Email zyrtar: udhëzues për komunikim efektiv

Lundrimi në ndërlikimet e shkrimit zyrtar të postës elektronike shpesh mund të ndihet dërrmuese, veçanërisht kur komunikoni me dikë të panjohur. Por e vërteta është se të dish se si të ndërtosh një email profesional të mirëorganizuar, mund të përmirësojë ndjeshëm aftësitë e tua të komunikimit dhe të hapë dyert për mundësi. Ky udhëzues kërkon të sqarojë komponentët e emaileve formale, nga rreshti i temës deri te nënshkrimi. Deri në fund të këtij artikulli, ju do të keni mjetet për të përgatitur emaile efektive dhe me shkëlqim, të cilët i përmbahen standardeve profesionale dhe bëjnë çdo ndërveprim të vlefshëm.

Struktura e një emaili zyrtar

Struktura e një emaili zyrtar nuk është rrënjësisht e ndryshme nga ajo joformale, por është më e lëmuar dhe ndjek etiketë specifike. Një email zyrtar në përgjithësi përfshin elementët e mëposhtëm:

• Një linjë subjekti. Një titull i shkurtër dhe i përshtatshëm që përmbledh qëllimin e emailit.
• Një përshëndetje zyrtare me email. Një hapje bujare që i drejtohet marrësit me respekt.
• Teksti i trupit të emailit. Përmbajtja kryesore është e strukturuar në mënyrë logjike dhe duke përdorur gjuhën formale.
• Një mbarim zyrtar i emailit. Një deklaratë mbyllëse që është e sjellshme dhe kërkon veprim ose përgjigje specifike.
• Një nënshkrim. Nënshkrimi juaj, i cili zakonisht përfshin emrin tuaj të plotë dhe shpesh titullin tuaj profesional ose informacionin e kontaktit.

Integrimi i këtyre elementeve me kujdes përmirëson efektivitetin e emaileve tuaja zyrtare, duke i bërë ato më të lehta për t'u lexuar dhe më shumë gjasa për të nxjerrë përgjigjen e pritur.

Linja e subjektit

Linja e subjektit shërben si titull për emailin tuaj dhe luan një rol vendimtar në tërheqjen e vëmendjes së marrësit. Edhe pse mund të duket si një detaj i vogël, rëndësia e tij nuk duhet nënvlerësuar. Një linjë e qartë e subjektit mund të rrisë shumë gjasat që emaili juaj të hapet dhe të marrë një përgjigje në kohë.

Si një shënim anësor, është e këshillueshme që të mos futni adresën e emailit të marrësit në rreshtin e caktuar të marrësit - që ndodhet sipër rreshtit të temës - derisa të jeni plotësisht gati për të dërguar emailin tuaj. Kjo ndihmon për të parandaluar dërgimin aksidental të një emaili të papërfunduar. I njëjti paralajmërim duhet të ushtrohet kur plotësoni linjat Cc dhe Bcc.

Linja e temës duhet të jetë e qartë dhe koncize, duke ofruar një pamje të përmbajtjes së emailit me vetëm 5-8 fjalë. Kjo jo vetëm që tërheq vëmendjen e marrësit, por gjithashtu inkurajon përgjigjet në kohë. Mbani mend gjithmonë të plotësoni kutinë e specifikuar të linjës së temës, e cila është e ndarë nga trupi i emailit, për të shmangur dërgimin e një emaili pa subjekt.

Për shembull:

• Kërkohet kërkimi për pozicionin e redaktorit. Kjo linjë subjekti tregon se dërguesi pyet për një pozicion redaktues, duke e bërë atë të rëndësishme për HR ose ekipin editorial.
• Shpjegimi për mungesën e sotme. Kjo temë i tregon menjëherë marrësit se emaili do të diskutojë një mungesë, duke nxitur një përgjigje më të shpejtë nga një menaxher ose profesor.
• Kërkesë për një letër rekomandimi. Kjo linjë specifikon se emaili do të jetë në lidhje me një letër rekomandimi, duke e shtyrë marrësin për natyrën dhe urgjencën e kërkesës.
• Kërkim për aplikim për bursë. Duke thënë qartë se emaili ka të bëjë me një aplikim për bursë do ta bëjë më të lehtë për zyrat akademike ose financiare që t'i japin përparësi emailit.
• Axhenda e takimit të kësaj jave. Kjo linjë subjekti informon shpejt ekipin ose pjesëmarrësit se emaili përmban axhendën për një takim të ardhshëm.
• Urgjente: Urgjenca familjare sot. Përdorimi "urgjent" dhe specifikat në lidhje me urgjencën e bëjnë këtë email një prioritet të lartë për veprim të menjëhershëm.
• Konferenca e së premtes nevojitet RSVP. Kjo tregon rëndësinë e përgjigjes për një konferencë të ardhshme, duke inkurajuar marrësin që ta hapë atë shpejt.

