رسمي اي ميل: موثر رابطي لاءِ گائيڊ

باضابطه اي ميل لکڻ جي پيچيدگين کي نيويگيٽ ڪرڻ اڪثر ڪري محسوس ڪري سگھي ٿو، خاص طور تي جڏهن ڪنهن اڻ واقف تائين پهچي وڃي. پر سچ اهو آهي ته، اهو ڄاڻڻ ته ڪيئن ٺاهيو وڃي هڪ منظم، پيشه ورانه اي ميل توهان جي رابطي جي صلاحيتن کي بهتر بڻائي سگهي ٿو ۽ موقعن لاء دروازا کوليو. هي گائيڊ رسمي اي ميلن جي اجزاء کي واضح ڪرڻ جي ڪوشش ڪري ٿو، موضوع جي لائن کان دستخط تائين. هن آرٽيڪل جي آخر تائين، توهان وٽ موثر، چمڪندڙ اي ميلون تيار ڪرڻ جا اوزار هوندا جيڪي پيشه ور معيارن تي عمل ڪن ٿا ۽ هر رابطي جي ڳڻپ ڪن ٿا.

هڪ رسمي اي ميل جي جوڙجڪ

هڪ رسمي اي ميل جي جوڙجڪ بنيادي طور تي هڪ غير رسمي اي ميل کان مختلف ناهي، پر اهو وڌيڪ پالش آهي ۽ مخصوص آداب جي پيروي ڪري ٿو. هڪ رسمي اي ميل عام طور تي هيٺيان عناصر شامل آهن:

• هڪ موضوع لائن. هڪ مختصر، مناسب عنوان جيڪو مختصر ڪري ٿو اي ميل جو مقصد.
• هڪ رسمي اي ميل سلام. هڪ سخي افتتاح جيڪو وصول ڪندڙ کي عزت سان خطاب ڪري ٿو.
• اي ميل جسماني متن. مکيه مواد منطقي ۽ رسمي ٻولي استعمال ڪندي منظم ڪيو ويو آهي.
• هڪ رسمي اي ميل ختم ٿيڻ. هڪ بند ڪرڻ وارو بيان جيڪو شائستہ آهي ۽ مخصوص عمل يا جواب لاءِ سڏي ٿو.
• هڪ دستخط. توهان جو سائن آف، جنهن ۾ عام طور تي توهان جو پورو نالو ۽ اڪثر توهان جي پيشه ورانه عنوان يا رابطي جي معلومات شامل هوندي آهي.

انهن عناصرن کي سنڀال سان گڏ ڪرڻ توهان جي رسمي اي ميلن جي اثرائتي کي بهتر بڻائي ٿو، انهن کي پڙهڻ ۾ آسان بڻائي ٿو ۽ متوقع جواب حاصل ڪرڻ جو وڌيڪ امڪان آهي.

موضوع لائن

موضوع واري لائن توهان جي اي ميل لاءِ هيڊ لائن طور ڪم ڪري ٿي ۽ وصول ڪندڙ جي توجه کي پڪڙڻ ۾ اهم ڪردار ادا ڪري ٿي. جيتوڻيڪ اهو هڪ ننڍڙو تفصيل وانگر لڳي سگهي ٿو، ان جي اهميت کي گهٽ نه ڪيو وڃي. هڪ واضح موضوع لائن تمام گهڻو وڌائي سگھي ٿو امڪان اهو آهي ته توهان جو اي ميل کوليو ويندو ۽ بروقت جواب حاصل ڪيو ويندو.

هڪ طرفي نوٽ جي طور تي، اهو مشورو ڏنو ويو آهي ته وصول ڪندڙ جي اي ميل ايڊريس کي نامزد ٿيل وصول ڪندڙ لائن ۾ داخل نه ڪريو-جيستائين موضوع واري لائن جي مٿان واقع آهي- جيستائين توهان مڪمل طور تي پنهنجو اي ميل موڪلڻ لاءِ تيار نه آهيو. هي مدد ڪري ٿو حادثاتي طور تي هڪ نامڪمل اي ميل موڪلڻ کي روڪڻ ۾. ساڳئي ڊيڄاريندڙ کي استعمال ڪيو وڃي جڏهن Cc ۽ Bcc لائنن کي ڀرڻ.

