iimaylka rasmiga ah: hagaha isgaadhsiinta waxtarka leh

U dhex galka cakiran ee qorista iimaylka rasmiga ah waxay inta badan dareemi kartaa culeys, gaar ahaan marka aad la xiriirto qof aan la aqoon. Laakiin runtu waxay tahay, in ogaanshaha sida loo dhiso si wanaagsan loo habeeyey, iimaylka mihnadlaha ahi uu si weyn u wanaajin karo xirfadahaaga isgaarsiineed oo uu albaabada u furi karo fursadaha. Hagahan waxa uu raadinayaa inuu caddeeyo qaybaha iimaylada rasmiga ah, laga bilaabo mawduuca ilaa saxeexa. Dhamaadka maqaalkan, waxaad heli doontaa qalabka aad ku diyaariso fariimo wax ku ool ah, iimaylo dhalaalaya oo u hoggaansan heerarka xirfadeed oo ka dhigaya is dhexgalka kasta oo la tiriyo.

Qaab dhismeedka iimaylka rasmiga ah

Qaab dhismeedka iimaylka rasmiga ahi si aad ah ugama duwana kan aan rasmiga ahayn, laakiin aad ayuu u qurxiyay wuxuuna raacayaa hab-dhaqan gaar ah. Iimaylka rasmiga ahi guud ahaan waxa ka mid ah walxahan soo socda:

• Khadka mawduuca. Cinwaan kooban oo ku habboon oo koobaya ujeeddada iimaylka.
• Salaan iimaylka rasmiga ah Furfur deeqsinimo leh oo si xushmad leh ula hadlaya qaataha.
• Qoraalka jidhka iimaylka Nuxurka ugu muhiimsan waxaa loo habeeyey si macquul ah oo isticmaalaya luqadda rasmiga ah.
• iimaylka rasmiga ah ee dhamaanaya Hadal xidhitaan ah oo asluub ​​leh oo ku baaqaya ficil ama jawaab gaar ah.
• Saxiix. Bixintaada, kaas oo inta badan ku jira magacaaga oo buuxa iyo inta badan cinwaankaaga xirfadle ama macluumaadka xiriirka.

Isku-dubarid walxahan si taxaddar leh waxay hagaajinaysaa waxtarka iimaylladaada rasmiga ah, taasoo ka dhigaysa inay fududahay in la akhriyo oo ay u badan tahay inay soo saaraan jawaabta la filayo.

Mawduuca mawduuca

Mawduucu wuxuu u adeegaa sidii cinwaanka iimaylkaga wuxuuna ka ciyaara door muhiim ah soo jiidashada dareenka qaataha. In kasta oo ay u ekaan karto tafaasiil yar, haddana muhiimadda ay leedahay waa in aan la dhayalsan. Mawduuc cad oo cad ayaa si weyn u kordhin karta suurtogalnimada in iimaylkaaga la furo oo la helo jawaab-celin ku habboon.

Xusuus ahaan, waxaa habboon in aan la galin ciwaanka iimaylka qaataha khadka loo qoondeeyay-oo ku yaal korka mawduuca-ilaa aad diyaar u tahay inaad dirto iimaylkaga. Tani waxay kaa caawinaysaa inaad ka hortagto diritaanka si lama filaan ah iimaylka aan dhammaan. Digniin la mid ah waa in la sameeyaa marka la buuxinayo khadadka Cc iyo Bcc.

Mawduucu waa inuu noqdaa mid cad oo kooban, isagoo bixinaya sawir ka kooban emailka 5-8 kelmadood. Tani kaliya maaha inay soo jiidato dareenka qaataha laakiin waxay sidoo kale dhiirigelisaa jawaabaha waqtiga ku habboon. Had iyo jeer xasuuso inaad buuxiso sanduuqa mawduuca la cayimay, kaas oo ka duwan jidhka iimaylka, si aad isaga ilaaliso inaad dirto iimaylka mawduuc la'aan.

