முறையான மின்னஞ்சல்: பயனுள்ள தகவல்தொடர்புக்கான வழிகாட்டி

முறையான மின்னஞ்சல் எழுதுவதில் உள்ள சிக்கல்களை வழிசெலுத்துவது பெரும்பாலும் அதிகமாக உணரலாம், குறிப்பாக அறிமுகமில்லாத ஒருவரை அணுகும்போது. ஆனால் உண்மை என்னவென்றால், நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட, தொழில்முறை மின்னஞ்சலை எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பதை அறிவது உங்கள் தகவல் தொடர்புத் திறனை கணிசமாக மேம்படுத்தலாம் மற்றும் வாய்ப்புகளுக்கான கதவுகளைத் திறக்கும். இந்த வழிகாட்டி, பொருள் வரியிலிருந்து கையொப்பம் வரை முறையான மின்னஞ்சல்களின் கூறுகளை தெளிவுபடுத்த முயல்கிறது. இந்த கட்டுரையின் முடிவில், தொழில்முறை தரநிலைகளை கடைபிடிக்கும் மற்றும் ஒவ்வொரு தொடர்பு எண்ணும் பயனுள்ள, பளபளப்பான மின்னஞ்சல்களை தயாரிப்பதற்கான கருவிகள் உங்களிடம் இருக்கும்.

முறையான மின்னஞ்சலின் அமைப்பு

முறையான மின்னஞ்சலின் அமைப்பு முறைசாரா ஒன்றிலிருந்து முற்றிலும் வேறுபட்டதல்ல, ஆனால் அது மிகவும் மெருகூட்டப்பட்டு குறிப்பிட்ட ஆசாரம் பின்பற்றப்படுகிறது. ஒரு முறையான மின்னஞ்சல் பொதுவாக பின்வரும் கூறுகளை உள்ளடக்கியது:

• ஒரு பொருள் வரி. மின்னஞ்சலின் நோக்கத்தைச் சுருக்கமாகக் கூறும் சுருக்கமான, பொருத்தமான தலைப்பு.
• ஒரு முறையான மின்னஞ்சல் வாழ்த்து. பெறுநரை மரியாதையுடன் உரையாற்றும் தாராளமான திறப்பு.
• உடல் உரையை மின்னஞ்சல் செய்யவும். முக்கிய உள்ளடக்கம் தர்க்கரீதியாக கட்டமைக்கப்பட்டுள்ளது மற்றும் முறையான மொழியைப் பயன்படுத்துகிறது.
• ஒரு முறையான மின்னஞ்சல் முடிவு. கண்ணியமான மற்றும் குறிப்பிட்ட நடவடிக்கை அல்லது பதிலுக்கு அழைப்பு விடுக்கும் இறுதி அறிக்கை.
• ஒரு கையெழுத்து. உங்கள் உள்நுழைவு, இதில் பொதுவாக உங்கள் முழுப் பெயர் மற்றும் பெரும்பாலும் உங்கள் தொழில்முறை தலைப்பு அல்லது தொடர்புத் தகவல் அடங்கும்.

இந்த கூறுகளை கவனமாக ஒருங்கிணைப்பது உங்கள் முறையான மின்னஞ்சல்களின் செயல்திறனை மேம்படுத்துகிறது, மேலும் அவற்றைப் படிக்க எளிதாக்குகிறது மற்றும் எதிர்பார்க்கப்படும் பதிலைப் பெற அதிக வாய்ப்புள்ளது.

பொருள் வரி

பொருள் வரி உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கான தலைப்பாக செயல்படுகிறது மற்றும் பெறுநரின் கவனத்தை ஈர்ப்பதில் முக்கிய பங்கு வகிக்கிறது. இது ஒரு சிறிய விவரம் போல் தோன்றினாலும், அதன் முக்கியத்துவத்தை குறைத்து மதிப்பிடக்கூடாது. தெளிவான தலைப்பு உங்கள் மின்னஞ்சல் திறக்கப்படும் மற்றும் சரியான நேரத்தில் பதிலைப் பெறுவதற்கான வாய்ப்பை பெரிதும் அதிகரிக்கும்.