موضوع واري لائن واضح ۽ جامع هجڻ گهرجي، صرف 5-8 لفظن ۾ اي ميل جي مواد جو هڪ سنيپ شاٽ مهيا ڪندي. اهو نه صرف وصول ڪندڙ جي توجه حاصل ڪري ٿو پر بروقت جوابن جي حوصلا افزائي پڻ ڪري ٿو. هميشه ياد رکو ته مخصوص موضوع واري لائن باڪس ۾ ڀريو، جيڪو اي ميل باڊي کان الڳ آهي، ڪنهن موضوع کان سواءِ اي ميل موڪلڻ کان بچڻ لاءِ.

مثال طور:

• ايڊيٽر پوزيشن انڪوائري ڳولڻ. هي موضوع لائن اشارو ڪري ٿو موڪليندڙ هڪ ايڊيٽر جي پوزيشن بابت پڇي ٿو، انهي کي HR يا ايڊيٽوريل ٽيم سان لاڳاپيل آهي.
• اڄ جي غير حاضري جي وضاحت. اهو موضوع فوري طور تي وصول ڪندڙ کي ٻڌائي ٿو ته اي ميل هڪ غير حاضري تي بحث ڪندي، هڪ مينيجر يا پروفيسر کان تڪڙو جواب ڏيڻ جو اشارو ڪندي.
• هڪ سفارش خط لاء درخواست. هي لڪير بيان ڪري ٿو ته اي ميل سفارش جي خط بابت هوندو، وصول ڪندڙ کي درخواست جي فطرت ۽ تڪڙي ڏانهن اشارو ڪندي.
• اسڪالرشپ جي درخواست لاء انڪوائري. واضح طور تي بيان ڪيو ويو آهي ته اي ميل هڪ اسڪالرشپ جي درخواست بابت آهي انهي کي آسان بڻائي سگهندي تعليمي يا مالي آفيسن لاء اي ميل کي ترجيح ڏيڻ لاء.
• هن هفتي جي اجلاس جي ايجنڊا. هي موضوع واري لائن جلدي ٽيم يا حاضرين کي خبر ڏئي ٿي ته اي ميل ۾ ايندڙ گڏجاڻي لاءِ ايجنڊا شامل آهي.
• تڪڙو: خانداني ايمرجنسي اڄ. "تڪڙو" استعمال ڪندي ۽ ايمرجنسي بابت تفصيلات هن اي ميل کي فوري ڪارروائي لاءِ اعليٰ ترجيح ڏين ٿا.
• جمعه جي ڪانفرنس RSVP جي ضرورت آهي. هي هڪ ايندڙ ڪانفرنس بابت جواب ڏيڻ جي اهميت کي پرچم ڏئي ٿو، وصول ڪندڙ کي جلدي کولڻ جي حوصلا افزائي ڪري ٿو.

انهن مثالن مان هر هڪ مختصر طور تي بيان ڪري ٿو اي ميل جي موضوع کي وصول ڪندڙ ڏانهن، انهن کي پڙهڻ لاء توهان جي پيغام کي ترجيح ڏيڻ ۾ مدد ڪندي. موضوع واري لائن اها پهرين شيءِ آهي جيڪا وصول ڪندڙ ڏسي ٿي جڏهن توهان جو اي ميل اچي ٿو، ان کي موثر رابطي لاءِ هڪ اهم جزو بڻائي ٿو.

سلام

هڪ مناسب رسمي اي ميل سلامتي چونڊڻ ضروري آهي وصول ڪندڙ کي عزت ڏيڻ لاءِ. سلام جيڪو توهان چونڊيو آهي اهو توهان جي اي ميل جي مقصدن ۽ مقصد سان ملائڻ گهرجي، مؤثر طريقي سان ايندڙ گفتگو لاء سر ترتيب ڏيو. هتي ڪجھ عام طور تي استعمال ٿيل رسمي اي ميل سلام آهن:

• محترم مسٽر/مسز/ڊاڪٽر/پروفيسر [آخري نالو]،
• صبح بخير / منجھند جو [وصول ڪندڙ جو نالو]،
• هن جو مخاطب ڪير آهي،
• سلام،
• هيلو [وصول ڪندڙ جو نالو]،

هڪ مناسب سلام چونڊڻ انتهائي اهم آهي ڇاڪاڻ ته اهو توهان جي باقي پيغام لاءِ ابتدائي سر مقرر ڪري ٿو.