Tusaale ahaan:

• Raadinta boos tafatir. Mawduucani waxa uu tilmaamayaa soo dirayuhu in uu wax ka weydiiyo booska tafatiraha, taas oo ka dhigaysa mid khusaysa HR ama kooxda tifaftirka.
• Sharaxaada maqnaanshaha maanta. Mawduucan isla markiiba waxay u sheegaysaa qaataha in iimaylka uu ka hadli doono maqnaanshaha, taasoo keenaysa jawaab degdeg ah maamulaha ama borofisar.
• Codso warqad talobixin ah. Sadarkani waxa uu qeexayaa in iimaylka uu noqon doono mid ku saabsan warqad talobixin ah, taasoo ku dhiirigelinaysa qaataha nooca iyo degdega ah codsiga.
• Weydiinta codsiga deeqda waxbarasho. Si cad u sheegaya in iimaylka uu ku saabsan yahay codsi deeq waxbarasho waxay u sahlaysaa xafiisyada tacliinta ama dhaqaalaha inay mudnaanta siiyaan iimaylka.
• Ajendaha kulanka todobaadkan. Mawduucan ayaa si degdeg ah ugu wargalinaya kooxda ama ka qaybgalayaasha in iimaylka uu ka kooban yahay ajendaha kulanka soo socda.
• Degdeg: Gurmad qoyska maanta. Isticmaalka "degdegga" iyo waxyaabo gaar ah oo ku saabsan xaaladda degdegga ah ka dhig iimaylkan mudnaan sare ee ficil degdeg ah.
• Shirka Jimcaha RSVP ayaa loo baahan yahay. Midkani waxa uu tilmaamayaa muhiimadda ay leedahay ka jawaabista shirka soo socda, iyada oo lagu dhiirigelinayo qaataha inuu si dhakhso ah u furo.

Mid kasta oo ka mid ah tusaalooyinkan ayaa si kooban u qeexaya mawduuca iimaylka ee qaataha, isaga oo ka caawinaya in ay kala hormariyaan fariintaada akhriska. Khadka mawduuca ayaa ah waxa ugu horreeya ee qaataha arko marka iimaylkaagu yimaado, taas oo ka dhigaysa qayb muhiim u ah isgaadhsiin waxtar leh.

Salaan

Doorashada salaanta rasmiga ah ee iimaylka ah ee ku habboon ayaa muhiim u ah muujinta ixtiraamka qaataha. Salaantii aad dooratay waa inay waafaqdo macnaha guud iyo ujeedada iimaylkaaga, iyadoo si wax ku ool ah u dejinaysa codka wada hadalka xiga. Waa kuwan qaar sida caadiga ah loo isticmaalo salaanta iimaylka rasmiga ah:

• Gacaliye Mr./Mrs./Dr./Professor [Magaca Dambe],
• Subax wanaagsan/ galabnimo wanaagsan [magaca qaataha],
• Cidda ay khusayso,
• Salaamaha,
• Salaan [magaca qaataha],

Doorashada salaanta ku habboon waa muhiim sababtoo ah waxay dejinaysaa dhawaaqa bilowga ah inta ka hadhay fariintaada.

Tusaale ahaan:

• Haddii aad kala xiriirayso Adeerkaaga Mike arrimo rasmi ah, furaha ku habboon wuxuu noqon karaa, "Gacaliye adeer Mike..."
• Markaad la xiriirto loo shaqeeyaha suurtagalka ah ee ku saabsan fursadaha shaqada, salaamo rasmi ah sida, "Gacaliye Ms. Smith..." ayaa ku habboonaan doonta.
• Haddii aad la xidhiidhayso macmiil Sarah oo aad hore ula kulantay, waxaad isticmaali kartaa, "Subax wanaagsan, Sarah..."
• Markaad email u direyso faham xirfadle ah oo magaciisu yahay Alex oo aad rabto inaad ka dhigto mid aan rasmi ahayn, "Hello Alex..." ayaa ku habboonaan lahayd.
• Haddii aad la xiriireyso koox dad ah oo aadan magacyadooda garanayn, "Salaan" ayaa kugu filan.

Xaalado aanad garanayn qaataha, "Cidda ay khusayso," iyo "Salaan," waxay u adeegaan sida salaanta rasmiga ah. Si kastaba ha ahaatee, had iyo jeer waa la door bidaa in la aqoonsado magaca qofka aad email u dirayso oo aad si toos ah ula hadasho marka ay suurtogal tahay.

