د رسمي بریښنالیک لیکلو پیچلتیاو نیویګیټ کول ډیری وختونه د پام وړ احساس کولی شي ، په ځانګړي توګه کله چې ناپیژندل شوي چا ته ورسیږئ. مګر حقیقت دا دی چې پدې پوهیدل چې څنګه یو ښه تنظیم شوی، مسلکي بریښنالیک کولی شي ستاسو د اړیکو مهارتونو ته وده ورکړي او د فرصتونو لپاره دروازې خلاصې کړي. دا لارښود هڅه کوي د رسمي بریښنالیک اجزا روښانه کړي، د موضوع له کرښې څخه لاسلیک ته. د دې مقالې په پای کې ، تاسو به د مؤثره ، چمکۍ بریښنالیکونو چمتو کولو وسیلې ولرئ چې مسلکي معیارونو ته غاړه کیږدي او هر متقابل عمل حساب کړي.
د رسمي بریښنالیک جوړښت
د رسمي بریښنالیک جوړښت په بشپړ ډول د غیر رسمي بریښنالیک څخه توپیر نلري، مګر دا ډیر پالش دی او ځانګړي آداب تعقیبوي. یو رسمي بریښنالیک عموما لاندې عناصر لري:
- د موضوع کرښه. یو لنډ، مناسب سرلیک چې د بریښنالیک هدف لنډیز کوي.
- یو رسمي بریښنالیک سلام. یو سخاوتمند افتتاح چې ترلاسه کونکي ته په درناوي سره خطاب کوي.
- د بریښنالیک بدن متن. اصلي منځپانګه په منطقي توګه او د رسمي ژبې په کارولو سره جوړه شوې ده.
- یو رسمي بریښنالیک پای ته ورسید. یو تړلی بیان چې نرم دی او د ځانګړي عمل یا ځواب غوښتنه کوي.
- یو لاسلیک. ستاسو لاسلیک، چې معمولا ستاسو بشپړ نوم او ډیری وختونه ستاسو مسلکي سرلیک یا د اړیکو معلومات پکې شامل وي.
د پاملرنې سره د دې عناصرو یوځای کول ستاسو د رسمي بریښنالیکونو اغیزمنتوب ته وده ورکوي، دوی د لوستلو لپاره اسانه کوي او د متوقع ځواب ترلاسه کولو احتمال ډیر کوي.
د موضوع کرښه
د موضوع کرښه ستاسو د بریښنالیک سرلیک په توګه کار کوي او د ترلاسه کونکي پام ځان ته اړولو کې مهم رول لوبوي. که څه هم دا ممکن د کوچني توضیحاتو په څیر ښکاري، د هغې اهمیت باید کم نه وي. د موضوع روښانه کرښه کولی شي د دې احتمال ډیر کړي چې ستاسو بریښنالیک به خلاص شي او په وخت ځواب ترلاسه کړي.
د یو اړخ یادښت په توګه، دا مشوره ورکول کیږي چې د ترلاسه کونکي بریښنالیک پته د ټاکل شوي ترلاسه کونکي لاین کې داخل نه کړئ - د موضوع له کرښې پورته موقعیت لري - تر هغه چې تاسو خپل بریښنالیک لیږلو ته بشپړ چمتو نه یاست. دا مرسته کوي چې په ناڅاپي ډول د نامکمل بریښنالیک لیږلو مخه ونیسي. ورته خبرداری باید د Cc او Bcc لینونو ډکولو پرمهال وکارول شي.
د موضوع کرښه باید دواړه روښانه او لنډ وي، یوازې د 5-8 کلمو کې د بریښنالیک مینځپانګې سنیپ شاټ چمتو کوي. دا نه یوازې د ترلاسه کونکي پام ځانته را اړوي بلکه په وخت ځوابونه هڅوي. تل په یاد ولرئ چې د ټاکل شوي موضوع لاین بکس ډک کړئ، کوم چې د بریښنالیک له بدن څخه جلا دی، ترڅو د موضوع پرته د بریښنالیک لیږلو څخه مخنیوی وشي.
د مثال په توګه:
- د مدیر موقعیت پوښتنې په لټه کې دي. دا موضوع لیکه په ګوته کوي چې لیږونکي د مدیر موقف په اړه پوښتنه کوي، دا د HR یا اداری ټیم سره تړاو لري.
