Преодоление сложностей формального написания электронных писем часто может показаться невыполнимым, особенно при обращении к незнакомому человеку. Но правда в том, что знание того, как составить хорошо организованную профессиональную электронную почту, может значительно улучшить ваши коммуникативные навыки и открыть двери для новых возможностей. Целью данного руководства является разъяснение компонентов официальных электронных писем, от темы до подписи. К концу этой статьи у вас будут инструменты для подготовки эффективных, глянцевых электронных писем, соответствующих профессиональным стандартам и учитывающих каждое взаимодействие.
Структура официального электронного письма
Структура официального электронного письма радикально не отличается от неофициального, но оно более отточено и соответствует определенному этикету. Официальное электронное письмо обычно включает в себя следующие элементы:
- Тематическая линия. Короткий и подходящий заголовок, отражающий цель письма.
- Официальное приветствие по электронной почте. Щедрое вступление, уважительное обращение к получателю.
- Основной текст электронного письма. Основное содержание структурировано логически и с использованием формального языка.
- Официальное завершение письма. Заключительное заявление, которое носит вежливый характер и призывает к конкретному действию или ответу.
- Подпись. Ваша подпись, которая обычно включает ваше полное имя и часто вашу профессиональную должность или контактную информацию.
Тщательная интеграция этих элементов повышает эффективность ваших официальных электронных писем, делая их легче читаемыми и с большей вероятностью вызовет ожидаемый ответ.
Тема письма
Строка темы служит заголовком вашего электронного письма и играет решающую роль в привлечении внимания получателя. Хотя эта деталь может показаться незначительной, ее значение не следует недооценивать. Четкая тема может значительно повысить вероятность того, что ваше письмо будет открыто и вы получите своевременный ответ.
В качестве примечания: желательно не вводить адрес электронной почты получателя в строке назначенного получателя, расположенной над строкой темы, до тех пор, пока вы не будете полностью готовы отправить электронное письмо. Это помогает предотвратить случайную отправку незавершенного письма. Такое же предупреждение следует сделать при заполнении строк Cc и Bcc.
Тема письма должна быть четкой и лаконичной, отражая содержание электронного письма всего в 5–8 словах. Это не только привлекает внимание получателя, но и стимулирует своевременный ответ. Всегда не забывайте заполнять указанное поле темы, которое отделено от тела электронного письма, чтобы избежать отправки электронного письма без темы.
Например:
- Ищу запрос на должность редактора. Эта строка темы указывает на то, что отправитель спрашивает о должности редактора, что делает ее актуальной для отдела кадров или редакции.
- Объяснение сегодняшнего отсутствия. Этот субъект немедленно сообщает получателю, что в электронном письме будет обсуждаться отсутствие, что побуждает менеджера или профессора ответить быстрее.
- Запрос на рекомендательное письмо. Эта строка указывает, что электронное письмо будет содержать рекомендательное письмо, в котором получателю будет сообщено о характере и срочности запроса.
- Запрос на получение стипендии. Четкое указание того, что электронное письмо касается заявки на получение стипендии, поможет академическим или финансовым учреждениям определить приоритетность электронного письма.
- Программа встреч на этой неделе. Эта строка темы быстро информирует команду или участников о том, что электронное письмо содержит повестку дня предстоящего собрания.
- Срочно: сегодня чрезвычайная ситуация в семье. Использование слов «срочно» и подробностей о чрезвычайной ситуации делает это электронное письмо высокоприоритетным для немедленных действий.
- Требуется ответ на пятничную конференцию. Это подчеркивает важность ответа на предстоящую конференцию, побуждая получателя как можно скорее открыть ее.
Каждый из этих примеров кратко описывает тему электронного письма получателю, помогая ему определить приоритетность вашего сообщения для прочтения. Строка темы — это первое, что видит получатель, когда приходит ваше электронное письмо, что делает ее важнейшим компонентом эффективного общения.