ஒரு பக்கக் குறிப்பாக, உங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்ப நீங்கள் முழுமையாக தயாராகும் வரை, பெறுநரின் மின்னஞ்சல் முகவரியை நியமிக்கப்பட்ட பெறுநரின் வரியில் உள்ளிடாமல் இருப்பது நல்லது. இது தற்செயலாக முடிக்கப்படாத மின்னஞ்சலை அனுப்புவதைத் தடுக்க உதவுகிறது. Cc மற்றும் Bcc வரிகளை நிரப்பும்போது அதே எச்சரிக்கையைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.

பொருள் வரி தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் இருக்க வேண்டும், மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கத்தின் ஸ்னாப்ஷாட்டை 5-8 வார்த்தைகளில் வழங்குகிறது. இது பெறுநரின் கவனத்தை ஈர்ப்பது மட்டுமல்லாமல், சரியான நேரத்தில் பதில்களை ஊக்குவிக்கிறது. பொருள் இல்லாமல் மின்னஞ்சலை அனுப்புவதைத் தவிர்க்க, மின்னஞ்சல் அமைப்பிலிருந்து தனித்தனியாக உள்ள குறிப்பிட்ட தலைப்புப் பெட்டியை எப்போதும் நிரப்ப நினைவில் கொள்ளுங்கள்.

உதாரணமாக:

• ஆசிரியர் பதவிக்கான விசாரணையை நாடும். இந்த தலைப்பு வரியானது அனுப்புநர் ஒரு எடிட்டர் நிலையைப் பற்றி கேட்பதைக் குறிக்கிறது, இது HR அல்லது ஆசிரியர் குழுவிற்குப் பொருத்தமானதாக அமைகிறது.
• இன்று இல்லாததற்கு விளக்கம். ஒரு மேலாளர் அல்லது பேராசிரியரிடமிருந்து விரைவான பதிலைத் தூண்டும், மின்னஞ்சலில் இல்லாததைப் பற்றி விவாதிக்கும் என்று இந்த பொருள் உடனடியாக பெறுநரிடம் கூறுகிறது.
• பரிந்துரை கடிதத்திற்கான கோரிக்கை. இந்த வரி மின்னஞ்சல் பரிந்துரை கடிதம் பற்றியதாக இருக்கும் என்று குறிப்பிடுகிறது, இது பெறுநரை கோரிக்கையின் தன்மை மற்றும் அவசரத்திற்கு தூண்டுகிறது.
• உதவித்தொகை விண்ணப்பத்திற்கான விசாரணை. மின்னஞ்சல் உதவித்தொகை விண்ணப்பத்தைப் பற்றியது என்று தெளிவாகக் கூறுவது கல்வி அல்லது நிதி அலுவலகங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு முன்னுரிமை அளிப்பதை எளிதாக்கும்.
• இந்த வார சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரல். வரவிருக்கும் சந்திப்பிற்கான நிகழ்ச்சி நிரலை மின்னஞ்சலில் உள்ளதாக இந்த தலைப்பு வரி குழு அல்லது பங்கேற்பாளர்களுக்கு விரைவாக தெரிவிக்கிறது.
• அவசரம்: இன்று குடும்ப அவசரம். "அவசரம்" மற்றும் அவசரநிலை பற்றிய விவரங்கள் ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தி, உடனடி நடவடிக்கைக்கு இந்த மின்னஞ்சலுக்கு அதிக முன்னுரிமை அளிக்க வேண்டும்.
• வெள்ளிக்கிழமை மாநாடு RSVP தேவை. வரவிருக்கும் மாநாட்டைப் பற்றி பதிலளிப்பதன் முக்கியத்துவத்தை இது கொடியிடுகிறது, பெறுநரை விரைவாக திறக்க ஊக்குவிக்கிறது.

இந்த எடுத்துக்காட்டுகள் ஒவ்வொன்றும் பெறுநருக்கு மின்னஞ்சலின் விஷயத்தை சுருக்கமாக விவரிக்கிறது, உங்கள் செய்தியை வாசிப்பதற்கு முன்னுரிமை அளிக்க அவர்களுக்கு உதவுகிறது. உங்கள் மின்னஞ்சல் வரும்போது பெறுநர் முதலில் பார்ப்பது பொருள் வரியாகும், இது பயனுள்ள தகவல்தொடர்புக்கான முக்கிய அங்கமாக அமைகிறது.

