Navigácia v zložitosti formálneho písania e-mailov môže byť často zdrvujúca, najmä keď oslovíte niekoho neznámeho. Pravdou však je, že vedieť, ako vytvoriť dobre organizovaný, profesionálny e-mail, môže výrazne zlepšiť vaše komunikačné schopnosti a otvoriť dvere príležitostiam. Táto príručka sa snaží objasniť zložky formálnych e-mailov, od predmetu až po podpis. Na konci tohto článku budete mať nástroje na prípravu efektívnych, lesklých e-mailov, ktoré spĺňajú profesionálne štandardy a každá interakcia sa počíta.
Štruktúra formálneho emailu
Štruktúra formálneho e-mailu sa radikálne nelíši od neformálneho, je však uhladenejšia a riadi sa špecifickou etiketou. Formálny e-mail vo všeobecnosti obsahuje nasledujúce prvky:
- Riadok predmetu. Stručný a vhodný názov, ktorý sumarizuje účel e-mailu.
- Formálny e-mailový pozdrav. Veľkorysý otvor, ktorý oslovuje obdarovaného s úctou.
- Text tela e-mailu. Hlavný obsah je štruktúrovaný logicky a používa formálny jazyk.
- Formálny koniec e-mailu. Záverečné vyhlásenie, ktoré je zdvorilé a vyžaduje konkrétnu akciu alebo reakciu.
- Podpis. Vaše odhlásenie, ktoré zvyčajne obsahuje vaše celé meno a často aj váš profesijný titul alebo kontaktné informácie.
Starostlivá integrácia týchto prvkov zlepšuje efektivitu vašich formálnych e-mailov, uľahčuje ich čítanie a pravdepodobnejšie vyvolá očakávanú odpoveď.
Predmet
Predmet slúži ako nadpis vášho e-mailu a zohráva kľúčovú úlohu pri upútaní pozornosti príjemcu. Aj keď sa to môže zdať ako malý detail, jeho význam netreba podceňovať. Jasný predmet môže výrazne zvýšiť pravdepodobnosť, že váš e-mail bude otvorený a dostane včasnú odpoveď.
Ako vedľajšiu poznámku sa odporúča nezadávať e-mailovú adresu príjemcu do určeného riadku príjemcu – nachádza sa nad riadkom predmetu –, kým nebudete úplne pripravení odoslať svoj e-mail. To pomáha predchádzať náhodnému odoslaniu nedokončeného e-mailu. Rovnaké varovanie by sa malo uplatniť pri vypĺňaní riadkov Kópia a Skrytá kópia.
Predmet by mal byť jasný a stručný a mal by poskytnúť prehľad obsahu e-mailu len v 5 až 8 slovách. To nielen upúta pozornosť príjemcu, ale tiež podporuje včasné reakcie. Vždy nezabudnite vyplniť určené pole predmetu, ktoré je oddelené od tela e-mailu, aby ste sa vyhli odosielaniu e-mailu bez predmetu.
Napríklad:
- Hľadám dopyt na pozíciu redaktora. Tento riadok predmetu označuje, že odosielateľ sa pýta na pozíciu redaktora, takže je relevantná pre HR alebo redakčný tím.
- Vysvetlenie dnešnej neprítomnosti. Tento predmet okamžite oznámi príjemcovi, že e-mail bude diskutovať o absencii, čo si vyžiada rýchlejšiu odpoveď od manažéra alebo profesora.
- Žiadosť o odporúčací list. Tento riadok špecifikuje, že e-mail sa bude týkať odporúčacieho listu, ktorý príjemcu upozorní na povahu a naliehavosť žiadosti.
- Dopyt na žiadosť o štipendium. Jasné uvedenie, že e-mail sa týka žiadosti o štipendium, uľahčí akademickým alebo finančným úradom uprednostnenie e-mailu.
- Program schôdze na tento týždeň. Tento predmet rýchlo informuje tím alebo účastníkov, že e-mail obsahuje program nadchádzajúceho stretnutia.
- Naliehavé: Rodinná núdza dnes. Použitím výrazu „naliehavé“ a podrobností o núdzovej situácii sa tento e-mail stáva vysokou prioritou pre okamžitú akciu.
- Potrebné je potvrdenie piatkovej konferencie. Toto poukazuje na dôležitosť odpovede na nadchádzajúcu konferenciu a povzbudzuje príjemcu, aby ju rýchlo otvoril.
Každý z týchto príkladov stručne popisuje predmet e-mailu príjemcovi, čo mu pomáha pri uprednostňovaní vašej správy na prečítanie. Predmet je prvá vec, ktorú príjemca uvidí, keď príde váš e-mail, čo z neho robí kľúčovú súčasť efektívnej komunikácie.