Приветствие
Выбор подходящего официального приветствия по электронной почте имеет важное значение для проявления уважения к получателю. Выбранное вами приветствие должно соответствовать контексту и цели вашего электронного письма, эффективно задавая тон последующего разговора. Вот некоторые часто используемые формальные приветствия по электронной почте:
- Уважаемый господин/госпожа/доктор/профессор [Фамилия],
- Доброе утро/день [имя получателя],
- Для предъявления по месту требования,
- Приветствую,
- Здравствуйте, [имя получателя],
Выбор подходящего приветствия имеет решающее значение, поскольку оно задает начальный тон для остальной части вашего сообщения.
Например:
- Если вы обращаетесь к дяде Майку по формальным вопросам, подходящим вступительным словом может быть: «Дорогой дядя Майк…».
- При переписке с потенциальным работодателем по поводу возможностей трудоустройства уместно было бы более официальное приветствие, например: «Уважаемая г-жа Смит…».
- Если вы связываетесь с клиенткой по имени Сара, с которой вы уже встречались ранее, вы можете использовать: «Доброе утро, Сара…».
- Если вы отправляете электронное письмо профессиональному человеку по имени Алекс и хотите, чтобы оно было несколько неформальным, уместным будет «Привет, Алекс…».
- Если вы обращаетесь к группе людей, имена которых вам неизвестны, слова «Привет» будет достаточно.
В тех случаях, когда получатель неизвестен, «Кому это может касаться» и «Приветствие» служат просто формальным приветствием. Однако всегда предпочтительнее назвать имя человека, которому вы отправляете электронное письмо, и по возможности обращаться к нему напрямую.
Обычно после приветствия в электронном письме ставится запятая. Однако вы также можете использовать двоеточие в очень формальной обстановке. Ключевой момент — убедиться, что ваше приветствие уважительно и подходит целевой аудитории. Тщательно выбрав приветствие по электронной почте, вы не только облегчите оформление своего сообщения, но и увеличите вероятность получения быстрого и релевантного ответа.
Основной текст электронного письма
Основное содержание электронного письма называется телом электронного письма. Обычно он фокусируется на одной теме или наборе тесно связанных тем. Первое, что вам следует сделать в теле письма – это уточнить причину вашей переписки.
Уточнение цели вашего электронного письма позволяет получателю понять контекст, что облегчает ему помощь или ответ вам. Вы можете представить цель вашего электронного письма с помощью таких фраз, как:
- Я хотел бы узнать о…
- Пишу, чтобы выразить свой интерес к…
- Я обращаюсь к вам по поводу…
- Надеюсь внести ясность…
- Я хочу попросить…
- Мне интересно узнать больше о…
- Я хотел бы уточнить детали о…
- Я ищу дополнительную информацию о…
Если вы никогда раньше не общались с получателем, будет вежливо кратко представиться, прежде чем излагать свою основную озабоченность.
Например:
- При поиске возможностей профессионального общения или потенциального сотрудничества ключевое значение имеет правильное представление. В следующем примере Эмили ясно представляет себя и кратко излагает причину своего письма доктору Брауну, что способствует более прямому пониманию ее намерений:
| Уважаемый доктор Браун, Я Эмили Уильямс, младший аналитик-исследователь корпорации DEF. Я слежу за вашей работой в области нанотехнологий и хотел бы обсудить возможное сотрудничество между нашими институтами. |
Рекомендуется писать краткое письмо. Помните, что большинство людей предпочитают быстро просматривать электронную почту, поэтому избегайте ненужных событий.
Например:
- Если вы просите отпуск по семейным обстоятельствам, вы можете просто заявить: «У меня семейные обстоятельства, и мне нужно взять выходной», вместо того, чтобы вдаваться в исчерпывающие подробности ситуации.
Чтобы добавить профессионализма и вежливости, начните электронное письмо с выражения благодарности, если вы отвечаете на предыдущее сообщение. Такие фразы, как «Я ценю ваш своевременный ответ» или «Спасибо, что ответили мне», могут задать позитивный тон остальной части разговора.