வாழ்த்து

பெறுநருக்கு மரியாதை காட்ட பொருத்தமான முறையான மின்னஞ்சல் வாழ்த்துகளைத் தேர்ந்தெடுப்பது அவசியம். நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்கும் வாழ்த்து, உங்கள் மின்னஞ்சலின் சூழல் மற்றும் நோக்கத்துடன் பொருந்தி, அடுத்தடுத்த உரையாடலுக்கான தொனியை திறம்பட அமைக்க வேண்டும். பொதுவாகப் பயன்படுத்தப்படும் சில முறையான மின்னஞ்சல் வாழ்த்துகள் இங்கே:

• அன்புள்ள திரு/திருமதி/டாக்டர்/பேராசிரியர் [கடைசி பெயர்],
• காலை வணக்கம்/மதியம் [பெறுநரின் பெயர்],
• இது யாருக்கு கவலைப்படலாம்,
• வாழ்த்துக்கள்,
• வணக்கம் [பெறுநரின் பெயர்],

பொருத்தமான வாழ்த்துகளைத் தேர்ந்தெடுப்பது மிகவும் முக்கியமானது, ஏனெனில் இது உங்கள் செய்தியின் மீதமுள்ள ஆரம்ப தொனியை அமைக்கிறது.

உதாரணமாக:

• சம்பிரதாய விஷயங்களுக்காக உங்கள் மாமா மைக்கைத் தொடர்புகொண்டால், "அன்புள்ள மாமா மைக்..." என்று பொருத்தமான தொடக்கக்காரர் இருக்க முடியும்.
• வேலை வாய்ப்புகள் தொடர்பாக சாத்தியமான முதலாளியுடன் தொடர்பு கொள்ளும்போது, ​​"அன்புள்ள செல்வி ஸ்மித்..." போன்ற முறையான வணக்கம் பொருத்தமானதாக இருக்கும்.
• நீங்கள் முன்பு சந்தித்த சாரா என்ற வாடிக்கையாளரைத் தொடர்புகொண்டால், "காலை வணக்கம், சாரா..." எனப் பயன்படுத்தலாம்.
• நீங்கள் அலெக்ஸ் என்ற தொழில்முறை புரிதலை மின்னஞ்சலில் அனுப்பும்போது, ​​அதை ஓரளவு முறைசாராதாக வைத்திருக்க விரும்பினால், “ஹலோ அலெக்ஸ்...” பொருத்தமானதாக இருக்கும்.
• உங்களுக்கு பெயர் தெரியாத நபர்களின் குழுவை நீங்கள் அணுகினால், "வாழ்த்துகள்" போதுமானதாக இருக்கும்.

பெறுநரைப் பற்றி உங்களுக்குத் தெரியாத சந்தர்ப்பங்களில், “அது யாருக்குக் கவலை” மற்றும் “வாழ்த்துக்கள்” என்பது சாதாரண வாழ்த்துகளாக மட்டுமே இருக்கும். இருப்பினும், நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் நபரின் பெயரைக் கண்டறிந்து, முடிந்தவரை நேரடியாக அவர்களுடன் தொடர்புகொள்வது எப்போதும் விரும்பத்தக்கது.

பொதுவாக, உங்கள் மின்னஞ்சலில் உள்ள வாழ்த்துக்கு காற்புள்ளி வரும். இருப்பினும், நீங்கள் மிகவும் முறையான அமைப்புகளில் பெருங்குடலைப் பயன்படுத்தலாம். உங்கள் வாழ்த்து மரியாதைக்குரியதாகவும், உத்தேசிக்கப்பட்ட பார்வையாளர்களுக்கு ஏற்றதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்வதே முக்கிய அம்சமாகும். உங்கள் மின்னஞ்சல் வாழ்த்துக்களை கவனமாகத் தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம், உங்கள் செய்தியை எளிதாக்குவது மட்டுமல்லாமல், உடனடி மற்றும் பொருத்தமான பதிலைப் பெறுவதற்கான வாய்ப்பையும் அதிகரிக்கிறீர்கள்.

உடல் உரையை மின்னஞ்சல் செய்யவும்

மின்னஞ்சலின் முக்கிய உள்ளடக்கம் மின்னஞ்சல் உடல் என குறிப்பிடப்படுகிறது. இது பொதுவாக ஒரு தலைப்பில் அல்லது நெருங்கிய தொடர்புடைய தலைப்புகளின் தொகுப்பில் கவனம் செலுத்துகிறது. மின்னஞ்சல் அமைப்பில் நீங்கள் செய்ய வேண்டிய முதல் விஷயம், உங்கள் கடிதத்திற்கான காரணத்தை தெளிவுபடுத்துவதாகும்.