Pozdrav
Výber vhodného formálneho e-mailového pozdravu je nevyhnutný na prejavenie úcty príjemcovi. Pozdrav, ktorý vyberiete, by sa mal zhodovať s kontextom a účelom vášho e-mailu a efektívne nastaviť tón pre následnú konverzáciu. Tu sú niektoré bežne používané formálne e-mailové pozdravy:
- Vážený pán/pani/Dr./Profesor [Priezvisko],
- Dobré ráno/popoludnie [meno príjemcu],
- Pre koho sa to týka,
- Zdravím,
- Dobrý deň, [meno príjemcu],
Výber vhodného pozdravu je rozhodujúci, pretože nastavuje počiatočný tón pre zvyšok vašej správy.
Napríklad:
- Ak kontaktujete svojho strýka Mikea kvôli formálnym záležitostiam, vhodným úvodom môže byť: „Drahý strýko Mike…“
- Pri korešpondencii s potenciálnym zamestnávateľom o pracovných príležitostiach by sa hodil formálnejší pozdrav ako: „Vážená pani Smithová...“.
- Ak kontaktujete klientku menom Sarah, s ktorou ste sa už predtým stretli, môžete použiť: „Dobré ráno, Sarah…“
- Keď posielate e-mail profesionálovi s menom Alex a chcete, aby to bolo trochu neformálne, „Ahoj Alex...“ by bolo vhodné.
- Ak oslovujete skupinu ľudí, ktorých mená nepoznáte, postačí vám „Pozdrav“.
V prípadoch, keď príjemcu nepoznáte, „Komu sa to môže týkať“ a „Pozdravy“ slúžia len ako formálne pozdravy. Vždy je však lepšie identifikovať meno osoby, ktorej posielate e-mail, a osloviť ju priamo, ak je to možné.
Za pozdravom vo vašom e-maile zvyčajne nasleduje čiarka. Dvojbodku však môžete použiť aj vo veľmi formálnych prostrediach. Kľúčovým bodom je uistiť sa, že váš pozdrav je úctivý a vhodný pre zamýšľané publikum. Starostlivým výberom e-mailového pozdravu nielen uľahčíte jednoduchšiu úpravu vašej správy, ale tiež zvýšite pravdepodobnosť, že dostanete rýchlu a relevantnú odpoveď.
Text tela e-mailu
Hlavný obsah e-mailu sa označuje ako telo e-mailu. Zvyčajne sa zameriava na jednu tému alebo súbor úzko súvisiacich tém. Prvá vec, ktorú by ste mali urobiť v tele e-mailu, je objasniť dôvod vašej korešpondencie.
Objasnenie účelu vášho e-mailu umožní príjemcovi pochopiť kontext, čo mu uľahčí pomoc alebo odpoveď. Účel svojho e-mailu môžete uviesť pomocou fráz, ako napríklad:
- Chcel by som sa opýtať na…
- Píšem, aby som vyjadril svoj záujem o…
- Obraciam sa na Vás ohľadom…
- Dúfam, že objasním…
- Chcem požiadať…
- Mám záujem dozvedieť sa viac o…
- Chcel by som potvrdiť podrobnosti o…
- Hľadám ďalšie informácie o…
Ak ste s príjemcom nikdy predtým nekomunikovali, je zdvorilé, ak sa v krátkosti predstavíte skôr, ako uvediete svoj hlavný záujem.
Napríklad:
- Pri hľadaní profesionálnych príležitostí na vytváranie sietí alebo potenciálnej spolupráce je kľúčové správne predstavenie. V nasledujúcom príklade sa Emily jasne predstavuje a výstižne načrtáva dôvod svojho e-mailu Dr. Brownovi, čo uľahčuje pochopenie jej zámerov:
| Vážený Dr. Brown, Som Emily Williamsová, juniorská výskumná analytička v DEF Corporation. Sledoval som vašu prácu v oblasti nanotechnológií a rád by som prediskutoval možnú spoluprácu medzi našimi inštitúciami. |
Odporúča sa, aby bol váš e-mail stručný. Pamätajte, že väčšina ľudí uprednostňuje rýchle prechádzanie e-mailov, takže sa vyhnite zbytočnému vývoju.
Napríklad:
- Ak žiadate o voľno v práci z dôvodu rodinnej núdze, môžete jednoducho uviesť: „Mám rodinnú núdzu a potrebujem si vziať deň voľna“, namiesto toho, aby ste zachádzali do vyčerpávajúcich podrobností o situácii.
Ak chcete zvýšiť profesionalitu a zdvorilosť, zvážte začatie e-mailu vyjadrením vďaky, ak odpovedáte na predchádzajúcu správu. Frázy ako „Cením si vašu včasnú odpoveď“ alebo „Ďakujem, že ste sa mi ozvali,“ môžu zvyšok konverzácie naladiť pozitívne.