مثال طور:

• جيڪڏهن توهان رسمي معاملن لاءِ پنهنجي چاچا مائڪ سان رابطو ڪري رهيا آهيو، هڪ مناسب اوپنر ٿي سگهي ٿو، "پيارا چاچا مائڪ ..."
• جڏهن ملازمت جي موقعن جي حوالي سان هڪ امڪاني آجر سان واسطو رکي، هڪ وڌيڪ رسمي سلام جهڙو، ”پياري محترمه سمٿ…“ مناسب هوندو.
• جيڪڏهن توهان ساره نالي هڪ ڪلائنٽ سان رابطو ڪري رهيا آهيو جنهن سان توهان اڳ ۾ ملاقات ڪئي آهي، توهان استعمال ڪري سگهو ٿا، "صبح جو سلام، سارا ..."
• جڏهن توهان Alex نالي هڪ پروفيشنل سمجھاڻي کي اي ميل ڪري رهيا آهيو ۽ ان کي ڪنهن حد تائين غير رسمي رکڻ چاهيو ٿا، ته ”هيلو ايڪس…“ مناسب هوندو.
• جيڪڏهن توهان ماڻهن جي هڪ گروهه تائين پهچي رهيا آهيو جن جا نالا توهان نٿا ڄاڻو، "سلام" ڪافي هوندو.

صورتن ۾ جتي توهان وصول ڪندڙ کي نه ڄاڻندا آهيو، "جنهن کي اهو پريشان ٿي سگهي ٿو،" ۽ "سلام،" صرف رسمي سلام جي طور تي خدمت ڪريو. بهرحال، اهو هميشه ترجيح آهي ته ان شخص جي نالي جي سڃاڻپ ڪريو جنهن کي توهان اي ميل ڪري رهيا آهيو ۽ انهن کي سڌو سنئون پتو ڏيو جڏهن ممڪن هجي.

عام طور تي، ڪاما توهان جي اي ميل ۾ سلام جي پٺيان آهي. تنهن هوندي، توهان تمام رسمي سيٽنگن ۾ ڪولن پڻ استعمال ڪري سگهو ٿا. اهم نقطو اهو يقيني بڻائڻ آهي ته توهان جو سلام قابل احترام آهي ۽ مطلوب سامعين لاءِ مناسب آهي. پنهنجي اي ميل سلام کي احتياط سان چونڊڻ سان، توهان نه صرف پنهنجي پيغام سان آسان ترتيب ڏيڻ جي سهولت فراهم ڪندا آهيو پر فوري ۽ لاڳاپيل جواب حاصل ڪرڻ جو امڪان پڻ وڌائيندا آهيو.

اي ميل جسماني متن

اي ميل جو بنيادي مواد اي ميل جسم جي طور تي حوالو ڏنو ويو آهي. اهو عام طور تي هڪ واحد موضوع تي يا ويجهي سان لاڳاپيل عنوانن جي هڪ سيٽ تي ڌيان ڏئي ٿو. پهرين شيء توهان کي اي ميل جسم ۾ ڪرڻ گهرجي توهان جي خط و ڪتابت جو سبب واضح ڪيو.

توهان جي اي ميل جي مقصد کي واضح ڪرڻ وصول ڪندڙ کي ان حوالي سان سمجهڻ جي اجازت ڏئي ٿي، انهي کي آسان بڻائي ٿي انهن لاءِ توهان جي مدد ڪرڻ يا جواب ڏيڻ. توھان پنھنجي اي ميل جو مقصد انھن جملن سان متعارف ڪرائي سگھو ٿا جھڙوڪ:

• مان ان بابت پڇڻ چاهيان ٿو ...
• مان پنهنجي دلچسپيءَ جو اظهار ڪرڻ لاءِ لکي رهيو آهيان...
• مان توھان سان رابطو ڪري رھيو آھيان ان حوالي سان...
• مون کي واضح ڪرڻ جي اميد آهي ...
• مان عرض ڪرڻ چاهيان ٿو…
• مان وڌيڪ سکڻ ۾ دلچسپي وٺان ٿو ...
• مان ان بابت تفصيل جي تصديق ڪرڻ چاهيان ٿو ...
• مان وڌيڪ معلومات لاءِ ڳولي رهيو آهيان ...

جيڪڏهن توهان اڳ ۾ ڪڏهن به وصول ڪندڙ سان ڪا به ڳالهه ٻولهه نه ڪئي آهي، اهو توهان جي بنيادي تشويش کي بيان ڪرڻ کان اڳ مختصر طور تي پنهنجو تعارف ڪرايو.