Caadi ahaan, comma ayaa raacda salaanta iimaylkaga. Si kastaba ha ahaatee, waxaad sidoo kale isticmaali kartaa xiidanka goobaha aadka u rasmiga ah. Qodobka ugu muhiimsan waa in la hubiyo in salaantaadu ay tahay mid ixtiraam leh oo ku haboon dhageystayaasha loogu talagalay. Adigoo si taxadar leh u dooranaya salaanta iimaylka, kaliya ma fududaynaysid habaynta fudud ee fariintaada laakiin waxa kale oo aad kordhisaa suurtogalnimada helitaanka jawaab degdeg ah oo habboon.

Iimayl qoraalka jirka

Nuxurka ugu muhiimsan ee iimaylka waxaa loo tixraacaa jirka iimaylka. Caadiyan waxay diiradda saartaa hal mawduuc ama mawduucyo aad isugu dhow. Waxa ugu horreeya ee ay tahay inaad ku sameyso emailka jirka waa inaad caddeyso sababta waraaqahaaga.

Cadaynta ujeedada iimaylkaagu waxay u ogolaanaysaa qaataha inuu fahmo macnaha guud, taasoo u sahlaysa inay ku caawiyaan ama ay kuugu jawaabaan. Waxaad ku soo bandhigi kartaa ujeedada iimaylkaaga weedho ay ka mid yihiin:

• Waxaan jeclaan lahaa inaan wax ka weydiiyo…
• Waxaan u qorayaa inaan muujiyo xiisahayga…
• Waxaan kula soo xiriirayaa wax ku saabsan…
• Waxaan rajeynayaa inaan caddeeyo…
• Waxaan rabaa inaan codsado…
• Waxaan xiiseynayaa inaan wax badan ka barto…
• Waxaan jeclaan lahaa inaan xaqiijiyo faahfaahinta ku saabsan…
• Waxaan raadinayaa macluumaad dheeri ah oo ku saabsan…

Haddi aanad waligaa wax la falgal ah la yeelanin qaataha hore, waxa habboon in aad si kooban isu barato ka hor intaadan sheegin welwelkaaga koowaad.

Tusaale ahaan:

• Markaad raadinayso fursado isku xidhid xirfadeed ama wada shaqayn suurtagal ah, hordhac sax ah ayaa fure ah. Tusaalahan soo socda, Emily waxay si cad isu baratay nafteeda oo si kooban u qeexaysa sababta iimaylka ay u dirtay Dr. Brown, iyada oo fududaysay faham toos ah oo ku saabsan waxa ay damacsan tahay:

Gacaliye Dr. Brown, Anigu waxaan ahay Emily Williams, oo ah falanqeeye cilmi baaris oo da'yar oo ka tirsan Shirkadda DEF. Waxaan la socday shaqadaada dhinaca nanotechnology-ga waxaanan jeclaan lahaa inaan ka wadahadlo iskaashiga suurtogalka ah ee dhexmara hay'adahayada.

Waxaa lagugula talinayaa inaad iimaylkaagu ahaato mid kooban. Xasuusnoow, dadka intooda badan waxay door bidaan inay si degdeg ah u dhex maraan iimaylkooda, markaa iska ilaali horumarka aan loo baahnayn.

Tusaale ahaan:

• Haddii aad codsanayso fasax shaqo oo ay ugu wacan tahay xaalad degdeg ah oo qoyska ah, waxaad si fudud u odhan kartaa, 'Waxaan qabaa xaalad degdeg ah oo qoyska ah waxaanan u baahanahay inaan fasaxa qaato,' halkii aad si faahfaahsan uga bixin lahayd xaaladda.

Si aad u hesho taabasho dheeraad ah oo xirfad-yaqaannimo iyo xushmad leh, ka fiirso inaad ku bilowdo iimaylka adoo muujinaya mahadnaq haddii aad ka jawaabayso farriin hore. Weedhaha sida "Waan ka mahadcelinayaa jawaabtaada waqtigeeda ku habboon," ama "Waad ku mahadsan tahay inaad igu soo noqoto," waxay dejin kartaa dhawaaq wanaagsan inta ka dhiman wada hadalka.