உங்கள் மின்னஞ்சலின் நோக்கத்தை தெளிவுபடுத்துவது, பெறுநர் சூழலைப் புரிந்து கொள்ள அனுமதிக்கிறது, மேலும் அவர்கள் உங்களுக்கு உதவுவது அல்லது பதிலளிப்பதை எளிதாக்குகிறது. இது போன்ற சொற்றொடர்களுடன் உங்கள் மின்னஞ்சலின் நோக்கத்தை நீங்கள் அறிமுகப்படுத்தலாம்:

• நான் விசாரிக்க விரும்புகிறேன்…
• எனது ஆர்வத்தை வெளிப்படுத்தவே எழுதுகிறேன்...
• இது தொடர்பாக நான் உங்களை தொடர்பு கொள்கிறேன்…
• தெளிவுபடுத்துவேன் என்று நம்புகிறேன்...
• நான் கோர விரும்புகிறேன்…
• பற்றி மேலும் அறிய ஆர்வமாக உள்ளேன்…
• இதைப் பற்றிய விவரங்களை உறுதிப்படுத்த விரும்புகிறேன்…
• நான் கூடுதல் தகவல்களைத் தேடுகிறேன்…

பெறுநருடன் நீங்கள் இதற்கு முன் எந்த தொடர்பும் கொண்டிருக்கவில்லை என்றால், உங்கள் முதன்மையான அக்கறையை கூறுவதற்கு முன் உங்களை சுருக்கமாக அறிமுகப்படுத்துவது கண்ணியமானது.

உதாரணமாக:

• தொழில்முறை நெட்வொர்க்கிங் வாய்ப்புகள் அல்லது சாத்தியமான ஒத்துழைப்புகளைத் தேடும்போது, ​​சரியான அறிமுகம் முக்கியமானது. பின்வரும் எடுத்துக்காட்டில், எமிலி தன்னைத் தெளிவாக அறிமுகப்படுத்தி, டாக்டர். பிரவுனுக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பியதற்கான காரணத்தை சுருக்கமாக கோடிட்டுக் காட்டுகிறார், மேலும் அவரது நோக்கங்களைப் பற்றி இன்னும் நேரடியான புரிதலை எளிதாக்குகிறார்:

அன்புள்ள டாக்டர் பிரவுன், நான் எமிலி வில்லியம்ஸ், DEF கார்ப்பரேஷனில் ஜூனியர் ஆராய்ச்சி ஆய்வாளர். நானோ தொழில்நுட்பத் துறையில் உங்கள் பணியைப் பின்தொடர்ந்து வருகிறேன், மேலும் எங்கள் நிறுவனங்களுக்கிடையே சாத்தியமான ஒத்துழைப்பைப் பற்றி விவாதிக்க விரும்புகிறேன்.

உங்கள் மின்னஞ்சலை சுருக்கமாக வைத்திருக்க பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. நினைவில் கொள்ளுங்கள், பெரும்பாலான மக்கள் தங்கள் மின்னஞ்சல்களை விரைவாகப் பார்க்க விரும்புகிறார்கள், எனவே தேவையற்ற முன்னேற்றங்களைத் தவிர்க்கவும்.

உதாரணமாக:

• குடும்ப அவசரநிலை காரணமாக நீங்கள் வேலையில் இருந்து விடுப்புக் கோரினால், நிலைமையைப் பற்றிய முழுமையான விவரங்களுக்குச் செல்வதற்குப் பதிலாக, 'எனக்கு குடும்ப அவசரநிலை உள்ளது, மேலும் நாளை விடுமுறை எடுக்க வேண்டும்' என்று நீங்கள் வெறுமனே கூறலாம்.

தொழில்முறை மற்றும் மரியாதையின் கூடுதல் தொடுதலுக்காக, நீங்கள் முந்தைய செய்திக்கு பதிலளிக்கிறீர்கள் என்றால், நன்றியுடன் மின்னஞ்சலைத் தொடங்கவும். "உங்கள் சரியான நேரத்தில் பதிலை நான் பாராட்டுகிறேன்" அல்லது "என்னிடம் திரும்பியதற்கு நன்றி" போன்ற சொற்றொடர்கள் மீதமுள்ள உரையாடலுக்கு நேர்மறையான தொனியை அமைக்கலாம்.