- د نن ورځې نشتوالي لپاره توضیحات. دا موضوع سمدلاسه ترلاسه کونکي ته وايي چې بریښنالیک به د نشتوالي په اړه بحث وکړي، د مدیر یا پروفیسور څخه ګړندي ځواب هڅوي.
- د سپارښت لیک لپاره غوښتنه وکړئ. دا کرښه مشخص کوي چې بریښنالیک به د سپارښتنې لیک په اړه وي، ترلاسه کوونکي ته د غوښتنې نوعیت او بیړنيتوب ته هڅوي.
- د سکالرشپ غوښتنلیک لپاره پوښتنې. په واضح ډول ویل چې بریښنالیک د سکالرشپ غوښتنلیک په اړه دی د اکاډمیک یا مالي دفترونو لپاره به دا اسانه کړي چې بریښنالیک ته لومړیتوب ورکړي.
- د دې اونۍ د غونډې اجنډا. دا موضوع لیکه ژر تر ژره ټیم یا ګډون کونکو ته خبر ورکوي چې بریښنالیک د راتلونکي ناستې لپاره اجنډا لري.
- عاجل: نن ورځ د کورنۍ بیړني حالت. د بیړني حالت په اړه د "عاجل" او توضیحاتو کارول دا بریښنالیک د فوري اقدام لپاره لوړ لومړیتوب ګرځوي.
- د جمعې کنفرانس RSVP ته اړتیا ده. دا د راتلونکي کنفرانس په اړه د ځواب ویلو اهمیت بیرغ کوي ، ترلاسه کونکی هڅوي چې ژر تر ژره خلاص کړي.
د دې مثالونو څخه هر یو په لنډ ډول د بریښنالیک موضوع موضوع ترلاسه کونکي ته بیانوي، د لوستلو لپاره ستاسو پیغام لومړیتوب ورکولو کې مرسته کوي. د موضوع کرښه لومړی شی دی چې ترلاسه کوونکی یې ګوري کله چې ستاسو بریښنالیک راشي، دا د اغیزمن اړیکو لپاره یوه مهمه برخه جوړوي.
سلام کول
د مناسب رسمي بریښنالیک سلام غوره کول د ترلاسه کونکي ته د درناوي ښودلو لپاره اړین دي. هغه سلام چې تاسو یې غوره کوئ باید ستاسو د بریښنالیک شرایطو او هدف سره سمون ولري، په اغیزمنه توګه د راتلونکو خبرو اترو لپاره ټون ترتیب کړئ. دلته ځینې عام کارول شوي رسمي بریښنالیک سلامونه دي:
- ګرانه ښاغلی/ښاغلی/ډاکټر/پروفیسر [وروستی نوم]،
- سهار مو پخیر/ماسپښین [د ترلاسه کوونکي نوم]،
- د ذیصلاح شخص د پام وړ،
- سلامونه،
- سلام [د ترلاسه کوونکي نوم]،
د مناسب سلام غوره کول خورا مهم دي ځکه چې دا ستاسو د پاتې پیغام لپاره ابتدايي ټون ټاکي.
د مثال په توګه:
- که تاسو د رسمي مسلو لپاره د خپل کاکا مایک سره اړیکه ونیسئ، یو مناسب اوپنر کیدی شي، "ګرانه کاکا مایک ..."
- کله چې د کار فرصتونو په اړه د احتمالي ګمارونکي سره اړیکه ونیسئ، یو ډیر رسمي سلام لکه "ګرانه میرمن سمیټ ..." به مناسب وي.
- که تاسو د ساره په نوم د پیرودونکي سره اړیکه ونیسئ کوم چې تاسو دمخه لیدلی و، تاسو ممکن وکاروئ، "سهار ښه، ساره ..."
- کله چې تاسو د الیکس په نوم مسلکي پوهه بریښنالیک کوئ او غواړئ دا یو څه غیر رسمي وساتئ ، "سلام الیکس…" به مناسب وي.
- که تاسو د خلکو یوې ډلې ته ورسیږئ چې نومونه یې نه پوهیږئ، "سلامونه" به کافي وي.