Secili prej këtyre shembujve përshkruan në mënyrë të përmbledhur temën e emailit për marrësin, duke i ndihmuar ata që t'i japin përparësi mesazhit tuaj për lexim. Linja e temës është gjëja e parë që shikon marrësi kur arrin emaili juaj, duke e bërë atë një komponent thelbësor për komunikim efektiv.

Përshëndetje

Zgjedhja e një përshëndetjeje të përshtatshme zyrtare me email është thelbësore për të treguar respekt ndaj marrësit. Përshëndetja që zgjidhni duhet të përputhet me kontekstin dhe qëllimin e emailit tuaj, duke vendosur në mënyrë efektive tonin për bisedën që pason. Këtu janë disa përshëndetje zyrtare të përdorura zakonisht me email:

• I nderuar Z./Zonja/Dr./Profesor [Mbiemri],
• Mirëmëngjes/pasdite [emri i marrësit],
• Atij që mund t'i interesojë,
• Përshëndetje,
• Përshëndetje [emri i marrësit],

Përzgjedhja e një përshëndetjeje të përshtatshme është thelbësore sepse vendos tonin fillestar për pjesën tjetër të mesazhit tuaj.

Për shembull:

• Nëse jeni duke kontaktuar xhaxhain tuaj Majk për çështje formale, një hapës i përshtatshëm mund të jetë, "I dashur xhaxha Majk..."
• Kur korrespondoni me një punëdhënës të mundshëm në lidhje me mundësitë e punësimit, do të ishte i përshtatshëm një përshëndetje më formale si: “E nderuar zonja Smith…”.
• Nëse jeni duke kontaktuar një klient të quajtur Sarah, të cilin e keni takuar më parë, mund të përdorni, "Mirëmëngjes, Sarah..."
• Kur po i dërgoni email një njohësi profesional të quajtur Alex dhe dëshironi ta mbani atë disi joformale, "Përshëndetje Alex ..." do të ishte e përshtatshme.
• Nëse po i drejtoheni një grupi njerëzish emrat e të cilëve nuk ua dini, "Përshëndetje" do të mjaftonte.

Në rastet kur nuk e njihni marrësin, "Kujt mund t'i përket" dhe "Përshëndetje", shërbejnë vetëm si përshëndetje formale. Megjithatë, është gjithmonë e preferueshme të identifikoni emrin e personit të cilit po i dërgoni email dhe t'i drejtoheni atij drejtpërdrejt kur është e mundur.

Në mënyrë tipike, një presje ndjek përshëndetjen në emailin tuaj. Megjithatë, ju gjithashtu mund të përdorni një zorrë të trashë në mjedise shumë formale. Pika kryesore është të siguroheni që përshëndetja juaj të jetë e respektueshme dhe e përshtatshme për audiencën e synuar. Duke zgjedhur me kujdes përshëndetjen tuaj të emailit, ju jo vetëm që lehtësoni marrëveshjen më të lehtë me mesazhin tuaj, por gjithashtu rrisni gjasat për të marrë një përgjigje të shpejtë dhe të përshtatshme.

Teksti i trupit të emailit

Përmbajtja kryesore e një emaili referohet si trupi i emailit. Zakonisht fokusohet në një temë të vetme ose në një grup temash të lidhura ngushtë. Gjëja e parë që duhet të bëni në trupin e emailit është të sqaroni arsyen e korrespondencës tuaj.