முடிவு

ஒரு முறையான மின்னஞ்சலின் முடிவு, ஒரு குறிப்பிட்ட செயலைக் கோருவதற்கும், நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் நபருக்கு நன்றியைத் தெரிவிப்பதற்கும் ஒரு பிரிவாக செயல்படுகிறது. உங்கள் கோரிக்கைக்கும் கண்ணியமான மொழிக்கும் இடையில் சமநிலையை ஏற்படுத்துவது பொதுவாக நல்ல நடைமுறையாகும். இது மரியாதையைக் காட்டுவது மட்டுமல்லாமல், நேர்மறையான பதிலைப் பெறுவதற்கான வாய்ப்புகளை மேம்படுத்துகிறது. இந்த சொற்றொடர்கள் பல்வேறு சூழ்நிலைகளுக்கும் உங்கள் மின்னஞ்சலின் குறிப்பிட்ட சூழலுக்கும் ஏற்றவாறு வடிவமைக்கப்படலாம். நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய சில இங்கே:

• உங்கள் கருத்திற்கு நன்றி, விரைவில் உங்களிடமிருந்து கேட்க ஆவலுடன் காத்திருக்கிறேன்.
• உங்களுக்கு ஏதேனும் கேள்விகள் அல்லது கவலைகள் இருந்தால், தயவுசெய்து எனக்கு தெரியப்படுத்த தயங்க வேண்டாம்.
• இணைந்து பணியாற்றும் வாய்ப்பை எதிர்நோக்குகிறேன்.
• உங்கள் கருத்துக்கு நன்றி; அது பெரிதும் பாராட்டப்படுகிறது.
• இந்த விஷயத்தில் உங்கள் உடனடி கவனம் மிகவும் மதிப்புமிக்கதாக இருக்கும்.
• எனது மின்னஞ்சலைப் படிக்க நீங்கள் எடுத்துக் கொண்ட நேரத்திற்கு நான் நன்றியுள்ளவனாக இருக்கிறேன்.
• உங்களுக்கு ஏதேனும் கூடுதல் தகவல் தேவைப்பட்டால், தயங்காமல் என்னை தொடர்பு கொள்ளவும்.
• இந்த விஷயத்தில் உங்கள் புரிதலையும் உதவியையும் நான் பாராட்டுகிறேன்.
• உங்கள் ஒத்துழைப்புக்கு முன்கூட்டியே நன்றி.
• ஒத்துழைப்பதற்கான சாத்தியம் குறித்து நான் மகிழ்ச்சியடைகிறேன், மேலும் விவாதிக்க மகிழ்ச்சியடைவேன்.

ஒரு முறையான மின்னஞ்சலைத் திறப்பது முழு உரையாடலுக்கும் தொனியை அமைப்பதைப் போலவே, இறுதிப் பகுதியும் நீடித்த தோற்றத்தை உருவாக்குவதிலும் எதிர்கால தொடர்புகளுக்கு மேடை அமைப்பதிலும் முக்கிய பங்கு வகிக்கிறது.

உதாரணமாக:

• எங்கள் உதாரணத்தின் பின்னணியில், எமிலி வில்லியம்ஸ் டாக்டர் பிரவுனுடன் ஒத்துழைப்பை முன்மொழிந்துள்ளார் மற்றும் சரியான நேரத்தில் பதிலைப் பெறுவதை நோக்கமாகக் கொண்டுள்ளார். இதை அடைய, அவள் கேட்க விரும்பும் தேதியைக் குறிப்பிடுகிறாள், ஏதேனும் கேள்விகளுக்குப் பதிலளிக்கலாம், மேலும் மின்னஞ்சலை கண்ணியமான கையொப்பத்துடன் முடிக்கிறாள். இந்த முறையில், அவர் தனது முறையான மின்னஞ்சலுக்கு இது போன்ற ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட மற்றும் கண்ணியமான முடிவை உருவாக்குகிறார்:

ஒத்துழைப்பதற்கான சாத்தியக்கூறுகளை ஆராய, எதிர்காலத்தில் ஒரு கூட்டத்தை ஏற்பாடு செய்யலாம் என்று நம்புகிறேன். இதைப் பற்றி மேலும் விவாதிக்க நீங்கள் இருந்தால் செப்டம்பர் 20 ஆம் தேதிக்குள் எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள். உங்களிடம் ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் அல்லது கூடுதல் தகவல் தேவைப்பட்டால், தயவுசெய்து என்னை தொடர்பு கொள்ள தயங்க வேண்டாம். இந்த விஷயத்தில் உங்கள் கவனத்திற்கு நன்றி, ஒன்றாக வேலை செய்வதற்கான வாய்ப்பை எதிர்பார்க்கிறேன். சிறந்த குறித்து, எமிலி வில்லியம்ஸ்