Koniec
Formálny koniec e-mailu slúži ako časť na vyžiadanie konkrétnej akcie a vyjadrenie vďaky osobe, ktorej posielate e-mail. Vo všeobecnosti je dobrou praxou nájsť rovnováhu medzi vašou žiadosťou a zdvorilým jazykom. To nielen ukazuje zdvorilosť, ale tiež zvyšuje šance na pozitívnu odpoveď. Tieto frázy môžu byť prispôsobené rôznym situáciám a špecifickému kontextu vášho e-mailu. Tu sú niektoré z nich, ktoré môžete použiť:
- Ďakujem za zváženie a teším sa na skorú odpoveď.
- Ak máte nejaké otázky alebo obavy, neváhajte a dajte nám vedieť.
- Teším sa na príležitosť spolupracovať.
- Ďakujeme vám za vašu reakciu; veľmi sa to cení.
- Vaša okamžitá pozornosť venovaná tejto záležitosti by bola vysoko cenená.
- Som vďačný za čas, ktorý ste venovali čítaniu môjho e-mailu.
- Ak by ste potrebovali ďalšie informácie, neváhajte ma kontaktovať.
- Ceníme si vaše pochopenie a pomoc v tejto záležitosti.
- Vopred Vám ďakujem za spoluprácu.
- Som nadšený z možnosti spolupráce a rád budem diskutovať ďalej.
Podobne ako otvorenie formálneho e-mailu udáva tón celej konverzácii, aj záverečná časť zohráva dôležitú úlohu pri vytváraní trvalého dojmu a vytvára pôdu pre budúce interakcie.
Napríklad:
- V kontexte nášho príkladu Emily Williams navrhla spoluprácu s Dr. Brownom a jej cieľom je získať včasnú odpoveď. Aby to dosiahla, určí dátum, do ktorého by sa jej rada ozvala, ponúkne odpoveď na akékoľvek otázky a e-mail ukončí zdvorilým odhlásením. Týmto spôsobom vytvorí štruktúrovaný a zdvorilý koniec svojho formálneho e-mailu, ako je tento:
| Dúfam, že sa nám v blízkej budúcnosti podarí dohodnúť si stretnutie, aby sme preskúmali možnosti spolupráce. Prosím, dajte mi vedieť do 20. septembra, ak ste k dispozícii na ďalšiu diskusiu. Ak máte akékoľvek otázky alebo potrebujete ďalšie informácie, neváhajte ma kontaktovať. Ďakujem vám za pozornosť, ktorú venujete tejto záležitosti, a teším sa na príležitosť spolupracovať. S Pozdravom, Emily Williamsová |
Toto je efektívny formálny koniec e-mailu, pretože Emily Williamsová jasne formuluje svoju žiadosť o možnú spoluprácu a zároveň vyjadruje uznanie za čas Dr. Browna na čítanie jej e-mailu a prípadné odpovedanie naň.
Podpis
Rovnako ako výber správneho pozdravu pripraví pôdu pre váš e-mail, rovnako dôležitý je výber vhodného formálneho e-mailového podpisu. Podpis slúži ako záverečná poznámka, ktorá podporuje úctivý tón nastavený v celej vašej správe. Poskytuje tiež záverečný dotyk, ktorý môže ovplyvniť dojem, ktorý zanecháte v príjemcovi.
Niektoré bežne používané zdvorilé formálne e-mailové podpisy, ktoré možno prispôsobiť rôznym situáciám, zahŕňajú:
- S úctou,
- S pozdravom,
- Ešte raz vďaka,
- So srdečným pozdravom,
- S pozdravom
- S Pozdravom,
- S uznaním
- S pozdravom
Pokiaľ ide o formátovanie e-mailového podpisu, existuje niekoľko osvedčených postupov, ktoré je potrebné dodržiavať. Vždy začnite nový odsek pre váš podpis a ďalší samostatný odsek pre vaše meno. Pri formálnej komunikácii sa odporúča podpisovať menom aj priezviskom. Ak píšete v mene organizácie, názov organizácie by sa mal objaviť pod vaším vlastným menom.
Dodržiavaním týchto pokynov môžete zaručiť, že váš e-mail zostane profesionálny a zdvorilý od začiatku do konca, čím sa zvýši šanca na priaznivú odpoveď.
Napríklad:
| Ďakujeme za pomoc s projektom. Vaše odborné znalosti sú neoceniteľné a teším sa na našu ďalšiu spoluprácu. S prianím všetkého najlepšieho, John Smith ABC Enterprises, projektový manažér |
Jeho formálny podpis „Všetko najlepšie“ a zahrnutie jeho pracovnej pozície dopĺňajú celkový profesionálny tón e-mailu. To vytvára pôdu pre pokračujúce pozitívne interakcie.