Sqarimi i qëllimit të emailit tuaj i lejon marrësit të kuptojë kontekstin, duke e bërë më të lehtë për ta që t'ju ndihmojë ose t'ju përgjigjet. Ju mund të prezantoni qëllimin e emailit tuaj me fraza të tilla si:

• Do të doja të pyesja për…
• Po shkruaj për të shprehur interesin tim për…
• Po ju kontaktoj ne lidhje me…
• Shpresoj të sqaroj…
• Unë dua të kërkoj…
• Jam i interesuar të mësoj më shumë rreth…
• Do të doja të konfirmoja detaje rreth…
• Po kërkoj informacione të mëtejshme për…

Nëse nuk keni pasur kurrë ndonjë ndërveprim me marrësin më parë, është e sjellshme të prezantoni shkurtimisht veten përpara se të shprehni shqetësimin tuaj kryesor.

Për shembull:

• Kur kërkoni mundësi të rrjeteve profesionale ose bashkëpunime të mundshme, prezantimi i duhur është thelbësor. Në shembullin e mëposhtëm, Emily prezanton qartë veten dhe përshkruan në mënyrë koncize arsyen e emailit të saj drejtuar Dr. Brown, duke lehtësuar një kuptim më të drejtpërdrejtë të qëllimeve të saj:

I nderuar Dr. Brown, Unë jam Emily Williams, një analiste e vogël kërkimore në DEF Corporation. Unë e kam ndjekur punën tuaj në fushën e nanoteknologjisë dhe do të doja të diskutoja për bashkëpunimet e mundshme ndërmjet institucioneve tona.

Rekomandohet ta mbani emailin tuaj konciz. Mos harroni, shumica e njerëzve preferojnë t'i kalojnë emailet e tyre shpejt, kështu që shmangni zhvillimet e panevojshme.

Për shembull:

• Nëse po kërkoni pushim nga puna për shkak të një urgjence familjare, thjesht mund të deklaroni: 'Kam një urgjencë familjare dhe duhet të marr një ditë pushimi', në vend që të futeni në detaje shteruese për situatën.

Për një prekje të shtuar të profesionalizmit dhe mirësjelljes, merrni parasysh fillimin e emailit me një shprehje mirënjohjeje nëse po i përgjigjeni një mesazhi të mëparshëm. Fraza të tilla si "Unë e vlerësoj përgjigjen tuaj në kohë" ose "Faleminderit që u kthyet me mua", mund të vendosin një ton pozitiv për pjesën tjetër të bisedës.

Fund

Përfundimi zyrtar i një emaili shërben si një seksion për të kërkuar një veprim specifik dhe për të shprehur mirënjohjen ndaj personit që po i dërgoni. Gjetja e një ekuilibri midis kërkesës suaj dhe gjuhës së sjellshme është përgjithësisht praktikë e mirë. Kjo jo vetëm që tregon mirësjellje, por gjithashtu përmirëson shanset për të marrë një përgjigje pozitive. Këto fraza mund të përshtaten për t'iu përshtatur situatave të ndryshme dhe kontekstit specifik të emailit tuaj. Këtu janë disa prej tyre që mund të përdorni:

• Faleminderit për konsideratën tuaj dhe mezi pres të dëgjoj nga ju së shpejti.
• Nëse keni ndonjë pyetje apo shqetësim, ju lutem mos hezitoni të më njoftoni.
• Pres me padurim mundësinë për të punuar së bashku.
• Faleminderit për komentin tuaj; vlerësohet shumë.
• Vëmendja juaj e menjëhershme për këtë çështje do të vlerësohej shumë.
• Unë jam mirënjohës për kohën që keni marrë për të lexuar emailin tim.
• Nëse keni nevojë për ndonjë informacion shtesë, mos ngurroni të më kontaktoni.
• E vlerësoj mirëkuptimin dhe ndihmën tuaj në lidhje me këtë çështje.
• Faleminderit paraprakisht për bashkëpunimin tuaj.
• Jam i emocionuar për mundësinë e bashkëpunimit dhe do të jem i lumtur të diskutoj më tej.

Ashtu si hapja e një emaili zyrtar vendos tonin për të gjithë bisedën, pjesa përmbyllëse gjithashtu luan një rol jetik në krijimin e një përshtypjeje të qëndrueshme dhe vendosjen e skenës për ndërveprimet e ardhshme.