Окончание
Окончание официального электронного письма служит разделом для запроса определенного действия и выражения благодарности человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Нахождение баланса между вашей просьбой и вежливым языком, как правило, является хорошей практикой. Это не только демонстрирует вежливость, но и повышает шансы на получение положительного ответа. Эти фразы можно адаптировать к различным ситуациям и конкретному контексту вашего электронного письма. Вот некоторые из них, которые вы можете использовать:
- Спасибо за ваше внимание, и я надеюсь услышать от вас в ближайшее время.
- Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, пожалуйста, не стесняйтесь, дайте мне знать.
- Я с нетерпением жду возможности поработать вместе.
- Спасибо за ваш отзыв; это очень ценится.
- Ваше оперативное внимание к этому вопросу будет высоко оценено.
- Я благодарен за время, которое вы потратили на чтение моего письма.
- Если вам понадобится дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.
- Я ценю ваше понимание и помощь в этом вопросе.
- Благодарю заранее за ваше сотрудничество.
- Я воодушевлен возможностью сотрудничества и буду рад дальнейшему обсуждению.
Подобно тому, как начало официального электронного письма задает тон всему разговору, заключительный раздел также играет жизненно важную роль в создании неизгладимого впечатления и подготовке почвы для будущего взаимодействия.
Например:
- В контексте нашего примера Эмили Уильямс предложила сотрудничество с доктором Брауном и стремится получить своевременный ответ. Для этого она указывает дату, к которой хотела бы получить ответ, предлагает ответить на любые вопросы и завершает электронное письмо вежливым отказом. Таким образом она создает структурированное и вежливое завершение своего официального электронного письма, например:
| Я надеюсь, что мы сможем организовать встречу в ближайшем будущем, чтобы изучить возможности сотрудничества. Пожалуйста, дайте мне знать до 20 сентября, если вы готовы обсудить это дальше. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. Благодарю вас за внимание к этому вопросу и надеюсь на возможность совместной работы. С наилучшими пожеланиями, Эмили Уильямс |
Это эффективное официальное завершение электронного письма, поскольку Эмили Уильямс четко формулирует свою просьбу о возможном сотрудничестве, а также выражает признательность доктору Брауну за то, что он нашел время прочитать и, возможно, ответить на ее электронное письмо.
Подпись
Точно так же, как выбор правильного приветствия создает основу для вашего электронного письма, выбор подходящей официальной подписи для электронного письма не менее важен. Подпись служит заключительным словом, поддерживая уважительный тон всего вашего сообщения. Это также завершающий штрих, который может повлиять на впечатление, которое вы оставите у получателя.
Некоторые часто используемые вежливые формальные подписи в электронных письмах, которые можно адаптировать к различным ситуациям, включают:
- С уважением,
- С уважением,
- Еще раз спасибо,
- С уважением,
- С уважением,
- С наилучшими пожеланиями,
- С признательностью,
- С уважением,
Когда дело доходит до форматирования подписи электронной почты, следует следовать некоторым рекомендациям. Всегда начинайте новый абзац для вашей подписи и еще один отдельный абзац для вашего имени. В официальных сообщениях желательно подписывать свои имя и фамилию. Если вы пишете от имени организации, название организации должно отображаться под вашим именем.
Соблюдая эти рекомендации, вы можете гарантировать, что ваше электронное письмо будет оставаться профессиональным и вежливым от начала до конца, тем самым увеличивая вероятность получения положительного ответа.
Например:
| Благодарим вас за помощь в проекте. Ваш опыт бесценен, и я с нетерпением жду нашего дальнейшего сотрудничества. С наилучшими пожеланиями, Джон Смит ABC Enterprises, менеджер проекта |
Его официальная подпись «С наилучшими пожеланиями» и указание должности придают письму общий профессиональный тон. Это создает основу для дальнейшего позитивного взаимодействия.