مثال طور:

• جڏهن پروفيسر نيٽ ورڪنگ جا موقعا ڳولڻ يا امڪاني تعاون، مناسب تعارف اهم آهي. هيٺ ڏنل مثال ۾، ايملي پنهنجو پاڻ کي واضح طور تي متعارف ڪرايو آهي ۽ ڊاڪٽر براون کي پنهنجي اي ميل جو سبب واضح طور تي بيان ڪري ٿو، هن جي ارادن جي وڌيڪ سڌي سمجهڻ جي سهولت فراهم ڪندي:

محترم ڊاڪٽر برائون، مان ايملي وليمز آهيان، DEF ڪارپوريشن ۾ هڪ جونيئر تحقيقي تجزيه نگار. مان نانو ٽيڪنالاجي جي شعبي ۾ توهان جي ڪم جي پيروي ڪري رهيو آهيان ۽ اسان جي ادارن جي وچ ۾ ممڪن تعاون تي بحث ڪرڻ چاهيان ٿو.

اهو توهان جي اي ميل کي مختصر رکڻ جي صلاح ڏني وئي آهي. ياد رکو، گھڻا ماڻھو پنھنجي اي ميل ذريعي جلدي وڃڻ کي ترجيح ڏيندا آھن، تنھنڪري غير ضروري ترقي کان پاسو ڪريو.

مثال طور:

• جيڪڏهن توهان خانداني ايمرجنسي سبب ڪم جي وقت جي درخواست ڪري رهيا آهيو، توهان شايد صرف اهو چئي سگهو ٿا، 'مون وٽ هڪ خانداني ايمرجنسي آهي ۽ صورتحال جي باري ۾ تفصيلي تفصيل ۾ وڃڻ جي بجاءِ، مون کي هڪ خانداني ايمرجنسي آهي ۽ ڏينهن وٺڻ جي ضرورت آهي.

پروفيشنلزم ۽ درٻار جي اضافي رابطي لاءِ، اي ميل شروع ڪرڻ تي غور ڪريو شڪرگذاري جي اظهار سان جيڪڏهن توهان اڳئين پيغام جو جواب ڏئي رهيا آهيو. جملا جهڙوڪ "مان توهان جي بروقت جواب جي ساراهه ڪريان ٿو،" يا "مون ڏانهن واپس اچڻ جي مهرباني،" باقي گفتگو لاء هڪ مثبت ڍنگ مقرر ڪري سگهي ٿو.

ختم

هڪ رسمي اي ميل جو خاتمو هڪ سيڪشن جي طور تي ڪم ڪري ٿو هڪ مخصوص عمل جي درخواست ڪرڻ ۽ ان شخص جي مهرباني جو اظهار ڪرڻ لاءِ جيڪو توهان اي ميل ڪري رهيا آهيو. توهان جي درخواست ۽ شائستہ ٻولي جي وچ ۾ توازن قائم ڪرڻ عام طور تي سٺو عمل آهي. اهو نه صرف عدالت ڏيکاري ٿو پر مثبت جواب حاصل ڪرڻ جا موقعا پڻ بهتر ڪري ٿو. اهي جملا مختلف حالتن ۽ توهان جي اي ميل جي مخصوص حوالي سان ٺهڪندڙ ٿي سگهن ٿا. هتي انهن مان ڪجهه آهن جيڪي توهان استعمال ڪري سگهو ٿا:

• توهان جي غور لاء توهان جي مهرباني، ۽ مان توهان کان جلد ٻڌڻ جو منتظر آهيان.
• جيڪڏھن توھان وٽ ڪو سوال يا خدشو آھي، مھرباني ڪري مون کي ٻڌائڻ ۾ سنکوڪ نه ڪريو.
• مان گڏجي ڪم ڪرڻ جي موقعي جو منتظر آهيان.
• توهان جي راء لاء مهرباني؛ اهو تمام گهڻو ساراهيو ويو آهي.
• هن معاملي تي توهان جو فوري ڌيان انتهائي قابل قدر هوندو.
• مان توهان جو شڪر گذار آهيان جو توهان منهنجي اي ميل پڙهڻ لاءِ وقت ورتو.
• جيڪڏھن توھان کي ڪنھن اضافي معلومات جي ضرورت آھي، مون سان رابطو ڪرڻ لاء آزاد محسوس ڪريو.
• مان هن معاملي جي حوالي سان توهان جي سمجھ ۽ مدد جي ساراهه ڪريان ٿو.
• توهان جي تعاون لاءِ اڳواٽ مهرباني.
• مان تعاون جي امڪان جي باري ۾ پرجوش آهيان ۽ وڌيڪ بحث ڪرڻ لاء خوش ٿيندس.