Për shembull:

• Në kontekstin e shembullit tonë, Emily Williams ka propozuar një bashkëpunim me Dr. Brown dhe synon të marrë një përgjigje në kohë. Për ta arritur këtë, ajo specifikon një datë deri në të cilën do të dëshironte të dëgjonte përsëri, ofron t'i përgjigjet çdo pyetjeje dhe e përfundon emailin me një shenjë të sjellshme. Në këtë mënyrë, ajo krijon një përfundim të strukturuar dhe të sjellshëm për emailin e saj zyrtar, si kjo:

Shpresoj se mund të organizojmë një takim në të ardhmen e afërt për të shqyrtuar mundësitë për bashkëpunim. Ju lutem më njoftoni deri më 20 shtator nëse jeni në dispozicion për të diskutuar më tej. Nëse keni ndonjë pyetje ose keni nevojë për informacion shtesë, ju lutemi mos hezitoni të më kontaktoni. Faleminderit për vëmendjen tuaj ndaj kësaj çështjeje dhe pres me padurim mundësinë për të punuar së bashku. Ju faleminderit, Emily Williams

Ky është një përfundim efektiv zyrtar i emailit sepse Emily Williams shpreh qartë kërkesën e saj për bashkëpunim të mundshëm, duke shprehur gjithashtu vlerësimin për kohën e Dr. Brown për të lexuar dhe për t'iu përgjigjur potencialisht emailit të saj.

Nënshkrim

Ashtu si zgjedhja e përshëndetjes së duhur vendos skenën për emailin tuaj, zgjedhja e një nënshkrimi të përshtatshëm zyrtar të emailit është po aq kritik. Nënshkrimi shërben si shënimi mbyllës, duke mbështetur tonin respektues të vendosur gjatë gjithë mesazhit tuaj. Ai gjithashtu ofron një prekje përfundimtare që mund të ndikojë në përshtypjen që ju lini te marrësi.

Disa nënshkrime zyrtare të sjellshme të postës elektronike të përdorura zakonisht që mund të përshtaten në situata të ndryshme përfshijnë:

• Me respekt,
• Sinqerisht,
• Thanks again,
• Kind regards,
• I juaji sinqerisht,
• Ju faleminderit,
• Me vlerësim,
• Me të vërtetë,

Kur bëhet fjalë për formatimin e nënshkrimit tuaj të postës elektronike, ka disa praktika më të mira për t'u ndjekur. Filloni gjithmonë një paragraf të ri për nënshkrimin tuaj dhe një paragraf tjetër të veçantë për emrin tuaj. Është e këshillueshme që të nënshkruani me emrin dhe mbiemrin tuaj në komunikimet zyrtare. Nëse jeni duke shkruar në emër të një organizate, emri i organizatës duhet të shfaqet poshtë emrit tuaj.

Duke iu përmbajtur këtyre udhëzimeve, ju mund të garantoni që emaili juaj të mbetet profesional dhe i sjellshëm nga fillimi në fund, duke rritur kështu mundësinë për të marrë një përgjigje të favorshme.

Për shembull:

Faleminderit për ndihmën tuaj me projektin. Ekspertiza juaj ka qenë e paçmueshme dhe mezi pres bashkëpunimin tonë të vazhdueshëm. Urimet më të mira, John Smith ABC Enterprises, Menaxher i Projektit

Nënshkrimi i tij zyrtar, 'Urimet më të mira' dhe duke përfshirë titullin e tij të punës shtojnë tonin e përgjithshëm profesional të emailit. Kjo krijon bazën për ndërveprime të vazhdueshme pozitive.

Këshilla për krijimin e një emaili zyrtar Para se të shtypni dërgoni

E shkëlqyeshme, ju jeni pothuajse gati për të dërguar emailin tuaj zyrtar! Por pritni—para se të klikoni butonin "Dërgo", le të sigurohemi që gjithçka është në rregull. Është thelbësore të siguroheni që emaili juaj të jetë i lëmuar, profesional dhe pa gabime. Një email i krijuar mirë jo vetëm që përcjell në mënyrë efektive mesazhin tuaj; ai gjithashtu vendos tonin për ndërveprimet e ardhshme dhe lë një përshtypje të qëndrueshme. Këtu është një listë kontrolli gjithëpërfshirëse për të mbuluar të gjitha bazat, nga bazat si drejtshkrimi dhe gramatika deri te elementët më të nuancuar si toni dhe koha:

• korrigjoj bocat. Kontrolloni gjithmonë drejtshkrimin dhe gramatikën tuaj përpara se të shtypni 'Dërgo'. Për ta bërë këtë proces më të lehtë dhe më të saktë, merrni parasysh përdorimin mjeti ynë i korrigjimit për të konfirmuar gjithçka është në rregull.
• Përdorni një adresë emaili profesionale. Garantoni që adresa juaj e emailit është e bashkangjitur në një format profesional, si p.sh [email mbrojtur]. Shmangni përdorimin e adresave joformale ose të papërshtatshme të postës elektronike si '[email mbrojtur]'.
• Linja përshkruese e temës. Linja juaj e subjektit duhet të ofrojë një ide të mirë të përmbajtjes së emailit, duke tërhequr marrësin që ta hapë atë.
• Kontrolloni për tonin. Mbani një ton profesional dhe respektues, veçanërisht kur diskutoni çështje të ndjeshme ose komplekse.
• Blloku i nënshkrimit. Përfshini një bllok zyrtar nënshkrimi me emrin tuaj të plotë, titullin dhe informacionin e kontaktit për një pamje profesionale dhe ndjekje të lehtë.
• Rishikoni për bashkëngjitjet. Kontrolloni dy herë që të gjitha dokumentet e nevojshme janë bashkangjitur, veçanërisht nëse ato përmenden në trupin e emailit.
• Koha e duhur. Merrni parasysh kohën e emailit tuaj; shmangni dërgimin e emaileve të biznesit vonë natën ose gjatë fundjavës nëse nuk është e nevojshme.
• Përdorni pika ose numërim. Për emailet me shumë informacione ose kërkesa, përdorni pikat ose listat me numra për lexueshmëri.
• Kërkoni mirënjohje. Nëse emaili është i rëndësishëm, merrni parasysh të kërkoni një konfirmim të marrjes.
• Menaxho Cc dhe Bcc. Përdorni Cc për marrës shtesë të dukshëm dhe Bcc për t'i mbajtur të fshehura të tjerët. Përfshijini ato nëse emaili juaj përfshin shumë palë.
• Lidhje lidhëse. Garantoni që të gjitha hiperlidhjet janë duke punuar dhe të çojnë në faqet e internetit të duhura ose burimet online.
• Mobile-miqësore. Kontrolloni se si shfaqet emaili juaj në një pajisje celulare, pasi shumë njerëz kontrollojnë emailet e tyre në lëvizje.

Pasi të keni shënuar këto kuti, jeni gati të shtypni butonin "Dërgo" me besim në emailin tuaj zyrtar!

Shembuj zyrtarë të postës elektronike

Sot, komunikimi me email është një aftësi thelbësore, veçanërisht në mjediset profesionale. Pavarësisht nëse jeni duke kontaktuar një këshilltar akademik ose duke pyetur për mundësitë e punësimit, aftësia për të shkruar një email të shkurtër, të qartë dhe të formatuar profesionalisht mund të vendosë skenën për një marrëdhënie produktive. Të dish se çfarë të përfshish - dhe çfarë jo - mund të bëjë ndryshimin në mënyrën se si merret mesazhi juaj. Për t'ju ndihmuar në përgatitjen e emaileve tuaja, më poshtë do të gjeni shembuj të shkurtër të email-eve formale që mund të shërbejnë si modele ose frymëzim për korrespondencën tuaj.

• 1 Shembull: Email zyrtar që i drejtohet një këshilltari akademik.

• 2 Shembull: Email zyrtar që pyet për mundësitë e punësimit.

Përfundim

Zotërimi i artit të shkrimit zyrtar të postës elektronike mund të hapë dyert për mundësi të reja dhe të përmirësojë aftësitë tuaja profesionale të komunikimit. Ky udhëzues ju ka shpjeguar në çdo komponent të rëndësishëm, nga një linjë subjekti bindëse deri te një nënshkrim i sjellshëm. Të armatosur me këtë njohuri, tani jeni gati për të hartuar emaile zyrtare efektive dhe të mirëstrukturuara që i përmbahen standardeve profesionale. Pra, shkoni përpara dhe shtypni butonin "Dërgo" me besim, duke e ditur se jeni të pajisur mirë për të marrë parasysh çdo ndërveprim.