په هغه حالتونو کې چې تاسو ترلاسه کوونکی نه پیژنئ، "څوک چې دا اندیښنه لري،" او "سلامونه" یوازې د رسمي سلامونو په توګه کار کوي. په هرصورت، دا تل غوره ده چې د هغه چا نوم وپیژنئ چې تاسو یې بریښنالیک کوئ او د امکان په صورت کې مستقیم ورته پته ورکړئ.
عموما، کوما ستاسو په بریښنالیک کې سلام تعقیبوي. په هرصورت، تاسو کولی شئ په خورا رسمي ترتیباتو کې کولن هم وکاروئ. کلیدي ټکی دا دی چې ډاډ ترلاسه کړئ چې ستاسو سلام د درناوي وړ او د لیدونکو لپاره مناسب دی. په دقت سره ستاسو د بریښنالیک سلام غوره کولو سره، تاسو نه یوازې د خپل پیغام سره اسانه تنظیم کول اسانه کوئ بلکه د سمدستي او اړونده ځواب ترلاسه کولو احتمال هم زیاتوي.
د بریښنالیک بدن متن
د بریښنالیک اصلي مینځپانګه د بریښنالیک بدن ته ویل کیږي. دا معمولا په یوه موضوع یا نږدې اړوندو موضوعاتو تمرکز کوي. لومړی شی چې تاسو باید د بریښنالیک په بدن کې ترسره کړئ ستاسو د لیک دلیل روښانه کول دي.
ستاسو د بریښنالیک هدف روښانه کول ترلاسه کونکي ته اجازه ورکوي چې په شرایطو پوه شي ، د دوی لپاره دا اسانه کوي چې تاسو سره مرسته وکړي یا ځواب ورکړي. تاسو کولی شئ د خپل بریښنالیک هدف د جملو سره معرفي کړئ لکه:
- زه غواړم په اړه پوښتنه وکړم…
- زه د خپلې علاقې څرګندولو لپاره لیکم ...
- زه تاسو سره په دې اړه اړیکه ونیسم ...
- زه هیله لرم چې روښانه کړم ...
- زه غواړم غوښتنه وکړم…
- زه علاقه لرم چې په اړه نور معلومات زده کړم…
- زه غواړم په دې اړه توضیحات تایید کړم ...
- زه د نورو معلوماتو په لټه کې یم ...
که تاسو مخکې د ترلاسه کونکي سره هیڅ اړیکه نه درلوده، نو دا ښه ده چې د خپلې لومړنۍ اندیښنې بیانولو دمخه خپل ځان په لنډ ډول معرفي کړئ.
د مثال په توګه:
- کله چې د مسلکي شبکې فرصتونو یا احتمالي همکارۍ په لټه کې وي، مناسب پیژندنه کلیدي ده. په لاندې مثال کې، ایملي په واضح ډول خپل ځان معرفي کوي او په لنډ ډول ډاکټر براون ته د هغې د بریښنالیک دلیل په ګوته کوي، د هغې د ارادې په اړه نور مستقیم پوهه اسانه کوي:
| ګران ډاکټر براون، زه ایملي ویلیمز یم، د DEF کارپوریشن کې د جونیر څیړنې شنونکی. زه د نانو ټیکنالوژۍ په برخه کې ستاسو کار تعقیبوم او غواړم چې زموږ د ادارو ترمنځ د ممکنه همکاریو په اړه بحث وکړم. |
دا سپارښتنه کیږي چې خپل بریښنالیک لنډ وساتئ. په یاد ولرئ، ډیری خلک غوره کوي چې ژر تر ژره د دوی بریښنالیکونو ته لاړ شي، نو د غیر ضروري پرمختګونو څخه ډډه وکړئ.
د مثال په توګه:
- که تاسو د کورنۍ اضطراري حالت له امله د کار څخه د رخصتۍ غوښتنه کوئ، تاسو ممکن په ساده ډول ووایاست، 'زه د کورنۍ بیړني حالت لرم او اړتیا لرم چې د ورځې رخصت واخلم، د وضعیت په اړه بشپړ توضیحاتو ته د تګ پر ځای.
د مسلکيتوب او درنښت د اضافي تماس لپاره، د مننې په څرګندولو سره د بریښنالیک پیل په پام کې ونیسئ که تاسو مخکیني پیغام ته ځواب ووایاست. جملې لکه "زه ستاسو په وخت ځواب ستاینه کوم،" یا "ما ته د بیرته راستنیدو لپاره مننه" کولی شي د پاتې خبرو اترو لپاره مثبت غږ تنظیم کړي.