Dhamaystiri

Dhammaadka iimaylka rasmiga ahi waxa uu u adeegaa sidii qayb si loo codsado ficil gaar ah iyo in lagu muujiyo mahadnaq qofka aad iimaylka u dirayso. Isku dheelitirnaanta u dhexeeya codsigaaga iyo luqadda asluubta leh guud ahaan waa dhaqan wanaagsan. Tani kaliya ma muujinayso xushmad balse waxay sidoo kale wanaajisaa fursadaha lagu heli karo jawaab wanaagsan. Weedhahan waxaa loo qaabayn karaa inay ku habboonaadaan xaalado kala duwan iyo macnaha gaarka ah ee iimaylkaaga. Waa kuwan qaar ka mid ah oo aad isticmaali karto:

• Waad ku mahadsan tahay tixgelintaada, waxaana sugayaa inaan dhawaan war kaa helo.
• Haddii aad wax su'aalo ah ama walaac ah qabtid, fadlan ha ka waaban inaad i soo ogeysiiso.
• Waxaan rajeynayaa fursad aan ku wada shaqeyno.
• Waad ku mahadsan tahay jawaab celintaada; aad baa loo mahadiyaa.
• Dareenkaaga degdega ah ee arrintan aad ayaa loo qaddarin doonaa.
• Waan ka mahadcelinayaa waqtiga aad ku bixisay akhrinta iimaylkayga.
• Haddii aad u baahan tahay macluumaad dheeraad ah, xor u noqo inaad ila soo xidhiidho.
• Waan ka mahadcelinayaa fahamkaaga iyo kaalmadaada ku saabsan arrintan.
• Aad baad ugu mahadsantahay wada shaqayntiina.
• Aad ayaan ugu faraxsanahay suurtagalnimada inaan iskaashi sameeyo, waxaanan ku faraxsanahay inaan sii wada hadlo.

Si la mid ah sida furitaanka iimaylka rasmiga ahi u dejiyo hadalka wada hadalka oo dhan, qaybta gunaanadku waxay sidoo kale door muhiim ah ka ciyaartaa abuurista aragti waarta iyo dejinta marxaladda isdhexgalka mustaqbalka.

Tusaale ahaan:

• Marka la eego tusaalahayaga, Emily Williams waxay soo jeedisay iskaashi lala yeesho Dr. Brown waxayna rabtay inay hesho jawaab waqtigeedii ku habboonayd. Si taas loo gaaro, waxay qeexday taariikhda ay jeclaan lahayd inay dib u maqasho, waxay bixisaa inay ka jawaabto su'aal kasta, oo ay ku dhammaato iimaylka si xushmad leh. Sidan, waxay u abuurtaa habaysan oo asluub ​​leh oo ku dhammaanaysa iimaykeeda rasmiga ah, sida tan:

Waxaan rajeynayaa inaan qabanqaabin karno kulan mustaqbalka dhow si aan u sahamino fursadaha wadashaqeyn. Si naxariis leh ii soo ogeysii Sebtembar 20keeda haddii aad diyaar u tahay inaad tan si dheeraad ah uga hadasho. Haddii aad qabto wax su'aalo ah ama aad u baahan tahay macluumaad dheeraad ah, fadlan ha ka waaban inaad ila soo xiriirto. Waad ku mahadsan tahay dareenkaaga arrintan, waxaana rajeynayaa fursadda aan ku wada shaqeyno. Salaan wanaagsan, Emily Williams

Tani waa iimayl rasmi ah oo wax ku ool ah oo dhamaanaya sababtoo ah Emily Williams waxay si cad u qeexday codsigeeda wada shaqaynta suurtagalka ah, iyadoo sidoo kale muujinaysa mahadnaqa Dr. Brown waqtigiisa inuu wax akhriyo oo ay suurtogal tahay inay ka jawaabto iimaylka.

