z doradcą akademickim, czy pytasz o możliwości pracy, umiejętność napisania krótkiego, jasnego i profesjonalnie sformatowanego e-maila może przygotować grunt pod produktywną relację. Wiedza o tym, co uwzględnić, a czego nie, może mieć ogromny wpływ na odbiór Twojej wiadomości. Aby pomóc Ci w przygotowaniu własnych e-maili, poniżej znajdziesz krótkie przykłady formalnych e-maili, które mogą służyć jako szablony lub inspiracja do własnej korespondencji.
- 1 przykład: Formalny e-mail z kontaktem do doradcy akademickiego.
- 2 przykład: Formalny e-mail z zapytaniem o możliwości zatrudnienia.
Podsumowanie
| Opanowanie sztuki formalnego pisania e-maili może otworzyć drzwi do nowych możliwości i udoskonalić umiejętności komunikacji zawodowej. W tym przewodniku omówiono każdy istotny element, od atrakcyjnego tematu po uprzejmy podpis. Uzbrojeni w tę wiedzę, możesz teraz tworzyć skuteczne, dobrze zorganizowane formalne e-maile, które odpowiadają standardom zawodowym. Więc śmiało naciśnij przycisk „Wyślij”, wiedząc, że jesteś dobrze przygotowany, aby każda interakcja się liczyła. |