இது ஒரு பயனுள்ள முறையான மின்னஞ்சல் முடிவாகும், ஏனெனில் எமிலி வில்லியம்ஸ் சாத்தியமான ஒத்துழைப்பிற்கான தனது கோரிக்கையை தெளிவாக வெளிப்படுத்துகிறார், அதே நேரத்தில் டாக்டர். பிரவுன் தனது மின்னஞ்சலைப் படித்து பதிலளிக்கும் நேரத்தைப் பாராட்டினார்.

கையொப்பம்

சரியான வாழ்த்துகளைத் தேர்ந்தெடுப்பது உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கான மேடையை அமைப்பது போல, பொருத்தமான முறையான மின்னஞ்சல் கையொப்பத்தைத் தேர்ந்தெடுப்பது சமமாக முக்கியமானது. கையொப்பம் இறுதிக் குறிப்பாக செயல்படுகிறது, உங்கள் செய்தி முழுவதும் மரியாதைக்குரிய தொனியை ஆதரிக்கிறது. இது பெறுநரின் மீது நீங்கள் விட்டுச்செல்லும் அபிப்ராயத்தை பாதிக்கக்கூடிய ஒரு முடிவான தொடுதலையும் வழங்குகிறது.

பொதுவாகப் பயன்படுத்தப்படும் சில கண்ணியமான முறையான மின்னஞ்சல் கையொப்பங்கள் பல்வேறு சூழ்நிலைகளுக்கு ஏற்றவாறு மாற்றியமைக்கப்படலாம்:

• மரியாதையுடன்,
• உண்மையுள்ள,
• மீண்டும் நன்றி,
• Kind regards,
• தங்கள் உண்மையுள்ள,
• சிறந்த குறித்து,
• பாராட்டுடன்,
• தங்கள் உண்மையுள்ள,

உங்கள் மின்னஞ்சல் கையொப்பத்தை வடிவமைக்கும் போது, ​​பின்பற்ற சில சிறந்த நடைமுறைகள் உள்ளன. உங்கள் கையொப்பத்திற்கான புதிய பத்தியையும் உங்கள் பெயருக்கு மற்றொரு தனி பத்தியையும் எப்போதும் தொடங்கவும். முறையான தகவல்தொடர்புகளில் உங்கள் முதல் மற்றும் கடைசி பெயர்கள் இரண்டிலும் கையொப்பமிடுவது நல்லது. நீங்கள் ஒரு நிறுவனத்தின் சார்பாக எழுதுகிறீர்கள் என்றால், நிறுவனத்தின் பெயர் உங்கள் சொந்த பெயருக்குக் கீழே தோன்றும்.

இந்த வழிகாட்டுதல்களைக் கடைப்பிடிப்பதன் மூலம், உங்கள் மின்னஞ்சல் ஆரம்பம் முதல் இறுதி வரை தொழில்முறை மற்றும் கண்ணியமானதாக இருக்கும் என்று உத்தரவாதம் அளிக்கலாம், இதன் மூலம் சாதகமான பதிலைப் பெறுவதற்கான வாய்ப்பு அதிகரிக்கும்.

உதாரணமாக:

திட்டத்தில் உங்கள் உதவிக்கு நன்றி. உங்கள் நிபுணத்துவம் விலைமதிப்பற்றது, மேலும் எங்களின் தொடர்ச்சியான ஒத்துழைப்பை எதிர்நோக்குகிறேன். சிறந்த விருப்பம், ஜான் ஸ்மித் ஏபிசி எண்டர்பிரைசஸ், திட்ட மேலாளர்

அவரது முறையான கையொப்பம், 'வாழ்த்துக்கள்' மற்றும் அவரது பணி தலைப்பு உள்ளிட்டவை மின்னஞ்சலின் ஒட்டுமொத்த தொழில்முறை தொனியை சேர்க்கின்றன. இது தொடர்ச்சியான நேர்மறையான தொடர்புகளுக்கு மேடை அமைக்கிறது.