Saxiixa

Sida xulashada salaanta saxda ah ay u dejiso marxaladda iimaylkaaga, doorashada saxeexa emailka rasmiga ah ee ku habboon ayaa sidoo kale muhiim ah. Saxeexu waxa uu u adeegaa sidii qoraalka xidhitaanka, isaga oo taageeraya codka ixtiraamka leh ee la dhigay fariintaada oo dhan. Waxa kale oo ay ku siinaysaa taabasho gunaanad ah oo saamayn ku yeelan karta aragtida aad kaga tagto qaataha.

Qaar ka mid ah saxeexyada emailka rasmiga ah ee sida caadiga ah loo isticmaalo kuwaas oo lala qabsan karo xaalado kala duwan waxaa ka mid ah:

• Si xushma leh,
• Daacadnimo,
• Mar labaad mahadsanid,
• Mahadsanidin,
• Si daacad ah,
• Salaan wanaagsan,
• Mahadnaq,
• Xaqiiqdii,

Marka ay timaado qaabaynta saxeexa iimaylka, waxa jira dhaqamada ugu fiican ee la raaco. Had iyo jeer ku billow cutub cusub saxeexaaga iyo cutub kale oo u gaar ah magacaaga. Waxaa lagugula talinayaa inaad ku saxiixdo magacyadaada hore iyo kan dambe ee isgaarsiinta rasmiga ah. Haddii aad wax u qorayso magaca urur, magaca ururku waa inuu ka hoos muuqdaa magacaaga.

Markaad raacdo tilmaamahan, waxaad dammaanad qaadi kartaa in iimaylkaagu ahaado mid xirfad leh oo asluub ​​leh min bilow ilaa dhamaad, taaso kordhinaysa fursada lagu helo jawaab wanaagsan.

Tusaale ahaan:

Waad ku mahadsan tahay kaalmadaada mashruuca. Khibradaadu waxay ahayd mid qiimo leh, waxaanan rajaynayaa wada shaqaynteena sii socota. Rajo wanaagsan, John Smith Shirkadaha ABC, Maareeyaha Mashruuca

Saxiixiisa rasmiga ah, 'Rajada ugu wanaagsan', oo ay ku jirto cinwaankiisa shaqo waxay ku dari kartaa guud ahaan codka xirfadeed ee iimaylka. Tani waxay dejinaysaa marxaladda isdhexgalka togan ee sii socda.

Talooyin ku saabsan abuurista iimaylka rasmiga ah Kahor intaadan garaacin dir

Wanaagsan, waxaad ku dhowdahay inaad dirto iimaylkaga rasmiga ah! Laakin xaji—kahor intaadan gujin batoonka “Diri”, aan hubino in wax walba ay hagaagsan yihiin. Hubinta in iimaylkaagu yahay mid turxaan bixin, xirfad leh, iyo khalad la'aan waa muhiim. iimaylka si wanaagsan loo farsameeyay kaliya si wax ku ool ah uma gudbiyo fariintaada; waxa kale oo ay dejisaa habka is dhexgalka mustaqbalka waxayna ka tagtaa dareen waara. Halkan waxaa ah liis hubineed oo dhammaystiran oo lagu daboolayo dhammaan saldhigyada, laga bilaabo aasaaska sida higgaadda iyo naxwaha ilaa waxyaabo badan oo nuanceed sida codka iyo wakhtiga:

• Cadeyn. Had iyo jeer hubi higgaaddaada iyo naxwahaaga ka hor inta aanad garaacin ' dir.' Si habkan looga dhigo mid sahlan oo sax ah, tixgeli inaad isticmaasho Qalabkayaga wax-akhriska si loo xaqiijiyo wax walba waa hagaagsan yihiin.
• Isticmaal ciwaanka iimaylka xirfadaysan Dammaanad qaad cinwaanka iimaylkaagu wuxuu ku lifaaqan yahay qaab xirfadle ah, sida [emailka waa la ilaaliyay]. Ka fogow isticmaalka iimaylka aan rasmiga ahayn ama aan habboonayn sida '[emailka waa la ilaaliyay]. '
• Mawduuca qeexan. Mawduucaagu waa inuu bixiyaa fikrad wanaagsan oo ku saabsan waxa ku jira iimaylka, oo soo jiidanaya qaataha inuu furo.
• Hubi codka Hayso cod xirfad leh oo ixtiraam leh, gaar ahaan marka laga hadlayo arrimaha xasaasiga ah ama kakan.
• xannibaadda saxiixa. Ku dar saxeexa saxeexa rasmiga ah oo leh magacaaga oo buuxa, cinwaankaaga, iyo macluumaadkaaga xidhiidhka si aad u eegto xirfadle iyo dabagal sahlan.
• Dib u eegis ku lifaaqan Laba jeer hubi in dhammaan dukumeentiyada lagama maarmaanka ah ay ku lifaaqan yihiin, gaar ahaan haddii lagu sheegay emailka.
• Waqtiga saxda ah. Tixgeli wakhtiga iimaylkaaga; iska ilaali inaad dirto iimaylada ganacsiga habeenki danbe ama dhamaadka todobaadka ilaa loo baahdo mooyee.
• Isticmaal dhibcaha rasaasta ama nambarada. Wixii iimaylo ah oo leh macluumaad badan ama codsiyo, isticmaal dhibcaha rasaasta ama liisaska nambarada leh si loo akhriyo.
• Weydiiso aqoonsi. Haddii iimaylka uu muhiim yahay, tixgeli inaad waydiiso xaqiijinta rasiidka.
• Maamul Cc iyo Bcc. Isticmaal Cc si aad u hesho heleyaal dheeraad ah oo muuqda iyo Bcc si aad kuwa kale u qariso. Ku dar haddii iimaylkaagu ku lug leeyahay dhinacyo badan.
• Xiriirka Dammaanad qaadka dhammaan isku-xireyaasha sare way shaqaynayaan oo waxay horseedaan mareegaha saxda ah ama ilaha khadka tooska ah.
• Moobiil-saaxiibtinimo. Hubi sida iimaylkaagu ugu muuqdo aalada moobilka, maadaama dad badani ay hubiyaan iimayladooda markay socdaan.

Markaad saxdo sanduuqyadan, waxaad diyaar u tahay inaad ku dhufo badhanka 'Send' adigoo kalsooni ku qaba iimaylkaaga rasmiga ah!

Tusaalooyinka iimaylka rasmiga ah

Maanta, isgaarsiinta iimaylka waa xirfad lama huraan ah, gaar ahaan goobaha xirfadleyda. Haddi aad la xidhiidho lataliye tacliin ama aad waydiinayso fursadaha shaqo, kartida aad u qori karto iimaylka kooban, cad, iyo habaysan xirfadaysan waxay dejin kartaa marxaladda xidhiidh wax soo saar leh. Ogaanshaha waxa lagu daro—iyo waxa aan ahayn—waxa ay wax ka bedeli kartaa sida fariintaada loo helay. Si laguugu caawiyo diyaarinta iimayladaada, hoos waxaad ka heli doontaa tusaalooyin kooban oo iimaylo rasmi ah kuwaas oo u adeegi kara qaab-qoraal ama dhiirigelin u ah waraaqahaaga.

• Tusaale 1: Iimayl rasmi ah oo la xidhiidha lataliyaha tacliinta.

• Tusaale 2: Iimayl rasmi ah oo wax ka weydiinaya fursadaha shaqada.

Ugu Dambeyn

Barashada farshaxanka qorista iimaylka rasmiga ah waxay albaabada u furi kartaa fursado cusub waxayna kor u qaadi kartaa xirfadahaaga isgaarsiineed. Hagahan waxa uu kugu dhex maray qayb kasta oo muhiim ah, laga bilaabo xariiq mawduuc oo soo jiidasho leh ilaa saxeex ixtiraam leh. Adigoo ku hubaysan aqoontan, waxaad hadda diyaar u tahay inaad curiso iimaylo rasmi ah oo wax ku ool ah, habaysan oo si wanaagsan loo habeeyey oo u hoggaansama heerarka xirfadeed. Markaa sii wad oo ku dhufo batoonkaas 'Send' si kalsooni leh, adigoo og inaad si fiican u qalabaysan tahay si aad u samayso is dhexgalka kasta.