گهڻو ڪري جيئن هڪ رسمي اي ميل جو افتتاح سڄي گفتگو لاء سر مقرر ڪري ٿو، آخري سيڪشن پڻ هڪ پائيدار تاثر پيدا ڪرڻ ۽ مستقبل جي ڳالهين لاء اسٽيج کي ترتيب ڏيڻ ۾ اهم ڪردار ادا ڪري ٿو.

مثال طور:

• اسان جي مثال جي حوالي سان، ايملي وليمز ڊاڪٽر براون سان تعاون جي تجويز پيش ڪئي آهي ۽ مقصد بروقت جواب حاصل ڪرڻ آهي. هن کي حاصل ڪرڻ لاء، هوء هڪ تاريخ بيان ڪري ٿي جنهن جي ذريعي هوء واپس ٻڌڻ چاهي ٿي، ڪنهن به سوالن جا جواب ڏيڻ جي آڇ ڪري ٿي، ۽ اي ميل کي هڪ شائستہ سائن آف سان ختم ڪري ٿي. هن طريقي سان، هوء پنهنجي رسمي اي ميل تي هڪ منظم ۽ شائستگي ختم ڪري ٿي، جهڙوڪ:

مون کي اميد آهي ته اسان تعاون جي امڪانن کي ڳولڻ لاء ويجهي مستقبل ۾ هڪ اجلاس جو بندوبست ڪري سگهون ٿا. مھرباني ڪري مون کي 20 سيپٽمبر تائين ڄاڻ ڏيو جيڪڏھن توھان موجود آھيو ھن تي وڌيڪ بحث ڪرڻ لاءِ. جيڪڏھن توھان ڪي سوال آھن يا اضافي معلومات جي ضرورت آھي، مھرباني ڪري مون سان رابطو ڪرڻ ۾ سنکوڪ نه ڪريو. هن معاملي تي توهان جي توجه لاء توهان جي مهرباني، ۽ آئون گڏجي ڪم ڪرڻ جي موقعي جو منتظر آهيان. آداب، ايملي وليمز

هي هڪ مؤثر باضابطه اي ميل ختم ٿي رهيو آهي ڇاڪاڻ ته ايملي وليمز واضح طور تي ممڪن تعاون لاءِ هن جي درخواست کي بيان ڪري ٿو، جڏهن ته ڊاڪٽر براون جي وقت جي ساراهه جو اظهار ڪندي هن جي اي ميل کي پڙهڻ ۽ ممڪن طور تي جواب ڏيڻ لاءِ.

صحيح

جيئن ته صحيح سلامتي کي چونڊڻ توهان جي اي ميل لاء اسٽيج سيٽ ڪري ٿو، هڪ مناسب رسمي اي ميل دستخط چونڊڻ هڪجهڙائي نازڪ آهي. دستخط بندش نوٽ جي طور تي ڪم ڪري ٿو، توهان جي پيغام ۾ معزز سر سيٽ جي حمايت ڪندي. اهو پڻ هڪ اختتامي رابطو مهيا ڪري ٿو جيڪو اثر انداز ڪري سگهي ٿو جيڪو توهان وصول ڪندڙ تي ڇڏي ڏيو.

ڪجھ عام طور تي استعمال ٿيل شائستہ رسمي اي ميل دستخط جيڪي مختلف حالتن ۾ ترتيب ڏئي سگھجن ٿيون شامل آھن:

• اعتبار سان،
• مخلص،
• ٻيهر مهرباني
• مهربانيون،
• توهان جو وفادار،
• آداب،
• قدر سان،
• توهان جو سچو،

جڏهن اهو توهان جي اي ميل دستخط کي فارميٽ ڪرڻ لاء اچي ٿو، اتي ڪجهه بهترين طريقا آهن پيروي ڪرڻ لاء. هميشه توهان جي دستخط لاء هڪ نئون پيراگراف شروع ڪريو ۽ توهان جي نالي لاء هڪ ٻيو الڳ پيراگراف. اهو مشورو آهي ته توهان جي پهرين ۽ آخري نالن سان رسمي رابطي ۾ سائن ان ڪريو. جيڪڏهن توهان ڪنهن تنظيم جي طرفان لکي رهيا آهيو، تنظيم جو نالو توهان جي پنهنجي نالي جي هيٺان ظاهر ٿيڻ گهرجي.