அனுப்பு என்பதை அழுத்தும் முன் முறையான மின்னஞ்சலை உருவாக்குவதற்கான உதவிக்குறிப்புகள்

அருமை, உங்கள் முறையான மின்னஞ்சலை அனுப்ப நீங்கள் கிட்டத்தட்ட தயாராகிவிட்டீர்கள்! ஆனால் இருங்கள்—அந்த “அனுப்பு” பொத்தானைக் கிளிக் செய்வதற்கு முன், எல்லாம் ஒழுங்காக உள்ளதா என்பதை உறுதி செய்வோம். உங்கள் மின்னஞ்சல் மெருகூட்டப்பட்டது, தொழில்முறை மற்றும் பிழை இல்லாதது என்பதை உறுதிப்படுத்துவது முக்கியம். நன்கு வடிவமைக்கப்பட்ட மின்னஞ்சல் உங்கள் செய்தியை திறம்பட தெரிவிப்பதில்லை; இது எதிர்கால தொடர்புகளுக்கான தொனியை அமைக்கிறது மற்றும் நீடித்த தோற்றத்தை ஏற்படுத்துகிறது. எழுத்துப்பிழை மற்றும் இலக்கணம் போன்ற அடிப்படைகள் முதல் தொனி மற்றும் நேரம் போன்ற நுணுக்கமான கூறுகள் வரை அனைத்து அடிப்படைகளையும் உள்ளடக்குவதற்கான விரிவான சரிபார்ப்புப் பட்டியல் இதோ:

• பிழைதிருத்தம். 'அனுப்பு' என்பதைத் தட்டுவதற்கு முன் எப்போதும் உங்கள் எழுத்துப்பிழை மற்றும் இலக்கணத்தைச் சரிபார்க்கவும். இந்த செயல்முறையை எளிதாகவும் துல்லியமாகவும் செய்ய, பயன்படுத்துவதைக் கவனியுங்கள் எங்கள் சரிபார்ப்பு கருவி எல்லாம் ஒழுங்காக இருப்பதை உறுதிப்படுத்த.
• தொழில்முறை மின்னஞ்சல் முகவரியைப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் மின்னஞ்சல் முகவரி ஒரு தொழில்முறை வடிவமைப்பில் இணைக்கப்பட்டுள்ளதை உத்திரவாதம் செய்யுங்கள் [மின்னஞ்சல் பாதுகாக்கப்பட்டது]. ' போன்ற முறைசாரா அல்லது பொருத்தமற்ற மின்னஞ்சல் முகவரிகளைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும்[மின்னஞ்சல் பாதுகாக்கப்பட்டது]. '
• விளக்கமான பொருள் வரி. உங்கள் பொருள் வரி மின்னஞ்சலின் உள்ளடக்கத்தைப் பற்றிய நல்ல யோசனையை வழங்க வேண்டும், பெறுநரை அதைத் திறக்க வேண்டும்.
• தொனியை சரிபார்க்கவும். ஒரு தொழில்முறை மற்றும் மரியாதைக்குரிய தொனியை வைத்திருங்கள், குறிப்பாக முக்கியமான அல்லது சிக்கலான சிக்கல்களைப் பற்றி விவாதிக்கும் போது.
• கையொப்ப தொகுதி. உங்கள் முழுப் பெயர், தலைப்பு மற்றும் தொடர்புத் தகவலுடன் கூடிய முறையான கையொப்பத் தொகுதியைச் சேர்த்து, தொழில்முறை தோற்றம் மற்றும் எளிதான பின்தொடர்தல்.
• இணைப்புகளுக்கான மதிப்பாய்வு. தேவையான அனைத்து ஆவணங்களும் இணைக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை இருமுறை சரிபார்க்கவும், குறிப்பாக அவை மின்னஞ்சல் அமைப்பில் குறிப்பிடப்பட்டிருந்தால்.
• சரியான நேரம். உங்கள் மின்னஞ்சலின் நேரத்தைக் கவனியுங்கள்; வணிக மின்னஞ்சல்களை இரவில் தாமதமாக அல்லது வார இறுதியில் அனுப்புவதைத் தவிர்க்கவும்.
• புல்லட் புள்ளிகள் அல்லது எண்களைப் பயன்படுத்தவும். அதிக தகவல் அல்லது கோரிக்கைகள் உள்ள மின்னஞ்சல்களுக்கு, புல்லட் புள்ளிகள் அல்லது எண்ணிடப்பட்ட பட்டியலைப் பயன்படுத்தவும்.
• அங்கீகாரம் கேட்கவும். மின்னஞ்சல் முக்கியமானதாக இருந்தால், ரசீதை உறுதிப்படுத்தும்படி கேட்கவும்.
• Cc மற்றும் Bcc ஆகியவற்றை நிர்வகிக்கவும். காணக்கூடிய கூடுதல் பெறுநர்களுக்கு Cc மற்றும் பிறரை மறைத்து வைக்க Bcc ஐப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் மின்னஞ்சல் பல தரப்பினரை உள்ளடக்கியிருந்தால் அவற்றைச் சேர்க்கவும்.
• ஹைப்பர்லிங்க்கள். அனைத்து ஹைப்பர்லிங்க்களும் செயல்படுவதை உறுதிசெய்து, சரியான இணையதளங்கள் அல்லது ஆன்லைன் ஆதாரங்களுக்கு வழிவகுக்கும்.
• மொபைல் நட்பு. மொபைல் சாதனத்தில் உங்கள் மின்னஞ்சல் எவ்வாறு தோன்றுகிறது என்பதைச் சரிபார்க்கவும், பலர் பயணத்தின்போது தங்கள் மின்னஞ்சல்களைச் சரிபார்க்கிறார்கள்.