د پای
د رسمي بریښنالیک پای د یوې برخې په توګه کار کوي ترڅو د ځانګړي عمل غوښتنه وکړي او د هغه چا څخه مننه څرګند کړي چې تاسو یې بریښنالیک کوئ. ستاسو د غوښتنې او نرمې ژبې ترمنځ توازن ساتل عموما ښه عمل دی. دا نه یوازې د عدالت ښودنه کوي بلکې د مثبت ځواب ترلاسه کولو چانس هم ښه کوي. دا جملې د مختلف حالتونو او ستاسو د بریښنالیک ځانګړي شرایطو سره سم تنظیم کیدی شي. دلته ځینې یې دي چې تاسو یې کارولی شئ:
- ستاسو د غور لپاره مننه، او زه ډیر ژر ستاسو څخه اوریدلو ته سترګې په لار یم.
- که تاسو کومه پوښتنه یا اندیښنه لرئ، مهرباني وکړئ ما ته د خبرولو لپاره مه هیروئ.
- زه د ګډ کار کولو فرصت ته سترګې په لار یم.
- ستاسو د نظر څخه مننه؛ دا ډیره ستاینه کیږي.
- دې مسلې ته ستاسو ګړندی پاملرنه به خورا ارزښت ولري.
- زه د هغه وخت څخه مننه کوم چې تاسو زما بریښنالیک لوستلو لپاره اخیستی دی.
- که تاسو کوم اضافي معلوماتو ته اړتیا لرئ، وړیا احساس وکړئ ما سره اړیکه ونیسئ.
- زه پدې مسله کې ستاسو د پوهې او مرستې ستاینه کوم.
- ستاسو د همکارۍ لپاره دمخه مننه.
- زه د همکارۍ د امکان په اړه خوښ یم او خوښ یم چې نور بحث وکړم.
لکه څنګه چې د رسمي بریښنالیک پرانیستل د ټولو خبرو اترو لپاره ټون ټاکي، د پای برخه هم د تلپاتې تاثیر په رامینځته کولو او د راتلونکو تعاملاتو لپاره مرحله ترتیب کولو کې مهم رول لوبوي.
د مثال په توګه:
- زموږ د مثال په شرایطو کې، ایملي ویلیامز د ډاکټر براون سره د همکارۍ وړاندیز کړی او موخه یې د وخت ځواب ترلاسه کول دي. د دې د ترلاسه کولو لپاره، هغه یوه نیټه مشخصوي چې له مخې یې هغه بیرته اوریدل غواړي، وړاندیز کوي چې هرې پوښتنې ته ځواب ووایي، او بریښنالیک د یو ښه لاسلیک سره پای ته رسوي. په دې ډول، هغه خپل رسمي بریښنالیک ته یو منظم او نرم پای جوړوي، لکه:
| زه هیله لرم چې موږ په نږدې راتلونکي کې د همکارۍ لپاره د امکاناتو د لټولو لپاره یوه غونډه جوړه کړو. مهرباني وکړئ ما ته د سپتمبر 20 پورې خبر راکړئ که تاسو په دې اړه نور بحث کولو لپاره شتون لرئ. که تاسو کومه پوښتنه لرئ یا اضافي معلوماتو ته اړتیا لرئ، مهرباني وکړئ ما سره اړیکه ونیسئ. دې موضوع ته ستاسو د پاملرنې لپاره مننه، او زه د یوځای کار کولو فرصت ته سترګې په لار یم. غوره احترامات، ایملي ویلیامز |
دا یو اغیزمن رسمي بریښنالیک پای ته رسیږي ځکه چې ایملي ویلیامز د احتمالي همکارۍ لپاره د هغې غوښتنه په روښانه توګه بیانوي، پداسې حال کې چې د ډاکټر براون د لوستلو او احتمالي ځواب ورکولو لپاره د هغې د بریښنالیک وخت څخه مننه کوي.