انهن هدايتن تي عمل ڪندي، توهان ضمانت ڏئي سگهو ٿا ته توهان جو اي ميل شروع کان ختم ٿيڻ تائين پروفيشنل ۽ شائستگي سان رهي ٿو، ان ڪري مناسب جواب حاصل ڪرڻ جو موقعو وڌائي ٿو.

مثال طور:

پروجيڪٽ سان توهان جي مدد لاء توهان جي مهرباني. توهان جي صلاحيت انمول آهي، ۽ مان اسان جي مسلسل تعاون جي منتظر آهيان. نيڪ دعائون، جان حيدرآباد ABC انٽرپرائزز، پروجيڪٽ مئنيجر

هن جي رسمي دستخط، 'بهترين خواهشون،' ۽ هن جي نوڪري جو عنوان شامل آهي اي ميل جي مجموعي پروفيشنل سر ۾. اهو مسلسل مثبت رابطي لاء اسٽيج مقرر ڪري ٿو.

هڪ رسمي اي ميل ٺاهڻ لاءِ صلاحون ان کان اڳ جو توهان موڪلايو

چڱو، توهان تقريباً تيار آهيو پنهنجي رسمي اي ميل موڪلڻ لاءِ! پر رکو- ان کان اڳ توھان ڪلڪ ڪريو "موڪليو" بٽڻ، اچو ته پڪ ڪريو ته سڀ ڪجھ ترتيب ۾ آھي. يقيني بڻائڻ توهان جي اي ميل پالش، پيشه ور، ۽ غلطي کان پاڪ آهي اهم آهي. هڪ چڱي طرح ٺهيل اي ميل صرف مؤثر طريقي سان توهان جي پيغام کي پهچائي نه ٿو. اهو پڻ مستقبل جي ڳالهين لاء سر مقرر ڪري ٿو ۽ هڪ دائمي تاثر ڇڏي ٿو. هتي هڪ جامع چيڪ لسٽ آهي سڀني بنيادن کي ڍڪڻ لاءِ، بنياديات جهڙوڪ اسپيلنگ ۽ گرامر کان وٺي وڌيڪ نفيس عناصر جهڙوڪ سر ۽ وقت تائين:

• پڙھندڙ. 'موڪليو' کي دٻائڻ کان پهريان هميشه پنهنجي اسپيلنگ ۽ گرامر چيڪ ڪريو. ھن عمل کي آسان ۽ وڌيڪ صحيح بڻائڻ لاءِ، استعمال ڪرڻ تي غور ڪريو اسان جو ثبوت پڙهڻ وارو اوزار تصديق ڪرڻ لاء سڀ ڪجهه ترتيب ۾ آهي.
• پروفيشنل اي ميل ايڊريس استعمال ڪريو. ضمانت ڏيو توهان جو اي ميل پتو پروفيشنل فارميٽ سان ڳنڍيل آهي، جهڙوڪ [ايميل محفوظ ٿيل]. غير رسمي يا نامناسب اي ميل پتي استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو جهڙوڪ '[ايميل محفوظ ٿيل].
• وضاحتي مضمون لائن. توهان جي موضوع واري لائن کي اي ميل جي مواد جو سٺو خيال مهيا ڪرڻ گهرجي، وصول ڪندڙ کي ان کي کولڻ لاء متوجه ڪرڻ گهرجي.
• ٽون لاء چيڪ ڪريو. هڪ پیشہ ور ۽ احترام وارو سر رکو، خاص طور تي جڏهن حساس يا پيچيده مسئلن تي بحث ڪيو وڃي.
• دستخط بلاڪ. توهان جي مڪمل نالو، عنوان، ۽ رابطي جي معلومات سان هڪ رسمي دستخط بلاڪ شامل ڪريو هڪ پیشہ ور نظر ۽ آسان پيروي لاء.
• منسلڪات لاء جائزو وٺو. ٻه ڀيرا چيڪ ڪريو ته سڀئي ضروري دستاويز ڳنڍيل آهن، خاص طور تي جيڪڏهن اهي اي ميل باڊي ۾ ذڪر ڪيا ويا آهن.
• صحيح وقت. پنھنجي اي ميل جي وقت تي غور ڪريو؛ رات جو دير سان يا هفتي جي آخر ۾ ڪاروباري اي ميلون موڪلڻ کان پاسو ڪريو جيستائين ضروري هجي.
• بلٽ پوائنٽ يا نمبرنگ استعمال ڪريو. تمام گهڻي معلومات يا درخواستن سان اي ميلن لاءِ، استعمال ڪريو بلٽ پوائنٽس يا نمبر ٿيل لسٽون پڙهڻ لاءِ.
• اعتراف لاءِ پڇو. جيڪڏهن اي ميل اهم آهي، غور ڪيو ته رسيد جي تصديق لاء پڇو.
• Cc ۽ Bcc کي منظم ڪريو. ظاهر ڪيل اضافي وصول ڪندڙن لاءِ Cc ۽ ٻين کي لڪائڻ لاءِ Bcc استعمال ڪريو. انھن کي شامل ڪريو جيڪڏھن توھان جي اي ميل ۾ گھڻن پارٽين شامل آھن.
• ھائپر لنڪس. ضمانت ڏيو سڀ هائپر لنڪس ڪم ڪري رهيا آهن ۽ درست ويب سائيٽن يا آن لائن وسيلن ڏانهن رهنمائي ڪن ٿا.
• موبائل موافق. چيڪ ڪريو ته توهان جي اي ميل موبائل ڊوائيس تي ڪيئن ظاهر ٿئي ٿي، جيئن ڪيترائي ماڻهو انهن جي اي ميلون چيڪ ڪندا آهن.

هڪ دفعو توهان انهن باڪس کي نشانو بڻايو، توهان پنهنجي رسمي اي ميل ۾ اعتماد سان 'موڪليو' بٽڻ کي مارڻ لاءِ تيار آهيو!

رسمي اي ميل جا مثال

اڄ، اي ميل مواصلات هڪ لازمي مهارت آهي، خاص طور تي پيشه ورانه سيٽنگن ۾. ڇا توهان هڪ تعليمي صلاحڪار تائين پهچي رهيا آهيو يا نوڪري جي موقعن بابت پڇي رهيا آهيو، هڪ مختصر، واضح، ۽ پيشه ورانه فارميٽ ٿيل اي ميل لکڻ جي صلاحيت هڪ پيداواري رشتي لاءِ اسٽيج سيٽ ڪري سگهي ٿي. اهو ڄاڻڻ ته ڇا شامل ڪجي- ۽ ڇا نه- اهو سڀ فرق آڻي سگھي ٿو ته توهان جو پيغام ڪيئن ملي ٿو. توهان جي پنهنجي اي ميلون تيار ڪرڻ ۾ توهان جي مدد ڪرڻ لاءِ، هيٺ توهان کي رسمي اي ميلن جا مختصر مثال ملندا جيڪي توهان جي پنهنجي خط و ڪتابت لاءِ ٽيمپليٽس يا انسپائريشن طور ڪم ڪري سگهن ٿا.

• مثال 1: رسمي اي ميل هڪ تعليمي صلاحڪار تائين پهچندي.

• مثال 2: رسمي اي ميل روزگار جا موقعا بابت پڇڻ.

ٿڪل

باضابطه اي ميل لکڻ جي فن ۾ مهارت حاصل ڪرڻ نون موقعن جا دروازا کولڻ ۽ توهان جي پيشه ورانه مواصلاتي صلاحيتن کي وڌائي سگھي ٿي. هي گائيڊ توهان کي هر اهم جزو جي ذريعي هلائي چڪو آهي، هڪ زبردست موضوع واري لائن کان هڪ معزز دستخط تائين. هن علم سان هٿياربند، توهان هاڻي تيار آهيو مؤثر، چڱي طرح ٺهيل رسمي اي ميلون جيڪي پيشه ور معيارن تي عمل ڪن ٿيون. تنهن ڪري اڳتي وڌو ۽ اعتماد سان 'موڪليو' بٽڻ کي دٻايو، ڄاڻو ته توهان هر رابطي جي ڳڻپ ڪرڻ لاءِ چڱي طرح ليس آهيو.