இந்தப் பெட்டிகளைத் தேர்வுசெய்ததும், உங்களின் முறையான மின்னஞ்சலில் நம்பிக்கையுடன் அந்த 'அனுப்பு' பொத்தானை அழுத்துவதற்கு நீங்கள் தயாராக உள்ளீர்கள்!

முறையான மின்னஞ்சல் எடுத்துக்காட்டுகள்

இன்று, மின்னஞ்சல் தொடர்பு என்பது இன்றியமையாத திறமையாகும், குறிப்பாக தொழில்முறை அமைப்புகளில். நீங்கள் ஒரு கல்வி ஆலோசகரை அணுகினாலும் அல்லது வேலை வாய்ப்புகளைப் பற்றி கேட்டாலும், சுருக்கமான, தெளிவான மற்றும் தொழில் ரீதியாக வடிவமைக்கப்பட்ட மின்னஞ்சலை எழுதும் திறன் ஒரு உற்பத்தி உறவுக்கான களத்தை அமைக்கும். எதைச் சேர்ப்பது மற்றும் எதைச் சேர்க்கக்கூடாது என்பதை அறிந்துகொள்வது, உங்கள் செய்தி எவ்வாறு பெறப்படுகிறது என்பதில் அனைத்து மாற்றங்களையும் ஏற்படுத்தலாம். உங்கள் சொந்த மின்னஞ்சல்களைத் தயாரிப்பதில் உங்களுக்கு உதவ, உங்கள் சொந்த கடிதப் பரிமாற்றத்திற்கான டெம்ப்ளேட்டுகளாக அல்லது உத்வேகமாகச் செயல்படக்கூடிய முறையான மின்னஞ்சல்களின் சுருக்கமான உதாரணங்களைக் கீழே காணலாம்.

• எடுத்துக்காட்டாக 1: கல்வி ஆலோசகரை அணுகும் முறையான மின்னஞ்சல்.

• எடுத்துக்காட்டாக 2: வேலை வாய்ப்புகளைப் பற்றி விசாரிக்கும் முறையான மின்னஞ்சல்.

தீர்மானம்

முறையான மின்னஞ்சல் எழுதும் கலையில் தேர்ச்சி பெறுவது புதிய வாய்ப்புகளுக்கான கதவுகளைத் திறக்கும் மற்றும் உங்கள் தொழில்முறை தொடர்பு திறன்களை மேம்படுத்தும். இந்த வழிகாட்டி ஒவ்வொரு முக்கியமான கூறுகளின் வழியாகவும், கட்டாயமான பொருள் வரியிலிருந்து மரியாதையான கையொப்பம் வரை உங்களை அழைத்துச் சென்றுள்ளது. இந்த அறிவுடன் ஆயுதம் ஏந்திய நீங்கள், தொழில்முறை தரங்களுக்கு இணங்க பயனுள்ள, நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட முறையான மின்னஞ்சல்களை உருவாக்க இப்போது தயாராக உள்ளீர்கள். எனவே மேலே சென்று நம்பிக்கையுடன் அந்த 'அனுப்பு' பொத்தானை அழுத்தவும், ஒவ்வொரு தொடர்புகளையும் கணக்கிடுவதற்கு நீங்கள் நன்கு தயாராக உள்ளீர்கள் என்பதை அறிந்து கொள்ளுங்கள்.