Tipy na vytvorenie formálneho e-mailu Predtým, ako stlačíte odoslať
Skvelé, ste takmer pripravení odoslať svoj formálny e-mail! Ale počkajte – predtým, ako kliknete na tlačidlo „Odoslať“, presvedčte sa, že je všetko v poriadku. Je dôležité, aby bol váš e-mail čistý, profesionálny a bez chýb. Dobre vytvorený e-mail nielen efektívne sprostredkuje vašu správu; tiež udáva tón pre budúce interakcie a zanecháva trvalý dojem. Tu je komplexný kontrolný zoznam na pokrytie všetkých základov, od základov, ako je pravopis a gramatika, až po jemnejšie prvky, ako je tón a načasovanie:
- skorigovať. Pred stlačením tlačidla Odoslať si vždy skontrolujte pravopis a gramatiku. Aby bol tento proces jednoduchší a presnejší, zvážte použitie náš nástroj na korektúry potvrdiť, že je všetko v poriadku.
- Použite profesionálnu e-mailovú adresu. Zaručte, že vaša e-mailová adresa je pripojená v profesionálnom formáte, ako napr [chránené e-mailom]. Nepoužívajte neformálne alebo nevhodné e-mailové adresy ako „[chránené e-mailom]. "
- Opisný predmet. Váš predmet by mal poskytnúť dobrú predstavu o obsahu e-mailu a prilákať príjemcu, aby ho otvoril.
- Skontrolujte tón. Zachovajte profesionálny a úctivý tón, najmä keď diskutujete o citlivých alebo zložitých problémoch.
- Blok podpisu. Zahrňte formálny podpisový blok s vaším celým menom, titulom a kontaktnými informáciami, aby ste získali profesionálny vzhľad a jednoduché sledovanie.
- Skontrolujte prílohy. Dôkladne skontrolujte, či sú priložené všetky potrebné dokumenty, najmä ak sú uvedené v tele e-mailu.
- Načasujte to správne. Zvážte načasovanie vášho e-mailu; neposielajte obchodné e-maily neskoro v noci alebo cez víkend, pokiaľ to nie je nevyhnutné.
- Použite odrážky alebo číslovanie. V prípade e-mailov s množstvom informácií alebo žiadostí použite na zlepšenie čitateľnosti odrážky alebo očíslované zoznamy.
- Požiadajte o uznanie. Ak je e-mail dôležitý, zvážte vyžiadanie potvrdenia o prijatí.
- Správa kópie a skrytej kópie. Použite kópiu pre viditeľných ďalších príjemcov a skrytú kópiu, ak chcete ostatných skryť. Zahrňte ich, ak váš e-mail zahŕňa viacero strán.
- Hypertextové odkazy. Zaručte, že všetky hypertextové odkazy fungujú a vedú na správne webové stránky alebo online zdroje.
- Priateľské k mobilným zariadeniam. Skontrolujte, ako sa váš e-mail zobrazuje na mobilnom zariadení, pretože veľa ľudí si svoje e-maily kontroluje na cestách.
Po začiarknutí týchto políčok ste pripravení stlačiť tlačidlo „Odoslať“ s dôverou vo svojom formálnom e-maile!
Príklady formálnych e-mailov
Dnes je e-mailová komunikácia nevyhnutnou zručnosťou, najmä v profesionálnom prostredí. Či už oslovujete akademického poradcu alebo sa pýtate na pracovné príležitosti, schopnosť napísať stručný, jasný a profesionálne formátovaný e-mail môže pripraviť pôdu pre produktívny vzťah. Vedieť, čo zahrnúť – a čo nie – môže znamenať rozdiel v tom, ako bude vaša správa prijatá. Aby sme vám pomohli pri príprave vlastných e-mailov, nižšie nájdete krátke príklady formálnych e-mailov, ktoré môžu slúžiť ako šablóny alebo inšpirácia pre vašu vlastnú korešpondenciu.
- Príklad 1: Formálny e-mail adresovaný akademickému poradcovi.
- Príklad 2: Formálny e-mail s dopytom na pracovné príležitosti.
záver
| Zvládnutie umenia formálneho písania e-mailov môže otvoriť dvere novým príležitostiam a zlepšiť vaše profesionálne komunikačné schopnosti. Táto príručka vás prevedie každou dôležitou súčasťou, od presvedčivého predmetu až po zdvorilý podpis. Vyzbrojení týmito znalosťami ste teraz pripravení písať efektívne, dobre štruktúrované formálne e-maily, ktoré spĺňajú profesionálne štandardy. Takže pokračujte a stlačte tlačidlo „Odoslať“ s istotou, pretože viete, že ste dobre vybavení na to, aby sa každá interakcia počítala. |