د لاسلیک
لکه څنګه چې د سم سلام غوره کول ستاسو د بریښنالیک لپاره مرحله ټاکي، د مناسب رسمي بریښنالیک لاسلیک غوره کول هم ورته مهم دي. لاسلیک د پای یادښت په توګه کار کوي، ستاسو د پیغام په اوږدو کې د درناوي ټون ملاتړ کوي. دا یو پایلي تماس هم چمتو کوي چې کولی شي هغه تاثیر اغیزه وکړي چې تاسو یې په ترلاسه کونکي باندې پریږدئ.
ځینې عمومي کارول شوي رسمي رسمي بریښنالیک لاسلیکونه چې د مختلف حالتونو سره تطابق کیدی شي پدې کې شامل دي:
- په درنښت،
- په درناوی،
- مننه یوځل بیا،
- په درناوي،
- په وفاداری ستاسو،
- غوره احترامات،
- د ستاینې سره ،
- ستاسو په ريښتیا،
کله چې ستاسو د بریښنالیک لاسلیک فارمیټ کولو خبره راځي، د تعقیب لپاره ځینې غوره تمرینونه شتون لري. تل د خپل لاسلیک لپاره یو نوی پراګراف او ستاسو د نوم لپاره بل جلا پراګراف پیل کړئ. دا مشوره ورکول کیږي چې په رسمي اړیکو کې ستاسو د لومړي او وروستي نومونو سره لاسلیک کړئ. که تاسو د یوې ادارې په استازیتوب لیکئ، د سازمان نوم باید ستاسو د خپل نوم لاندې څرګند شي.
د دې لارښوونو په تعقیب کولو سره، تاسو کولی شئ تضمین کړئ چې ستاسو بریښنالیک له پیل څخه تر پای پورې مسلکي او متمدن پاتې کیږي، په دې توګه د مناسب ځواب ترلاسه کولو چانس زیاتوي.
د مثال په توګه:
| د پروژې سره ستاسو د مرستې لپاره مننه. ستاسو تخصص د ارزښت وړ دی، او زه زموږ دوامداره همکارۍ ته سترګې په لار یم. ښې هیلې، جان Smith د ABC شرکت، د پروژې مدیر |
د هغه رسمي لاسلیک، 'ښه هیلې'، او د هغه د دندې سرلیک په شمول د بریښنالیک ټول مسلکي ټون ته اضافه کوي. دا د دوامداره مثبت تعامل لپاره مرحله ټاکي.
د رسمي بریښنالیک جوړولو لپاره لارښوونې مخکې له دې چې تاسو واستوئ
ښه، تاسو تقریبا چمتو یاست چې خپل رسمي بریښنالیک واستوئ! مګر ودریږئ — مخکې لدې چې تاسو د "لیږل" تڼۍ کلیک وکړئ ، راځئ ډاډ ترلاسه کړو چې هرڅه سم دي. ډاډ ترلاسه کړئ چې ستاسو بریښنالیک پالش، مسلکي، او له خطا پاک دی خورا مهم دی. یو ښه جوړ شوی بریښنالیک یوازې ستاسو پیغام په مؤثره توګه نه رسوي. دا د راتلونکي تعاملاتو لپاره سر هم ټاکي او تل پاتې تاثیر پریږدي. دلته یو هراړخیز چک لیست دی چې ټول اساسات پوښي، له اساساتو لکه املا او ګرامر څخه تر نورو خورا مهم عناصر لکه ټون او وخت:
- ثبوتونه. تل خپل املا او ګرامر وګورئ مخکې له دې چې 'لیږل' ټک وکړئ. د دې پروسې اسانه او دقیق کولو لپاره ، کارولو ته پام وکړئ زموږ د ثبوت لوستلو وسیله د دې تصدیق کولو لپاره چې هرڅه سم دي.
- د مسلکي بریښنالیک پته وکاروئ. ډاډ ترلاسه کړئ چې ستاسو بریښنالیک آدرس په مسلکي شکل سره وصل دی، لکه [ایمیل خوندي شوی]. د غیر رسمي یا نامناسب بریښنالیک پتې کارولو څخه ډډه وکړئ لکه '[ایمیل خوندي شوی]. '
- تشریحي موضوع کرښه. ستاسو د موضوع کرښه باید د بریښنالیک مینځپانګې ښه نظر چمتو کړي ، ترلاسه کونکي جذب کړي ترڅو یې خلاص کړي.