Советы по созданию официального электронного письма, прежде чем вы нажмете «Отправить»
Отлично, вы почти готовы отправить официальное электронное письмо! Но подождите — прежде чем нажать кнопку «Отправить», давайте убедимся, что все в порядке. Крайне важно, чтобы ваша электронная почта была безупречной, профессиональной и безошибочной. Хорошо составленное электронное письмо не просто эффективно передает ваше сообщение; это также задает тон будущему взаимодействию и оставляет неизгладимое впечатление. Вот подробный контрольный список, охватывающий все основы: от основ, таких как орфография и грамматика, до более тонких элементов, таких как тон и время:
- Читать корректуру. Всегда проверяйте орфографию и грамматику, прежде чем нажимать «Отправить». Чтобы сделать этот процесс проще и точнее, рассмотрите возможность использования наш инструмент корректуры чтобы убедиться, что все в порядке.
- Используйте профессиональный адрес электронной почты. Гарантируйте, что ваш адрес электронной почты привязан к профессиональному формату, например [электронная почта защищена]. Избегайте использования неофициальных или неуместных адресов электронной почты, таких как «[электронная почта защищена]».
- Описательная тема. Ваша тема должна давать хорошее представление о содержании электронного письма, побуждая получателя открыть его.
- Проверьте тонус. Сохраняйте профессиональный и уважительный тон, особенно при обсуждении деликатных или сложных вопросов.
- Блок подписи. Включите формальный блок подписи с вашим полным именем, должностью и контактной информацией для профессионального вида и упрощения последующих действий.
- Проверьте вложения. Еще раз проверьте, прикреплены ли все необходимые документы, особенно если они упомянуты в теле письма.
- Время это правильно. Учитывайте время отправки вашего электронного письма; избегайте отправки деловых писем поздно вечером или в выходные дни, если в этом нет необходимости.
- Используйте пункты или нумерацию. Для электронных писем с большим количеством информации или запросов используйте маркеры или нумерованные списки для удобства чтения.
- Попросите подтверждения. Если электронное письмо важно, подумайте о том, чтобы попросить подтверждение получения.
- Управление копией и скрытой копией. Используйте «Копию», чтобы видеть дополнительных получателей, и «СК», чтобы скрыть остальных. Включите их, если в вашем электронном письме участвуют несколько сторон.
- Гиперссылки. Гарантируйте, что все гиперссылки работают и ведут на правильные веб-сайты или онлайн-ресурсы.
- Подходит для мобильных устройств. Проверьте, как ваша электронная почта отображается на мобильном устройстве, поскольку многие люди проверяют свою электронную почту на ходу.
После того, как вы отметили эти поля, вы готовы с уверенностью нажать кнопку «Отправить» в своем официальном электронном письме!
Примеры официальных писем
Сегодня общение по электронной почте является важным навыком, особенно в профессиональной среде. Независимо от того, обращаетесь ли вы к научному руководителю или спрашиваете о возможностях трудоустройства, умение написать краткое, четкое и профессионально отформатированное электронное письмо может создать основу для продуктивных отношений. Знание того, что включать, а что нет, может существенно повлиять на то, как будет получено ваше сообщение. Чтобы помочь вам подготовить собственные электронные письма, ниже вы найдете краткие примеры официальных электронных писем, которые могут послужить шаблонами или источником вдохновения для вашей собственной переписки.
- Пример 1: Официальное электронное письмо научному руководителю.
- Пример 2: Официальное электронное письмо с запросом о возможностях трудоустройства.
Заключение
| Овладение искусством написания официальных электронных писем может открыть двери к новым возможностям и улучшить ваши навыки профессионального общения. В этом руководстве вы ознакомитесь со всеми важными компонентами: от убедительной темы письма до вежливой подписи. Вооружившись этими знаниями, вы теперь готовы составлять эффективные, хорошо структурированные официальные электронные письма, соответствующие профессиональным стандартам. Так что смело нажимайте кнопку «Отправить», зная, что вы хорошо подготовлены к тому, чтобы каждое взаимодействие имело значение. |