- د ټون لپاره چک کړئ. مسلکي او درناوي سر وساتئ، په ځانګړې توګه کله چې د حساسو یا پیچلو مسلو په اړه بحث وکړئ.
- د لاسلیک بلاک. د مسلکي لید او اسانه تعقیب لپاره د خپل بشپړ نوم ، سرلیک او اړیکې معلوماتو سره د رسمي لاسلیک بلاک شامل کړئ.
- د ضمیمو لپاره بیاکتنه. دوه ځله وګورئ چې ټول اړین اسناد ضمیمه شوي، په ځانګړې توګه که دوی د بریښنالیک په بدن کې ذکر شوي وي.
- په سم وخت کې. د خپل بریښنالیک وخت په پام کې ونیسئ؛ د شپې ناوخته یا د اونۍ په پای کې د سوداګرۍ بریښنالیکونو لیږلو څخه ډډه وکړئ پرته لدې چې اړتیا وي.
- د ګولۍ ټکي یا شمیره وکاروئ. د ډیرو معلوماتو یا غوښتنو سره د بریښنالیکونو لپاره، د لوستلو وړتیا لپاره د ګولۍ ټکي یا شمیر شوي لیستونه وکاروئ.
- د اعتراف غوښتنه وکړئ. که بریښنالیک مهم وي، د رسید تصدیق کولو غوښتنه وکړئ.
- Cc او Bcc اداره کړئ. د ښکاره اضافي ترلاسه کونکو لپاره Cc او د نورو پټ ساتلو لپاره Bcc وکاروئ. دوی پکې شامل کړئ که ستاسو بریښنالیک ډیری ګوندونه پکې شامل وي.
- هایپر لینکونه. تضمین کړئ چې ټول هایپر لینکونه کار کوي او سم ویب سایټونو یا آنلاین سرچینو ته لار هواروي.
- ګرځنده دوستانه. وګورئ چې ستاسو بریښنالیک څنګه په ګرځنده وسیله کې ښکاري، ځکه چې ډیری خلک د تګ پر مهال خپل بریښنالیکونه ګوري.
یوځل چې تاسو دا بکسونه ټیک کړئ، تاسو چمتو یاست چې په خپل رسمي بریښنالیک کې د اعتماد سره د 'لیږل' تڼۍ کېکاږئ!
د رسمي بریښنالیک مثالونه
نن ورځ، د بریښنالیک اړیکه یو اړین مهارت دی، په ځانګړې توګه په مسلکي ترتیباتو کې. که تاسو اکادمیک مشاور ته ورسیږئ یا د کار فرصتونو په اړه پوښتنه کوئ، د لنډ، واضح، او مسلکي بڼه شوي بریښنالیک لیکلو وړتیا کولی شي د ګټورو اړیکو لپاره مرحله جوړه کړي. پدې پوهیدل چې څه پکې شامل دي - او څه نه - کولی شي ټول توپیر رامینځته کړي چې ستاسو پیغام څنګه ترلاسه کیږي. ستاسو د خپل بریښنالیکونو په چمتو کولو کې ستاسو سره د مرستې لپاره، لاندې به تاسو د رسمي بریښنالیکونو لنډ مثالونه ومومئ کوم چې ستاسو د خپل لیک لپاره د ټیمپلیټ یا الهام په توګه کار کولی شي.
- مثال 1: رسمي بریښنالیک د اکادمیک مشاور ته رسیدل.
- مثال 2: رسمي بریښنالیک د کار فرصتونو په اړه پوښتنې کوي.
پایله
| د رسمي بریښنالیک لیکلو هنر کې ماهر کول کولی شي نوي فرصتونو ته دروازې پرانیزي او ستاسو د مسلکي اړیکو مهارتونه لوړ کړي. دا لارښود تاسو د هرې مهمې برخې له لارې تیر کړي دي، د زړه پورې موضوع کرښې څخه د یو ښه لاسلیک پورې. د دې پوهې سره سمبال شوي، تاسو اوس چمتو یاست چې اغیزمن، ښه جوړ شوي رسمي بریښنالیکونه چې مسلکي معیارونو ته غاړه کیږدي. نو مخکې لاړ شئ او په ډاډ سره د 'لیږل' تڼۍ کېکاږئ، پدې پوهیدل چې تاسو د هر تعامل شمیرلو لپاره ښه سمبال یاست. |
